PEMANFAATAN SIM PUSTAKAWAN KEMENTAN1)
Untuk meningkatkan kinerja sekretariat TPJP, salah satu upaya yang sudah dilakukan adalah dengan membangun Sistem Informasi Pustakawan lingkup Kementerian Pertanian. SIM Pustakawan ini berfungsi untuk meningkatkan koordinasi antara Sekretariat TPJP dengan para fungsional pustakawan untuk memenuhi kelengkapan dokumen DUPAK, administrasi dan memudahkan pustakawan dalam mengikuti perkembangan kefungsionalan. Fitur yang dapat dimanfaatkan dalam SIM tersebut antara lain database fungsional pustakawan, dupak online dan petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan. Agar SIM ini dapat diterapkan secara optimal, maka sosialisasi oleh sekretariat TPJP kepada seluruh pustakawan perlu terus menerus dilakukan dan dilakukan koordinasi dengan Tim Penilai.
Keywords : Sistem Informasi; Fungsional Pustakawan, Database, DUPAK
PENDAHULUAN
Berdasarkan Surat Keputusan Kepala Biro Organisasi dan Kepegawaian Kementan no. 961/Kpts/OT-160/04/2013, peranan Tim Penilai Jabatan Pustakawan (TPJP) dan Sekretariat TPJP adalah :
a. Perangkat yang dibentuk melalui Surat Keputusan Menteri Pertanian untuk penyelenggaraan jabatan pustakawan lingkup Kementerian Pertanian.
b. TPJP bertugas melakukan penilaian secara sistematik terhadap DUPAK, sedangkan Sekretariat TPJP bertugas melakukan pemeriksaan dan penyeleksian kelengkapan syarat-syarat DUPAK.
c. TPJP bekerja sama dengan PUSTAKA melakukan pembinaan untuk mengembangkan jabatan pustakawan di lingkup Kementerian Pertanian.
---1) Disampaikan pada kegiatan Sosialisasi UU Perpustakaan dan SIM Pustakawan Kementan di The Green Gadog, 31 Oktober 2013.
Untuk melaksanakan kegiatan tersebut Sekretariat TPJP bertugas untuk :
a. Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
b. Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan Fungsional Pustakawan
c. Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian. d. Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
e. Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
f. Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan. g. Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian. h. Menyampaikan bahan dan informasi yang diperlukan untuk penilaian angka kredit
Jabatan Fungsional Pustakawan.
i. Memeriksa kelengkapan dan kebenaran bahan usul penetapan angka kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
j. Mempersiapkan undangan dan penyelenggaraan rapat TPJP Kementerian Pertanian. k. Membuat Notulen/berita acara rapat TPJP Kementerian Pertanian.
l. Menyampaikan hasil penilaian angka kredit kepada Pejabat Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
m. Menyampaikan keputusan Pejabat Penetap Angka Kredit (PAK) kepada Pimpinan unit Kerja Pejabat Fungsional Pustakawan yang bersangkutan untuk digunakan sebagai salah satu bahan pengusulan serta penetapan pengangkatan Jabatan Fungsional Pustakawan. n. Mempersiapkan dan menyusun laporan pelaksanaan tugas TPJP Kementerian Pertanian.
Sedangkan Tim Penilai bertugas untuk :
a. Membantu Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian dalam menetapkan Angka Kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
c. Menyampaikan hasil penelitian dan penilaian kepada Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian untuk mendapatkan penetapan angka kreditnya
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian Pertanian yang berhubungan dengan penetapan angka kredit Jabatan Fungsional Pustakawan.
Pada saat ini, pengelolaan administrasi pejabat fungsional pustakawan di Sekretariat Tim Penilai Jabatan Pustakawan masih menggunakan sistem konvensional. Untuk mengetahui informasi perkembangan status administrasi fungsional pustakawan dan kepustakawanan, pustakawan harus menghubungi petugas sekretariat melalui telepon atau email. Pustakawan mengirimkan administrasi kepegawaian dan pengusulan angka kredit ke sekretariat melalui jasa pos dalam bentuk tercetak. Sistem seperti itu mempunyai kelemahan terutama dalam kecepatan mengirimkan, memproses, kemudahan mencari kembali informasi status pustakawan, validasi informasi dan pengeluaran biaya yang tidak sedikit untuk menyediakan bukti dalam keperluan penilaian angka kredit.
Sementara itu, pengguna menuntut kemudahan dan kecepatan akses terhadap informasi yang lebih tinggi. Pengguna menginginkan akses terhadap informasi fungsional pustakawan dapat dilakukan dari mana saja, tidak terbatas di lingkungan kantor namun juga dapat diakses dari rumah dan tempat kerja yang lain.
Menutu Kusmayadi (2011), pengajuan angka kredit para pustakawan selama lima tahun rata-rata 1-2 kali. Pengajuan tersebut sebenarnya termasuk lambat, karena dalam satu tahun terdapat 2 kali kesempatan mengajukan angka kredit yaitu untuk bulan Juni dan Oktober. Salah satu alasan pustakawan dalam pengajukan angka kredit tidak sesuai dengan jadwal adalah banyaknya kelengkapan bukti administrasi yang harus disediakan dan ketidakmengertian mereka akan setiap item kegiatan untuk bukti pelaporan.
Oleh karena itu, maka pada tahun 2013, Sekretariat TPJP membangun SIM Pustakawan dengan tujuan a) memudahkan komunikasi antara sekretariat TPJP dengan pustakawan, b) mempercepat pengiriman DUPAK ke sekretariat TPJP, c) manajemen administrasi fungsional dan d) monitoring perkembangan fungsional.
PEMBAHASAN
Peran Sistem Informasi
Menurut ... ( ), sebuah sistem informasi bermanfaat untuk meningkatkan kemudahan dalam pengelolaan organisasi, yaitu a) memberikan dukungan terhadap kelancaran tugas pokok dan fungsi organisasi, mulai dari manajer pada jenjang yang paling bawah dalam hierarki organisasi sampai dengan jenjang yang paling tinggi, b) membantu berbagai tugas dan fungsi baik dalam masalah administratif maupun teknis pada semua tingkatan manajemen, c) sangat penting bagi organisasi dalam melakukan perencanaan dan pengembangan sistem informasi dan d) organisasi dapat lebih berdaya guna untuk mencapai tujuan organisasi yang diharapkan. Sejauhmana sebuah sistem informasi dapat diterapkan dalam sebuah organisasi akan sangat ditentukan oleh kesesuaian dengan kebutuhan dari organisasi.
Temuan Masalah
Beberapa masalah yang ditemukan dalam pengelolaan DUPAK di Sekretariat TPJP antara lain : a) kelengkapan arsip, b) komunikasi antara sekretariat dan pustakawan, c) penelitian dan penilaian oleh Tim Penilai, dan d) hasil penilaian.
Kelengkapan Arsip
Untuk dapat melakukan penelitian dan penilaian para pustakawan, Tim Penilai membutuhkan data pelengkap selain DUPAK yang diajukan. Kelengkapan informasi setiap fungsional pustakawan sangat diperlukan oleh sekretariat TPJP dan Tim Penilai. Saat ini, data lengkap pustakawan yang ada dalam arsip Sekretariat TPJP kurang valid. Data yang ada selama ini kurang ter-update dengan baik. Akibatnya apabila Tim Penilai membutuhkan data tertentu, maka harus meminta kepada sekretariat dan sekretariat harus memintanya kembali kepada pustakawan. Hal ini akan menyebabkan kegiatan penilaian menjadi lama.
SK, masih ada dokumen lain yang perlu diarsipkan, seperti daftar makalah yang pernah dibuat, jenis pelatihan yang pernah diikuti dan sebagainya.
Gambar 1. Proses pengusulan SK dan pengarsipannya di Sekretariat TPJP
Dalam pengurusan dokumen DUPAK, berkas yang dikirimkan seringkali kurang lengkap. Untuk memperoleh kelengkapan dokumen, biasanya pustakawan menggunakan jasa pos yang memerlukan waktu cukup lama dan dirasa menghambat proses pemeriksaan kelengkapan oleh Sekretariat TPJP dan penilaian oleh Tim Penilai. Padahal apabila sudah tersedia dalam arsip sekretariat, hal tersebut tidak akan terjadi.
Dalam Gambar 2 dapat dilihat alur pengajuan DUPAK dari pustakawan atau calon pustakawan ke Sekretariat TPJP. Apabila berkas tidak lengkap, maka akan dimintakan kembali dokumen yang belum ada.
Komunikasi Sekretariat dan Pustakawan
Selain itu, komunikasi yang antara sekretariat TPJP dengan fungsional pustakawan dalam rangka penelitian dan penilaian juga harus dapat berjalan dengan baik, sehingga akan memudahkan pelaksanaan tugas penilaian. Masalah lainnya adalah berkas yang dikirimkan tidak sesuai dengan format yang standar. Walaupun dalam Kepmenpan no 32/2003 sudah ditentukan adanya form standard, namun seringkali pustakawan kurang memahami karena kurangnya bimbingan teknis yang dilakukan sekretariat.
Penelitian dan Penilaian
Penilaian yang dilakukan oleh Tim Penilai didasarkan kepada dokumen yang dikirimkan oleh pustakawan. Dalam melakukan penilaian tentu saja penilai perlu mengecek kebenaran pekerjaan yang dilaporkan. SIM Pustakawan dapat menjadi salah satu alat untuk mengecek kebenaran tersebut, misalnya dengan melihat tulisan yang pernah dibuat oleh pustakawan. Tidal menutup kemungkinan sebuah tulisan dengan judul yang sama diajukan kembali untuk penilaian berikutnya. Untuk menghindari duplikasi pengajuan tersebut, penilai dapat mengecek kebenarannya ke dalam SIM.
Hasil Penilaian
Penilaian yang sudah dilakukan terhadap semua dokumen yang diajukan sebaiknya dibuatkan catatan. Catatan ini sebaiknya diketahui oleh pustakawan yang dinilai. Dengan demikian apa yang sudah diajukan dan kesalahan apa yang sudah dilakukan dapat diketahui oleh pustakawan yang bersangkutan, sehingga terdapat proses pembelajaran di dalam penilaian tersebut.
mengajukan DUPAK setiap tahun. Dengan menggunakan SIM, dokumen catatan penilaian ini dapat disampaikan melalui menu dupak online, sehingga hanya yang bersangkutan yang dapat membaca catatan penilaian tersebut. Dengan demikian, proses penilaian dapat menjadi bagian dari pembinaan SDM.
Fitur SIM Pustakawan
SIM berisi data tentang prosedur menjadi fungsional, berita, database pustakawan, dupak online, petunjuk teknis dan form dupak. Dalam menu utama disampaikan prosedur menjadi fungsional Pustakawan. Di dalamnya berisi informasi tentang persyaratan dan format pengajuannya.
Gambar 3. Menu prosedur menjadi fungsional
Melalui berita, SIM tersebut dapat berfungsi sebagai forum komunikasi antara sekretariat dengan pustakawan. Setiap kegiatan yang sudah dan akan dilakukan sekretariat akan dimuat dalam berita.
Dalam database, pengguna dapat mencari profil pustakawan. Pencarian dapat didasarkan nama atau unit kerja. Profil berisi data tentang nama, NIP, angka kredit yang sudah diperoleh, jabatan dan informasi detail. Informasi detail berisi data profil pustakawan yang lebih lengkap, yaitu tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan, jenis pelatihan yang pernah diikuti dan foto diri.
Gambar 5. Database pustakawan Kementan
Gambar 6. Detail informasi pustakawan
sedangkan orang lain tidak diperbolehkan. Artinya sistem ini masih harus diperbaiki untuk menjamin informasi yang bersifat pribadi.
Petunjuk Teknis
Gambar 7. Petunjuk teknis pengelolaan perpustakaan
Dupak online adalah tempat penyimpanan dokumen milik pustakawan yang akan dikirmkan ke Sekretariat TPJP. Untuk dapat masuk ke menu tersebut, pustakawan harus menggunakan id-user dan password yang telah diberikan oleh pengelola SIM. Dalam menu ini, pustakawan dapat mengganti password lama, mengunggah (upload) dokumen dan mengecek keberadaan dokumen.
Gambar 9.
Penutup
1. Sekretariat TPJP harus memperhatikan dengan lebih baik lagi terhadap masalah dokumentasi arsip pustakawan, komunikasi dengan seluruh pustakawan dan catatan hasil penilaian DUPAK untuk meningkatkan pemahaman dan pengetahuan para pustakawan terhadap kefungsionalannya.
2. SIM Pustakawan dapat digunakan sebagai media dokumentasi dan komunikasi untuk meningkatkan kinerja Sekretariat TPJP.
3. SIM Pustakawan Kementerian Pertanian masih perlu disempurnakan lagi fitur-fiturnya untuk menunjang fungsi Sekretariat TPJP.
Daftar Pustaka
Kusmayadi, E. 2011. .... . Prosiding temu teknis fungsional non peneliti Badan Litbang Pertanian.
