DIGITALISASI DOKUMEN
DIGITALISASI DOKUMEN
Makalah
Makalah
disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata k
disusun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.uliah Otomatisasi Perkantoran.
disusun oleh disusun oleh
A
Anni i YYuulliiaannttii 11440077222266 IIrrffaan Fn Fiirrmmaannssyyaahh 114400444444 !
!iiddi i ""uussttii 141400114411## $i%nielda
$i%nielda 11000#011000#0
DEPA
DEPARTEMEN PENDIDIKAN RTEMEN PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORANMANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITA
UNIVERSITAS PENDIDIKAN S PENDIDIKAN INDONESIAINDONESIA BANDUNG
BANDUNG 2015 2015
KATA PENGANTAR KATA PENGANTAR
&egala 'u(i dan syukur ke'ada Allah &)t. yang *erkat 'etun(uk dan hidayah+,yalah &egala 'u(i dan syukur ke'ada Allah &)t. yang *erkat 'etun(uk dan hidayah+,yalah mak
makalaalah h ini ini da'da'at at terterselselesaesaikaikan. n. -ak-akalaalah h ini *er(udini *er(udulul digdigititalialisasi dokumesasi dokumenn disusdisusun un untuk untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.
memenuhi salah satu tugas mata kuliah Otomatisasi Perkantoran.
-akalah ini *ertu(uan untuk mem*erikan )a)asan dan 'engetahuan yang le*ih luas -akalah ini *ertu(uan untuk mem*erikan )a)asan dan 'engetahuan yang le*ih luas ten
tentantang g *aga*agaimaimana na tekteknis nis 'ela'elaksaksanaanaan n digdigitaitalilisassasi i dokudokumen men di di kantkantor or yang yang sessesungungguhnguhnya.ya. &emoga materi ini da'at men(adi *ekal untuk kita se*agai mahasis)a yang nantinya akan ter(un &emoga materi ini da'at men(adi *ekal untuk kita se*agai mahasis)a yang nantinya akan ter(un ke dunia ker(a *aik di intansi 'emerintah mau'un s)asta agar da'at mudah menyesuaikan diri ke dunia ker(a *aik di intansi 'emerintah mau'un s)asta agar da'at mudah menyesuaikan diri dengan *udaya dan teknologi yang digunakan.
dengan *udaya dan teknologi yang digunakan.
Penyusunan makalah ini tidak sedikit menemukan ham*atan dan kesulitan namun *erkat Penyusunan makalah ini tidak sedikit menemukan ham*atan dan kesulitan namun *erkat dorongan serta doa restu dari *er*agai 'ihak maka 'enulis ingin mengu/a'kan terima kasih dorongan serta doa restu dari *er*agai 'ihak maka 'enulis ingin mengu/a'kan terima kasih ke'ada seluruh 'ihak yang telah mem*antu
ke'ada seluruh 'ihak yang telah mem*antu ,amun
,amun dihara'kan dihara'kan semoga semoga makalah makalah ini ini da'at da'at *ermanfaat *ermanfaat *agi *agi semua semua 'ihak 'ihak yangyang memerlukannya. Amin memerlukannya. Amin andung 2 uni 2016 andung 2 uni 2016 Penulis Penulis
Daftar I! Daftar I!
KATA
KATA PENGPENGANTAR ANTAR ... ii Daftar I!
Daftar I!... iiii BAB 1 PENDA"ULUAN
BAB 1 PENDA"ULUAN...1...1 1
1##11## LLaattaar r BB$$llaakkaa%%&&...1...1 1
1##22## RR''((''aa% M% Maaaallaahh...1...1 1
1##))## TT''**''aa%%... 11 BAB II KAJIAN TEORI
BAB II KAJIAN TEORI...3...3 2
2#1#1 DD!!&&!!tatall!!aa! ! DD++kk'('($$%%...3...3 2
2##22 SS!!kkll'' D D!!&&!!ttaall!!aa!!... 44 2
2##)) PPrr++$$ D D!!&&!!ttaall!!aa!!...7...7 BAB III PEMBA"ASAN
BAB III PEMBA"ASAN...10...10 )
)#1#1 DD!!&&!!tatall!!aa! ! DD++kk'('($$%%...10...10 )#
)#22 MaMa%f%faaaat,t,K$K$'%'%t't'%&%&a% a% D!D!&!&!tatal!l!aa! ! D+D+k'(k'($%$%...12...12 )#)
)#) A-A-$k $k P$rP$rat'at'ra%ra%,L$,L$&a&al!tl!ta a D!&D!&!ta!tal!l!a! a! D+kD+k'($'($% .% .! ! Ka%Ka%t+t+rr...13...13 )#
)#// ElEl$($($% $% P$P$%t%t!%!%& & .a.alala( ( D!D!&!&!tatal!l!aa!!...16...16 )#5
)#5 Proses Pen/i'taan Arsi'Proses Pen/i'taan Arsi' 3lektronik 3lektronik ...17...17 )#
)# +%+%t+h P$t+h P$%&a%&a-l!-l!kaka!a% D!!a% D!&!t&!tal!al!aa! D+k! D+k'($'($% .! Ba.a% .! Ba.a% K$-$% K$-$&a&aa!a!a% Da$a% Da$rah K+rah K+ta Ja(ta Ja(3!3! 20
20
DAFTAR PUSTAKA
BAB 1 BAB 1 PENDA"ULUAN PENDA"ULUAN 1 1##11## LLaattaar Br B$$llaakkaa%%&& igitalisasi 5
igitalisasi 5digitizing digitizing meru'akan se*uah terminologi untuk men(elaskan 'roses meru'akan se*uah terminologi untuk men(elaskan 'roses alih media dari *entuk ter/etak audio mau'un ideo men(adi *entuk digital. igitalisasi alih media dari *entuk ter/etak audio mau'un ideo men(adi *entuk digital. igitalisasi dilakukan untuk mem*uat arsi' dokumen *entuk digital untuk fungsi fotoko'i dan dilakukan untuk mem*uat arsi' dokumen *entuk digital untuk fungsi fotoko'i dan untuk mem*uat koleksi 'er'ustakaan digital. igitalisasi memerlukan 'eralatan dalam untuk mem*uat koleksi 'er'ustakaan digital. igitalisasi memerlukan 'eralatan dalam meru*ah dari dokumen ter/etak men(adi digital yang dise*ut se*agai
meru*ah dari dokumen ter/etak men(adi digital yang dise*ut se*agai Digitizer Digitizer /ontohnya /ontohnya se'ert
se'erti i kom'utkom'uterer scanner scanner kamera dan lain+lain. okumen ter/etak da'at dialihkan ke kamera dan lain+lain. okumen ter/etak da'at dialihkan ke dal
dalam am *ent*entuk uk digdigitaital l dendengan gan *ant*antuan uan 'ro'rogragram m 'en'endukudukungng scanning scanning dokumen se'erti dokumen se'erti Ado*e A/r
Ado*e A/ro*at dan o*at dan Omni'Omni'age. okumen suara age. okumen suara da'at dialihkda'at dialihkan ke an ke dalam *entuk digitaldalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah suara se'erti 8ool3dit dan etAudio. okumen ideo dengan *antuan 'rogram 'engolah suara se'erti 8ool3dit dan etAudio. okumen ideo da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah ideo.
da'at dialihkan ke dalam *entuk digital dengan *antuan 'rogram 'engolah ideo. 9u
9u(ua(uan n iigigitatalilisasasisi titidak dak lalain in adadalalah ah ununtutuk k memendnda'aa'atktkan an efefisisieiensnsi i dadann o'timalisasi dalam *anyak hal antara lain efisiensi dan o'timalisasi tem'at 'enyim'anan o'timalisasi dalam *anyak hal antara lain efisiensi dan o'timalisasi tem'at 'enyim'anan keamanan dari *er*agai *entuk *en/ana untuk meningkatkan resolusi gam*ar dan suara keamanan dari *er*agai *entuk *en/ana untuk meningkatkan resolusi gam*ar dan suara le*ih sta*il.
le*ih sta*il. &aa
&aat t inini i *e*e*er*era'a'a a *i*idandang g kekehihidudu'a'an n sesedadang ng memengngalalamami i 'r'rososes es mimigrgrasasi i keke teknologi digital dengan tu(uan untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi. Antara teknologi digital dengan tu(uan untuk menda'atkan efisiensi dan o'timalisasi. Antara lain digitalisasi *idang telekomunikasi *idang 'enyiaran data+data 'emerintah ds*. lain digitalisasi *idang telekomunikasi *idang 'enyiaran data+data 'emerintah ds*.
1
1##22## RR''((''aa% % MMaaaallaahh 1#
1# agaimana 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor:agaimana 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor:
2#
2# A'a sa(a yang meru'akan A'a sa(a yang meru'akan hasil digitalisasi dokumen:hasil digitalisasi dokumen:
)#
)# agaimana as'ek 'eraturan kantor dalam mendigitalisasikan dokumen:agaimana as'ek 'eraturan kantor dalam mendigitalisasikan dokumen:
/#
1
1##))## TT''**''aa%%
1#
1# -emahami /ara 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor;-emahami /ara 'enga'likasian digitalisasi dokumen di kantor;
2#
2# -engetahui hasil+hasil digitalisasi dokumen;-engetahui hasil+hasil digitalisasi dokumen;
)#
)# -emahami as'ek 'eraturan kantor dalam digitalisasi dokumen;-emahami as'ek 'eraturan kantor dalam digitalisasi dokumen;
/#
BAB II BAB II KAJIAN TEORI KAJIAN TEORI
2#1
2#1D!&!tal!D!&!tal!a! a! D+k'($D+k'($%%
-enurut 8ho)dury 5<usna 201 =
-enurut 8ho)dury 5<usna 201 =digitization is the process of taking a physical digitization is the process of taking a physical item, such as a book, manuscript or photograph, and making a 17 digital copy of it. item, such as a book, manuscript or photograph, and making a 17 digital copy of it. Digitization
Digitization entails entails creating a creating a digital digital copy copy of of an an analogue analogue objecobject>. -aksudnya digitalisasit>. -aksudnya digitalisasi adalah suatu 'roses mengalih *entuk dari fisik suatu *uku manuskri'?naskah kuno dan foto adalah suatu 'roses mengalih *entuk dari fisik suatu *uku manuskri'?naskah kuno dan foto ke dalam *entuk digital. igitalisasi men/aku' 'em*uatan ko'i file digital dari suatu o*(ek ke dalam *entuk digital. igitalisasi men/aku' 'em*uatan ko'i file digital dari suatu o*(ek yan
yang g *er*er*ent*entuk uk analanalog og 5ko5kolekleksi si aslasli i se*se*eluelum m *en*entuk tuk digdigitaital. l. efefiniinisi si le*le*ih ih lenlengka'gka' di
diungungkaka'ka'kan n &m&mitith h didikutkuti' i' 5&5&arari i 200200 yayang ng memengngatatakaakan n didigigitatalilisasasi si adadalalahah “the“the converting of a printed page to digital electronic form through scanning to create an converting of a printed page to digital electronic form through scanning to create an elect
electronronic ic page page image suitablimage suitable e for computer storage, retrifor computer storage, retrieval and eval and transtransmissimission”.on”. &e/ara&e/ara garis *esar *erarti *ah)a digitalisasi adalah 'roses konersi *entuk ter/etak ke dalam *entuk garis *esar *erarti *ah)a digitalisasi adalah 'roses konersi *entuk ter/etak ke dalam *entuk elektronik melalui 'emindaian 5s/an untuk men/i'takan halaman elektronik yang sesuai elektronik melalui 'emindaian 5s/an untuk men/i'takan halaman elektronik yang sesuai dengan 'enyim'anan temu k
dengan 'enyim'anan temu kem*ali dan transmisi /om'uter.em*ali dan transmisi /om'uter.
"ard(ito 520021 mengatakan *ah)a kele*ihan *entuk digital di*andingkan dengan "ard(ito 520021 mengatakan *ah)a kele*ihan *entuk digital di*andingkan dengan *entuk
*entuk media media lain lain adalah adalah *ah)a *ah)a informasi informasi digital digital ikut ikut mem*entuk mem*entuk se*agian se*agian *esar *esar 'eningkatan *uda
'eningkatan *udaya dan )ya dan )arisan intelektual *angsa arisan intelektual *angsa serta mem*erikan manfaat serta mem*erikan manfaat yang 'entingyang 'enting *agi
*agi 'enggunanya. 'enggunanya. @emam'uan @emam'uan untuk untuk menghasillkan menghasillkan mengha'us mengha'us dan dan mengko'i mengko'i informasiinformasi dalam *entuk digital menelusuri teks dan 'angkalan data serta mengirim informasi se/ara dalam *entuk digital menelusuri teks dan 'angkalan data serta mengirim informasi se/ara /e'at melalui sistem (aringan telah men/i'takan suatu 'engem*angan yang luar *iasa dalam /e'at melalui sistem (aringan telah men/i'takan suatu 'engem*angan yang luar *iasa dalam teknologi digital.
teknologi digital.
&alah satu /ontoh dari kele*ihan 'roduk digital ialah yang dikemas dalam *entuk &alah satu /ontoh dari kele*ihan 'roduk digital ialah yang dikemas dalam *entuk 8+$O
8+$O- - dimana /ara dimana /ara 'enelus'enelusuran informasuran informasinya *er*eda inya *er*eda dari /ara dari /ara 'engaks'engaksesan esan inforinformasimasi mel
melalui alui (ar(aringingan an intinternernet. et. Pada Pada umumumumnya nya 'ada 'ada 8+8+$O- $O- 1 1 teltelah ah dildilengengka'i ka'i dendengangan 'erangkat lunak untuk 'engo'erasian 'enelusuran dan 'enganalisaannya.
2#2
2#2S!klS!kl' ' D!&!D!&!tal!tal!a!a!
Ada *e*era'a taha' dalam melakukan 'roses konersi digital. -enurut eagrie and Ada *e*era'a taha' dalam melakukan 'roses konersi digital. -enurut eagrie and "re
"reensensteitein n 5a5atietief f 2012014 4 ististilailah h ini ini dikdikenal enal dengdengan an siksiklus lus digdigitaitalislisasiasi. . erera)al a)al dardarii ide
identintifikfikasi asi katkategoegori ri menmenghimghim'un?'un?menmengumgum'ul'ulkan kan kolkolekseksi i digdigitaitalislisasiasi 'en'engatgataloalogangan 'engelolaan dan terakhir 'endistri*usian.
'engelolaan dan terakhir 'endistri*usian.
1#
1# I.I.$%t$%t!f!!f!kaka! ! KaKat$t$&+r&+r!!
Pe
Penetneta'a'an an katkategegori ori dardari i 'e'emimililihahan n ininfoformrmasasi i harharus us didi'e'ertrtimim*an*angkgkanan *erdasarkan
*erdasarkan ke*utuhan ke*utuhan yang yang da'at da'at me)akili me)akili ke'entingan ke'entingan *er*agai *er*agai sektor. sektor. &etelah&etelah 'eneta'an
'eneta'an kategori kategori terse*ut terse*ut di'ilih di'ilih maka maka harus harus melihat melihat 'ada 'ada hak hak /i'ta. /i'ta. ikaika dilindungi 20 oleh hak /i'ta maka kita harus menda'atkan i%in dari 'emilik hak /i'ta dilindungi 20 oleh hak /i'ta maka kita harus menda'atkan i%in dari 'emilik hak /i'ta ters
terse*ut. -enurut "ard(ito 52002 e*ut. -enurut "ard(ito 52002 1B *erdasarkan *e*era'a kategori ini 1B *erdasarkan *e*era'a kategori ini ditetditeta'kana'kan kategori 'okok yang di*edakan dari sum*er informasi tingkat 'ertama kedua dan kategori 'okok yang di*edakan dari sum*er informasi tingkat 'ertama kedua dan ketiga. &e*agai /ontoh terda'at *e*era'a area 'okok yang da'at di'ertim*angkan ketiga. &e*agai /ontoh terda'at *e*era'a area 'okok yang da'at di'ertim*angkan dalam menentukan kategori dari informasi yang di'ilih antara
dalam menentukan kategori dari informasi yang di'ilih antara lainClainC a.
a. PePendindididikakan dan dan 'en 'enenelilititianan *.
*. ahasa dan informasi umumahasa dan informasi umum /.
/. @es@esehatehatan 'uan 'u*li*lik dan fk dan fasiasilitlitas keas kesehsehatanatan d.
d. &um&um*er*er+ su+ sum*em*er 'emr 'emasuasukan 'kan 'emeemerinrintahtah e.
e. &um&um*er*er+ su+ sum*em*er 'emr 'emasuasukan nkan non 'eon 'emermerintintahah f.
f. &e&e(a(ararah dah dan sun summ*e*er *ur *udadayaya g.
g. @e'@e'enduendudukadukan dn dan an sensensus sus 'end'enduduk uduk h.
h. PePerkrkototaaaan dan 'engn dan 'engemem*a*angangannynnyaa i.
i. PePerdrdagaganangagan dan 'n dan 'ererniniagagaaaann (.
2#
2# M$%M$%&h!&h!(-'%(-'%,M$,M$%&'%&'(-'l(-'lka% ka% K+lK+l$k!$k!
@emudi
@emudian an menghimenghim'un?mm'un?mengum'engum'ulkan ulkan kolekskoleksi i yaitu yaitu dengan dengan menyimenyia'kana'kan akses untuk di(adikan koleksi digital. "ard(ito 52002 1B mengatakan *ah)a terda'at akses untuk di(adikan koleksi digital. "ard(ito 52002 1B mengatakan *ah)a terda'at *anyak
*anyak organisasi organisasi mau'un mau'un kelom'ok kelom'ok tertentu tertentu yang yang menghim'un menghim'un kandungankandungan infor
informasi lokal masi lokal dan dan mengolmengolahnya dalam ahnya dalam *entuk informas*entuk informasi i digitdigital al mereka memilikmereka memilikii 'andangan
'andangan yang yang *er*eda *er*eda dalam dalam memanfaatkannya memanfaatkannya ada ada yang yang se/ara se/ara murni murni untuk untuk ke'entingan 'elestarian dan ada 'ula yang le*ih mementingkannya untuk ke'erluan ke'entingan 'elestarian dan ada 'ula yang le*ih mementingkannya untuk ke'erluan ak
akseses. s. AAgagar r 'e'enghnghimim'un'unan an da'da'at at didilalakukkukan an da'da'at at didilalakukkukan an sese/ar/ara a o'to'timimalal seh
seharuarusnysnya a setsetia' ia' 'us'usat at dokudokumenmentastasi i dan dan infinformormasi asi 5Pu5Pusdosdokinkinfo fo memmem'uny'unyaiai tanggung (a)a* yang sama dalam mengum'ulkan kandungan informasi. <al ini tanggung (a)a* yang sama dalam mengum'ulkan kandungan informasi. <al ini *erarti
*erarti *ah)a *ah)a mereka mereka (uga (uga mem'unyai mem'unyai tanggung tanggung (a)a* (a)a* 'ula 'ula dalam dalam menyia'kanmenyia'kan akses koleksi digital yang mereka miliki melalui situs )e*.
akses koleksi digital yang mereka miliki melalui situs )e*.
)
)## DD!!&&!t!taal!l!aa!!
-el
-elakukakukan an digdigitaitalilisassasi?i?'ro'roses ses digdigitaital. l. PenPengalgalih ih medmediaaiaan n infinformormasi asi dardarii *er*agai
*er*agai (enis (enis media media da'at da'at dilakukan dilakukan dengan dengan menggunakan menggunakan *er*agai *er*agai ma/am ma/am alatalat 'erekam 'oses yang
'erekam 'oses yang 'aling sederhana adalah 'aling sederhana adalah dengan memakai *andengan memakai *antuan alat 'erekamtuan alat 'erekam 5s/
5s/annanner er ataatau u kamkamera era digdigitaital l untuntuk uk menmenghasghasililkan kan gamgam*ar *ar eleelektrktronik onik 5*i5*itmatma'' images. @ualitas gam*ar sangat tergantung dari (umlah titik yang terekam oleh images. @ualitas gam*ar sangat tergantung dari (umlah titik yang terekam oleh s/anner. Faktor lain dalam menentukan kualitas gam*ar dalam *entuk digital adalah s/anner. Faktor lain dalam menentukan kualitas gam*ar dalam *entuk digital adalah (enis
(enis alat alat 'erekam 'erekam yang yang digunakan digunakan yang yang mam'u mam'u merekam merekam se/ara se/ara o'timal o'timal seluruhseluruh detailgam*ar dari fisik aslinya 5"ard(ito 2002 17. Ada'un 'rosedur yang
detailgam*ar dari fisik aslinya 5"ard(ito 2002 17. Ada'un 'rosedur yang di'erlukandi'erlukan 'ada saat 'engalihmediaan meli'utiC
'ada saat 'engalihmediaan meli'utiC 1
1 PenPengege/ek/ekan an kekelelengkngka'a'an an susum*m*er er ininfoformrmasasi i a'a'akakah ah tetelalah h memememenunuhi hi sysyararatat se*agai dokumen.
2
2 PemPemililihihan an 'e'erarangngkat kat rerekam kam dadan n 'e'erarangngkat kat lulunak nak yayang ng sesesusuai ai untuntuk uk 'r'rososeses 'engalihmediaan.
'engalihmediaan. e*era'a e*era'a 'ertim*angan 'ertim*angan dalam dalam memilih memilih 'erangkat 'erangkat 'erekam'erekam ditentukan olehC
ditentukan olehC
aa.. @@aatteegogorri di dookkuummeen yn yaang ng aakkaan dn diirreekakamm *.
*. @elengka'an dokumen.@elengka'an dokumen. //.. $$eessoolluussi i yyaanng g ddii''eerrlluukkaann.. d
d.. umumllah ah ddookkumumeen yn yanang ag akkaan dn diirreekkamam ee.. @@uaualliittaass k keeaaddaaan an ffiissiik k dodokkuummeenn
ff.. @e@emamamm'u'uan an 'e'erranangkgkat at lulunanak yk yanang dg diigugunanakakann
Pem*uatPem*uatan ko'i uan ko'i untuk 'entuk 'engganti ngganti a'a*ila'a*ila ter(aa ter(adi kerudi kerusakan 'asakan 'ada medida media.a.
/#
/# P$P$%&%&atatalal+&+&a%a%
Agar informasi terse*ut *eru'a data yang telah direkam dan da'at ditelusuri Agar informasi terse*ut *eru'a data yang telah direkam dan da'at ditelusuri kem*ali maka di'erlukan metadata. -etadata da'at diartikan se*agai data tentang data kem*ali maka di'erlukan metadata. -etadata da'at diartikan se*agai data tentang data yang mem'unyai kemam'uan dalam menemukan suatu sum*er menun(ukkan lokasi yang mem'unyai kemam'uan dalam menemukan suatu sum*er menun(ukkan lokasi dat
data?da?dokumokumen en serserta ta memmem*er*erikaikan n riringkangkasan san tententantang g a'a a'a yanyang g 'er'erlu lu dimdimanfanfaatkaatkan.an. 9erda'at hal yang di'erlukan dalam 'em*uatan metadata untuk se*uah informasi 9erda'at hal yang di'erlukan dalam 'em*uatan metadata untuk se*uah informasi yaitu 'enyandian 5en/oding 'em*uatan deskri'si untuk informasi dan 'reserasi serta yaitu 'enyandian 5en/oding 'em*uatan deskri'si untuk informasi dan 'reserasi serta 'enyediaan akses untuk deskri'si terse*ut.
'enyediaan akses untuk deskri'si terse*ut.
5
5## PP$$%%&&$l$l++lalaaa%%
"ard(ito 52002 17 mengatakan keterli*atan dan dukungan dari *er*agai 'ihak "ard(ito 52002 17 mengatakan keterli*atan dan dukungan dari *er*agai 'ihak sa
dil
dilaksaksanaanakan kan agaagar r 'eng'engeloelolaalaan n infinformormasi asi tetteta' a' terterus us *er*er(al(alan an dan dan di'di'ertertahanahankankan ke
kelalangsngsungunganannynya. a. 99ahaha' a' 'e'engngelelololaan aan ininfoformrmasasi i didigigitatal l dada'at 'at didilalakukkukan an ololeheh 'emrakarsa
'emrakarsa 'em*uat 'em*uat 'eraturan 'eraturan 'em*uat?'en/i'ta 'em*uat?'en/i'ta 'emilik 'emilik hak hak /i'ta /i'ta 'enyandang'enyandang dana 'endukung 'em*a/a dan konseator.
dana 'endukung 'em*a/a dan konseator. a.
a. emrakarsa emrakarsa yayaititu u 'eng'engemem*a*angngan an kokoleleksksi. i. 99ugugasasnynya a mmenengugum'm'ululkakann materi?informasi mutakhir *aik ter/etak?terekam yang 'erlu dialihmediakan dalam materi?informasi mutakhir *aik ter/etak?terekam yang 'erlu dialihmediakan dalam *entuk digital.
*entuk digital. *.
*. embuat embuat peraturanperaturan yaitu undang+undanyaitu undang+undang g de'oside'osit. t. erke)erke)a(i*aa(i*an n menyermenyerahkanahkan ka
karyrya a /et/etak ak dan dan karkarya ya rerekam kam ke ke lelem*m*aga aga yayang ng *er*er)e)enannang g ununtutuk k didisisim'm'anan dilestarikan dan didayagunakan.
dilestarikan dan didayagunakan. /.
/. embuat!pencipta embuat!pencipta yaityaitu u 'em*ua'em*uat t digitdigital re/ord. @urangnya 'enga)asan terhada'al re/ord. @urangnya 'enga)asan terhada' format yang digunakan mengaki*atkan tidak da'at dimanfaatkan informasi digital format yang digunakan mengaki*atkan tidak da'at dimanfaatkan informasi digital untuk ke'entingan lain yang *er*eda.
untuk ke'entingan lain yang *er*eda. d.
d. emilik emilik hak hak ciptacipta yaitu menegakkayaitu menegakkan n ke*erake*eradaan hak daan hak /i'ta/i'ta. . PemilPemilik *erhak ik *erhak untuk untuk menuntut atas hak /i'ta dari karyanya yang dialihmediakan.
menuntut atas hak /i'ta dari karyanya yang dialihmediakan. e.
e. enyandang enyandang danadana memengungu'ay'ayakaakan n ketketerersesedidiaan aan dadana na ununtutuk k 'e'enynyelelekeksisianan 'enghim'unan 'engalihmediaan 'engemasan dan 'endistri*usiannya.
'enghim'unan 'engalihmediaan 'engemasan dan 'endistri*usiannya. f.
f. endukung endukung mengu'ayakan *entuk dan media *aru dari *er*agai sum*er informasi mengu'ayakan *entuk dan media *aru dari *er*agai sum*er informasi yang di'roduksi dari *er*agai ma/am media.
yang di'roduksi dari *er*agai ma/am media. g.
g. embaca embaca yang menda'atkan akses informasi. Pem*a/a akan menuntut materi yang menda'atkan akses informasi. Pem*a/a akan menuntut materi dal
dalam am forformat mat yanyang g mutmutakhakhir ir untuntuk uk ditditayanayangkan gkan tertermasmasuk uk (ug(uga a *ent*entuk uk digdigitaitall dalam kemasan lain.
dalam kemasan lain. h.
h. "onservator "onservator men(aga kelestarian *entuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan men(aga kelestarian *entuk fisik asli dokumen yang dialihmediakan informasinya untuk ke'entingan 'enelitian.
#
# P$P$%.%.!!trtr!3!3''!a!a%%
9aha' akhir dari 'roses digitalisasi ini adalah taha' 'endistri*usian. &istem 9aha' akhir dari 'roses digitalisasi ini adalah taha' 'endistri*usian. &istem 'endistri*usian informasi digital da'at dilakukan melalui situs )e* dari masing+masing 'endistri*usian informasi digital da'at dilakukan melalui situs )e* dari masing+masing 'er)akilan
'er)akilan atau atau dari dari *adan?asosiasi *adan?asosiasi yang yang men(adi men(adi 'usat 'usat 'engelolaan 'engelolaan kandungankandungan informasi lokal. Informasi yang dilayankan da'at *eru'a teks dan gam*ar. Dntuk karya informasi lokal. Informasi yang dilayankan da'at *eru'a teks dan gam*ar. Dntuk karya yang *eru'a teks yang sudah dikategorikan )e)enang 'u*lik 5'u*li/ domain maka yang *eru'a teks yang sudah dikategorikan )e)enang 'u*lik 5'u*li/ domain maka se/ar
se/ara a 'enuh?'enuh?keselukeseluruhan ruhan 5ful5fullteEtlteEt da'at da'at dilaydilayanankan ke'ada anankan ke'ada masyarmasyarakat akat demikidemikianan 'ula
'ula halnya halnya untuk untuk karya karya lukisan lukisan mau'un mau'un gam*ar. gam*ar. ain ain halnya halnya dengan dengan a'a*ila a'a*ila karyakarya ter
terse*se*ut ut masmasih ih dildilindindungi ungi hak hak /i'/i'ta ta untuntuk uk menmendisdistritri*us*usikaikannynnya a se/se/ara ara lualuas s daldalamam *entuk digital 5"ard(ito 2002 1#.
*entuk digital 5"ard(ito 2002 1#.
2#)
2#)Pr+$Pr+$ D!&!tal!D!&!tal!a!a!
-enurut Pendit 52007 10 'roses digitalisasi adalah 'roses mengu*ah dokumen -enurut Pendit 52007 10 'roses digitalisasi adalah 'roses mengu*ah dokumen ter/etak men(adi dokumen digital. Proses digitalisasi da'at dilakukan terhada' *er*agai ter/etak men(adi dokumen digital. Proses digitalisasi da'at dilakukan terhada' *er*agai *entuk
*entuk *ahan *ahan 'ustaka 'ustaka se'erti se'erti 'eta 'eta naskah naskah kuno kuno foto foto karya karya seni seni 'atung 'atung lukisan lukisan dandan se*againya. Proses digitalisasi untuk naskah kuno atau *uku yang sudah sangat tua da'at se*againya. Proses digitalisasi untuk naskah kuno atau *uku yang sudah sangat tua da'at dilakukan dengan kamera khusus *eresolusi tinggi yang mam'u memotret setia' detail dilakukan dengan kamera khusus *eresolusi tinggi yang mam'u memotret setia' detail da
dari ri nasnaskah kah tetersrse*e*utut. . DnDntutuk k nanaskskah ah yayang ng susudadah h sasangangat t rara'u'uh h didi*ut*utuhkuhkan an 'r'rososeses laminating dengan 'lastik khusus se*elum dokumen
laminating dengan 'lastik khusus se*elum dokumen terse*ut di s/an atau difoto.terse*ut di s/an atau difoto.
&elain itu Pendit 52007 106 mengatakan *ah)a 'roses digitalisasi di*edakan &elain itu Pendit 52007 106 mengatakan *ah)a 'roses digitalisasi di*edakan men(ad
men(adi i 5tig5tiga kegiatan utama yaituCa kegiatan utama yaituC (1) (1) scanninscanning g yaitu 'roses memindai 5men+s/an yaitu 'roses memindai 5men+s/an doku
dokumen dalam *entuk men dalam *entuk /et/etak ak dan dan menmengu*gu*ahnyahnya a ke ke daldalam am *ent*entuk uk *er*erkas digitkas digital;al;(2)(2) editing
editing adalah 'roses mengolah *erkas PF di dalam kom'uter dengan /ara mem*eri adalah 'roses mengolah *erkas PF di dalam kom'uter dengan /ara mem*eri 'ass)ord
'ass)ord )atermark )atermark /atatan /atatan kaki kaki daftar daftar isi isi hy'erlink hy'erlink dan dan se*againya. se*againya. @e*i(akan@e*i(akan mengenai hal+hal a'a sa(a yang 'erlu diedit dan dilindungi di dalam *erkas terse*ut mengenai hal+hal a'a sa(a yang 'erlu diedit dan dilindungi di dalam *erkas terse*ut disesuaikan dengan ke*i(akan yang telah diteta'kan 'er'ustakaan;
disesuaikan dengan ke*i(akan yang telah diteta'kan 'er'ustakaan;(3) uploading (3) uploading adalah adalah 'roses
'roses 'engisian 'engisian 5in'ut 5in'ut metadata metadata dan dan meng+u'load meng+u'load *erkas *erkas dokumen dokumen terse*ut terse*ut ke ke digitaldigital li*rary.
li*rary.
ari uraian terse*ut da'at
ari uraian terse*ut da'at dikatdikatakan *ah)a akan *ah)a 'rose'roses s digitdigitalisaalisasi antara si antara lain adalahlain adalah se
didigi
didigitalistalisasikaasikan n melakumelakukan kan s/an mem*uat *a/k s/an mem*uat *a/k u' u' mem*ermem*eri i nama+nnama+nama khusus ama khusus agar agar mud
mudah ah ditditemuemukan kan kemkem*al*ali i dan dan dihdihu*unu*ungkan gkan ke ke daldalam am )e*)e*sitsite e a'a*a'a*ila ila di'di'erlerlukaukan.n. &edangkan 9eknik igitalisasi di*agi men(adi dua yaitu
&edangkan 9eknik igitalisasi di*agi men(adi dua yaitudokumen capturedokumen capturedandandokumendokumen management
management .. okumen 8a'ture adalah Peru*ahan Format dari *entuk asli 5ooks Filmokumen 8a'ture adalah Peru*ahan Format dari *entuk asli 5ooks Film Audio ke
Audio ke digitdigital missal dengan al missal dengan /ara dis/an se/ara manual /ara dis/an se/ara manual dengan s/annerdengan s/anner. &edangkan. &edangkan okumen -anagement adalah 'roses 'engolahan koleksi digital misal diru*ah dari (enis okumen -anagement adalah 'roses 'engolahan koleksi digital misal diru*ah dari (enis file do/?Els?''t?('g ke 'df.
file do/?Els?''t?('g ke 'df.
2#)
2#) P!ra%t! P!ra%t! D!&!tal!aD!&!tal!a! D+k'! D+k'($%($%
-en
-enuruurut t 5!5!ahahyu yu &u'r&u'rianianto to AhAhmad mad -uh-uhsinsin 200200 daldalam am 'ro'roses ses digdigitaitalilisassasii doku
dokumen men di'di'erlerlukan ukan unsunsur+ur+unsunsur ur yang yang salsaling ing *er*erkaikaitan tan satsatu u samsama a lailain. n. DnsDnsur+ur+unsunsur ur terse*ut antara lain;
terse*ut antara lain; 1
1.. PPeenngggguunnaa #users$#users$
Pengguna meru'akan unsur utama dalam sistem digitalisasi. A'a misi organisasi Pengguna meru'akan unsur utama dalam sistem digitalisasi. A'a misi organisasi te
tersrse*e*utut: : AA'a 'a ke*ke*ututuhauhan n ininfoformrmasasi i memererekaka: : &e*&e*erera'a a'a memelelek k memerereka ka dedengangann kom
kom'ut'uter: er: agagaimaimana ana siksika' a' mermerekaeka: : A'A'akah akah 'el'elatiatihan han di*di*utuutuhkahkan: n: Itu Itu adaladalahah *e*era'a
*e*era'a 'ertanyaan 'ertanyaan yang yang harus harus di(a)a* di(a)a* dalam dalam mengem*angkan mengem*angkan se*uah se*uah sistemsistem digitalisasi?otomasi.
digitalisasi?otomasi. 2.
2. <a<ardrd)a)are 5Pre 5Pereranangkagkat @ert @erasas
&e*uah mesin yang da'at menerima dan mengolah data men(adi informasi se/ara &e*uah mesin yang da'at menerima dan mengolah data men(adi informasi se/ara /e'at dan te'at serta di'erlukan 'rogram untuk men(alankannya. Fungsi 'erangkat /e'at dan te'at serta di'erlukan 'rogram untuk men(alankannya. Fungsi 'erangkat keras untuk mengum'ulkan data dan mengonersinya ke dalam suatu *entuk yang keras untuk mengum'ulkan data dan mengonersinya ke dalam suatu *entuk yang da'at di'roses oleh
da'at di'roses oleh kom'utkom'uter. Perangker. Perangkat at keras otomasi 'er'ustakeras otomasi 'er'ustakaan antara kaan antara lainlain kom'uter
kom'uter scanner scanner, digital camera, dan %D &, digital camera, dan %D &riterriter.. .
. &of&oft)t)arare 5Pee 5Perarangkngkat at ununakak Per
Perangangkat kat lunlunak ak adaadalah lah ististilailah h yang yang digdigunaunakan kan untuntuk uk menmenggamggam*ar*arkan kan insinstrutruksiksi++ instruksi yang mem*eritahu 'erangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai instruksi yang mem*eritahu 'erangkat keras untuk melakukan suatu tugas sesuai dengan 'erintah. 9an'a 'erangkat lunak 'erangkat keras tidak ada gunanya. 9u(uan dengan 'erintah. 9an'a 'erangkat lunak 'erangkat keras tidak ada gunanya. 9u(uan
dari sistem kom'uter adalah untuk
dari sistem kom'uter adalah untuk mengonmengonersi data ersi data men(adi informmen(adi informasi. ata asi. ata da'atda'at digam*arkan se*agai *ahan *aku a'akah dalam *entuk kertas elektronik atau *entuk digam*arkan se*agai *ahan *aku a'akah dalam *entuk kertas elektronik atau *entuk lain yang di'roses oleh kom'uter. engan kata lain data terdiri dari fakta atau angka lain yang di'roses oleh kom'uter. engan kata lain data terdiri dari fakta atau angka se*agai *ahan *aku yang di'roses men(adi informasi. Perangkat lunak (uga sering se*agai *ahan *aku yang di'roses men(adi informasi. Perangkat lunak (uga sering diartikan se*agai metode atau 'rosedur untuk mengo'erasikan kom'uter agar sesuai diartikan se*agai metode atau 'rosedur untuk mengo'erasikan kom'uter agar sesuai dengan 'ermintaan 'emakai
dengan 'ermintaan 'emakai *aik *aik multmulti+tasi+tasking king mau'un multi+usmau'un multi+user. Perangker. Perangkat at lunak lunak 5soft)are untuk otomatis 'er'ustakaan se'erti 8&?I&I& dari D,3&8O yang da'at 5soft)are untuk otomatis 'er'ustakaan se'erti 8&?I&I& dari D,3&8O yang da'at di'eroleh se/ara gratis melalui internet
di'eroleh se/ara gratis melalui internet 4.
4. ,e,et)t)orork?k?aariringnganan
igitalisasi dokumen harus mam'u memenuhi ke*utuhan akan 'emanfaatan sum*er igitalisasi dokumen harus mam'u memenuhi ke*utuhan akan 'emanfaatan sum*er daya *ersama melalui teknologi informasi.
daya *ersama melalui teknologi informasi. B
B.. aattaa -er
-eru'aku'akan an *ah*ahan an *ak*aku u infinformormasiasi. . atata a da'da'at at *er*eru'a u'a al'al'ha*eha*et t angkangka a maumau'un'un sym*ol khusus.
sym*ol khusus. 6.
6. -a-anunualal?P?Pananduaduan n O'O'ererasasioionalnal ia
iasa sa disdise*ut e*ut 'ro'rosedsedur ur adaladalah ah 'en('en(elaelasan san *aga*agaimaimana na memmemasaasang ng menmenyesyesuaiuaikankan men(alankan suatu 'erangkat keras atau 'erangkat lunak. -anual adalah kun/i *agi men(alankan suatu 'erangkat keras atau 'erangkat lunak. -anual adalah kun/i *agi kelan/aran suatu
BAB III BAB III PEMBA"ASAN PEMBA"ASAN
)#1
)#1D!&!tal!D!&!tal!a! a! D+k'($D+k'($%%
Perkem*angan teknologi informasi yang semakin /anggih telah meram*ah ke Perkem*angan teknologi informasi yang semakin /anggih telah meram*ah ke *er*agai
*er*agai as'ek as'ek kehidu'an kehidu'an terutama terutama dalam dalam hal hal 'eke(eraan 'eke(eraan dan dan 'rofesi. 'rofesi. <am'ir <am'ir seluruhseluruh ka
kantntor or *a*aik ik ininststanansi si 'em'emererinintatah h mamau'u'un un s)s)asasta ta tetelalah h memerarasasakakan n mamanfnfaaaat t dadariri 'erkem*angan
'erkem*angan IP93@ IP93@ terse*ut. terse*ut. <al <al ini ini ditandai ditandai dengan dengan 'eningkatan 'eningkatan 'roduktiitas'roduktiitas 'erusahaan
'erusahaan yang yang signifikan signifikan karena karena didukung didukung oleh oleh 'eningkatan 'eningkatan kiner(a kiner(a karya)an karya)an yangyang dise*a*kan adanya otomatisasi 'erkantoran. Otomatisasi 'erkantoran ter*ukti efektif dan dise*a*kan adanya otomatisasi 'erkantoran. Otomatisasi 'erkantoran ter*ukti efektif dan efisien dalam mem*antu karya)an menyelesaikan 'eker(aan+'eker(aan kantornya yang efisien dalam mem*antu karya)an menyelesaikan 'eker(aan+'eker(aan kantornya yang setia' hari menum'uk. &alah satu *entuk dari otomatisasi 'erkantoran dalam *idang setia' hari menum'uk. &alah satu *entuk dari otomatisasi 'erkantoran dalam *idang administratie adalah digitalisasi dokumen.
administratie adalah digitalisasi dokumen.
igitalisasi meru'akan 'roses alih media dari /etak atau analog ke dalam media igitalisasi meru'akan 'roses alih media dari /etak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui 'roses s/anning digital 'hotogra'h atau teknik lainnya. digital atau elektronik melalui 'roses s/anning digital 'hotogra'h atau teknik lainnya. igitalisasi dokumen adalah otomatisasi sistem 'enyim'anan dokumen /etak manual igitalisasi dokumen adalah otomatisasi sistem 'enyim'anan dokumen /etak manual men(adi sistem 'enyim'anan dokumen digital atau elektronik. Out'ut dari digitalisasi men(adi sistem 'enyim'anan dokumen digital atau elektronik. Out'ut dari digitalisasi dokumen adalah se*uah file yang
dokumen adalah se*uah file yang terstersim'an 'ada deskto' kom'uter dalam *entuk im'an 'ada deskto' kom'uter dalam *entuk do/.do/. ('eg.
('eg. eE/el. eE/el. dan dan 'df. 'df. igitalisasi igitalisasi dokumen dokumen terdiri terdiri dari dari dua dua taha'an taha'an kegiatan kegiatan yakniyakni
document capture
document capture dandan document management.document management. imana 'ada taha'imana 'ada taha'document capturedocument capture44
dokumen direkam menggunakan mesin s/anner atau kamera digital kemudian diolah dokumen direkam menggunakan mesin s/anner atau kamera digital kemudian diolah sedemikian ru'a 'ada kom'uter hingga menghasilkan file do/. mau'un 'df. &edangkan sedemikian ru'a 'ada kom'uter hingga menghasilkan file do/. mau'un 'df. &edangkan 'ada
'ada taha'taha' document management document management 44 metadata?data elektronik terse*ut diolah men(adi metadata?data elektronik terse*ut diolah men(adi inf
informormasi asi menmenggunggunakaakan n a'la'likaikasi si ataatau u )e*s)e*site ite tertertententu tu sehsehingingga ga mudmudah ah diadiaksekses s dandan ditemukan kem*ali 'ada saat di'erlukan oleh 'ihak+'ihak yang *erke'entingan.
ditemukan kem*ali 'ada saat di'erlukan oleh 'ihak+'ihak yang *erke'entingan. Pem
Pemanfanfaaaatatan n didigigitatalilisasasi si dodokumkumen en inini i *a*anyanyak k diditeterara'k'kan an di di kankantotor+r+kakantntor or kear
kearsi'si'an an dan dan 'er'er'us'ustakatakaan. an. <al <al ini ini disdise*ae*a*kan *kan kedkedua ua kankantor tor terterse*se*ut ut menmengandgandungung *anyak
*anyak informasi informasi yang yang harus harus disim'an disim'an dan dan dilestarikan dilestarikan se/ara se/ara *aik+*aik *aik+*aik teta'i teta'i (uga(uga mu
ke
kehilhilanangagan n dokdokumumenen memenghnghememat at ruruanang g 'en'enyiyim'm'anaanan n dadan n mememumudahdahkan kan dadalamlam 'en/arian arsi'
'en/arian arsi' dan *uku dan *uku yang (umlahnya yang (umlahnya tia' hari tia' hari kian *ertam*ah kian *ertam*ah digitalisasi dokumendigitalisasi dokumen adalah /ara 'aling efektif dan efisien yang dilakukan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan adalah /ara 'aling efektif dan efisien yang dilakukan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan kearsi'an.
kearsi'an.
igitalisasi dokumen ini terus dikem*angkan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan igitalisasi dokumen ini terus dikem*angkan oleh lem*aga 'er'ustakaan dan kearsi'an. Perkem*angan dunia 'er'ustakaan dia)ali dari segi koleksi data dan dokumen kearsi'an. Perkem*angan dunia 'er'ustakaan dia)ali dari segi koleksi data dan dokumen yang disim'an dia)ali dari 'er'ustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kum'ulan yang disim'an dia)ali dari 'er'ustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kum'ulan kol
kolekeksi si *u*uku ku tatan'a n'a kakatatalolog g kekemumudidian an mumun/un/ul l 'e'er'r'usustatakakaan an sesemi mi momodedern rn yayangng menggun
menggunakan akan katalkatalog og 55inde'inde'. Perkem*angan mutakhir adalah mun/ulnya 'er'ustakaan. Perkem*angan mutakhir adalah mun/ulnya 'er'ustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam ke/e'atan 'engaksesan karena *erorientasi 'ada digital yang memiliki keunggulan dalam ke/e'atan 'engaksesan karena *erorientasi 'ada da
data ta didigigitatal l dadan n memedidia a (a(ariringngan an kokom'm'ututer er 5i5intnterernenett. . &i&iststem em yayang ng kekemumudidianan di
dikemkem*a*angkngkan an kemkemudiudian an didikenkenal al dedengngan an sisiststem em ototomomatatisisasasi i 'e'er'r'usustatakaakaan n 55librarylibrary automatic system
automatic system $omy 5200;1. alam dunia kearsi'an $omy 5200;1. alam dunia kearsi'an outcomesoutcomes dari 'erkem*angandari 'erkem*angan sistem digitalisasi dokumen ini adalah *eru'a arsi' media *aru atau arsi' elektronik. sistem digitalisasi dokumen ini adalah *eru'a arsi' media *aru atau arsi' elektronik. ay
ayanaanan n ararsisi' ' memedidia a *ar*aru u tetersrse*e*ut ut sasangangat t memmem'er'ermumudadah h kikita ta daldalam am memelalakukukankan 'enelitian
'enelitian dan dan mengenal mengenal se(arah se(arah le*ih le*ih dalam dalam karena karena dilengka'i dilengka'i dengan dengan sistem informasisistem informasi yang modern sehingga da'at diakses ka'an'un dan dimana'un se/ara online.
yang modern sehingga da'at diakses ka'an'un dan dimana'un se/ara online. ,amun
,amun di di sisi sisi lain lain 'rroses 'rroses digitalisasi digitalisasi ini ini memerlukan memerlukan *anyak *anyak 'ertim*angan'ertim*angan se*elum melakukannya. <al ini karena 'roses digitalisasi *iasanya memerlukan )aktu se*elum melakukannya. <al ini karena 'roses digitalisasi *iasanya memerlukan )aktu tenaga dan *iaya yang tidak sedikit. Per'ustakaan 'erlu menyediakan tenaga ahli alat tenaga dan *iaya yang tidak sedikit. Per'ustakaan 'erlu menyediakan tenaga ahli alat dan sarana *agi 'roses digitalisasi ini. &atu hal yang /uku' 'enting di'erhatikan dalam dan sarana *agi 'roses digitalisasi ini. &atu hal yang /uku' 'enting di'erhatikan dalam ha
hal l 'r'rososes es didigigitatalilisasasi si adaadalalah h mamasalsalah ah 'e'enenentuntuan an kolkolekeksi si atatau au ananalalisisis is kokoleleksksi.i. Per'ustakaan 'erlu melakukan skala 'rioritas koleksi yang harus digitalisasi dan tidak Per'ustakaan 'erlu melakukan skala 'rioritas koleksi yang harus digitalisasi dan tidak hal ini dikarenakan tidak semua koleksi da'atG dan 'erlu di alih mediakan. -enurut hal ini dikarenakan tidak semua koleksi da'atG dan 'erlu di alih mediakan. -enurut Ar
Arieief f &u&urarahmhman an 52520000C2C2++ ee*er*era'a'a a hal hal yayang ng da'da'at at memen(n(adi adi 'er'ertitim*m*anangan gan *a*agigi 'er'ustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalahC
'er'ustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalahC 1.
1. @e@ekukuatatan an kokoleleksksii
@ekuatan koleksi se*uah 'er'ustakaan men(adi 'ertim*angan *agi 'er'ustakaan itu @ekuatan koleksi se*uah 'er'ustakaan men(adi 'ertim*angan *agi 'er'ustakaan itu sendiri untuk melakukan eks'ansi ke
2.
2. @e@eununikikan an kokoleleksksii
A'a*ila 'er'ustakaan hanya mem'unyai satu salinan koleksi atau koleksi langka A'a*ila 'er'ustakaan hanya mem'unyai satu salinan koleksi atau koleksi langka maka 'erlu di'ikirkan untuk melakukan digitasi terhada' koleksi terse*ut. iasanya maka 'erlu di'ikirkan untuk melakukan digitasi terhada' koleksi terse*ut. iasanya koleksi+koleksi yang *ernilai se(arah kuno langka dan tidak da'at ditemukan di koleksi+koleksi yang *ernilai se(arah kuno langka dan tidak da'at ditemukan di tem'at lain men(adi 'ertim*angan *agi 'er'ustakaan untuk melakukan digitasi. tem'at lain men(adi 'ertim*angan *agi 'er'ustakaan untuk melakukan digitasi. .
. PriPriorioritas tas *agi *agi komkomuniunitas tas 'eng'engggunggunaa @e*utu
@e*utuhan komunitas (uga men(ahan komunitas (uga men(adi 'rioridi 'rioritas tersendtas tersendiri iri *agi 'er'ust*agi 'er'ustakaan untuk akaan untuk melakukan digitasi koleksinya. -isal adanya ke*utuhan kurikulum dari uniersitas melakukan digitasi koleksinya. -isal adanya ke*utuhan kurikulum dari uniersitas yang
yang me)me)a(ia(i*kan *kan adaadanya nya sumsum*er*er+s+sum*um*er er infinformormasi asi digdigitital al yang yang diadiaksekses s oleolehh mahasis)a melalui 'er'ustakan.
mahasis)a melalui 'er'ustakan. 4.
4. @e@emamam'm'uauan n ststafaff f Per'us
Per'ustakaan (uga takaan (uga harus da'at harus da'at mem'ermem'ertim*atim*angkan ngkan *agaim*agaimana ana kemamkemam'uan 'uan stafstaff f dala
dalam m melmelakukakukan an manmana(ema(emen en kolkolekseksi i digdigitital al mulmulai ai dardari i 'eng'enguasuasaan aan terterhadahada'' teknol
teknologi ogi informinformasi *agaimana teknis asi *agaimana teknis dan dan 'rosed'rosedur ur digitdigitasi hingga asi hingga *agaim*agaimanaana melakukan 'engelolaan dan 'era)atan koleksi digital hasil digitasi. <al ini 'erlu melakukan 'engelolaan dan 'era)atan koleksi digital hasil digitasi. <al ini 'erlu se*agai (aminan kesinam*
se*agai (aminan kesinam*ungan 'engelolaan dan ungan 'engelolaan dan 'eran/a'eran/angan koleksi digital dingan koleksi digital di 'er'ustakaan terse*ut.
'er'ustakaan terse*ut.
)#2
)#2Ma%faat,KMa%faat,K$'%t'%&$'%t'%&a% D!&!tal!aa% D!&!tal!a! D+k'($%! D+k'($% eegen men(elaskan dalam *ukunya =
eegen men(elaskan dalam *ukunya = Digital Digital (utures”(utures” 5eegan dan 9annerC 5eegan dan 9annerC 2002C2
2002C2 ada *e*era'a keuntungan diada *e*era'a keuntungan digitalisasi ygitalisasi yaitu antara laitu antara lainCainC a
a Akses /e'at ke item 'ermintaan tinggi dan sering digunakanAkses /e'at ke item 'ermintaan tinggi dan sering digunakan *
* Akses mudah ke kom'onen Akses mudah ke kom'onen indiidual dalam item 5/ontohC artikel dalam (urnalindiidual dalam item 5/ontohC artikel dalam (urnal /
/ Akses /e'at ke materi se/ara remoteAkses /e'at ke materi se/ara remote d
e
e er'otensi untuk menam'ilkan materi dalam format yag tidak da'at di/a'ai 5/ontohCer'otensi untuk menam'ilkan materi dalam format yag tidak da'at di/a'ai 5/ontohC ukuran terlalu *esar atau 'eta
ukuran terlalu *esar atau 'eta f
f -engi%-engi%inkan inkan 'enye*a'enye*aran kran koleksi oleksi dan didan digunakan gunakan se/ara se/ara *ersam*ersamaa g
g er'oter'otensi untensi untuk mem'ruk mem'resentesentasikan *easikan *enda yang mudanda yang mudah 'e/ah?ah 'e/ah?asli mahsli mahal denganal dengan 'engganti dalam format yang da'at diakses
'engganti dalam format yang da'at diakses h
h -ening-eningkatkan katkan kemam'ukemam'uan an 'enelu'enelusuran suran termtermasukasuk full te't full te't i
i IntegIntegrasi rasi 'ada m'ada media yedia yang *eang *er*eda r*eda 5gam*a5gam*ar r suara suara ideo ideo dlldll (
( -engurangi *e*an atau ongkos 'engiriman-engurangi *e*an atau ongkos 'engiriman ari uraian di atas da'at disim'ulkan *ah
ari uraian di atas da'at disim'ulkan *ah)a tu(uan digitalisasi adalah untuk )a tu(uan digitalisasi adalah untuk 'erluasan
'erluasan 'emanfaatan 'emanfaatan dan dan kemudahan kemudahan akses. akses. Pemanfaatan Pemanfaatan dan dan akses akses terhada' terhada' sum*er sum*er daya inform
daya informasi asi elektronik elektronik (auh le*i(auh le*ih luas h luas (ika (ika di*andingkan di*andingkan dengan dengan *ahan *ahan ter/etak.ter/etak. &um*er
&um*er daya daya informasi informasi elektronik elektronik da'at da'at digunakan digunakan oleh oleh *anyak *anyak 'engguna 5mul'engguna 5multi ti useruser dalam )aktu yang *ersamaan dan da'at dimanfaatkan dengan akses (arak (auh 5remote dalam )aktu yang *ersamaan dan da'at dimanfaatkan dengan akses (arak (auh 5remote a//ess tan'a
a//ess tan'a harus datang harus datang ke ke 'er'us'er'ustakaan?takaan?kantor arsi'. kantor arsi'. PemanfPemanfaatan sum*erdayaaatan sum*erdaya informasi elektronik da'at dilakukan tidak hanya oleh 'engguna dari internal institusi informasi elektronik da'at dilakukan tidak hanya oleh 'engguna dari internal institusi akan teta'i (uga oleh masyarakat luas sekaligus *erfungsi se*agai sosial kontrol a'a*ila akan teta'i (uga oleh masyarakat luas sekaligus *erfungsi se*agai sosial kontrol a'a*ila sum*er daya terse*ut di'u*likasikan se/ara ter*uka di internet 5"am*ar
sum*er daya terse*ut di'u*likasikan se/ara ter*uka di internet 5"am*ar ‐‐1. 1. -elal-elaluiui digitalisasi se*uah kantor da'at menyim'an ri*uan *ahkan (utaan dokumen?informasi digitalisasi se*uah kantor da'at menyim'an ri*uan *ahkan (utaan dokumen?informasi ta
tan'a n'a didi*a*atatasi si ruruanang g dadan n )a)aktktu. u. eeririkut kut adadalalah ah gagam*m*ar ar /o/ontntoh oh dadari ri 'e'erlrluauasasann 'emanfaatan dan ke
'emanfaatan dan kemudahan akses 'ada mudahan akses 'ada studi kasus digitalisasi karya ilmiah?skri'si 'adastudi kasus digitalisasi karya ilmiah?skri'si 'ada salah satu 'erguruan tinggi.
"am*ar
"am*ar ‐‐1C Perluasan Pemanfaatan dan @emudahaan1C Perluasan Pemanfaatan dan @emudahaanAksesAkses
)#)
)#)A-$k P$rat'rA-$k P$rat'ra%,L$&al!a%,L$&al!ta D!&!tal!a! D+k'ta D!&!tal!a! D+k'($% .! Ka%t+r($% .! Ka%t+r
Ada'un 'enda'at yang selama ini men(adi 'egangan *ah)a formal yang diakui Ada'un 'enda'at yang selama ini men(adi 'egangan *ah)a formal yang diakui ole
oleh h PengPengadiadilan adalalan adalah h dokudokumen yang men yang *er*eru'au'a paper paper based based tidak tidak se'enuhse'enuhnya da'atnya da'at diterima karena dengan disahkannya Dndang+Dndang ,omor 11 tahun 200 tentang diterima karena dengan disahkannya Dndang+Dndang ,omor 11 tahun 200 tentang Informasi dan 9ransaksi 3lektronik didalam 'asal B ayat 1 yang *er*unyi
Informasi dan 9ransaksi 3lektronik didalam 'asal B ayat 1 yang *er*unyi “)nformasi “)nformasi *lektronik d
*lektronik dan!atau an!atau Dokumen Dokumen *lektronik dan!atau *lektronik dan!atau hasil hasil cetaknya cetaknya merupakan merupakan alat alat buktibukti hukum yang sah”
hukum yang sah”. &ehingga dokumen yang *er*entuk digital atau elektronik diakui. &ehingga dokumen yang *er*entuk digital atau elektronik diakui se*agai alat *ukti yang sah. &elain itu Pasal 26 A. DD ,o. 20 9ahun 2001 9entang se*agai alat *ukti yang sah. &elain itu Pasal 26 A. DD ,o. 20 9ahun 2001 9entang Pem*erantasan 9indak Pidana @oru'si menye*utkan *ah)a alat *ukti yang sah dalam Pem*erantasan 9indak Pidana @oru'si menye*utkan *ah)a alat *ukti yang sah dalam *entuk 'etun(uk adalahC
*entuk 'etun(uk adalahC a.
a. AlaAlat *ukti yang *erut *ukti yang *eru'a info'a informarmasi yang diu/asi yang diu/a'ka'kan dikirn dikirim ditim diterierima dan disimma dan disim'an'an se/ara elektronik dengan alat o'ti/ atau yang seru'a dengan itu;dan
se/ara elektronik dengan alat o'ti/ atau yang seru'a dengan itu;dan *.
*. okumen okumen yakni yakni setia' setia' rekaman rekaman data data atau atau informasi informasi yang yang da'at da'at dilihat dilihat di*a/a di*a/a dandan atau didengar yang da'at dikeluarkan dengan atau tan'a suatu sarana *aik yang atau didengar yang da'at dikeluarkan dengan atau tan'a suatu sarana *aik yang tertuang diatas kertas *enda fisik a'a'un selain kertas mau'un yang terekam se/ara tertuang diatas kertas *enda fisik a'a'un selain kertas mau'un yang terekam se/ara elektronik yang *eru'a tulisan suara gam*ar 'eta ran/angan foto huruf tanda elektronik yang *eru'a tulisan suara gam*ar 'eta ran/angan foto huruf tanda angka atau 'erforasi yang memiliki makna.
angka atau 'erforasi yang memiliki makna. &e
-isalnya untuk dokumen+dokumen elektronik 'erusahaan dalam @onsideran DD ,o -isalnya untuk dokumen+dokumen elektronik 'erusahaan dalam @onsideran DD ,o 9ahun 1##7 tentang okumen Perusahaan dinyatakan 5huruf e *ah)a 'em*uatan dan 9ahun 1##7 tentang okumen Perusahaan dinyatakan 5huruf e *ah)a 'em*uatan dan 'enyim'anan
'enyim'anan dokumen dokumen teta' teta' di'erlukan di'erlukan untuk untuk men(amin men(amin ke'astian ke'astian hukum hukum dandan melindungi ke'entingan 'ara 'ihak dalam suatu hu*ungan hukum karena itu ke)a(i*an melindungi ke'entingan 'ara 'ihak dalam suatu hu*ungan hukum karena itu ke)a(i*an mem*uat dan menyim'an dokumen harus teta' di(alankan dengan mengu'ayakan tidak mem*uat dan menyim'an dokumen harus teta' di(alankan dengan mengu'ayakan tidak meni
menim*um*ulkalkan n *e**e*an an ekoekonomnomis is dan dan admadminiinistrstratiatif f yang yang memmem*era*eratkatkan n untuntuk uk itu itu 'er'erlulu diadakan 'em*aharuan mengenai media yang memuat dokumen dan 'engurangan (angka diadakan 'em*aharuan mengenai media yang memuat dokumen dan 'engurangan (angka )aktu 'enyim'anannya. &ementara itu dalam *agian lain 5huruf f dinyatakan *ah)a )aktu 'enyim'anannya. &ementara itu dalam *agian lain 5huruf f dinyatakan *ah)a kema(uan teknologi telah memungkinkan /atatan dan dokumen yang di*uat di atas kertas kema(uan teknologi telah memungkinkan /atatan dan dokumen yang di*uat di atas kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau di*uat se/ara langsung dalam media elektronik. dialihkan ke dalam media elektronik atau di*uat se/ara langsung dalam media elektronik. Ada'un as'ek legalitas dinyatakan dengan (elas dalam Pasal 12 ayat 51 se*agai Ada'un as'ek legalitas dinyatakan dengan (elas dalam Pasal 12 ayat 51 se*agai *erikutC
*erikutC “+eti“+etiap ap pengalpengalihan ihan dokumen perusahaan dokumen perusahaan ajib dilegalisaajib dilegalisasi.”si.” 51 egalis51 egalisasiasi se*agaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilakukan oleh 'im'inan 'erusahaan atau 'e(a*at se*agaimana dimaksud dalam Pasal 12 dilakukan oleh 'im'inan 'erusahaan atau 'e(a*at yang ditun(uk di lingkungan 'erusahaan yang *ersangkutan dengan di*uatkan *erita yang ditun(uk di lingkungan 'erusahaan yang *ersangkutan dengan di*uatkan *erita a/ar
a/ara. a. 52 52 ererita ita a/ara/ara a se*se*agaiagaimamana na dimdimaksaksud ud daldalam am ayaayat t 51 51 seksekuraurang+ng+kurkurangangnyanya memuatC
memuatC a.
a. @etera@eterangan temngan tem'at har'at hari tangi tanggal *ulgal *ulan dan tan dan tahun dilahun dilakukannyakukannya legala legalisasiisasi;; *.
*. @eterangan @eterangan *ah)a *ah)a 'engalihan 'engalihan dokumen dokumen 'erusahaan 'erusahaan yang yang di*uat di*uat di di atas atas kertas kertas keke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan /.
/. 9a9anda tnda tangan angan dan ndan nama ama (elas (elas 'e(a*at 'e(a*at yang yang *ersan*ersangkutangkutan..
ari 'asal+'asal DD ,o. 9ahun 1##7 terlihat (elas *ah)a as'ek legalitas alih ari 'asal+'asal DD ,o. 9ahun 1##7 terlihat (elas *ah)a as'ek legalitas alih media dokumen atau arsi' se*enarnya terkait erat dengan masalah
media dokumen atau arsi' se*enarnya terkait erat dengan masalahconfidential, integrity,confidential, integrity,
dan
dan autenticity autenticity se*uah arsi' yang akan di(adikan alat *ukti. se*uah arsi' yang akan di(adikan alat *ukti.
1#
1# 8onfidential 5@erahasiaan8onfidential 5@erahasiaan
-asalah kerahasiaan menga/u 'ada 'erlindungan arsi' terhada' akses dan 'eru*ahan -asalah kerahasiaan menga/u 'ada 'erlindungan arsi' terhada' akses dan 'eru*ahan arsi' dari yang tidak *erhak 5
arsi' dari yang tidak *erhak 5unauthorized unauthorized . Dntuk masalah ini se*enarnya mesin. Dntuk masalah ini se*enarnya mesin 5kom'uter sudah menyediakan se'erangkat 'erlindungan misalnya melalui a//es 5kom'uter sudah menyediakan se'erangkat 'erlindungan misalnya melalui a//es
/ontrols otorisasi en/ry'si dokumen dll. /ontrols otorisasi en/ry'si dokumen dll.
2#
2# Integrity 5integritasIntegrity 5integritas
&ementara itu masalah integritas menga/u 'ada 'erlindungan arsi' dari 'engha'usan &ementara itu masalah integritas menga/u 'ada 'erlindungan arsi' dari 'engha'usan reis
reisi i dan 'eru*ahan. -asalah ini dan 'eru*ahan. -asalah ini sudah ada sudah ada metode 'erlindumetode 'erlindungannya misalnyngannya misalnyaa deng
dengan an /ara/araC C 51 arsi' elektr51 arsi' elektronionik k harharus us di'di'rotrotekseksi i se*se*agaagaii read-onlyread-only * *ukukanan over- over-ritten
ritten; 52 $eisi dan 'eru*ahan hanya *oleh dilakukan terhada' /o'y 5; 52 $eisi dan 'eru*ahan hanya *oleh dilakukan terhada' /o'y 5ne ne recorrecord d *ukan hasil
*ukan hasil arsi' alih media arsi' alih media yang original; 5 yang original; 5 @ontrol yang @ontrol yang ketat harus di*erlakukanketat harus di*erlakukan dalam 'eren/anaan 'emindahan 5
dalam 'eren/anaan 'emindahan 5migration planning migration planning alih media atau teknologi *aru. alih media atau teknologi *aru.
)#
)# Authenti/ity 5Otentisitas.Authenti/ity 5Otentisitas. Ada
Ada'un 'un masmasalaalah h oteotentintisitsitas as terterkaikait t dendengan gan 'er'erkemkem*ang*angan an tekteknolnologi ogi dan dan sisistestemm hukum. 9erda'at *anyak teknik 'enandaan yang mungkin digunakan untuk mem*uat hukum. 9erda'at *anyak teknik 'enandaan yang mungkin digunakan untuk mem*uat ar
arsisi' ' elelekektrtrononik ik yayang ng tetertrtanandadai i sese/a/ara ra didigigitatal l agagar ar teter(r(agaga a ototenentitisisitatasnsnyaya..
Watermarking
Watermarking adalah salah satu metode mem*u*uhkan tanda 'ada arsi' elektronik adalah salah satu metode mem*u*uhkan tanda 'ada arsi' elektronik untuk men(aga otentikasi integritas dan alidasi tan'a mengu*ah *entuk atau'un isi untuk men(aga otentikasi integritas dan alidasi tan'a mengu*ah *entuk atau'un isi dokumen yang *ersangkutan. 9eknik )atermarking yang *aik setidaknya memiliki dokumen yang *ersangkutan. 9eknik )atermarking yang *aik setidaknya memiliki kriteria se*agai *erikutC
kriteria se*agai *erikutC a
a $o*us$o*ustnesstness yaitu ars yaitu arsi' harus tei' harus teta' terdta' terdeteksi di seteksi di saat telah taat telah ter(adi 'erer(adi 'eru*ahan 'adu*ahan 'adaa do
dokukumemen n yayang ng diditatandndaiai. . $o$o*u*uststneness ss arartitinynya a kekemumungngkikinanan n ususahaha a ununtutuk k menghilangkan atau mengganti )atermark akan sangat sulit tan'a melakukan menghilangkan atau mengganti )atermark akan sangat sulit tan'a melakukan 'eru*ahan
'eru*ahan yang yang sangat sangat men/olok men/olok 'ada 'ada arsi' arsi' sehingga sehingga arsi' arsi' terse*ut terse*ut men(adimen(adi tidak *erlaku lagi.
tidak *erlaku lagi. *
* Im'er/e'ti*le Im'er/e'ti*le yaitu yaitu untuk untuk men(amin men(amin kualitas kualitas arsi' arsi' yang yang ditandai ditandai seda'atseda'at mungkin tidak tam'ak mem'engaruhi arsi' aslinya.
mungkin tidak tam'ak mem'engaruhi arsi' aslinya. /
/ &e/&e/uriurityty yaiyaitu tu untuntuk uk menmen(ag(aga a agaagar r 'ih'ihak+'ak+'ihaihak k yanyang g tidtidak ak memmemiliiliki ki otootoritritasas tidak da'at mengetahui dan mengu*ah )atermark yang disisi'kan dalam arsi'. tidak da'at mengetahui dan mengu*ah )atermark yang disisi'kan dalam arsi'. Idealnya )atermark harus tidak da'at dideteksi oleh 'ihak+'ihak lain.
diakui se*agai dokumen yang sah dan diakui ke*eradaannya untuk di(adikan alat diakui se*agai dokumen yang sah dan diakui ke*eradaannya untuk di(adikan alat *ukti.
*ukti. ,amun ,amun 'roses digitalisasi 'roses digitalisasi dokumen dokumen tidak tidak da'at dda'at dilakukan ilakukan semena+mena olehsemena+mena oleh 'ihak yang .
'ihak yang .
)#/
)#/El$($% PEl$($% P$%t!%& .a$%t!%& .ala( D!&!la( D!&!tal!a!tal!a!
&emua arsi' atau dokumen yang telah dialihmediakan ke dalam media elektronik &emua arsi' atau dokumen yang telah dialihmediakan ke dalam media elektronik atau media digital akan men(adi arsi' atau dokumen elektronik? digital. egitu (uga arsi' atau media digital akan men(adi arsi' atau dokumen elektronik? digital. egitu (uga arsi' yang se(ak ter/i'ta sudah *ermedia digital maka ia (uga men(adi arsi' elektronik?digital yang se(ak ter/i'ta sudah *ermedia digital maka ia (uga men(adi arsi' elektronik?digital atau dokumen elektronik? digital. Arsi' elektronik yang memerlukan 'enyim'anan dan atau dokumen elektronik? digital. Arsi' elektronik yang memerlukan 'enyim'anan dan 'emeliharaan
'emeliharaan dalam dalam (angka (angka )aktu )aktu lama lama 'erlu 'erlu mem'erhatikan mem'erhatikan langkah+langkahlangkah+langkah 'emindaian
'emindaian 5s/anning 5s/anning arsi' arsi' asli asli 5s'esifikasi 5s'esifikasi format format file file metadata metadata 'emeliharaan'emeliharaan 5d
5dokokumumenentatasisi dudu'l'likikasasi i dadan n dedengngan an memedidia a teter*r*ararukukanan sesertrta a keke*e*erlrlanan(u(utatann ke*eradaannya.
ke*eradaannya. 1.
1. &'e&'esisififikaskasi Pei Pemimindandaiaiann Pem
Peminindaidaian an ararsisi' ' asasli li didirerekomkomenendasdasikikan an ununtutuk k memenggnggununakakan an reresosolulusisi minimum 00 d'i 5dot 'er in/h dan disim'an dalam *entuk dokumen ele ktronik minimum 00 d'i 5dot 'er in/h dan disim'an dalam *entuk dokumen ele ktronik dal
dalam am forformat mat tertertententu tu se'se'erterti i P3P3" " dan dan PFPF. . ArArsisi' ' eleelektrktronionik k terterse*se*ut ut harharusus memiliki informasi yang sama se'erti dokumen aslinya. @alau ter'aksa dikom'resi memiliki informasi yang sama se'erti dokumen aslinya. @alau ter'aksa dikom'resi se
se*a*aikiknynya a memenggnggununakaakan n komkom'r'resesi i yayang ng *e*ersrsififat at lolossssleless ss 5t5tanan'a 'a kekehihilalangangann informasi.
informasi. 2
2.. --eettaaddaattaa
-etadata adalah informasi *eru'a atri*ut mengenai format dan struktur data -etadata adalah informasi *eru'a atri*ut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskri'sikan kandungan
yang telah distandarisasi untuk mendeskri'sikan kandungan lokasi dan nilai data.lokasi dan nilai data. .
. PemPemelieliharaharaan Aran Arsisi' ' 3le3lektrktronionik?ik?igitgitalal
Arsi' elektronik harus da'at di*a/a dengan menggunakan 'erangkat lunak Arsi' elektronik harus da'at di*a/a dengan menggunakan 'erangkat lunak terte
'enting
'enting untuk untuk men(aga men(aga kesinam*ungan kesinam*ungan dari dari 'erangkat 'erangkat lunak lunak yang yang digunakan digunakan agar agar teta' da'at mengakses arsi' terse*ut. &elain itu arsi' elektronik (uga harus da'at teta' da'at mengakses arsi' terse*ut. &elain itu arsi' elektronik (uga harus da'at di*a/a oleh satu generasi 'erangkat keras ke generasi *erikutnya. &trategi terse*ut di*a/a oleh satu generasi 'erangkat keras ke generasi *erikutnya. &trategi terse*ut 'erlu
'erlu didokumentasikan didokumentasikan dengan dengan *aik *aik dan dan dimutakhirkan dimutakhirkan saat saat ter(adi ter(adi 'eru*ahan'eru*ahan teknologi. Peru*ahan sistem da'at *eru'a 'eru*ahan 'erangkat lunak ke ersi yang teknologi. Peru*ahan sistem da'at *eru'a 'eru*ahan 'erangkat lunak ke ersi yang le*ih *aru teta'i teta'.
le*ih *aru teta'i teta'. 4.
4. -i-igrgrasasi Ai Arsrsi' 3li' 3lektektroronik nik Penentu
Penentuan an 'erangk'erangkat at lunak atau lunak atau 'latf'latform *aru orm *aru selalselalu u harus didahului denganharus didahului dengan u(i
u(i/o*/o*a a untuntuk uk menmen(am(amin in ke'ke'astastianian kehakehandandalan lan dan dan aksaksesiesi*il*ilitaitas s terterhadahada' ' arsarsi'i' elektr
elektronik onik yang yang telah ada. telah ada. -endoku-endokumentamentasikan sikan 'eru*a'eru*ahan+'ehan+'eru*ahan yang ru*ahan yang ter(ater(adidi 'ada
'ada 'erangkat 'erangkat keras keras 'erangkat 'erangkat lunak lunak dan dan format format arsi' arsi' elektronik elektronik termasuk termasuk mendokumentasikan 'eru*ahan dari satu format ke format yang *aru.
mendokumentasikan 'eru*ahan dari satu format ke format yang *aru. B.
B. PenyPenyim'im'anan daanan dan Pemusn Pemusnahanahan Arn Arsi' 3lsi' 3lektektronronik ik
em*aga @earsi'an harus memiliki (ad)al 'emeliharaan arsi' dan ren/ana em*aga @earsi'an harus memiliki (ad)al 'emeliharaan arsi' dan ren/ana migrasi sistem. ad)al terse*ut (uga mengatur tentang 'enyim'anan dan 'emusnahan migrasi sistem. ad)al terse*ut (uga mengatur tentang 'enyim'anan dan 'emusnahan arsi' elektronik. Arsi' elektronik 'erlu disim'an sedemikian ru'a sehingga da'at arsi' elektronik. Arsi' elektronik 'erlu disim'an sedemikian ru'a sehingga da'at diidentifikasi dan dimusnahkan saat 'eriode 'enyim'anan telah ha*is atau sudah diidentifikasi dan dimusnahkan saat 'eriode 'enyim'anan telah ha*is atau sudah tidak memiliki nilai
tidak memiliki nilai kegunaakegunaan. n. Pengha'uPengha'usan Arsi' elektronisan Arsi' elektronik k 'erlu diatur se/ara'erlu diatur se/ara khus
khusus us menmengingingat gat masmasih ih akaakan n menmeninginggalgalkan kan (e((e(ak+ak+(e((e(ak ak digdigitaital l yanyang g munmungkingkin dida'atkan kem*ali.
dida'atkan kem*ali. 9e
9erhada' arsi' elektronik yang rhada' arsi' elektronik yang disim'an dalam media o'tik 58+$O- Hdisim'an dalam media o'tik 58+$O- H da
dan n sese*a*agaigainynya a 'em'emususnanahan han didilalakukukakan n dendengagan n /a/ara ra memengnghanhan/u/urkrkan an memedidiaa 'enyim'anan
'enyim'anan se/ara fisik. se/ara fisik. Pemusnahan Pemusnahan dilakukan se/ara dilakukan se/ara total termasuk total termasuk 'emusnahan'emusnahan du'likat yang disim'an dalam media *a/ku' atau tem'at 'enyim'anan lainnya.
du'likat yang disim'an dalam media *a/ku' atau tem'at 'enyim'anan lainnya.
)#5
)#5 Proses Pen/i'taan Proses Pen/i'taan Arsi'Arsi' 3lektronik 3lektronik
Proses 'en/i'taan arsi' da'at dilakukan dengan 2 /ara yaitu C Proses 'en/i'taan arsi' da'at dilakukan dengan 2 /ara yaitu C 1.
Pen/
Pen/i'ti'taan aan se/se/ara ara eleelektrktronionik k ataatau u otootomasmasi i adaadalah lah menmen/i'/i'taktakan an arsarsi' i' eleelektrktronionik k dengan menggunakan alat yang *ersifat elektronik se'erti /amera digital 'erekam dengan menggunakan alat yang *ersifat elektronik se'erti /amera digital 'erekam suara 'erekam ideo dan
suara 'erekam ideo dan khususnya kom'uter.khususnya kom'uter. 2.
2. Pen/i'tPen/i'taan aan arsi' arsi' dengan dengan /ara /ara transtransformaformasi si digitdigitalal
Proses 'en/i'taan arsi' dengan transformasi digital sering dise*ut 'roses digitalisasi Proses 'en/i'taan arsi' dengan transformasi digital sering dise*ut 'roses digitalisasi dim
dimana ana digidigitaltalisaisasi si memmem'uny'unyai ai artarti i se/se/ara ara umuumum m adaladalah ah 'ro'roses ses 'en/'en/i'ti'taan aan arsarsi'i' el
elekektrtrononik ik dadari ri ararsisi' ' kokonnenensisiononal al dedengngan an tutu(u(uan an ununtutuk k memelilindndunungi gi ararsisi'' konensional dari kerusakan se/ara fisik
konensional dari kerusakan se/ara fisik [1][1].. Pro
Proses ses ini ini memmemerlerlukan ukan *e*e*e*era'ra'a a tahtaha'ana'an yang yang masmasinging+ma+masinsing g tahtaha' a' akaakann memiliki aturan+aturan yang harus di'atuhi untuk men(aga keotentikan arsi' elektronik memiliki aturan+aturan yang harus di'atuhi untuk men(aga keotentikan arsi' elektronik yang dihasilkan. &elain melalui *e*era'a taha'an 'roses 'en/i'taan arsi' elektronik yang dihasilkan. &elain melalui *e*era'a taha'an 'roses 'en/i'taan arsi' elektronik memerlukan 'eralatan yang handal dan ruang sim'an yang *esar.
memerlukan 'eralatan yang handal dan ruang sim'an yang *esar. Pro
Proses ses 'en'en/i't/i'taan aan arsarsi' i' konkonensensionional al ke ke arsarsi' i' eleelektrktronionik k melmelalualui i *e*e*e*era'ra'aa taha'an *erikut C
taha'an *erikut C 1.
1. 99aahaha' P' Pememililihihanan
alam taha' 'emilihan ini 'erlu di'erhatikan *e*era'a hal antara lain C alam taha' 'emilihan ini 'erlu di'erhatikan *e*era'a hal antara lain C !a
!aktuktu. . @eg@egunaaunaan n InfInformormasi asi dan dan 'eny'enyelamelamataatan. n. PemPemiliilihan han *er*erdasdasarkarkanan )a
)aktktu u *e*erarartrti i ararsisi' ' didi'i'ililih h *er*erdadasasarkrkan an 'a'ada da )a)aktktu u 'en'engegeloloaaaan n ararsisi'.'. Pemilihan *erdasarkan kegunaan *erarti arsi' di'ilih *erdasarkan se*era'a Pemilihan *erdasarkan kegunaan *erarti arsi' di'ilih *erdasarkan se*era'a tingkat
tingkat 'enggunaan arsi' 'enggunaan arsi' sering sering digunakan a'a digunakan a'a tidak. tidak. Pemilihan Pemilihan *erdasarkan*erdasarkan informasi *erarti 'emilihan arsi' dengan mem'ertim*angkan isi kandungan informasi *erarti 'emilihan arsi' dengan mem'ertim*angkan isi kandungan inform
informasi asi arsi'arsi'. an 'emilihan *erd. an 'emilihan *erdasar 'enyelasar 'enyelamatan *eraamatan *erarti rti 'emil'emilihanihan dengan mem'erhatikan kondisi fisik arsi' semakain *uruk kondisi fisik arsi' dengan mem'erhatikan kondisi fisik arsi' semakain *uruk kondisi fisik arsi' semakin /e'at untuk diselamatkan.
semakin /e'at untuk diselamatkan. 2.
2. 99aahaha' Pe' Pemimindndaiaianan
Arsi' setelah di'ilih kemudian taha' *erikutnya dilakukan 'emindaian Arsi' setelah di'ilih kemudian taha' *erikutnya dilakukan 'emindaian arsi' 'ada 'rinsi'nya 'emindaian arsi' hanya da'at dilakukan satu kali sa(a arsi' 'ada 'rinsi'nya 'emindaian arsi' hanya da'at dilakukan satu kali sa(a sehingga 'roses 'emindaian dilakukan dengat /ermat te'at dan dilakukan sehingga 'roses 'emindaian dilakukan dengat /ermat te'at dan dilakukan dengan tu(uan untuk menda'atkan master arsi' elektronik.
