( 2017- 2021 )
SEKOLAH TINGGI ELEKTRONIKA DAN KOMPUTER
( STEKOM )
SEMARANG
Jl. Majapahit No. 605 & 304 Semarang Telp. 024-6723456, Fax. 024-6710144
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan pemanfaatan dan penggunaan teknologi sudah hampir memasuki seluruh aspek kehidupan. Salah satu kemajuan tersebut adalah di bidang sistem informasi, yang saat ini memberikan kemudahan kepada manusia dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari.
Perkembangan teknologi di bidang sistem informasi tersebut tidak lepas dari perkembangan pada sub bidang lainnya, seperti arsitektur komputer, rekayasa perangkat lunak, dan jaringan komputer.
Saat ini sistem informasi berbasis komputer telah diterapkan pada sistem-sistem terpadu seperti Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Manajemen, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Pakar, Sistem Pendukung Keputusan, dan pengembangan lainnya. Semuanya itu dibangun untuk mendapatkan kebutuhan informasi yang efisien dan efektif untuk mendukung pengambilan keputusan dalam manajemen. Perkembangan lain yang cukup pesat adalah teknologi informasi melalui Internet. Dengan teknologi ini membuat beberapa kegiatan seperti bertransaksi, menyebarkan dan mendapatkan informasi dari satu lokasi ke lokasi lain dapat dilaksanakan dengan mudah dan
menyenangkan. Penyebaran informasi maupun transaksi secara online
dapat diterapkan pada pendidikan, dengan cara mengembangkan sistem informasi akademik pada suatu lembaga pendidikan. Beberapa insitusi akademik telah menggunakan media internet ini untuk
mempublikasikan sistem informasi akademik, namun pada umumnya
masih banyak yang berisikan informasi-informasi bersifat statis mengenai profil organisasi, jurnal penelitian, kegiatan akademik, dan non akademik.
Sejalan dengan itu STEKOM Semarang sebagai salah satu perguruan tinggi swasta di Jawa Tengah, terus berkembang untuk berbenah diri agar menjadi lebih baik dan tetap dapat bersaing dengan lembaga pendidikan lainnya.
Selama ini kemudahan untuk memperoleh data dan informasi akademik bagi mahasiswa, dosen, maupun pimpinan di lingkungan STEKOM Semarang masih belum terwujudkan, karena proses akademik masih dilakukan secara manual. Permasalahan-permasalahan lain muncul seiring dengan dengan bertambahnya jumlah mahasiswa; seperti kelambatan laporan hasil akademik, dokumentasi yang belum baik, pelayanan administratif yang begitu lama, semuanya itu dapat menghambat kelancaran proses akademik secara keseluruhan.
Penggunaan komputer dan jaringan komputer yang tersedia selama ini juga belum optimal, sehingga kelancaran dalam memproses data-data akademik menjadi terhambat. Beberapa kendala tersebut adalah
a. Aplikasi yang tersedia masih sedikit dan bersifat single-user
b. Data antar bagian belum terintegrasi
c. Sering terjadi redudansi data dan inkonsistensi data
d. Pekerjaan sering tertunda sehingga tidak efisien
Permasalahan-permasalahan tersebut bilamana tidak segera diatasi akan dapat mempengaruhi kinerja STEKOM Semarang di masa yang akan datang, khususnya di dalam memenuhi visi, misi dan tujuan organisasi.
1.2 Perumusan Masalah
Melihat kelemahan-kelemahan sistem yang selama ini berjalan, maka didapatkan perumusan masalah “ Bagaimana mengembangkan sistem informasi akademik yang dapat meminimalisasi masalah yang ada pada STEKOM Semarang ? ”
Tahapan dalam menganalisis dan merancang sebuah sistem informasi akademik disini memanfaatkan jaringan komputer yang ada di STEKOM Semarang. Supaya pembahasan tidak terlalu melebar maka diberikan ruang lingkup sebagai berikut :
a. Sistem informasi akademik ini hanya dirancang untuk pengguna di
lingkungan STEKOM Semarang seperti pimpinan, dosen, administrasi akademik, dan mahasiswa.
b. Sistem yang akan diselesaikan dengan sistem informasi akademik di
sini adalah pengolahan data yang meliputi PMB, mahasiswa, dosen, administrasi keuangan, absensi perkuliahan, ujian, penilaian, dan bimbingan tugas akhir, sampai dengan wisuda. Karena banyaknya yang akan dibuat, maka beberapa sistem tersebut dibuatkan modul tersendiri namun database yang digunakan tetap sama sehingga selalu terintegrasi.
c. Tahapan pembuatan sistem informasi akademik ini dimulai dari
perencanaan, analisa, perancangan sampai dengan implementasi.
Dari hasil perumusan masalah yang telah disusun, tujuan yang akan dicapai adalah
a. Rancangan sistem informasi akademik untuk STEKOM Semarang,
b. Memberi gambaran kebutuhan sistem informasi akademik untuk
pengembangan STEKOM Semarang yang akan datang,
c. Membantu sistem pengambilan keputusan bagi pimpinan di STEKOM
Semarang.
1.3 Metodologi Penyelesaian
Metodologi yang digunakan untuk perancangan sistem informasi
akademik ini menggunakan siklus hidup sistem atau System Life Cycle
(SLC), yaitu dari perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, implementasi dan perawatan sistem.
a. Metode Analisis
- Melakukan perincian analisis kebutuhan dengan cara mengamati sistem informasi akademik yang selama ini berlangsung khususnya dalam hal pelayanan data-data akademik.
- Memilih metode penyelesaian berdasarkan studi pustaka untuk mendapatkan teori-teori yang berhubungan sistem informasi akademik
- Menyusun kerangka penyelesaian berdasar hasil studi pustaka.
b. Metode Perancangan
Hasil dari analisa digunakan untuk :
- Merancangmodel aplikasi untuk sistem yang diusulkan
- Merancang Data Flow Diagram (DFD)
- Merancang Entity Relationship Diagram (ERD)
- Merancang sistem basis data (database)
- Merancang konfigurasi sistem
- Merancang prototipe sistem
1.4 Kerangka Pemikiran
Kerangka pemikiran yang digunakan dalam penulisan ini adalah seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Kerangka Penelitian
Dari analisa sistem lama akan diketahui atau didapatkan adanya permasalahan-permasalahan yang ada selama ini, kemudian dilakukan proses pengembangan sistem yang dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu perencanaan, analisis, dan terakhir perancangan. Selama proses pengembangan sistem ini juga terdapat pengaruh dari faktor-faktor yang mempengaruhi terbentuknya sistem seperti teknologi, peraturan-peraturan, visi dan misi, dan lain-lainnya.
Hasil pengembangan sistem ini berupa prototip program, bilamana prototip belum dapat diterima maka perlu di kaji ulang dengan kembali ke tahapan perencanaan sistem. Bilamana prototip dapat diterima, maka prototip berupa rancangan sistem informasi akademik dapat digunakan untuk usulan tahapan operasional berikutnya. Analisa Sistem Lama Sistem Informasi Akademik PMB, Registrasi Mhs, Dosen, Absensi Kuliah, Ujian, Penilaian, KHS, Tugas akhir, Wisuda, Alumni Perencanaan Analisis Perancangan Implementasi L LIINNGGKKUUNNGGAANN
•
•
TTeekknnoollooggii:: --AArrssiitteekkttuurrKKoommppuutteerr -- SSooffttwwaarreeeennggiinneeeerriinngg --JJaarriinnggaannKKoommppuutteerr•
•
PPeerraattuurraann--ppeerraattuurraann:: --PPeerraattuurraannPPeemmeerriinnttaahhtteennttaanngg S SiisstteemmPPeennddiiddiikkaann•
•
VViissiiddaannMMiissii•
•
KKeekkuuaattaann,,ppeelluuaanngg,, hhaammbbaattaann,, d daann t taannttaannggaannII. DATA DAN FAKTA
2.1 Kegiatan Akademik
Untuk menganalisa sistem informasi akademik yang sedang berjalan di STEKOM Semarang selama ini, maka dapat melihat dan mempelajari alur sistem yang sudah ada seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.
1 Mulai
Calon Mahasiswa Panitia PMB
Pendafta-ran Mhs 1 Test PMB 1 Pengumu man Test 1 2
Direktur BAU BAAK
2 3 Pemberi-an NPM 3 2 Laporan 4 Administra si & Keuangan 4 1 2 5 Kebijakan 1 Pemberi-an formulir KRS 5
BAU BAAK Mahasiswa Dosen Pengisian KRS 6 6 Administra si & Keuangan 1 2 8 7 3 Perwalian 7 9 Perkulia-han 9 8 Ujian 10 10 Penilaian Ujian Arsip 11 11 KaProgdi Pengola-han Nilai Pengesah an Nilai 12 12 Penerbi-tan KHS 1 2 9 3 13 14 13 Semester Akhir ? 14 Arsip 15 Tidak Pembua-tan TA Uji TA Ya 1 2 16 8 5 15 16 SK lulus Transkrip 16 1 2 17 16 17 Wisu da 17 Selesai
Gambar 2 Kegiatan Akademik
Dari Gambar 2 tersebut dapat digunakan untuk menganalisa proses dari sistem penerimaan mahasiswa baru sampai akhir masa studi yang sedang berjalan di STEKOM Semarang.
2.2 Penerimaan Mahasiswa Baru ( PMB )
Adapun prosedur dari penerimaan mahasiswa baru selama ini di STEKOM sebagai berikut :
a. Calon mahasiswa membeli formulir pendaftaran dari panitia PMB
b. Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran PMB sesuai
ketentuan.
c. Bukti pembayaran, lampiran persyaratan dan formulir pendaftaran
yang telah diisi dan ditandatangani oleh calon mahasiswa diserahkan kepada panitia PMB dan panitia PMB mencatatnya didalam buku pendaftaran mahasiswa menurut program studi dan calon mahasiswa mendapatkan kartu test dan jadual test.
d. Calon mahasiswa mengikuti test PMB.
e. Pengumuman hasil seleksi test oleh dan ditandatangi panitia PMB.
f. Jumlah mahasiswa yang lulus seleksi test dilaporkan oleh ketua
panitia PMB kepada Pimpinan STEKOM dan BAUK untuk keperluan keuangan dan administrasi akademik.
g. BAUK didamping BAAK memberi NPM kepada mahasiswa yang sudah
melunasi pembayaran sekaligus Kartu Mahasiswa.
2.3 Perkuliahan
Waktu perkuliahan untuk program D-3 minimum 6 semester dan maksimum 10 semester, sedangkan untuk program S1 minimum 8 semester dan maksimum 12 semester.
2.3.1 Perkuliahan Semester Ganjil
Adapun proses perkuliahan pada semester Ganjil selama ini di STEKOM sebagai berikut :
a. Mahasiswa yang sudah diterima, mengambil formulir Kartu Rencana
b. Formulir KRS diisi oleh mahasiswa sesuai dengan mata kuliah yang ditawarkan, kemudian KRS ditandatangani oleh mahasiswa dan Dosen Wali.
c. Mahasiswa membawa KRS yang sudah ditandatangani ke bagian
keuangan untuk membayara uang SKS dan biaya-biaya lain sesuai peraturan yang berlaku di STEKOM.
d. Sesudah mahasiswa membayar sesuai KRS, bagian keuangan
membagikan tanda pembayaran sesuai lembaran-lembaran yang ada.
- Warna putih untuk mahasiswa
- Warna kuning untuk dosen Dosen Wali (DW)
- Warna biru untuk BAUK
- Warna merah untuk BAAK
- Warna hijau untuk arsip / Tata Usaha
e. Selesai pembayaran, barulah mahasiswa diperkenankan mengikuti
kuliah semester ganjil
f. Dalam pertengahan semester diadakan Ujian Tengah Semester
(UTS).
g. Nilai UTS dipegang dan disimpan oleh dosen yang bersangkutan,
dan mahasiswa memegang nilai UTS pada kertas ujiannya.
h. Selesai kuliah semester ganjil diadakan UAS. Nilai UAS dipegang dan disimpan dosen yang bersangkutan dan mahasiswa juga memegang nilai UAS pada kertas ujiannya.
i. Nilai Akhir Semester (NAS) meliputi Absensi kehadiran, Tugas,
Project, UTS, dan UAS. Nilai Akhir Semester dinyatakan dalam huruf yaitu A,A-,AB,B+,B,B-,BC,C+,C,C-, CD,D+,D, atau E.
j. NAS ini diserahkan oleh dosen bersangkutan kepada Ketua Program
Studi untuk ditandatangani. Kemudian Ketua Program Studi mengirimkan NAS kepada BAAK.
k. Setelah NAS diterima oleh BAAK, segera dicetak Kartu Hasil Studi (KHS) dan dibawa ke Ketua Program Studi untuk ditandatangani.
l. KHS yang ditandatangani dibagikan sesuai lembaran-lembaran KHS yang ada :
- Lembar I untuk mahasiswa
- Lembar II untuk dosen PA
- Lembar III untuk BAAK
- Lembar IV untuk arsip / Tata Usaha Jurusan
- Lembar V untuk dikirimkan kepada orang tua / wali mahasiswa.
2.3.2 Perkuliahan Semester Genap
Adapun proses perkuliahan pada semester Ganjil selama ini di STEKOM sebagai berikut :
a. Setelah mahasiswa menerima KHS semester ganjil, ia segera
mengambil formulir KRS dari BAAK.
b. Formulir KRS diisi oleh mahasiswa sesuai dengan mata kuliah yang
ditawarkan, kemudian KRS ditandatangani oleh mahasiswa dan Dosen Wali.
c. Mahasiswa membawa KRS yang sudah ditandatangani ke bagian
keuangan untuk membayara uang SKS dan biaya-biaya lain sesuai peraturan yang berlaku di STEKOM.
d. Sesudah mahasiswa membayar sesuai KRS, bagian keuangan
membagikan tanda pembayaran sesuai lembaran-lembaran yang ada.
- Warna putih untuk mahasiswa
- Warna kuning untuk DW
- Warna biru untuk BAUK
- Warna merah untuk BAAK
- Warna hijau untuk arsip / Tata Usaha Jurusan
e. Selesai pembayaran, barulah mahasiswa diperkenankan mengikuti
kuliah semester genap.
g. Nilai UTS dipegang dan disimpan oleh dosen yang bersangkutan, dan mahasiswa memegang nilai UTS pada kertas ujiannya.
h. Selesai kuliah semester genap diadakan UAS. Nilai UAS dipegang
dan disimpan dosen yang bersangkutan dan mahasiswa juga memegang nilai UAS pada kertas ujiannya.
i. Nilai Akhir Semester (NAS) meliputi Absensi kehadiran, Tugas,
Project, UTS, an UAS. Nilai Akhir Semester dinyatakan dalam huruf yaitu A,A-,AB,B+,B,B-,BC,C+,C,C-, CD,D+,D, atau E.
j. NAS ini diserahkan oleh dosen bersangkutan kepada Ketua Program
Studi untuk ditandatangani. Kemudian Ketua Program Studi mengirimikan NAS kepada BAAK.
k. Setelah NAS diterima oleh BAAK, segera dicetak Kartu Hasil Studi (KHS) dan dibawa ke Ketua Program Studi untuk ditandatangani.
l. KHS yang ditandatangani dibagikan sesuai lembaran-lembaran KHS
yang ada :
- Lembar I untuk mahasiswa
- Lembar II untuk DW
- Lembar III untuk BAAK
- Lembar IV untuk arsip / Tata Usaha Jurusan
- Lembar V untuk dikirimkan kepada orang tua / wali mahasiswa.
2.4 Kegiatan Akademik Lainnya
a. Tugas Akhir
Mahasiswa Program D-III maupun S-1 yang telah lulus semua mata kuliah, diharuskan untuk menyusun tugas akhir atau skripsi. Tugas akhir yang telah selesai disusun untuk kemudian dipertahankan di hadapan tim penguji. Mahasiswa yang lulus ujian tugas akhir akan mendapatkan Surat Keterangan Lulus dari Ketua Program Studi.
b. Transkrip
Transkrip untuk masing-masing mahasiswa yang telah dinyatakan lulus diterbitkan oleh BAAK dan selanjutnya ditandatangani oleh
Ketua Program Studi dan Ketua STEKOM disampingnya sebagai mengetahui. Transkrip dibagikan bersama ijazah pada saat wisuda.
c. Wisuda
Mahasiswa yang telah mendapatkan Surat Keterangan Lulus dari Ketua Program Studi, dapat mengikuti wisuda pada waktu yang telah ditentukan.
II.5 Kendala yang Dihadapi dari Sistem yang Sedang Berjalan
Beberapa permasalahan dari sistem akademik yang sedang berjalan adalah kelambatan dan ketidak efisienan proses seperti berikut ini :
a. Pelayanan registrasi mahasiswa
b. Penyusunan buku induk mahasiswa
c. Penyusunan laporan keuangan mahasiswa
d. Penyusunan KRS ke bagian BAAK
e. Pembuatan jadual perkuliahan termasuk daftar kehadiran
f. Pembuatan berbagai Surat Keterangan
g. Pencetakan isi KHS
h. Pembuatan transkrip dan ijazah
Adapun kendala-kendala tersebut sering diakibatkan karena :
a. Pemakaian komputer yang belum optimal, masih banyak aplikasi
yang bersifat single-user dan jaringan yang sudah ada belum
dimanfaatkan secara optimal.
b. Kurang koordinasi antar bagian yang terkait sehingga sering terjadi
konversi data berulang-ulang.
c. Sering timbul duplikasi data, yang akibatnya berupa pemborosan
kertas maupun media penyimpanan.
d. Dokumentasi yang belum baik, sering hilang atau rusak sehingga
II. 6 Alternatif Pemecahan Masalah
Apabila permasalahan tersebut tetap dibiarkan, akan berkibat menghambat proses akademik dan menurunkan kredibilitas lembaga yang akhirnya juga menghambat tujuan organisasi.
Pemecahan masalah yang diusulkan adalah
a. Meningkatkan SDM masing-masing personal pelaksana kegiatan
b. Pembakuan prosedur kerja dan penataan data yang bersifat baku,
baik yang dilakukan dengan komputer atau tidak.
c. Menerapkan sistem informasi akademik berbasis jaringan komputer
lokal yang mengutamakan pada proses otomatisasi.
Disini dipilih pemecahan masalah dengan menerapkan komputerisasi sistem informasi akademik dan mengoptimalkan pennggunaan jaringan komputer yang telah ada. Karena metode ini dianggap paling lengkap daripada metode lainnya.
III. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisa Situasi dan KondisiKehadiran STEKOM mendapatkan tanggapan positif dari masyarakat di sekitarnya dengan indikator sebagai berikut :
a. Kepercayaan masyarakat terhadap Akademi PAT semakin besar
terhadap proses pendidikan yang ada, hal ini ditunjukkan dari tahun ke tahun STEKOM Semarang dapat memenuhi target dalam menerima mahasiswa baru. Sedangkan yang mendaftarkan diri dari tahun ke tahun menunjukkan peningkatan.
b. Sarana prasarana pendidikan seperti gedung perkuliahan,
laboratorium komputer dan elektronika, perpustakaan dan lain-lain terus ditingkatkan
Analisis situasi membantu mengukur kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan / ancaman yang dimiliki oleh STEKOM untuk memanfaatkan peluang masa depan sebagai berikut :
a. Strength ( kekuatan )
• Telah memiliki program studi DI, DIII Elektronika dan Komputer
• Tenaga edukatif, tenaga admin yang mencukupi
• Memiliki fasilitas pendukung yang lengkap seperti laboratorium
dan perpustakaan
• Memiliki kerja sama dengan beberapa institusi dan masyarakat
sekitarnya
b. Weakness ( kelemahan )
• Disiplin, tingkat efisiensi yang masih perlu disempurnakan
• Prosentase sumber daya ilmu dosen juga perlu ditingkatkan
c. Opportunity ( peluang )
• Pengembangan program studi unggulan
• Mengembangkan lebih lanjut kegiatan penelitian dosen
d. Threath ( tantangan )
• Studi lanjut bagi dosen yang memiliki prestasi keilmuan
• Program studi unggulan mampu bersaing dengan Perguruan
Tinggi lain
3.2 Analisa Tujuan dan Sasaran Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi akademik pada STEKOM diharapkan akan terbentuknya suatu prototip sistem informasi akademik yang dapat dipakai sebagai acuan pengembangan sistem informasi pada akademi sejenis yaitu tentang tata kerja administrasi bidang akademik yang berbasis komputer.
Sasaran yang ingin dicapai dalam pengembangan sistem informasi akademik adalah :
a. Kemudahan bagi pelaksanan administrasi dalam melakasanan
tugas,
b. Kemudahan dan kecepatan pelayanan kepada mahasiswa dan dosen
c. Diperolehnya ketersediaan data yang terjaga kemutakhirannya.
d. Terjaganya keamanan data
3.3 Analisa Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi dibutuhkan oleh segala tingkatan guna menunjang kelangsungan dan kelancaran kegiatan akademik. Adapun tiap-tiap tingkatan manajerial STEKOM membutuhkan informasi yang berbeda-beda, seperti:
a. Unsur Pimpinan
Informasi yang dibutuhkan oleh bagian ini bersifat strategis.
b. Unsur Pembantu Pimpinan
Informasi yang dibutuhkan oleh bagian ini bersifat taktis.
c. Unsur Pelaksana
Informasi yang dibutuhkan oleh bagian-bagian ini bersifat operasional.
Adapun hasil penelitian di STEKOM memperoleh informasi seperti ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 1 Kebutuhan Informasi No (1) Bagian (2) Kegiatan (3) Kebutuhan (4) Sumber informasi (5) 1 Ketua Sifat: Strategis
1. Menyusun rencana kerja, kebijakan semester dan tahuan 2. Menyusun rencana pengembangan 1 Laporan rencana kerja dan anggaran Pembantu Ketua Bidang I, II, dan III 2 Laporan semesteran Pembantu Ketua Bidang I, II, III 3 Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen dan sarana prasarana. 1. Yayasan 2. Pembantu Ketua Bidang I,II,III 2 Pembantu Ketua I SifatL Strategis
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran serta kalender akademik 2. Menyusun rencana pengembangan 3. Menyusun laporan semesteran bidang I 1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet I 2. Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen, dan sarana prasarana 3. Kurikulum dan SAP 1. Ketua 2. Ketua Program Studi 3. Kepala BAAK
(1) (2) (3) (4) (5)
3 Pembantu Ketua II Sifat : Strategis
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran 2. Menyusun rencana pengembangan 3. Menyusun laporan semesteran bidang II 1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet II 2. Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen, dan sarana prasarana 1. Ketua 2. Kepala BAAK 3. Kepala BAUK 4 Pembantu Ketua III Sifat: Strategis
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran serta kalender akademik 2. Menyusun rencana pengembangan 3. Menyusun laporan semesteran bidang I 1. Laporan rencana kerja tahunan dari masing-masing bagian dibawah PuKet III 2. Laporan situasi terkini tentang mahasiswa, dosen, dan sarana prasarana 1. Ketua 2. Kepala Program Studi 5 Ketua Program Studi Sifat : Taktis
1. Menyusun Jadual Kuliah dan Dosen pengampu pada awal semester 2. Menyusun jadual ujian
lokal, ujian tugas akhir
1. Kalender Akademik 2. Kurikulum & SAP 3. Dosen pengampu bidang ilmu dan kesediaan mengajar - Kepala BAAK 6 Kepala BAAK Sifat: Taktis
1. Menyusun rencana kerja
tahunan bidang
administrasi akademik 2. Menyusun laporan
kegiatan per semester, per tahunan 1. Kalender Akademik 2. Laporan situasi terkini dari administrasi akademik dan administrasi kemahasiswaa n 1. Pembantu Ketua I 2. BAAK 3. BAUK
(1) (2) (3) (4) (5)
7 BAAK Sifat : Operasional
Mengelola perkuliahan : 1 Membuat daftar hadir
kuliah
2 Membuat form penilaian 3 Membuat laporan rekap
pengambilan SKS per mahasiswa, mahasiswa per mata kuliah, dosen pengajar, dan kelas 4 Melaksanakan ujian dan
tahap akhir:
5 Membuat kartu ujian 6 Membuat daftar hadir
ujian
7 Membuat laporan rekap peserta ujian penguji dan nilai
8 Mengelola data nilai 9 Membuat rekap nilai Mengelola data dosen : 1. Memutakhirkan data 2. Membuat surat
penugasan mengajar Mengelola data mahasiswa : 1. Memutakhirkan data 2. Membuat daftar mahasiswa aktif 3. Memuat laporan mahasiswa cuti 4. Membuat laporan terakhir tentang 5. mahasiswa 6. Pelayanan surat menyurat 7. Membuat surat
keterangan, surat cuti, dan surat magang 8. Pelayanan evaluasi 9. Membuat KHS dan transkrip 1. Kalender Akademik 2. Mata kuliah dan Dosen Pengajar 3. Jadual Kuliah 4. KRS 5. Buku Induk Dosen 6. Buku Induk Mahasiswa 7. Buku Induk Nilai Mahasiswa 8. Surat Permohonan mahasiswa 1 Pembantu Ketua I 2 BAUK
(1) (2) (3) (4) (5)
8 BAUK Sifat : Operasional
1. Menyusun rencana kerja tahunan bidang
administrasi umum 2. Menyusun laporan baik
per semester, tahunan 3. Menyusun laporan
keuangan per semester, tahunan
4. Membuat usulan biaya pelaksanaan perkuliahan dan ujian. 1. Kalender akademi 2. Jadual Kuliah 3. Laporan situasi terakhir dari Urusan Keuangan 4. Rekap mahasiswa, mata kuliah, dosen, dan kelas 5. Rekap peserta ujian 1. Pembantu Ketua I 2. BAAK
3.4 Usulan Pengembangan Sistem Informasi Akademik
Pengembangan sistem informasi akademik yang diusulkan merupakan usaha untuk mengatasi permasalahan akademik di lingkungan Akademik Teknik PAT tersebut diatas. Karena itu akan dibahas beberapa mengenai :
a. Perancangan sistem baru
b. Perancangan basis data
c. Konfigurasi sistem informasi
d. Sumber daya manusia
3.5 Perancangan Sistem Baru
Pengembangan sistem informasi akademik yang baru menggunakan perangkat lunak bantu pengembangan sistem dengan
menggunakan CASE TOOL. Diagram arus data sistem informasi
akademik terdiri dari diagram konteks dan diagram rinci.
3.5.1 Context Diagram
Diagram arus data digunakan untuk mendapatkan gambaran desain sistem yang baru secara logik. Diagram arus data sistem
informasi akademik terdiri dari Context Diagram dan Data Flow
Diagram terinci seperti Gambar 3.
0 Sistem Inf ormasi Akademik PAT MHS ALUMNI Calon Mahasisw a BAAK Dosen Pimpinan PAT Aktifitas MHS Kinerja Alumni Data Calon MHS Inf o Pendidikan PAT Prestas i MHS Data Alumni Permohonan Surat Permohonan Trans krip Nilai Surat Permohonan Trans krip Nilai Biodata MHS Aktifitas Dosen Kinerja Dos en Laporan Kebijakan Keputusan
Gambar 3. Context Diagram Sistem Informasi Akademik
Pada Context Diagram ini terdapat kejadian-kejadian yang
berkaitan dengan data/informasi yang dibutuhkan maupun dihasilkan sistem yang dapat mengakibatkan mengalirnya informasi dari dan ke dalam sistem informasi akademik tersebut. Adapun kejadian tersebut adalah
a. Pencatatan data mengenai penerimaan mahasiswa baru
b. Pencatatan data dan pelayanan mahasiswa
c. Pencatatan mengenai dosen
3.5.2 Data Flow Diagram ( DFD )
DFD merupakan bentuk yang lebih terinci dari Context Diagram.
Turunan pertama dari Context Diagram adalah DFD level 0. Bila dalam
DFD level 0 yang dibuat terdapat proses-proses yang masih terlalu global dan dirasa perlu diturunkan lagi, maka DFD level 0 tersebut diturunkan lagi menjadi DFD level 1 demikian seterusnya.
1 Penyaringan Calon MHS 2 Perkuliahan MHS 4 Bimbingan ALUMNI 6 Manajemen PAT Calon Mahasisw a Dosen 3 Pelayanan Mhs BAAK Pimpinan PAT MHS MHS KRS Jadual Mata Kuliah Dosen Ruang MHS KRS Dosen Bimbingan MHS Data Calon MHS Inf o Pendidikan PAT Permohonan Surat Biodata MHS Permohonan Trans krip Nilai Aktifitas Dosen Kinerja Dos en Kinerja Sistem Penyaringan Metoda Penyaringan Prestas i MHS Aktifitas MHS Kinerja Pelayanan Surat Permohonan
Metode Pelay anan Trans krip Nilai Laporan Kebijakan Keputusan Kinerja Alumni Data Alumni Kinerja Bimbingan Metoda Bimbingan Kinerja Dos en Aktifitas Dosen Aktifitas MHS Prestas i MHS Kinerja Perkuliahan Metoda Perkuliahan MHS Mata Kuliah Ruang Jadual MHS KRS Dosen MHS KRS Dosen Bimbingan MHS
Gambar 4. DFD Level 0 Sistem Informasi Akademik
Pada gambar 4 kelihatan proses yang terjadi pada sistem informasi akademik di STEKOM Semarang, yang terdiri dari penyaringan calon mahasiswa, proses perkuliahan, pelayanan mahasiswa, bimbingan, dan
dan manajemen. Dari DFD level 0 akan didekomposisikan lagi ke proses yang lebih rinci menjadi DFD level 1 yang terdiri dari :
- DFD level 1 – Proses penyaringan calon mahasiswa
- DFD level 1 – Proses perkuliahan
- DFD level 1 – Proses pelayanan mahasiswa
- DFD level 1 – Proses bimbingan
- DFD level 1 – Proses manajemen
1.1 Kegiatan Promosi 1.2 Seleksi Calon Mhs 1.3 Daftar Ulang Calon Mahasisw a MHS Data Calon MHS Inf o Pendidikan PAT Data Calon MHS Inf o Pendidikan PAT Metoda Penyaringan Peserta tes t Kinerja Sistem Penyaringan Data Yang Lulus MHS Dari Manajemen PAT
Ke Manajemen PAT
Gambar 5. DFD Level 1 - Penyaringan Calon Mahasiswa
DFD level 1 – proses penyaringan calon mahasiswa diawali dengan kegiatan promosi. Kegiatan promosi ini ditujukan bagi calon mahasiswa khususnya para siswa SMU yang ada di wilayah Jawa Tengah. Setelah kegiatan promosi yang dilakukan oleh Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) berjalan, proses berikutnya berupa seleksi calon mahasiswa. Dari proses seleksi calon mahasiswa
akan didapatkan daftar nama calon mahasiswa yang lulus tes yang akan digunakan sebagai acuan untuk proses daftar ulang.
2.1 Pemberian Identitas MHS 2.2 KRS 2.3 Penetapan Jadual Kuliah 2.4 Perkuliahan Semester Berjalan 2.5 Pengolahan Nilai KRS Ruang BAAK MHS Mata Kuliah Dosen Dosen MHS Jadual KRS KRS Ruang Biodata MHS Identitas MHS MHS Slip Setoran Mata Kuliah Dosen Mata Kuliah Jadual Kuliah Aktifitas Dosen Kinerja Dos en Aktifitas MHS Prestas i MHS Ujian Aktifitas MHS Prestas i MHS MHS Metoda Perkuliahan Kinerja Perkuliahan Jadual KRS
Dari Manajemen PAT
Ke Manajemen PAT
Gambar 6. Gambar DFD Level 1 Perkuliahan
DFD level 1 – Perkuliahan diawali dengan pemberian identitas mahasiswa yang didapat dari daftar ulang PPMB. Identitas mahasiswa meliputi biodata mahasiswa serta dapat mengenai jumlah mata kuliah atau jumlah SKS yang diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan.
Identitas ini akan menentukan perhitungan biaya kuliah bagi mahasiswa yang bersangkutan.
Kegiatan berikutnya yaitu penetapan jadual kuliah yang menjadi tanggung jawab bagi ketua program studi. Penjadualan kuliah melibatkan mata kuliah dan dosen dari mata kuliah tersebut dan disimpan dalam tabel jadual. Kegiatan perkuliahan segera bisa dimulai setelah jadual kuliah selesai dibuat. Pada kegiatan perkuliahan data yang harus dicatat meliputi aktifitas dosen yaitu mengajar dan aktifitas mahasiswa. Dari kegiatan perkuliahan ini diharapkan dapat diketahui kinerja dosen selama satu semester dalam kegiatan proses mengajarnya. Selain itu dicatat pula prestasi mahasiswa selama melakukan kegiatan belajar setiap akhir perkuliahan pada semester yang sedang berjalan melalui kegiatan Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS).
3.1 Mac am Surat Menyurat 3.2 Pelayanan Trans krip Nilai MHS MHS KRS Trans krip Nilai Permohonan Trans krip Nilai Permohonan Surat Surat Permohonan MHS KRS Kinerja Pelayanan
Metode Pelay anan Dari manajemen PAT
Ke manajemen PAT
Gambar 7. DFD Level 1 – Pelayanan Mahasiswa
DFD level 1 – proses pelayanan mahasiswa dimulai dari mahasiswa membuat permohonan surat keterangan atau transkrip sementara kepada BAAK, kemudian dari BAAK bila disetujui oleh pimpinan maka surat keterangan akan dikeluarkan.
4.1 Penunjukan Bimbingan 4.2 Kegiatan Bimbingan 4.3 Pers etujuan 4.4 Sidang Dosen MHS Dosen MHS Bimbingan Aktif itas Dosen Kinerja Dos en SK Bimbingan Metoda Bimbingan Kinerja Bimbingan Dosen MHS Penyusunan Aktif itas Dosen Aktif itas MHS Acc Pembimbing Aktif itas MHS Pres tas i MHS MHS Dosen Aktif itas Dosen Bimbingan Bimbingan Dari Manajemen PAT
Ke Manajemen PAT
Gambar 8. DFD Level 1 – Bimbingan
DFD level 1 – proses bimbingan diawali dengan penunjukan pembimbing bagi mahasiswa tingkat akhir yang sudah memenuhi syarat untuk menulis tugas akhir. Penunjukkan dosen pembimbing menjadi tanggung jawab ketua program studi masing-masing. Setelah itu baru dilakukan kegiatan bimbingan yang melibatkan mahasiswa dan dosen pembimbing. Proses bimbingan akan berakhir apabila mahasiswa sudah mendapatkan persetujuan dari dosen pembimbing yang bersangkutan untuk ujian sidang.
6.1 Strategi Mendapatkan Mhs 6.2 Strategi Perkuliahan 6.3 Strategi Pelayanan Mhs 6.4 Strategi Bimbingan Pimpinan PAT 6.6 Inf o Alumni Alumni ALUMNI Metoda Penyaringan Kinerja Sistem Penyaringan Metoda Perkuliahan Kinerja Perkuliahan
Metode Pelay anan
Kinerja Pelayanan Metoda Bimbingan Kinerja Bimbingan Laporan Laporan Alumni Data Alumni Kinerja Alumni Kebijakan Keputusan Laporan Kebijakan Keputusan Kebijakan Keputusan Kebijakan Keputusan Kebijakan Keputusan Laporan Laporan Dari Perkuliahan Ke Perkuliahan Ke Penyaringan Calon MHS
Dari Peny aringan Calon MHS
Ke Pelayanan Mhs
Dari Pelay anan Mhs
Ke Bimbingan
Dari Bimbingan
Gambar 9. DFD Level 1 – Manajemen
DFD level 1 – proses manajemen dari pimpinan adalah melakukan
strategi-strategi masing-masing proses seperti bagaimana
mendapatkan mahasiswa, perkuliahan, pelayanan mahasiswa, penelitian dan pengembangan, kemudian dari strategi itu dilanjutkan dengan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakannya. Hasil dari metode yang digunakan dapat digunakan untuk mengukur kinerja masing-masing proses tersebut.
Selain itu juga terdapat kebijakan atau keputusan atas suatu informasi seperti alumni. Dari keputusan yang diambil dapat diperoleh laporan-laporan yang berhubungan dengan aktifitas tersebut.
3.6 Perancangan Basis Data
Perancangan sistem basis data berguna untuk menghasilkan basis data yang mudah diakses dan terbebas dari redudansi.
Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan pendekatan dengan ERD lengkap disertai kardinalitas. Dari pendekatan ERD akan dicari dan ditemukan implementasinya ke dalam bentuk tabel, sehingga akan lebih mendekati bentuk fisiknya.
3.6.1 Entity Relational Diagram ( ERD )
ERD merupakan alat bantu berbentuk diagram untuk mendeskripsikan relasi atau hubungan antar entitas beserta semua atributnya.
Dalam sistem informasi akademik yang dirancang diidentifikasi sementara seluruh himpunan entitas yang akan terlibat, seperti yang ditunjukkan pada Tabel 2.
Tabel 2. Entity Sistem Informasi Akademik
No Entity Penjelasan Isi
1 Mahasiswa Data pribadi mahasiswa
2 MataKuliah Data mata kuliah yang ada
3 Dosen Data dosen pengajar
4 KRS Data rencana studi yang diambil
mahasiswa
5 Jadual Data jadual perkuliahan
6 RuangKuliah Data ruang kuliah
7 Bimbingan Data bimbingan / tugas akhir mahasiswa
8 Alumni Data alumni mahasiswa
ERD digunakan sebagai alat bantu untuk mempermudah penalaran relasi atau hubungan antar entitas beserta semua atributnya. Dari entitas-entitas tersebut dapat dilakukan hubungan atau relasi seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Mahasisw a Dosen MataKuliah KRS Jadual BobotNilai Ruang Bimbingan Alumni Perw alian Pembimbingan AmbilStudi DataMtKuliah DataKRS DataJadual BimbinganTA Pengampu DataRuang DataA lumni
Gambar 10. ERD Sistem Informasi Akademik Menggunakan EasyCase
Penjelasan relasi antar entity:
a. Dosen ke Mahasiswa : relasi satu ke banyak dengan asumsi:
- Satu dosen menjadi dosen wali dari beberapa mahasiswa
b. Dosen ke Jadual : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :
- Satu dosen mengampu beberapa mata kuliah
- Satu mata kuliah di ampu oleh banyak dosen
c. Dosen ke Bimbingan : relasi dari banyak ke banyak dengan asumsi :
- Satu dosen membimbing dari beberapa mahasiswa
- Satu mahasiswa dibimbing oleh dua dosen
d. Mahasiswa ke KRS : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :
- Satu mahasiswa mengambil beberapa mata kuliah
e. Mahasiswa ke Bimbingan : relasi banyak ke banyak dengan asumsi :
- Satu mahasiswa dibimbing oleh beberapa dosen
- Satu dosen membimbing banyak mahasiswa
f. MataKuliah ke KRS : relasi satu ke banyak dengan asumsi :
- Satu mata kuliah diambil oleh banyak mahasiswa
g. BobotNilai ke KRS : relasi satu ke banyak dengan asumsi :
- Satu nilai diperoleh oleh beberapa mahasiswa
h. Ruang ke Jadual : relasi non identifying dengan asumsi :
- Satu ruang dipakai oleh banyak distribusi jadual
3.6.2 Rancangan File
Berdasar ERD sistem informasi akademik yang dirancang diharapkan dapat menggambarkan aktifitas relasional dengan mempertimbangkan normalisasi untuk menghasilkan relasi bentuk normal.
Berikut tahapan normalisasi dari 1-NF sampai 3-NF:
a. Bentuk 1-NF
Relasi Mahasiswa : NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,
Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus
Relasi MtKuliah : NamaMtKul, SKS
Relasi Dosen : NamaDS, AlamatDS, Kota, Tmp_lahir, Tgl_lahir, Pangkat, Pendidikan, Golongan, BidangIlmu
Relasi KRS : NamaMhs, Smt, ThAkad, NamaMtKul, NamaDS,
Nilai, Ket
Relasi Ruang : NamaRuang, Kapasitas
Relasi Bimbingan : NamaMhs, NamaDSbimb1, NamaDSbimb2,
Judul, Tgl_mulai, Tgl_sidang, Nilai
Relasi Jadual : NamaRuang, Hari, MataKuliah, Dosen, JamMulai,
Relasi Alumni : NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir, Tgl_lahir, Th_lulus, TempKerja, AlamatKerja, Jabatan
b. Bentuk 2-NF
Relasi Mahasiswa : NPM, NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,
Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus
Relasi MtKuliah : KdMtKul, NamaMtKul, SKS
Relasi Dosen : KodeDS, NamaDS, AlamatDS, Kota, Tmp_lahir,
Tgl_lahir, Pangkat, Pendidikan, Golongan, BidangIlmu
Relasi KRS : NPM, KdMtKul, KodeDS, Smt, ThAkad, Nilai, Ket
Relasi Ruang : KdRuang, NamaRuang, Kapasitas
Relasi Bimbingan : NPM, KodeDS1, KodeDS2, KdMtKul, Judul,
Tgl_mulai, Tgl_sidang, Nilai
Relasi Jadual : KdRuang, Hari, KdMtKul, KodeDS, JamMulai,
JamSelesai
Relasi Alumni : NoIjazah, NamaMhs, Alamat, Kota, Tmp_lahir,
Tgl_lahir, Th_lulus, TempKerja, AlamatKerja, Jabatan
c. Bentuk 3-NF
Relasi Mahasiswa : NPM, KodeDS, NamaMhs, Alamat, Kota,
Tmp_lahir, Tgl_lahir, Nama_SMU, Th_lulus
Relasi KRS : NPM, KdMtKul, KodeDS, Smt, ThAkad, Nilai,
KodeDistribusi, Ket
Relasi BobotNil : Nilai, Bobot
Relasi Jadual : KdRuang, Hari, KodeDistribusi, JamMulai,
JamSelesai
Hasil normalisasi 3-NF bila divisualkan dalam bentuk diagram tabel akan tampak seperti gambar berikut.
Gambar 11. Hasil Normalisasi
Dan penjelasan untuk masing-masing relasi tersebut diwujudkan dalam bentuk file dan kamus data sebagai berikut:
File atau tabel Mahasiswa, berisikan data induk mahasiswa.
Tabel 3. File Mahasiswa
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
NPM Character 13 Nomor Pokok Mahasiswa
KodeDS Character 2 Kode Dosen Wali
Nama Character 25 Nama Mahasiswa
Alamat Character 30 Alamat Mahasiswa
Kota Character 15 Kota alamat Mahasiswa
TmpLhr Character 15 Tempat Lahir
TglLhr Date 10 Tanggal Lahir
NamaSMU Character 20 Nama SMU asal
File atau tabel MataKuliah, berisikan data induk mata kuliah.
Tabel 4. File MataKuliah
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah
NamaMtKul Character 20 Nama Mata Kuliah
SKS Number 1 SKS Mata Kuliah
File atau tabel Dosen, berisikan data induk Dosen.
Tabel 5. File Dosen
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
KodeDS Character 2 Kode Dosen
NamaDS Character 20 Nama Dosen
AlamatDS Character 30 Alamat Dosen
Kota Character 15 Kota Alamat Dosen
TmpLhr Character 15 Tempat Lahir
TglLhr Date 10 Tanggal Lahir
Pangkat Character 15 Pangkat Dosen
Pendidikan Character 15 Pendidikan akhir
Gol Character 5 Golongan Dosen
Bidang Character 20 Bidang Ilmu Dosen
File atau tabel KRS, berisikan data studi dan prestasi yang diambil
oleh mahasiswa.
Tabel 6. File KRS
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
NPM Character 13 Nomor Pokok Mahasiswa
Smt Character 1 Semester
ThAkad Character 4 Tahun Akademik
KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah yang
diambil
KodeDS Character 2 Kode Pengampu Mata
Kuliah
KodeDist Character 3 Kode distribusi ruang
kuliah
Nilai Character 2 Nilai akhir huruf
File atau tabel Jadual, berisikan data jadual perkuliahan.
Tabel 7. File Jadual
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
KodeDist Character 3 Kode distribusi
KdRuang Character 3 Kode Ruang perkuliahan
Hari Character 7 Hari perkuliahan
JamMulai Character 5 Jam mulai perkuliahan
JamSelesai Character 5 Jam selesai perkuliahan
File atau tabel Ruang, berisikan data induk Ruang.
Tabel 8. File Ruang
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
KdRuang Character 3 Kode Ruang perkuliahan
NamaRuang Character 10 Nama Ruang
Kapasitas Number 2 Kapasitas tempat duduk
File atau tabel BobotNil, berisikan data konversi nilai.
Tabel 9. File BobotNil
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
Nilai Character 2 Nilai Huruf
Bobot Number 4/2 Nilai bobot
File atau tabel Bimbingan, berisikan data bimbingan Tugas Akhir.
Tabel 10. File Bimbingan
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
NPM Character 13 Nomor Pokok Mahasiswa
KodeDs1 Character 2 Kode Dosen Pembimbing I
KodeDs2 Character 2 Kode Dosen Pembimbing II
KdMtKul Character 8 Kode Mata Kuliah Tugas
Akhir
Judul Character 40 Judul Tugas Akhir
TglMulai Date 10 Tanggal Mulai Bimbingan
TglSidang Date 10 Tanggal Sidang TA
File atau tabel Alumni, berisikan data mahasiswa yang telah lulus dan kondisi terakhir jika mahasiswa telah bekerja.
Tabel 11. File Alumni
Nama Field Tipe Data Panjang Penjelasan
NPM Character 13 Nomor Pokok Mahasiswa
NoIjazah Character 13 Nomor Ijazah
Nama Character 25 Nama Mahasiswa
Alamat Character 30 Alamat Mahasiswa
Kota Character 15 Kota alamat Mahasiswa
TmpLhr Character 15 Tempat Lahir
TglLhr Date 10 Tanggal Lahir
ThLulus Character 4 TahunLulus
TempatKerja Character 15 Tempat bekerja
AlamatKerja Character 30 Alamat pekerjaan
Jabatan Character 10 Jabatan di pekerjaan
3.7 Konfigurasi Sistem Informasi 3.7.1 Arsitektur Sistem
Hal-hal yang menjadi pertimbangan memilih arsitektur sistem berbasis client server adalah
1. Memudahkan pengelolaan data karena database terpusat.
2. Dengan database server, maka pelayanan terhadap client dapat
lebih optimat dan cepat daripada database desktop.
3. Jika client rusak atau terganggu maka tidak mempengaruhi client lainnya.
Oleh karena itu usulan sistem informasi akademik adalah sistem
Gambar 12. Arsitektur Sistem Client Server
Arus informasi sistem menghubungkan antara komputer client
dengan database server. Dimana pada komputer client terdapat
interface aplikasi visual bertindak sebagai client yang
menginterpretasikan dan melihat informasi data, sedang database server bertindak sebagai server yang menyediakan data yang diminta
oleh client dan mencari data yang diminta kemudian mengirim data ke
komputer client. Dengan interface aplikasi visual data tersebut diolah
3.7.2 Topologi Jaringan Komputer
Rancangan sistem informasi akademik ini dipertimbangkan dengan desain jaringan komputer lokal. Jaringan komputer yang digunakan menggunakan protokol TCP/IP yang sudah umum.
Pertimbangan lain dalam memilih topologi jaringan adalah efisiensi, keamanan dan performance pada saat komputer berada dalam jaringan. Sehingga jaringan model client-server menjadi alternatif model jaringan komputer yang diusulkan.
Dari beberapa topologi fisik jaringan yang ada, maka dipilih topologi fisik star dengan beberapa alasan seperti berikut :
a. Jika terdapat peristiwa sebuah komputer client koneksinya
terputus dari jaringan, maka sistem tetap berjalan dan tidak
mempengaruhi hubungan clien lainnya.
b. Perawatan jaringan dan pelacakan terhadap kesalahan jaringan
lebih mudah dicari.
Sehubungan dengan usulan diatas, ada beberapa usulan kegiatan yang berkaitan dengan perancangan jaringan komputer ini, yaitu :
a. Pengisian KRS tidak perlu melalui form yang disediakan oleh dosen
wali, tetapi cukup melalui komputer client pada laboratorium komputer I dan II.
b. Bagian keuangan dipasang komputer yang terhubung ke jaringan,
sehingga pada saat tagihan uang SPP atau SKS tidak perlu meminta data dengan disket kepada bagian pengisian KRS.
c. Dosen dalam mengisi daftar nilai langsung melalui komputer client
yang terpasang pada ruang dosen atau laboratorium komputer I dan II jika tidak dipergunakan.
d. Mahasiswa dapat melihat informasi akademik tentang KRS, Nilai,
Dosen, Ruang Kuliah dan lain-lain melalui komputer client yang terpasang pada laboratorium komputer I dan II.
Adapun rancangan jaringan komputer yang diusulkan adalah seperti ditunjukkan pada gambar berikut.
File Server Database Server Web Server PD I PD II PD III Progdi Direktur Perpustakaan Penelitian BAAK BAU LAB KOMPUTER I LAB KOMPUTER II Switch Hub Dosen
Gambar 13. Rancangan Jaringan Komputer
3.7.3 Kriteria dalam Menentukan Konfigurasi Jaringan Komputer
Ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan di dalam menentukan konfigurasi dalam perancangan jaringan komputer, diantaranya adalah:
a. Perangkat keras
- Produk yang banyak digunakan di Indonesia sehingga derajat
kesetaraannya tinggi
- Mampu menampung kebutuhan aplikasi sistem informasi
- Teknologi yang tidak ketinggalan untuk jangka waktu tertentu
aua aua Ketua aua PuKet I aua PuKet 2 aua PuKet 3
- Kemampuan penyaluran data yang cepat dan bebas dari kesalahan
- Spare part yang mudah diperoleh kalau ada kerusakan
b. Perangkat lunak
- Mudah untuk dioperasikan
- Memiliki fasilitas pengamanan yang baik
- Mendukung aplikasi client-server
- Mendukung keamanan data
c. Infrastruktur jaringan
- Instalasi jaringan di luar gedung cukup aman
- Instalasi jaringan di dalam gedung cukup mudah
- Kemudahan untuk penggantian dan pengembangan
d. Pelayanan purna penjualan
- Terdapat garansi resmi, pemeliharaan dan perbaikan yang baik
- Pemberian informasi atas versi yang lebih baru.
3.7.4 Konfigurasi Perangkat Keras
Untuk mendukung sistem informasi akademik dibutuhkan pengadaan perangkat keras, sebagai tahap awal dari pembangunan jaringan komputer seperti ditunjukkan pada Tabel 12
Tabel 12. Pengadaan Perangkat Keras
Spesifikasi File Server Database Server Client
Jumlah PC 1 1 250
Motherboard Server Board Server Board Board Biasa
Cashing Tower Tower Tower/Desktop
Processor Pentium IV Pentium IV Pentium III
Cache Memory 512 Kb 512 Kb 256 Kb
RAM Min 512 Mb Min 512 Mb Min. 128 Mb
CD ROM 50x 50x -
Floppy Drive 3.5” 1.44 Mb 3.5” 1.44 Mb 3.5” 1.44 Mb
Harddisk 80 Gb 80 Gb Min. 10 Gb
Mouse Serial Serial Serial
Monitor 14” SVGA 14” SVGA 14” SVGA
Monitor Card SVGA 8 Mb SVGA 8 Mb SVGA 4 Mb
Lan Card 32 bit 32 bit 32 bit
Kebutuhan lain yang perlu diperhatikan adalah
a. Concentrator berupa Switch Hub ( 100/10 Mbps ) 24 port
b. Kabel Jaringan UTP kategori 5
c. UPS untuk masing-masing server
3.7.5 Konfigurasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang dibutuhkan di sini terbagi menjadi dua kategori, yang pertama perangkat lunak yang disiapkan pada
komputer server dan yang kedua perangkat lunak yang disiapkan pada
komputer client.
Perangkat lunak sistem operasi jaringan atau network operating
system ( NOS ) dirancang berjalan pada beragam PC yang berada
komputer client dan server digunakan secara bersama untuk menangani aplikasi tertentu.
Pada umumnya cara kerja sistem operasi jaringan secara sederhana adalah dapat menjalankan dan memanajemen servis-servis kebutuhan dengan baik. Selain itu sistem bisa dikategorikan sistem operasi jaringan jika memiliki kelebihan seperti berikut:
a. Multitasking
Beberapa program dapat berjalan pada satu saat.
b. Multiuser
Beberapa pemakai di mesin yang sama pada satu saat.
c. Multiprocessor
Mendukung berjalan multiprocessing di sebuah CPU.
d. Reliability
Handal dalam menanganggapi kondisi kesalahan yang diprediksi, seperti kegagalan perangkat keras
e. Compatibility
Kompatibilitas dalam melakukan eksekusi program yang ditulis untuk sistem operasi yang lama
f. Performance
Mampu dituntut pemrosesan yang cepat untuk aplikasi grafis, simulasi, dan sebagainya.
g. Security
Mampu memberikan keamanan jaringan dan data yang disimpan. Ada beberapa sistem operasi jaringan yang banyak tersedia di pasaran selama ini antara lain Microsoft Windows Server, Linux, dan
Unix.
Alternatif sistem operasi jaringan yang diusulkan untuk komputer File
Server adalah sistem operasi Microsoft Windows 2000 Advance Server
masyarakat yang mengenal dan menggunakannya, sehingga untuk perawatan akan mudah mencari sumber daya yang melakukannya.
Untuk komputer yang diberlakukan sebagai Database Server
memiliki konfigurasi perangkat lunak sebagai berikut :
- Microsoft SQL Server 7.0
Server database yang khusus melayani data untuk aplikasi yang skala besar dan jumlah user yang banyak. Dalam sistem informasi ,
Microsoft SQL Server 7.0 memegang peranan penting sekali karena
disini melayani kebutuhan data yang diinginkan oleh pengguna (client). Dan selain itu memiliki fitur keaamanan data yang cukup baik dengan cara membatasi akses seorang pemakai terhadap tabel-tabel yang disediakan.
Untuk kebutuhan perangkat lunak pada komputer client maka
pada setiap komputer cukup di-instal minimal sistem operasi Microsoft
Windows 98 beserta bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0
dan Microsoft Access 2000 sebagai database desktop.
3.7.6 Keamanan Data
Keamanan data merupakan aspek yang menjadi titik berat perhatian setiap organisasi yang akan memutuskan untuk membuat databasenya dapat diakses banyak client. Otentifikasi pengguna dan transmisi data yang aman menjadi begitu penting, karena jumlah pengguna yang banyak walaupun itu dilakukan dalam sebuah organisasi dengan jaringan komputer lokal.
Dalam pembuatan rancangan sistem informasi akademik ini memang perlu dipikirkan bagaimana kegiatan pengamananan data, karena selalu saja ada pihak yang berusaha untuk mencoba membobol keamanan data untuk mencuri atau mengubah data penting.
Dalam keamanan data ini diperlukan pengelolaan sistem keamanan yang baik, paling tidak untuk meminimalisasi kejadian tersebut. Adapun usulan pengelolaan keamanan data tersebut adalah :
a. Untuk dapat mengakses isi informasi yang ditampilkan pada
tergantung daripada level akses dari client. Pada halaman yang
berisi informasi penting, client harus login dahulu dengan kode ID
dan password. Jika client login dengan benar, maka client akan mendapatkan informasi sesuai dengan level hak akses yang telah ditentukan oleh administrator.
Gambar 14. Mekanisme Login
b. Selain pembatasan user saat login ke jaringan dengan password
jaringan milik Microsoft Windows 2000 Advance Server.
Pembatasan hak user juga dapat dilakukan melalui perangkat lunak
Database Server Microsoft SQL Server 7.0 dengan membatasi
user-user mana saja yang memiliki hak atas suatu tabel.
Tabel 13 merupakan usulan mengenai batasan-batasan hak akses suatu informasi yang dapat dikonsumsi oleh pemakai berdasar level pemakai.
Tabel 13 Hak Akses Berdasar Group Pemakai N
o Informasi Pimpinan Dosen BAAK/ BAUK Maha siswa
1 Informasi Umum
- Kalender Akademik
- Informasi Kampus
R R R R
2 Akademik (harus login)
- PMB
- Biodata Mahasiswa
- Daftar Mata Kuliah
- Dosen - KRS - Jadual - Nilai Ujian - KHS - Tugas Akhir - Transkrip - Alumni R R R R R R R R R R R R R R R/W/M R R R/W/M R R R R R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/W/M R/WM R/W/M R/W/M R/W/M R/W R/M R R R/W/M R X R R R R Penjelasan :
R = Read W=Write M=Modify X=Tidak ada
c. Proses enkripsi pada record yang berisi data-data penting, hal ini dirasakan cukup menyibukkan pembobol data agar berpikir dulu bagaimana cara mendapatkan informasi sesungguhnya dari data yang dienkripsi tersebut.
3.7.7 Konfigurasi Pelaku
Untuk membangun sebuah sistem informasi akademik yang solid dibutuhkan suatu tim yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu.
1. Project Manager
Orang yang bertanggung jawab penuh dalam seluruh pengembangan sistem informasi akademik yang dikembangkan. Tugasnya melakukan kontrol terhadap tugas-tugas yang dilakukan anggota timnya.
2. Instructional Designer
Orang yang merancang dan menyiapkan materi secara detail yang akan disajikan.
3. Art Design
Orang yang mengembangkan sisi artistik dari tampilan visual yang dikembangkan.
4. Programmer
Orang mengubah rancangan detail sistem ke dalam suatu bahasa pemrograman sehingga pada akhirnya akan dihasilkan sebuah sistem informasi akademik .
5. Software Quality Assurance
Orang yang melakukan pengujian-pengujian terhadap aplikasi yang dikembangkan oleh programmer.
6. Budget Analyst
Orang yang melakukan perhitungan berapa dana yang akan dikeluarkan dan untuk apa saja dalam rangka menyusun sistem.
7. Editor dan Writer
Orang yang melakukan dokumentasi dari sistem yang didesain, dan juga bertanggung jawab untuk menulis dan mengedit content-content yang ada dalam sistem.
Perancangan sistem dilakukan setelah proses analisis infrastrukur dam analisis kebutuhan dilakukan. Sistem analis yang terdiri dari Instructional Designer dibantu Writer dan Editor akan melakukan perancangan detail mengenai sistem yang akan dikembangkan sampai tahap siap dikodekan ke dalam bahasa pemrograman komputer termasuk penentuan perangkat lunak yang digunakan nanti.
Programmer akan mengkodekan hasil desain yang detail ke dalam
informasi akademik. Sedangkan Art Designer akan melakukan pengembangan dari sisi Art-nya.
3.7.8 Prototipe Sistem Informasi Akademik
Prototipe bertujuan membantu mendefinisikan perangkat lunak yang akan dihasilkan tanpa menyertakan rincian pemasukan data, proses dan keluaran yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan pemakai melihat lebih awal bagaimana modifikasi dapat dibuat.
Prototipe disini dimunculkan berupa desain gambar-gambar yang komunikatif dari sistem dimulai sampai selesai. Berikut ini adalah gambar-gambar desain dari sistem informasi akademik yang akan dirancang ke dalam tahap pengkodean :
Gambar 16. Desain Input Data Calon Mahasiswa
Gambar 18. Desain Input Data Mahasiswa
Gambar 20. Desain Input Data Dosen
Gambar 24. Desain Input Data Bimbingan
III.8 Analisa Kelayakan
Kelayakan untuk sistem dibuktikan dengan beberapa hal dibawah ini :
a. Kelayakan Teknik
- Kemudahan pengoperasian sistem
Kemudahan pengoperasian dapat ditunjukkan dengan format tampilan menu dan tampilan content yang sederhana, sehingga user yang melihat akan mudah untuk mengerti atau
memahaminya. Dan diberikan juga modul panduan
pengoperasian untuk semua level pemakai dari mahasiswa sampai pimpinan.
- Ketersediaan laboratorium beserta komputer
Terdapat dua buah laboratorium komputer yang
masing-masing terdiri dari 25 komputer client, siap untuk melayani
kebutuhan sistem informasi akademik bagi mahasiswa.
Terdapat 12 komputer client yang berada di ruangan khusus
seperti Ketua, Pembantu Ketua Bidang I,II dan III, Ketua Program Studi, dan lain-lainnya.
Terdapat 3 komputer untuk server yang digunakan sebagai
File Server, Web Server dan Database Server.
b. Kelayakan Operasi
- Persyaratan minimal agar sistem dapat beroperasi yaitu client
mampu mengoperasikan Microsoft Windows 98 dan browser
seperti Internet Explorer atau Netscape Navigator.
- Sistem beroperasi dengan menjamin keamanan data meliputi :
Penggunaan User-ID dan password
Pembatasan akses terhadap file data ( tabel ) melalui
fasilitas yang tersedia dari perangkat lunak database server
Menggunakan pemrograman scripting server side seperti ASP
yang menjamin source code program terlindungi dari
pengintipan dan modifikasi.
Menggunakan proses enkripsi pada record yang berisikan
data-data penting guna mencegah orang melihat data dengan mudah.
- Sistem yang efisien dan efektif
Menghemat waktu dan tenaga kegiatan antar bagian,
sehingga dapat digunakan untuk mengerjakan tugas lainnya.
Mengoptimalkan penggunaan komputer yang telah ada.
c. Kelayakan Ekonomi
Sistem yang selama ini berjalan memboroskan pemakaian kertas, media penyimpan, juga membutuhkan tempat yang luas untuk dokumentasi. Dengan dipakainyan rancangan sistem ini dapat menghemat biaya untuk pemakaian sumber daya tersebut.
d. Kelayakan Hukum
- Sesuai dengan peraturan dan tata tertib yang ada dalam buku
pedoman akademik yang diterbitkan oleh STEKOM Semarang, meliputi mahasiswa, perkuliahan, penilaian, dan lain-lainnya.
- Sesuai dengan pedoman bagi pelaksanaan kegiatan organisasi
seperti Visi dan Misi yang tertuang dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) yang tertuang dalam statuta.
- Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor
60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
e. Kelayakan Waktu
- Waktu untuk memperoleh kebutuhan data dan informasi
akademik dapat dilaksanakan setiap saat dengan cepat dan praktis.
- Waktu untuk mengerjakan administrasi akademik menggunakan
komputer menjadi lebih cepat dibandingkan dengan kegiatan yang sama yang dilakukan dengan manual.
3.8 Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia sangatlah strategis kedudukannya dalam implementasi teknologi yang akan diterapkan dalam suatu organisasi. Implementasi pengembangan suatu sistem informasi haruslah mampu memberikan pengertian pada sumber daya yang ada untuk dapat menggunakan sistem informasi yang baru dari hasil pengembangan.
Adapun beberapa kendala yang dihadapi oleh sumber daya manusia dalam pelaksanaan sistem informasi yang baru adalah
a. Adanya kecenderungan tidak mau bersusah-susah untuk belajar
lagi, sehingga tidak mau ada perubahan baru pula
b. Kemauan dan kemampuan untuk belajar terhadap hal-hal baru
kurang begitu berminat
IV. KESIMPULAN
Sistem informasi akademik yang saat ini berjalan di STEKOM Semarang masih belum optimal dan sebagian besar belum terotomatisasi dengan menggunakan komputer yang berakibat sulitnya mendapatkan informasi secara cepat, hal ini dikarenakan :
a. Penggunaan komputer hanya untuk penyimpanan data-data dosen,
mahasiswa, atau surat menyurat saja.
b. Komputer terhubung dalam jaringan tetapi belum digunakan secara
optimal seperti tiadanya program aplikasi multi user.
c. Antar bagian kurang terkoordinasi, sehingga menyebabkan
pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien dan sering muncul duplikasi data.
Dengan perancangan sistem informasi akademik berbasis komputer ini akan memberikan beberapa manfaat yang lebih berguna, diantaranya:
a. Sistem menjadi terintegrasi secara utuh,
b. Meningkatkan kinerja sistem,
c. Mengurangi duplikasi data,
d. Efisiensi sumber daya,
e. Ketersediaan data yang selalu mutakhir,
f. Memudahkan melakukan pengawasan dan pengendalian ulang,
g. Memudahkan dan memberikan kecepatan informasi dan laporan
bagi pihak pengambil keputusan.
h. Keamanan data terjamin
Sehingga dari sistem ini diharapkan dapat mengurangi permasalahan-permasalahan yang terjadi selama ini.
