Organiziranje protokolarnega dogodka : diplomsko delo univerzitetnega študija

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE. Diplomsko delo univerzitetnega študija Smer Organizacija dela. ORGANIZIRANJE PROTOKOLARNEGA DOGODKA. Mentor: izr. prof. dr. Marko Ferjan. Kranj, maj 2007. Kandidatka: Teja Kranjc.

ZAHVALA Za strokovno pomoč se zahvaljujem mentorju izr. prof. dr. Marku Ferjanu. Hvala gospe Zdenki Simčič, sekretarki na Protokolu RS, za pomoč, informacije in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Hvala staršem za moralno in finančno pomoč..

POVZETEK Namen protokolarnih pravil je, da se stiki predstavnikov držav olajšujejo in odvijajo na skladen in vnaprej določen poenoten način. Njihov cilj pa, da se zaščiti dostojanstvo in ugled vsake države, ne glede na njeno moč in velikost. Protokolarna pravila, ki izhajajo iz zgodovinskih tradicij in običajev ter diplomatske prakse, je potrebno upoštevati pri organizaciji obiskov, nastanitvi gostov, organizaciji prevozov, sprejemov, svečanih obedov, tiskovnih konferenc ter drugih nalogah protokolarnega dogodka. V diplomski nalogi sem predstavila Protokol Republike Slovenije, glavno protokolarno službo, ter protokolarna pravila. Diplomsko delo je razdeljeno na dva dela in sicer na teoretičnega in praktičnega. V prvem delu sem predstavila teoretične osnove obravnavanega problema, kot jih opredeljujejo avtorji v strokovnih knjigah. V drugem delu pa sem predstavila rešitev obravnavane teme na konkretnem primeru. V prvem delu diplomske naloge sem opisala osnovne pojme (protokol, diplomacijo, ceremonial) ter organiziranost slovenske protokolarne službe, njeno zgodovino in naloge. V drugem delu pa sem preučila v kolikšni meri Protokol Republike Slovenije pri izvedbi protokolarnega dogodka spoštuje napisana pravila. Predstavila sem protokolarni dogodek od priprave, prihoda in sprejema, uradnega in neuradnega del do odhoda gosta. V zadnjem delu so moje ugotovitve, predlogi za izboljšavo in zaključek, na koncu pa seznami literature ter slik in tabel. Na primeru obiska predsednika Republike Armenije v Republiki Sloveniji sem prišla do ugotovitve, da so se na obisk temeljito pripravili ter bili v skladu s protokolarnimi pravili. Program obiska je bil izveden tako, kot je bil planiran.. KLJUČNE BESEDE Protokol Protokol Republike Slovenije Diplomatski protokol Protokolarni dogodek.

ABSTRACT A purpose of the protocol rules is to lighten the contacts of state representatives and to process them on equal defined way. And the aim is, to protect the dignity and the reputation of each state, not according to the size and the power. Protocol rules, resulted from historic traditions, habits and diplomatic practice, have to be notice at the organization of visits, accommodations of guestes, the transport organization, receptions, solemn meals, the press conference and another tasks of protocol event. In diploma work I presented a Protocol of the Republic of Slovenia, the main protocol service, and protocol rules. Diploma work is divided in two parts: theoretical and practical part. In the first part I presented the theoretical basics of the treated problem, like they are defined by the authors in the proffesional literature. The second part is the solution of the treated topic on the concrete case. In the first part I described basic terms (protocol, diplomacy, ceremony) and organization of the Slovenian protocol service, her history and tasks. In the second part I considered as to what extent the Protocol of the Republic of Slovenia take into consideration the written rules when carrying out such event. I introduced a protocol event from the preparation, arrival and reception, official and unofficial part of the visit till the guest's departure. In the end there are my findings, improvement suggestions and the conclusion, on the end there are list of sources and lists of pictures and tables. On the case of the visit of the president of the Republic of Armenia I came to the conclusion, that they were really prepared to the visit and they were in accordance with the protocol rules. The schedule of the visit was carrying out as planed. KEYWORDS Protocol Protocol of the Republic of Slovenia Diplomatic protocol Protocol event.

KAZALO 1. UVOD................................................................................................................... 7. 1.1 METODOLOŠKI OKVIR DIPLOMSKEGA DELA..........................................................8 1.1.1 OPREDELITEV PROBLEMA DIPLOMSKEGA DELA...............................................8 1.1.2 OPREDELITEV NAMENA DIPLOMSKEGA DELA ...................................................8 1.1.3 UPORABLJENA METODOLOGIJA..........................................................................8. 2. OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV ............................................................ 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5. PROTOKOL...............................................................................................................10 CEREMONIAL ...........................................................................................................10 DIPLOMACIJA...........................................................................................................11 PROTOKOL KOT SLUŽBA........................................................................................11 PROTOKOLARNI DOGODKI.....................................................................................11. 3. PROTOKOL V REPUBLIKI SLOVENIJI ........................................................... 13. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10. PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PRED LETOM 1991 ...............................13 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PO LETU 1991.......................................13 PROTOKOL REPUBLIKE SLOVENIJE .....................................................................13 DIPLOMATSKI PROTOKOL V OKVIRU MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE......15 PREDNOSTNI VRSTNI RED DIPLOMATOV.............................................................16 NACIONALNI SIMBOLI .............................................................................................17 OSNOVNA PRAVILA OBLAČENJA...........................................................................18 PREDSTAVLJANJE IN NASLAVLJANJE ..................................................................19 PROTOKOLARNI OBJEKTI.......................................................................................20 DRŽAVNIŠKI OBISK .................................................................................................24. 4. CEREMONIAL URADNIH OBISKOV V RS....................................................... 26. 4.1 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA ....................................................................26 4.1.1 PREDHODNICA.....................................................................................................27 4.1.2 IZVEDBA PROGRAMA ..........................................................................................28 4.1.3 PROGRAM OBISKA ..............................................................................................29 4.1.4 SPREMSTVO OB OBISKU ...................................................................................30 4.2 PRIHOD IN SPREJEM ..............................................................................................31 4.2.1 PRIHOD GOSTA NA LETALIŠČE..........................................................................31 4.2.2 RAZPORED V KOLONI AVTOMOBILOV...............................................................32 4.2.3 PRIHOD V HOTEL.................................................................................................33 4.3 URADNI DEL OBISKA...............................................................................................34 4.3.1 ODHOD IZ HOTELA ..............................................................................................34 4.3.2 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI ..............................................34 4.3.3 FOTOTERMIN .......................................................................................................35 4.3.4 TISKOVNA KONFERENCA ...................................................................................37 4.3.5 URADNI POGOVORI .............................................................................................38 4.3.6 IZJAVA ZA TISK ....................................................................................................39 4.3.7 URADNA IZMENJAVA PROTOKOLARNIH DARIL ................................................40 4.3.8 POGOVORI PRI PREDSTAVNIKIH REPUBLIKE SLOVENIJE ..............................41 4.3.9 POLAGANJE VENCA ............................................................................................41 4.3.10 PROGRAM OBISKA ZA ZAKONCA GLAVNEGA GOSTA .....................................41 4.3.11 DIPLOMATSKE POGOSTITVE..............................................................................42 4.4 NEURADNI PROGRAM.............................................................................................46 4.5 ODHOD ŠEFA TUJE DRŽAVE Z URADNEGA OBISKA V RS ..................................47 4.5.1 ZAHVALNO PISMO ZA GOSTOLJUBJE ..............................................................47 4.5.2 POROČILO O POTEKU PROGRAMA IN FINANČNO POROČILO........................47 4.5.3 FINANCIRANJE PROTOKOLARNIH DOGODKOV................................................47.

5. URADNI OBISK PREDSEDNIKA REPUBLIKE ARMENIJE............................. 49. 5.1 PREDSTAVITEV RAZISKAVE...................................................................................49 5.1.1 NAMEN DIPLOMSKE NALOGE.............................................................................49 5.1.2 VPRAŠANJA, NA KATERE BOM ODGOVORILA ..................................................49 5.1.3 METODE RAZISKAVE...........................................................................................49 5.2 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA ....................................................................50 5.2.1 PREDHODNICA.....................................................................................................50 5.2.2 POVZETEK PROGRAMA ......................................................................................51 5.3 PRIHOD IN SPREJEM ..............................................................................................53 5.3.1 PREVOZI ...............................................................................................................54 5.3.2 NASTANITEV.........................................................................................................55 5.4 URADNI DEL OBISKA...............................................................................................55 5.4.1 CEREMONIAL SPREJEMA Z VOJAŠKIMI ČASTMI ..............................................55 5.4.2 URADNI POGOVORI .............................................................................................56 5.4.3 DELOVNI RAZGOVORI .........................................................................................57 5.4.4 MEDIJI ...................................................................................................................58 5.4.5 LOČEN DAMSKI PROGRAM.................................................................................58 5.4.6 LOČENI PROGRAMI MINISTROV IN NJIHOVIH NAMESTNIKOV ........................59 5.4.7 VARNOSTNI UKREPI ............................................................................................60 5.4.8 SVEČANA VEČERJA.............................................................................................60 5.4.9 DELOVNO KOSILO ...............................................................................................61 5.4.10 PROTOKOLARNA DARILA....................................................................................61 5.4.11 PREVAJANJE ........................................................................................................62 5.5 NEURADNI DEL ........................................................................................................62 5.6 ODHOD GOSTA........................................................................................................62 5.6.1 FINANCIRANJE, STROŠKI....................................................................................63. 6. ZAKLJUČEK ..................................................................................................... 65 6.1 6.2 6.3. POVZETEK UGOTOVITEV .......................................................................................65 KRITIČNA ANALIZA ..................................................................................................66 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVE ....................................................................................66. 7. VIRI IN LITERATURA........................................................................................ 67 8. PRILOGE........................................................................................................... 69 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6. PRIMER VABILA NA SVEČANO VEČERJO IN VABILA NA KOSILO........................69 PRIMER VABILA ZA ŠEFINJO PROTOKOLA IN NJENEGA MOŽA..........................70 JEDILNIK SVEČANE VEČERJE NA GRADU BRDO .................................................71 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V VILI PODROŽNIK..............................................71 JEDILNIK DELOVNEGA KOSILA V PORTOROŽU ...................................................72 PRIMER ZAHVALNEGA PISMA ................................................................................73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 1. UVOD Bonton, lepo vedenje, v vsakodnevnem življenju je neobvezen in prostovoljen. Predpisuje odnos do okolja in odnos okolja do nas. Temelji na nenapisanih pravilih in zakonih, ki so jih postavila stoletja. Vsakemu je prepuščeno, kaj in koliko bo sprejel od neobveznih pravil o lepem vedenju. Po stopnji te prostovoljne obveze do sebe in svoje okolice bo ocenil, koliko je vedenje lepo in olikano, koliko se ujema z okolico in družbo v vsakdanjih stikih in v izjemnih priložnostih. Obstaja pa še drugi urejevalec lepega vedenja. S svojimi predpisi ni le obvezen, temveč tudi strog. Uporablja se pri uradnih stikih, stikih s tujci ob uradnih in slavnostnih prireditvah in dogodkih. Poteka po strogo določenem redu in pravilih, ki segajo celo v predzgodovinske čase. Vse, kar te odnose ureja, sodi v diplomatski protokol, kršitev tega protokola pa je nekoč povzročala celo vojne.1 Večina ljudi spremlja protokolarne dogodke, ko ti že potekajo. Vidijo visoke predstavnike svoje države in predstavnike tujih držav, postrojeno vojsko, prizorišča, opremljena z rdečimi preprogami in tekači, spremljajo izvajanje himen. Skratka vse je videti lepo in svečano, tako kot mora biti. Pripravljanje na dogodke in zakulisje je javnosti skrito. Za nemoten potek dogodkov in njihovo brezskrbno izvedbo je potrebnega veliko znanja ter trdega in natančnega dela. Vsaka napaka ali pomanjkljivost je takoj opažena in vrže senco na delo Protokola. Zaradi opustitve česa lahko pride do incidenta ali celo do mednarodnega škandala. Protokol imajo mnogi za nujno zlo, ljudi, ki to delo opravljajo pa kot nadležne vsiljivce, ki se hočejo o vsem vnaprej podrobno dogovoriti in ničesar prepustiti naključju. Če bi prav in dobro razmislili, bi videli, da jim ravno protokolarna pravila izdatno pomagajo pri ustreznem in pravilnem ravnanju v določenih situacijah. Danes protokol ni nekaj, kar se je nekoč uporabljalo le v najvišjih slojih. Protokolarna pravila se vedno pogosteje in vedno širše uporabljajo ne samo na najvišji ravni, ampak tudi v občinah, podjetjih in na drugih področjih življenja. Gre za pravila upoštevanja prednostnih redov, lepega vedenja, kar vse vodi k uspešni izvedbi dogodkov in na sploh dobro vpliva na sožitje ljudi v vsakodnevnem življenju. Biti dober protokolar ni enostavno. Opravljanje tega dela zahteva poseben profil človeka. Poleg splošne razgledanosti, poznavanja mednarodnih odnosov, znanja jezikov, fleksibilnosti, sposobnosti hitrega reagiranja v nepredvidenih situacijah, zahteva tudi mnoge osebnostne kvalitete, kot so obvladovanje stresa, umirjenost in vzdržljivost. Za to delo je potrebna dobra psiho-fizična kondicija. Protokolar mora poznati kulinariko in enologijo. Sestava dobrih jedilnikov in ustrezna ponudba vin sta nadvse pomembni za uspeh obiska.2 V protokolu delajo projektno: dobijo na primer nalogo, da izpeljejo neki obisk. Organizirati morajo prihod in odhod delegacije, vsa srečanja z visokimi predstavniki RS, kam bodo goste namestili, kaj jim bodo ponudili, organizirati morajo prevajanje, tiskovno konferenco, urediti kolone vozil, poskrbeti za protokolarna darila, vabila, sedežni red,… Za vse to skrbi 26 uslužbencev protokola. Državni protokol skrbi za deset najvišjih funkcionarjev RS: predsednika države, predsednika državnega zbora, predsednika vlade, predsednika državnega sveta, predsednika ustavnega, računskega in vrhovnega sodišča, varuha človekovih pravic in bivšega predsednika republike. Za zunanjega ministra delajo, če tuji zunanji minister uradno obišče Slovenijo. »Ksenija Benedetti, Bonbon, priloga časopisa Večer, 20.2.2007« 1 2. Zelmanović, Đ. (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja; stran: 243 Osnove protokola, Interno gradivo seminarjev ge. Zdenke Simčič, str. 2-3. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 7 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 1.1 METODOLOŠKI OKVIR DIPLOMSKEGA DELA Preden preidem na vsebino naloge, naj na kratko predstavim problem in namen diplomske naloge ter metodologijo, ki sem jo v ta namen uporabila. 1.1.1 OPREDELITEV PROBLEMA DIPLOMSKEGA DELA Predmet diplomskega dela je preučevanje organiziranosti protokolarne službe v Sloveniji, predvsem Protokola Republike Slovenije kot glavnega organizatorja protokolarnih dogodkov v Republiki Sloveniji. 1.1.2 OPREDELITEV NAMENA DIPLOMSKEGA DELA Cilj diplomskega dela je predstaviti protokolarno službo v Republiki Sloveniji, njene naloge, način delovanja ter zgodovino in njen razvoj. Na podlagi konkretnega protokolarnega dogodka preverjam upoštevanje določil in zapisanih protokolarnih pravil. Prikazati želim pripravo in izvedbo obiska predsednika Republike Armenije. Po fazah predstaviti celotni potek, ki se začne s povabilom predsednika Republike Slovenije ter konča s poročilom programa in finančnim poročilom. V diplomski nalogi bom odgovorila na naslednja vprašanja: 1. Ali je protokolarni dogodek izrednega pomena za predstavitev Slovenije v svetu? 2. Ali je bil konkretni protokolarni dogodek organiziran in izveden v skladu s protokolarnimi pravili? 3. Ali je v izvedbi obiska prišlo do nepričakovanega zapleta? 4. Kakšno vlogo ima Protokol Republike Slovenije pri organizaciji in izvedbi obiska tujih predstavnikov? 5. Kako poteka izvedba protokolarnega dogodka? 1.1.3 UPORABLJENA METODOLOGIJA Pri preučevanju problema sem uporabila naslednje metode in tehnike: • Z analizo primarnih virov sem razlagala dokumente, pogodbe, zakone in pravilnike iz Uradnih listov RS, ki se nanašajo na ureditev protokolarne službe v Republiki Sloveniji. Da sem lahko analizirala ustreznost in učinkovitost priprave in izvedbe protokolarnega dogodka, sem uporabila predpise, zakone in navodila iz Sklepa o določitvi protokolarnih pravil, ki je bil 22.6.1994 objavljen v Uradnem listu RS, št. 36-1478/1994, v veljavo pa je stopil 30.6.1994. Po tem je bil spremenjen in dopolnjen še štirikrat. Iz tega podzakonskega predpisa namreč izhaja zakonska podlaga za delovanje Protokola RS in Diplomatskega protokola pri MZZ, hkrati pa podrobneje določa potrebne postopke pri pripravi in izvedbi protokolarnih dogodkov. • Z analizo sekundarnih virov sem predstavila protokol, kot je predstavljen v knjigah, člankih in ostalih zapisih. V največjo pomoč so mi bila interna gradiva Protokola RS: • Sklep o določitvi protokolarnih pravil, ki je zbran in urejen tudi kot interno gradivo Protokola RS, • Gradivo seminarja ge. Zdenke Simčič: Osnove protokola, • Osnovna protokolarna pravila, Ljubljana, oktober 2003. Iz navedenih internih gradiv sem črpala informacije, ki jih podajam v diplomski nalogi. V pomoč so mi bila pri podrobni predstavitvi vseh faz priprave in izvedbe protokolarnega dogodka.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 8 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. • Študija primera raziskuje konkretni primer, ki pomaga razumeti objekt raziskovanja. Na konkretnem protokolarnem dogodku, obisku predsednika Armenije, sem opredelila vlogo in naloge protokolarne službe v Republiki Sloveniji. • Usmerjeni intervju z go. Zdenko Simčič, sekretarko in predstavnico na Protokolu RS, mi je pomagal pri boljšem razumevanju in jasnejši sliki o protokolu, njegovem delovanju in nalogah. Podala mi je tudi vse potrebne informacije o pripravi in izvedbi protokolarnega dogodka na primeru obiska predsednika Armenije. • Zgodovinsko-razvojno analizo sem uporabila pri opisovanju zgodovine Protokola Republike Slovenije, kot državne službe.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 9 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 2. OPREDELITEV TEMELJNIH POJMOV 2.1 PROTOKOL Beseda »protokol« je grškega izvora in pomeni:3 • uradna in družabna pravila za medsebojne stike uradnih predstavnikov držav; • mednarodni dogovor, navadno o določenem vprašanju. Protokol je zbir pravil, ki se pojavljajo pri uveljavljanju imunitete, privilegijev, prednostnega vrstnega reda ter ceremonialov srečanj med predstavniki tujih držav in predstavniki naše države. Organizacija Protokola temelji na določenih pravil, ki so bila sprejeta z: • Dunajsko konvencijo o diplomatskih odnosih, ki določa nazive diplomatskih predstavništev, njihove kategorije, rang in privilegije; • Dunajsko konvencijo o konzularnih odnosih, ki določa položaj generalnih konzulov in konzulov ter častnih konzulov; • Konvencijo o specialnih misijah; • Konvencijo o privilegijih in imunitetah Združenih narodov in specialnih agencij; • Konvencijo o predstavitvi držav v njihovih odnosih z mednarodnimi organizacijami; • Različnimi dvo- ali večstranskimi sporazumi. Protokolarna pravila izhajajo iz: • zgodovinskih tradicij in običajev, • načel mednarodnega prava in • diplomatske prakse. Protokolarna praksa sicer temelji na načelih in predpisih mednarodnega prava, vendar se kljub temu protokoli od države do države razlikujejo. Te različnosti izhajajo iz različnih družbenih ureditev, različnih veroizpovedi ter kulturnih in drugi razlik med posameznimi državami. Protokol in njegova pravila morajo poznati vsi, ki delujejo kot predstavniki svojih držav v mednarodnih skupnostih. Z upoštevanjem in dosledno uporabo teh pravil se zagotavlja zaščita ugleda in ustrezna obravnava najvišjih predstavnikov države. Diplomatski protokol pa je urad, oddelek ustreznega organa, ki skrbi za izvajanje protokolarnih pravil.4. 2.2 CEREMONIAL Ceremonial so predpisi za potek slavnosti, obredov ali za vedenje pri njih. Ustvarja okvir in ozračje, v katerem se odvijajo miroljubni mednarodni odnosi. Protokol pa kodificira pravila, ki vladajo ceremonialu in ki omogočajo vsakemu subjektu pravico do privilegijev, imunitet in pravic. Ceremonial je najpomembnejši v mednarodnih odnosih. Znano je, da vlade posvečajo posebno pozornost organizaciji srečanj na mednarodni ravni. Pri bilateralnih srečanjih se s ceremonialom, ki ga posvečamo posameznemu dogodku, srečanju, praznovanju obletnic in podpisu pomembnih mednarodnih listin kaže odnos države do posameznega dogodka. 3 4. Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994, DZS Ljubljana; str. 83 Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994, DZS Ljubljana; str. 1089. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 10 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Ceremoniali za različne protokolarne dogodke se od države do države razlikujejo. To je lahko pogojeno z dolgo tradicijo, religioznimi in kulturnimi normami, ki veljajo v posameznih državah.. 2.3 DIPLOMACIJA Beseda diplomacija je grškega izvora, prihaja pa iz besede diploma. Ta je prvotno pomenila listino, dokument, spis. Pojem diplomacije je bil stoletja povezan s preučevanjem dokumentov, arhivov in mednarodnih sporazumov, kar še danes predstavlja del zunanjepolitične dejavnosti.5 Slovar slovenskega knjižnega jezika navaja dve definiciji:6 • dejavnost, ki se ukvarja z zunanjo, mednarodno politiko, • sposobnost ravnati z ljudmi spretno, okoliščinam ustrezno.. 2.4 PROTOKOL KOT SLUŽBA Protokol je posebna služba pri vladi in/ali ministrstvu za zunanje zadeve, katere naloga je, da skrbi za stike z diplomatskimi misijami (tujimi v domači državi in domačimi v svetu), organizira obiske državnih delegacij, pripravlja sprejeme in druge pogostitve ter organizira državne svečanosti. V večini držav so protokolarna opravila osredotočena v eni sami službi, ki opravlja protokolarne zadeve za MZZ, vlado in predsednika vlade, šefa države, predsednika parlamenta in tudi druge visoke funkcionarje.7 Seveda pa obstajajo izjeme, ki imajo več služb protokola. Takšna izjema je tudi Slovenija.. 2.5 PROTOKOLARNI DOGODKI Protokolarni dogodki so: • Mednarodni obiski, uradni, delovni in zasebni, tujih predstavnikov v Republiki Sloveniji in predstavnikov Republike Slovenije v tujini. • Uradni obiski ministrov za zunanje zadeve; • Uradni in delovni obiski šefov mednarodnih organizacij in specializiranih agencij OZN; • Protokolarni dogodki soproge predsednika Republike Slovenije; • Nastopni, poslovilni in delovni obiski veleposlanikov, akreditiranih v Republiki Sloveniji; • Slovesnosti ob vročanju odlikovanj Republike Slovenije, ki jih vroča predsednik Republike Slovenije oziroma druge osebnosti po pooblastilu predsednika Republike Slovenije; • Podpisi meddržavnih in drugih listin, pomembnih za državo, predaje akreditivnih pisem; • Slovesnosti ob izrekanju priseg pred predsednikom Republike Slovenije in pred predsednikom Državnega zbora Republike Slovenije; • Državni pogrebi; • Slovesnosti ob polaganju vencev ob dnevu spomina na mrtve in ob dnevu državnosti ter ob drugih pomembnih obletnicah; • Polaganje venca tujega državnika; • Sprejemi, ki jih prirejajo najvišji predstavniki ob različnih priložnostih; • Sodelovanje pri organizaciji proslav in drugih prireditev državnega pomena.. 5. Zelmanović, Đ, (1990), Ilustrirani bonton & protokol, Maribor, Obzorja; stran: 243 Slovar slovenskega knjižnega jezika, 1994 7 Osolnik,M. (1998b): Diplomatski protokol, Celovec Drava; str. 143 6. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 11 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Za vse naštete priložnosti obstaja določen red oziroma protokol. Ta predpisuje: • Način oblačenja udeležencev; • način in vrstni red rokovanja; • uporabo posameznih ceremonialnih pravil; • geste spoštovanja gosta; • način prevozov gostov in spremstva; • sedežni red ob obedih; • jedilnik; • prisotnost medijev; • drugo.8. 8. Florjančič, J, Ferjan, M. (2000); Management poslovnega komuniciranja, MO, Kranj. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 12 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 3. PROTOKOL V REPUBLIKI SLOVENIJI 3.1 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PRED LETOM 1991 Pred letom 1991, v času Socialistične federativne republike Jugoslavije, so bile naloge protokola razdeljene med federativno in republiško ravnjo. Na federativni (zvezni) ravni so delovale naslednje institucije: Protokol predsednika republike, Protokol zveznega izvršnega sveta, Protokol Zvezne skupščine in Protokol Zveznega sekretariata za zunanje zadeve. Republiški sekretariat za zunanje zadeve je predstavljal dobro osnovo za samostojno slovensko diplomacijo. Glavna naloga republiških organov za zunanje zadeve je bila informativne narave. Skrbeli so za stike z zamejci in zveze z emigranti po svetu.9 Na ravni republik in pokrajin (republiški) so bile organizirane protokolarne službe republiških izvršnih svetov. Tako je tudi v Sloveniji deloval Protokol Izvršnega sveta Socialistične republike Slovenije. Skrbel je za protokolarne zadeve Predsedstva Socialistične republike Slovenije, Izvršnega sveta skupščine SRS, Skupščine SRS, vodstva družbenopolitičnih organizacij, samoupravnih interesnih skupnosti za območje republike, druge nosilce protokolarnih obveznosti v republiki oziroma za obiske na republiški ravni.10. 3.2 PROTOKOLARNA SLUŽBA V SLOVENIJI PO LETU 1991 V Sloveniji imamo dve pomembnejši mednarodni državni protokolarni službi: Protokol Republike Slovenije (pri vladi RS) in službo Diplomatskega protokola v okviru Ministrstva za zunanje zadeve. Poleg njiju je potrebno omeniti tudi Službo za protokol pri Ministrstvu za obrambo ter Službo za protokol pri Ministrstvu za notranje zadeve. Glavni koordinator protokolarnih dogodkov v Sloveniji je Protokol RS. Sklep o določitvi protokolarnih pravil določa protokolarna pravila, protokolarne dogodke, način izvajanja protokolarnih zadev, način financiranja protokolarnih dogodkov ter pravice in dolžnosti organov, za katere Protokol opravlja protokolarne zadeve.. 3.3 PROTOKOL REPUBLIKE SLOVENIJE Protokol Republike Slovenije je glavna protokolarna služba v sestavi Vlade RS. Je naslednik Protokola Izvršnega sveta Socialistične Republike Slovenije in izvaja svoje naloge na podlagi Sklepa Vlade RS o določitvi protokolarnih pravil ter spremembah in dopolnitvah tega sklepa. Je vladna služba, ki jo vodi predstojnik – šefinja Protokola RS, ga. Ksenija Benedetti.11 Protokol opravlja organizacijsko-tehnično delo ter zagotavlja prevajalske storitve ob obiskih osebnosti oziroma delegacij tujih držav in ob obiskih osebnosti iz Republike Slovenije v tujini.. 9. Čačinovič, R.(1994), Slovensko bivanje sveta, strani 116 - 117: Enotnost, Ljubljana Uradni list SRS, 2. člen Odloka o ustanovitvi protokola, št. 29/88. 11 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.2-4 10. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 13 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Protokol opravlja naslednje protokolarne naloge: 1.. 2.. za predsednika Republike Slovenije: • uradne, delovne in zasebne obiske šefov držav v RS oziroma drugih gostov, ki so v RS prišli na povabilo predsednika RS; • uradne in delovne obiske predsednika RS in soproge v tujini; • predaje akreditivnih pisem Predsednika RS; • delovne in poslovilne obiske diplomatskih predstavnikov pri Predsedniku RS; • slovesnosti ob vročanju državnih odlikovanj; • podpise meddržavnih in drugih listin; • slovesnosti ob izrekanju priseg pred predsednikom RS; • polaganje vencev; • delovne obiske konzularnih predstavnikov; • sprejeme; • za soprogo predsednika Republike Slovenije: • sprejeme; • spremstvo ob obiskih soproge Predsednika RS v državnih institucijah in drugih ustanovah, zavodih in organizacijah v RS; • obiske soproge Predsednika RS v tujini;. 3.. za predsednika Državnega zbora Republike Slovenije: • uradne, delovne in zasebne obiske predsednikov parlamentov v RS oziroma drugih gostov, ki so v RS prišli na povabilo Predsednika Državnega zbora RS; • uradne in delovne obiske Predsednika Državnega zbora RS v tujini; • nastopne, poslovilne in delovne obiske diplomatskih predstavnikov; • slovesnosti ob izrekanju priseg pred Predsednikom Državnega zbora RS; • polaganje vencev; • sprejeme; • slavnostne seje v Državnem zboru;. 4.. za predsednika Vlade Republike Slovenije:. 5.. za predsednika Državnega sveta republike Slovenije:. 6.. za predsednika Ustavnega, Vrhovnega in Računskega sodišča Republike Slovenije:. 7.. za varuha človekovih pravic Republike Slovenije:. 8. za ministra za zunanje zadeve Republike Slovenije: Ob soglasju generalnega sekretarja Vlade Republike Slovenije opravlja protokolarne zadeve tudi za druge organe, kadar so ti nosilci protokolarnih dogodkov državnega pomena. Na podlagi okvirnih programov in predvidenih sredstev organov njihovi pooblaščeni predstavniki do 1. decembra tekočega leta pisno obvestijo Protokol, Ministrstvo za zunanje zadeve RS ter vodjo Medresorske delovne skupine za koordinacijo zunanjepolitičnih aktivnosti o načrtovanih mednarodnih obiskih na njihovem področju in drugih predvidenih protokolarnih dogodkih za naslednje leto, v uresničevanju katerih se vključujejo službe Protokola. Na osnovi tega Protokol pripravi celovit letni načrt dela, predvidi število in vrsto protokolarnih dogodkov in skrbi za njihovo usklajenost in strokovno izvedbo. O posameznih protokolarnih dogodkih, ki v letnem programu niso bili vnaprej časovno opredeljeni ali predvideni, mora biti Protokol pisno obveščen najmanj 15 dni pred dogodkom.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 14 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. V Protokolu RS je danes zaposlenih 26 ljudi. Za brezhibno načrtovanje, organizacijo in izvedbo protokolarnih dogodkov mora Protokol RS sodelovati tudi z drugimi organi in službami. To so: • Urad za varnost in zaščito Ministrstva za notranje zadeve RS, ki opravlja naloge varovanja. • Urad Vlade RS za informiranje, ki med drugim skrbi za tuje in domače predstavnike medijev, ki poročajo o posameznih protokolarnih dogodkih. • Generalštab Slovenske vojske, ki zagotavlja Častno enoto Slovenske vojske, za izkazovanje ustrezne stopnje vojaških časti. • Orkester Slovenske policije, ki skrbi za izvajanje himne Republike Slovenije in himne države gostje. • Javni gospodarski zavod Brdo, ki upravlja z protokolarnimi objekti, kateri se uporabljajo za prenočevanje tujih delegacij, za uradne pogovore, pogajanja, za svečane obede in sprejeme. • Služba za avtomobilske prevoze. • Služba za letalske prevoze pri Generalnem sekretariatu Vlade RS.. 3.4 DIPLOMATSKI PROTOKOL V OKVIRU MINISTRSTVA ZA ZUNANJE ZADEVE Poleg Protokola RS imamo v Sloveniji tudi na Ministrstvu za zunanje zadeve ločeno službo protokola, ki se imenuje Sektor za protokol, privilegije in imunitete, diplomatsko korespondenco ter prevajanje, ki mu rečemo tudi Diplomatski protokol, v katerem deluje tudi oddelek za diplomatske privilegije in imunitete, ki skrbi za to, da diplomatske misije, akreditirane v Sloveniji uživajo vse ugodnosti, določene z Dunajsko konvencijo. Diplomatski protokol se ukvarja tudi z organizacijo sprejemov, svečanih obedov in delovnih obiskov ministra za zunanje zadeve ter organizira njegove obiske v tujini. Vodi tudi evidenco diplomatskega in konzularnega osebja v državi in redno objavlja sezname tujih diplomatskokonzularnih predstavništev v Republiki Sloveniji. To pomeni, da pripravlja aktualno diplomatsko listo diplomatskega zbora v Sloveniji. Diplomatska list je uradna publikacija vsakega ministrstva za zunanje zadeve, ki vsebuje popoln pregled akreditiranih diplomatskih misij in uslužbencev diplomatskega ranga, ki sestavljajo diplomatski zbor v neki državi. Diplomatski protokol skrbi za protokolarna darila, celostno podobo MZZ in diplomatskih predstavništev ter konzulatov RS v tujini, izdelavo vizitk, vabil in drugih tiskanih dokumentov. Diplomatska predstavništva in konzulate opremlja s simboli slovenske državnosti, sodeluje pri izboru in nabavi opreme v rezidencah, diplomatskih predstavništvih ter konzulatih in uvaja kandidate pred odhodom v tujino v osnove diplomatskega protokola, vedenja in oblačenja. Sektor za protokol, privilegije in imunitete, diplomatsko korespondenco ter prevajanje je razdeljen na tri oddelke: • Oddelek za privilegije in imunitete ter diplomatsko korespondenco. • Oddelek za ceremonial, organizacijo obiskov in logistiko. • Prevajalski oddelek. Diplomatski protokol (MZZ) in Protokol RS (pri Vladi) skupaj tudi organizirata skupinsko udeležbo diplomatskega zbora na posameznih državnih slovesnostih, kot je npr. proslava ob slovenskem kulturnem prazniku. 12 Diplomatski protokol opravlja protokolarne zadeve za ministra za zunanje zadeve v Republiki Sloveniji in organizira njegove obiske v tujini.. 12. Osolnik, M(1998b): Diplomatski protokol; str.: 145-147. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 15 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Vsi diplomatski predstavniki, akreditirani v Republiki Sloveniji, morajo svoje prošnje za stike s predstavniki Republike Slovenije sporočati Diplomatskemu protokolu, ki jih nato posreduje Protokolu RS.. 3.5 PREDNOSTNI VRSTNI RED DIPLOMATOV Doslej v Republiki Sloveniji še nismo imeli uradno sprejete prednostne liste nosilcev funkcij. Protokol se je ravnal po praksi, ob upoštevanju Ustave RS in veljavne zakonodaje. Upoštevanje pravilnega prednostnega reda je izrednega pomena, saj je ravno eno tistih področij, ki povzroča slabo voljo in negodovanje pri udeležencih posameznih protokolarnih dogodkov. Protokol RS je pripravil predlog prednostne liste, ki ga uporabljajo kot interni akt. Prednostni vrstni red v Republiki Sloveniji: 1. predsednik Republike Slovenije, 2. predsednik Državnega zbora, 3. predsednik Vlade, 4. predsednik Državnega sveta, 5. predsednik Ustavnega sodišča, 6. predsednik Vrhovnega sodišča, 7. nekdanji predsednik Republike Slovenije, 8. Varuh človekovih pravic, 9. predsednik SAZU, 10. doyen diplomatskega zbora, akreditiranega v RS, 11. predsednik Računskega sodišča, 12. predstavniki verskih skupnosti: nadškof in slovenski metropolit, škof Evangeličanske cerkve, predsednik Škofovske konference Rimokatoliške cerkve v Sloveniji ter predstavnika pravoslavne in muslimanske verske skupnosti, 13. minister za zunanje zadeve (v primeru prisotnosti tujih delegacij ali diplomatskega zbora) 14. rektorji Univerz v Ljubljani, Mariboru in Kopru, 15. župan mesta, kjer protokolarni dogodek poteka, 16. podpredsedniki Državnega zbora, 17. generalni državni tožilec, 18. ministri v Vladi, 19. generalni sekretar Urada predsednika Republike, 20. vodje poslanskih skupin v Državnem zboru, 21. guverner Banke Slovenije, 22. poslanci Državnega zbora. Prednostni vrstni red pri veleposlanikih se določa z začetkom opravljanja funkcije, torej s predajo poverilnega pisma šefu države. Pri odpravnikih poslov se določa po enakem načelu, le da odpravnik poslov preda poverilno pismo Ministrstvu za zunanje zadeve. 1. veleposlanik, apostolski nuncij, vodja misije v enakem rangu 2. odposlanci, ministri 3. odpravniki poslov. Osebje veleposlaništva se razvršča: 1. apostolski nuncij 2. veleposlaniki in visoki komisarji, 3. posebni odposlanci in pooblaščeni ministri 4. odpravniki poslov, akreditirani pri Ministrstvu za zunanje zadeve 5. začasni odpravniki poslov (nadomešča veleposlanika) 6. odpravniki poslov veleposlaništva, 7. svetniki veleposlaništva,. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 16 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 8. prvi sekretar veleposlaništva, 9. drugi sekretar veleposlaništva, 10. sekretarji, atašeji in drugi. Pri kariernih konzulih velja naslednji prednostni red: 1. generalni konzul 2. konzul 3. vicekonzul Pri častnih konzulih je razvrstitev enaka, le da spadajo v eno kategorijo nižje.. 3.6 NACIONALNI SIMBOLI Grb, zastava in himna Republike Slovenije označujejo pripadnost Republiki Sloveniji in so določeni v Zakonu o grbu, zastavi in himni Republike Slovenije (Uradni list RS, Št. 672392/94, str.3715). Geometrijska, likovna ter barvna pravila za oblikovanje grba in zastave ter besedilo in notni zapis himne so točno določeni in jih ni mogoče spreminjati. Grba in zastave ni dovoljeno uporabljati, če so poškodovani ali po zunanjosti neprimerni za uporabo. Slovenska zastava se izobeša: • ob uradnem slovesu od predsednika republike, predsednika državnega zbora oz. predsednika državnega sveta, kadar odhaja na obisk v tujo državo in ob uradnem sprejemu, ko se vrne v Slovenijo. • ob uradnem prihodu voditelja tuje države in ob njegovem slovesu. Zastava Slovenije je belo-modro-rdeča z grbom Slovenije. Razmerje med širino in dolžino zastave je ena proti dve. Barve zastave gredo po vrstnem redu: bela, modra, rdeča. Vsaka barva zavzema po širini tretjino prostora zastave. Grb je v levem gornjem delu zastave tako, da sega z eno polovico v belo polje, z drugo pa v modro. Zastava mora biti vedno izobešena tako kot velevajo protokolarna pravila. Če je poleg zastave RS izobešena še katera druga zastava, mora biti slovenska, gledano od spredaj, na desni strani. Če je zastava RS izobešena skupaj z dvema drugima, mora biti naša na sredini. Če je zastava RS izobešena z več drugimi mora biti: • če so v krogu – v sredini kroga tako, da jo je razločno videti, • če so v polkrogu – v sredini polkroga, • če so v koloni – na čelu kolone, • če so v vrsti – na prvem mestu v vrsti, oz. gledano od spredaj, na levi strani. Če je zastava izobešena na drogu, morajo biti barve zastave razporejene od zgoraj navzdol po temle vrstnem redu: bela, modra, rdeča; grb mora biti, gledano od spredaj, na levi strani zastave v levem zgornjem delu. Z grbom in zastavo so označena prevozna sredstva , ki jih uporabljajo predsednik republike, predsednik državnega zbora, predsednik državnega sveta in predsednik vlade. Če se izobesita samo zastavi Republike Slovenije in Evropske unije, je slednja, gledano od spredaj, desno od slovenske državne zastave. V primeru izobešanja treh zastav je levo izobešena zastava evropske unije, na sredini slovenska državna zastava in desno lokalne skupnosti oziroma druga. Ob obiskih tujih državnikov je levo izobešena zastava tuje države, desno slovenska državna zastava in nato desno sledijo zastava evropske unije, lokalne. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 17 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. skupnosti in druge zastave. Drog, na katerega se izobesi državna zastava na odprtem in v zaprtih prostorih, mora biti izdelan tako, da se zastava nanj pritrdi izključno na krajši strani. Izobešanje državne zastave, ki je na drogu pritrjena po dolžini, ni dovoljeno, v takih primerih je nujno potrebno zamenjati drog. V zaprtem prostoru, kjer zastava miruje, je le-to potrebno poravnati, in sicer tako, da je na njej viden grb Republike Slovenije. Zastava se poravna tako, da je grb s širšim delom nagnjen proti desni. Potrebno je paziti na estetski videz državnih zastav, zlasti tistih, ki so izobešene na prostem. Obledele in raztrgane zastave je potrebno takoj zamenjati z novimi. Namiznih zastavic pri uradnih pogovorih in drugih priložnostih ne uporabljajo več.. 3.7 OSNOVNA PRAVILA OBLAČENJA Diplomatski oziroma državniški poklic in drugi poklici pogojujejo vnaprejšnji sprejem določenih obveznosti in načina obnašanja. K določenemu poklicu spada določena podoba. Prav obleka je tista, ki poda prvi vtis o človeku. Delovna oblačila Za predsednike, državne uradnike in druge vidne osebnosti pojem delovnega oblačila na splošno pomeni: za moške: obleka s kravato, za ženske: obleka ali kostim z zaprtimi rameni, ne prevelikim vratnim izrezom, dolžina krila naj ne bi bila previsoko nad koleni, nogavice (tudi poleti) in ne pretirano odprti čevlji ter diskreten nakit. Formalna oblačila Za moške: temna obleka s kravato, ki naj ne bi bila preveč živopisana in svetla srajca (bela, svetlo modra, bež…). Za ženske: kratko (do kolen) elegantno oblačilo z ožjim izrezom okoli vratu, včasih dopolnjeno s klobukom in rokavicami. Večerne obleke Nosijo se po 20. uri, na večernih svečanih dogodkih. Za moške: frak (»full evening dress« ali »white tie«) in smoking (»black tie« ali »dinner dress«) najpogosteje zamenjujejo temna obleka z belo srajco in umirjeno kravato. Za ženske: kratka večerna obleka ali dolga obleka.. Slika 1: Predsednik RS in šefinja Protokola na uradni večerji (vir: www.pre-education.net, 5.4.07). Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 18 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Različna obleka za različne priložnosti Državni obedi, državni sprejemi, plesi in podobno: Za moške frak z belim telovnikom, lakasti čevlji, odlikovanja. Za ženske dolga obleka, lahko tudi z velikim vratnim izrezom in dolgimi rokavicami. Dnevni sprejemi, neformalni obed: Za moške temno siva ali temno modra obleka, bela srajca in kravata ter črni čevlji. Za ženske obleka do kolen ali kostim s krilom . Državni pogrebi: Za moške frak s črnim telovnikom in črna kravata. Za ženske dolga ali kratka črna obleka. Svečani pogrebi: Za moške, če ni predviden frak, suknjič s črnim telovnikom, lahko tudi temno siva obleka, bela srajca in črna kravata. Za ženske kratka črna obleka.. 3.8 PREDSTAVLJANJE IN NASLAVLJANJE V pisni uporabi se praviloma uporablja vse nazive, ne glede na stopnjo izobrazbe. V govorni rabi pa lahko pride do zadreg. Uporaba višjih akademskih nazivov je obvezna. Pri magistrih in doktorjih se ne dodaja področja, iz katerega je oseba magistrirala ali doktorirala. Praviloma se uporablja najvišji naziv.. OSEBA Predsednik države Prva dama / soproga predsednika Predsednik parlamenta / Državnega zbora Predsednik Vlade Župan mesta Papež Kardinal Predsednik tuje države Predsednik Vlade tuje države Veleposlanik / Ambasador Cesar, kralj, knez Princ. PREDSTAVLJANJE. OSEBNO NASLAVLJANJE. Predsednik (ime države). Gospod Predsednik. Gospa (priimek). Gospa (priimek). Predsednik parlamenta / DZ (ime države). Gospod Predsednik. Predsednik Vlade (ime države). Gospod Predsednik. Župan (mesto). Gospod župan. Njegova svetost, papež (ime ). Vaša svetost. Njegova eminenca kardinal. Vaša eminenca. Njegova Ekscelenca (ime in priimek) predsednik (ime države) Njegova Ekscelenca (ime in priimek) predsednik (ime države) Njegova Ekscelenca (ime in priimek) veleposlanik (ime države) Njegovo kraljevo veličanstvo kralj (ime države in ime) Njegovo kraljevo visočanstvo princ (ime države in ime). Gospod Predsednik Gospod predsednik Vlade Gospod veleposlanik (Vaše) veličanstvo (Vaše) visočanstvo. Tabela 1: Predstavljanje in naslavljanje. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 19 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 3.9 PROTOKOLARNI OBJEKTI V okviru vladnih služb obstaja Servis za protokolarne storitve Republike Slovenije, ki izvaja gostinske storitve in storitve nastanitve in bivanja v protokolarnih objektih za potrebe državnega protokola in ostalih reprezentančnih dogodkov.13 Servis ima v upravljanju reprezentančne objekte in zemljišča ter je zadolžen za njihovo funkcionalno vzdrževanje in obnavljanje. Protokolarni objekti so: Vila Podrožnik, gradovi Strmol, Brdo in Snežnik ter vili Tartini in Bled, ki se v protokolarne namene uporabljata le občasno. Vsi ti objekti so produkt naše zgodovine in kot taki predstavljajo ogledalo slovenske kulturnozgodovinske dediščine. Po 54. členu Sklepa o določitvi protokolarnih pravil lahko praviloma uporabljajo:14 • Grad Brdo za sprejeme, nočitve, uradne in delovne razgovore, kosila in večerje najvišjih tujih in domačih delegacij, kadar so gostitelji predsednik države, državnega zbora in vlade, minister za zunanje zadeve in po predhodnem soglasju generalnega sekretarja vlade RS pa tudi drugi; • Vilo Podrožnik, grad Strmol, Vilo Bled, Restavracijo Zois in Hotel Kokra za sprejeme, nočitve, uradne in delovne razgovore, kosila in večerje tujih in domačih delegacij, kadar so gostitelji predsednik države, državnega zbora in vlade, predsedniki Državnega sveta, Ustavnega sodišča, Vrhovnega sodišča in Računskega sodišča, varuh človekovih pravic, ministri, po predhodnem soglasju generalnega sekretarja vlade RS pa tudi drugi; • Vilo Tartini in Vilo Zlatorog za izvedbe posameznih delov protokolarnih programov; • Grad Snežnik kot zgodovinski objekt za kulturne in turistične namene, lahko pa tudi za manjša protokolarna srečanja, razgovore in sprejeme. POSESTVO BRDO Brdo pri Kranju leži v enem najlepših predelov Slovenije in je prizorišče protokolarnih državniških srečanj. Obsega približno 450 ha urejenih zemljišč. Stoletja in desetletja je bil zaprt za širšo javnost. Že od polovice 16. stoletja je bil namenjen le kraljem, vladarjem in njihovim gostom. Danes je dostopen vsem. Grad Brdo s posestvom leži v ravnini severozahodno od vasi Predoslje pri Kranju. Prva omemba gradu je iz leta 1449, stavbo v današnji obliki pa je dal leta 1510 sezidati goriški in kranjski vicedom Jurij Egkh na mestu, kjer je prej stal podeželski dvor imenovan Brdo. V 16. stoletju je bil grad dokončno pozidan in svojo osnovo ohranil do danes. Štirikrako stavbo poudarjajo pravokotni ogelni stolpi, ki dajejo gradu obrambni značaj. Zgodovinski viri poročajo da je bil zgrajen v italijanskem renesančnem slogu. Kot svojo letno in protokolarno rezidenco ga je uporabljal že jugoslovanski predsednik Josip Broz Tito. Na Brdu je med leti 1945 in 1980 sprejemal številne tuje državnike in diplomate, slovenske in zvezne funkcionarje ter različne delegacije, sam pa tam preživljal tudi del prostih dni. Grad Brdo je bil Titova zadnja rezidenca. Poleg gradu se Brdo lahko pohvali še z izjemnim parkom. Ta ponuja možnost sprehodov med več kot desetimi jezeri, od katerih ima eno tudi svoj otoček. Na posestvu je možen ribolov, lov, vožnje s kočijo ali s sanmi ter jahanje.. Slika 2: Grad Brdo zunaj 13 14. Slika 3: Grad Brdo znotraj. Slika 4: Grad Brdo znotraj. Internetna stran www.brdo.com, 26.7.2006 Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo), str. 22. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 20 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. GRAD STRMOL. Grad Strmol je slikovito postavljen na majhni vzpetini ob vznožju strmega Dvorjanskega hriba, med vasmi Češnjevek, Grad in Dvorje pri Cerkljah na Gorenjskem. Je eden redkih gradov na Kranjskem, ki je vseskozi ohranil slovensko ime. Strmolski, ki so bili graditelji in prvi lastniki gradu, so se pojavili v pisnih virih že v drugi polovici 13. stoletja in bili v 14. stoletju nepogrešljiv del družbenega življenja v bližnji okolici in vse tja do Kamnika. Iz srednjeveškega utrjenega stolpa se je grad preoblikoval v renesančno utrdbo s centralno stavbo in obodnim obzidjem s stolpi, po baročni preobrazbi pa je bil preurejen v razkošno meščansko bivališče. V svoji zgodovini je grad skozi stoletja za krajša ali daljša obdobja prehajal iz rok v roke različnih lastnikov, plemiških rodbin in premožnih mogotcev. Zadnji lastnik, ki je grad kupil nekaj let pred drugo svetovno vojno, ga je obnovil s posluhom za zgodovino in estetiko, ohranil njegovo srednjeveško zasnovo in vidne prvine posameznih razvojnih dob, ga skrbno opremil in v njem zbiral dragocene umetniške predmete. Vsa leta po drugi svetovni vojni se je grad uporabljal za protokolarne potrebe. Po zaključenem večletnem postopku denacionalizacije in ureditvi razmerij z dediči zadnjega lastnika, je bil grad leta 2004 razglašen za kulturni spomenik državnega pomena. Tudi zasnova parkovne ureditve grajskega parka z jezerom predstavlja pomemben spomenik zgodovinske pričevalnosti, enkratnosti in oblikovno likovne vrednosti. Od Brda je grad Strmol oddaljen dobrih 10 km, od mednarodnega letališča Ljubljana preko Cerkelj pa okoli 5 km. Tišina grajskih prostorov in njegove okolice daje poseben čar delovnim zajtrkom, poslovnim kosilom ali slavnostnim večerjam. Grajski vrt omogoča v poznih pomladnih, poletnih in zgodnjih jesenskih mesecih organizacijo cocktail sprejema ali postrežbo hladno-toplega bifeja. Preurejena viteška soba omogoča organizacijo kosila ali večerje za največ 26 gostov, razkošna grajska jedilnica pa za 16. V rdečem salonu gostje lahko opravijo zahtevne delovne sestanke, pogovore, pogajanja, posvetovanja in podobna srečanja za 16 oseb.. Slika 5: Grad Strmol od daleč. Slika 6: Viteška soba. Slika 7: Rdeči salon. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Slika 8: Grad Strmol. Stran 21 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. GRAD SNEŽNIK. Grad Snežnik je zgrajen na majhni skalni vzpetini na skrajnem JZ delu Loške doline pod goro enakega imena. Prvi znani podatki o njegovem nastanku segajo v leto 1269, ko so z njim gospodarili oglejski patriarhi. Podoba gradu se je skozi stoletja spreminjala. Pod današnjim renesančnim izgledom in ob njem se skrivajo tako sledovi srednjega veka kot poznejših stoletij.Leži na robu vasice Kozarišče - 2,5 km južno od Loža (28 km JV od Cerkniškega jezera). Ime Snežnik (Schneeberg) je bilo prvič omenjeno leta 1461, toda prvi pisni viri o gradu so iz leta 1269. Grad je trinadstropen. Zelo lepo je ohranjena notranja oprema, ki je večinoma iz 19-tega stoletja. Grad velja danes za enega redkih gradov na Slovenskem, ki ima ohranjen celoten inventar zadnjih lastnikov, knezov Schönburg-Waldenburg z gradu Hermsdorf pri Dresdenu. Njegova notranja oprema, ki izvira pretežno iz druge polovice 19. in začetka 20. stoletja, obsega tako pohištvo, posodje, stare slike, knjige, stenske tapete kot tudi predmete za vsakdanjo rabo.. Slika 9: Grad Snežnik. Slika 10: Grad Snežnik. Grad Snežnik je odprt za oglede širše javnosti kot muzej pohištvene kulture zadnjih fevdalnih lastnikov, obenem pa je tudi središče kulturnega dogajanja v Loški dolini z občasnimi umetniškimi razstavami, večeri poezije, glasbe in literature, komornimi koncerti, civilnimi poročnimi obredi... Grad je danes v lasti Vlade Republike Slovenije, z njim pa upravlja Javni gospodarski zavod Protokolarne storitve Republike Slovenije.. VILA TARTINI. Vila Tartini je svoje ime dobila po nekdanjem lastniku, slavnem violinistu Giusepe Tartiniju. Resda je danes ne moremo več občudovati v njeni prvotni obliki, se pa zato lahko sprehodimo po pravem submediteranskem parku.. VILA BLED. Vila Bled je edini hotel na Bledu z veličastnim, razsežnim parkom na petih hektarih ob jezerskem obrežju. Obiskovalce navdušuje in hkrati pomirja sprehod po peščenih potkah med bogatimi cvetličnimi nasadi in čudovitimi drevesi, ki pripadajo nad sto različnim vrstam z vseh strani sveta. Hotel Hotel Vila Bled je letos sprejel goste s prenovljenimi sobami, boljšimi pogoji za izvedbo dogodkov in novimi prostori za sprostitev. V prijetnem okolju Studia Marija bomo goste razvajali tudi z izbranimi masažnimi storitvami, sprostitvenimi kopelmi, različnimi savnami... Do središča Bleda je le dvajset minut sproščene hoje ob jezeru. Čar vile je njen imenitni, danes že skoraj izginuli stil iz polpreteklega obdobja, ko niso varčevali ne z dragimi marmorji ne s prostorom. Prijetno, z zgodovino prežeto ozračje tako privlači goste, da se vedno znova vračajo. Blejsko jezero se ponaša z najdaljšo kopalno sezono med vsemi alpskimi jezeri. V času avstroogrske monarhije je princ Windisch-Grätz na mestu današnje vile postavil čudovit dvorec. Od leta 1920 je bil dvorec poletna rezidenca jugoslovanske kraljeve družine. Po drugi svetovni vojni je bila, v skromnejši obliki prenovljena vila, predsedniška rezidenca Josipa Broza – Tita, kjer je gostil številne pomembne državnike. Kot Hotel Vila Bled je kompleks odprl vrata leta 1984 in se že po nekaj letih pridružil prestižnemu hotelskemu združenju Relais & Châteaux, katerega član je še danes.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 22 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Vila Bled je bila v svoji bogati zgodovini tako v času avstroogrske monarhije kakor tudi v časih poletne rezidence jugoslovanske kraljeve družine ali predsedniške rezidence Josipa Broza – Tita - vedno v središču diplomatskega, političnega in družabnega dogajanja. Hotel Vila Bled je pridobil sloves prizorišča pomembnih dogodkov po zaslugi svojega prijetnega, z zgodovino prežetega ozračja, odmaknjenosti od vrveža in visoke ravni storitev.. Slika 11: Vhod v Vilo Bled. Slika 12: Blejsko jezero z Vilo Bled v ozadju. VILA PODROŽNIK. Nahaja se v predelu Ljubljane, znanem po imenu Rožna dolina. Oddaljena je le nekaj minut od samega centra prestolnice. Elegantna skladnost urejene zunanjosti, bogatih sprejemnih salonov in apartmajev ter odlične kulinarične ponudbe je primerna za diplomatska, poslovna in druga srečanja.V vili Podrožnik so za namestitev na voljo 4 sodobno opremljeni apartmaji. Sprejemni salon in klubska soba sta idealna prostora za razgovore, podpise pogodb, dogovorov ali sporazumov, tiskovne konference ... V knjižnici vile Podrožnik boste lahko organizirali novinarsko konferenco oziroma dali izjavo za medije ali pa organizirali sestanek v krogu največ 12 udeležencev. V jedilnem salonu lahko na banketno kosilo ali večerjo sprejmejo 24 gostov, lahko pa se odločite za pogostitev v obliki cocktaila (100-120 gostov) ali hladno-toplega bifeja (70-100 gostov). Ob lepem vremenu pa je vila Podrožnik privlačna za vrtne sprejeme. Naenkrat lahko sprejmejo 200-250 gostov.. Slika 13: Vila Podrožnik (zunaj). Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Slika 14: Vila Podrožnik (znotraj). Stran 23 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 3.10 DRŽAVNIŠKI OBISK Državniški obiski so eden od načinov izvajanja zunanje politike. Šefi držav, predsedniki vlad in zunanji ministri z vodenjem osebne diplomacije preko obiskov, telefonskih pogovorov in pisne korespondence krepijo stike, predstavljajo podobo svoje države ter skušajo izboljševati bilateralne, uradne in druge odnose. V zadnjih letih šefe držav na uradnih obiskih pogosto spremljajo močne gospodarske delegacije, ki jim tovrstni obiski pomagajo pri navezavi in krepitvi ekonomskega sodelovanja med državami. 15 Državniški obiski se običajno dogovorijo preko veleposlaništev ali ministrstev za zunanje zadeve. Kljub temu, da lahko do obiska pride na pobudo katerekoli zainteresirane strani, je nujno povabilo gostitelja. Vabilo za obisk tako formalno vedno vroči država gostiteljica, čeprav je povod obiska lahko tudi želja države pošiljateljice. Pri dogovarjanju o obisku sta obe strani diplomatsko zelo previdni, saj je potrebno poskrbeti za predhodno preverjanje razpoloženja na obisk. Pri tem je vsaka država zelo diskretna, saj bi zavrnitev povabila neugodno vplivala tako na mednarodni ugled zainteresirane strani kot na domače javno razpoloženje.16 Javnost je o obisku seznanjena šele takrat, ko o njem soglašata obe strani. Vrste državniških obiskov: • Uradni obisk, • delovni obisk in • zasebni obisk.. URADNI OBISK. Uradni obiski najvišjih predstavnikov tujih držav v Republiki Sloveniji so na povabilo gostitelja in so v primeru posamezne države praviloma enkrat na tri leta. V Republiki Sloveniji praviloma trajajo do tri delovne dni. Isto velja za uradne obiske najvišjih slovenskih predstavnikov v tujini. Sobote, nedelje, prazniki in dela prosti dnevi praviloma niso protokolarni dnevi za uradne obiske. Protokolarni čas je od 9. do 21. ure. Ob obisku osebnosti iz tujine, je gostitelj vedno istega ranga kot gost. Ob obisku šefa države je gostitelj predsednik RS, ob obisku predsednika parlamenta je gostitelj predsednik parlamenta Republike Slovenije. Kadar gost prihaja na obisk s soprogo, sodeluje pri sprejemu, poslovitvi in drugih protokolarnih obveznostih soproga gostitelja oziroma oseba, ki ji gostitelj določi vlogo gostiteljice. Soproge predsednika Republike Slovenije, predsednika Državnega zbora RS, predsednika Vlade RS in ministra za zunanje zadeve se udeležijo potovanj, če je vabilo namenjeno tudi soprogi. Protokol opravlja zadeve za soprogo predsednika Republike Slovenije, kadar je nosilec protokolarnih dogodkov predsednik Republike Slovenije in ga spremlja soproga in kadar je sama nosilka protokolarnih dogodkov. Za samostojne protokolarne dogodke soproge se štejejo obiski doma in v tujini in drugi dogodki oziroma prireditve, ki so pomembne za državo in razvoj na posameznih področjih. Protokol sodeluje pri opravljanju protokolarnih zadev za soprogo z njo osebno in z Uradom predsednika RS.. 15 16. Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.13-20 Mikolić,M., (1995): Diplomatski protokol, Mate, Zagreb: str. 76-78. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 24 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. DELOVNI OBISK. V Sloveniji trajajo delovni obiski največ dva dni. Obisk je manj svečan kot uradni. Ponavadi šefa tuje države ne pričaka predsednik RS. Ni razgovora v salonu. Avtomobilsko spremstvo je manjše. Ni svečanih obedov in sprejemov. Običajni so le delovni obedi. Maksimalno število uradnega spremstva, vključno z glavnim gostom in soprogo, je v primeru obiska šefa držav, šest. Tem se krije stroške namestitve, PTT stroške, stroške prevozov in stroške uradnih obedov. Okvirne točke programa obiska šefa tuje države zajemajo: • pogovor s predsednikom države, • delovno kosilo ali večerjo, ki jo gosti predsednik države, • druge točke po dogovoru z gostiteljem ali na željo gosta.. ZASEBNI OBISK. Šefe držav, parlamentov ali vlad običajno ob prihodu pričaka predstavnik Protokola. Varovanje je zagotovljeno, če pristojni slovenski organi to ocenijo za potrebno. Možno je vključiti tudi uradni element (npr. vljudnostno srečanje s slovenskim kolegom ali manjše kosilo oz. večerja, ki jo gosti slednji). Stroške namestitve, obedov in prevoza za največ tri osebe, vključno z glavnim gostom, predvidoma krije Slovenija. Ostale stroške krije država gosta.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 25 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. 4. CEREMONIAL URADNIH OBISKOV V REPUBLIKI SLOVENIJI Uradni obiski na najvišji ravni se pripravljajo več mesecev vnaprej, pri pripravah pa sodeluje celotno osebje diplomatske misije države pošiljateljice ter številne službe države gostiteljice. Diplomatsko predstavništvo mora svojemu ministrstvu pred obiskom pravočasno poslati material, ki vključuje vsestranski in natančni pregled političnih, ekonomskih, kulturnih in konzularnih odnosov, stanje podpisanih in ratificiranih dvostranskih sporazumov, informacije o pomembnejših osebnostih države gostiteljice, itd.17 Kadar prihaja na obisk kateri izmed najvišjih političnih predstavnikov (šef države, predsednik vlade, zunanji minister, predsednik parlamenta), je običaj, da veleposlanik države gostiteljice nekaj dni pred obiskom odpotuje domov, kjer svojemu ministru ter drugim osebnostim, ki bodo prišle v stik z gostujočo delegacijo, poroča o vseh relevantnih vprašanjih. Obiski tujih političnih funkcionarjev se v vseh državah, tudi v Sloveniji, organizirajo v sosledju naslednjih faz:18 • V prvi fazi se rešijo zadeve pred prihodom gostov. • V drugo fazo sodijo protokolarne naloge glede prihoda in sprejema gostov. • V tretji fazi se uresniči namen prihoda gostov: pogajanja, pogovori, obiski, otvoritve itd. • V četrti fazi pridejo na vrsto različna vabila, razvedrilo, sprejemi in druge oblike družabnih stikov. • V peti fazi se uredi odhod gostov.. 4.1 PRIPRAVE PRED PRIHODOM GOSTA Ko je na podlagi napovedi ali vabila pismeno določen čas obiska, se pravočasno začnejo priprave za sprejem gosta. V njih se natančno določi dan in ura prihoda in prometno sredstvo, s katerim bodo gostje prišli. Obisk je lahko vljudnostni, manifestni, delovni, poslovni, študijski in glede na to je sestavljen tudi program. Gre za dogovarjanja in usklajevanja med Protokolom RS in tujim protokolom. Upoštevati je potrebno vse želje, zadržke in potrebe gosta. Protokol Republike Slovenije je s strani gostitelja obveščen o uradnem obisku. Predstojnik določi nosilca projekta, ki se poveže s kontaktno osebo v uradu gostitelja. Za učinkovito delo brez nesporazumov je potrebna določitev linije komunikacij. Vse dogovarjanje mora potekati preko nosilca projekta. Protokol se poveže tudi z ustrezno službo gosta. Zlasti je pomembno pridobiti oziroma preveriti točen naziv gosta in način naslavljanja. Poznati je potrebno sestav tuje delegacije, ki spremlja predsednika, da lahko na tej podlagi sestavijo slovensko delegacijo. Protokol zbere podatke preko veleposlaništev ter preko protokolov tujih držav in vseh sodelujočih pri obisku in koordinira pripravo obiska. Podatki o delegaciji: • točen naziv glavnega gosta, • sestava uradnega spremstva in njihove funkcije, • sestava neuradnega spremstva, • življenjepis glavnega gosta (in soproge, če ga spremlja), • uradni jezik glavnega gosta, • čas in način prihoda in odhoda uradne tuje delegacije, 17 18. Nick, S., (1997): Diplomacija metode i tehnike, Barbat, Zagreb, str.:139-141 Zelmanović, Đ, (1990), Ilustrirani bonton & protokol; Založba obzorja, Maribor, str.: 261). Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 26 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. • • • •. Diplomsko delo univerzitetnega študija. posebne želje glavnega gosta glede programa, posebne želje glavnega gosta glede prehrane, sugestije o namestitvi glavnega gosta, zdravstveno stanje glavnega gosta. V sodelovanju z gostiteljem Protokol pripravi osnutek programa, ki vsebuje določene elemente, ki so stalnica, upošteva tudi želje gosta, kadar jih pozna. Srečanja potekajo v določenem vrstnem redu. Sprejemu gosta z vojaškimi častmi sledijo srečanja in pogovori na uradni ravni, šele nato sledi kulturni ali turistični del programa. Pomembno je, da se gost uradno najprej sreča s svojim gostiteljem. 4.1.1. PREDHODNICA. Neposredno pred obiskom šefa države pride v državo gostiteljico predhodnica iz države pošiljateljice.19 Običajno jo sestavljajo: • Šef Protokola ali njegov namestnik, • predstavnik gostovega urada, ki je odgovoren za vsebinska vprašanja, • predstavnik varovanja tujega gosta, • predstavnik za stike z javnostmi. Na skupnem sestanku, ki ga vodi šef Protokola, se podrobno preuči predlog programa, ki je predhodno usklajen z gostiteljem. Gre za dogovarjanja in usklajevanja med Protokolom Republike Slovenije ter tujim protokolom. Obravnavajo se vprašanja, povezana:20 • z gostovim zdravstvenim stanjem (ali je nujna prisotnost zdravnika, reševalnega vozila), • s prehrambenimi navadami, morebitnimi dietami, • s konjički, • z delovnim jezikom, • s potrebo po tolmačih, z načinom tolmačenja, • s formatom delegacije za posamezna srečanja in obede, • s tiskovno konferenco, z načinom izvedbe tiskovne konference, • z izmenjavo daril, odlikovanj, • z načinom financiranja, • s prevozi, • z drugimi posebnostmi, npr. potreba po vizumih za vstop v našo državo. Ob uradnih obiskih predsednika Republike Slovenije, predsednika Državnega zbora RS in predsednika Vlade RS v tujini se načeloma za pripravo obiska organizira predhodnica nekaj dni pred obiskom.. 19 20. Sklep o določitvi protokolarnih pravil, Ljubljana,11.11.2002 (interno gradivo) str.28 Osnove protokola, interno gradivo seminarja ge. Zdenke Simčič. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 27 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. OGLED LOKACIJ Nosilec projekta iz Protokola nato predhodnico popelje na ogled vseh lokacij, kjer se bo obisk odvijal. Pri ogledu lokacij je nujno prisoten tudi predstavnik Urada Vlade za informiranje, ki se s predstavnikom gosta za tisk dogovori za točne lokacije fototerminov. Publiciteta je zelo pomembna, zato je treba v času obiska poskrbeti, da imajo tuji novinarji ustrezne možnosti za delo. Tuje novinarje, če je možno, peljejo tudi na turistični del programa, saj je to dobro za promocijo naše države. Sledi zaključni sestanek na katerem se dokončno uskladijo glavni elementi z upoštevanjem pripomb predhodnice. Nato Protokol pripravi in uskladi vse predlagane spremembe v programu, opravi nove dogovore in nov predlog posreduje gostitelju. 4.1.2. IZVEDBA PROGRAMA. Protokol organizira prevod in tiskanje vabil, jedilnikov, programskih knjižic, zdravic, izdelavo namiznih kartic, razpošiljanje vabil, preverjanje udeležbe vabljenih na posamezne dogodke, v dogovoru z gostiteljem določi člane stalnega spremstva v Republiki Sloveniji, osebe, ki sodelujejo v posameznih pogovorih, seznam vabljenih na svečan obed in na delovne obede, določi ceremonial sprejema na letališču, ki je odvisen od upravičenosti gosta do vojaških časti. Če gost pride na cestni mejni prehod, ni sprejema z vojaškimi častmi na mejnem prehodu, ampak na drugi dogovorjeni lokaciji. Protokol pomaga pri ureditvi prevozov in namestitvi predhodnice v Republiki Sloveniji. Načeloma šef ali namestnik Protokola ponudi delovno kosilo oz. večerjo. Vse stroške predhodnice krije država pošiljateljica, razen prevozov na lokacije protokolarnih dogodkov, kar krije organ gostitelja, in načeloma enega delovnega obeda, kar krije Protokol. PRIPRAVA SEZNAMA NALOG ZA IZVEDBO PROGRAMA Nosilec projekta točno predvidi, kako bo med svoje sodelavce razdelil posamezne naloge. Pripravi seznam nalog, organizira delovna srečanja s člani svoje ekipe, kjer se preverijo vse podrobnosti in dogovori način izvedbe. Točno morajo biti razdeljene naloge in jasno opredeljena odgovornost. Delo protokolarjev je izrazito timsko delo. Ekipa mora biti sestavljena tako, da je maksimalno učinkovita. Ljudje delajo v ozračju, kjer je edini cilj brezhibna izvedba dogodka. Vsak člen v tej organizacijski verigi je enako pomemben za dosego končnega cilja, kajti če katerikoli poči, ni več celote. Ker je delo izredno stresno, je nadvse pomembna vloga nosilca - koordinatorja. Navodila in pričakovani cilji morajo biti jasni vsem. Sodelovanje mora temeljiti na medsebojnem spoštovanju in upoštevanju. Vedno je treba računati na možne nepredvidene zadeve. Kljub temu, da se program, ko je enkrat potrjen, naj ne bi spreminjal, se to vseeno lahko zgodi. TISKANJE VABIL, JEDILNIKOV IN PROGRAMSKIH KNJIŽIC Za svečane obede se natisnejo vabila, jedilniki in pripravijo namizne kartice. Zlasti je pomembno, da gostje vabila dobijo pravočasno. Če je le možno, morajo že pred odhodom od doma vedeti, v katerih delih programa bo kdo sodeloval.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 28 od 73.

Univerza v Mariboru – Fakulteta za organizacijske vede. Diplomsko delo univerzitetnega študija. Na vabilih mora biti ime gosta napisano z roko. Gostje dobijo vabilo v svojem jeziku. Na vabilu je akademski naziv, ime in priimek gosta, na ovojnici pa poleg tega še njegova funkcija. Pri jedilnikih je treba posebno pozornost posvetiti prevodu. Včasih lahko pride do zadrege pri prevodu imen kakšne specifične slovenske hrane. Takrat pustijo jed v izvirniku in opisno razložijo, če so vprašani. Pri vinih morajo obvezno navesti ime vinarja, letnik vina in vinorodni okoliš. K pripravam sodi tudi zagotovitev prevoznih sredstev za prevoz delegacije. Goste razporedijo v avtomobile, v limuzine ali v enoprostorce, kot so se predhodno dogovorili s predhodnico. Zagotovijo tudi vozila za prevoz prtljage. V kolono vedno uvrstijo tudi rezervno vozilo. VAROVANJE Posebna pozornost je posvečena varnostnim vprašanjem. Protokol o protokolarnih dogodkih obvesti Ministrstvo za notranje zadeve, ki opravlja naloge varovanja. Pri opravljanju in odrejanju nalog varovanja Ministrstvo za notranje zadeve upošteva aktualne varnostne razmere, stopnjo varnostne ogroženosti, mednarodne standarde varovanja ter posebne zahteve tujih varnostnih predhodnic. V skladu s tem določi stopnjo in obseg varovanja. Skrbeti morajo za varnost glavnega gosta, kontrolo vseh mest, kjer se bodo protokolarni dogodki izvajali ter izbor avtomobila za prevoz delegacije (navaden, blindiran, odprt). Gosta spremljajo tudi njegovi varnostniki. Kadar so oboroženi, morajo orožje prijaviti (tip, število nabojev) in pridobiti ustrezno dovoljenje naših organov za vnos orožja. Za varovanje tujega gosta je v celoti odgovorna varnostna služba naše države. OBVEŠČANJE JAVNOSTI O PROTOKOLARNEM DOGODKU Protokol RS o protokolarnem dogodku obvesti pristojne organe z uradno beležko, ki jo uskladi z gostiteljem obiska. Beležka vsebuje najpomembnejše točke programa s poudarkom na fototerminih. 4.1.3. PROGRAM OBISKA. Že med pripravami je potrebno natančno določiti celoten program obiska, kamor sodijo predvsem: • dogovor o temah, urniku in kraju medsebojnih pogovorov; • določitev točne sestave pogajalskih ekip obeh strani; • izbira jezika pogovorov, pri čemer se zagotovi strokovne in kvalificirane prevajalce; • priprava srečanj z novinarji (organizacija novinarske konference) in dogovor o morebitni objavi skupnega sporočila za javnost po končanih pogovorih; • priprava sprejema za delegacijo pri katerem od visokih funkcionarjev države gostiteljice; • dogovor o protokolarnih in ceremonialnih elementih programa, uporaba državnih simbolov (zastave, igranje himne, zastavice na avtomobilih), kosila, sprejemi in zdravice, namestitev gostov, varnostni ukrepi, podelitev odlikovanj, izmenjava daril, morebitno predavanje gosta na univerzi… • obisk gospodarskih centrov, kulturnih institucij ali zgodovinskih objektov.. Teja Kranjc: Organiziranje protokolarnega dogodka. Stran 29 od 73.