SKRIPSI APLIKASI PENGELOLAAN DATA PEGAWA

(1)

SKRIPSI

APLIKASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI

MENGGUNAKAN WEB PADA

UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Program Sarjana Strata Satu (S1) Pada Fakultas Teknik Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

DIAJUKAN OLEH :

NAMA

: YUSNIA OKTARIA

NIM

: 201010227010

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA

JAKARTA

(2)

i

MENGGUNAKAN WEB PADA

UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Program Sarjana Strata Satu (S1) Pada Fakultas Teknik Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

DIAJUKAN OLEH :

NAMA

: YUSNIA OKTARIA

NIM

: 201010227010

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA

JAKARTA

(3)

ii

LEMBAR PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Yusnia Oktaria

NPM : 201010227010

Fakultas : Teknik

Program Studi : Informatika

Menyatakan bahwa skripsi dengan judul APLIKASI PENGELOLAAN DATA

PEGAWAI MENGGUNAKAN WEB PADA UNIVERSITAS

BHAYANGKARA JAKARTA RAYA tidak terdapat pada karya yang pernah

diajukan untuk memperoleh gelar sarjana di suatu Perguruan Tinggi, dan

sepengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis oleh

orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan

dalam daftar pustaka.

Jakarta, Agustus 2015

Yang Menyatakan

(4)

iii

APLIKASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI

MENGGUNAKAN WEB PADA

UNIVERSITAS BHAYANGKARA JAKARTA RAYA

Menyetujui :

Pembimbing I

Dr. Rauf Achmad Sue, M.Si

Pembimbing II

Ruci Meiyanti, M.Kom

Penguji I

Hendarman Lubis, M.Kom

Penguji II

M. Hadiprayitno, S.Kom, M.kom

Menyetujui,

Dekan Fakultas Teknik

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

Ahmad Diponegoro, Ph.D

Ketua Program Studi Teknik Informarika

(5)

iv ABSTRAK

Yusnia Oktaria, 2010102270, Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Menggunakan Web Pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, (Pembimbing Dr. Rauf Achmad Sue, M.Si dan Ruci Meiyanti, M. Kom).

V Bab + 70 Halaman + 35 Gambar + 19 Tabel + Daftar Pustaka + Lampiran

Kemajuan teknologi telah membawa dampak perubahan akan tuntutan informasi yang cepat dan akurat serta dinamis dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia. Pengelolaan data yang konvensional dirasakan kurang relevan lagi dalam menjawab tuntutan organisasi yang semakin dinamis. Pengelolaan Data Pegawai yang berjalan di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya saat ini telah menggunakan bantuan komputer, di mana data-data kepegawaian telah disimpan ke dalam Komputer menggunakan bantuan Microsoft Office. Namun, pengelolaan data yang ada saat ini dirasakan masih memiliki beberapa kelemahan antara lain kesulitan dalam menemukan dokumen riwayat pegawai, banyaknya berkas data pegawai yang kurang jelas, kesulitan dalam perbaikan data, kemungkinan terjadi kesalahan dan kehilangan data yang besar, dan kesulitan dalam mengakses data. Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai yang dikembangkan dengan metode pengembangan waterfall dengan tools Unified Modelling Language (UML) yang menggunakan diagram antara lain use case diagram, activity diagram, dan sequence diagram sampai dengan tahap

testing. Teknologi yang digunakan dalam pengembangan perangkat lunak menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database. Dari penelitian ini dihasilkan Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya yang diharapkan akan mempermudah pengelolaan administrasi kepegawaian yang sebelumnya masih dilakukan manual.

(6)

v

Alhamdulillahirobbil’alamin segala puji bagi Allah SWT Tuhan

Semesta Alam, yang telah memberikan nikmat sehat dan nikmat ilmu yang

luar biasa sehingga penulisan skripsi ini dengan judul Aplikasi Pengelolaan

Data Pegawai Menggunakan Web Pada Universitas Bhayangkara

Jakarta Raya dengan baik. dan tepat pada waktunya. Shalawat serta salam

semoga tersampaikan kepada suri tauladan Nabi Muhammad SAW, beserta

sahabat dan keluarga beliau.

Dalam proses penyusunannya tidak banyak kendala yang dihadapi, namun

penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan didalamnya.

Untuk itu penulis sangat mengharapkan dan menghargai adanya kritik dan saran

yang berguna dari pembaca. Dengan mengucap kalimat hamdallah penulis akhiri,

semoga ridho Allah SWT selalu menyertai sehingga apa yang tertulis dapat

bermanfaat bagi yang membaca.

Banyaknya dukungan serta dorongan motivasi dari berbagai pihak yang

telah mendampingi penulis menyelesaikan skripsi ini. Oleh karena itu, pada

kesempatan ini perkenankanlah penulis menghaturkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Ahmad Diponegoro, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Teknik

(7)

vi

2. Hendarman, S.Kom, M.Kom, Selaku Ketua Program Studi Teknik

Informatika Universitas Bhayangkara Jakarta Raya,

3. Dr. Rauf Achmad Sue, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing I yang telah

banyak meluangkan waktu serta pikiran dalam memberikan petunjuk serta

arahan yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan Skripsi ini.

4. Ruci Meiyanti, M.Kom, Selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak

meluangkan waktu dalam memberikan arahan dan masukan terkait

penulisan Skripsi ini.

5. Seluruh Dosen Teknik Informatika Universitas Bhayangkara Jakarta Raya.

6. Kepala Bagian dan Staf Biro Administrasi Umum Universitas Bhayangkara

Jakarta Raya yang telah banyak memberikan informasi pada penulis.

7. Terimakasih untuk Suami saya Ahmad Ghazali, Lui anak mama tersayang,

kedua orang tua saya dan seluruh keluarga yang telah memberikan

dukungan baik moril maupun materil serta kasih sayang yang telah

diberikan selama ini.

8. Seluruh teman-teman Teknik Informatika dan pihak yang telah membantu

dalam penyelesaian skripsi.

Akhir kata peneliti berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti

dan semua yang membaca.

Jakarta, Agustus 2015

Yusnia Oktaria

(8)

vii

LEMBAR PERNYATAAN ... ii

LEMBAR PENGESAHAN ...iii

ABSTRAK ... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 3

1.3 Rumusan Masalah ... 4

1.4 Batasan Masalah... 4

1.5 Tujuan dan Manfaat ... 5

1.5.1 Tujuan Penelitian ... 5

1.5.2 Manfaat Penelitian ... 5

1.6 Metode Penelitian ... 6

1.7 Sistematika Penelitian ... 6

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 9

2.2 Konsep Dasar Pemrograman Berbasis Web ... 10

2.2.1 Web ... 10

(9)

viii

2.2.3 MySQL ... 10

2.2.4 Metode Waterfall ... 11

2.2.5 UML (Unified Modelling Language)... 12

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ... 14

3.1 Gambaran Umum Profil Universitas Bhayangkara ... 14

3.1.1 Sejarah Universitas Bhayangkara ... 14

3.1.2 Visi dan Misi Universitas Bhayangkara ... 16

3.1.3 Struktur Organisasi dan Profil Pegawai ... 17

3.2 Analisa Sistem yang Berjalan ... 19

3.2.1 Sistem Operasi Prosedur Administrasi Kepegawaian ... 19

3.2.2 Analisa Output ... 22

3.2.3 Permasalahan... 22

3.2.4 Alternatif Pemecahan Masalah ... 23

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ... 25

4.1 Prosedur Sistem Usulan ... 25

4.1.1 Kebutuhan Fungsi Sistem ... 26

4.1.2 Use Case Diagram ... 26

4.1.3 Use Case Scenario ... 29

4.1.4 Activity Diagram ... 40

4.1.5 Sequence Diagram ... 48

4.2 Spesifikasi Sistem Usulan ... 56

4.2.1 Design Database ... 56

4.2.2 Rancangan Dokumen Masukan ... 59

4.2.3 Rancangan Dokumen Keluaran ... 60

(10)

ix

4.3.2 Perangkat Keras ... 66

4.3.3 Pengujian Aplikasi ... 66

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 68

5.1 Kesimpulan ... 68

5.2 Saran ... 68

DAFTAR PUSTAKA ... 70

(11)

x

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya ... 19

Tabel 4.1 Identifikasi Aktor ... 27

Tabel 4.2 Identifikasi Diagram Use Case ... 27

Tabel 4.3 Use Case Scenario Login ... 30

Tabel 4.4 Use Case Scenario Input Data Pegawai ... 31

Tabel 4.5 Use Case Scenario Ubah Data ... 32

Tabel 4.6 Use Case Scenario Hapus Data Pegawai ... 33

Tabel 4.7 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Data Detil Pegawai... 34

Tabel 4.8 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Data Jumlah... 35

Tabel 4.9 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Laporan Tingkat Pendidikan ... 36

Tabel 4.10 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Laporan Pengangkatan Pegawai ... 37

Tabel 4.11 Use Case Scenario Lihat Daftar Pegawai ... 38

Tabel 4.12 Use Case Scenario Log out ... 39

Tabel 4.13 Tabel User ... 56

Tabel 4.14 Tabel Pegawai ... 57

Tabel 4.15 Tabel Pendidikan... 58

Tabel 4.16 Tabel Unit ... 58

Tabel 4.17 Perangkat Lunak yang Digunakan ... 65

(12)

xi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Ubhara Jaya ... 17

Gambar 3.1 SOP Pengolahan Data di Universitas Bhayangkaran Jakarta... 20

Gambar 3.3 SOP Prosedur Penyusunan Laporan ... 21

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Informasi Kepegawaian ... 29

Gambar 4.2 Activity Diagram Login ... 40

Gambar 4.3 Activity Diagram Input Data ... 41

Gambar 4.4 Activity Diagram Edit Data ... 42

Gambar 4.5 Activity Diagram Hapus Data Pegawai ... 43

Gambar 4.6 Activity Diagram Lihat dan Cetak Data Detil Pegawai... 44

Gambar 4.7 Activity Diagram Lihat dan Cetak Laporan Jumlah Pegawai ... 45

Gambar 4.8 Activity Diagram Lihat dan Cetak Laporan Tingkat Pendidikan .... 46

Gambar 4.9 Activity Diagram Lihat dan Cetak Laporan Pengangkatan Pegawai ... 46

Gambar 4.10 Activity Diagram Lihat Daftar Pegawai ... 47

Gambar 4.11 Activity Diagram Log Out ... 48

Gambar 4.12 Sequence Diagram Login ... 49

Gambar 4.13 Sequence Diagram Input Data ... 50

Gambar 4.14 Sequence Diagram Edit Data ... 51

Gambar 4.15 Sequence Diagram Hapus Data Pegawai ... 51

(13)

xii

Gambar 4.17 Sequence Diagram Lihat dan Cetak Laporan Jumlah Pegawai .... 53

Gambar 4.18 Sequence Diagram Lihat dan Cetak Laporan Pendidikan ... 54

Gambar 4.19 Sequence Diagram Lihat dan Cetak Laporan Pengangkatan Pegawai ... 55

Gambar 4.20 Sequence Diagram Lihat dan Cetak Daftar Pegawai ... 56

Gambar 4.21 Rancangan Halaman Login ... 59

Gambar 4.22 Rancangan Halaman Input Data Pegawai ... 59

Gambar 4.23 Rancangan Halaman Edit Data ... 60

Gambar 4.24 Rancangan Halaman Laporan Data Jumlah Pegawai ... 60

Gambar 4.25 Rancangan Halaman Laporan Tingkat Pendidikan ... 61

Gambar 4.26 Rancangan Halaman Laporan Pengangkatan Pegawai ... 61

Gambar 4.27 Tampilan Halaman Login... 63

Gambar 4.28 Tampilan Halaman Menu Home ... 63

Gambar 4.29 Tampilan Halaman Menu Data ... 64

Gambar 4.30 Tampilan Halaman Update... 64

Gamabr 4.31 Tampilan Halaman Menu Laporan ... 65

(14)

1.1 Latar Belakang

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan salah satu faktor penting

dalam pencapaian tujuan organisasi, menempatkan seseorang yang tepat

pada tempat yang tepat merupakan tantangan bagi para manajer

kepegawaian guna mendapatkan efisiensi dan efektifitas pencapaian tujuan

organisasi tersebut. Seiring dengan hal tersebut tuntutan akan informasi

kepegawaian yang dapat memberikan gambaran secara komprehensif bagi

para manajer tersebut merupakan suatu keniscayaan yang harus dipenuhi

dalam rangka pengembangan dan pengelolaan SDM (Rivai, 2014).

Kemajuan teknologi telah membawa dampak perubahan akan tuntutan

informasi yang cepat dan akurat serta dinamis dalam pengelolaan SDM.

Pengelolaan data yang konvensional dirasakan kurang relevan lagi dalam

menjawab tuntutan organisasi yang semakin dinamis. Perkembangan

teknologi web yang pesat saat ini telah banyak dimanfaatkan berbagai

organisasi sebagai media dalam membangun Aplikasi Pengelolaan Data

Pegawainya. Kemampuan penyimpanan data secara besar serta penyediaan

informasi secara cepat, akurat, dan terbaru telah menjadikan web sebagai

(15)

2

Menurut Prabowo, D.A (2009), Sistem Informasi Manajemen

Penerimaan CPNS Wilayah Jawa Tengah Berbasis Web, dengan

menggunakan web base dengan bahasa pemrograman PHP dan HTML,

serta pemrograman database SQL, yang dapat mencakup data di seluruh

wilayah provinsi Jawa Tengah karena menyediakan akses aplikasi melalui

jaringan baik untuk administrator, eksekutif, dan user yang lain. Dampak

lain adalah meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran Negara serta

meningkatnya kualitas pelayanan publik.

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya yang memiliki Kampus I

bertempat di Jakarta dan Kampus II bertempat di Bekasi sebagai salah satu

entitas yang menyediakan layanan jasa pendidikan tinggi memiliki

komponen SDM yang berupa staf pegawai dan dosen. Berdasarkan data

yang diperoleh dari Biro Administrasi Umum (BAU), saat ini Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya memiliki 186 (seratus delapan puluh enam)

orang pegawai sesuai dengan data pegawai bulan April tahun 2015.

Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan pada Biro

Administrasi Umum Universitas Bhayangkara Jakarta Raya yang ada dalam

lampiran bahwa terdapat kekurangan-kekurangan pada Pengelolaan Data

Pegawai Universitas Bhayangkara Jakarta Raya saat ini. Kekurangannya

seperti proses pengolahan data pegawai dilakukan menggunakan aplikasi

(16)

Di dunia Informatika yang sekarang ini go online, pengelolaan data pegawai menggunakan web telah menjadi pilihan yang sudah seharusnya

diambil oleh Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, hal ini mengingat

infrastruktur web yang telah dimiliki Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

dapat dimanfaatkan secara optimal dengan menambahkan pengelolaan data

pegawai menggunakan web. Hal ini juga sejalan dengan visi Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya menjadi perguruan tinggi yang efisien, efektif,

berteknologi, dan kompetitf yang mampu menjadi wahana penyiapan

kualitas sumber daya manusia Indonesia yang siap terap, mampu bersaing,

dan berperilaku baik (tertib disiplin, sadar dan taat hukum) yang terdapat

dalam situs Universitas Bhayangkara Jakarta Raya.

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka judul

skripsi ini adalah “ Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Menggunakan Web

Pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya”.

1.2 Identifikasi Masalah

Pengelolaan data pegawai yang ada saat ini pada Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya masih dilakukan menggunakan aplikasi

microsoft office berupa Microsoft word dan Microsoft excel serta data fisik tersebut disimpan dalam lemari penyimpanan. Hal ini menimbulkan

beberapa permasalahan umum yang terjadi dalam pengelolaan data pegawai

antara lain:

(17)

4

2. Banyaknya Berkas Data Pegawai yang kurang jelas

3. Kesulitan dalam perbaikan data

4. Kemungkinan terjadi kesalahan dan kehilangan data yang besar

5. Kesulitan dalam mengakses data karena data berada di beberapa lokasi

penyimpanan data.

Keberhasilan dalam membangun aplikasi pengelolaan data pegawai

akan kurang bermanfaat jika tidak dilengkapi dengan kehandalan data,

selain kehandalan data kemudahan dalam mengakses menjadi tantangan

tersendiri dimana ke depannya mobilitas menjadi tuntutan utama dalam

penyediaan data.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai

berikut :

“ Bagaimana Membuat Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Menggunakan

Web pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya ? “.

1.4 Batasan Masalah

Mengacu pada rumusan masalah di atas, maka permasalahan dibatasi

pada Pembuatan Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya meliputi :

1. Pemrograman yang digunakan adalah menggunakan Bahasa

(18)

2. Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai yang dibahas adalah menyajikan

data profil yang berisi daftar riwayat hidup, laporan jumlah pegawai

berdasarkan status kepegawaian, laporan jumlah pegawai berdasarkan

jenjang pendidikan dan jenis kelamin, laporan pengangkatan pegawai

dan perbaikandata pegawai.

3. Objek penelitian adalah pegawai yang masih aktif di Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya.

1.5 Tujuan dan Manfaat

1.5.1 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah

membuat Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai Menggunakan

Web pada Universitas Bhayangkara Jakarta Raya.

1.5.2 Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya untuk memberikan

informasi yang lebih akurat dan cepat akan kebutuhan data

kepegawaian yang bisa diaplikasikan pada pelaksanaan tugas

pemberian jasa layanan pendidikan. Program aplikasi yang dibuat

juga dapat dijadikan bahan untuk penelitian lebih lanjut di bidang

(19)

6

1.6 Metode Penelitian

Metode yang akan digunakan dalam penelitian ini terdiri dari

langkah-langkah berikut:

1. Melakukan studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari buku-buku

literatur, majalah, artikel-artikel yang berhubungan dengan pembahasan

dan tulisan ilmiah tertentu yang berkaitan dengan masalah yang akan

dibahas, guna memperoleh pemahaman yang mendalam mengenai

konsep dan landasan teori yang akan digunakan untuk menganalisis

permasalahan yang akan dibahas dalam karya tulis ini.

2. Melakukan wawancara dengan pihak terkait untuk mengetahui

mengenai kebutuhan informasi kepegawaian dan

permasalahan-permasalahan yang ada dengan pengelolaan data yang ada saat ini.

3. Melakukan pengumpulan data-data yang dibutuhkan dalam

membangun Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai.

4. Membuat Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai.

5. Melakukan pengujian unjuk kerja sistem. Unjuk kerja pada sistem

informasi kepegawaian diukur dengan kehandalan penyediaan data.

1.7 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum

tentang penyusunan karya tulis yang meliputi latar

(20)

masalah, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat

penulisan, metode penelitian untuk mengumpulkan data

yang diperlukan dalam penulisan, dan sistematika penulisan

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan diuraikan tentang landasan-landasan

teori yang meliputi teori mengenai konsep dasar sistem

informasi, manajemen Sumber Daya Manusia,

pemrograman web menggunakan PHP dan Mysql, Metode

Pengembangan menggunakan metode waterfall dan Unified

Modeling Language (UML).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini akan diuraikan analisa atas prosedur

pengelolaan data pegawai yang ada saat ini meliputi, profil

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, pengelolaan data

pegawai yang ada saat ini di Universitas Bhayangkara

Jakarta Raya, Analisa terhadap pengelolaan data yang ada

serta kemungkinan penerapan aplikasi pengelolaan data

(21)

8

BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan diuraikan proses pembuatan aplikasi

pengelolaan data pegawai dengan menggunakan PHP dan

Mysql.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan ditarik simpulan dari uraian dalam

bab-bab sebelumnya. Selanjutnya akan diberikan saran-saran

bagi pihak yang berkepentingan terutama Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya.

(22)

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Gordon B. Davis dalam Sunyoto (2014) sistem merupakan

beberapa bagian yang saling bekerja sama agar tujuan terpenuhi.

Menurut Kenneth dan Jane dalam Sunyoto (2014) Sistem informasi

merupakan suatu sistem yang terdiri dari gabungan bagian-bagian yang

saling terkait, yang memiliki tugas untuk memperoleh, mengolah,

mengarsipkan, dan menyalurkan informasi yang digunakan sebagai dasar

kebijakan dan kontrol dalam suatu entitas.

Sumber daya manusia atau pegawai merupakan seseorang yang

berperan sebagai salah faktor yang penting dalam aktifitas organisasi

sehingga menjadi perhatian manajemen guna mengembangkan dan

mengolahnya sesuai dengan tujuan organisasi tersebut (Gomes, 2003).

Sistem Informasi Kepegawaian merupakan kumpulan dari beberapa

bagian yang terdiri dari tata kelola, manusia, perangkat pengolah, perangkat

penyimpanan, dan perangkat informasi yang memiliki hubungan dan

keterikatan satu sama lain dalam mencapai tujuaannya untuk menghasilkan

informasi kepegawaian pada suatu unit (Keputusan Menteri Dalam Negeri

(23)

10

2.2 Konsep Dasar Pemrograman Berbasis Web

2.2.1 Web

Situs web adalah kumpulan dari beberapa lembaran web yang

berkaitan secara umum memiliki karakteristik serupa yang bertujuan

untuk meyediakan data mengenai sesuatu hal yang disimpan dalam

satu tempat. Situs web disimpan dalam satu server dan terhubung

dengan jaringan internet serta memiliki suatu identitas unik yang

disebut dengan domain dan alamat ip. Penulisan halaman web

menggunakan standar bahasa html (Tim EMS, 2014).

2.2.2 PHP

PHP merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP merupakan adalah sebuah bahasa pemrograman yang berbentuk kode

yang dapat diintegrasikan kedalam HTML, PHP banyak digunakan

untuk untuk memprogram sebuah website karena user friendly dan didukung oleh komunitasnya yang besar (Sianipar, 2015).

2.2.3 MySQL

MySQL merupakan sebuah software yang memiliki fungsi

sebagai suatu perangkat yang mengatur dan menatakelola data dalam

(24)

Sistem/Rekayasa Informasi 2.2.4 Metode Waterfall

Metode Waterfall merupakan suatu model pengembangan

perangkat lunak yang menekankan pada urutan proses alur hidup

sebuah software sehingga sering juga disebut sebagai Model

Sequencial Linear.

Kelebihan dari sistem ini adalah struktur pengembangan yang

jelas, dokumentasinya jelas, dan ketika sebuah tahapan dilaksanakan

dapat dipastikan tahapan sebelumnya telah dilakukan dengan benar

(Nugroho, 2010). Berikut adalah gambar pengembangan perangkat

lunak dengan metode waterfall:

Gambar 2.1 Ilustrasi Model Waterfall

sumber : Rosa & M. Salahudin, 2014

Berdasarkan ilustrasi di atas diketahui bahwa proses

pengembangan dengan metode waterfall melalui tahapan sebagai

berikut:

(25)

12

1. analisis kebutuhan perangkat lunak

Proses ini adalah proses pengumpulan informasi guna

mendapatkan gambaran mengenai perangkat lunak yang

diinginkan oleh pengguna.

2. desain sistem

Tahapan ini merupakan proses yang menghubungkan antara

analisis kebutuhan pengguna dengan tampilan agar dapat

digunakan dalam langkah berikutnya dalam pengembangan

sistem.

3. Pengkodean

Pengkodean merupakan penerjemahan dari desain dalam bahasa

yang bisa dikenali oleh komputer.

4. Penerapan / Pengujian Program (Integration & Testing)

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah

sistem. Setelah melakukan analisa, desain dan pengkodean maka

sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user (Rosa, 2014).

2.2.5 UML (Unified Modelling Language)

UML merupakan salah satu dari bahasa perancangan yang

berbasis pada objek yang digunakan untuk membantu pengembangan

sistem yang berfungsi untuk menetapkan, menggambarkan,

(26)

Dalam UML terdapat 10 jenis diagram yang digunakan untuk

memodelkan aplikasi berorientasi objek, yaitu:

1. Use Case Diagram yang digunakan untuk memodelkan proses bisnis.

2. Conceptual Diagram yang digunakan untuk memodelkan konsep-konsep yang ada di dalam aplikasi.

3. Sequence Diagram yang digunakan untuk memodelkan pengiriman pesan antar objek.

4. Collaboration Diagram yang digunakan untuk memodelkan

hubungan antar objek.

5. State Diagram yang digunakan untuk memodelkan peilaku objek.

6. Activity Diagram yang digunakan untuk memodelkan perilaku

use cases dan object.

7. Class Diagram yang digunakan untuk memodelkan struktur kelas.

8. Object Diagram yang digunakan untuk memodelkan struktur

objek.

9. Component Diagram yang digunakan untuk memodelkan

komponen objek.

(27)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1Gambaran Umum Profil Universitas Bhayangkara

3.1.1 Sejarah Universitas Bhayangkara

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya (Ubhara Jaya) merupakan

Universitas yang dibentuk oleh Yayasan Brata Bhakti. Ubhara Jaya

memiliki misi untukmenyukseskan keberhasilan tugas Kepolisian

Negara Republik Indonesia (Polri) di bidang pendidikan nasional.

Ide utama pendirian Yayasan Brata Bhakti adalah guna

mendirikan satu yayasan yang bertujuan untuk meningkatkan

kesejahteraan anggota Polri. Ide pendirian Yayasan Brata Bhakti

pertama kali disampaikan oleh Almarhum Bapak RS. Soekanto

Tjokrodiatmodjo, Kepala Kepolisian yang pertama, ide tersebut

kemudian direalisasikan oleh Almarhum Bapak Sosro Danoekoesoemo.

Pada pertengahan tahun 1951 dalam pertemuan PBP3RI

(Pengurus Besar Persatuan Pegawai Polisi Republik Indonesia) yang

diketuai Bapak R. Memet Tanumidjaja, SH, gagasan pendirian yayasan

tersebut lebih direalisasikan. Pada tanggal 21 Januari 1952 melalui Akte

Notaris RM. Soerojo Nomor 122 disahkanlah Badan Kesejahteraan

Sosial Pusat Kepolisian Indonesia. Tanggal 21 januari tersebut, sampai

(28)

Melalui Instruksi Menhankam/Pangab Nomor:

INST/B/17/III/1970 tanggal 23 Maret 1970, mengenai perintah

melakukanpendataan yayasan-yayasan kesejahteraan yang ada di

lingkup ABRI, berdasarkan Akte Notaris Soeleman Ardja Sasmita, SH.

Nomor 17 tanggal 9 Desember 1972 maka disahkanlah Yayasan

Kepolisian Brata Bhakti.

YBB memiliki gagasan dasarnya yaitu membantu dinas Polri,

mengupayakan peningkatan kesejahteraan keluarga besar Polri, baik

lahir maupun batin, materi maupun spiritual. Upaya peningkatan

kesejahteraan keluarga besar Polri antara lain dibidang pendidikan telah

dilakukan dengan pemberian beasiswa untuk anak sekolah dasar dan

menengah, subsidi dalam peningkatan sarana dan fasilitas

tempat-tempat pendidikan dan tempat-tempat-tempat-tempat latihan keterampilan. Selain itu

juga termasuk pemberian subsidi untuk studi S1, S2 dan S3 dalam

maupun di luar negeri, bagi putra/putri keluarga besar Polri yang

berprestasi, termasuk kepada perwira-perwira muda potensial.

Sebagai perwujudan tekad yang bulat untuk lebih nyata dan dapat

berperan aktif didalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, maka

dengan dukungan moril seluruh keluarga besar Polri disertai komitmen

yang tinggi Kapolri selaku Ketua Umum Yayasan Brata Bhakti

mengeluarkan Keputusan No. Pol. : Kep/05/IX/1995/YBB untuk

(29)

16

3.1.2 Visi dan Misi Universitas Bhayangkara Jakarta

A. Visi Ubhara Jaya

Merupakan perguruan tinggi yang efisien, efektif,

berteknologi dan kompetitif yang mampu menjadi wahana

penyiapan kualitas sumber daya manusia Indonesia yang siap,

mampu bersaing dan berperilaku baik (tertib, disiplin, sadar dan

taat hukum), juga merupakan wahana bantuan ilmiah kepada Dinas

Polri dan wahana bantuan peningkatan kesejahteraan anggota Polri

di bidang pendidikan serta menjadi alternatif terbaik di bidang

Pendidikan Tinggi bagi masyarakat.

B. Misi Ubhara Jaya

1. Mengelola Universitas yang menghasilkan outcome berkualitas sebagai core business. Ubhara Jaya sekaligus dapat mendukung misi Polri dan meningkatkan kecerdasan masyarakat.

2. Melakukan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu dan

teknologi serta mampu mendukung tugas Kepolisian dan

mampu meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

3. Melaksanakan pengabdian masyarakat melalui penerapan ilmu

pengetahuan dan teknologi untuk meningkatkan kualitas hidup

masyarakat dan memberikan dukungan kepada pelaksanaan

(30)

C. Tujuan Ubhara Jaya

Ubhara Jaya memiliki tujuan menjadi wadah bagi keluarga

besar Polri untuk menjadi bagian dalam mencapai tujuan

mencerdaskan kehidupan bangsa dengan menyelenggarakan jasa

Pendidikan Tinggi.

3.1.3 Struktur Organisasi dan Profil Pegawai

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Ubhara Jaya

Universitas Bhayangkara Jakarta berada di bawah Yayasan

Kepolisian Brata Bhakti, saat ini Universitas Bhayangkara Jakarta

(31)

18

Bambang Karsono, SH, MM dibantu oleh 4 (empat) orang wakil

rektor, saat ini Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

menyelenggarakan program pendidikan sarjana dan pasca sarjana, ada

pun untuk program sarjana terdiri dari fakultas-fakultas sebagai

berikut:

a. Fakultas Hukum

b. Fakultas Teknik

c. Fakultas Ekonomi

d. Fakultas Ilmu Komunikasi

e. Fakultas Psikologi

Sedangkan untuk program pasca sarjana saat ini terdiri dari:

a. Magister Hukum

b. Magister Manajemen

Dalam mendukung kegiatan belajar dan mengajar di Universitas

Bhayangkara Jakarta, dibentuk 5 (lima) biro pendukung yakni:

a. Biro Administrasi Akademik

b. Biro Perencanaan dan Keuangan

c. Biro Adminstrasi Umum

d. Biro Kemahasiswaan

e. Biro Pemasaran dan Humas

Bagian Kepegawaian Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

(32)

sebagai unit pendukung pelayanan administrasi kepegawaian.

Berdasarkan data terakhir yang penulis peroleh dari Bagian

Kepegawaian Universitas Bhayangkara Jakarta, selama bulan April

tahun 2015 Jumlah Pegawai Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

berjumlah 186 orang.

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai pada Universitas Bahayangkara

Jakarta Raya

3.2Analisa Sistem yang Berjalan

3.2.1 Standar Operasi Prosedur Adminstrasi Kepegawaian

Saat ini proses administrasi kepegawaian di Universitas

(33)

20

pengolah data microsoft office, adapun standar operasi prosedur pengolahan data pada Universitas Bhayangkara Jakarta:

a. Pegawai mengisi formulir daftar riwayat hidup.

b. Petugas Administrasi Kepegawaian memindahkan hasil daftar

riwayat hidup tersebut kedalam bentuk digital menggunakan

Microsoft office.

c. Dokumen daftar riwayat hidup tersebut disimpan di tempat

penyimpanan.

Proses ini sangatlah tidak efisien karena membutuhkan ruangan

penyimpanan yang sangat besar, dan petugas administrasi

kepegawaian akan lebih rumit dalam melakukan administrasi

kepegawaian. Berikut ini Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pengolahan Data di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya.

Pegawai Bidang Kepegawaian

Gambar 3.2 Standar Operasional Prosedur Pengolahan Data di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

Mengisi kartu daftar riwayat hidup

Daftar Riwayat

Hidup Penginputan data _menggunakan

Microsoft office

(34)

Setelah proses pengarsipan selesai, dalam rangka memenuhi

kebutuhan manajemen, petugas kepegawaian harus menyampaikan

laporan kepegawaian secara berkala kepada pihak manajemen. Dalam

rangka memenuhi kebutuhan manajemen tersebut setiap tahun bagian

kepegawaian menyampaikan laporan antara lain:

a. Laporan personil Ubhara Jaya berdasarkan tingkat pendidikan.

b. Laporan personil Ubhara Jaya berdasarkan tingkat pendidikan dan

jenis kelamin.

c. Laporan personil berdasarkan status kepegawaian.

d. Laporan pengangkatan pegawai.

untuk penyusunan laporan dilaksanakan dengan melakukan

penyusunan masing-masing berdasarkan data yang ada menggunakan

Microsoft excel dan Microsoft word.

Gambar 3.3 Standar Operasional Prosedur Penyusunan Laporan

Data

kepegawaian Penyusunan _Laporan Laporan a

Laporan b

Laporan c

(35)

22

3.2.2 Analisa Output

1. Daftar Riwayat Hidup

Berisi tentang biodata dan profil pegawai yang bersangkutan,

dokumen ini berisi data pribadi dan riwayat pendidikan serta

pengalaman pekerjaan masing-masing pegawai.

2. Laporan Pegawai

Dokumen ini diperlukan manajemen untuk mengetahui

komposisi pegawai yang ada di Universitas Bhayangkara Jakarta

Raya (Ubhara Jaya), sebagai bahan pemetaan guna memetakan

penempatan pegawai. ada pun laporan-laporan yang dihasilkan

antara lain:

a. Laporan personil Ubhara Jaya berdasarkan tingkat pendidikan.

b. Laporan personil Ubhara Jaya berdasarkan tingkat pendidikan

dan jenis kelamin.

c. Laporan personil berdasarkan status kepegawaian.

d. Laporan pemberhentian dan pengangkatan pegawai.

3.2.3 Permasalahan

Berdasarkan uraian singkat serta flowchart pengelolaan data yang

sedang berjalan, maka dapat diidentifikasikan kelemahan-kelemahan

(36)

a. Pada pengelolaan data yang berjalan, pegawai kesulitan untuk

mengakses datanya dan sulitnya bagian kepegawaian unit kerja

mengakses data pegawainya karena saat ini pengelolaan

administrasi kepegawaian masih dilaksanakan secara manual.

b. Kemungkinan kesalahan yang besar dan kehilangan data yang

besar karena masih dilaksanakan secara manual kemungkinan

kehilangan data maupun kesalahan proses data sangatlah besar.

c. Kesulitan dalam menemukan dokumen riwayat pegawai terutama

yang sudah termakan waktu lama. Ketika data seorang pegawai

dibutuhkan, sulit untuk melakukan pencarian data karena tidak

adanya menu pencarian otomatis.

d. Membutuhkan tempat penyimpanan dokumen yang besar

e. Kesulitan dalam perbaikan data

Setiap ada perubahan data maka hal tersebut harus dilakukan

mengulang semua proses karena pengelolaan yang ada masih

manual.

3.2.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Ditinjau dari permasalahan yang ada dalam pengelolaan

administrasi kepegawaian di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

dapat diberikan alternatif pemecahan masalah dengan aplikasi

(37)

24

tersebut diharapkan terdapat kemudahan untuk mengakses informasi

kepegawaian yang cepat, tepat, serta dapat diakses darimana saja.

Perancangan aplikasi pengelolaan data pegawai berbasis web

yang perancangannya tertuju kepada kebutuhan pihak-pihak

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya dapat diakses oleh user

dimanapun dan kapanpun dengan berbagai peralatan yang ada

(komputer, notebook, handphone dan gadget lainnya) beserta jaringan

(38)

4.1 Prosedur Sistem Usulan

Berdasarkan analisa sistem yang berjalan pada Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya diketahui bahwa adanya kemungkinan

kesalahan-kesalahan yang menimbulkan kerugian serta kurang efisienya

suatu proses yang dilaksanakan.

Dari permasalahan-permasalahan yang ada, penulis melakukan usulan

pengembangan aplikasi pengelolaan data pegawai menggunakan web

dengan metode pengembangan User Centered Design (UCD). Dengan bantuan jaringan internet dan komputer sehingga didapatkan kemudahan

dalam pengaksesan pengelolaan data pegawai.

Dalam perancangan aplikasi pengelolaan data pegawai pada

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya meliputi proses pencatatan,

pengarsipan dan penyusunan laporan dilakukan melalui web aplikasi

sebagai sistem usulan. Dalam perancangan prosedur yang diusulkan akan

(39)

26

4.1.1 Kebutuhan Fungsi Sistem

Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai yang dibangun diharapkan

dapat menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:

a. Mampu terintegrasi dengan baik dan dapat diakses melalui website

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

b. Mampu menjalankan fungsi penginputan data pegawai dengan baik

c. Mampu menjalankan fungsi perubahan data pegawai

d. Mampu menjalankan fungsi penyajian daftar riwayat hidup

pegawai

e. Mampu menjalankan fungsi penyajian laporan data pegawai

berupa laporan jumlah pegawai, komposisi pegawai, dan laporan

pengangkatan pegawai

4.1.2 Use Case Diagram

Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara user (pengguna) sebuah sistem dengan

sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem

dipakai. Urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna

(40)

A. Identifikasi Aktor

Tabel 4.1 Identifikasi Aktor

No Aktor Deskripsi

1 Bagian Kepegawaian Bagian yang menangani dan memproses

data yang ada di Universitas Bhayangkara

Jakarta Raya

2 Pegawai Orang yang bekerja pada Universitas

Bhayangkara Jakarta Raya

B. Identifikasi Diagram Use Case

Tabel 4.2 Identifikasi Diagram Use Case

No Use Case Name Description Actor

1. Login Use case untuk menggambarkan

kegiatan memasukkan username

dan password untuk mengakses

Bagian

Kepegawaian

dan Pegawai

2 Input Data

Pegawai

Use case untuk menggambarkan kegiatan pengolahan data

pegawai yang bekerja di

Universitas Bhayangkara

Jakarta Raya

Bagian

Kepegawaian

3 Ubah data Use case untuk menggambarkan

kegiatan pengubahan data

pegawai

Bagian

(41)

28

4 Hapus data

pegawai

Use case untuk menggambarkan kegiatan menghapus data

pegawai

Use case untuk menggambarkan kegiatan melihat dan mencetak

data pribadi pegawai

Bagian

Kepegawaian

dan pegawai

6 Lihat dan cetak

laporan jumlah

pegawai

laporan jumlah pegawai

Bagian

Kepegawaian

7 Lihat dan cetak

laporan tingkat

pendidikan

laporan tingkat pendidikan

Bagian

Use case untuk menggambarkan proses pencetakan laporan

kepegawaian

Bagian

Kepegawaian

9 Lihat daftar

pegawai

Use case untuk menggambarkan kegiatan melihat daftar

keseluruhan pegawai

Bagian

Kepegawaian

dan pegawai

10 Log out Use case untuk menggambarkan kegiatan untuk keluar dari

sistem

Bagian

Kepegawaian

(42)

C. Use Case Diagram

Gambar 4.1 Use Case Diagram Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai

Diagram diatas menjelaskan secara keseluruhan kegiatan yang

dilakukan oleh Bagian kepegawaian, manajemen dan pegawai .

4.1.3 Use Case Scenario

Pada use case scenario ini akan dijelaskan urutan kegiatan yang

(43)

30

1. Login

Tabel 4.3 Use Case Scenario Login Use Case Name Login

Use Case Id 1

Actor Bagian kepegawaian dan pegawai

Description Use case input username dan password dapat digunakan untuk masuk ke halaman utama Aplikasi

Pengelolaan Data Pegawai dengan mengetik

username dan password pada form login

Pre Condition Pegawai, manajer, dan bagian kepegawaian memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam aplikasi.

Trigger Saat user akan mengakses aplikasi secara penuh

Typical Course

of event

Actor Action System Response

1. Mengetikkan menyampaikan pesan kesalahan dan kembali

kehalaman login

Conclusion User login kedalam aplikasi

(44)

2. Input Data Pegawai

Tabel 4.4 Use Case Scenario Input Data Pegawai

Use Case Name

input data Pegawai

Use Case Id 2

Actor Bagian kepegawaian

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan menginput data pegawai dalam form pegawai

Pre Condition Actor memasukkan data-data pegawai terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat secara keseluruhan data

kepegawaian dan menambahkan informasi mengenai

data pegawai

Typical Course of event

Actor Action System Response 1. Memilih menu data

3. Mengisikan data

pegawai dan klik

simpan

2. Menampilakn form input

data

4. Menyimpan ke dalam

database

Alternate

Course

Jika data belum lengkap , maka aplikasi akan meminta

user untuk melengkapi data

Conclusion Data pegawai bertambah

Post Condition

Penambahan data pegawai akan disimpan dalam data

(45)

32

3. Ubah Data

Tabel 4.5 Use Case Scenario Ubah Data

Use Case Name

Ubah data

Use Case Id 3

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan mengubah data pegawai

Pre Condition Actor memasukkan data-data pegawai terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat secara keseluruhan data

kepegawaian dan mengubah informasi mengenai data

pegawai

1 Memilih menu update

3 Memilih edit

4 Mengubah data

pegawai dan klik

simpan

2 Menampilkan data

pegawai

4 Menampilakn form input

data

5 Menyimpan ke dalam

database

Alternate Course

Jika data belum lengkap , maka aplikasi akan meminta

user untuk melengkapi data

Conclusion Data pegawai diubah

Post Condition

Perubahan data pegawai akan disimpan dalam data

(46)

4. Hapus Data Pegawai

Tabel 4.6 Use Case Scenario Hapus Data Pegawai

Use Case Name

Hapus Data Pegawai

Use Case Id 4

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan menghapus data pegawai

Pre Condition Actor menyimpan data pegawai terlebih dahulu

Trigger Actor dapat melihat secara keseluruhan data kepegawaian

Typical

Course of event

1 Memilih menu daftar

nama pegawai

3 Memilih hapus data

pegawai

2 Menampilkan halaman

daftar pegawai

4 menghapus data

Menampilkan menu pencarian pegawai

Conclusion Data pegawai dapat dilihat oleh actor

Post

Condition

Pilihan data pegawai berhasil dihapus dan tersimpan

(47)

34

5. Lihat dan Cetak Data Detil Pegawai

Tabel 4.7 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Data Detil Pegawai

Use Case Name

View Data Pribadi

Use Case Id 5

Actor Bagian kepegawaian dan pegawai

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam melihat data detil pegawai

Trigger Actor dapat melihat data pribadi

Typical Course of

event

1 Memilih menu data

pribadi

3 Memilih salah satu

data pegawai

5 Memilih menu cetak

2 Menampilkan form data

pegawai Universitas

Bhayangkara Jakarta

Raya

4 menampilkan data detil

pegawai

6 mencetak data detil

pegawai

Conclusion Data detil pegawai dapat dilihat dan dicetak oleh actor

Post

Condition

Data detil pegawai akan dapat dilihat dan tersimpan

(48)

6. Lihat dan Cetak Data Jumlah Pegawai

Tabel 4.8 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Data Jumlah

Pegawai

Use Case

Name

View Laporan

Use Case Id 6

Actor bagian kepegawaian

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan melihat dan mencetak laporan jumlah pegawai

Trigger Actor dapat melihat laporan jumlah pegawai

Typical

Course of event

1 Memilih menu laporan

jumlah pegawai

3 memilih cetak laporan

jumlah pegawai

2 Menampilkan laporan

jumlah pegawai

4 mencetak laporan jumlah

pegawai

Conclusion Laporan jumlah pegawai dapat dilihat dan dicetak oleh actor

Post Condition

Menu Laporan pegawai akan dapat dilihat dan

(49)

36

7. Lihat dan Cetak Laporan Tingkat Pendidikan

Tabel 4.9 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Laporan Tingkat

Pendidikan

Use Case

Name

View Laporan

Use Case Id 7

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan melihat dan mencetak laporan tingkat

pendidikan

Trigger Actor dapat melihat laporan tingkat pendidikan

tingkat pendidikan

4 mencetak laporan tingkat

pendidikan

Conclusion Laporan tingkat pendidikan dapat dilihat dan dicetak oleh actor

Post Condition

Menu Laporan tingkat pendidikan akan dapat dilihat

(50)

8. Lihat dan Cetak Laporan Pengangkatan Pegawai

Tabel 4.10 Use Case Scenario Lihat dan Cetak Laporan

Pengangkatan Pegawai

Use Case

Name

View Laporan

Use Case Id 7

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam kegiatan melihat dan mencetak laporan pengangkatan

pegawai

Trigger Actor dapat melihat laporan pengangkatan pegawai

pengangakatan

pegawai

4 mencetak laporan

Conclusion Laporan pengangkatan pegawai dapat dilihat dan dicetak oleh actor

Post Condition

Menu Laporan pengangkatan pegawai akan dapat

(51)

38

9. Lihat Daftar Pegawai

Tabel 4.11 Use Case Scenario Lihat Daftar Pegawai

Use Case Name

Lihat daftar pegawai

Use Case Id 9

Actor bagian kepegawaian dan pegawai

Description Use case menggambarkan kegiatan aktor dalam melihat daftar pegawai

Trigger Actor dapat melihat daftar pegawai

event

Memilih menu daftar

pegawai

Menampilkan menu daftar

pegawai

Conclusion Menu daftar pegawai dapat dilihat oleh actor

Post

Condition

Menu daftar pegawai akan dapat dilihat dan tersimpan

(52)

10.Log Out

Tabel 4.12 Use Case Scenario Log Out

Use Case Name

Log Out

Use Case Id 10

Actor bagian kepegawaian dan pegawai

Description Use case menggambarkan kegiatan untuk keluar dari sistem

Pre Condition Actor keluar dari aplikasi

Trigger Actor memilih keluar dari aplikasi

event

Memilih menu log out Keluar dari aplikasi

-

Conclusion Actor keluar dari aplikasi

Post

Condition

(53)

40

4.1.4 Activity Diagram

1. Aktifitas Input Username dan Password

Gambar 4.2 Activity Diagram Login

Aktifitas pada gambar di atas dilakukan oleh pegawai dan

Bagian Kepegawaian melakukan pengisian username dan password

pada menu login. Jika username dan password yang dimasukkan salah, maka aplikasi akan mengembalikan kepada halaman login. Dan

(54)

2. Aktifitas Input Data

Gambar 4.3 Activity Diagram Input Data

Bagian Kepegawaian untuk menambah data pegawai. Hal

pertama yang harus dilakukan yaitu memilih menu data dan

aplikasi akan menampilkan form input data, kemudian aktor mengisi form input data tersebut memilih button simpan dan aplikasi akan mengecek kelengkapan data, jika data tidak lengkap

maka aplikasi akan memberikan pesan untuk melengkapi data dan

meminta kembali menampilkan form input data. Tetapi jika data

benar maka aplikasi akan menyimpan dalam database dan

(55)

42

3. Aktifitas Ubah Data

Gambar 4.4 Activity Diagram Edit Data

Aktifitas pada gambar ini digunakan Bagian Kepegawaian

untuk mengubah data pegawai. Hal pertama yang harus dilakukan

yaitu memilih menu update dan aplikasi akan menampilkan form

daftar pegawai, kemudian aktor memilih salah satu pegawai dan

kemudian memilih tombol edit, maka aplikasi akan menampilkan

form input data. Aktor akan mengubah data yang diperlukan dan kemudian memilih tombol simpan. Aplikasi akan mengecek

(56)

memberikan pesan untuk melengkapi data dan meminta kembali

menampilkan form input data. Tetapi jika data benar maka

aplikasi akan menyimpan dalam database dan menampilkan tabel

daftar pegawai.

4. Aktifitas Hapus Data Pegawai

Gambar 4.5 Activity Diagram Hapus Data Pegawai

untuk menghapus data pegawai tertentu. Aktor memilih menu

daftar pegawai. Setelah itu aplikasi akan menampilkan form daftar pegawai Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, kemudian actor

(57)

44

5. Aktifitas Lihat dan Cetak Data Detil Pegawai

Gambar 4.6 Acitivity Diagram Lihat Dan Cetak Data Detil Pegawai

Aktifitas pada gambar ini digunakan Pegawai dan Bagian

Kepegawaian untuk melihat dan mencetak data detil pegawai.

Aktor memilih menu daftar pegawai. Setelah itu aplikasi akan

menampilkan form daftar pegawai Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, kemudian actor memilih salah satu pegawai

kemudian aplikasi akan menampilkan Daftar Riwayat Hidup

pegawai dimaksud. Kemudian actor memilih menu cetak

(58)

6. Aktifitas Lihat dan Cetak Laporan Jumlah Pegawai

Gambar 4.7 Activity Diagram Lihat dan Cetak Laporan Jumlah Pegawai

untuk melihat laporan jumlah pegawai. Aktor memilih menu laporan

jumlah pegawai, setelah itu aplikasi akan menampilkan laporan

jumlah pegawai, kemudian actor memilih menu cetak laporan

jumlah pegawai dan aplikasi akan mencetak laporan.

7. Aktifitas Lihat dan Cetak Laporan Tingkat Pendidikan

Aktifitas pada gambar di bawah ini digunakan Bagian

Kepegawaian untuk melihat dan mencetak laporan tingkat

(59)

46

setelah itu aplikasi akan menampilkan laporan tingkat pendidikan

di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya.

Gambar 4.8 Activity Diagram Lihat dan Cetak Laporan Tingkat

Pendidikan

8. Aktifitas Lihat dan Cetak Laporan pengangkatan pegawai

(60)

Aktifitas pada gambar di bawah ini digunakan Bagian

Kepegawaian untuk melihat dan mencetak laporan pengangkatan

pegawai. Aktor memilih menu laporan pengangkatan pegawai, setelah

itu aplikasi akan menampilkan laporan pengangkatan pegawai

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya, Kemudian Aktor memilih

menu cetak laporan dan sistem akan mencetak laporan tersebut.

9. Aktifitas Lihat Daftar Pegawai

Gambar 4.10 Activity Diagram Lihat Daftar Pegawai

Aktifitas pada gambar ini digunakan Pegawai, Bagian

Kepegawaian untuk melihat data pribadi pegawai. Aktor memilih

menu daftar pegawai. Setelah itu aplikasi akan menampilkan form

(61)

48

10. Aktifitas Log Out

Gambar 4.11 Activity Diagram Logout

Aktifitas ini untuk menggambarkan kegiatan aktor untuk

keluar dari aplikasi. Actor memilih menu log out kemudian akan keluar dari aplikasi.

4.1.5 Sequence Diagram

Sequence Diagram menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara objek juga interaksi antara objek, sesuatu yang terjadi pada titik

tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama sequence diagram

terdiri atas objek yang dituliskan dalam kotak segi empat bernama

pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang

ditunjukkan dengan proses vertikal.

(62)

Gambar 4.12 Sequence Diagram Login

Proses sequence diagram ini diawali dengan proses bagian

kepegawaian dan pegawai memakai form login untuk masuk kedalam aplikasi dan menggunakan t_user sebagai objek untuk mengecek kesesuaian antara username dan password yang

dimasukkan. Jika username dan password sesuai aplikasi akan melakukan pengecekan level user sehingga aplikasi dapat

menampilkan menu halaman utama.

b. Sequence Diagram Input Data

Sequence diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian

memilih menu data untuk menambahkan data pegawai dan

menggunakan t_pegawai sebagai objek. Kemudian aplikasi akan menampilkan form input pegawai kemudian bagian kepegawaian

mengisi data dan menyimpan data dan data akan tersimpan ke

(63)

50

Gambar 4.13 Sequence Diagram Input Data

c. Sequence Diagram Edit Data

Sequence diagram di bawah ini dimulai dari bagian kepegawaian memilih menu update untuk mengedit data pegawai dengan menggunakan t_pegawai sebagai objeknya. Kemudian aplikasi akan menampilkan tabel daftar pegawai dan bagian

kepegawaian memilih edit terhadap salah satu data pegawai. Setelah itu aplikasi akan menampilkan form edit data pegawai

untuk dilakukan perubahan dan disimpan oleh bagian

(64)

Gambar 4.14 Sequence Diagram Edit Data

d. Sequence Diagram Hapus Data Pegawai

Gambar 4.15 Sequence Diagram Hapus Data Pegawai

Sequence Diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian memilih menu update untuk menghapus data pegawai dengan

(65)

52

akan menampilkan tabel daftar pegawai dan bagian kepegawaian

memilih menu hapus terhadap salah satu data pegawai data,

perubahan data akan tersimpan.

e. Sequence Diagram Lihat Dan Cetak Detil Data Pegawai

Gambar 4.16 Sequence Diagram Lihat Dan Cetak Detil Data Pegawai

(66)

sebagai objeknya. Kemudian aplikasi akan menampilkan tabel

daftar pegawai dan bagian kepegawaian memilih detil data

pegawai dan aplikasi akan menampilkan profil data pegawai.

Bagian kepegawaian kemudian memilih menu cetak untuk

mencetak laporan.

f. Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan jumlah pegawai

Gambar 4.17 Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan jumlah

pegawai

Sequence Diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian memilih laporan jumlah pegawai untuk melihat dan mencetak

(67)

54

pegawai dan bagian kepegawaian akan memilih menu cetak untuk

mencetak laporan jumlah pegawai.

g. Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan pendidikan

Gambar 4.18 Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan pendidikan

Sequence diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian memilih laporan pendidikan untuk melihat dan mencetak laporan

pendidikan dengan menggunakan t_pegawai sebagai objeknya. Kemudian aplikasi akan menampilkan laporan pendidikan dan

bagian kepegawaian akan memilih menu cetak untuk mencetak

(68)

h. Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan pengangkatan pegawai

Gambar 4.19 Sequence Diagram Lihat dan cetak laporan pengangkatan pegawai

Sequence diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian memilih laporan pengangkatan pegawai untuk melihat dan

mencetak laporan pengangkatan pegawai dengan menggunakan

t_pegawai sebagai objeknya. Kemudian aplikasi akan menampilkan laporan pengangkatan pegawai dan bagian

kepegawaian akan memilih menu cetak untuk mencetak laporan

(69)

56

i. Sequence Diagram Lihat dan cetak daftar pegawai

Gambar 4.20 Sequence Diagram Lihat dan cetak daftar pegawai

Sequence Diagram ini dimulai dari bagian kepegawaian dan pegawai memilih laporan daftar pegawai dengan

menggunakan objek t_pegawai. Kemudian aplikasi akan

menampilkan daftar pegawai.

4.2 Spesifikasi Sistem Usulan

4.2.1 Design Database

a. Tabel User

Tabel 4.13 Tabel User

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

kd_user Char 4 Kode unik user

nm_user Varchar 60 Nama user

(70)

username varchar 20 username

password varchar 50 password

level varchar 50 level akses user

b. Tabel Pegawai

Tabel 4.14 Tabel Pegawai

id int 5 kode pegawai

nama varchar 100 nama pegawai

nip varchar 20 nip pegawai

tpt_lhr varchar 100 tempat lahir

tanggal_lahir date tanggal lahir

jenis_kelamin varchar 20 jenis kelamin

agama varchar 20 agama

status pegawai varchar 100 status pegawai

Tgl_agkt date tanggal

pengangkatan

skep varchar 50 SKEP

tgl_skep date tanggal SKEP

jabatan varchar 50 jabatan

tmt_jabatan date tanggal jabatan

(71)

58

telepon varchar 20 telpon pegawai

pendidikan varchar 50 pendidikan akhir

jabatan_sebelum varchar 50 jabatan sebelum

alamat varchar 150 alamat

foto varchar 150 poto

c. Tabel Pendidikan

Tabel 4.15 Tabel Pendidikan

kode_dik int 5 Kode unik tingkat

pendidikan

nama_dik Varchar 50 tingkat

pendidikan

d. Tabel Unit

Tabel 4.16 Tabel Unit

kode_unit int 5 Kode unik unit

(72)

4.2.2 Rancangan Dokumen Masukan

a. Rancangan Halaman Login

Username

Password

LOGIN

Gambar 4.21 Rancangan Halaman Login

b. Rancangan Halaman Input Data Pegawai

NIP :

Nama :

Tempat Lahir :

Tanggal Lahir :

Jenis Kelamin :

Agama :

Status Pegawai :

Tanggal Pengangkatan :

SKEP :

TMT :

Jabatan :

Jabatan Lama :

Lokasi :

Telepon :

Alamat :

Pendidikan Terakhir :

Foto :

(73)

60

c. Rancangan Halaman Edit Data

No Nama Alamat Telpon Detil

Edit Hapus

Gambar 4.23 Rancangan Halaman Edit Data

4.2.3 Rancangan Dokumen Keluaran

Rancangan dokumen keluaran diperlukan untuk menentukan

tampilan program yang berfungsi sebagai tempat keluaran setelah

memasukkan data atau tempat menghasilkan informasi.

a. Rancangan Halaman Laporan Data Jumlah Pegawai

Unit Pegawai Struktural

Pegawai Non Struktural

Jumlah Kampus Jakarta

Kampus Bekasi

Gambar 4.24 Rancangan Halaman Laporan Data Jumlah

(74)

b. Rancangan Halaman Laporan Data Pegawai Menurut Jenjang

Gambar 4.25 Rancangan Halaman Laporan Tingkat Pendidikan

c. Rancangan Halaman Laporan Pengangkatan Pegawai

Nama

Gambar 4.26 Rancangan Halaman Laporan Pengangkatan Pegawai

4.2.4 Spesifikasi Program

Dalam perancangan Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai

terdapat beberapa menu-menu halaman seperti bagan di atas, pada

menu halaman tersebut mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Berikut

yang dapat dijabarkan dari bagan di atas yaitu :

a. Index

cetak

(75)

62

Halaman pembuka dari menu-menu Aplikasi Pengelolaan

Data Pegawai yang dapat dilihat oleh user dan admin.

b. Login

Halaman untuk memasukkan username dan password agar tidak terjadi kesalahan hak akses dalam menggunakan Aplikasi

tersebut, disini terbagi menjadi dua bagian yaitu menu user dan menu admin.

c. Input Data

Halaman yang diakses oleh operator dan juga sebagai

halaman untuk memasukkan data pegawai.

d. Update Data

Halaman yang diakses oleh operator dan juga sebagai

halaman untuk merubah serta memperbaharui data.

e. Laporan

Halaman yang dapat diakses oleh operator serta berguna

untuk melihat informasi laporan kepegawaian.

4.2.5 Tampilan Interface

(76)

Gambar 4.27 Tampilan Halaman login

b. Tampilan Halaman Menu Home

(77)

64

c. Tampilan Halaman Menu Data

Gambar 4.29 Tampilan Halaman Menu Data

d. Tampilan Halaman Update