FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RSUD WATES TAHUN Karya Ilmiah

(1)

i

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RSUD WATES

TAHUN 2017 Karya Ilmiah

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun Oleh :

GHINA SYAFILLA EKAPUTRI 1314011

PROGRAM STUDI

PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA

(2)

(3)

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah yang berjudul ”Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis Di Rak Penyimpanan Di RSUD Wates Tahun 2017” dengan tepat waktu. Karya Ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

Penulis menyadari bahwa semua usaha yang dilakukan merupakan hasil kerja sama yang baik dari berbagai pihak yang telah membantu. Maka, penulis menyampaikan terima kasih kepada:

1. dr. Kuswanto Hardjo, M.Kes, selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

2. Sis Wuryanto, A.Md Perkes., SKM., MPH, selaku Ketua Prodi D-3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta. 3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM, selaku pembimbing utama yang telah

meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dalam penyusunan Karya Ilmiah ini.

4. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM, selaku penguji yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam Karya Ilmiah ini.

5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukung penyusunan Karya Ilmiah ini.

6. Dr. Lies Indriyati, Sp.A, sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Wates yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian ini. 7. Dewi Natalia, A.Md, sebagai Kepala Instalasi Rekam Medis dan pembimbing

lapangan selama melaksanakan penelitian di Rumah Sakit Umum Daerah Wates.

8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates yang telah mendukung dan melancarkan penyusunan Karya Ilmiah ini.

9. Ayah, Ibu tercinta dan adik-adik atas do’a, motivasi dan kasih sayang yang telah diberikan selama ini untuk kelancaran penyusunan Karya Ilmiah ini.

(5)

v

10.Seluruh teman-teman Rekam Medis 2014 atas dukungan dan do’a yang telah kalian berikan demi kelancaran Karya Ilmiah ini.

11.Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-satu, yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak langsung.

Seluruh dukungan baik moral maupun material yang telah diberikan kepada penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat kekurangan dalam penyusunan Karya Ilmiah ini. Oleh karena itu, penulis mohon maaf, semoga di penelitian yang akan datang dapat lebih sempurna. Semoga Karya Ilmiah ini dapat dijadikan acuan untuk penelitian selanjutnya dan dapat bermanfaat bagi para pembaca terutama bagi ilmu Rekam Medis.

Yogyakarta,...

Penulis

Ghina Syafilla Ekaputri 1314011

(6)

vi DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSEMBAHAN ... ii

HALAMAN PERNYATAAN ...iii

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR SINGKATAN ... ix

DAFTAR KODING ...x

DAFTAR LAMPIRAN ...xi

INTISARI ...xii ABSTRACT ...xiii BAB I PENDAHULUAN 1 A. Latar Belakang ... 1 B. Rumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 2 D. Manfaat Penelitian ... 3 E. Keaslian Penelitian ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 6 A. Tinjauan Teoritis ... 6

B. Landasan Teori ... 15

C. Kerangka Konsep ... 16

D. Pertanyaan Peneliti ... 16

BAB III METODE PENELITIAN 17 A. Desain Penelitian ... 17

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 17

C. Subyek dan Obyek Penelitian ... 18

D. Definisi Operasional... 19

E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ... 21

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 23

G. Metode Pengolahan Data ... 23

H. Urutan Teknik Analisis...25

I. Etika Penelitian ... 26

J. Pelaksanaan Penelitian ... 26

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 29 A. Gambaran Umum RSUD Wates ...29

B. Hasil Penelitian ... 33 C. Pembahasan ... 50 D. Keterbatasan Penelitian ... 57 BAB V PENUTUP 59 A. Kesimpulan ... 59 B. Saran ... 60 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(7)

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Kode Warna ...14

Tabel 3.1 Definisi Operasional ...20

Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ...27

Tabel 4.1 Jumlah BRM Tidak Ditemukan ...37

Tabel 4.2 Perbandingan Jumlah BRM Ditemukan dan Tidak Ditemukan ...38

(8)

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ...16

Gambar 4.1 Struktur Organisai Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates Tahun 2017 ...32

Gambar 4.2 Flowchart Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis ...34

Gambar 4.3 Flowchart Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis ...35

Gambar 4.4 Diagram BRM Tidak Ditemukan ...38

Gambar 4.5 Diagram Perbandingan Jumlah BRM Ditemukan dan Tidak Ditemukan...39

(9)

ix

DAFTAR SINGKATAN

WHO : World Health Organization

BRM : Berkas Rekam Medis RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah UGD : Unit Gawat Darurat

SDM : Sumber Daya Mamusia SOP : Standar Operasional Prosedur THT : Telinga Hidung Tenggorokan

(10)

x

DAFTAR KODING

Koding 1 Jumlah SDM dan kualifikasi SDM di bagian filing RSUD Wates Koding 2 Sarana dan prasarana di bagian filing RSUD Wates

Koding 3 Sistem di bagian filing RSUD Wates Koding 4 Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis

Koding 5 Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis dan Penggunaan Kode Warna Koding 6 Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan di Rak

Penyimpanan dan Pencatatan

Koding 7 Ditemukannya Berkas Rekam Medis di Luar Rak Penyimpanan

Koding 8 Cara Pelacakan Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan di Rak Penyimpanan

(11)

xi

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Draf SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis Lampiran Draf SOP Pengambilan Berkas Rekam Medis

Lampiran 1 Surat Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Kepada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo

Lampiran 2 Surat Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Kepada Direktur RSUD Wates

Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo

Lampiran 4 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan dari RSUD Wates

Lampiran 5 Surat ijin Penelitian dari Kampus Kepada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo

Lampiran 6 Surat ijin Penelitian dari Kampus Kepada Direktur RSUD Wates Lampiran 7 Surat Balasan Ijin Penelitian dari Dinas Penanaman Modal dan

Pelayanan Terpadu Kulon Progo

Lampiran 8 Surat Balasan Ijin Penelitian dari RSUD Wates Lampiran 9 Surat Keterangan Persetujuan Etik Penelitian Lampiran 10 Persetujuan Responden

Lampiran 11 Persetujuan Responden Lampiran 12 Persetujuan Responden Lampiran 13 Persetujuan Responden Lampiran 14 Persetujuan Responden Lampiran 15 Persetujuan Responden Lampiran 16 Persetujuan Responden Lampiran 17 Pedoman Wawancara Lampiran 18 Hasil Wawancara Koding 1 Lampiran 19 Hasil Wawancara Koding 2 Lampiran 20 Hasil Wawancara Koding 3 Lampiran 21 Hasil Wawancara Koding 4 Lampiran 22 Hasil Wawancara Koding 5 Lampiran 23 Hasil Wawancara Koding 6 Lampiran 24 Hasil Wawancara Koding 7 Lampiran 25 Hasil Wawancara Koding 8 Lampiran 26 Hasil Wawancara Koding 9

Lampiran 27 Hasil Check List Observasi BRM Tidak Ditemukan Lampiran 28 Hasil Check List Observasi Kegiatan Penyimpanan Lampiran 29 Hasil Check List Observasi Kegiatan Pengambilan Lampiran 30 Hasil Studi Dokumentasi

Lampiran 31 SOP Penyimpanan Status Rekam Medis RSUD Wates

Lampiran 32 Kebijakan Sistem Penyimpanan dan Pengembalian Status Rekam Medis RSUD Wates

(12)

xii

FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS REKAM MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RSUD WATES

TAHUN 2017

Oleh:

Ghina Syafilla Ekaputri¹, Kori Puspita Ningsih²

INTISARI

Latar Belakang : Berkas Rekam Medis merupakan dokumen yang penting bagi setiap sarana pelayanan kesehatan dalam melayani pasien karena berkas rekam medis mencakup data-data pribadi maupun pengobatan yang telah dilakukan pasien selama periksa di sarana pelayanan kesehatan. Di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates, berkas rekam medis untuk pasien RJ wajib dikembalikan setelah pasien selesai periksa, sedangkan untuk berkas rekam medis yang digunakan untuk pasien RI dikembalikan dalam jangka waktu 2x24 jam. Hasil observasi pada tanggal 6 April 2017 dan tanggal 7 April 2017 dari 2087 berkas rekam medis terdapat 73 (3,5%) berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.

Tujuan Penelitian : Mengetahui faktor-faktor penyebab tidak ditemukan berkas rekam medis di rak penyimpanan di RSUD Wates Tahun 2017.

Metodologi Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Hasil Penelitian : Selama 3 hari, terdapat 195 (12,1%) berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dari 1.610 berkas rekam medis. Hal tersebut disebabkan untuk kelengkapan dokter sebesar 74 (37,9%) berkas rekam medis untuk proses dilengkapi oleh dokter karena tuntutan pekerjaan dokter tinggi, klinik sebesar 36 (18,5%) berkas rekam medis karena diletakkan di klinik untuk pemeriksaan, gudang in-aktif sebesar 69 (35,3%) berkas rekam medis karena dalam kurun waktu 5 tahun tidak digunakan untuk pemeriksaan dan pengolahan sebesar 16 (8,2%) berkas rekam medis karena masih dalam proses pengolahan. Kesimpulan : Faktor penyebab berkas rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan tertinggi adalah kelengkapan dokter dan terendah adalah pengolahan.

Kata Kunci : Faktor Penyebab, Berkas Rekam Medis, Rak Penyimpanan

¹ Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

² Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.

(13)

xiii

CAUSE FACTORS NOT FOUND MEDICAL RECORD FILE ON STORAGE RACK IN RSUD WATES

YEAR 2017 By:

Ghina Syafilla Ekaputri¹, Kori Puspita Ningsih²

ABSTRACT

Background : Medical record file is an important document for every health service facility in serving patient because medical record file includes personal data and treatment that has been done by patient during check in health care facility. In RSUD Wates Medical Record Installation, medical record file for RJ must be returned after the patient has finished checking, while the medical record file used for RI is returned within 2x24 hours. Based on observation on April 6, 2017 to April 7, 2017 of 2087 medical record files contain 73 (3,5%) of medical record files not found on storage rack.

Objective : To know the cause factors not found medical record file on storage rack in RSUD Wates year 2017.

Method : The type of research used is descriptive with qualitative appoarch and cross sectional design.The methode of collecting data using observation, interviews and documentation.

Result : Based on observations over 3 days, there are 195 (12,1%) medical record files that can not be found on storage rack of 1.610 request for medical record files. This is because the medical record file for the completeness of the doctor is 74 (37,9%) of the medical record file are still in the process of being equipped by doctors due to high demands of doctor’s job, the clinic is 36 (18,5%) due to being placed in the clinic for further examination, an in-active is 69 (35,3%) medical record file because the medical record file within 5 years is not used for examination and processing is 16 (8,2%) medical record file because still in process assembling, coding or analysis.

Conclusion : The cause factor of medical record file not found on storage rack the highest is completeness of the doctor and the lowest is .

Keywords : Cause Factors, Medical Record File, Storage Rack

¹ A student of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta.

² A conseling lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta.

(14)

1 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan pasien seperti rekam medis.

Menurut Permenkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Informasi tentang identitas, diagnosa, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Menurut Guwandi (2010), berkas rekam medis merupakan kumpulan bukti-bukti dalam bentuk berkas catatan dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya, hasil pemeriksaan laboratorium, gejala-gejala yang timbul, singkatnya mengenai segala sesuatu yang telah dilakukan di rumah sakit selama pasien dirawat. Oleh karena itu, berkas rekam medis pasien disimpan pada rak penyimpanan di ruang filing.

Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (retrieval). Berkas rekam medis pasien yang telah selesai digunakan wajib disimpan kembali di rak penyimpanan, agar petugas lebih mudah mencari apabila sewaktu-waktu berkas akan digunakan lagi.

Berdasarkan hasil magang. Di RSUD Wates menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing System dan sistem penomoran unit, setiap pasien diberi satu nomor rekam medis yang digunakan untuk setiap kali

(15)

2

pasien periksa. Berkas rekam medis yang telah selesai digunakan untuk pasien rawat jalan wajib dikembalikan setelah pasien selesai periksa, sedangkan untuk berkas yang digunakan untuk rawat inap wajib dikembalikan dalam jangka waktu 2x24 jam. Hasil observasi di RSUD Wates pada tanggal 6 April 2017 sampai dengan tanggal 7 April 2017 dari 1.007 permintaan berkas rekam medis terdapat 73 (7,2%) berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.

Dengan dilatar belakangi masalah di atas maka peneliti tertarik untuk mengangkat judul tentang “Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis Di Rak Penyimpanan Di RSUD Wates Tahun 2017”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “ Apa saja faktor penyebab tidak ditemukan berkas rekam medis di rak penyimpanan di RSUD Wates Tahun 2017?”

C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum

Mengetahui faktor-faktor penyebab tidak ditemukan berkas rekam medis di rak penyimpanan di RSUD Wates.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui alur pengambilan berkas rekam medis di RSUD Wates.

b. Mengetahui alur penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Wates.

c. Mengetahui jumlah berkas rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan di RSUD Wates.

d. Mengetahui diketemukannya berkas rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan di RSUD Wates.

(16)

3

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Mahasiswa

a. Dapat menambah wawasan mengenai pentingnya dalam menjaga berkas rekam medis

b. Dapat menerapkan teori-teori di perkuliahan untuk dipraktikkan di lahan.

c. Dapat menjadi pembelajaran penting untuk diterapkan pada masa yang akan datang.

2. Bagi Rumah Sakit

Mendapatkan masukan dan evaluasi untuk meminimalisir terjadinya berkas rekam medis hilang dan meningkatkan kinerja pegawai agar lebih teliti.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Menambah referensi untuk perpustakaan dan sebagai bahan tolak ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan.

E. Keaslian Penelitian

1. Anjelia Laxmi (2013) dengan judul “Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-Faktor Penyebabnya di Bagian Filing Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang”.

Hasil penelitian Anjelia Laxmi melihat dari beberapa pengamatan untuk melihat angka kejadian missfile. Pengamatan pertama dilihat dari letak rak, kejadian missfile tertinggi berada di rak nomor 1 yaitu keadian missfile sebanyak 62 berkas rekam medis hal ini terjadi karena rak nomor 1 memiliki jarak antar rak yang sempit dan tidak ergonomis sehingga petugas mengalami kesulitan dalam melakukan penjajaran pada rak tersebut. Pengamatan kedua dilihat dari letak kotak, kejadian

missfile tertinggi pada kotak ketiga yaitu 68 berkas rekam medi, hal ini karena letak kotak ketiga berada di posisi tengah sub rak sehingga tumpukan berkas membuat petugas mengalami kesulitan dalam

(17)

4

melakukan penjajaran pada rak tersebut. Pengamatan ketiga dilihat dari letak sub rak, kejadian missfile tertinggi terdapat pada sub rak ke 1 dengan jumlah kejadian 114 berkas rekam medis, hal ini terjadi karena letak sub rak 1 berada pada posisi teratas pada suatu rak.

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Anjelia Laxmi dengan peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab missfile. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan oleh Anjelia Laxmi, peneliti mengamati setiap letak rak, letak kotak dan letak sub rak, sedangkan peneliti mengamati dan melacak missfile dari setiap berkas rekam medis yang akan digunakan pada hari tersebut dan dari faktor 5M. 2. Arum Kurniawati (2015) dengan judul “Analisis Deskriptif Faktor

Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015”.

Hasil penelitian ini berupa tingkat kejadian missfile dari total 2.347 berkas rekam medis terdapat 3,57% berkas rekam medis. Hal tersebut mengakibatkan pelayanan kesehatan pasien terganggu karena petugas kesulitan mencari berkas rekam medis, bahkan sampai akhirnya petugas membuatkan berkas rekam medis baru untuk pasien. Faktor penyebab missfile dilihat dari beberapa aspek yaitu dari aspek petugas, hal ini terjadi karena tingkat pendidikan petugas yang masih rendah dan belum diadakan pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan ketrampilan petugas dalam bekerja. Aspek ketersediaan dana, hal ini karena tidak ada dana secara khusus melainkan hanya dengan penyediaan barang berupa formulir siap pakai yang datang setiap bulan. Aspek bahan, bahan yang digunakan yaitu kertas manila namun tidak menggunakan map folder dan rak yang digunakan berupa lemari laci namun banyak yang sudah rusak. Aspek alat, penggunaan tracer

belum dilaksanakan sehingga mempersulit dalam pelacakan berkas rekam medis. Aspek metode, sistem penyimpanan yaitu desentralisasi dan sistem penomoran secara unit.

(18)

5

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Arum Kurniawati dengan peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab

missfile. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan Arum Kurniawati meneliti faktor penyebab missfile dari berbagai aspek. Sedangkan peneliti mengamati dan melacak missfile dari setiap berkas rekam medis yang akan digunakan pada hari tersebut dan dari faktor 5M. 3. Ria Anggraeni (2013) dengan judul “Tinjauan Pengendalian Missfile

Dokumen Rekam Medis di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Tahun 2013”

Hasil penelitian Ria Anggraeni meneliti faktor penyebab missfile

dari aspek 5M yaitu man, money, methode, material dan machine. Prosentase kejadian missfile sebanyak 20% dari jumlah 70 sampel yang didapatkan dan 229 berkas rekam medis perharinya. Faktor penyebab dari aspek man yaitu sebagian petugas belum pernah mendapatkan pelatihan apapun tentang rekam medis. Money yaitu pendanaan hanya menerima barang dan permintaan barang kurang terpenuhi karena keterbatasan dana. Material yaitu berkas rekam medis menggunakan kertas kuarto, rak filing menggunakan lemari kayu kotak berupa laci yang berjumlah 90 kotak. Methode yaitu sistem penyimpanan menggunakan straight nimberical filing dan masih terjadi duplikasi nomor rekam medis. Machine yaitu belum menggunakan tracer.

Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Ria Anggraeni dengan peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab missfile. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan Ria Anggraeni meneliti faktor penyebab missfile dari aspek 5M, sedangkan peneliti mengamati dan melacak missfile dari setiap berkas rekam medis yang akan digunakan pada hari tersebut dan dari faktor 5M.

(19)

30 BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Wates 1. Sejarah Singkat RumahSakit Umum Daerah Wates

Lokasi RSUD Wates di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di Jalan Tentara Pelajar Km.1 No.5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26 Februari 1983 dengan status kelas D.

Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor 491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati No.343/2001. Surat keputusan menteri kesehatan RI Nomor 720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon Progo sebagai RSUD Kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni 2010.

Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD Kelas B Pendidikan.

Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.

a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977 b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987 c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001 d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.PD Tahun 2001-2005 e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012 f. dr. Lies Indriyati, Sp.A Tahun 2012-sekarang

(20)

31

2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Wates

a. Pelayanan Rawat Jalan 1) Poliklinik Kebidanan 2) Poliklinik Anak 3) Poliklinik Bedah 4) Poliklinik Dalam 5) Poliklinik Jiwa

6) Poliklinik Gigi dan Mulut 7) Poliklinik Kulit dan Kelamin 8) Poliklinik Mata 9) Poliklinik THT 10) Poliklinik Syaraf 11) Poliklinik Orthopedi 12) Poliklinik Psikologi 13) Poliklinik Gizi b. Pelayanan Rawat Inap

1) Kelas Utama 2) Kelas I 3) Kelas II 4) Kelas III 5) Non Kelas III c. Pelayanan Penunjang

1) Pelayanan Administrasi

2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah 3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral

4) Pelayanan Instalasi Gizi

5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam) 6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi

7) Pelayanan Instalasi Radiologi 8) Pelayanan Keuangan (kasir)

(21)

32

9) Pelayanan Pemulasaran Jenazah

10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis 11) Pelayanan Farmasi (24 jam)

12) Pelaynan Haemodialisa 13) Pelayanan Treadmil

14) Pelayanan Ketertiban dan Keamanan d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam) 3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis

Sejarah Rekam Medis RSUD Wates dapat diketahui melalui Instalasi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Pada awal berdirinya, kegiatan pencatatan medis pasien telah mulai dilaksanakan di RSUD Wates. Pasien yang semakin banyak, membuat catatan medis pasien di RSUD Wates semakin hari semakin bertambah banyak pula, sampai akhirnya di RSUD Wates terbentuklah tata kerja dan organisasi rumah sakit yang dinamakan catatan medis.

(22)

(23)

34

B. HASIL PENELITIAN 1. Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis

Berdasarkan hasil observasi pengambilan berkas rekam medis rawat jalan dilaksanakan oleh petugas filing apabila telah ada permintaan berkas rekam medis melalui tracer yang diminta oleh bagian pendaftaran. Berdasarkan hasil observasi dapat diketahui mengenai alur pengambilan berkas rekam medis yang dilaksanakan di Instalasi Rekam Medis RSUD Wates adalah sebagai berikut:

1) Petugas filing menerima tracer dari bagian pendaftaran dengan menggunakan alat bantu;

2) Petugas filing mensortir tracer;

3) Petugas filing mencari berkas rekam medis yang diminta di rak penyimpanan;

4) Petugas filing menyelipkan tracer tepat berada di posisi berkas rekam medis yang akan diambil;

5) Petugas filing mengambil berkas rekam medis tersebut.

Pengambilan berkas rekam medis harus dengan teliti agar meminimalisir terjadinya salah ambil. Sebelum didistribusikan, petugas akan memberikan cap dan menuliskan poliklinik tujuan pada lembar poliklinik.

(24)

35

Berikut merupakan flowchart alur pengambilan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates:

Gambar 4.2 Flowchart Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis

Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates

Alur pengambilan berkas rekam medis tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 4):

Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai berikut:

Ngambil antrian terus tracer diurutkan secara nomor akhir, nanti terus di cari di rak sesuai nomor akhir. Kalau udah ketemu, terus di cap sama ditulis poliklinik tujuane di lembar poliklinik.

Responden A

Jadi dari bawah ada tracer antrian itu ..nanti kan dari bawah naik sampai atas pakai kerekan nanti terus kita sortir per ekornya nanti petugas masuk ke rak penyimpanan sesuai ekornya dan dicari berdasarkan sistem TDF atau sistem angka terakhir. Sebelum diturunkan dicap tanggal sama ditulis poliklinik tujuannya.

Triangulasi Sumber 2. Mensortir tracer 3. Mencari Berkas Rekam Medis 4. Menyelipkan tracer 1. Menerima tracer 5. Berkas Rekam Medis diambil

(25)

36

2. Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Di RSUD Wates telah terdapat kebijakan mengenai penyimpanan berkas rekam medis dan telah terdapat SOP dengan nomor MKI/449.1/16/2015.

Berdasarkan hasil observasi, penyimpanan berkas rekam medis dilakukan setelah berkas rekam medis rawat jalan telah selesai digunakan pada hari tersebut. Alur penyimpanan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates sebagai berikut: 1) Petugas filing menerimaberkas rekam medis setelah berkas tersebut

selesai digunakan;

2) Petugas filing melakukan sortir berkas rekam medis;

3) Petugas filing menyimpan berkas rekam medis sesuai dengan urutan berkas rekam medis di rak penyimpanan;

4) Petugas filing mengambil tracer yang berada di rak penyimpanan tersebut.

Berikut merupakan flowchart alur pengambilan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates:

Gambar 4.3 Flowchart Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates 2. Mensortir Berkas

Rekam Medis

3. Menyimpan Berkas Rekam Medis di rak penyimpanan 1. Menerima Berkas Rekam Medis 4. Tracer diambil

(26)

37

Alur penyimpanan berkas rekam medis tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 5) :

Penggunaan kode warna pada berkas rekam medis rawat jalan belum sepenuhnya dijalankan, karena beban kerja petugas tidak bisa mengimbangi dengan banyaknya berkas rekam medis yang digunakan pada setiap harinya. Jadi, petugas jarang menempelkan kode warna pada berkas rekam medis rawat jalan. Sedangkan berkas rekam medis yang kembali dari bangsal oleh petugas assembling akan ditempelkan kode warna terlebih dahulu sebelum disortir dan dikembalikan di rak penyimpanan.

Penggunaan kode warna yang dilaksanakan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 5):

Dari bawah keatas ditumpuk disini di meja, terus disortir sesuai nomor akhir nanti dikembalikan di rak penyimpanan terus tracernya diambil.

Responden A

Jadi berkas kita ambil dari rak sortir, itu berkasnya udah dibuntuti ya menurut ekornya. Setelah itu nanti kita masukin cari urutannya dulu setelah dapat urutannya, kita masukkan berkas ke dalam raknya dan tracer yang ada di dalam ditarik.

Triangulasi Sumber

Kembali ke SDM, karena keterbatasan pegawainya jadi kode warna itu disambi ngasihnya jadi rawat inap saja yang udah dikasih.. Rawat jalan belum sempat.

(27)

38

3. Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan Di Rak Penyimpanan

Berdasarkan hasil observasi terhadap kegiatan petugas filing belum melakukan pencatatan dan belum terdapat laporan tertulis sebelumnya terkait jumlah berkas rekam medis keluar maupun yang tidak dapat ditemukan di rak penyimpanan. Hasil observasi selama tanggal 31 Mei 2017 sampai tanggal 3 Juni 2017 rata-rata permintaan berkas rekam medis rawat jalan sebanyak 536 berkas rekam medis. Dalam permintaan berkas rekam medis tersebut, petugas filing tidak selalu dapat menemukan semua permintaan. Dari 536 berkas rekam medis yang diminta rata-rata sebanyak 65 berkas rekam medis atau sebesar 12,1% berkas rekam medis tidak dapat ditemukan dalam satu hari. Berdasarkan hasil observasi di bagian filing, peneliti melakukan

check list observasi berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dengan hasil sebagai berikut:

Tabel 4.1 Jumlah BRM Tidak Ditemukan

Hari Ke Tanggal Jumlah

BRM tidak ditemukan Jumlah permintaan BRM Prosentase Hari ke-1 31/05/2017 64 526 12,2% Hari ke-2 02/06/2017 61 491 12,4% Hari ke-3 03/06/2017 70 593 11,8% Jumlah 195 1610 12,1% Rata-rata 65 536 12,1%

Kalau penempelan rawat jalan itu tadi kembali ke SDMnya ya, karena kita tidak memungkinkan untuk menempel stiker ya karena beban kerja juga. Kalau rawat inap sudah sekalian setelah di

assembling.

(28)

39

Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates Berdasarkan penjabaran tabel diatas, dapat digambarkan dengan menggunakan diagram batang mengenai berkas rekam medis yang tidak ditemukan sebagai berikut:

Gambar 4.4 Diagram BRM Tidak Ditemukan

Sumber:Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates Dari grafik diatas dapat diketahui bahwa dalam waktu tiga hari terdapat sebanyak 1.610 permintaan berkas rekam medis dan terdapat 195 berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas filing

di rak penyimpanan.

Tabel 4.2 Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis Ditemukan dan Tidak Ditemukan

Hari Ke Tanggal Jumlah

BRM ditemukan Jumlah BRM tidak ditemukan Jumlah permintaan BRM Hari ke-1 31/05/2017 462 64 526 Hari ke-2 02/06/2017 430 61 491 Hari ke-3 03/06/2017 523 70 593 Jumlah 1415 195 1610 Prosentase 87,9% 12,1%

Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates

0 100 200 300 400 500 600 700

Hari ke-1 Hari ke-2 Hari ke-3

BRM Tidak Ditemukan

Permintaan BRM BRM Tdak Ditemukan

(29)

40

Berdasarkan penjabaran tabel 4.2 diatas, dapat diketahui prosentase perbandingan jumlah berkas rekam medis ditemukan dan tidak ditemukan dengan melihat diagram pie sebagai berikut:

Gambar 4.5 Diagram Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis Ditemukan dan Tidak Ditemukan

Sumber:Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates Dari grafik tersebut dapat diketahui dari 1.610 permintaan berkas rekam medis rawat jalan dalam waktu tiga hari terdapat sebanyak 195 (12,1%) berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas

filing di rak penyimpanandan sebanyak 1.415 (87,9%) berkas rekam medis yang dapat ditemukan oleh petugas filing di rak penyimpanan. Hasil observasi tersebut diambil peneliti dari jam pelayanan dibuka sampai jam pelayanan rawat jalan ditutup. Dapat dilihat bahwa dalam tiga hari tidak terdapat peningkatan maupun penurunan yang signifikan namun berkas-berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak penyimpanan di RSUD Wates jumlahnya cukup tinggi dan selama ini tidak pernah dilakukan pencatatan oleh petugas filing.

87.9% 12.1%

Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis Ditemukan dan Tidak Ditemukan

Ditemukan Tidak Ditemukan

(30)

41

Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak penyimpanan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 6) :

;

4. Diketemukannya Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ada Di Rak Penyimpanan

Berdasarkan hasil observasi berkas-berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan dapat ditelusuri keberadaannya dengan cara melacak pada rak penyimpanan maupun dilacak dengan menggunakan sistem komputerisasi. Petugas yang tidak dapat menemukan berkas rekam medis tersebut akan melacak terlebih dahulu pada rak-rak terdekat, apabila tidak ditemukan petugas akan mencari dengan sistem komputer dengan melihat kapan dan dimana pasien dengan nomor rekam medis tersebut melakukan pemeriksaan terakhir.

Sering banget.. nek ngitung pastinya belum pernah kalau rata-rata ya sekitar 30 berkas-50 berkas mungkin ada yaa.. Kalau yang missfile

itu berapa yaa kalau 1 itu bisa lebih tapi kalau 5 nggak ada. Dan kalau pencatatan mengenai berkas rekam medis yang tidak ketemu itu belum pernah dilakukan pencatatan.

Triangulasi Sumber Ya sering.. Kalau yang nggak ketemu di rak penyimpanan tapi nanti ketemu di luar rak itu banyak, bisa lebih dari 50 berkas rekam medis seharinya. Tapi kalau yang nggak ketemu misal karena missfile

apa enggak ketemu di luar ki ya paling sehari satu sampai dua berkas. Misal hari ini lancar ketemu semua, besok ada dua besoknya nggak ada besoknya ada satu. Kalau pencatatan ki nggak pernah dicatat.

(31)

42

Cara pelacakan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 8) :

Berkas rekam medis yang sebelumnya digunakan untuk periksa, petugas akan melihat terlebih dahulu pada rak sortir berkas apakah berkas rekam medis tersebut sudah kembali atau belum. Apabila belum kembali maka berkas tersebut masih berada di poliklinik sebelumnya. Berkas rekam medis yang dipergunakan untuk rawat inap wajib kembali dalam jangka waktu 2x24 jam setelah pasien pulang. Pada kenyataannya saat petugas akan mencari berkas rekam medis yang akan digunakan pada hari tersebut masih belum kembali ke bagian filing.

Apabila ada kejadian tersebut petugas akan mencari dahulu di bagian pengolahan berkas, jika di bagian pengolahan berkas tidak ada maka berkas rekam medis masih berada di bangsal sehingga petugas harus membuatkan berkas baru sesuai dengan nomor rekam medis, setelah berkas lama kembali maka akan digabungkan menjadi satu dengan berkas rekam medis yang baru.

Misalnya nggak ketemu.. yang pertama dicek di rak yang deket kalau nggak ketemu dicek di komputer sebelumnya apakah mondok atau gimana kalau memang di poliklinik dilihat dulu di check list itu udah kembali atau tidak sama dicek di meja sortirnya itu.

Responden B

Jadi pertama kita lacak dulu di rak-rak terdekat sama dilihat apa ada tracernya tidak di rak yang kita cari kalau tidak ada kita cek lewat komputer dengan memasukkan nomor RMnya. Nanti dilihat kunjungan terakhir dimana misal terakhir di poliklinik apa masih di bangsal mana. Cara satu lagi itu pakai check list pengembalian, nanti dilihat itu kembali atau belum sama di cek juga di rak meja sortir itu.

(32)

43

Peneliti juga menemukan kasus berkas rekam medis yang akan digunakan untuk periksa ternyata telah berada di gudang in-aktif. Berkas rekam medis yang berada di gudang in-aktif berarti sudah tidak digunakan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir, apabila menemui kejadian tersebut maka petugas langsung membuatkan berkas rekam medis baru sesuai nomor rekam medis yang lama. Berkas rekam medis yang lama tidak disertakan pada berkas rekam medis yang baru, kecuali ada permintaan dari dokter.

Tempat-tempat ditemukannya berkas rekam medis di luar rak penyimpanan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 7):

Kalau ditemukannya dimana itu bisa dicek di komputer, misalnya pasien kemarin periksa di poliklnik nek nggak ada di rak dicari di meja sortir itu. Terus kalau misal habis mondok nah dicari di ruang pengolahan nek nggak ada yo berarti belum kembali dan masih berada di bangsal e kemarin. Banyak juga sek udah nomor cilik maksute retensi kui dibikinkan baru.

Responden B

Biasanya nanti kalau enggak di pengolahan berkas itu atau di bangsalnya kalau enggak juga bisa masih di polikliniknya. Yang lain nanti bisa aja di rak lain jadi tetep di lacak nomor-nomor yang mirip. Sebagian juga nomer kecil. Sebelumnya dicek dulu di komputer ya.

(33)

44

Berdasarkan Tabel 4.1 jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan dapat dilacak keberadaannya dengan melihat tabel di bawah ini:

Tabel 4.3 Keterangan ditemukan BRM Hari Ke Tanggal Jumlah permintaan BRM Jumlah BRM tidak ditemuk an Keterangan ditemukan Kelengkap an Dokter Klinik Gudang

In-aktif Pengolahan Missfile Hari ke-1 31/5/2017 526 64 21 15 21 7 0 Hari ke-2 2/6/2017 491 61 28 7 20 6 0 Hari ke-3 3/6/2017 593 70 25 14 28 3 0 Jumlah 1610 195 74 36 69 16 0 Prosentase 37,9% 18,5% 35,3% 8,2% 0,0%

Berdasarkan penjabaran tabel diatas, dapat diketahui prosentase tempat ditemukan berkas rekam medis di luar rak penyimpanan dengan melihat diagram pie sebagai berikut:

Gambar 4.6 Diagram Keterangan ditemukan BRM

37.9% 18.5% 35.3% 8.2% 0.0%

Keterangan Ditemukan BRM

Kelengkapan Dokter Klinik Gudang In-aktif Pengolahan Missfile

(34)

45

Dari grafik diatas dapat diketahui faktor-faktor penyebab berkas rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan karena kelengkapan dokter, klinik, gudang in-aktif dan pengolahan. Berikut penjabaran faktor penyebab:

a. Kelengkapan dokter 1) SDM

Tuntutan pekerjaan yang banyak membuat dokter tidak dapat melengkapi isi berkas rekam medis pasien tepat waktu dan melebihi waktu yang telah ditetapkan yaitu 2x24jam setelah pasien pulang dari ruang rawat inap. Akibatnya, berkas rekam medis menumpuk di kelengkapan dokter sebanyak 74 (37,9%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis.

Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

2) Sarana dan Prasarana

Tidak terdapat sarana dan prasarana yang menghambat faktor penyebab dari kelengkapan dokter. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

Biasanya kalau di kelengkapan dokter tu dokternya sibuk sama kerjaanya banyak jadi gak tepat waktu kembalinya.

Responden A

Jadi, kalau di bangsal itu buat kelengkapan biasanya dokternya kerjaanya banyak jadi numpuk dan telat kembalinya.

Sarprasnya nggak ada masalah sih selama ini

Responden A

Sarprasnya tidak bermasalah.

(35)

46 3) Sistem

Terdapat SOP mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

b. Klinik 1) SDM

SDM di klinik di RSUD Wates telah mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan yang ada. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

Tidak terdapat sarana dan prasarana yang menghambat faktor penyebab daei kelengkapan dokter. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

Kalau SOP ada pengembalian BRM tu kalau RI 2x24 jam setelah pasien pulang.

Responden A

Ada SOP yang mengatur kalau kembali dalam jangka waktu 2x24 jam setelah pasien pulang.

SDM dan sarana prasarana tidak ada masalah mbak yang menyangkut nggak kembali di klinik

Responden C

SDM sudah cukup

SDM dan sarana prasarana tidak ada masalah mbak yang menyangkut nggak kembali di klinik

Responden C

Sarpas tidak ada masalah

(36)

47 3) Sistem

Tidak terdapat sistem kebijakan, pedoman maupun SOP yang menjelaskan tentang pengembalian berkas rekam medis rawat jalan.

Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di klinik berjumlah 36 (18,5%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis. Berkas rekam medis yang masih berada di klinik disebabkan karena pasien yang bersangkutan akan melakukan pemeriksaan lanjutan yang nantinya hasil dari pemeriksaan tersebut akan review ulang oleh dokter klinik dan hal lain yang menyebabkan berkas rekam medis ditinggal di klinik adalah pasien yang bersangkutan akan melakukan pemeriksaan ulang pada hari selanjutnya, jadi dokter atau perawat meminta berkas rekam medis pasien tersebut untuk ditinggal di klinik agar pasien pada hari esok tidak perlu mendaftar ulang untuk pemeriksaan.

c. Gudang In-aktif 1) SDM

SDM telah mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan yang ada. Dalam pelaksanaan tugasnya, petugas hanya memilah

Kalau di klinik itu biasanya mau di pakek ulang buat pemeriksaan lanjutan misal di radiologi atau cek lab nanti kembali ke dokternya buat dikasih tau. SOP juga tidak ada.

Responden C

Di klinik biasanya ya itu buat pemeriksaan lanjutan atau ulang jadi nanti hasilnya dibacakan sama dokter dan kalau buat periksan besok agar pasien tidak perlu daftar ulang. Sistemnya kalau pengembalian rajal belum.

(37)

48

formulir rekam medis yang masih bernilai guna. Tim pemusnahan/ penghapusan berkas rekam medis adalah tim yang dibentuk dengan Keputusan Direktur rumah sakit yang mempunyai tugas membantu Direktur dalam menyelenggarakan penghapusan/pemusnahan berkas rekam medis.

Pada gudang in-aktif di RSUD Wates tidak terdapat alat

scan untuk mengkopi formulir rekam medis yang bernilai guna agar dapat disimpan di komputer. Formulir rekam medis yang bernilai guna akan dipilah dan disimpan kembali oleh petugas. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

3) Sistem

Terdapat kebijakan mengenai retensi dan pemusnahan berkas rekam medis di RSUD Wates.

Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di gudang in-aktif berjumlah 69 (35,3%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis. Hal tersebut disebabkan karena pasien dalam

Gudang in-aktif itu kalau SDMnya nggak ada masalah, yang ngerjain cuma satu orang itu nanti petugasnya cuma milih berkas yang masih bernilai guna aja.

Responden B

Gudang In-aktif itu petugas hanya satu tugasya memilah form yang masih bernilai guna

Sarprasnya nggak ada alat scan

Responden B

Mungkin belum ada alat scan jadi hanya dipilah-pilah dulu. Triangulasi Sumber

(38)

49

kurun waktu lima tahun terakhir sudah tidak melakukan pemeriksaan di RSUD Wates. Berkas rekam medis yang tidak digunakan dalam kurun waktu tersebut diletakkan di gudang in-aktif dan akan digunakan kembali apabila pasien yang bersangkutan melakukan pemeriksaan kembali dan atas permintaan dokter.

d. Pengolahan 1) SDM

Jumlah SDM di ruang pengolahan berjumlah tiga petugas, tiga petugas tersebut dibagi menjadi satu petugas analisis, satu petugas assembling dan satu petugas coding. Hal tersebut membuat petugas harus menyelesaikan pekerjaan sendiri menurut kompetennya. Namun terkadang petugas assembling

dibantu oleh petugas analisis apabila pekerjaan analisis berkas telah selesai dikerjakan. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

Sepertinya ada kebijakan tentang retensi yang ngatur tentang kalau berkas di kasih gudang kalau udah nggak dipakek 5 tahun terakhir.

Responden B

Ada kebijakan retensi dan pemusnahan di buku kebijakan. Triangulasi Sumber

SDMnya di pengolahan kan juga cuma 3 di bagi buat

assembling, coding apa analisis.

Responden E

Kalau yang di pengolahan kan SDMnya hanya 3 di bagi-bagi kan itu.

(39)

50 2) Sarana dan prasarana

Di ruang pengolahan berkas hanya terdapat satu unit komputer untuk melaksanakan coding sedangkan kegiatan analisis berkas masih menggunakan check list manual. Pada kegiatan assembling selain petugas merakit berkas, petugas juga harus melaksanakan penempelan stiker kode warna karena pada map berkas rekam medis belum tertempel stiker kode warna. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

3) Sistem

Terdapat SOP mengenai coding, assembling dan analisis. Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di pengolahan berkas berjumlah 16 (8,2%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis. Hal tersebut karena berkas rekam medis masih dilakukan proses coding, assembling maupun analisis. Terkadang pengembalian berkas rekam medis dari bangsal menumpuk banyak dalam satu hari dan dalam hari yang sama terkadang berkas rekam medis yang belum selesai dari ruang pengolahan harus digunakan untuk pemeriksaan pasien, itu membuat petugas harus bergegas menyelesaikan berkas rekam medis tersebut sebelum digunakan. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):

Sarprasnya di pengolahan itu ya komputer hanya ada 1 untuk melaksanakan coding.

Responden E

Kalau sarpras mungkin komputer hanya 1 dan untuk coding

yang analisis masih manual.

(40)

51

Dari tabel dan grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah berkas rekam medis tertinggi dapat ditemukan di kelengkapan dokter yaitu sebanyak 74 (37,9%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis. Yang terendah dapat ditemukan di bagian pengolahan yaitu sebanyak 16 (8,2%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis.

PEMBAHASAN 1. Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis

Alur pengambilan berkas rekam medis oleh petugas filing di RSUD Wates adalah sebagai berikut:

a. Petugas filing menerima tracer dari bagian pendaftaran; b. Petugas filing melakukan sortirtracer;

c. Petugas filing menyelipkan tracer pada berkas rekam medis yang akan diambil;

d. Petugas filing mengambil dokumen rekam medis.

Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), tugas pokok dan fungsi pokok filing di unit rekam medis adalah mencari dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan lainnya dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menerima traceryang sudah terisi; b. Mencari nomor rekam medis;

c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil;

d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan; Nek di pengolahan ya itu kan bangsal suka telat to mbak kembalinya, jadi kadang tu juga numpuk di pengolahan pas mau dicari. Ada sendiri-sendiri mbak kebijakannya.

Responden E Sistemnya ya kalau tentang assembling, coding apa analisis ada sendiri-sendiri.

(41)

52

e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman;

f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis.

Menurut Cahyo (2015), alur pengambilan berkas rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Petugas menulis nomor RM pada tracer;

b. Petugas mencari dalam rak yang bertanda angka akhir dari nomor RM pasien;

c. Petugas mencatat dokumen yang dipinjam dalam buku peminjaman dokumen;

d. Apabila diketahui nomor RM, petugas mencari melalui IUP/

billing system. Kemudian mencarinya dalam rak penyimpanan dengan cara di atas.

e. Apabila diketauhui, petugas mencari di rak penyimpanan.

Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat kebijakan, pedoman dan SOP (Standar Operasional Prosedur) mengenai pengambilan berkas rekam medis. Alur pengambilan berkas rekam medis yang dilakukan oleh petugas telah dilaksanakan berdasarkan teori yang ada. Namun berkas rekam medis yang digunakan untuk pemeriksaan oleh petugas filing tidak melakukan tanda tangan dengan penerima berkas rekam medis karena pada karcis permintaan telah tertera poliklinik tujuan yang akan menggunakan berkas rekam medis tersebut. Apabila berkas rekam medis digunakan untuk keperluan lain misalnya dipinjam oleh dokter maupun untuk penelitian, pada tracer

petugas akan menuliskan keterangan peminjam dan tanggal peminjaman namun petugas tidak menuliskan keterangan peminjaman pada buku peminjaman jadi keterangan hanya bisa dilihat pada tracer

(42)

53

2. Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis

Alur penyimpanan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh petugas filing adalah sebagai berikut:

a. Petugas filing menerimaberkas rekam medis setelah berkas tersebut selesai digunakan;

b. Petugas filing melakukan sortir berkas rekam medis ;

c. Petugas filing menyimpan berkas rekam medis sesuai dengan urutan berkas rekam medis di rak penyimpanan;

d. Petugas filing mengambil tracer yang berada di rak penyimpanan tersebut.

SOP (Standar Operasional Prosedur) mengenai alur penyimpanan berkas rekam medis dengan nomor dokumen MKI/449.1/16/2015. SOP penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Wates sebagai berikut:

a. Petugas rekam medis bagian penyimpanan status rekam medis menerima pengembalian status rekam medis setelah melalui

assembling, pengkodingan dan pengindeksandari bagian pengolahan berkas rekam medis.

b. Petugas penyimpanan melakukan penyortiran untuk mencegah salah letak/missfile.

c. Petugas penyimpanan memberikan stiker warna di bagian sampul /map rekam medis, untuk dibedakan warna dua digit terakhir nomor rekam medis agar dalam penyimpanan tidak terjadi missfile.

d. Petugas menyimpan status rekam medis dengan mencocokkan grup warna dan ketetapan posisi urutan nomor.

e. Bagi status rekam medis yang telah digunakan untuk kepentingan lain (visum et repertum maupun surat keterangan resume medis), petugas dapet langsung menyimpan di rak penyimpanan sesuai dengan ketepatan dan grup warna.

(43)

54

f. Status rekam medis pasien meninggal dipisahkan penyimpanannya pada rak berkas pasien meninggal.

g. Petugas filing mengembalikan status pada tempat penyimpanan dan mengambil tracer yang terpasang.

Berdasarkan hasil studi dokumentasi terdapat kebijakan mengenai sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Wates antara lain sebagai berikut:

a.Semua berkas rekam medis disimpan dengan menggunakan sistem sentralisasi;

b.Setiap lembar formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap dimasukkan dalam folder/map secara individual;

c.Dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga aman dan terjaga kerahasiaannya.

d.Ruang penyimpanan dan fasilitas harus dijaga dan dirawat dengan baik.

Pedoman pelayanan rekam medis yang mengatur tentang penyimpanan berkas rekam medis belum terdokumentasikan secara tertulis.

Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), aturan-aturan dan prosedur di dalam penyimpanan dokumen rekam medis, seorang petugas perekam medis khususnya di bagian filing harus dapat melakukan hal-hal berikut:

5) Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di URM (bagian

assembling), harus disortir terlebih dahulu sebelum disimpan. 6) Dokumen rekam medis yang foldernya rusak atau robek harus

segera diganti/diperbaiki.

7) Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara berkala untuk mencari dokumen rekam medis yang salah letak. 8) Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen rekam medis untuk

mengetahui dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum atau untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis.

(44)

55

Menurut Cahyo (2015), alur penyimpanan berkas rekam medis adalah sebagai berikut:

a. Petugas penyimpanan menerima dokumen RM yang telah diproses secara lengkap di IRM;

b. Petugas menyortir dokumen RM menurut angka akhir; c. Petugas menyusun sesuai sistem Terminal Digit Filing;

d. Petugas menyimpan dokumen RM dalam rak penyimpanan berdasarkan sistem Terminal Digit Filing.

SOP alur penyimpanan berkas rekam medis di bagian filing RSUD Wates pada point (c) menjelaskan bahwa sebelum berkas rekam medis dikembalikan di rak penyimpanan petugas filling terlebih dulu menempelkan stiker kode warna pada map, namun hasil observasi petugas filing tidak menempelkan stiker kode warna. Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), penggunaan kode warna selain sebagai petunjuk penyimpanan berupa nomor atau angka terakhir penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan kode warna juga bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan mengurangi kesalahan (missfile) didalam penyimpanan dokumen rekam medis.

Pada alur penyimpanan berkas rekam medis yang dikemukakan oleh Rustiyanto dan Warih (2011), menyebutkan bahwa petugas memeriksa arsip buku peminjaman untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis, namun petugas filing RSUD Wates tidak melakukan pencatatan di buku peminjaman setiap kali berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan.

3. Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan Di Rak Penyimpanan

Petugas filing tidak melakukan pencatatan mengenai jumlah berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan maupun berkas rekam medis yang hilang atau salah letak.

(45)

56

Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat pedoman mengenai jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak penyimpanan namun terdapat kebijakan rekam medis yang mengatur mengenai pengembalian berkas rekam medis di RSUD Wates yang didalamnya terdapat point yang menjelaskan bahwa petugas rekam medis bagian filing harus membuat laporan rutin kegiatan yang meliputi:

a. Jumlah berkas rekam medis yang keluar;

b. Jumlah permintaan berkas rekam medis pendidikan dan penelitian;

c. Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan.

Menurut Hatta (2010), tujuan rekam medis ada banyak, banyak pendapat tentang tujuan rekam kesehatan. Salah satu cara untuk mengingatnya secara mudah digunakan akronim memonik ALFRED yang berarti mempunyai nilai untuk kepentingan administratif, hukum (legal), finansial, riset, edukasi dan dokumentasi. Salah satu yang penting dalam penelitian ini yaitu tujuan untuk aspek dokumentasi. Aspek Documentation (Dokumentasi) adalah suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan. Menurut KARS (2011), dalam standar AP.1.5 disebutkan bahwa temuan pada assesmen didokumentasikan dalam rekam medis pasien dan siap tersedia bagi para penanggung jawab. Maksud dan tujuan AP.1.5 tersebut adalah assesmen medis, keperawatan dan assesmen lain didokumentasikan dengan baik dan dapat dengan cepat dan mudah ditemukan kembali dalam rekam medis atau dari lokasi lain yang ditentukan standar dan digunakan oleh staf yang melayani pasien. Dari aspek dokumentasi dapat dilihat bahwa setiap pemeriksaan oleh tenaga kesehatan pasti dilakukan pencatatan atau

(46)

57

pendokumentasian di dalam berkas rekam medis dan isi dokumen tersebut rekam medis digunakan sebagai alat bantu tenaga kesehatan dalam melakukan tindakan maupun pemeriksaan lanjutan terhadap pasien.

4. Diketemukannya Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ada Di Rak Penyimpanan

Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat laporan mengenai tempat-tempat ditemukannya berkas rekam medis yang tidak ada di rak penyimpanan dan belum terdapat SOP, kebijakan maupun pedoman mengenai cara pelacakan berkas rekam medis diluar rak penyimpanan.

Berdasarkan hasil pengamatan terdapat 74 (37,9%) berkas rekam medis terdapat di kelengkapan dokter, hal tersebut terjadi karena berkas rekam medis masih dalam proses untuk dilengkapi dokter. Pada SOP mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Wates, disebutkan bahwa petugas ruangan/bangsal harus segera mengembalikan status rekam medis pasien yang telah pulang dari bangsal perawatan, dalam jangka waktu 2x24 jam. Menurut Fauziah (2013), dokumen rekam medis rawat inap yang telah selesai dipakai dari ruang rawat inap harus segera dikembalikan ke unit rekam medis pada bagian assembling, setiap dokumen rekam medis yang kembali dari ruang rawat inap ke unit rekam medis pada bagian assembling

harus disusun sesuai ketentuan yang berlaku.

Terdapat 36 (18,5%) berkas rekam medis berada di klinik, hal tersebut karena berkas rekam medis akan digunakan untuk pemeriksaan lanjutan maupun pemeriksaan ulang pada hari selanjutnya jadi berkas rekam medis tersebut diletakkan di klinik untuk digunakan kembali. Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), berkas rekam medis pasien yang telah selesai digunakan wajib disimpan kembali di rak penyimpanan, agar petugas lebih mudah mencari apabila sewaktu-waktu berkas akan digunakan lagi.

(47)

58

Tempat lain ditemukannya berkas rekam medis adalah gudang in-aktif yaitu sebanyak 69 (35,3%) berkas rekam medis. Kejadian tersebut karena berkas rekam medis selama kurun waktu lima tahun terakhir tidak digunakan untuk pemeriksaan. Hasil studi dokumentasi terdapat kebijakan mengenai kebijakan retensi dan pemusnahan berkas rekam medis yang menjelaskan bahwa semua berkas rekam medis yang dinyatakan in-aktif apabila sudah tersimpan lima tahun terhitung sejak pasien berobat terakhir. Sebanyak 16 (8,2%) berkas rekam medis berada di pengolahan, hal tersebut terjadi karena berkas rekam medis masih dalam proses coding, assembling maupun analisis.

Masalah lain yang dihadapi filing adalah seringkali terjadi kejadian

missfile (salah letak) dan keterlambatan pelacakan DRM serta penyerahan DRM ke TPPRJ (Shofari,2008). Selama observasi penulis tidak menemukan kejadian missfile namun kegiatan pelacakan berkas rekam medis memang membutuhkan waktu yang cukup lama, karena petugas harus menyisir terlebih dahulu di rak-rak yang memiliki nomor yang hampir sama dan melacak menggunakan komputer. Apabila berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan maka petugas harus membuatkan berkas baru dengan nomor rekam medis yang sama. Hal seperti ini yang juga mempengaruhi keterlambatan penyerahan berkas rekam medis ke bagian distribusi.

C. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini adalah peneliti tidak menemukan kejadian missfile maupun kejadian salah pengambilan berkas rekam medis di rak penyimpanan karena observasi hanya dilakukan dalam waktu tiga hari. Hasil studi dokumentasi belum terdapat SOP mengenai alur pengambilan berkas rekam medis jadi peneliti tidak dapat membandingkan

(48)

59

dengan cara kerja petugas saat melakukan kegiatan tersebut. Kejadian berkas rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan cukup banyak namun belum terdapat dokumentasi untuk pencatatan kejadian tersebut setiap harinya.

Wawancara dalam penelitian ini tidak dilakukan kepada semua petugas

filing karena terdapat satu petugas filing tidak berkenan untuk dilakukan wawancara.

(49)

60 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan

1. Alur pengambilan berkas rekam medis telah dilaksanakan berdasarkan teori yang ada. Di RSUD Wates belum terdapat SOP, kebijakan dan pedoman mengenai alur pengambilan berkas rekam medis.

2. Alur penyimpanan berkas rekam medis telah dilaksanakan berdasarkan SOP dan teori yang ada dan sudah terdapat kebijakan sistem penyimpanan berkas rekam medis. Penempelan kode warna belum sepenuhnya dijalankan.

3. Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas

filing di rak penyimpanan rata-rata mencapai 12,1% (65 berkas rekam medis) dari rata-rata 536 permintaan berkas rekam medis rawat jalan. 4. Berkas-berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak

penyimpanan dapat ditemukan dan diketahui faktor penyebabnya sebagai berikut:

a. Kelengkapan dokter dengan prosentase 37,9% (74 berkas rekam medis) 195 berkas rekam medis karena tuntutan pekerjaan dokter yang tinggi membuat dokter tidak dapat menyelesaikan pengisian dan pengembalian berkas rekam medis berdasarkan waktu yang ditetapkan.

b. Klinik dengan prosentase 18,5% (36 berkas rekam medis) 195 berkas rekam medis karena berkas rekam medis tersebut akan digunakan untuk pemeriksaan lanjutan maupun pemeriksaan kembali di hari esok.

c. Gudang in-aktif dengan prosentase 35,3% (69 berkas rekam medis) 195 berkas rekam medis karena berkas rekam medis dalam kurun waktu lima tahun terakhir tidak digunakan untuk pemeriksaan jadi berkas rekam medis telah dipindah di gudang in-aktif.

d. Pengolahan dengan prosentase 8,2% (16 berkas rekam medis) 195 berkas rekam medis terjadi karena masih dalam proses pengolahan

(50)

61

dan minimnya SDM serta terkadang terdapat penumpukan pekerjaan.

Prosentase tertinggi sebesar 37,9% (74 berkas rekam medis) dari 195 berkas rekam medis untuk kelengkapan dokter dan prosentase terendah sebesar 8,2% (16 berkas rekam medis) dari 195 berkas rekam medis di bagian pengolahan berkas.

B. Saran

1. Sebaiknya, diadakan perencanaan untuk membahas pembuatan SOP, kebijakan dan pedoman tentang pengambilan berkas rekam medis. Agar dalam melaksanakan pekerjaan, semua petugas dapat menjalankan sesuai ketentuan yang ada.

2. Sebaiknya, penempelan kode warna dapat ditempelkan pada semua berkas. Agar dapat memberi kemudahan dalam pencarian berkas rekam medis saat di rak penyimpanan.

3. Sebaiknya, diadakan evaluasi ulang untuk meningkatkan kedisiplinan dalam pengembalian berkas rekam medis agar ke depannya dapat mengurangikejadian berkas rekam medis tidak ditemukan dirak penyimpanan dan mengurangi pencarian berkas rekam medis di luar rak penyimpanan.