V. REN CAN A AN GGARAN BI AYA ( RAB)
Pendahuluan
Secara m ut lak sebuah organisasi m em erlukan RAB yang seim bang, dim ana biaya- biaya yang ada dapat t ert ut upi oleh sej um lah sum berdaya. Hal ini m em bat asi
ket ergant ungan pada sat u sum ber saj a dan m em ast ikan organisasi dapat t et ap beroperasi j ika salah sat u at au lebih sum ber keuangan Anda sudah berhent i.
Untuk m enj adikan RAB sebagai salah sat u bagian t erpent ing dari usaha pengum pulan dana Anda, dalam uraian ini kam i t elah m enyat ukan saran- saran dan inform asi yang berbeda t ent ang bagaim ana m em buat RAB unt uk proposal proyek Anda. Dalam bab VI nant i kit a akan lebih j auh lagi t ent ang m anaj em en keuangan organisasi Anda.
RAB bisa j adi m erupakan bagian sangat sulit dalam pem buat an proposal. I ngat lah bahw a set iap k egiat an dan m asukan harus m em punyai tem pat dalam RAB Anda, dan sem akin banyak Anda m em bantu diri Anda sem akin baik.
1 . At ur a n um um da la m m e nyusun RAB
Sebuah RAB m em punyai dua bagian: “ pengeluaran” dan “ pem asukan” .
Pe m a su k a n (in com e)
Banyak orang yang lupa unt uk m enyebut kan bagian ini. Hal ini pent ing unt uk
m enunj ukkan sum berdaya lain yang m ana yang t ersedia unt uk m em biayai proyek Anda. Para donat ur lebih bersedia unt uk m endanai proyek yang dananya sudah sebagian t ersedia. Juga kont ribusi sukarela – sepert i penggunaan fasilit as kom put er kant or – dapat disebutkan dalam RAB.
Sebagai cont oh, j ika Anda ingin m em buat sebuah publikasi, Anda seharusnya j uga m enyat akan pem asukan yang diharapkan dari penj ualan. Mungkin j ika Anda m enginvest asikan sebagian uang organisasi unt uk m em ulai proyek at au Anda t elah t ahu past i akan m enerim a sebagian dari RAB dari sum ber donat ur lain.
Pe nge lua r a n (e x p e n se s)
Pert am a buat lah daft ar pengeluaran dengan sangat m endet ail unt uk Anda gunakan sendiri. Kem udian pisah- pisahkan m enj adi it em -it em yang berbeda yang sebaik m ungkin agar j elas bagi donat ur, sepert i: gaj i, biaya sewa, m at erial, t ransport asi, kom unikasi, peralat an, pelat ihan, publikasi, dll. Penghit ungan yang lebih det ail harus ada j ika donat ur m em int anya. Biasanya kit a j uga harus m em asukkan biaya bergerak (r unning cost) dalam proposal proyek.
Pem biayaan yang layak unt uk set iap pos pengeluaran kem udian dit ent ukan. Tidak hanya sum ber keuangannya yang darus diident ifikasi, t ipe pem biayaan perlu j uga disesuaikan dengan kegiat an dan sit uasi finansial organisasi Anda.
Biaya- biaya harus nyat a dan disusun seprakt is m ungkin. Jika Anda m em asukkan sebuah kom put er dalam RAB Anda, m isalnya, pert am a periksa harganya unt uk m enent ukan kisaran harganya.
Past ikan j uga unt uk m em asukkan biaya - biaya yang kurang j elas j um lahnya, sepert i biaya adm inist rasi ( sew a, dan t enaga st af, dll) , asuransi, pengawasan RAB, pelaporan, dan evaluasi. Sem ua kegiat an it u m em but uhkan wakt u dan uang.
Tet api j angan m enyusun RAB t erlalu pas. Proyek t idak pernah berj alan persis sepert i yang direncanakan. Jadi, sim pan ruangan t ert ent u unt uk biaya t ak t erduga
(m iscellanous cost s) yang biasanya berkisar 5 – 10% dari t ot al RAB. Ket ika segalanya m enj adi berbeda dari yang diharapkan, inform asikan pada donat ur Anda.
Jika proyek m asih cukup sesuai dengan hasil yang diharapkan, donat ur biasanya t idak keberat an j ika ada sedikit perbedaan angka dalam RAB Anda, selam a j um lah t ot al uang t idak m eningkat .
Mint alah kebut uhan Anda, t idak berlebihan dan t ent u saj a t idak kurang. Beberapa ORNOP/ LSM cenderung unt uk m em int a uang yang t erlalu sedikit , yang art inya m ereka t idak m am pu m enyelesaikan proyek at au harus m em int a lagi pada saat m ereka baru set engah j alan.
Yang lainnya m alah m em int a t erlalu banyak, karena m ereka ingin m enut upi biaya um um nya sepert i sewa kant or dan st af dari uang bant uan proyeknya.
Kadang- kadang sulit unt uk m emperkirakan berapa banyak sesuat u akan m enghabiskan biaya. Cobalah unt uk seakurat m ungkin dan m int alah saran dari organisasi yang sej alan- pikiran dengan Anda. Jika Anda t elah m enyelesaikan proyek yang ham pir sam a sebelum nya, lihat lah berapa banyak biayanya.
Dalam hal Anda m em beri gaj i kepada pekerj a, m ungkin gaj i itu m erupakan bagian pent ing dari RAB Anda. Jadi, penting Anda m e m ast ikan berapa j am- kerj a (st aff t im e) yang Anda perlukan unt uk suat u proyek. Kerj akanlah sehem at m ungkin.
Sebelum proposal besert a RAB Anda kirim kepada donat ur, sebaiknya pihak ket iga dim int ai t olong agar sem ua perhit ungan diperiksa t erlebih dahulu. Biasanya kesalahan m udah saj a dapat t erselip yang dapat m engakibat kan kesungguhan Anda t erhadap donat ur diragukan.
Lagipula bisa tim bul m asa lah selam a proyek berj alan dan kesulit an dalam laporan. Ada gunany a m elam pirkan penj elasan pada RAB. Misalnya Anda dapat m encan t u mkan: "biaya ov er h ead um um " dan m enjelaskan di bawahnya apa art inya. Anda pun dapat m engacu ke proposal. RAB jan gan t erlalu m endet ail t et api perincilah secukupnya.
• Perinci! Jangan m em int a t erlalu sedikit , dan j angan pula t erla lu banyak. Terlalu sedikit m ungkin m engakibat kan t uj uan Anda t idak akan t ercapai karena kekurangan dana. At au bisa t im bul kesan seakan - akan donat ur Anda kurang bersungguh- sung-guh. Terlalu banyak m ungkin berart i penolakan donat ur sebab RAB Anda t idak rea-list is sehingga m enim bulkan perasaan curiga pada m e reka. Mungkin j uga Anda akan dimint ai donat ur m engem balikan sisa dana. Sikap realist is adalah bukt i kredibilit as Anda.
• Past ikan bahwa sem ua akt ivit as proposal t erm uat dalam RAB Anda. Andaikan sesuat u harganya " 0" t erangkanlah sej elas- j elasnya dalam "ket erangan RAB". • Yang dibaca donat ur pert am a - tam a adalah RAB. Jika dalam pandangan m ereka RAB
itu terlalu berlebihan, m aka m ere ka m alahan akan segan m elanj ut kan m embaca. Jadi perhat ikanlah bahwa ada keseim bangan di ant ar a biay a over head dan biaya proyek, perhat ik an bahw a i t em yang kurang pent ing ( m isalnya biaya perj alanan) dalam RAB Anda t idak m elebihi 50% dari RAB it u, dsb.
• Ada baiknya bila Anda dapat m em perlihat kan bahwa sebagian anggaran yang dibut uhkan sudah berhasil Anda kum pulkan.
• Siapa sponsor lain Anda? Dulu siapa yang m em biayai Anda?
• Biaya harus berkait an dengan biaya sebenarnya. Misalnya harga sebuah publikasi t idak boleh m elebihi harga rat a- rat a buku dalam kat egori yang sam a.
• Perincilah it em -it em secara konkret . Janganlah m encant um kan: " barang cet akan" , t et api konkret kan m enj adi perangko, barang kebut uhan kant or, barang cet akan, dsb.
• Banyak Ornop/ LSM m em ohon 10% untuk "biaya lain- lain" (m iscellan eou s cost s). Hal ini diperbolehkan asalkan RAB Anda t idak t erla lu t inggi. Tet api j ika biaya lain- lain itu j um lahnya m endekat i $ 5.000, akan t erasa aneh, dan le bih baik Anda t urunkan j adi 5% .
RAFAD/ I RED
General secret ariat
3, rue de Varem bé - Case 116 1211 Geneve 20, Swit zerland Tel.: + 41.22.734.17.16, Fax: + 41.22.740.00.11 E- m ail: ired@worldcom .ch
Anda perlu akr ab dengan kedua organisasi ini ( RAFAD dan I RED) . RAFAD adalah sebuah organisasi int ernasional yang m enyediakan pelayanan kepada Ornop/ LSM dalam bidang pengum pulan dana, m anagem ent keuangan dan "t at a buku kreat if".
Visi kedua organisasi it u ialah: sum bangan keuangan kepada Ornop/ LSM di negara-negara Sela t an seharusnya lebih dari t unj angan uang ( subsidi) sem at a- m at a. Sedikit produ sen di Selatan m em puny ai akses ke kre dit bank dalam m ata uang lo kal; unt uk m em biayai perusahaan dan akt ivit as eko nom i. Mereka berusaha m em bina perkem ban-gan m ereka sendiri sehingga ket erg ant unban-gan pada bant uan t er hindarkan.
RAFAD bekerj a unt uk dan bersam a asosiasi dan perserikat an, organisasi produsen desa dan kot a, agen bant uan, bank baik di Ut ara m aupun di Selat an dan organisasi
perant ara.
• Mem bim bing kapit alisasi organisasi pem bangunan di bidang kepimpinan, m em berikan konsult asi, pelat ihan, peny uluhan, dan saran t ent ang pe ngum pulan dana.
• Mem bangun m ekanism e pent ing dan perangkat keuangan dengan t ekanan khusus pada dana yang t erj am in secara lokal dan int ernasio nal.
• Mem perbaharui dan m engalihkan pengalam an ant ar rekan j aringan kerj a dan m em beri ket erangan kepada agen bant uan int ernasional.
Gagasan RAFAD:
Ornop/ LSM pent ing unt uk m em bent uk m odal sendiri agar akhirnya t idak t ergant ung lagi pada pem biayaan asing (ex t er nal financin g) . Unt ungnya t idak ada ket er gant ungan Ornop/ LSM pada krit eria donat ur. Unt uk m ewuj udkan gaga san it u RAFAD m engem-bangkan sist em kredit dll. Cont ohnya m em an faat kan kegoncang an nilai uang, m enyim pan uang di Eropa – ket imbang di negara yang nilai inflasinya t inggi – dan m engam bilnya hanya pada saat uang it u benar- benar diperlukan. Kadang - kadang m alahan lebih m urah m em biayai proyek terle bih dahulu m elalui m ikro kredit dan m elunasinya dengan uang subsidi yang sudah dit anam di t em pat lain.
RAFAD m enganggap bahwa kenyat aan donat ur m enolak unt uk m em bant u para Ornop/ LSM unt uk m em bangun cadangan m odal m ereka sendiri sebagai salah sat u m asalah ut am a ant ara donat ur dengan kalangan Ornop/ LSM. Akibat nya, Ornop/ LSM perlu m encari dana dari sum ber lain dan kadang- kadang harus sangat kreat if dalam m engelola pem bukuannya unt uk kepast ian di m asa dat ang. Salah sat u kem ungkinan adalah Ornop/ LSM m em ulai pendanaan paralel (par allel- fund) dengan sasaran m endukung Ornop/ LSM yang sedang kebingungan.
2 . Beberapa t ips um um
• Cat at lah set iap pengeluaran/ pem belanj aan. Berikan sem ua pekerj a Anda anggaran unt uk t elepon, fax, fot okopi, t ransport asi dan t egaskan m ereka unt uk m encat at seberapa banyak yang m ereka belanj akan.
• Sediakan dana cadangan unt uk biaya ov er head dan sim pan di bank. Dana cadangan bisa digunakan unt uk m eyelesaikan m asalah aliran kas yang sifat nya sem ent ara. Unt uk j angka m enengah, dana cadangan dapat digunakan sebagai penunj ang pada saat krisis keuangan, ket ika pem asukan yang diharapkan t idak dat ang. Dana cadangan yang cukup m enunj ukkan bahwa keadaan keuangan organisasi dalam keadaan st abil, yang akan m enum buhkan rasa percaya donat ur, dan dapat dij adikan invest asi unt uk m em peroleh pem a sukan t am bahan dari pem bayaran bunga bank.
3 . Lam piran: desk ripsi penyusunan RAB
1. Gaj i dan upah ( j elaskan dan t ent ukan gaj i koordinat or proyek, pelaksana proyek dan st af pendukung)
2. Biaya t ransport asi ( j elaskan j ika int ernasional, nasional dan lokal, j ika Anda ingin m elaksanakan sebuah pelat ihan, t am bahkan biaya t ransport asi para pesert a) 3. Peralat an/ perlengkapan ( j elaskan m engapa Anda perlu m em beli peralat an t ersebut
unt uk proyek ini; t idak disediakan kom put er at au kendaraan unt uk proyekl yang kecil)
4. Biaya proyek t ert ent u ( pelat ihan, perkebunan bibit , m at erial pendidikan, kebun percobaan, dll)
5. Pencet akan ( biaya pencet akan, fot okopi, dll)
6. Biaya kom unikasi ( t elepon, fax, e- m ail, pos, dan pengant ar an)
7. Terj em ahan ( dari suat u bahasa ke bahasa lain; penerj em ahan m ungkin diperlukan unt uk publikasi at au pada pelat ihan yang Anda ingin adakan)
8. Biaya sewa ( sebagian dari biaya sewa t ahunan kant or Anda) 9. Paj ak
10. Asuransi
11. Lain- lain ( j elaskan)
12. Biaya lain- lain/ t ak t erduga ( 5- 10% ) .
Pe m a su k a n :
1. Yay asan- y ay asan 2. Bant uan pem erint ah
3. Pem asukan dari penj ualan produk 4. I uran anggot a
5. Sum bangan perorangan 6. Lain- lain ( j elaskan) .
4 . Pe n j e la sa n RAB
Setiap poin dalam RAB m ungkin m em erlukan penj elasan, terutam a j ika j um lah uangnya besar. Misalnya, t et nt ukan berapa banyak st af yang bekerj a dalam proyek, berapa j am kerj a ( pekerj a penuh at au paruh wakt u, dll) . Jelaskan kepada siapa Anda m em bayar paj ak, j elaskan m odel asuransi Anda, t ransport asi, biaya sewa ( sewa m obil at au kant or at au sebuah m esin khusus, dll) .
