BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Rencana Strategis Satuan Kerja Bagian Umum dan Protokol Setda Kota
Semarang Tahun 2010-2015 adalah Dokumen Perencanaan yang substansinya
memuat visi, misi dan arah kebijakan operasional dan merupakan satu kesatuan
dengan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota
Semarang Tahun 2010-2015. Penyusunan dilakukan secara terencana, bertahap
dan system atas yang didasarkan sesuai dengan kewenangan yang dimiliki,
karakteristik daerah, kemampuan dan kebutuhan daerah serta mampu
mengkoordinir aspirasi dan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dalam
kurun waktu lima tahun yang akan datang.
Rencana strategis SKPD Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah
Kota Semarang adalah
1. Peningkatan kualitas pemahaman dan kemampuan aparatur di bidang Tata
Usaha, Keprotokolan, dan Keuangan;
2. Mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dan tata pemerintahan yang
baik;
Rencana strategis SKPD Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah
Kota Semarang Tahun 2010-2015 dimaksud untuk mengkoordinasi kepentingan
masyarakat dalam mewujudkan pelayanan kepada masyarakat serta Tata
Pemerintahan yang baik.
Penyusunan dengan memperhatikan dinamika perubahan masyarakat
melalui pendekatan partisipatif atas bawah (Top Down) dan bawah atas (Bottom
Up). Dengan demikian perencanaan yang disusun merupakan konsisten bersama
dan menjadi acuan pelaksanaan kebijakan program secara berkesinambungan.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan disusun Rencana Strategi SKPD Bagian Umum dan
Protokol Setda Kota Semarang Tahun 2010-2015 merupakan dokumen
perencanaan yang bersifat mikro, sebagai pedoman pelaksanaan kebijakan
Protokol Sekretariat Daerah Kota Semarang juga digunakan sebagai pedoman
dalam penyusunan Rencana Kerja Satuan Perangkat Daerah (RENJA SKPD) dan
penyusunan Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK).
C. LANDASAN HUKUM
Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Bagian Umum dan
Protokol Setda Kota Semarang Tahun 2010-2015 disusun berdasarkan :
1. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
2. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;
3. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pertanggungjawaban
Keuangan Negara;
4. Undang-undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional (SPPN);
5. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125,Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah
diubah beberapa kali, terakhit dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008
tentang perubahan Kedua atas Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004
tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4844);
6. Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Pembagian Kekayaan antara
Pemerintah Pusat dan Daerah (Peraturan Negara Republik Indonesia Tahun
2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4438);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan Tata Cara
Penyusunan Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21,
8. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 3 Tahun 2008 tentang
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun
2005-2025 (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2008 Nomor 3
Seri E Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 3
Seri E Nomor 3);
9. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 9 Tahun 2007 tentang Tata Cara
Penyusunan Rencana Pembangunan Daerah (Lembaran Daerah Kota
Semarang Tahun 2008 Nomor 3, Tambahan Lembaran Daerah Kota
Semarang Nomor 13);
10. Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan
Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Semarang.
11. Peraturan Walikota Kota Semarang Nomor 21 Tahun 2008 tentang
Penjabaran Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah Kota Semarang;
12. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rencana
Pembangunan Jangka Panjang Daerah ( RPJPD ) Kota Semarang Tahun
2005-2025 (Lembaran Daerah Kota Semarang Tahun 2010 Nomor 8 ,
Tambahan Lembaran Daerah Kota Semarang Nonmor 43 ).
D. HUBUNGAN RENSTRA SKPD DENGAN DOKUMEN PERENCANAAN LAINNYA
Renstra SKPD Bagian Umum dan Protokol Tahun 2010-2015 mempunyai
kaitan erat dengan Rencana Satuan Perangkat Daerah (RENJA SKPD) Bagian
Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Semarang dan Rencana Anggaran
Satuan Kerja (RASK).
Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah Bagian Umum dan Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Semarang merupakan Kerja Tahunan Bagian Umum dan
Protokol Setda Kota Semarang.
Sedangkan Rencana Anggaran Satuan Kerja (RASK) merupakan dokumen
boleh menyinggung dari Renstra SKPD Bagian Umum dan Protokol Sekretariat
Daerah Kota Semarang.
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penyusunan Renstra SKPD Bagian Umum dan Protokol
Sekretariat Daerah Kota Semarang Tahun 2010-2015 sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang b. Maksud dan Tujuan c. Landasan Hukum
d. Hubungan Renstra SKPD dengan Dokumen Perencanaan Lain e. Sistematika penulisan
BAB II GAMBARAN PELAYANAN SKPD
a. Kondisi Umum Daerah Masa Kini
b. Kondisi Yang Diinginkan dan Proyeksi ke Depan
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
a. Stuktur Organisasi
b. Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan c. Tugas dan Fungsi
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA
KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN
BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SKPD
A. KONDISI UMUM BAGIAN UMUM DAN PROTOKOL
Dengan melihat perkembangan situasi dalam penyelenggaraan pelayanan
publik telah mendorong perlunya penyempurnaan dan penyesuaian landasan
penyelenggaraan pelayanan publik sehingga Bagian Umum dan Protokol
Sekretariat Daerah Kota Semarang ingin mewujdukan suatu pelayanan yang
efektif dan efisien kepada masyarakat maupun antar unit kerja.
Adapun kondisi saat ini yang sudah dapat diwujudkan atau dicapai sesuai
dengan yang direncanakan adalah sebagai berikut :
- Peningkatan kualitas sumber daya aparatur di bidang tata usaha, keprotokolan,
dan Keuangan.
- Pengembangan Sistem Informasi Surat Menyurat.
B. KONDISI YANG DIINGINKAN DAN PROYEKSI KEDEPAN - Meningkatkan sistem pelayanan khususnya pelayanan ketatausahaan dan
keprotokolan.
- Terwujudnya pelayanan publik yang prima kepada masyarakat sesuai dengan
Standar Pelayanan Minimal.
- Terwujudnya Sistem Informasi Surat Menyurat.
- Tersusunnya mekanisme surat menyurat Setda Kota Semarang.
- Terpenuhinya sarana dan prasarana sehingga kinerja pelayanan umum pada
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
A. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Bagian Umum dan Protokol Setda Kota Semarang sesuai
dengan Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat dan Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Semarang dan Peraturan Walikota
Semarang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi
Sekretariat Daerah Kota Semarang, adalah sebagai berikut :
1. Kepala Bagian Umum
2. Sub Bagian Tata Usaha ;
3. Sub Bagian Protokol ;
4. Sub Bagian Keuangan.
Masing-masing Sub Bagian tersebut dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian
yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum dan
Protokol.
Bagan Struktur Organisasi Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM DAN PROTOKOL SETDA KOTA SEMARANG
B. Susunan Kepegawaian dan Perlengkapan
Komposisi SDM yang dimiliki oleh Bagian Umum dan Protokol Setda Kota
Semarang diisi oleh 52 personil, dengan komposisi sebagai berikut :
a. Berdasar Pangkat dan Golongan :
c. Berdasarkan Status Pendidikan
d. Berdasarkan Jenis Kelamin :
1. Laki-laki : 29 Orang
2. Perempuan : 23 Orang
Jumlah : 52 Orang
C. TUGAS DAN FUNGSI
Bagian Umum dan Protokol Setda Kota Semarang memiliki tugas melaksanakan
kewenangan otonomi daerah dibidang Pelayanan Umum.
Dalam penyelenggaraan tugas-tugas tersebut, Bagian Umum dan Protokol Setda Kota
Semarang memiliki fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok Bagian Umum dan Protokol Setda:
Menyusun bahan perumusan kebijakan pemerintahan daerah dan
mengkoordinasikan pelaksanaan tugas di bidang tata usaha, bidang protokol,
dan bidang Keuangan.
2. Fungsi Bagian Umum dan Protokol Setda :
a. Penyusunan bahan perumusan kebijakan umum pemerintahan daerah di
bidang tata usaha, bidang protokol, dan bidang keuangan;
b. Penyusunan rencana program dan rencana kerja anggaran di bidang tata
usaha, bidang protokol, dan bidang keuangan;
c. Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang tata usaha, bidang protocol,
dan bidang keuangan;
d. Pelaksanaan pelayanan administratif di bidang tata usaha, bidang protokol,
dan bidang keuangan;
e. Pelaksanaan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan pengendalian di
f. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di
bidang tata usaha, bidang protokol, dan bidang keuangan;
g. Penyusunan laporan realisasi anggaran Bagian Umum dan Protokol;
h. Penyusunan laporan kinerja program Bagian umum dan Protokol;
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum
sesuai dengan bidang tugasnya.
Tugas Sub Bagian adalah : 1. Sub Bagian Tata Usaha :
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum pemerintahan daerah di
bidang tata usaha;
b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan rencana kerja
anggaran di bidang tata usaha;
c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang tata
usaha;
d. Menyiapkan bahan penerimaan surat, pengarahan surat, agenda surat,
penyampaian surat ke Walikota dan Sekretaris Daerah, mencatat disposisi
dan pendistribusian pada penanganan surat masuk;
e. Menyiapkan bahan penomoran, stempel, agenda surat keluar dan
pendistribusian pada pelayanan surat keluar;
f. Menyiapkan bahan pelayanan ekspedisi surat dinas;
g. Menyiapkan bahan penataan arsip;
h. Menyiapkan bahan pelayanan administrasi perjalanan dinas;
i. Menyiapkan bahan pelayanan tata usaha pimpinan meliputi Walikota,
Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris Daerah dan Staf
Ahli Walikota, serta Staf Khusus Walikota;
j. Menyiapkan bahan pembinaan dan pelayanan administratif di bidang tata
usaha;
k. Menyiapkan bahan penyajian data dan informasi di bidang tata usaha;
l. Menyiapkan bahan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan
pengendalian di bidang tata usaha;
m. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan di bidang tata usaha;
n. Menyiapkan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran Sub Bagian
o. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja program Sub Bagian Tata
Usaha;
p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian umum dan
Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Sub Bagian Protokol :
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum pemerintahan daerah di
bidang protokol;
b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan rencana kerja
anggaran di bidang protokol;
c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang
protokol;
d. Menyiapkan bahan atur acara, personil, tempat dan kelengkapannya dalam
pengaturan Tata Upacara kedinasan;
e. Menyiapkan bahan pelayanan dan pengkoordinasian penerimaan tamu dan
kunjungan kedinasan;
f. Menyiapkan bahan fasilitasi pelayanan dan koordinasi kegiatan protokoler
pimpinan dan acara-acara hari besar nasional;
g. Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan pembinaan keprotokolan;
h. Menyiapkan bahan penyusunan jadwal keprotokolan pimpinan;
i. Menyiapkan bahan penyusunan dokumentasi dan notulen acara
keprotokolan pimpinan;
j. Menyiapkan bahan pengaturan dan penyiapan perjalanan dinas pimpinan
yang meliputi Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten
Sekretaris Daerah dan Staf Ahli Walikota, serta Staf Khusus Walikota;
k. Menyiapkan bahan pelayanan administratif di bidang protokol;
l. Menyiapkan bahan penyajian data dan informasi di bidang protokol;
m. Menyiapkan bahan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan
pengendalian di bidang protokol;
n. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan di bidang protokol;
o. Menyiapkan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran Sub Bagian
Protokol;
p. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja program Sub Bagian
Protokol;
3. Sub Bagian Keuangan :
a. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum pemerintahan daerah di
bidang keuangan;
b. Menyiapkan bahan penyusunan rencana program dan rencana kerja
anggaran di bidang keuangan;
c. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang
keuangan;
d. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pengajuan dan pembayaran Belanja
langsung dan tidak langsung di lingkungan Sekretariat Daerah;
e. Menyiapkan bahan pengkoordinasian pencairan dan pendistribusian
anggaran ke Bendahara Pengeluaran Pembantu di lingkungan Sekretariat
Daerah;
f. Menyiapkan bahan pengkoordinasian penyusunan Laporan Keuangan
Bulanan dan pertanggungjawaban anggaran kegiatan di lingkungan
Sekretariat Daerah;
g. Menyiapkan bahan penyusunan Berita Acara pemeriksaan triwulan
Sekretariat Daerah;
h. Menyiapkan bahan pengkoordinasian penyusunan catatan laporan
keuangan bulanan dan akhir tahun di lingkungan Sekretariat Daerah;
i. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kegiatan anggaran, dokumen
pelaksanaan anggaran kegiatan dan dokumen prioritas pelaksanaan
anggaran kegiatan di lingkungan Sekretariat Daerah;
j. Menyiapkan bahan pembinaan penyelenggaraan tertib administrasi
keuangan di lingkungan Sekretariat Daerah;
k. Menyiapkan bahan pelayanan konsultasi penatausahaan keuangan
dilingkungan Sekretariat Daerah;
l. Menyiapkan bahan pelaksanaan verifikasi dan pengesahan pertanggung
jawaban anggaran kegiatan di lingkungan Sekretariat Daerah;
m. Menyiapkan bahan pelaksanaan pengelolaan dokumen anggaran kegiatan
di lingkungan Sekretariat Daerah;
n. Menyiapkan bahan pelayanan administratif di bidang keuangan;
o. Menyiapkan bahan penyajian data dan informasi di bidang keuangan;
p. Menyiapkan bahan pembinaan, pemantauan, pengawasan dan
q. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
kebijakan di bidang keuangan;
r. Menyiapkan bahan penyusunan laporan realisasi anggaran Sub Bagian
Keuangan;
s. Menyiapkan bahan penyusunan laporan kinerja program Sub Bagian
Keuangan;
t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum dan
Protokol sesuai dengan bidang tugasnya.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum sesuai
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN A. VISI
Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Semarang mempunyai Visi sebagai berikut :
Terwujudnya pelayanan prima dalam Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah sesuai Tata Pemerintahan yang baik.
B. VISI
Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Semarang mempunyai Misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan tertib administrasi ketatausahaan pimpinan dan umum
Pemerintah Kota Semarang
2. Meningkatkan pelayanan keprotokolan Pemerintah Kota Semarang
3. Meningkatkan tertib administrasi keuangan Setda Kota Semarang
C. TUJUAN DAN SASARAN Tujuan sebagai berikut :
1. Meningkatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan Setda Kota Semarang
2. Meningkatkan kelancaran tugas kegiatan di Lingkungan Pemerintah Kota
Semarang
3. Meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas yang didukung dengan
tersedianya sarana dan prasarana
4. Meningkatkan pelayanan administrasi perkantoran yang didukung dengan
buku bacaan
5. Meningkatkan kelancaran pelaksanaan penerimaan kunjungan tamu dan
kegiatan di Lingkungan Pemerintah Kota Semarang
6. Meningkatkan kelancaran Kegiatan Peringatan Hari Jadi Kota Semarang
7. Meningkatkan kelancaran Kegiatan Peringatan HUT Kemerdekaan RI
9. Meningkatkan kinerja pelayanan Surat Menyurat
10.Mempermudah dalam pencarian atau penemuan kembali arsip
11.Meningkatkan pemahaman dalam pengelolaan surat
12.Meningkatkan tertib administrasi keuangan akhir tahun yang akurat
13.Meningkatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan
anggaran
14.Meningkatkan tertib administrasi keuangan akhir bulan yang akurat
15.Tersedianya perencanaan anggaran pembangunan
16. Meningkatkan kinerja dan kesejahteraan pegawai
17.Terselenggaranya koordinasi dan komunikasi antar MUSPIDA
18.Terselenggaranya kunjungan kerja atau inspeksi Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah
19.Meningkatkan koordinasi dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah
lainnya
20.Meningkatkan Pengamanan Wilayah Kota Semarang
21.Meningkatkan Pelayanan kepada Pimpinan
Sasaran adalah sebagai berikut :
1. Tersedianya jasa kantor serta pelayanan administrasi perkantoran
2. Tersedianya jaringan komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik yang
mendukung kelancaran tugas
3. Tersedianya jasa peralatan dan perlengkapan kantor
4. Tersedianya bahan bacaan dan Peraturan Perundang – undangan
5. Tersedianya makanan dan minuman untuk kelancaran kegiatan
6. Memperingati Hari Jadi Kota Semarang
7. Menumbuhkan rasa nasionalisme terhadap Bangsa Indonesia
8. Tersedianya jasa jaminan pemeliharaan kesehatan Kepala Daerah atau Wakil
Kepala Daerah
9. Kelancaran tertib administrasi pelayanan surat
10.Tersedianya data informasi arsip dinamis aktif yang baik, lengkap dan akurat
11.Tersedianya acuan pelaksanan pengelolaan surat
12.Terpenuhinya penyusunan laporan keuangan akhir tahun
13.Terpenuhinya penyusunan RKA dan DPA
14.Terpenuhinya penyusunan laporan keuangan akhir tahun
17.Tersedianya jasa komunikasi Pemerintahan
18.Tersedianya kebutuhan biaya perjalanan dinas Kepala Daerah atau Wakil
Kepala Daerah dan biaya koordinasi Pemerintah Kota dengan instansi terkait
serta tersedianya kelancaran kunjungan kerja ke luar daerah
19.Tercapainya koordinasi yang baik dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah
Daerah lainnya
20.Tercapainya stabilitas wilayah
21.Menciptakan Pelayanan Keprotokolan yang optimal
D. STRATEGI
Setelah menentukan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, selanjutnya disusun
kebijakan , program dan kegiatan strategis Bagian Umum dan Protokol , sebagai
berikut :
Peningkatan kualitas pemahaman dan kemampuan aparatur di bidang
keprotokolan, tata usaha, dan keuangan.
E. KEBIJAKAN
1. Memberikan pelayanan sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal yang
didukung Sumber Daya Manusia yang memadai.
2. Peningkatan Kualitas Sumber Daya Manusia Aparatur di bidang Tata Usaha,
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
Rencana Program dan Kegiatan, Indikator kinerja, Kelompok Sasaran dan
Pendanaan Indikatif Bagian Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Semarang
BAB VI
INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN SASARAN RPJMD
Indikator Kinerja Bagian Umum dan Protokol Setda Kota Semarang yang
