8 BAB II
LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Pengendalian Persediaan
2.1.1Sistem
Sistem merupakan serangkaian prosedur yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan dalam perusahaan. Pelaksanaan sistem erat hubungannya satu dengan yang lainnya, berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan oleh perusahaan. Suatu sistem akan menjadi jaringan prosedur1
“sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”
Setiap sistem saling berkaitan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan perusahaan. Agar sistem dapat berjalan efektif dan efisien maka jaringan prosedur harus dibuat menurut pola yang terpadu.
2.1.2 Hakekat Persediaan 1. Pengertian Persediaan
Persediaan muncul karena adanya sediaan-sediaan, sediaan dapat berwujud bahan baku, barang setengah jadi atau dalam proses dan barang jadi, beberapa pengertian persediaan sebagai berikut :
a.”salah satu elemen utama dari modal kerja yang terus menerus mengalami perubahan . Karena persediaan merupakan hal yang pokok dalam proses produksi, persediaan dapat berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi. Sehingga tanpa
1
9
ada persediaan , perusahaan akan menghadapi resiko yaitu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan atas barang produksi”.2
b.”sumber daya menganggur ( idle recources) yang menunggu proses lebih lanjut”3
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan sebagai suatu aktiva (harta lancar) yang harus dikelola dengan benar karena persediaan merupakan unsur yang penting bagi pokok perusahaan dalam proses produksi. Penggunaan persediaan haruslah tepat agar persediaan tidak kurang dan tidak lebih. Kebutuhan akan proses produksi berbeda-beda maka persediaan mempunyai bentuk yang bermacam-macam diantaranya bahan baku, barang dalam proses atau barang setengah jadi serta barang jadi sehingga penggunaannya pun berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan yang akan digunakan. Pembagian persediaan dikelompokkan sesuai dengan jenis persediaan yang akan dikelola.
Persediaan muncul karena proses produksi tidak langsung dapat diselesaikan dengan cepat serta butuh waktu yang panjang untuk menyelesaikan proses produksi sehingga persediaan tersebut perlu disimpan,begitu juga jika persediaan habis maka persediaan tersebut harus dipesan. Jika persediaan kurang maka akan mengakibatkan macetnya jalan proses produksi, sebaliknya jika persediaan terlalu banyak atau lebih
2
Manullang, M. 2005.Pengantar Manajemen Keuangan. Andi Offset .Yogyakarta.hal.49.
3
10
banyak maka akan mengakibatkan keusangan dan kerusakan pada persediaan tersebut sehingga akan menimbulkan biaya-biaya variabel. 2. Biaya Persediaan
Persediaan mengakibatkan munculnya biaya-biaya, didalam
mengambil keputusan manajemen bagian produksi mempertimbangkan keputusan-keputusan seperti halnya dalam biaya persediaan. Biaya persediaan merupakan jumlah keseluruhan biaya yang dikeluarkan dalam proses operasi produksi, biaya persediaan sebagai berikut :
a. Biaya Pemesanan (Ordering cost)adalah biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pemesanan barang atau bahan ,sejak pemesanan dilakukan hingga barang tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang biaya ini diluar harga barang.
b. Biaya Penyimpanan (inventory carrying cost) adalah biaya-biaya yang diperlukan dalam penyimpanan persediaan . Biaya ini bersifat variabel dan berhubungan dengan tingkat rata-rata persediaan yang terdapat di gudang sehingga besar biaya tergantung dari jumlah persediaan yang ada.
c. Biaya akibat persediaan yang kurang (out of stock cost),Biaya tersebut timbul sebagai akibat jumlah persediaan yang lebih kecil dari yang diperlukan. Jika persediaan kurang dilakukan pemesanan lagi sehingga otomatis juga menimbulkan biaya tambahan.
d. Biaya Kapasitas Gudang (capacity associated cost)4
4
J.Fred ,Weston and Thomas E.2002.Manajemen Keuangan.Penerjemah Drs.Jaka Wasana Kirbrandoko MSM . Dan Ir. Kirbrandoko, M.SM.Edisi 8 (Edisi Revisi). Binarupa Aksara. Jakarta .hal.379
11
Biaya-biaya tersebut muncul karena adanya persediaan, jika tidak dapat di minimumkan maka biaya persediaan yang muncul akan semakin tidak terkendali atau tidak efisien. Manajemen persediaan berfungsi untuk mengendalikan persediaan yang ada, biaya yang dikeluarkan harus ekonomis agar perusahaan tetap mendapat laba.
3. Fungsi Persediaan
Persediaan mempunyai beberapa jenis yaitu bahan baku, bahan dalam proses dan barang jadi. Pembagian kelompok persediaan tersebut disesuaikan sesuai kebutuhan yang akan dikelola oleh perusahaan tersebut. Persediaan mempunyai beberapa fungsi diantaranya :
a)Untuk men-”decouple atau memisahkan beragam bagian proses produksi
b)Untuk men-decouple proses produksi dari para pemasok c) Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas
d)Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga5
Persediaan merupakan aktiva lancar dalam perusahaan, berbentuk barang sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dijual. Artinya juga merupakan kekayaan milik perusahaan yang disimpan didalam gudang dan berbentuk persediaan atau dapat dikatakan sebagai sumber dana yang menganggur karena belum tentu akan digunakan. Penggunaannya disesuaikan dengan kebutuhan proses produksi perusahaan.
5
Heizer ,Jay& Barry Render. 2005 .Operation Management(Manajemen Operasi) edisi ketujuh.Salemba Empat.Jakarta. Hal.60
12 2.1.3. Pengendalian Persediaan
1. Pengertian Pengendalian Persediaan
Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk dapat
menjamin kelangsungan hidup perusahaannya. Masalah-masalah
persediaan sering kali dihadapi oleh perusahaan. Persediaan yang terlalu besar maupun terlalu kecil dapat mengakibatkan munculnya masalah persediaan tersebut. Diperlukan adanya pengendalian persediaan agar dapat menjamin kelancaran usaha dengan cara menentukan jumlah persediaan dengan tepat dan ekonomi sehingga menghasilkan biaya yang minimum. Pengendalian merupakan proses untuk membuat sebuah pengawasan dalam jalannya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya pengendalian perusahaan diartikan sebagai suatu hal yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam proses produksi. Pengendalian di gunakan untuk menyediakan barang-barang yang dibutuhkan dalam jumlah yang sesuai pada waktu yang ditentukan dengan biaya dan cara yang seekonomis mungkin.
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan terjadi karena beberapa faktor, faktor tersebut diantaranya :
1) Lead time
2) Frekuensi penggunaan bahan selama satu periode
13
4) Daya tahan material.6
Faktor-faktor tersebut yang mempengaruhi munculnya pengendalian persediaan. Masa lead time semakin lama masa tunggu maka akan semakin besar pula biaya persediaan. Frekuensi pemesanan jika dilakukan berulang-ulang juga akan menambah biaya persediaan karena dilakukan tidak secara bertahap. Jumlah dana yang ada atau di danakan untuk persediaan terbatas, terjadi saat jumlah kebutuhan bahan meningkat karena adanya permintaan yang besar. Ketahanan daya tahan material atau bahan baku tersebut, yang terkadang tidak digunakan sehingga adanya penumpukan dan bahan tersebut rusak sebelum waktunya.
3. Tujuan Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan bagian yang penting di dalam perusahan karena itu pengendalian persediaan mempunyai beberapa tujuan yaitu :
a) Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan.
b) Menghilangkan resiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan
c) Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara mesiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.
d) Mempertahankan stabilitas opersi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi
6
Syafaruddin ,Alwi. 1986. Alat-alat Analisa Dalam Pembelanjaan . Andi Offset . Yogyakarta.hal.69
14
e) Mencapai penggunaan mesin yang optimal
f) Memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi adalah memberikan jaminan tetap tersedianya barang tersebut
g) Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan atau penjualannya.7
Persediaan yang ada dalam perusahaan dapat dikendalikan dengan baik jika tujuan pengendalian persediaan dapat tercapai dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ada. Persediaan sebagai aktiva lancar perusahaan dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin. Perusahaan akan terhindar dari pemborosan biaya-biaya persediaan.
4. Pengelolaan Pengendalian persediaan
Pengelolaan persediaan terdapat metode atau tehnik yang
digunakan perusahaan dalam mengendalikan persediaan. Pengendalian persediaan dikelola dengan baik dan tepat agar manajemen produksi dapat terlaksana dengan baik. Terdapat beberapa pengelolaan pengendalian persediaan diantaranya adalah:
a. Teknik ABC System
b. Economic Order Quantity (EOQ) c. Reorder Point (ROP)
d. Material Requirement Planning System-MRP e. Just In Time (JIT)8
7
Assauri, Sofjan,2004.Manajemen Produksi dan Operasi.Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.Jakarta. hal.170
8
15
Pengendalian persediaan mempunyai beberapa teknik pengelolaan persediaan. Teknik ABC System dengan metode perusahaan mebagi ke dalam pendekatan persediaan yaitu A, B, dan C. Teknik EOQ atau Economic Order Quantity menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis. Teknik ROP atau Re Order Point adalah keputusan mengenai kapan perusahaan akan mengajukan pemesanan kembali. Teknik MRP atau Material Requirment Planning adalah teknik pengendalian untuk pemesanan kembali pada model perakitan. Sistem pengendalian persediaan yang digunakan dalam penelitian ini hanya menggunakan sistem pengendalian persediaan teknik EOQ dan ROP. Teknik Just In time adalah ketepatan waktu yang dibutuhkan saat produksi.
2.1.4 Sistem Pengendalian Persediaan
Dalam suatu operasional, perusahaan membutuhkan adanya suatu sistem untuk mengelola persediaan serta untuk dapat mengendalikan persediaan tersebut. Sistem pengendalian persediaan mempunyai tujuan untuk meminimalkan biaya-biaya persediaan, agar persediaan dapat digunakan dengan efisien dan efektif. Untuk memastikan suatu sistem pengendaliaan persediaan efektif maka perusahaan harus dapat menjawab pertanyaan dasar yaitu :
a) APA yang akan dikendalikan? b) KAPAN memesan kembali?
16
c) BERAPA BANYAK yang hendak dipesan ?9
Sistem pengendalian persediaan harus mencakup ketiga hal tersebut, supaya tercapai tujuan pengendalian persediaan. Untuk menjawab pertanyaan dasar tersebut perusahaan harus memperhatikan :
1). Apa yang akan dikendalikan,dalam persediaan ada 3 jenis persediaan diantaranya bahan baku,bahan dalam proses dan barang jadi. Perusahaan harus dapat mengendalian jenis-jenis persediaan tersebut.
2). Kapan memesan kembali, persediaan yang kurang akan mengakibatkan perusahaan memesan kembali persediaan yang akan dibutuhkan . Pemesanan dilakukan harus sesuai dengan apa yang akan di produksi. 3). Berapa banyak yang akan dipesan, pentingnya suatu pengendalian
berpengaruh juga terhadap berapa banyak pesanan yang akan di pesan, ini menentukan seberapa banyak perusahaan memesan
2.1.5Economic Order Quantity (EOQ) 1. Pengertian EOQ
Metode EOQ atau economic order quantity pertama kali diperkenalkan oleh F.W Haris pada tahun 1914 . Metode EOQ merupakan pemesanan yang paling ekonomis, model ini menentukan besarnya jumlah pembelian yang paling ekonomis terhadap bahan baku pada periode mendatang bahan baku
9
John ,D.T. & H.A.Harding. 1996.Manajemen Operasi (untuk meraih keunggulan kompetitif).PT Pustaka Binaman Pressindo. Jakarta .hal.71
17
yang harus dibeli harus dapat diperhitungkan dengan mempertimbangkan faktor persediaan dan kebutuhan bahan baku, yaitu :
”sebagai jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah.model ini digunakan oleh perusahaan yang memperoleh bahan melalui pesanan lebih dulu yang tidak dapat dilakukan setiap saat”.10
Economic Order Quantity atau EOQ tercapai saat biaya yang dikeluarkan untuk persediaan mencapai biaya yang minimum. Pemesanan yang dihasilkan adalah pemesanan yang ekonomis memperhitungkan jumlah barang yang harus dipesan untuk setiap kali pemesanan untuk menghasilkan biaya persediaan serendah mungkin.
2. Manfaat EOQ
Manfaat dari EOQ adalah untuk menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis terhadap jumlah pesanan yang tidak tepat, untuk menentukan jumlah besar kecilnya pesanan yang akan dipesan oleh perusahaan. Agar tidak terjadi out stock cost dan over stock cost. EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas jumlah pesanan yang akan disimpan di pabrik dan biaya pesanan untuk memesan persediaan yang dibutuhkan.
10
18
3. Asumsi EOQ (Economic Order Quantity)
Economic Order Quantity atau EOQ mempunyai beberapa pandangan dalam penggunaannya. Beberapa asumsi tersebut ,diantaranya adalah sebagai berikut;
a) Kebutuhan bahan baku dapat ditentukan, relatif tetap, dan terus menerus
b) Tenggang waktu pemesanan dapat ditentukan dan relatif tetap
c) Tidak diperkenankan adanya kekurangan persediaan artinya setelah kebutuhan dan tenggang waktu dapat ditentukan secara pasti berarti kekurangan persediaan dapat dihindari
d) Pemesanan datang sekaligus dan akan menambah persediaan
e) Struktur biaya tidak berubah;biaya pemesanan atau persiapan sama tanpa memperhatikan jumlah yang dipesan ,biaya simpan adalah berdasarkan fungsi linear terhadap rat-rata persediaan dan harga beli atau biaya pembeliaan per unit adalah konstan f) Kapasitas gudang dan modal cukup untuk
menampung dan membeli pesanan g) Pembelian adalah satu jenis item11
Beberapa asumsi mengenai EOQ, model EOQ akan mudah dapat diterapkan jika mempunyai pengaruh atau asumsi tersebut. Model EOQ akan dapat menentukan kebutuhan bahan dan dapat dilakukan secara terus menerus, tenggang waktu atau lead time juga dapat ditentukan dan bersifat tetap. Adanya sediaan pengaman atau safety stock sehingga mencegah terjadinya kekurangan persediaan.
11
Yamit,Zulian. 1999. Manajemen Persediaan. Ekonisia Kampus Fakultas Ekonomi UII.Yogyakarta.hal.51
19 4. Kriteria EOQ
Model EOQ memiliki beberapa kriteria atau karakteristik diantaranya :
a) Harga per unit barang bersifat konstan
b) Permintaan atau kebutuhan dalam satu tahun bersifat konstan
c) Pada saat memesan barang , tidak mengalami kehabisan barang atau
stock out
d) Biaya penyimpanan dan biaya pemesanan konstan
Dari beberapa kriteria tersebut dapat dijelaskan bahwa kriteria EOQ dapat
menentukan jumlah pesanan persediaan yang ekonomis guna
meminimumkan biaya persediaan. Harga per unit, permintaan atau kebutuhan selama satu tahun, biaya penyimpanan dan biaya persediaan sifatnya selalu konstan.
5. Kelemahan EOQ
Metode EOQ juga mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah : 1) Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan
2) Persediaan pengaman tidak diperhitungkan
3) Semua barang harus dihitung EOQ nya satu persatu 4) Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau 5) Perubahan harga tidak diperhitungkan12
Pengendalian persediaan teknik EOQ hanya memperhitungkan pada patokan data biaya pada satu tahun yang lampau. Kemungkinan yang terjadi adanya kurang dapat dipercaya hasilnya, karena data yang digunakan adalah data
12
20
yang lampau maka perubahan harga pun tidak diperhatikan. Safety stock atau sediaan pengaman tidak diperhatikan , padahal safety stock sangat penting pada perusahaan agar tidak terjadi kekurangan persediaan. Masing-masing persediaan baik berupa bahan baku, bahan dalam proses dan barang jadi dihitung secara satu persatu,sehingga menimbulkan ketidak efisiensian waktu. 2.1.6Sistem Pengendalian Persediaan Teknik Re Order Point
Pengendalian persediaan metode ROP atau biasa di sebut Re Order Point (titik pemesanan ulang/pemesan kembali) . Perusahaan dapat menentukan kapan akan melakukan pemesan ulang atau pemesanan kembali. Perlunya suatu tenggang waktu tertentu untuk mengirimkan barang-barang yang dipesan karena mungkin produsen barang yang dipesan tidak mempunyai cukup persediaan pada saat pesanan datang. Kriteria ROP adalah tenggang waktu antara saat dilakukan pemesanan dengan saat barang datang (lead time). Hal ini perusahaan harus mengamati secara terus-menerus tingkat persediaan sampai re order point tercapai .
”Re order point ditentukan berdasarkan 2 variabel yaitu lead time (L) dan tingkat kebutuhan selama lead time”13
Dua variabel yang diperlukan dalam perhitungan ROP lead time atau masa tenggang atau masa tunggu dan kebutuhan selama lead time. ROP dilakukan jika telah mencapai jumlah tertentu ,setelah itu baru dilakukan pemesanan kembali pada waktu yang telah ditentukan . Pentingnya ROP digunakan untuk
13
21
memenuhi kebutuhan pada waktu masa lead time pemesanan. Jumlah pemesanan yang tidak pasti pada supplier atau pemasok mengharuskan perusahaan untuk dapat menentukan masa lead time pemesanan.
2.2 Penelitian Terdahulu
Dalam penelitian ini,peneliti menggunakan penelitian terdahulu sebagai berikut:
a. Rinto,Matius Suryanto,Efisiensi Penggunaan EOQ (Economic Order
Quantity) pada PT Puspa Madu Sari,Salatiga. Skripsi Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan ,UKSW,2010,Hal 8.
- Tujuan : menggambarkan sejauh mana penggunaan EOQ dalam
pengelolaan persediaan dapat efisen dibanding manejemen persediaan yang dilakukan oleh PT Puspa Madu Sari .
- Kesimpulan (hal :52) : ”penerapan model EOQ pada manajemen
persediaan PT Puspa Madu Sari menghasilkan penghematan biaya persediaan Rp 4.369.741,00 atau lebih efisien sebesar 37,9%. Secara rinci efisiensi biaya persediaan ini diperoleh dari efisiensi biaya pemesanan persediaan sejumlah Rp 1.443.777,00 dan
efisiensi biaya penyimpanan persediaan sejumlah Rp
2.925.964,0014
b. Penelitian Warisman,Reny dkk. Penggunaan Teknik EOQ dan ROP dalam
upaya pengendalian efisensi persediaan(studi kasus CV Subur Abadi
14
Rinto,Matius Suryanto. Efisiensi Penggunaan EOQ (Economic Order Quantity) pada PT Puspa Madu Sari Salatiga.Skripsi Fakultas Keguruan Ilmu Pendidikan ,UKSW.2010,hal 8
22
Tulung Agung).Penelitian Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya,Malang.2012
- Tujuan (hal 2) = mengetahui tingkat efisiensi persediaan bahan
baku CV Subur Abadi dengan menggunakan teknik EOQ dan ROP
- Kesimpulan (hal 5)
c. Penggunaan teknik EOQdalam pengendalian persediaan CV
Subur Abadi tahun 2009-2011 menurangi Total cost. Total penghematan tahun 2009 Rp 609.387,50, tahun 2010 Rp 747.275,00 dan tahun 2011 Rp 637.787,50
d. Titik pemesanan kembali menggunakan teknik ROP untuk mie
cap Nyonya tahun 2009 = 0,28 ton, tahun 2010 = 0,25 ton dan tahun 2011 = 0,26 ton. Mie cap Beruang tahun 2009 = 0,25 ton, tahun 2010 = 0,2 ton, tahun 2011 = 0,204. Mie cap sayur tahun 2009 = 0,18 ton , tahun 2010 = 0,14 ton dan tahun 2011 = 0,2 ton. Mie cap Paramida tahun 2009 = 0,19 ton, tahun 2010 = 0,15 ton dan tahun 2011 = 0,18 ton. Mie cap Bintang tahun
2009 = 0,25 ton , 2010 = 0,15 ton dan 2011 = 0,91 ton.15
15
Warisman,Renny.et.al.Penggunaan Teknik EOQ dan ROP dalam upaya pengendalian efisiensi persediaan (studi kasus CV Subur Abadi Tulungagung).Penelitian Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya, Malang.2012,hal 2
23 2.3 Kerangka Berfikir
Pengendalian persediaan merupakan salah satu faktor dari keberhasilan
perusahaan karena dapat meningkatkan produktivitas produk dan
mengefiensikan biaya-biaya variabel. Sistem pengendalian persediaan dengan menggunakan teknik metode EOQ dan ROP akan membantu perusahaan untuk dapat meminimalkan biaya-biaya akibat persediaan yang muncul . Maka dapat dideskripsikan kerangka berfikir sebagai berikut:
24 Gambar 1
Kerangka Berfikir Penelitian EOQ = biaya persediaan optimum
Economic Order Quantity (EOQ) dan Re
Order Point (ROP)
Pengendalian Persediaan perusahaan berdasarkan kebijakan
perusahaan
Jumlah pesanan yang paling ekonomis dan tepat waktu
1. Kebutuhan Bahan Baku (1 th)
2. Biaya Pemesanan
3. Biaya Penyimpanan
4. Lead Time
Membandingkan
Teknik ROP,titik pemesanan ulang pesanan secara tepat. Sistem Pengendalian Persediaan
