RANCANG BANGUN SISTEM PELAYANAN SURAT DESA
BERBASIS WEBSITE
(Studi Kasus :
KANTOR DESA SUMBERMANJINGKULON
)
Diajukan Untuk Memenuhi
Persyaratan Guna Meraih Gelar Sarjana Strata 1 Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Malang
RIFQI LAUHUL MACHFUD 201210370311141
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
Abstrak
Pelayanan Pemerintahan merupakan aspek penting dalam kegiatan pemerintahan disuatu kantor desa. Pelayanan ini ditunjukan untuk melayani penduduk dalam hal mengurus surat atau dokumen dan segala sesuatu yang berhubungan dengan pemerintahan. Pusat kajian otonomi daerah telah melakukan sebuah kajian bahwa perlu adanya peningkatan kualitas pelayanan pemerintahan desa, baik pelayanan internal yang besifat eksternal ataupun internal, baik secara fisik maupun administrasi. Pelayanan didesa masih banyak yang menggunakan sistem konvensional, sehingga masih banyak kelemahan serta menghambat masyarakat dalam hal kepengurusan surat. Beberapa kelemahan dapat dilihat dari beberapa faktor seperti waktu pelayanan relatif lama dikarenakan masih menggunakan sistem antrian dan tidak memungkinkan warga mendapatkan pelayanan tepat waktu seperti yang diinginkan dikarenakan jam kerja yang terbatas, kurangnya pengetahuan penduduk tentang dokumen yang dibutuhkan dalam mengurus suatu surat dan hanya didapatkan pada saat proses kepengurusan sehingga penduduk harus kembali lagi kekantor desa ke esokan harinya, kemampuan ilmu komputer yang minim sehingga hanya beberapa orang yang bisa menggunakan perangkat komputer dan mengetahui format surat yang diajukan, sehingga saat terjadi kesalahan pada penulisan data identitas ataupun format surat.
Salah satu cara untuk menanggulangi kondisi tersebut maka muncul suatu ide atau gagasan membuat suatu pengembangan sistem berupa sistem website, khusunya yang menyangkut dengan pengajuan surat-surat yang dibutuhkan masyarakat, dan laporan pengajuan surat setiap tahunya. Hal ini mampu mempermudah petugas desa dan penduduk dalam hal pengajuan surat.
Maka berdasarkan uraian dan kondisi-kondisi diatas maka hasil rancangan tersebut dituangkan dalam bentuk perancangan website dengan judul “Rancang Bangun Sistem Pelayanan Surat Desa Berbasis Website (Studi Kasus : Kantor Desa Sumbermanjingkulon)”.
ABSTRACT
Government services are an important aspect of government activities in a village office. This service is shown to serve the population in matters of managing letters or documents and everything related to government. The regional autonomy study center has conducted a study that needs to improve the quality of village government services, both internal and external services, both physically and administratively. There are still many services in the village that use conventional systems, so there are still many weaknesses and hamper the community in terms of managing the letter. Some weaknesses can be seen from several factors such as relatively long service time because it still uses the queue system and does not allow residents to get timely service as desired due to limited working hours, lack of knowledge of residents about the documents needed to manage a letter and only obtained when management process so that residents must return to the village office the next day, computer science skills are minimal so that only a few people can use computer equipment and find out the format of the letter submitted, so that when an error occurs in writing identity data or letter format.
One way to overcome these conditions is to come up with an idea or idea to make a system development in the form of a website system, especially those that involve the submission of documents that are needed by the community, and report submission of letters every year. This makes it easier for village officials and residents to submit letters.
So based on the description and conditions above, the results of the design are outlined in the form of a website design entitled "Designing a Website-Based Village Letter Service System (Case Study: Sumbermanjingkulon Village Office)".
LEMBAR PERSEMBAHAN
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul rancang bangun sistem pelayanan surat desa. Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Strata Satu (S1) pada Jurusan Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Malang. Penyusunan tugas akhir ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Gita Indah Marthasari, S.T, M.Kom selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Malang.
2. Eko Budi Cahyono, S.Kom, M.T selaku Dosen Pembimbing I dan Galih Wasis Wicaksono, S.Kom., M.Cs. selaku Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu, pikiran, dan perhatian dalam pengerjaan tugas akhir.
3. Seluruh Bapak dan Ibu dosen beserta staf karyawan di Jurusan Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Malang.
4. Kedua Orang Tua tercinta, Bapak Moh Munasir dan Ibu Suparmi yang memberikan doa, finansial, dan kasih sayang yang tak pernah putus.
5. Keluarga besar Class D of IT angkatan 2012 yang telah menjadi keluarga selama menempuh pendidikan S1.
6. Teman-teman kontrakan yang menyediakan tempat dan listriknya dalam mengerjakan tugas akhir ini.
7. Teman-teman seperjuangan selalu memberikan semangat yang tidak pernah putus agar cepat lulus.
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... Judul
LEMBAR PERSETUJUAN ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERNYATAAN ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
LEMBAR PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 2 1.3 Tujuan Penelitian ... 3 1.4 Batasan Masalah ... 3 1.5 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II LANDASAN TEORI ... 5
2.1 Sistem Pelayanan Surat Desa ... 5
2.1.1 Desa ... 5
2.1.2 Surat ... 5
2.1.2.1 Syarat Kepengurusan Surat ... 6
2.1.3 Pelayanan Desa... 7
2.2 Struktur Organisasi dan Tata Kerja Pemerintahan Desa ... 7
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM ... 18
3.1 Analisa Sistem ... 18
3.1.1 Analisa Masalah ... 18
3.1.2 Analisa Kebutuhan ... 18
3.1.3 Analisa Kebutuhan Non-fungsional ... 19
3.1.4 Analisa Kebutuhan Perangkat Keras ... 19
3.2 Perancangan Sistem ... 19
3.2.1 Tahapan Pengembangan Perangkat Lunak ... 19
3.2.2 Arsitektur Sistem ... 20
3.2.3 Penerapan Managemen Prioritas Surat ... 22
3.3 Usecase Diagram ... 21
3.4 Activity Diagram... 30
3.4.1 Activity Diagram Admin ... 30
3.4.1.1 Managemen Operator ... 30
3.4.1.2 Managemen Prioritas Surat ... 32
3.4.1.3 Memvalidasi Surat ... 33
3.4.1.4 Mencetak Surat ... 33
3.4.2 Activity Diagram Operator ... 34
3.4.2.1 Memvalidasi Surat ... 34
3.4.2.2 Mencetak Surat ... 35
3.4.2.3 Managemen User ... 36
3.4.3 Activity Diagram Penduduk ... 34
3.4.3.1 Mengganti Password ... 30
3.4.3.2 Managemen Prioritas Surat ... 32
3.4.3.3 Memvalidasi Surat ... 33
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN ... 50
4.1 Implementasi ... 50
4.1.1 Perangkat Keras ... 50
4.1.2 Perangkat Lunak ... 50
4.1.3 Implementasi Basis Data ... 50
4.1.3.1 Implementasi Tabel ... 51
4.1.4 Implementasi Interface... 53
4.1.4.1 Implementasi Interface Penduduk ... 53
4.1.4.2 Implementasi Interface Operator ... 54
4.1.4.3 Implementasi Interface Admin ... 56
4.2 Pengujian ... 60
4.2.1 Rencana Pengujian ... 60
4.2.2.2 Pengujian White Box Mengajukan Surat Versi 2.0 ... 63
4.2.2.3 Pengujian White Memvalidasi Surat ... 64
4.2.2.4 Pengujian White Box Mencetak Surat ... 65
4.2.2.5 Managemen Prioritas Surat ... 66
4.2.2.6 Managemen Operator ... 67
4.2.2.7 Managemen User ... 70
4.2.2.8 Mengecek Status Surat ... 71
4.2.2.9 Mengganti Password ... 72
4.2.3 Pengujian User Accepted Test ... 73
4.2.4 Pengujian Black Box ... 73
4.2.4.1 Pengujian Black box penduduk ... 80
4.2.4.2 Pengujian Black box Operator ... 80
4.2.4.3 Pengujian Black box Admin ... 81
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 82
5.1 Kesimpulan... 82
5.2 Saran ... 82
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 Arsitektur alr sistem versi 1.0... 21
Gambar 3. 2 Arsitektur alur Sistem versi 2.0 ... 21
Gambar 3. 3 Usecase Diagram versi 1.0 ... 23
Gambar 3. 4 Usecase Diagram versi 2.0 ... 27
Gambar 3. 5 Activity Diagram Tambah data operator ... 30
Gambar 3. 6 Activity Diagram Edit data operator ... 31
Gambar 3. 7 Activity Diagram Hapus data operator ... 32
Gambar 3. 8 Activity Diagram Managemen Prioritas Surat ... 32
Gambar 3. 9 Activity Diagram Memvalidasi Surat ... 33
Gambar 3. 10 Activity Diagram Mencetak Surat ... 34
Gambar 3. 11 Activity Diagram Memvalidasi Surat... 35
Gambar 3. 12 Activity Diagram Mencetak Surat ... 35
Gambar 3. 13 Activity Diagram Tambah data user ... 36
Gambar 3. 14 Activity Diagram Cetak data user ... 37
Gambar 3. 15 Activity Diagram Mengganti Password ... 37
Gambar 3. 16 Activity Diagram Mengecek status surat ... 38
Gambar 3. 17 Activity Diagram Mengajukan Surat Versi 1.0 ... 39
Gambar 3. 18 Activity Diagram Mengajukan Surat Versi 2.0 ... 39
Gambar 3. 19 Sequence Diagram Tambah Data Operator ... 40
Gambar 3. 20 Sequence Diagram Edit data operator ... 41
Gambar 3. 21 Sequence Diagram Hapus data operator ... 41
Gambar 3. 22 Sequence Diagram Managemen Prioritas Surat ... 42
Gambar 3. 23 Sequence Diagram Memvalidasi Surat ... 42
Gambar 3. 24 Sequence Diagram Mencetak Surat ... 43
Gambar 3. 25 Sequence Diagram Tambah data user... 44
Gambar 3. 26 Sequence Diagram Mencetak data user ... 44
Gambar 3. 27 Sequence Diagram Memvalidasi Surat ... 45
Gambar 3. 28 Sequence Diagram Mencetak Surat ... 45
Gambar 3. 29 Sequence Diagram Mengganti Password... 46
Gambar 3. 30 Sequence Diagram Mengecek status surat ... 46
Gambar 3. 31 Sequence Diagram Mengajukan Surat ... 47
Gambar 3. 32 UML Diagram ... 47
Gambar 4. 1 Form Home ... 53
Gambar 4. 2 Form Mengajukan Surat... 54
Gambar 4. 3 Form Memvalidasi surat ... 54
Gambar 4. 4 Form Mencetas surat ... 55
Gambar 4. 5 Tampilan Surat ... 55
Gambar 4. 6 Form Arsip Surat ... 56
Gambar 4. 7 Form Managemen Operator ... 57
Gambar 4. 8 Form Managemen prioritas surat ... 57
Gambar 4. 9 Form Memvalidasi surat ... 58
Gambar 4. 10 Form Mencetak surat ... 58
Gambar 4. 11 Tampilan surat ... 59
Gambar 4. 12 Form Arsip surat ... 59
Gambar 4. 13 Flowgraph mengajukan surat versi 1.0 ... 62
Gambar 4. 14 Flowgraph mengajukan surat versi 2.0 ... 63
Gambar 4. 15 Flowgraph memvalidasi surat ... 64
Gambar 4. 16 Flowgraph mencetak surat ... 65
Gambar 4. 17 Flowgraph managemen prioritas surat ... 66
Gambar 4. 18 Flowgraph tambah data operator ... 67
Gambar 4. 19 Flowgraph edit data operator ... 68
Gambar 4. 20 Flowgraph edit data operator ... 69
Gambar 4. 21 Flowgraph tambah data user ... 70
Gambar 4. 22 Flowgraph cetak data user ... 71
Gambar 4. 23 Flowgraph mengecek status surat ... 72
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Penjelasan Usecase Sistem Pelayanan Surat Desa Versi 1.0 ... 23
Tabel 3. 2 Penjelasan Usecase Diagram Sistem Pelayanan Surat Versi 2.0 ... 28
Tabel 4. 1 Tabel Hubungan cyclomatic complexity dengan resiko ... 61
Tabel 4. 2 Pilihan Jawaban UAT ... 74
Tabel 4. 3 Bobot Nilai UAT ... 74
Tabel 4. 4 Pertanyaan Kuesioner ... 74
Tabel 4. 5 Data Jawaban Kuesioner... 76
Tabel 4. 6 Data Kuesioner Setelah diolah ... 77
Tabel 4. 7 Pengujian Black box penduduk ... 80
Tabel 4. 8 Pengujian Black box operator ... 80
DAFTAR PUSTAKA
[1] Afghan Amar Pradipta., Yuli Adam Prasetyo, ST.,MT., Nia Ambarsari, S.Si.,MT. “Pengembangan WEB E-Commerce Bojana Sari Menggunakan Metode Prototype” e-proceeding of Engineering: Vol 2, No.1 April 2015 Page 1042, Universitas Telkom Kabupaten Bandung.
[2] Cindi Yolanda, Mulyanto Widodo, Bambang Riadi “Penggunaan Bahasa Indonesia Pada Surat Dinas Di Kantor Kecamatan Mesuji Serta Implikasi” Prodi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia FKIP Universitas Lampung. [3] Febriyan Fandi Dwi Imaniawan, Fanny Fatma Wati “Sistem Informasi
Administrasi Kependudukan Berbasis Web Pada Desa Bogangin Sumpiuh”
IndonesianJournal on Networking and Security- Volume 7 No 3- 2017
[4] Hartono, Dwiarso Utom, Edy Mulyanto “Electronic Government Pemberdayaan Pemerintahan dan Potensi Desa Berbasis Web” Pascasarjana Teknik Informatika Universitas Dian Nuswantoro, Jurnal Teknologi Informasi, Volume 6 Nomor 1, April 2010.
[5] Herpendi “Sistem Informasi Desa Kecamatan Takisung” Jurnal Sains dan Informatika Volume 3, Nomer 2, November 2017 Politeknik Negeri Tanah Laut Kalimantan Selatan.
[6] M. Nuris “ WHITE BOX TESTING Pada Sistem Penilaian Pembelajaran” Central Library Of Maulana Malik University Of Malang, Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang 2015.
[7] Rani Susanto, Anna Dara Andriana “ Perbandingan Model Waterfall dan Prototyping Untuk Pengembangan Sistem Informasi” Majalan Ilmiah UNIKOM Vol. 14 No.1.
[8] Rezki Kurniati, Jaroji, Agustiawan “Sistem Layanan Mandiri Dikantor Desa Berbasis Web” Jurnal INOVTEK POLBERG-Seri Informatika, Vol.3, No.1, Juni 2018.
[9] Syarif Hidayatulloh, Cisde Mulyadi “Sistem Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Candigatak Berbasis Web” Jurnal IT Cida Vol 1 No. 1, Desember 2015.
[10] Tenia Wahyunningrum, Dwi Januarita “ Implementasi dan Pengujian Web E-commerce untuk Produk Unggulan Desa” Jurnal Komputer Terapan, Vol 1, No1, Mei 2015, 57-66. ST3 Telkom Purwokerto.
[11] Tio Renndy Winarna, Ismiarta Aknuranda, Mochamad Chandra Saputra “Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Keterangan Studi Kasus: Pemerintahan Desa Legundi Kecamatan Karangjati Kabupaten Ngawi” Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu komputer Vol.2 No.13, Desember 2018.
[12] Yulianti Sibaroni, Mahmu Imrona, Erwin Budi Setiawan, Feby Ali Dzhuhri “Aplikasi Pelayanan Administrasi Desa Berbasis Web Programing” Fakultas Informatika Universitas Telkom, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Yogyakarta, 6 Juni 2015.
