PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 349 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENELITIAN DAN PENGABDIAN
KEPADA MASYARAKAT POLINES
Dyah Risma Wardani1), Faridhatul Unsiyyah2), Sidiq Syamsul Hidayat3), Endro Wasito4)
1) 2) 3) 4)Teknik Elektro, Politeknik Negeri Semarang, Jalan Prof. H. Soedarto,
S.H. Tembalang, Semarang, 50275.
E-mail : dyahrismawardani@gmail.com, funsiyyah@gmail.com,
sidiq.hidayat@gmail.com, endrowstgm@gmail.com
Abstract
Management Information System is a system that has the function to collect, processing, save, analyze, and spread information to support information management within an organizational unit. Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) in Semarang State Polytechnic is a unit which occupies a strategic position in support of the institution's vision to build capacity, utilization, control, and development of technology and science in a dynamic that leads to improving the quality of human resources through the assessment and development of science and technology in society. P3M facilitate, coordinate and control the activities of research and community service performed by the Semarang State Polytechnic lecturer. SIM P3M is a dynamic web-based facility that is designed to coordinate and control the activities of research and community service. There are three groups of penggunas on SIM P3M ie administrative staff, faculty proposer and reviewer. SIM P3M using the programming language PHP and JavaScript, the process using a MySQL database. SIM P3M are in POLINES intranet that can be accessed by simp3m.polines.ac.id address.
Keywords: Management Information System, JavaScript, database, MySQL, PHP. Abstrak
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa serta menyebarkan informasi untuk mendukung manajemen informasi dalam suatu unit organisasi. Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) di Politeknik Negeri Semarang merupakan salah satu unit kerja yang menempati posisi strategis dalam mendukung visi institusi untuk meningkatkan kemampuan, pemanfaatan, penguasaan, dan pengembangan teknologi dan ilmu pengetahuan secara dinamis yang mengarah pada peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pengkajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di masyarakat. P3M berperan dalam memfasilitasi, mengkoordinasikan dan melakukan kontrol terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen Politeknik Negeri Semarang. SIM P3M merupakan fasilitas berbasis web dinamis yang dirancang untuk mengkoordinasi dan melakukan kontrol kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Terdapat tiga kelompok pengguna pada SIM P3M yaitu staff administrasi, dosen pengusul dan reviewer. Rancangan SIM P3M menggunakan bahasa pemrograman PHP dan JavaScript, serta pengolahan database menggunakan MySQL. SIM P3M berada dalam intranet Polines yang dapat diakses dengan alamat simp3m.polines.ac.id.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, JavaScript, Database, MySQL, PHP.
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 350
yang mendukung manajemen informasi dalam suatu organisasi. Salah satu instansi yang menggunakan sistem informasi manajemen adalah P3M Politeknik Negeri Semarang.
Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P3M) merupakan salah satu unit yang menempati posisi strategis di Politeknik Negeri Semarang yang mendukung visi institusi dalam meningkatkan kemampuan, pemanfaatan, penguasaan, dan pengembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang mengarah pada peningkatan kualitas sumber daya manusia melalui pengkajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk memecahkan masalah akademik dan kemasyarakatan.
Untuk mendukung kinerja P3M digunakan sistem informasi manajemen berbasis
web dinamis yang memudahkan pengguna SIM P3M melakukan perannya
masing-masing. Selama ini P3M menggunakan SIM-LITABMAS yaitu sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat berstandar DIKTI yang digunakan oleh pendidikan tinggi di Indonesia untuk melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Untuk merealisasikan pembuatan sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bersifat intern Politeknik Negeri Semarang maka
dibangun suatu sistem informasi manajemen pada tugas akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang.”
Sistem yang dibangun mampu melakukan monitoring pelaksanaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat di Politeknik Negeri Semarang, melakukan rekapitulasi pelaksaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, mengelompokkan user
berdasarkan peran masing-masing, serta bersifat user friendly yang berada pada satu
kesatuan sistem informasi manajemen penelitian dan pengabdian kepada masyarakat Politeknik Negeri Semarang dan dapat diakses pada alamat URL simp3m.polines.ac.id.
METODE PENELITIAN
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 351 Gambar 1. Metodelogi penelitian
Tabel 1
Kebutuhan Pengguna SIM P3M
Pengguna Kebutuhan Informasi
1. Manajemen SIM P3M a. Rekapan data berdasarkan kebutuhan Direktur Politeknik Negeri Semarang, Wakil Direktur I, Wakil Direktur II, dan P3M Politeknik Negeri Semarang
2. Staff Administrasi a. Kebutuhan autentifikasi pengguna b. Kebutuhan data yang meliputi semua
informasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
c. Laporan monitoring kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 3. Dosen Pengusul a. Informasi pengumuman penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat
b. Status usulan penelitan dan pengabdian kepada masyarakat
4. Reviewer a. Proposal usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
b. Judul usulan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 352 HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah perancangan sistem dilakukan, selanjutnya hasil perancangan sistem diimplementasikan secara real dan diujikan berdasarkan database yang dibuat pada
gambar 1. Pengujian dilakukan dengan memasang database dan sistem informasi pada
P3M (Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) Politeknik Negeri Semarang. Database
dan web dinamis bisa diakses melalui internet dan intranet Politeknik Negeri Semarang.
Terdapat 4 pengujian yaitu pengujian pada admin, pengujian pada pengusul, pengujian pada reviewer dan pengujian pada menu manajemen.
Gambar 2. Database Penelitian
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 353 Gambar 3. Tampilan Awal Web SIM P3M
Berikut ini adalah penjelasan masing-masing interface pada SIM P3M yang sudah kami
buat:
1. Form Login
Form login merupakan halaman awal yang tampil saat membuka SIM P3M.
Pengguna harus memasukkan username dan password agar bisa mengakses SIM
P3M.
2. Form Buat Akun
Form buat akun merupakan form yang digunakan bagi dosen pengusul untuk
membuat akun pada SIM P3M. 3. Lupa Password
Form lupa password digunakan oleh semua pengguna SIM P3M jika lupa
password yang digunakan. Pengguna harus mengisi pertanyaan keamanan yang
pernah diisi saat mendaftar akun. 4. Menu Master Data
Pada menu master data berisi manage navigation, manage user, manage security, manage jurusan, manage program studi, manage sumber dana, manage
pengumuman, manage skim dan manage reviewer.
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 354 Form pengumuman usulan berisi informasi pengumuman penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang diadakan oleh P3M. 6. Form Pendaftaran Dosen Pengusul
Form ini digunakan oleh staff administrasi P3M untuk mendaftarkan dosen
pengusul yang akan mengajukan usulan judul penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7. Form Verifikasi Pendaftaran Usulan
Form ini digunakan oleh staff administrasi P3M untuk melakukan verifikasi
pendaftaran dosen pengusul yang mengajukan proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
8. Form Status Usulan
Form ini berisi rekap status usulan penelitian dan pengabdian masyarakat. Jika data
proposal belum lengkap atau belum dinilai oleh reviewer maka statusnya dalam
proses review, tetapi jika proposal sudah dinilai maka status adalah didanai atau
tidak didanai.
9. Form Rekap Pengajuan Usulan
Form ini berisi rekap data seluruh proposal yang masuk pada database staff
administrasi. Rekap dapat dicetak berdasarkan jenis usulan, tahun pelaksanaan, skim dan status.
10. Form Rekap Usulan Didanai
Form ini berisi rekap judul proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
yang pelaksanaannya didanai P3M dan bisa dilihat berdasarkan tahun menggunakan tombol filter.
11. Form Rekap Usulan Per Skim
Form rekap usulan didanai berisi rekap data proposal yang pelaksanaannya didanai
P3M.
12. Laporan Rekap Usulan per Jurusan
Menu ini berisi rekap usulan per jurusan yang ditampilkan dalam bentuk tabel. Admin bisa melihat judul-judul dan jumlah usulan yang didanai per jurusan yang bisa dilihat berdasarkan tahun.
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 355
Pada menu ini admin bisa melihat tabel rekap usulan yang didanai per prodi dan jumlah usulan yang didanai per prodi yang bisa dilihat berdasarkan filter tahun.
14. Menu Manajemen
Menu ini berisi grafik rekap usulan per skim, grafik rekap usulan per jurusan dan grafik rekap usulan per prodi.
15. Menu Info Pengguna
Form info pengguna merupakan menu saat user login sebagai pengusul atau
reviewer yang berisi informasi data diri pengguna. Info pengguna dapat diedit
dengan klik menu edit. 16. Form Informasi Usulan
Form Informasi Usulan berisi pengumuman usulan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang pernah dibuat oleh admin pada SIM P3M. 17. Form Edit Usulan
Menu ini berisi identitas usulan, atribut usulan, anggota pelaksana, biaya usulan, isian pengesahan, luaran usulan dan unggah usulan yang harus diisi oleh pengusul agar proposal bisa segera dilakukan review.
18. Form Anggota Pelaksana
Form ini berisi anggota pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada
masyarakat. Anggota pelaksana terdiri dari dosen pengusul dan mahasiswa. 19. Form Biaya Usulan
Form ini berisi anggaran biaya dan sumber dana pelaksanaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen pengusul. 20. Form Isian Pengesahan
Form isian pengesahan halaman pengesahan usulan proposal penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang diajukan oleh dosen pengusul.
21. Form Luaran Usulan
Form luaran usulan berisi luaran yang dijanjikan pengusul saat mendaftar penelitian
atau pengabdian kepada masyarakat dan harus terpenuhi dalam proses pelaksanaannya.
22. Form Unggah Usulan
Form unggah usulan merupakan halaman untuk mengunggah file proposal
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 356
23. Form Status Usulan Dosen Pengusul
Form status usulan dosen pengusul merupakan form yang berisi status usulan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang pernah atau sedang diajukan oleh dosen pengusul baik yang didanai, tidak didanai atau dalam proses review.
24. Form Pelaksanaan Kegiatan
Form pelaksanaan kegiatan merupakan form untuk melaporkan pelaksanaan
kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul.
25. Form Catatan Harian
Form catatan harian berisi catatan pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian
kepada masyarakat beserta rincian biaya yang terpakai. 26. Form Laporan Kemajuan
Form laporan kemajuan digunakan untuk mengunggah laporan kemajuan
pelaksanaan kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul.
27. Form Penggunaan Anggaran
Form penggunaan anggaran berisi rincian penggunaan anggaran pelaksanaan
kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul.
28. Form Seminar Hasil
Form seminar hasil digunakan untuk mengunggah file seminar hasil kegiatan
penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul.
29. Form Laporan Akhir
Form laporan akhir digunakan untuk mengunggah laporan akhir kegiatan penelitian atau pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul. 30. Form Review Proposal
Form review proposal berisi data proposal yang harus dinilai oleh reviewer.
Reviewer tidak dapat menilai proposalnya sendiri.
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 357
Form penilaian proposal digunakan oleh reviewer untuk menilai proposal
penelitian atau pengabdian kepada masyarakat. Reviewer harus mengisi komentar
agar nilai tersimpan pada database sistem.
32. Form Monitoring Catatan Harian
Form monitoring catatan harian merupakan halaman untuk memonitor catatan
harian pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang didanai. 33. Form Monitoring Laporan Kemajuan
Form monitoring laporan kemajuan merupakan halaman untuk memantau
kemajuan pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang sedang dilakukan oleh dosen pengusul.
34. Form Monitoring Penggunaan Anggaran
Form monitoring penggunaan anggaran merupakan halaman untuk memonitor
penggunaan anggaran pada kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 35. Form Rekapitulasi Penggunaan Anggaran
Form ini berisi rincian penggunaan anggaran kegiatan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat yang didanai. 36. Form Grafik Penggunaan Anggaran
Form ini merupakan rekapan anggaran yang didanai dan disajikan dalam bentuk
diagram batang dan dapat dilihat berdasarkan tahun dan skim.
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 358
37.Form Monitoring Seminar Hasil
Form ini merupakan halaman untuk memonitor seminar hasil kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat yang telah didanai. 38. Form Seminar Hasil
Form seminar hasil berisi tabel daftar penelitian atau pengabdian kepada
masyarakat, kolom proposal yang sudah didanai dan seminar yang sudah dilaksanakan. Untuk melihat detail seminar hasil klik view.
39. Form Monitoring Laporan Akhir
Form monitoring laporan akhir merupakan halaman untuk memonitor laporan akhir
pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang telah didanai. Laporan yang sudah diunggah bisa dilihat pada isi kolom laporan yang sudah diunggah.
SIMPULAN 1. Kesimpulan
Dari hasil proyek akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang” dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
a. SIM P3M Politeknik Negeri Semarang ini dapat digunakan admin, manajemen,
reviewer dan pengusul dalam mengakses maupun memberikan informasi tentang
penelitian dan pengabdian.
b. SIM P3M Politeknik Negeri Semarang ini sudah diuji coba kepada pengguna. c. Sistem informasi ini dapat diakses menggunakan jaringan intranet maupun
intranet Politeknik Negeri Semarang dengan alamat simp3m.polines.ac.id 2. Saran
Harus ada pengembangan yang berkelanjutan agar SIM P3M mampu memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan update sesuai perkembangan serta dibuat user friendly.
DAFTAR PUSTAKA
Hakim, Lukmanul. (2010). Bikin Website Super Keren denan PHP & jQuery.
Yogyakarta : Lokomedia.
Hidayat, Taufik. (2014). ERD (Entity Relationship Diagram. Diambil dari :
PROSIDING SENTRINOV Vol. 001, Tahun 2015 | ISSN: 2477 – 2097 359
Kadir, Abdul. (2008). Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP.
Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Madcoms dan Penerbit Andi Yogyakarta. 2009. Menguasai XHTML, CSS, PHP, &MySQL Melalui Dreamweaver. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Nugroho, Bunafit. (2004). Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQ. Yogyakarta : Penerbit Gava Media.
Nugroho, Bunafit. (2012). Dasar Pemrograman Web PHP-MySQL dengan Dreamweaver. Yogyakarta : Penerbit Gava Media.
Prastika, Ninda dan Septina Budi Kurniawati. (2014). Sistem Informasi Manajemen I-Waroeng Berbasis Web Pada Restoran Bebek HT Semarang dan Solo, Semarang :
Politeknik Negeri Semarang.
Wardani, Dyah Risma dan Faridhatul Unsiyyah. (2015). Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Politeknik Negeri Semarang,
