PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan perkembangan teknologi informasi menyebabkan arus informasi yang dulu sulit didapat kini dapat dengan mudah diperoleh sesuai kebutuhan. Perkembangan teknologi informasi dalam instansi atau perusahaan sangat membantu dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan secara tepat, cepat, dan akurat, tidak terkecuali bidang kesehatan seperti apotek.
Tabel 1: kesalahan-kesalahan yang sering terjadi :
No Kategori Frekuensi kesalahan %
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst
1 Nama Obat - - -
II. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah: Bagaimana merancang sistem informasi transaksi dan persediaan obat pada Apotek Sisehat Sisma Farma untuk mempermudahkan pengolahan data pembelian, penjualan serta mempercepat pembuatan laporan-laporan transaksi dan laporan persediaan obat?
III. Batasan Masalah
Hasil yang dicapai akan lebih optimal dan tidak meluas maka penelitian ini dibatasi :
1. Perancangan menangani pada pengolahan data penjualan dan pembelian, data obat, data distributor.
2. Perancangan sistem menghasilkan laporan tanggal kadaluarsa obat, retur penjualan, pembelian persediaan obat.
3. Sistem dirancang bersifat Stand-alone application (aplikasi tunggal). 4. Sistem informasi ini bisa diakses semua karyawan Apotek Sisehat Sisma
Farma.
5. Transaksi penjualan dan pembelian bersifat tunai 6. Mengunakan metode persediaan FIFO
IV. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yaitu Menghasilkan sistem informasi transaksi dan persediaan obat yang berbasis desktop untuk mempercepat proses pembuatan laporan-laporan transaksi penjualan, transaksi pembelian dan retur.
V. Manfaat
Manfaat yang diambil dari penelitian ini yaitu: 1. Bagi Penulis.
Penulis dapat mengaplikasikan konsep perancangan sistem informasi terutama sistem informasi transaksi dan persediaan obat pada apotek. 2. Bagi Apotek Sisehat Sisma Farma.
Mempermudah karyawan dalam pembuatan laporan-laporan transaksi dan persediaan obat yang cepat dan akurat, yang berkaitan dengan pencatatan transaksi penjualan, pencatatan transaksi pembelian, pencatatan distributor, pencatatan persediaan barang, data tanggal kadaluarsa, pencatatan retur pembelian dan retur pembelian.
3. Bagi Civitas Akademika.
LANDASAN TEORI
VI. Tinjauan Pustaka
A. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan kegiatan untuk melakukan sasaran tertentu (Hartono, 2002:1). Menurut Kadir (2003:54) Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksud untuk mencapai suatu tujuan.
Jadi kesimpulan dari beberapa ahli tersebut sistem adalah suatu kumpulan elemen atau jaringan kerja yang terkait untuk melakukan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
B. Informasi
Kesimpulan dari kedua ahli tersebut bahwa informasi adalah suatu bahan yang penting untuk mengambil keputusan informasi terdiri dari data yang telah diperbaiki dan telah diproses yang berguna bagi para pemakainya.
C. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan (Kadir, 2003:10). Menurut Sutabri (2007:36) sistem informasi adalah suatu sisem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa sistem informasi adalah sekumpulan prosedur-prosedur yang saling bekerja sama untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang berguna bagi penggunanya.
Persediaan barang adalah membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang (Baridwan, 2004:54). Persedian itu peru diawasi sehingga diperlukan pengawas persediaan. Secara fungsional pengawasan persediaan untuk menentukan tingkat atau komposisi dari persediaan barang, sehingga perusahan dapat melindungi kelancaran pembelanjaan kebutuhan secara efektif dan efisien.
Dalam melakukan penilaian terhadap biaya persediaan terdapat tiga metodeyang umum digunakan yakni sebagai berikut:
untuk membeli barang pertama kali akan dikenali sebagai Cost of Goods Sold (COGS). Untuk perhitungan harga maka digunakan harga dari stok barang dari transaksi yang terdahulu. 2. Metode LIFO adalah barang terakhir yang masukmaka barang
tersebut yang pertama keluar. Ada beberapa cara untuk menerapkan metode Metode LIFO.Karena setiap variasi menghasilkan, angka yang berbeda untuk biaya bahan baku yang dikeluarkan, biaya persediaan akhir, dan laba, maka penting untuk mengikuti prosedur yang dipilih secara konsisten.
3. Metode Rata-Rata (Moving Avarage).
Metode ini beranggapan, bahwa setiap terjadinya perubahan jumlah persediaan barang, baik karena pembelian maupun karena adanya penjualan yang dilakukan oleh perusahaan, sisa persediaan barang yang masih ada segera diambil nilai rata-ratanya. Nilai rata-rata barang yang masih ada diperoleh dengan jalan membagi jumlah nilai persediaan barang yang masih ada dengan jumlah satuan barang yang bersangkutan
Ada beberapa definisi dari database menurut beberapa ahli. Menurut Fathansyah (2005:9), database adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Database sendiri dapat didefinisikan sebagai kumpulan file yang saling berhubungan, akan tetapi database tidak hanya kumpulan file harus dapat dihubungkan dengan record di dalam file lain (Whitten, 2004:518). Database adalah suatu kumpulan data yang berhubungan yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa merangkap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data, dengan cara-cara tertentu sehingga mudah untuk digunakan atau ditampilkan kembali, dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol (Sutanta, 2004:18).
1. Barang
Barang Berdasarkan Tingkat Kesiapannya dalam Proses
barang dapat digolongkan menjadi barang mentah, barang setengah
jadi, dan barang jadi.(sumber ekonomi kelas X)
1. Barang baku/mentah
Barang baku yaitu yang merupakan input awal dari proses transformasi menjadi produk jadi. Barang baku digunakan secara langsung yang dapat diperoleh dari pembeli.
2. Barang setengah jadi.
Barang setengah jadi yaitu yang merupakan bentuk peralihan antara barang baku dengan produk setengah jadi, barang setengah jadi atau barang dalam proses adalah barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang belum selesai dikerjakan dan jika akan dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.
3. Barang jadi
Barang jadi yaitu yang merupakan hasil akhir proses tranformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen.
sesuai dosis agar efek terapi atau khasiatnya bisa kita dapatkan ( Menurut Kementri Kesehatan RI Nomor 949 / Menkes / Per / VI / 2000 ).
2. Supplier
Seseorang yang menjalankan usaha menyalurkan atau memesarkan suatu barang (produk) tertentu dalam jangka waktu tertentu.
3. Pelanggan (Castomer)
Pelanggan adalah pihak yang mengkonsumsi hasil atau produk perusahaan
4. Transaksi
1. Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:299), pembelian adalah
suatu usaha yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
a. Transaksi pembelian tunai adalah jenis transaksi dimana pembayarannya dilakukan secara langsung pada saat barang diterima.
2. Penjualan
Menurut Mulyadi (2001:202), kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai.
Penjualan merupakan fungsi yang utama dalam memaksimalkan laba, jumlah transaksi penjualan yang terjadi biasanya cukup besar dibandingkan dengan jenis transaksi lain. Penjualan merupakan sumber utama pendapatan perusahaan
3. Retur
Retur adalah barang dagang yang dikembalikan oleh pelanggan karena kerusakan (Soemarso, 2004:48). Retur dibagi dua yaitu retur penjualan dan retur pembelian.Retur penjualan adalah pengembalian barang dari customer Karena hal tersebut, mungkin karena rusak dalam perjalanan atau pengiriman barang yang tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan customer. Sedangkan retur pembelian adalah barang dapat dikembalikan kepemasok jika mereka membawa barang cacat atau jika mereka membawa barang tidak sesuai dengan spesifikasi dari pembeli.
F. Apotek
penyalur sediaan farmasi dan perbekalan farmasi kepada masyarakat dilakukan. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No1027 / MenKes / SK / IX / 2004, apotek adalah tempat tertentu tempat dilakukan pekerjaan dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
G. UML (Unified Modeling Language)
data notasi untuk menjelaskan secara visual mengenai elemen-elemen pemodelan antara lain:
a. Use case diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah ”apa” yang diperbuat sistem, bukan “bagaimana “. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktok dan sistem. Simbol-simbul use case diagram diperlihatkan pada gambar 2.1
Simbol Keterangan
Actor
Use Case
Undirectional association
Dependency /
Instantiates
Package
Generalization
Gambar 2.1 Notasi Use case diagram (sumber RPL: Rosa & Shalahuddin)
Class Diagram menggambarkan struktur dan deskripsi Class, Packge dan objek berserta hubungan satu sama lain seperti pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok yaitu nama, atribut, metode. Class Diagram membantu dalam visualisasi struktur kelas-kelas dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class Diagram memperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain dari suatu sistem. Class diagram disimbulkan seperti gambar 2.2
Simbol Keterangan
Class
Undirectional association
Dependency / Instantiates
Package
Realize
Generalization
Association Class
Gambar2.2 Notasi Class Diagram (sumber RPL: Rosa & Shalahuddin)
c. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalm sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.Activity Diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Dan dijelaskan dengan simbul-simbul activitydiagram seperti gambar 2.3
Simbol Keterangan
State
Activity
NewState
NewState2
End state
State transition
Transition to self
Anchor note to item
Horizontal synchronization
Vertical synchronization
Decision
Swimlane
Gambar 2.3 Notasi Activity Diagram (sumber RPL: Rosa & Shalahuddin)
H. System Development Life Cycle (SDLC)
Tahap-tahap pengembangan sistem sesuai dengan SDLC meliputi tahapan sebagai berikut:
1. Perencanaan sistem dilakukan dengan memperhatikan aspek-aspek lain yang berkaitan dengan sistem, antara lain identifikasi data dan informasi, identifikasi masalah yang ada, menentukan tujuan sistem baik yang terkait secara langsung maupun tidak dengan sistem informasi yang akan dibangun.
2. Analisa sistem merupakan telaah atas sistem berjalan dengan tujuan untuk mendesain sistem baru atau menyempurnakan sistem lama. Rincian tujuan dari tahapan analisis sistem adalah untuk :
a) membuat keputusan apabila sistem saat ini mempnyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem.
b) Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c) Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini.
d) Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
3. Perancangan sistem merupakan penentuan proses dan kebutuhan data dari sistem yang baru. Langkah-langkah perancangan sistem antara lain :
b) Proses modeling, menggambarkan alur sistem yang berjalan dan usulan sistem baru dengan use case diagram dan activity diagram. c) Table design, menggambarkan struktur tabel yang akan digunakan
dalam perancangan sistem.
d) Form design, menggambarkan bentuk dan layout form input data untuk dibuat ke dalam model GUI (Graphical User Interface). 4. Penerapan Sistem memiliki beberapa kegiatan pokok yaitu :
a) Memperoleh sumber daya hardware dan software. b) Melakukan intalasi program yang telah dibuat.
c) Pengetesan program dengan cara stub testing (test terstruktur kendali) dengan menggunakan dummy data (data semu).
d) Pengetesan program lanjut yaitu dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan oleh analis sistem bersama-sama dengan user.
Gambar2.4 Metode pengembangan sistem SDLC
I. Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis pernah dilakukan oleh Aditia Prihantara dalam penelitian yang dimuat pada jurnal eSpeed Web 13 – Volume 2Nomor 2 – 2012 yang berjudul “Design dan Implementasi Sistem Informasi Apotek pada Apotek Mitra Agung Pacitan”. Pada penelitian tersebut disebutkan bahwa transaksi penjualan berlangsung secara cepat karena semua daftar harga barang sudah terekam di dalam sistem informasi apotek tersebut. Stok persediaan barang dapat dilihat dengan cepat dan akurat sehingga
Analisa Sistem
Desain/perancangan Sistem
Penerapan/implementasi Sistem
kesalahan dalam laporan stok dapat dihindari dan memudahkan apoteker saat memesan obat kepada supplier. Pencarian obat menjadi lebih mudah karena menggunakan fasilitas searching di dalam sistem tersebut. Pemilik apotek dapat meminta laporan rekap penjualan, laporan laba penjualan, laporan stok dan laporan pembelian sewaktu-waktu tanpa harus melihat catatan-catatan seperti saat masih menggunakan cara konvensional yang membutuhkan banyak waktu. Sehingga hal ini sangat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan.Dari revensi diatas menghasilkan laporan penjualan obat dengan mudah dan pemilik dapat mengambil keputusan untuk penambahan barang. Program yang digunakan PHP dan database MySQL
dikenakan pada pemilik apotek. Program yang digunakan PHP dan MySQL.
Perbedaannya adalah saat obat terjadi jatuh tempo tanggal kadaluarsa maka data obat tersebut akan masuk kebagian data-data kadaluarsa dan saat persedian obat habis akan timbul warna guna menandai persediaan habis dan akan masuk kedalam data-data persediaan, guna untuk mencari dan membeli obat, sehinga bisa mudah di cetak/diprint langsung, sehingga tidak ada kesalahan saat pemesanan obat. Pada penulisan terdahulu belum ada data supplier sedangkan penulis ditambahi data supplier.
J. Kerangka Pikir
Proses Pengamatan permasalahan
Analisis Permasalahan Masih mengunakan
Gambar 2.5 Kerangka Pikir
METODE DAN PERANCANGAN SISTEM
VII. Metode Penelitian/Perancangan
A. Objek Penelitian
Perancangan Sistem
Pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Menggunakan Software Visual
Basic .Net
Aplikasi/produk
Uji Coba berhasil
Revisi
Implementasi
Objek penelitian yang dipilih oleh penulis adalah Apotek Sisehat Farma yang beralamat jl. Boyolali – Klaten KM. 16 Trangkilan, Jatinom, Klaten 57481.
B. Metode Pengumpulan Data 1. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan melalui melakukan tanya jawab dengan karyawan Apotek Sisehat Sisma Farma untuk memperoleh data tentang masalah-masalah yang timbul dengan sistem manual. Masalah yang timbul adalah masih mengunakan sistem manual dan sering terjadi kesalahan saat pembuatan laporan pendataan jenis obat, data distributor, data tanggal kadaluarsa, dan data retur penjualan
2. Observasi
Observasi dilakukan untuk mengamati transaksi antara pelanggan dan karyawan serta proses pencatatan manual di Apotek Sisehat Sisma Farma
3. Studi Dokumentrasi
C. Metode Perancangan Sistem
Metodologi yang digunakan untuk menganalisis dan menggambarkan sistem adalah analisis dan desain terstruktur modern.Pengembangan terhadap sistem menggunakan metode pendekatan waterfall. Pendekatan ini dipilih karena pendekatan ini mempunyai struktur yang jelas dan terarah dalam setiap tahapan perancangan dan implementasinya. Secara umum metodologi pengembangan sistem ini dibagi menjadi beberapa tahapan, antara lain:
1. Perencanaan
Tahap perencanaan dilakukan :
a. Mendefinisikan masalah dan kekurangan atau kelemahan pada sistem perhitungan yang masih menggunakan manual yaitu pencatatan laporan data jenis obat, data distributor, data tanggal kadaluarsa, dan retur penjualan.
b. Identifikasi masalah dan alur sistem yang lama.
kadaluarsa, dan retur penjualan masih menggunakan sistem manual.
2. Analisa Kebutuhan Sistem
Tahap analisa kebutuhan sistem dilakukan : a. Penentuan tujuan pembuatan aplikasi.
Tujuan pembuatan aplikasi harus ditentukan agar siapa tahu aplikasi-aplikasi apa yang akan digunakan sehingga tidak akan ada penambahan aplikasi lain
b. Penentuan solusi atau fitur-fitur yang akan diberikan pada aplikasi yang akan dibuat, fitur-fiturnya seperti penjelasan obat dan nama distributor
3. Desain Sistem
Tahap desain sistem:
a. Membuat pemodelan proses, yaitu menggambarkan perancangan alur sistem baru dengan menggunakan use case dan activity diagram.
b. Melakukan pemodelan data dengan merancang pemodelan database menggunakan class diagram.
c. Membuat desain antar muka aplikasi
a. Mempersiapkan sumber daya (hardware, software) yang dibutuhkan
b. Menerapkan program sistem informasi di Apotek Sisehat Sisma Farma.
5. Pengujian
Tahapan pengujian dilakukan pengujian terhadap fitur-fitur aplikasi yang sudah ditentukan sebelumnya
6. Perawatan
Tahap perawatan merupakan tahapan penerapan dan pemeliharaan sistem yang sudah dibuat. Tahapan ini tidak dilakukan karena membutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya.
IX. DAFTAR PUSTAKA
No Nama Kegiatan Waktu Pelaksanaan (Bulan)
1 2 3 4 5
1 Pengumpulan Kebutuhan 2 Analisis Sistem
3 Desain Sistem
4 Implementasi dan Eksekusi 5 Pengujian
Afrizal,Muhammad. 2008. “Sistem InformasiPenjualan Obat - Obatan Pada ApotekBhayangkara Medan”. Jurnal ilmiah FMIPA
Baridwan, Zaki. 2004. Intermadiate Accounting. Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.
Fathansyah.(2005). Sistem Basis Data, Cetakan Pertama. Penerbit Informatika, Bandung.
Hartono,J, 2002. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Hartono.2004.Pengenalan Komputer,Dasar Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Butan. Yogyakarta: Penerbit Andi
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:PenerbitAndi.
Menteri Kesehatan No1027/MenKes/SK/IX/2004
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, edisi ke-3. Salemba Empat, Jakarta.
Nugroho.2010. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan java. Bandung: Penerbit Andi
Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 949/Menkes/Per/VI/2000.
Peraturan Menteri No.1332/Menkes/SK/X/2002
Prihantara,Aditya.2012. “Design dan Implementasi Sistem Informasi pada Apotek Mitra Agung Pacitan”. eSpeed Web 13 – Volume 2Nomor 2 – SR.
Ukas, Maman. 2004. Manajemen Konsep, Prinsip dan Aplikasi. Bandung: Penerbit Agnini.
