STRATEGI HUMAS ONLINE
DALAM MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI
PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
(STUDI DESKRIPTIF KUALITATIF PADA
DISDUKCAPIL KABUPATEN GARUT)
ZIKRI FACHRUL NURHADI, HARYADI MUJIANTO, ASTRI RAMADHANTIE
Universitas Garut
Email: zikri_fn@uniga.ac.id, haryadimujianto@gmail.com, astryramadhantie1@gmail.com Article Info Article history: Received: 2020-11-03 Revised: 2021-02-22 Accepted: 2021-02-22 ABSTRACT
The birth of the cyber world in the world of communication opens a new era in the life of modern society. This communication technology certainly contributes to the development of various fields. Garut Regency Disdukcapil Public Relations utilizes online media as a medium that provides various information related to public services, namely population administration, civil registration, profiles, policies or the development of organizational activities. This study aims to explain the planning, implementation and evaluation of the online public relations program of the Department of Population and Civil Registration of Garut Regency in conveying population administration information. The research method used is descriptive qualitative and primary data sources are taken by purposive sampling technique. The data collection techniques used were observation, interview, and documentation. The data analysis technique used is an interactive model consisting of collecting, simplifying and presenting data and drawing conclusions. The results showed that the program planning carried out by online public relations in socializing population administration had covered all stages in planning. In the implementation of communication, the socialization process of the population administration program is carried out systematically. From the results of the program evaluation, it was found that the community response was quite good as seen from the increase in the number of people who recorded their e-KTP in each district. In the field, obstacles were found, namely the lack of human resources and infrastructure..
Keywords: online public relations, online public relations strategy,
and administration service information
ABSTRAK
Lahirnya dunia cyber dalam dunia komunikasi membuka era baru dalam kehidupan masyarakat modern. Teknologi komunikasi ini tentunya memberikan kontribusi bagi perkembangan berbagai bidang. Humas Disdukcapil Kabupaten Garut memanfaatkan media
27
online sebagai media yang menyediakan berbagai informasi terkait pelayanan publik yaitu administrasi kependudukan, pencatatan sipil, profil, kebijakan atau pun perkembangan kegiatan organisasi. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program humas online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut dalam menyampaikan informasi administrasi kependudukan. Metode penelitian yang digunakan bersifat deskriptif kualitatif dan pengambilan sumber data primer dengan teknik purposive sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan yaitu model interaktif yang terdiri dari pengumpulan, penyederhanaan dan penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukan bahwa perencanaan program yang dilakukan humas online dalam mensosialisasikan administrasi kependudukan sudah meliputi semua tahapan dalam perencanaan. Dalam pelaksanaan komunikasi, proses sosialisasi program administrasi kependudukan dilaksanakan secara sistematis. Dari hasil evaluasi program didapatkan respon masyarakat cukup baik terlihat dari terjadinya peningkatan jumlah masyarakat yang melakukan perekaman KTP-el di tiap kecamatan. Di lapangan ditemukan hambatan yaitu kurangnya sumber daya manusia dan sarana prasarana.
Kata kunci: Humas Online, Strategi Humas Online, Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan
PENDAHULUAN
Public relations saat ini dihadapkan dengan berbagai permasalahan diantaranya adalah kendala komunikasi dan informasi, kendala anggaran yang harus dipangkas demi mewujudkan efisiensi anggaran perusahaan dan tantangan merubah kegiatan yang biasanya offline menjadi online. Pelaksanaan public relations diharapkan bisa memanfaatkan jalur-jalur seperti website, media massa online maupun media sosial, serta harus kreatif melakukan perubahan strategi komunikasi konvensional (offline/tatap muka langsung) menjadi komunikasi baru, yakni komunikasi online melalui internet.
Teknologi komunikasi memberikan kontribusi bagi perkembangan berbagai bidang, tidak terlepas dari lembaga atau organisasi baik pemerintah maupun non pemerintahan. Organisasi pemerintah dituntut untuk dapat meningkatkan pelayanan publiknya secara profesional sehingga munculnya teknologi komunikasi online ini dimanfaatkan banyak organisasi pemerintah sebagai sarana pelayanan publik, karena melalui komunikasi online ini organisasi pemerintah tidak hanya memberikan
28
informasi tentang kegiatan dan layanan yang disediakan, namun juga dapat menerima berbagai informasi dari masyarakat yang dilayaninya dengan cepat.Pemerintah Indonesia mendorong pemanfaatan teknologi tersebut melalui Inpres nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government yang mengamanatkan setiap lembaga negara untuk membangun website sebagai upaya untuk penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien, dimana rumusan World Bank tentang e-Government mengacu pada penggunaan teknologi informasi (seperti Wide Area Network, internet dan mobile computing) oleh instansi pemerintah yang memiliki kemampuan untuk mengubah hubungan dengan masyarakat, bisnis dan badan lain dari pemerintah (Lestari dkk, 2015:35).
Sejak tahun 2012 Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut telah menerapkan strategi humas online dengan memiliki website dengan URL http://www.disdukcapil.garutkab.go.id sebagai salah satu media informasi organisasi.
Pada saat ini Humas Disdukcapil Kabupaten Garut memanfaatkan media online sebagai media yang menyediakan berbagai informasi terkait pelayanan publik yang dilaksanakan oleh dinas baik berkenaan dengan administrasi kependudukan, pencatatan sipil, profil, kebijakan atau pun perkembangan kegiatan organisasi. Salah satu pelayanan publik yang ditampilkan dalam website Disdukcapil adalah sosialisasi mengenai administrasi kependudukan dimana dalam website tersebut ditampilkan rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dokumen dan data kependudukan. Dalam website ini ditampilkan persyaratan, standar operasional prosedur kegiatan pendataan administrasi kependudukan yang meliputi informasi pelayanan KTP-el dan Kartu Keluarga (KK).
Melalui informasi administrasi kependudukan yang dimuat pada laman website Disdukcapil ini diharapkan masyarakat mengetahui berbagai informasi mengenai pentingnya tertib administrasi bagi pembangunan sehingga menumbuhkan kesadaran masyarakat untuk mendaftarkan segala kegiatannya yang berhubungan dengan kependudukan. Adapun kegiatan yang berhubungan dengan penataan administrasi kependudukan adalah tertibnya kepemilikan dokumen KTP-el dan Kartu Keluarga.
29
Adapun alasan peneliti mengangkat tema ini berdasarkan hasil pengamatanawal peneliti di lapangan diketahui:
1. Masih adanya masyarakat di Kabupaten Garut yang belum memiliki dokumen kependudukan khususnya masyarakat yang belum tahu pentingnya dokumen kependudukan.
2. Masih rendahnya jumlah masyarakat yang memiliki dokumen administrasi kependudukan. Dari data base kependudukan Disdukcapil Kabupaten Garut, sampai tahun 2018 kepemilikan Kartu Keluarga baru mencapai 55% artinya 45% masyarakat Kabupaten Garut belum memiliki Kartu Keluarga, sedangkan kepemilikan KTP-el baru mencapai 70,9% yang artinya masih ada 29,1% masyarakat Kabupaten Garut belum memiliki KTP-el. Menurut Target Nasional Tahun 2018 minimal pencapaian target kepemilikan Kartu Keluarga harus mencapi 80% sedangkan Kepemilikan KTP-el harus mencapai 100%. Namun, kenyataan di lapangan bahwa kepemilikan dokumen kependudukan terutama KTP-el di Kabupaten Garut masih sangat rendah. (Sumber: Disdukcapil Kabupaten Garut, 2018)
3. Banyak masyarakat yang tidak mengetahui informasi bahwa semua pelayanan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya dan dapat dilakukan dengan persyaratan dan prosedur yang mudah sehingga masih sering ada keluhan-keluhan dari masyarakat diantaranya adanya biaya pengurusan KTP dan KK karena adanya pungutan oleh oknum yang mengatasnamakan Disdukcapil, antrian yang berdesakan dan karena jarak yang jauh antara desa ke Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, maka kebanyakan masyarakat menggunakan jasa calo dalam pengurusan dokumen kependudukannya.
Dengan adanya sosialisasi mengenai administrasi kependudukan di website resmi Disdukcapil Kabupaten Garut, masyarakat seharusnya dapat mengurus sendiri dengan mudah dan gratis dokumen kependudukannya. Berbagai persoalan ini menjadi kajian menarik untuk diteliti karena melalui penggunaan media internet, humas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut kini memiliki peranan yang lebih besar, karena media internet dapat dipergunakan seorang humas (mewakili Disdukcapil) untuk berhubungan dengan masyarakat dalam menyampaikan informasi pelayanan administrasi kependudukan sampai ke pelosok.
30
Sebagaimana hasil penelitian Parrangan (2017) dimana hasil penelitiannya menunjukkan komunikasi pemerintahan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan sosialisasi pentingnya dokumen kependudukan adalah cara Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk meningkatkan kepemilikan dokumen kependudukan bagi masyarakat Kabupaten Nunukan.Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan perencanaan program humas online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut dalam menyampaikan informasi administrasi kependudukan, menjelaskan pelaksanaan komunikasi humas online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut dalam menyampaikan informasi administrasi kependudukan, dan menjelaskan evaluasi program humas online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut terkait informasi administrasi kependudukan yang telah disampaikan kepada masyarakat.
Penelitian relevan dilakukan oleh Wiratmo, Irfan, dan Kuwatono (2017) mengenai Website Pemerintah Daerah Sebagai Sarana Online Public Relations. Hasil penelitian fungsi, aksesabilitas, kegunaan menunjukkan bahwa website pemerintah daerah memiliki masalah pada keperluan penggunaan yaitu menyediakan informasi dan pelayanan yang diinginkan oleh pengguna. Aksesibilitas, tidak terjadi diskriminasi bagi pengguna, artinya website pemerintah daerah dapat dibuka tanpa membedakan fasilitas dan kemampuan komputer yang dimiliki oleh pengguna. Kegunaan, desain website pemerintah daerah dituntut profesional, menarik dan berguna sesuai kebutuhan pengguna yang beragam. Amanda (2012) melakukan penelitian serupa mengenai Penggunaan Website Internal dan Kepuasan Informasi Bagi Karyawan Kantor Walikota Jakarta Barat. Hasil penelitian ini menunjukkan pemanfaatan website Walikota Jakarta Barat sudah termasuk bermanfaat, baik dari segi penggunaan dan kepuasan terhadap informasi. Perbedaan penelitian tersebut dengan penelitian yang peneliti lakukan yakni objek penelitian pada penelitian tersebut adalah Humas pemerintahan yakni Walikota Jakarta Barat, sedangkan objek yang diteliti adalah cyber public relations Disdukcapil Kabupaten Garut. Fokus penelitian yang dilakukan oleh Amanda (2012) terletak pada penggunaan dan kepuasan khalayak internal, sedangkan penelitian ini berfokus pada pelayanan
31
informasi kependudukan dan pencatatan sipil secara online. Persamaan padapenelitian ini terletak pada aktivitas humas online.
Hasil penelitian Parrangan (2017) melalui penelitiannya yang bertema Komunikasi Pemerintahan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dalam Memberikan Sosialisasi Pentingnya Dokumen Kependudukan di Kabupaten Nunukan, menunjukkan komunikasi pemerintahan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam memberikan sosialisasi pentingnya dokumen kependudukan adalah cara dinas kependudukan dan pencatatan sipil untuk meningkatkan kepemilikan dokumen kependudukan bagi masyarakat Kabupaten Nunukan dengan difokuskan pada mengenali sasaran komunikasi, pemilihan media komunikasi, pesan komunikasi (message) dan peranan komunikator dalam komunikasi.
TINJAUAN PUSTAKA (LITERATURE REVIEW)
Ilmu Komunikasi
Ruslan (2008:145) menyatakan bahwa “Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan informasi dari seseorang kepada orang lain”. Pada saat dua orang berkomunikasi, ibarat dua dunia yang berbeda bertemu sebab masing-masing individu memiliki pengalaman yang berbeda atau latar belakang yang berbeda. Dalam proses penyampaian hendaklah berusaha menimbulkan kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Kesamaan makna dapat terlihat dari mengerti bahasa yang digunakan dan mengerti makna dari hal yang dipercakapkan. Dengan adanya kesamaan tersebut akan memudahkan penerimaan informasi dari orang yang kita ajak berkomunikasi.
Hubungan Masyarakat (Humas)
Menurut Jefkins (2003:9), humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan yang spesifik yang berlandaskan saling pengertian. Dengan kata lain, humas atau public relations merupakan suatu kegiatan komunikasi yang bertujuan untuk membina hubungan dan memperoleh citra yangbaik antara publik (internal dan eksternal) dengan organisasi
32
atau perusahaan untuk mencapai saling pengertian dan kepentingan bersama serta tercapainya tujuan bersama.Humas Online (Cyber Public Relation)
Ongo (2004:7) mendefinisikan Humas online atau cyber public relations sebagai inisiatif public relations yang menggunakan media internet sebagai sarana publisitas. Seluruh kegiatan humas yang ada dapat dilakukan di dalam internet dari mulai melakukan kegiatan publikasi, melakukan hubungan dengan pengguna informasi dan yang lebih hebatnya lagi bahwa managemen kehumasanpun dapat dilakukan di internet. Dengan demikiann, kegiatan kehumasan bisa lebih fleksibel dari yang dilakukan di dunia nyata, di mana program kehumasan konvensional mengeluarkan budget hampir ratusan juta, jika program tersebut dilakukan di dunia internet akan jauh lebih murah.
Strategi Humas Online
Menurut Cutlip dan Center (dalam Danandjaja, 2011:47) terdapat tiga proses strategi humas yang bersifat dinamis, yang artinya setiap unsur yang ada berkesinambungan satu sama lain. Ketiga proses tersebut adalah: (1) perencanaan program, (2) pelaksanaan komunikasi, dan (3) evaluasi program.
Dalam perencanaan program, praktisi public relations melakukan penyusunan masalah. Ia melakukan pemikiran untuk mengatasi masalah dan menentukan orang-orang yang akan menggarap masalah nantinya. Pada tahap pelaksanaan komunikasi, tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi public relations. Sedangkan tahap evaluasi program merupakan langkah terahir pada proses public relations, yang berfungsi untuk menilai suatu kegiatan sudah tercapai, perlu dilakukan kembali operasi, atau perlu menggunakan cara lain untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Cutlip dan Center (dalam Danandjaja, 2011:47)
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif. Menurut Sumadi (2007:75), metode deskriptif adalah penelitian yang bermaksud untuk
33
membuat deskripsi mengenai situasi-situasi atau kejadian-kejadian. Dalam artipenelitian ini adalah akumulasi data dasar dalam cara deskriptif semata-mata tidak perlu untuk mencari atau menerangkan saling hubungan, menguji hipotesis, membuat ramalan, walaupun penelitian bertujuan untuk menemukan hal-hal tersebut dapat mencakup juga metode-metode deskriptif. Menurut Sugiyono (2010:9), penelitian kualitatif adalah penelitian diana peneliti ditempatkan sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara penggabungan dan analisis data bersifat induktif.
Proses penelitian dilaksanakan di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut, Jalan Patriot No. 12 Sukagalih Kecamatan Tarogong Kidul Garut. Adapun informan dalam penelitian ini:
Informan I: Dadang Suharli, S.Sos, Kasi Inovasi Pelayanan, PNS
Informan II: Suryaman, A.md, Staf Seksi Inovasi Pelayanan bagian peliput
informasi, PNS
Informan III: Asep Sunarya, S.IP, Staf Seksi Inovasi Pelayanan bagian design, PNS Informan IV: Wahyu Budiawan, S.IP, Staf Seksi Inovasi Pelayanan bagian
maintance, PNS
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut telah menerapkan strategi
humas online dengan memiliki website dengan URL
http://www.disdukcapil.garutkab.go.id sebagai salah satu media informasi organisasi sejak tahun 2012. Pada saat ini Humas Disdukcapil Kabupaten Garut memanfaatkan media online sebagai media yang menyediakan berbagai informasi terkait pelayanan publik yang dilaksanakan oleh dinas baik berkenaan dengan administrasi kependudukan, pencatatan sipil, profil, kebijakan atau pun perkembangan kegiatan organisasi. Hambatan yang nyata yang dihadapi Disdukcapil Kabupaten Garut diantaranya masih adanya masyarakat di Kabupaten Garut yang belum memiliki dokumen kependudukan, masih rendahnya jumlah masyarakat yang memiliki dokumen administrasi kependudukan dan banyak masyarakat yang tidak mengetahui informasi mengenai pelayanan penerbitan dokumen kependudukan.
34
Analisis Perencanaan Program Humas Online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten GarutPerencanaan strategis humas online dalam mensosialisasikan administrasi kependudukan dinilai sudah cukup berhasil, karena perencanaan tersebut sudah meliputi semua tahapan dalam perencanaan antara lain:
1. Analisis situasi
Pengenalan situasi dilakukan humas online untuk mengetahui tingkat kesadaran masyarakat dalam kepemilikan dokumen administrasi kependudukan baik KTP-el maupun KK dengan cara wawancara dan melakukan observasi pada masyarakat. Pemilihan lokasi dilakukan pada setiap wilayah kecamatan di Kabupaten Garut dengan pertimbangan bahwa warga yang wajib mendaftarakan administrasi kependudukan tersebar di seluruh wilayah kecamatan. Analisis situasi ini dilakukan merupakan tahap awal perencanaan program dan merupakan acuan untuk tahap selanjutnya.
2. Menentukan tujuan
Tujuan yang ditetapkan humas online Disdukcapil dijadikan sebagai acuan dalam penyelenggaraan kegiatan sosialisasi. Tujuan yang diharapkan humas online Disdukcapil adalah agar masyarakat dapat melaksanakan program administrasi kependudukan untuk mengurangi jumlah penduduk yang belum memiliki dokumen baik berupa KTP-el maupun KK. Pada kenyataannya tidak seluruh masyarakat di Kabupaten Garut menyadari pentingnya kepemilikan dokumen administrasi kependudukan tersebut.
3. Mengenal khalayak
Humas online Disdukcapil dalam mensosialisasikan administrasi kependudukan menetapkan siapa yang menjadi target sasaran. Adapun yang menjadi target sasaran administrasi kependudukan berupa KTP-el adalah warga yang berumur 17 tahun ke atas atau sudah menikah atau pernah menikah, Wajib Kartu Keluarga adalah pihak yang yang memiliki keluarga atau hubungan keluarga.
35
4. Menentukan mediaMedia online berupa website digunakan oleh humas online Disdukcapil sebagai media dalam sosialisasi administrasi kependudukan. Pendekatan yang dilakukan dalam sosialisasi menggunakan media online adalah dengan mempresentasikan berbagai informasi mengenai persyaratan, prosedur maupun tahapan dalam pembuatan dokumen administrasi kependudukan. Pemilihan media online ini berdasarka pertimbangan bahwa masyarakat sudah melek teknologi dan internet sudah menjadi hal yang lumrah dalam kehidupan sehari-hari sehingga dianggap mudah dan praktis. Hal tersebut juga sejalan dengan Inpres nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government yang mengamanatkan setiap lembaga negara untuk membangun website sebagai upaya untuk penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik secara efektif dan efisien.
5. Menetapkan anggaran
Humas online Disdukcapil menetapkan anggaran dengan cara membuat prediksi biaya yang dihabiskan dalam penyelenggaraan program administrasi kependudukan dan pencatatan sipil melalui media online. Dalam penyusunan anggaran biaya dimuat beberapa kemungkinan yang tidak terduga untuk mengantisipasi perubahan pada pelaksanaan program. Anggaran yang dibutuhkan meliputi pembangunan media online, operasionalisasi, pemeliharaan, dan biaya-biaya lain yang berkaitan dengan hal tersebut sehingga dengan menentukan anggaran dapat diketahui seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai program yang akan dilaksanakan tersebut.
Analisis Pelaksanaan Komunikasi Humas Online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut
Pelaksanaan komunikasi oleh humas online Disdukcapil dalam proses sosialisasi program administrasi kependudukan dilaksanakan secara sistematis. Kegiatan komunikasi melalui media online dilaksanakan oleh humas online yang bertindak sebagai komunikator yang melaksanakan berbagai kegiatan dari mulai merencanakan pesan yang akan disampaikan sampai dengan pengaturan tampilan dalam media.
36
Pelaksanaan komunikasi oleh humas online mengenai administrasi kependudukan sudah memenuhi tujuan komunikasi sebagaimana disampaikan Rafael (2006:22), yaitu:a) Persuasife, merupakan komunikasi yang bertujuan untuk mempengaruhi perasaan atau emosi. Komunikasi dengan cara ini bersifat membujuk. Dalam sosialisasi administrasi kependudukan penyampaian pesan-pesan secara persuasif sehingga harapan dari program ini adalah dapat mempengaruhi sikap masyarakat untuk mendaftarkan administrasi kependudukannya. Djamaludin (2014:151) menyebutkan bahwa dalam komunikasi persuasif terdapat empat prinsip antara lain:
1. Fulfiling needs persuades, yaitu merubah sikap masyarakat dengan perubahan yang dihubungkan dengan kebutuhan mereka.
2. Gradual approaches. Merupakan perubahan sikap masyarakat dengan cara pendekatan gradual atau perubahan yang bertahap.
3. Cinsistency persuades, masyarakat lebih memungkinkan untuk berubah sikapnya apabila perubahan yang dianjurkan sejalan dengan kebiasaan nilai dan sikap yang ada sebelumnya.
4. Benefit persuades, merupakan upaya merubah sikap masyarakat dengan pertimbangan keuntungan yang akan dirasakan oleh masyarakat sendiri b) Informatif, merupakan komunikasi yang bertujuan untuk memberi informasi atau
keterangan.
Sesuai dengan teori komunikasi yang bersifat informatif. Kegiatan komunikasi administrasi kependudukan yang dilakukan humas online sudah cukup optimal. Hal tersebut dilihat dari konten yang terdapat dalam website yang menyampaikan tentang manfaat, fungsi dan kegunaan dokumen kependudukan, tata cara dan prosedur pembuatan dokumen kependudukan juga ditampilkan. Dengan adanya komunikasi humas online melalui media website maka masyarakat akan lebih tahu mengenai administrasi kependudukan dan akhirnya bersedia mensukseskan program tersebut.
Pelaksanaan komunikasi administrasi kependudukan oleh humas online menggunakan media website sebagai saluran atau sarana untuk meneruskan pesan kepada masyarakat sebagai komunikan yang jauh tempatnya dan banyak
37
jumlahnya. Komunikasi bermedia website ini digunakan untuk komunikasi yangbersifat informatif.
Untuk anggaran dalam pelaksanaan komunikasi administrasi kependudukan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Dana yang didistribusikan disesuaikan dengan kegiatan baik untuk pembangunan media, operasionalisasi maupun pemeliharaan.
Dari hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti, sumber daya yang menjadi penunjang belum sepenuhnya terpenuhi dengan baik seperti kekurangan sumberdaya manusia pengelola website. Adapun tugas staf yang hanya empat dalam humas online yaitu kasi dan tiga staf harus menjalankan beberapa tugas, sebagai berikut:
a. Perencanaan yang dilakukan dengan mengumpulkan informasi kependudukan dari setiap kegiatan-kegiatan, sebuah kebijakan baru maupun informasi-informasi harian.
b. Pembuatan konten dari informasi yang telah dikumpulkan oleh petugas harus disesuaikan dengan media yang akan digunakan.
c. Petugas membedakan antara pembuatan pesan yang inforrmatif dan pesan yang persuasif.
d. Menyebarluaskan informasi publik pada media website. e. Melakukan evaluasi.
Dengan jumlah petugas yang hanya empat orang ternyata menjadi salah satu hambatan. Hambatan tersebut berupa seringnya petugas merasa keteteran dalam melaksanakan tugasnya, karena dalam menyebarluaskan petugas harus mengelola informasi dari mulai perencanaan, pembuatan konten, hingga penyebarluasan informasi publik pada media yang digunakan. Selain itu masih terdapat beberapa fasilitas penunjang yang belum terpenuhi yang menghambat penyebaran informasi.
Untuk humas online, sumber daya manusia atau petugas harus memiliki keahlian dalam menguasai dan mengelola media terlebih lagi pada media baru berupa website. Saat ini dari keempat humas online tidak ada satupun yang memiliki dasar pendidikan informatika padahal petugas harus mengoperasikan website pemerintahan Kabupaten Garut yang berkaitan dengan pelayanan informasi, mengingat pada masa
38
sekarang badan publik memang sangat mengandalkan website dalam upaya memenuhi kebutuhan informasi publik.Hal tersebut menjadi salah satu harapan yang ingin dicapai oleh Disdukcapil agar sesegera mungkin sumber daya manusia dan fasilitas penunjang dapat segera terpenuhi, tujuannya agar kinerja dari petugas juga dapat meningkat lebih maksimal lagi sehingga petugas dapat lebih memuaskan pemenuhan kebutuhan informasi publik.
Analisis Evaluasi Program Humas Online Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut
Evaluasi yang dilakukan humas online Disdukcapil terhadap informasi kependudukan dan pencatatan sipil yang telah disampaikan kepada masyarakat dilakukan dengan dua indikator yang digunakan yaitu dengan cara:
1. Penilaian tiap bulan, banyaknya masyarakat wajib administrasi kependudukan berupa KTP-el yang mendaftarkan diri dengan melakukan perekaman data penduduk. Penilaian tiap bulan dilakukan dengan memeriksa data masyarakat yang melakukan perekaman di tiap kecamatan di Kabupaten Garut.
2. Tingkat pemahaman masyarakat terhadap program administrasi kependudukan. Penilaian tingkat pemahaman masyarakat dilakukan dengan melihat jumlah masyarakat yang datang langsung ke Disdukcapil tanpa menggunakan calo
Adapun evaluasi yang dilakukan humas online Disdukcapil untuk mengetahui respon masyarakat terhadap informasi kependudukan yang telah disampaikan.
a) Jumlah perekaman data penduduk
Sejak disosialisasikan KTP-el di Kabupaten Garut hingga sekarang yang sudah melakukan perekaman data sebanyak 96,47% atau 171.160 jiwa dari kuota yang dibeikan pusat sebesar 173.819 jiwa (Sumber Disdukcapil, 2019). Dari pernyataan di atas dan dari hasil informasi yang didapat peneliti menyebutkan bahwa hal tersebut tidak lepas dari kesadaran masyarakat terhadap suksesnya program administrasi kependudukan.
b) Tingkat pemahaman masyarakat terhadap program administrasi kependudukan.
39
Tingkat pemahaman masyarakat terhadap program ini diukur dengankesadaran masyarakat melakukan perekaman data di setiap kecamatan masing-masing. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Garut menyelenggarakan kegiatan sosialisasi melalui media online dengan sasaran seluruh masyarakat.
Sebagai komunikator humas online Disdukcapil dinilai dapat meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kepemilikan dokumen administrasi kependudukan, karena dengan adanya website Disdukcapil telah mampu menggiring dan memotivasi masyarakat untuk mensukseskan program administrasi kependudukan yang digulirkan pemerintah pusat. Hal tersebut sejalan dengan pendapat Efendi (2006:126) yang mengemukakan “Seorang komunikator memiliki peranan yang sangat penting untuk memperlancar terjadinya proses komunikasi”.
Strategi humas online pada dasarnya dibutuhkan untuk mencapai komunikasi yang efektif, sehingga efek yang terjadi adalah perubahan pada masyarakat sebagai penerima dari pesan yang diterimanya melalui media online. Apabila perubahan tersebut sesuai dengan keinginan komunikator, maka komunikasi yang telah dijalankan berjalan secara efektif. Dengan melihat terjadinya peningkatan jumlah masyarakat yang melakukan perekaman KTP-el maka dapat disimpulkan bahwa humas online cukup berhasil dalam memberikan informasi kepada masyarakat sehingga masyarakat mengerti dan memahami adanya program tersebut sehingga masyarakat menyadari pentingnya program administrasi kependudukan.
SIMPULAN
Berdasarkan sajian dan analisis data, maka kesimpulan penelitian ini adalah perencanaan program yang dilakukan humas online dalam mensosialisasikan administrasi kependudukan sudah meliputi semua tahapan dalam perencanaan yang meliputi analisis situasi, penetapan tujuan, penentuan khalayak, pemilihan media dan penentuan anggaran. Dalam pelaksanaan komunikasi, proses sosialisasi program administrasi kependudukan dilaksanakan secara sistematis mulai dari penentuan komunikator, merencanakan pesan yang akan disampaikan sampai dengan pengaturan tampilan dalam media. Selanjutnya dari hasil evaluasi program didapatkan respon masyarakat cukup baik terlihat dari terjadinya peningkatan jumlah masyarakat yang
40
melakukan perekaman KTP-el di tiap kecamatan, sampai akhir Desember 2019 tercatat 2.857 orang masyarakat yang sudah melakukan perekaman data KTP-el.Di lapangan ditemukan hambatan baik dalam proses perencanaan program maupun pelaksanaan komunikasi yaitu kurangnya sumberdaya baik sumberdaya manusia juga sarana prasarana diantaranya belum adanya ruang husus, kurangnya software dan hardware penunjang, penataan design yang kurang menarik, tidak ada video dan tidak ada komunikasi melalui website disdukcapil.
DAFTAR PUSTAKA
Amanda (2012): “Penggunaan Website Internal dan Kepuasan Informasi Bagi Karyawan Kantor Walikota Jakarta Barat” Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Esa Unggul Jakarta
Amrullah, MudzhiraNur. (2012). Strategi Public Relations. Makassar: Alauddin University Press.
Aprinta, Gita E.B. (2014). Strategi Cyber Public Relations dalam Pembentukan Citra Institusi Pendidikan Tinggi Swasta, Jurnal The Messenger, (VI) (1), Edisi Januari 2014. Ardianto, Elvinaro. (2010). Public Relations Praktis. Bandung: Widya Padjadjaran.
Arikunto, Suharsimi. (2003). Perencanaan Strategis Bagi Organisasi Sosial. Jakarta: Rineka Cipta.
Cangara Hafied. (2008). Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Raja grafindo. Persada.
Collin, Thomas Coulson. (2002). PR: Pedoman Praktis Untuk PR. Jakarta: Bumi Aksara. Danandjaja. (2011). Peranan Humas Dalam Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu Djamaludin. (2014). Perencanaan Strategis. Jakarta: Bumi Aksara.
Efendy, Onong Uchjana. (2006). Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Firsan, Nova. (2007). Crisis Public Relatons Bagaimana PR Menangani Krisis Perusahaan. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Hidayat, Dasrun. (2014). Media Public Relations; Pendekatan Studi Kasus Cyber Public
Relations Sebagai Metode Kerja PR Digital. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Husein, Umar. (2009). Metode Riset komunikasi Organisasi. Jakarta: Gramedia. Jefkins, Frank. (2003). Public Relations. Jakarta: Erlangga.
Kriyantono, Rachmat. (2008). Teknik Praktis Riset Komunikasi: Disertai Contoh Praktis Riset
Media, Public Relations, Advertising, Komunikasi Organisasi, Komunikasi Pemasaran. Jakarta: Kencana.
41
Kusumastuti, Frida. (2002). Dasar- Dasar HUMAS. Jakarta: Ghalia Indonesia.Lestari, Puji Umi Pratiwi, dan Permata Ulfah. (2015). Identifikasi Faktor. Organisasional dalam Pengembangan “E-Governance” pada Organisasi Pengelola Zakat. Jurnal MIMBAR, Vol. 31, No. 1 (Juni, 2015).
Moloeng, Lexy. (2012). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosda Karya. Mulyatiningsih. (2011). Teori Komunikasi Massa. Jakarta: Universitas Terbuka.
Onggo. (2004). Cyber Public Relations. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia.
Parrangan (2017) “Komunikasi Pemerintahan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dalam Memberikan Sosialisasi Pentingnya Dokumen Kependudukan di Kabupaten Nunukan”. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mulawarman. Rafael. (2006). Teknologi Komunikasi dan Informasi: Tinjauan Sistem, Perangkat, Jaringan,
dan Dampak. Makassar: Alauddin University Press.
Ruslan, Rusady. (2008). Kiat dan Strategi Kampanye Publik Relations. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Soemirat. (2000). Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya. Sjamsulbachri. (2004). Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Citra Aditya Bakti.
Sugiyono. (2010). Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, kualitatif, dan
R&D. Bandung: Alfabeta.
Sumadi, Suryabrata. (2007). Metode Penelitian. Yokyakarta: Raja Grafindo Persada.
Wiratmo, Noor Irfan, dan Kuwatono (2017): Website Pemerintah Daerah Sebagai Sarana
Online Public Relations. Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi Semarang
Yuhefizal. (2009). Cara mudah membangun website interaktif menggunakan content
