commit to user
SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya A.Md. Program Studi Perpustakaan
Oleh : DESTI NUR AINI
D1811027
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
BASED ONLINE INFORMATION SYSTEMS OF UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
FINAL PROJECT REPORT
Submitted as a Partial Requirement in Obtaining Degree in the Library Diploma Program, Faculty of Social Science and Political Science,
Sebelas Maret University
By :
DESTI NUR AINI D1811027
LIBRARY DIPLOMA PROGRAM
FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE SEBELAS MARET UNIVERSITY
SURAKARTA 2014
commit to user
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN ORSINILITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Desti Nur Aini
NIM : D1811027
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir :
JUDUL : Sistem Informasi Berbasis Online Di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
PEMBIMBING : Drs. Ali, M.Si. TANGGAL DIUJI : 3 Juni 2014
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan yang saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 11 Juni 2014
Desti Nur Aini NIM. D18110027
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
NAMA : Desti Nur Aini NIM : D1811027 Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA
Beserta instrument/desain/perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalih mediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Autor) dan Pembimbing sebagai co Autor atau pencipta dan juga sebagai pemilik hak cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : 11 Juni 2014 Yang membuat pernyataan,
Desti Nur Aini NIM. D1811027
commit to user
commit to user
vi
MOTTO
“Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan shalat sebagai penolongmu. Sesungguhnya Allah beserta orang-orang yang sabar.”
-QS. Al-Baqarah : 153-
Setiap orang punya jatah gagal, habiskan jatah gagalmu saat muda.
-Dahlan Iskan-
Kita boleh saja bermimpi sesuka hati, tapi jangan karena mimpi itu belum tercapai lantas kamu putus asa.
-Khrisna
Pabichara-Engkau tidak menjadi benar hanya dengan menyalahkan. Tidak menjadi pintar hanya dengan membodoh-bodohkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)-
Kita tidak perlu belajar menjelaskan untuk berbicara, tetapi juga perlu belajar diam untuk mendengarkan.
-KH. A. Mustofa Bisri (Gus Mus)-
Selalu bersyukur dan jadi diri sendiri
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Alhamdulillaah Tugas Akhir terselesaikan...
Special thank’s to :
۞Bapak dan Ibu ۞ Kakak-kakakku Tersayang
۞ My nephew Zidane ۞ Sahabat-sahabatku ۞ D3 Perpustakaan 2011
۞ Almamater
commit to user
viii
ABSTRAK
Perpustakaan sebagai penyedia informasi mempunyai fungsi utama dalam pelayanan yang optimal. Untuk mengoptimalkan kinerja perpustakaan diperlukan sistem sebagai penunjang perkembangan teknologi informasi, salah satunya adalah menggunakan SIPUS. Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah: 1) Untuk mengetahui sistem informasi yang digunakan di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan database koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem informasi SIPUS di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 3) Untuk mengetahui cara menelusur informasi koleksi bahan pustaka secara online di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 4) Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan sistem informasi di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Dalam pengumpulan data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka. Dalam penulisan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) SIPUS mengalami empat kali perkembangan. 2) Penerapan SIPUS dibagian pengolahan koleksi, pengolahan data repository, sirkulasi dan keanggotaan. 3) Hambatan yang dihadapi dalam aplikasi SIPUS. 4) Solusi dalam menghadapi hambatan aplikasi SIPUS yaitu dengan mengembangkan fitur-fitur yang belum terpenuhi. Adapun saran yang penulis sampaikan untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi perkembangan UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Mengembangkan aplikasi SIPUS versi 4 agar dapat terintegrasi secara menyeluruh disemua fakultas. 2) Melakukan tinjauan kembali terhadap fitur-fitur yang belum terpenuhi secara keseluruhan serta mengembangkannya.
commit to user
ix
ABSTRACT
Library as an information provider has the primary function of optimal service. To optimize the system performance of library is required to support the development of information technology, one of which is the use SIPUS. The purpose of this thesis are: 1) To determine the information systems used in the Library of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2) To determine how the database processing library collections using information systems in the SIPUS UPU Perpustakaan Universitas gadjah Mada. 3) To learn how to search the library collections of information online at UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 4) To know the obstacles encountered in the management of information systems in the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. In the collection of data and information, the author uses several methods including; methods of observation, interviews, documentation, and literature. In this thesis it can be concluded that: 1) SIPUS had four developments. 2) Application of section SIPUS collection processing, data processing repository, circulation and membership. 3) Obstacles encountered in application SIPUS. 4) The solution in the face of obstacles SIPUS application is to develop features that have not been met. As for the suggestion that authors submit to be considered for the development of the UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada, including: 1) Develop an application SIPUS version 4 to be fully integrated in all faculties. 2) Perform a review of the features that have not been met as a whole and develop.
commit to user
x
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang, yang telah memberi ilmu, inspirasi, dan kemudahan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI BERBASIS ONLINE DI UPU PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA” dengan baik dan tepat pada waktunya. Sholawat serta salam selalu kita sanjungkan kepada Nabi Muhammad SAW yang kita nantikan syafa’atnya kelak.
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian dari persyaratan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya pada Program Studi Perpustakaan, Jurusan DIII Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari bantuan, bimbingan serta pengarahan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Allah SWT, yang selalu memberikan Rahman, Rahim serta Ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
2. Prof. Drs. H. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Haryanto, M.Lib. selaku ketua jurusan Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Imu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberi ijin kepada penulis dalam melakukan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP).
4. Drs. Ali selaku dosen pembimbing yang selalu sabar dalam memberikan bimbingan serta motivasi dalam penyusunan tugas akhir ini.
5. Kepala Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan dan ilmu kepada penulis dalam melakukan Kuliah Kerja Pusdokinfo ini.
6. Bapak Drs. Hindar P, M.Si. selaku pembimbing Kuliah Kerja Pusdokinfo di UPU Perpustakaan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada yang telah membimbing penulis selama Kuliah kerja Pusdokinfo ini.
commit to user
xi
8. Bapak dan Ibuku tercinta, terimakasih untuk segala dukungan yang tiada bandingannya baik dari segi finansial maupun non finansial. You are the best. 9. Terimakasih banyak teruntuk Minus (-) Family; Mami Yeni, Bunda Putri,
Amoy, Jeki, dan Ratna. You are the really friends.
10. Mba Novi, Mba Anti, Mba Desi, Kak Dea, Devi serta teman-teman satu kost “Indah” yang selalu berbagi suka dan duka selama tiga tahun ini.
11. Terimakasih untuk Mas D.P.D atas segala kesabaran dan kebijaksanaanmu. Be your self terus pokoknya.
12. Terimakasih Nanda Sasmita Nata Kusuma untuk seluruh waktu dan support yang diberikan. Thanks my brother boo.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan penulis. Akan tetapi penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.
Surakarta, 11 Mei 2014
commit to user
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL... i
PERSETUJUAN... ii
SURAT PERNYATAAN ORISINILITAS KARYA ILMIAH... iii
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... iv
PENGESAHAN... v
MOTTO... vi
PERSEMBAHAN... vii
ABSTRAK... viii
KATA PENGANTAR... x
DAFTAR ISI... xii
DAFTAR TABEL... xv
DAFTAR BAGAN... xvi
DAFTAR GAMBAR... xvii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1
B. Rumusan Masalah... 3
C. Tujuan Penulisan... 3
D. Metode Pengumpulan Data... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Informasi dan Database... 7
commit to user
xiii
C. Pengertian Perpustakaan Digital... 10
D. Teknologi Informasi... 11
E. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) Berbasis Web... 14
F. Menu-menu Utama SIPUS... 16
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UGM A. Sejarah... 20
B. Visi dan Misi... 24
C. Struktur Organisasi... 25
D. Sumber Daya Manusia... 30
E. Tugas Pokok Perpustakaan... 34
F. Koleksi Perpustakaan... 36 G. Fasilitas Perpustakaan... 45 H. Tata Tertib... 52 I. Macam Layanan... 53 J. Anggaran Perpustakaan... 57 K. Kerjasama... 58 BAB IV PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPUS) berbasis web di UPU Universitas Gadjah Mada... 62
B. Penerapan Aplikasi SIPUS... 63
commit to user xiv BAB V PENUTUP A. Kesimpulan... 93 B. Saran... 95 DAFTAR PUSTAKA... 96 LAMPIRAN... 98
commit to user
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Data pustakawan Perpustakaan UGM Tahun 2013... 31
Tabel 2 Data Nama Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013... 31
Tabel 3 Data Pegawai Perpustakaan UGM Tahun 2013... 34
Tabel 4 Data Koleksi Perpustakaan UGM Tahun 2013... 36
Tabel 5 Nomor Klasifikasi dan Disiplin Ilmu... 37
Tabel 6 Daftar Database/Jurnal Online yang Dilanggan/Dibeli Perpustakaan UGM Tahun 2013... 43
Tabel 7 Daftar Anggaran Kegiatan Perpustakaan... 57
Tabel 8 Mahasiswa Magang Di Perpustakaan UGM Tahun 2013... 59
commit to user
xvi
DAFTAR BAGAN
Bagan 1 Struktur Organisasi Perpustakaan... 26 Bagan 2 Struktur Organisasi Internal... 30
commit to user
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Halaman Login Bagian Pengolahan... 64
Gambar 2 Tampilan Menu Utama SIPUS Bagian Pengolahan... 64
Gambar 3 Form Koleksi Tambah Buku... 65
Gambar 4 Hasil Tampilan Tambah Buku... 66
Gambar 5 Form Koleksi ubah Data... 67
Gambar 6 Form Koleksi Tambah Eksemplar... 68
Gambar 7 Form Mengubah dan Menghapus Daftar Eksemplar Buku 68 Gambar 8 Form Hasil Pengolahan Buku... 69
Gambar 9 Login Pengolahan Repository... 70
Gambar 10 Hasil Tampilan Login... 70
Gambar 11 Masuk Menu Penerimaan... 71
Gambar 12 Form Penerimaan Karya Ilmiah... 71
Gambar 13 Menu Digitasi... 72
Gambar 14 Form Tambah Data... 73
Gambar 15 Softcopy Karya Ilmiah... 74
Gambar 16 Form Pengisian Data... 74
Gambar 17 List Data... 75
Gambar 18 Proses Upload File Full Text... 75
Gambar 19 Output Diinternet... 76
Gambar 20 Login Petugas... 77
Gambar 21 Menu Keanggotaan... 77
commit to user
xviii
Gambar 23 Tampilan Pada SIPUS... 79
Gambar 24 Form Isian Data... 80
Gambar 25 Tampilan Pada Katalog Integrasi... 80
Gambar 26 Tampilan Hasil Penelusuran Buku... 81
Gambar 27 Tampilan Detail Buku Dalam Katalog... 82
Gambar 28 Kolom Nomor Anggota... 83
Gambar 29 Form Peminjaman Mandiri... 83
Gambar 30 Hasil Scan Buku yang Dipinjam... 84
Gambar 31 Posisi Awal... 85
Gambar 32 Tampilan Pengembalian Buku... 85
Gambar 33 Pengecekan Denda... 86
Gambar 34 Form Perpanjangan Koleksi... 87
Gambar 35 Pengecekan Denda... 88
