Permasalahan yang terjadi adalah data persediaan yang sangat banyak, sehingga pencatatan dan analisis pengadaan persediaan secara manual banyak menghabiskan waktu. Diharapkan dengan sistem yang akan dikembangkan ini, dapat menghasilkan output yang cepat dan efisien, berupa informasi semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan. 2. Fase Analisis
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Karena sistem yang dibuat merupakan sistem yang baru dibangun, maka penelitian atas sistem yang telah ada tidak dilakukan. Sedangkan fase analisis itu sendiri meliputi :
a. Deskripsi kebutuhan informasi bagi pengguna (output).
b. Deskripsi kebutuhan data bagi sistem (input), pemodelan kebutuhan fungsional yang meliputi bagan alir (flow chart), Data Flow Diagram (DFD) Level 0 (diagram konteks), DFD level 1 dan DFD level 2. 3. Fase Perancangan
Perancangan sistem merupakan tahapan kebutuhan yang telah didefinisikan pada tahap analisis kebutuhan lalu diterjemahkan ke model presentasi sistem. Fase perancangan menspesifikasikan bagaimana sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna. Fase ini meliputi perancangan basis data, perancangan input dan perancangan antarmuka pemakai.
Spesifikasi ini digunakan sebagai dasar pengembangan perangkat lunak, akuisisi perangkat keras, pengujian sistem dan aktivitas lainnya pada fase implementasi.
4. Fase Implementasi
Fase implementasi merupakan fase pembuatan perangkat lunak, tahap transformasi perancangan menjadi instruksi-instruksi yang dapat dimengerti oleh mesin. Selain itu, fase ini juga mencakup akuisisi perangkat lunak dan perangkat keras yang akan digunakan.
Sistem yang akan dibangun diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual FoxPro 8.0 yang berorientasi pada basis data.
5. Fase Penggunaan
Fase penggunaan merupakan tahap untuk memastikan sistem berjalan sebagaimana mestinya yang kemudian akan diterapkan kepada pengguna serta dilakukan pemeliharaan agar sistem dapat digunakan dengan baik.
Metode pengujian yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode black box.
Metode pengujian black box ini berkaitan dengan pengujian yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Meskipun didesain untuk mengungkap kesalahan, pengujian black Box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi perangkat lunak adalah operasional; bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan dengan tepat, dan integritas informasi eksternal (seperti file data) dipelihara (Pressman, 2001).
HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan metode penelitian yang digunakan yaitu Siklus Hidup Sistem, maka hasil dan pembahasan dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Fase Perencanaan
1.1 Permasalahan dan alternatif solusi
Permasalahan yang selama ini terjadi di Wintex adalah pembuatan surat-surat atau dokumentasi yang berhubungan dengan transaksi aliran barang Wintex masih belum tersusun rapi, masih dibuat dengan Microsoft Word dan Microsoft Excel saja. Jadi tidak memiliki form khusus ataupun sistem khusus untuk mencatat atau membuat surat-suratnya. Pembuatan laporan penjualan, pembelian ataupun yang lain hanya dengan menggunakan Microsoft Excel, hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu.
1.2 Tujuan dan Kendala Sistem
Sistem Informasi Persediaan adalah sistem informasi yang baru dikembangkan. Sistem ini ditujukan untuk digunakan dalam mengatasi masalah Wintex dalam pencatatan persediaan barangnya.
Sistem ini digunakan untuk melakukan pengolahan data persediaan barang yang jumlahnya banyak secara cepat dan rapi.
Data persediaan barang yang digunakan berasal dari Wintex Denpasar. Data ini merupakan hasil pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang meliputi penjualan, purchase order (PO), penerimaan barang, retur penjualan dan retur pembelian.
1.3 Deskripsi Umum Sistem
Gambaran singkat tentang sistem yang dibuat adalah sebagai berikut pengguna akan memasukkan data-data yang berhubungan
dengan stock ke dalam sistem, data akan diolah dan hasilnya akan ditampilkan melalui layar dan dapat dicetak. Selain itu, data yang dimasukkan oleh user akan disimpan ke dalam basis data.
Gambaran tentang sistem dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1 Deskripsi Umum Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem kerja:
1. Direktur Operasional selaku Supervisor
2. Chief Accounting/Kasir 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pembelian
Bussines Process sistem ini adalah sebagai berikut :
1. Transaksi pembelian barang ke supplier Kasir melihat daftar stock barang pada laporan persediaan akhir, apabila barang masih ada maka tidak melakukan pembelian. Tetapi bila stock barang kosong maka kasir meminta bagian gudang memeriksa ulang berdasarkan kartu stock. Jika barang benar kosong, maka bagian gudang mengirimkan informasi dan meminta bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian yang diketahui oleh kasir. Surat pesanan pembelian kepada supplier, yang dibuat oleh bagian pembelian ini mendapatkan persetujuan dari kasir, dan direktur operasional. Kemudian barang yang datang dari supplier, diterima oleh kasir dan diperiksa oleh bagian gudang berdasarkan PO. Pada proses penerimaan dan pemeriksaan barang, jika ada barang yang tidak sesuai, maka bagian gudang bekerja sama dengan bagian pembelian untuk membuat retur pembelian yang disetujui kasir. Jika barang yang diterima tidak ada masalah, maka bagian pembelian akan membuat surat penerimaan barang pembelian berdasarkan purchase order dan faktur dari supplier, yang disetujui kasir.
Surat purchase order dan surat penerimaan barang pembelian ini kemudian disimpan, sampai pembuatan laporan pembelian dan
laporan stock oleh bagian pembelian dan bagian gudang disetujui kasir yang nantinya akan diserahkan kepada direktur operasional.
2. Transaksi penjualan langsung
Customer membeli barang dengan menelepon atau datang langsung melalui kasir. Setelah menerima order dari customer, kasir akan melihat persediaan barang berdasarkan laporan persediaan akhir. Jika stock ada maka kasir langsung meminta bagian gudang menyiapkan barang dan kasir membuatkan faktur penjualan untuk customer. Jika stock kosong maka kasir akan menginformasikan kepada customer bahwa barang kosong. 3. Transaksi penjualan dengan pemesanan
Kasir menerima PO dari customer melalui fax atau melalui telepon. Kalau PO customer melalui fax maka PO inilah yang disimpan sebagai memo pemesanan. Tetapi jika melalui telepon maka kasir akan mencatat barang pesanan dalam sebuah memo saja. Ketika PO customer telah diterima maka kasir akan meminta bagian gudang untuk memeriksa stock barang. Jika stock barang ada maka barang akan dikirim sesuai waktu yang diminta oleh customer, kasir membuatkan faktur penjualan. Tetapi jika barang kosong maka kasir akan melakukan koordinasi dengan customer dan supplier. Jika koordinasi dengan supplier dan customer berhasil, maka kasir akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian, membuat PO kepada supplier dengan barang sesuai permintaan customer. Jika terdapat masalah terhadap barang yang dikirim ke customer dengan faktur penjualan, dan customer melakukan pengembalian barang, maka kasir akan membuatkan retur penjualan. Faktur penjualan dan retur penjualan ini akan disimpan sampai dibuatnya laporan penjualan yang dilaporkan kepada direktur operasional.
Gambaran tentang busines process ini dapat dilihat pada Lampiran 1.
2. Fase Analisis
2.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi Output (Pengguna)
Pada tahap analisis pengguna, disimpulkan bahwa sistem yang dirancang terutama ditujukan untuk memudahkan pengguna dalam pemasukan data, pemeliharaan data, kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan hasil
pengolahan data, serta kemudahan dalam pembuatan laporan.
2.2 Indentifikasi Kebutuhan Data Input (Sistem)
a. Deskripsi Kebutuhan Fungsional
Deskripsi kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan-kebutuhan yang berkaitan dengan proses pengolahan atau transformasi data. Tabel kebutuhan fungsional (KF) dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini :
Tabel 1 Kebutuhan Fungsional
Kode Deskripsi
KF-1 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master barang.
KF-2 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master supplier
KF-3 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master customer.
KF-4 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi purchase order.
KF-5 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi penerimaan barang. KF-6 Melihat, memasukkan, mengedit,
menghapus, dan mencetak data transaksi retur pembelian.
KF-7 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi faktur penjualan.
KF-8 Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi retur penjualan.
KF-9 Melihat dan memasukkan stock awal pada stock awal
KF-10 Mencetak laporan pembelian berdasarkan supplier
KF-11 Mencetak laporan pembelian per periode
KF-12 Mencetak laporan penjualan berdasarkan customer
KF-13 Mencetak laporan penjualan per periode
KF-14 Mencetak laporan kartu stock KF-15 Mencetak laporan persediaan akhir KF-16 Mencetak laporan limit stock
b. Karakteristik Pengguna
Karakteristik pengguna adalah pengguna-pengguna yang bertugas dalam pengelolaan sistem. Pengguna SIAP (Sistem Informasi Akuntansi Persediaan) meliputi supervisor, kasir, bagian pembelian dan bagian gudang. Karakteristik pengguna SIAP dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Karakteristik pengguna SIAP Katagori
Pengguna Hak Akses ke Aplikasi Supervisor (Direktur Operasional) Kasir Bagian Pembelian Bagian Gudang ¬ KF-1, KF-2, KF-3 ¬ KF-4, KF-5, KF-6 ¬ KF-7, KF-8, KF-9 ¬ KF-10, KF-11 ¬ KF-12,KF-13 ¬ KF-14, KF-15 ¬ KF-16 ¬ KF-3, KF-7, KF-8 ¬ KF-12, KF-13 ¬ KF-2, KF-4, KF-5 ¬ KF-6, KF-10, KF-11 ¬ KF-1, KF-9 ¬ KF-14, KF-15, KF-16 c. Pemodelan fungsional
Berdasarkan kebutuhan fungsional dari sistem, maka dapat diketahui dan dibuat flowchart,dan Data Flow Diagram(DFD). DFD yang dihasilkan adalah DFD level 0 diagram konteks, DFD level 1, DFD level 2. Flowchart dapat dilihat pada Lampiran 2. DFD level 0 diagram konteks dapat dilihat pada Lampiran 3, DFD level 1 pada Lampiran 4, dan DFD level 2 dapat dilihat pada Lampiran 5.
3. Fase Perancangan 3.1 Perancangan Basis Data
Tahapan mendesain basis data ada 3 yaitu: 1. Desain Konseptual. Perancangan
model konseptual merupakan perancangan ditingkat konsep, misalnya : kebutuhan aplikasi, sasaran pengguna dan tujuan pemanfaatan. Hasil dari desain konseptual basis data ini adalah berupa entity relationship diagram (ERD). Entity yang dihasilkan adalah entity barang, customer, supplier, faktur penjualan, retur penjualan, purchase order, penerimaan
barang, retur pembelian dan kartu stock. Hubungan antar entity dapat dilihat pada Lampiran 6.
2. Desain Logikal. Memiliki penekanan pada spesifikasi dan elemen-elemen pada database. Desain pada level ini merancang struktur database dan relasi antar tabel. Model database yang digunakan dalam sistem ini adalah model basis data relasional. Database sistem ini disimpan dengan nama Mdata.dbc. Tabel yang ada dalam sistem ini antara lain :
1. Tabel master merupakan tabel yang penting dan terus ada di dalam sistem informasi. Tabel master ini terdiri dari tabel barang, tabel piutang (tabel customer), tabel hutang (tabel supplier) dan tabel kartu. Tabel barang memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, warna, limit, dan satuan. Tabel hutang memiliki fields antara lain kode supplier, nama supplier, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, dan attn. Tabel piutang memiliki fields kode customer, nama customer, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, attn, kode pos dan email. Tabel kartu memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, tgl, no, awal, masuk, keluar, akhir, no po, no faktur, harga dan jumlah. 2. Tabel transaksi untuk mencatat
semua data hasil transaksi yang terjadi. Tabel ini terdiri dari tabel po, tabel pom (tabel detail po), tabel bpb (tabel penerimaan barang), tabel bpbm (tabel detail penerimaan barang), tabel rb (tabel retur pembelian), tabel rbm (tabel detail retur pembelian), tabel inv (tabel faktur penjualan), tabel invm (tabel detail faktur penjualan), tabel rj (tabel retur penjualan), dan tabel rrm (tabel detail retur penjualan). Tabel po memilki fields antara lain no po, tgl po, kode barang, qty barang, up po, jum po, disc po, dan disc1 po. Tabel pom memiliki fields no po, tgl po, kode supplier, nama supplier, ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel bpb memiliki fields antara lain adalah no bpb, tgl bpb, kode barang, nama barang, no faktur, qty bpb, up bpb dan jum
bpb. Tabel bpbm memiliki fields antara lain no bpb, tgl bpb, no po, no faktur, kode supplier, nama supplier, ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel rb memiliki fields no rb, tgl rb, kode barang, qty rb, up rb dan no faktur. Tabel rbm memiliki fields antara lain no rb, tgl rb, no faktur, kode suplier, nama supplier, ppn, ppn1, disc dan disc1. Tabel inv memiliki fields antara lain no inv, tgl inv, kode barang, qty inv, up inv, disc inv dan disc1 inv. Tabel invm memiliki fields no inv, tgl inv, kode supplier, ppn, ppn1,cash dan cash1. Tabel rj memilki fields antara lain no rj, tgl rj, no inv, kode barang, nama barang, qty rb, up rj dan jum rj. Tabel rrm memiliki fields antara lain no rj, tgl rj, kode customer, nama customer, no inv, ppn, ppn1, cash dan cash1.
Model relasional dapat dilihat pada Lampiran 7. Sedangkan hubungan antar tabel dapat dilihat pada Lampiran 8. Hasil dari hubungan antara nama entitas/ relationship dengan nama relasi dan nama tabel dalam perancangan logikal ini dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3 Hubungan antara nama entitas/ relationship dengan nama relasi dan nama tabel
Nama entitas/
Relationship Nama Relasi Nama Tabel
Barang Barang Barang
Customer Customer Piutang Supplier Supplier Hutang Purchase order Purchase order
dan detail purchase order
Po dan pom Penerimaan
barang Penerimaan barang dan detail penerimaan barang
Bpb dan bpbm Retur
pembelian Retur pembelian dan detail retur pembelian
Rb dan rbm Faktur
penjualan Faktur penjualan dan detail retur penjualan
Inv dan invm Retur
penjualan Retur penjualan dan detail retur penjualan
Rj dan rrm Kartu stock Kartu Kartu
3. Desain Fisikal. Merupakan level desain perangkat yang akan digunakan baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Daftar tabel-tabel basis data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dapat dilihat pada Lampiran 9.
Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung sistem database ini minimum spesifikasinya adalah :
¬ Prosessor 750 MHz ¬ Memori 128 MB ¬ Harddisk 20 GB ¬ Monitor 14” ¬ Keyboard dan Mouse
Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem database ini adalah :
¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi
¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai sistem manajemen basis data dan bahasa pemrograman
3.2 Perancangan Input
Input yang dilakukan pada sistem ini adalah menggunakan keyboard dan mouse. Tabel perancangan form untuk Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4 Perancangan Form SIAP Kode KF Perancangan Form KF-1 Form master barang KF-2 Form master supplier KF-3 Form master customer KF-4 Form purchase order KF-5 Form penerimaan barang KF-6 Form retur pembelian KF-7 Form faktur penjualan KF-8 Form retur penjualan KF-9 Form stock awal
KF-10 Form laporan pembelian berdasarkan supplier
KF-11 Form laporan pembelian per periode
KF-12 Form laporan penjualan berdasarkan customer
KF-13 Form laporan penjualan per periode
KF-14 Form laporan kartu stock KF-15 Form laporan persediaan akhir KF-16 Form laporan limit stock Adapun form desain input untuk sistem adalah sebagai berikut :
1. Form Menu Utama
Tampilan awal form utama adalah form Password, yaitu untuk validasi user untuk penggunaan sistem. Di dalam form menu utama ini terdapat pilihan sub input yang terdiri dari master, transaksi, saldo awal, laporan dan selesai. Sub input master terdiri dari master barang, master supplier dan master customer. Sub input transaksi terdiri purchase order, penerimaan barang, retur pembelian, faktur penjualan, dan retur penjualan, sub input saldo awal adalah stock awal. Sub input laporan terdiri dari pembelian berdasarkan supplier, dan pembelian per periode, penjualan berdasarkan customer, penjualan per periode kartu stock, persediaan akhir dan limit stock.
2. Form master barang
Form master barang ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data jenis barang milik Wintex, yang mempunyai hak akses hanya bagian gudang dan direktur operasional. Jika bagian gudang Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data barang maka dapat dilakukan melalui form master barang ini. Dalam form master barang ini terdapat kode barang, nama barang, warna, limit dan satuan barang.
3. Form master supplier
Form master supplier ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data supplier Wintex, oleh bagian pembelian. Jika bagian pembelian Wintex ingin menambah, melihat, mengubah, atau menghapus data supplier maka dapat dilakukan melalui form input master supplier ini. Dalam form master supplier ini terdapat kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode pos, kota, telepon, fax, attention dan email supplier. Form ini dapat juga diakses oleh direktur operasional sebagai informasi.
4. Form master customer
Form master customer ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data customer Wintex, oleh bagian kasir. Jika Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data customer maka dapat dilakukan melalui form master customer ini. Dalam form master customer ini terdapat kode customer, nama customer, alamat customer, kota customer, telepon, fax dan attention.
5. Form purchase order
Form purchase order ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data pesanan
pembelian barang ke supplier, oleh bagian pembelian. PO ini digunakan pada saat persediaan barang kosong atau pada saat persediaan sudah mencapai limitnya. Dalam form ini terdapat nomor po, tanggal po, kode supplier, nama supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli barang dan total harga keseluruhan po. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama.
6. Form penerimaan barang
Form penerimaan barang ini adalah form untuk memasukkan data tentang barang pesanan pembelian/PO yang telah diterima, oleh bagian pembelian. Form penerimaan barang ini pertama digunakan ketika barang pesanan telah diterima dari supplier. Dalam form ini terdapat nomor penerimaan barang, tanggal penerimaan barang, nomor PO, nomor faktur, kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli dan total harga keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama. 7. Form retur pembelian
Form retur pembelian barang ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur pembelian, oleh bagian pembelian. Form retur pembelian ini digunakan pada saat barang dari supplier ketika diterima dan telah diperiksa, tidak sesuai dengan PO atau ada kerusakan. Dalam form ini terdapat nomor retur pembelian, nomor faktur pembelian, tanggal retur pembelian dilakukan, nama supplier, alamat supplier, kode barang, nama barang, jumlah barang yang diretur, satuan barang, harga beli per satuan sesuai faktur, total harga barang retur keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama.
8. Form faktur penjualan
Form faktur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi faktur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan ketika barang-barang yang ada, dijual kepada customer. Dalam form ini terdiri dari nomor faktur penjualan, tanggal faktur penjualan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode barang, nama barang, warna, jumlah barang, satuan, harga jual per satuan, jumlah harga barang dan total harga keseluruhan dari faktur penjualan. Fasilitas dalam form ini
adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional.
9. Form retur penjualan
Form retur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan pada saat customer mengembalikan barang yang telah dibelinya, karena barang tidak sesuai dengan permintaan customer atau ada kerusakan. Dalam form ini terdiri dari nomor retur penjualan, tanggal retur penjualan, nomor faktur penjualan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode barang, nama barang, quantity barang yang diretur, satuan, harga jual per satuan sesuai faktur penjualan, total harga barang keseluruhan retur penjualan. Fasilitas yang ada dalam form ini adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional.
10. Form stock awal
Form stock awal ini adalah untuk menginput quantity awal barang-barang Wintex pada saat sebelum transaksi yang lain mulai berjalan. Input nilai barang dilakukan oleh bagian gudang. Dalam form ini terdapat kode barang, nama barang, warna, satuan, quantity, tanggal input, dan keterangan. Keterangan disini untuk menjelaskan keadaan barang stock yang siap dipasarkan. Quantity adalah jumlah persediaan awal yang siap untuk dipasarkan. Tanggal input adalah tanggal berapa nilai stock terhadap barang dilakukan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat dan kembali ke menu utama. 11. Laporan pembelian berdasarkan supplier
Form laporan pembelian berdasarkan supplier ini untuk melihat dan mencetak informasi pembelian berdasarkan supplier, oleh bagian pembelian. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat kepada supplier mana Wintex paling sering melakukan transaksi pembelian dan barang-barang apa yang sering dibeli dari supplier. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi pembelian yang akan dilihat dan nama supplier, fasilitas layar&printer serta selesai.
12. Form laporan pembelian per periode Form laporan pembelian per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi pembelian kepada supplier yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun,
dilakukan oleh bagian pembelian . Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. 13. Form laporan penjualan berdasarkan
customer
Form laporan penjualan per customer ini untuk melihat dan mencetak informasi penjualan berdasarkan customer, oleh bagian kasir. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat customer yang paling sering melakukan transaksi pembelian kepada Wintex dan barang-barang apa yang sering dibeli oleh customer. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi penjualan yang akan dilihat dan nama customer, fasilitas layar&printer serta selesai.
14. Form laporan penjualan per periode Form laporan penjualan per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi penjualan kepada customer yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun, dapat diakses oleh bagian kasir. Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. Fasilitas lainnya adalah layar&printer dan selesai.
15. Form laporan kartu stock
Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan setiap barang (stock) pada waktu tertentu. Dalam form laporan kartu stock ini kita memasukkan kode barang, nama barang dan tanggal persediaan barang yang akan dilihat atau dicetak. Fasilitas form laporan kartu stock adalah layar&printer dan selesai. Form laporan ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional.
16. Form laporan persediaan akhir
Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan akhir barang keseluruhan dalam waktu tertetu. Fasilitas dalam form ini adalah layar&printer dan keluar. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional.
17. Form laporan limit stock
Form limit stock ini digunakan pada saat stock opname atau pada saat tertentu untuk melihat atau memeriksa limit semua barang persediaan, sehingga sisa persediaan barang yang ada di gudang tidak kurang dari limit persediaan. Laporan limit stock ini dapat
dicetak. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional.
3.3 Perancangan output
Format output yang dihasilkan sistem ini dapat ditampilkan di layar komputer dan dapat dicetak. Tipe keluarannya berupa laporan. Laporan ini terdiri dari laporan master barang, laporan master supplier, laporan master customer, laporan purchase order, laporan penerimaan barang, laporan retur pembelian, laporan faktur penjualan, laporan retur penjualan, laporan kartu stock, laporan persedian akhir, laporan limit stock, laporan penjualan berdasarkan customer, laporan penjualan per periode, laporan pembelian per periode, dan laporan pembelian berdasarkan supplier.
4. Fase Implementasi
4.1 Perangkat Keras Implementasi
Untuk mendukung kinerja dari suatu sistem SIP, diperlukan beberapa perangkat keras yaitu Personal Computer (PC) dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :
¬ Memori 128 MB ¬ Hard Disk 20 GB ¬ Monitor 14 “ ¬ Keyboard ¬ Mouse
Sedangkan perangkat keras yang digunakan dalam fase implementasi mempunyai spesifikasi sebagai berikut :
¬ Processor Pentium IV 1,7 Ghz ¬ Memory 256 MB
¬ Hard Disk 40 GB ¬ Monitor 15 “ ¬ Keyboard dan Mouse 4.2 Perangkat Lunak Implementasi
Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam fase implementasi adalah gabungan antara :
¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi.
¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai bahasa pemrograman. Penggunaan Microsoft Visual FoxPro ini adalah user requirement. Hasil Implementasi dapat dilihat pada Lampiran 10 sampai dengan Lampiran 27.
5. Fase Penggunaan
Pada fase ini, sistem digunakan oleh supervisor (Direktur Operasional), kasir, bagian pembelian dan bagian gudang perusahaan
Wintex. Bagian supervisor, bagian kasir, bagian pembelian dan bagian gudang melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah pengembangan sistem telah mencapai tujuan. Selanjutnya dilakukan tahapan pemeliharaan terhadap sistem dengan tujuan untuk mengoreksi kesalahan yang mungkin timbul dan tidak diketahui pada saat implementasi. Daftar hasil pengujian yang telah dilakukan pada sistem dapat dilihat pada Lampiran 28.
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini digunakan sebagai salah satu alat pengendalian persediaan perusahaan Wintex karena pimpinan perusahaan dapat mengetahui posisi persediaan setiap saat sehingga bila terjadi kecurangan dapat segera diambil langkah-langkah perbaikan agar kinerja perusahaan tetap berjalan dengan baik dan semakin meningkat. Adapun manfaat dari pencatatan persediaan menggunakan sistem ini adalah :
1. Memberikan kemudahan dalam pengelolaan persediaan, sebab jika dilakukan perhitungan fisik akhir tahun (stock opname), perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah yang tertera dalam laporan akan dengan mudah dapat dilokalisir dan diselidiki tanpa perlu meneliti ulang seluruh persediaan yang tentunya akan memerlukan banyak biaya serta membantu pimpinan perusahaan untuk melakukan kebijakan keamanan kinerja perusahaan khususnya keamanan persediaan.
2. Memberikan informasi penting untuk melaksanakan pembelian yang tepat dan pengendalian persediaan serta kebijakan penjualan, sehingga kinerja manajemen perusahaan menjadi teratur dan berjalan baik.
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Pada penelitian ini telah menghasilkan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (SIAP), studi kasus perusahaan Winner Textile Denpasar Bali. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan berbasis komputer dirancang dan dibangun berdasarkan permintaan user untuk meningkatkan efisiensi kerja perusahaan. Sistem ini menangani subsistem transaksi pembelian dan penjualan barang, pencetakan laporan dan pemeliharaan data master. Sistem juga digunakan sebagai salah satu alat untuk membantu perusahaan Wintex dalam pengendalian persediaannya.
Saran
Walaupun program aplikasi ini diperuntukkan bagi beberapa user, tetapi program ini hanya dirancang untuk komputer Stand alone. Jika perusahaan semakin berkembang, diharapkan sistem ini dapat dikembangkan untuk komputer yang terhubung oleh jaringan.
Sistem masih dapat dikembangkan lebih lanjut, agar sistem dapat memiliki warning untuk masalah sisa barang yang telah mencapai limit dan dapat menampilkan informasi mengenai alasan barang diretur.
DAFTAR PUSTAKA
Davis, B G. 1993. Kerangka Dasar Sistem Informasi Management. Bagian 1. Terjemahan Adiwardana, A.S. Lembaga Pendidikan Dan Pembinaan Managemen (LPPM), Jakarta.
La Midjan, Susanto A. 1995. Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Ed. Ke-9. Lembaga Informatika Akuntansi (LIA), Bandung.
Laudon, K C. 1994. Management Information System Organization And Technology. Ed. Ke-3. Mac Millan Publishing Company, New York.
McFadden, F R. & J.A. Hoffer. 1994. Modern Database Manajement. Ed. Ke-4. The Benjamin/Cummings Publishing Company Inc.,California.
McLeod, R. Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan Hendra Teguh SE, Ak. PT Prenhallindo, Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Ed. Ke-5.
STIE YKPN, Yogyakarta.
Niswonger, fess, Warren. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi . Ed. Ke-19. Terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan. Erlangga. Jakarta.
Petersen JV, Ron T, Eric R. 1998. The Essential Guide To Visual FoxPro 6.0. A Division Of Microsoft Corporation. Washington
