BAB III
PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah
PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak dibidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. PT Gramedia Asri Media merupakan salah satu toko cabang dari PT Gramedia sendiri. Nama toko dikenal sebagai toko buku Gramedia.
Kantor pusatnya telah didirikan sejak tanggal 2 Februari 1970 oleh P.K Ojong. Auw Jong Peng Koen atau Petrus Kanisius Ojong lahir tanggal 25 Juli 1920 di Bukit Tinggi, Sumatera Barat dari keluarga pendatang dari Quemoy Cina daratan. Lulus SD dan Mulo (setaraf SMA) di Payakumbuh dan Padang, sebelum merantau ke Jakarta menempuh pendidikan Sekolah Guru Atas Negeri di Jatinegara, dan lulus tahun 1951 dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia. Saat itu kantor pusat PT
Gramedia hanya berukuran 25 yang terletak di jalan Gajah Mada 106
Jakarta Barat. Sampai dengan akhir tahun 2004 telah tumbuh dan berkembang menjadi lebih dari 58 toko buku yang tersebar di lebih dari 24 kota dan 16 propinsi di Indonesia (Gramedia, 2013).
Produk utama yang dijual di toko buku Gramedia adalah buku dan
stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan
serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa
melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam
perkembangannya, toko buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan
dan perlengkapan kantor, produk multimedia, fancy, CD, alat
musik/sport dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang
dijual, toko ini termasuk dalam jenis “general bookstore” yang melayani
berbagai kebutuhan pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen)
mulai dari SD sampai perguruan tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi pengadaan, terdapat produk milik toko sendiri dan produk
konsinyasi yang dikelola dengan sistem counter. Dalam sistem counter,
pemasok berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan toko menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, toko mendapat fungsi dari hasil usaha yang diperoleh (Anggraeni, 2009).
Toko buku ini merupakan cabang ke 53 dari jaringan toko buku yang dikelola oleh PT Gramedia. PT Gramedia Asri Media didirikan diatas
tanah seluas 4000 . Tanah ini dimiliki oleh PT Gramedia Asri Media
yang sudah tua masih terlihat kokoh. Saat itu tanah baru ditempati sebagai kantor Harian Kompas dan Bernas. Dari seluruh tanah, tidak semua digunakan sebagai kantor namun salah satu bangunan lama sengaja tidak dirubah dan dilestarikan sesuai struktur aslinya. Bangunan tersebut adalah Balai Soejatmoko. Dinamakan Balai Soejatmoko karena PT Gramedia ingin mengenang dan mengabadikan nama Dr Soejatmoko yang merupakan pemilik bangunan semula. Balai Soejatmoko biasa digunakan untuk kegiatan kesenian terutama pameran kesenian. Selain itu Balai Soejatmoko sering juga digunakan untuk pameran pendidikan, diskusi kebudayaan dan bedah buku. Keberadaan Balai Soejatmoko diharapkan mampu membantu berkembangnya seni budaya Indonesia khususnya di Surakarta. Bangunan toko buku Gramedia sendiri adalah bangunan yang berada di gedung fungsi belakang yang telah direnovasi total. TB Gramedia Asri Media resmi dibuka untuk umum pada tanggal 31 Oktober 2003 sekaligus pembukaan Balai Soejatmoko. Pembukaan ini ditandai dengan acara ruwatan dengan diadakannya pagelaran wayang kulit semalam suntuk dan orasi kebudayaan. Saat itu pembukaan diresmikan oleh walikota Surakarta Bapak Slamet Suryatno dan Presiden Direktur KKG Jakob Oetama serta dihadiri oleh pejabat di lingkungan Surakarta (Gramedia, 2013).
2. Usaha dan Kegiatan
PT Gramedia Asri Media adalah toko buku yang merupakan anak cabang dari PT Gramedia yang berkedudukan di Jakarta Barat. PT Gramedia Asri Media melakukan kegiatan penjualan buku-buku dan
perlengkapan sekolah. Buku-buku yang dijual didatangkan dari supplier
yang sudah lama bekerjasama dalam sistem konsinyasi. PT Gramedia Asri Media berperan sebagai konsinyi. Konsinyi adalah pihak yang menerima barang sedangkan konsinyor adalah pihak yang menitipkan barang. Konsinyor tersebut antara lain sebagai berikut (Gramedia, 2013).
a. PT Niaga Swadaya
b. Bhuana Ilmu Populer
c. Pen. Erlangga
d. PT Kawah Media Pustaka
e. Ar-Ruzz Media / Cvar-Ruzz Book Gallery
f. PT Mizan Media Utama
g. PT-Jkt Trans Media Pustaka
h. Diva Press Group
i. PT Buku Seru
j. CV PT Intan Pariwara Solusi Distribusi Buku
k. PT Agromedia Pustaka
l. Tiga Serangkai Intl. (Jakpus)
n. PT Buku Kita
o. PT Serambi Ilmu Semesta
p. Yrama Widya
q. Andi Offset
r. Pustaka Baru
s. Endang.
t. The Habibie Center / THC Mandiri
u. Pustaka Pelajar
v. PT Mulipurna Jayaterbit
w. Lutfi Agency (Lutfi Book)
x. Kadir Agency
y. Zikrul Halim
z. Pustaka Setia
3. Visi dan Misi PT Gramedia Asri Media
Berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan ritel terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis ritel lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif, dan perilaku bisnis yang bersih (Gramedia, 2013).
4. Operasional Toko Buku Gramedia
Sebagai retailer, toko buku Gramedia menerima buku-buku dari para
supplier. Buku-buku tersebut diterima toko buku Gramedia dengan status
konsinyasi atau dapat pula berstatus kredit. Status konsinyasi atau titip jual berarti buku dititipkan ditoko buku Gramedia untuk dijual dan bila
tidak terjual dapat dikembalikan (return) kepada supplier. Melalui sistem
konsinyasi toko buku Gramedia mendapatkan rabat dari supplier. Sebagai
dasar pembayaran atas buku-buku berstatus konsinyasi, toko buku Gramedia membuat laporan penjualan sebulan sekali. Bila statusnya kredit, buku-buku yang dipesan oleh toko buku Gramedia akan dibayar baik untuk buku yang terjual maupun yang tidak terjual. Pembayaranya dilakukan setelah 2 bulan dari penerimaan buku. Buku-buku dengan status kredit dapat pula diperlakukan dengan system returnable artinya
meskipun statusnya kredit tetapi tetap dapat dilakukan return atau
dikembalikan ke supplier. Buku yang dikirim oleh supplier diterima oleh
fungsi gudang toko buku. Penerimaan di gudang dilakukan dengan mencocokkan faktur (daftar kiriman buku) dengan fisik bukunya. Dari
fungsi gudang, proses penerimaan dilanjutkan ke fungsi computer dengan
melakukan input data buku kemudian dicetakkan label harga. Label harga
yang telah dicetak ditempel pada fungsi belakang buku sebagai identitas buku. Selanjutnya buku yang telah diberi label harga kemudian disimpan
buku. Setelah disimpan pada rak maka konsumen dapat membeli buku dan melakukan pembayaran pada kasir yang telah tersedia di toko.
Petugas kasir kemudian melakukan scan terhadap buku yang akan dibeli,
setelah proses pembayaran maka konsumen dapat membawa pulang langsung buku yang telah dibayar (Anggraeni, 2009).
5. Struktur Organisasi PT Gramedia Asri Media
Struktur organisasi merupakan suatu rangka kerjasama dari berbagai fungsi menurut pola yang menghendaki adanya pelaksanaan yang tertib dan penyusunan yang logis. Jadi dalam suatu struktur organisasi terdapat rangka yang menunjukan segenap tugas pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang tanggung jawab tiap anggota organisasi (Alma, 2010).
Untuk menghindari adanya perangkapan tugas serta tanggung jawab diantara fungsi, maka dibentuklah stuktur organisasi. Struktur organisasi PT Gramedia Asri Media dilihat pada gambar 1.1 (Gramedia, 2012).
6. Deskripsi Jabatan
Adapun pembagian wewenang, tugas, dan tanggung jawab pada PT Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut.
a. Store Manager (Kepala Toko)
1) Memastikan quality management system diterapkan secara konsisten oleh seluruh karyawan di bagian/unit usahanya.
2) Memberikan dukungan dalam penyediaan sumber daya yang
dibutuhkan dalam quality management system.
3) Menjabarkan sasaran organisasi dalam sasaran fungsi/unit usaha
serta merumuskan perencanaan strategi.
4) Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan secara efektif serta
berupaya daya agar sasaran mutu dapat tercapai.
5) Memimpin kaji ulang manajemen.
b. Sales Superintentent (Supervisi Penjualan)
Tugas dan tanggung jawab Sales Superintentent (Gramedia, 2008).
1. Mengendalikan operasional penjualan toko buku:
a) Menyusun jadwal tugas seksi penjualan.
b) Memastikan pelayanan pelanggan sesuai dengan standar
kualitas pelayanan.
c) Menangani keluhan pelanggan.
d) Memastikan penerimaan buku/non buku sesuai standar.
e) Menjaga aset perusahaan.
2. Menyeleksi dan mengotorisasi setiap usulan pesanan dan retur
produk buku/non buku dari pramuniaga.
3. Menjalankan program kerja penjualan.
5. Memotivasi dan membina karyawan bawahannya.
6. Menilai prestasi karyawan seksi penjualan.
7. Mengamati pasar dan pesaing di luar serta mengkaji ulang strategi.
8. Bertanggung jawab terhadap modal toko pada saat kasir besar
tidak ada ditempat (misal : pada malam hari/hari libur)
Wewenang Sales Superintentent (Gramedia, 2008).
1. Mengotorisasi pemberian diskon kepada pelanggan.
2. Mengotorisasi refund.
3. Mengotorisasi cuti/lembur karyawan bawahannya.
4. Mengusulkan hal-hal yang terkait dengan pengembangan
karyawan bawahannya.
c. General Service Superintendent (Kepala Urusan Rumah Tangga)
Tugas dan tanggung jawab General Service Superintendent
(Anggraeni, 2009) adalah sebagai berikut.
1) Menangani hal-hal yang berkaitan dengan tenaga kerja.
2) Memastikan setiap kegiatan perusahaan berjalan sesuai kebijakan
perusahaan.
c. Warehouse Support (Gudang)
Tugas dan tanggung jawab Warehouse Support adalah sebagai berikut
(Gramedia, 2010).
1) Menerima dan mencocokan dokumen dengan fisik barang yang
2) Memeriksa kualitas fisik barang.
3) Memberi stempel dan menandatangani dokumen yang diterima
setelah cocok.
4) Melakukan pencatatan atas barang yang diterima.
d. Store Associate
Tugas dan tanggung jawab Store Associate adalah sebagai berikut
(Gramedia, 2010).
1) Menghitung jumlah buku yang diterima.
2) Melakukan Display buku di area toko.
3) Melakukan penginputan nomor rak penataan (Display) buku.
e. Cashier (Kasa)
Tugas dan tanggung jawab Cashier adalah sebagai berikut (Gramedia,
2008).
1) Mempertanggungjawabkan modal kasir yang diterima dari kasir
besar.
2) Melayani/menerima pembayaran dari pelanggan sesuai standar
layanan.
3) Mempertanggungjawabkan kebenaran uang hasil omzet dengan
hasil laporan cash register.
4) Membersihkan, merapikan tempat tugas dan menyiapkan
Wewenang dari Cashier adalah sebagai berikut(Gramedia, 2008).
1) Menerima uang hasil transaksi penjualan.
2) Menolak pembayaran yang tidak sah.
3) Menarik credit card yang masuk dalam blacklist dari card center.
f. Cashier Chief (Kasir Besar)
Tugas dan tanggung jawab Cashier Chief adalah sebagai berikut
(Gramedia, 2010).
1) Bertanggung jawab atas penyiapan modal kasir, penerimaan dan
penyetoran dana ke bank, termasuk pengelolaan bank -in (out).
2) Mengelola kas kecil.
3) Menyiapkan dana untuk segala keperluan karyawan yang tidak
dibayarkan pusat.
g. Store Administration Assistant
Tugas dan tanggung jawab Store Administration Assistant adalah
sebagai berikut (Anggraeni, 2009).
1) Memeriksa faktur, menangani administrasi tagihan pemasok,
melaporkan dan menyerahkan berkas tagihan yang sudah diproses
ke supervisor administrasi.
2) Menerima, memeriksa, mencocokkan tagihan counter dengan
omzet atau program counter serta memproses tagihan counter dan
menyerahkan tagihan yang sudah diproses ke supervisor
3) Menyerahkan berkas tagihan ke widianiaga counter.
4) Meng-input dan mengirim data pembayaran counter ke tata usaha
pusat (via Email).
5) Memproses administrasi pajak dan kas kecil bulanan.
h. EDP Support
Tugas dan wewenang EDP Support adalah sebagai berikut(Gramedia,
2010).
1) Melakukan penginputan jumlah barang yang diterima berdasarkan
dokumen yang diterima.
2) Mencetak hasil penginputan yang telah dilakukannya.
3) Mencetak label buku.
i. Security Team Leader (Pengkoordinasi Fungsi Keamanan)
Tugas dan wewenang Security Team Leader adalah mengkoordinir
setiap petugas keamanan dan memastikan semua menjalankan tugasnya dengan baik.
j. Security Team (Keamanan)
Tugas dan tanggungjawab Security Team adalah sebagai berikut
(Gramedia, 2008).
1) Mengamankan dan menjaga asset, tata tertib serta peraturan
perusahaan:
a) mengontrol lingkungan toko,
c) mengawasi pemakaian kartu pengenal karyawan,
d) menjaga ketertiban,
e) mencegah bahaya kebakaran dan
f) melindungi keselamatan karyawan terhadap ancaman selama
bertugas.
2) Menyelidiki, memproses dan menyelesaikan kasus, pencurian,
pelanggaran tata tertib, dan lain-lain.
3) Menciptakan suasana aman, nyaman bagi pengunjung maupun
karyawan.
4) Membuat laporan harian tentang situasi yang terjadi selama
operasional toko.
5) Mendampingi supervisor penjualan / rumah tangga membuka dan
menutup pintu utama toko.
6) Menyalakan dan mematikan penerangan toko, AC dan UPS.
7) Menyerahkan kartu tamu kepada supplier/tamu.
8) Menyerahkan tersangka kasus pencurian kepada pihak berwajib.
9) Memeriksa barang yang dibawa keluar/masuk toko.
Wewenang dari Security Team adalah sebagai berikut (Gramedia,
2008).
1) Memeriksa karyawan pada saat pulang.
3) Menegur pengunjung yang dianggap merugikan perusahaan (makan/minum, foto, memakai jaket, dll).
4) Menangkap dan memeriksa pengunjung yang diduga mencuri.
G A M B A R 2 .1 S tr u k tu r O rg a n is a si P T G r am ed ia A sr i M e d ia S ur a k a r ta EK O B IM O S U TO PO 00 10 30 P. S am id i 002 428 St or e As so ci at e ED P Su pp or t Ca sh ie r St or e A dm . As si n ta nt Ca sh ie r Ch ie f W ah on o 001 132 V. E lly P. 002 515 Sum ar no 001 732 N ov ia A . 00 628 5 W ar eh ou se Su pp or t H yg C hr is t 001 086 H ar iya di 002 429 Si gi t N . 011 101 AG U ST IN U S M U LA DI 00 35 64 LI N A AP RI LI A NA E 00 86 79 AS TR IT H ER LI AN A 00 88 76 TR IY OG O B U D I A 00 75 24 SA LE S SU PE RI N TE N TE N T ST O RE M A N AG ER C. T RI G U N TO RO G S T ea m Le ad er Se cu ri T ea m Se cu ri Gu ar B ud i A. 00 59 49 Y. S uw an di 00 2425 G S .S uppo rt G EN ER A L SER VIC E SP A
E. Evaluasi Penerapan Sistem Akuntansi Konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta
Sebelum membahas evaluasi penerapan sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta, akan terlibih dahulu disajikan flowhart yang terkait sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta. Flowchart terbagi dalam tujuh gambar antara lain sebagai berikut.
1. Flowchart pemilihan supplier dan pemesanan buku oleh HO MD yang
dapat dilihat pada gambar 3.1.
2. Flowchart penerimaan buku oleh WS yang dapat dilihat pada gambar 3.2
sampai dengan gambar 3.5
3. Flowchart input data oleh EDP Support yang dapat dilihat pada gambar 3.6
4. Flowchart pemberian label oleh labeler yang dapat dilihat pada gambar 3.7.
5. Flowchart penataan buku oleh Store Associate yang dapat dilihat pada
gambar 3.8.
6. Flowchart penyimpanan dokumen oleh administrasi (ADM) yang dapat
dilihat pada gambar 3.9.
7. Flowchart pembayaran konsinyasi oleh kasir besar yang dapat dilihat pada
Tidak
Ya
Gambar 3.1
Flowchart Pemilihan Supplier dan Pemesanan Buku oleh HO MD
DBSH 1 Mulai Mengirim DBSH 1 Keterangan : DBSH : Daftar Buku Serta Hrga HO MD : Head Office Marchandiser TN : Transfer Note PO : Purchase Order N Membuat dan mengirim PO dan TN TN PO 2 Ke supplier DBSH 1
Dikembalikan ke calon supplier 1 Menyeleksi DBSH DBSH 1 Supplier HO MD
Gambar 3.2
Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS Keamanan PO 2 3 DO 1 2 Faktur 1 2 3 Beserta Buku Memberi stempel dan PO 2 3 DO 1 2 Faktur 1 2 3 Beserta Buku 3 Beserta Buku Keterangan: TN : Transfer Note PO : Purchase Order DO : Delivery Note Dari Supplier
Tidak Cocok
Cocok
Gambar 3.3
Lanjutan Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS 2 TN Mencetak TN TN 1 2 N 3 PO 2 3 DO 1 2 Faktur 2 1 2 3 Beserta Buku Mencocokan PO 2 3 DO 1 2 Faktur TN 1 2 1 2 3 4
Menolak penerimaan dan mencoret DO Keterangan:
TN : Transfer Note
PO : Purchase Order
DO : Delivery Note
Gambar 3.4
Lanjutan Flowchart Penerimaan Buku Oleh WS
PO DO Faktur 2 3 1 2 1 2 3 TN 1 2 5 5 5 5 6 6 6 4 Memeriksa buku Brei stempel dan ttd Mencatat di RB RB 1 N Beserta Buku 7 Supplier Supplier Keterangan: TN : Transfer Note PO : Purchase Order DO : Delivery Note RB : Receive Book WS : Warehouse Support
Gambar 3.5
Flowchart Input Data Oleh EDP
5 PO 2 DO 2 Faktur 2 TN 1 N N N N Pencatatan pada ORSIM berdasar DO dan TN Mencetak RO melalui SOA RO 1 Mencetak label Label 1 7 7 Keterangan:
EDP : Entry Data Support
TN : Transfer Note
PO : Purchase Order
DO : Delivery Note
WS : Warehouse Support
Gambar 3.6
Flowchart Pemberian Label Oleh Labeler
7 Labeler RO 1 Label 1 Melabel buku berdasar RO Menandatanagani RO RO 1 8 Beserta Buku Keterangan: RO : Receive Order Beserta Buku
Gambar 3.7
Flowchart Penataan Buku Oleh Store Associate
8 Store Associate RO 1 Menghitung buku berdasar RO MenDisplay buku Menulis nomor rak pada RO
Input no rak buku
di aplikasi ORSIM RO 1 6 Beserta Buku Keterangan : RO : Receive Order
Gambar 3.8
Flowchart Penyimpanan Dokumen OLeh Administrasi (ADM) Administrasi 6 PO 3 Faktur 3 TN 1 RO 1 N Keterangan: TN : Transfer Note PO : Purchase Order RO : Receive Order
Tidak Cocok
Cocok
Gambar 3.9
Flowchart Pembayaran Konsinyasi Oleh Kasir Besar Kasir Mulai Menginput barcode buku Menghitung uang Uang 9 Kasa 9 Uang Mencetak LP dan FP Uang LP 1 2 FP 1 2 N N 10 Konfirmasi pd kasa Keterangan: LP : Laporan Penjualan FP : Faktur Pajak
Gambar 3.10
Lanjutan flowchart Pembayaran Konsinyasi Oleh Kasir Besar
10 Menyerahkan LP, FP dan LP 2 FP 2 Uang ke supplier Keterangan: LP : Laporan Penjualan FP : Faktur Pajak Selesai Kasir Besar
konsinyasi PT Gramedia Asri Media Surakarta, maka berikut akan disajikan evaluasi penerapan sistem akuntansi konsinyasi PT Gramedia Asri Media
dengan membandingkan antara Sistem Operational Procedure yang telah
dibuat perusahaan dengan penerapan yang terjadi, yang dapat dilihat pada tabel III. 1.
T a b el I II .1 P e n er a p an S is te m A k u nt an si K o n si n y as i P T G ra m e d ia A sr i M ed ia S u ra ka rt a NO SO P Pe ne ra pa n Ev al ua si Ke te ra n ga n 1 P E M E S A N A N I T E M a M en e ri m a p en a w ar an d a n m e n y el ek si su pp li er . Su pp lie r d at an g la ng su ng ke P T Gr am ed ia p us at un tu k m em be ri ka n su ra t pe na wa ra n ke pa da H O M D. T e la h s e su ai d en ga n S O P D e n ga n a d an y a p ro se s pe n ye le k si an su p p li er m ak a b u k u y a n g di p e sa n t er ja m in ku a li ta sn y a d a ri s e gi fi si k b u k u m au pu n i si bu k u b P en y e le k si a n su p pl ie r d e n ga n b e be ra p a p e rt im ba n ga n k h u su s. H O M D m el ak uk an pe ny el ek si an d en ga n m em pe rt im ba ng ka n ha rg a, k ua lit as fi si k da n is i b uk u ju ga m em pe rt im ba ng ka n je ni s-je ni s bu ku y an g di bu tu hk an k on su m en . T e la h s e su ai d en ga n S O P d an d il ak u k an la n gs u n g o le h H O M D P e rt im b a n ga n t er se b u t an ta ra l ai n b u k u y a n g di ta w ar k an k ir an y a bu k u y an g m e m a n g di b u tu h ka n k o n su m e n ha rg a n ya t id a k t e rl al u m ah a l da n t id a k t er la lu m u ra h , b u k u t id a k be rm a sa la h d e n g an hu k u m , S A R A a ta u bu k u b aj ak an . P ro se s in i pe n ti n g d an t e la h di la k u k an . M em b u a t d a n m e n g ir im P O u n tu k su pp li er y a n g d ip il ih m e la lu i E m a il . Se te la h m em ut us ka n su pp lie r y an g di pi lih , H O M D m en gi rim ka n PO m el al ui em ai l k ep ad a su pp lie r . T e la h s e su ai d en ga n S O P P e rt im b a n ga n t er se b u t an ta ra l ai n b u k u y a n g di ta w ar k an k ir an y a bu k u y an g m e m a n g di b u tu h ka n k o n su m e n ha rg a n ya t id a k t e rl al u
m ah a l da n t id a k t er la lu m u ra h , bu k u t id a k be rm a sa la h d e n g an hu k u m , S A R A a ta u bu k u b aj ak an . P ro se s in i pe n ti n g d an t e la h di la k u k an . d M em b u a t d a n m e n g ir im T N u n tu k su pp li er y a n g d ip il ih m e la lu i E m a il . Se la in m en gi ri m ka n TN ke pa da to ko b uk u ca ba n g ya ng d ip es an ka n bu ku . J en is bu ku y an g di pe sa n un tu k m as in g-m as in g to ko b uk u be rb ed a. T e la h s e su ai d en ga n S O P . P e n gi ri m an m e la lu i E m ai l s an g at c e p at d an pr ak ti s. e M en g em ba li ka n s u ra t p e na w a ra n d an sa m p le b u k u k ep ad a su p pl ie r y a n g ti d a k d ip il ih . H O M D m en ge m ba lik an su ra t p en aw ar an k ep ad a su pp lie r y an g tid ak di pi lih . T e la h s e su ai d en ga n S O P . D e n ga n k e m b a li n y a su ra t p e n a w a ra n d a n sa m pl e b u k u d ar i su p pl ie r m ak a s e c ar a re sm i p er u sa h aa n m e m b e ri k a n ko n fi rm a si b a h w a pe n aw a ra n d it o la k . 2 P E N E R IM A A N I T E M a P en er im a an i te m /b u k u d il a m p ir i P O as li d u a r a n g ka p , D O d u a ra n g k ap d a n fa k tu r ti g a ra n g k ap . Su pp lie r y an g da ta ng un tu k m en gi ri m ka n bu ku te la h m em ba wa do ku m en -d ok um en te rk ai t p en gi ri m an b uk u se pe rt i P O , D O , d an fa kt ur . T e la h s e su ai S O P . P e n er im a a n b u k u de n ga n d il a m p ir i do k u m en -d o k u m en ak an m em b u a t st at u s pe n gi ri m a n j e la s.
b D ok u m e n -d o k u m en d a ri su p pl ie r d io to ri sa si o le h W ar e h ou se S up p o rt (W S ) d e n g an m e m b er ik a n s te m p el d a n ta nd a ta n ga n s et e la h f is ik b u k u d a n d o k u m e n c o c o k . Bu ku y an g da ta ng di co co ka n de ng an do ku m en -d ok um en o le h wa re ho us e la lu m em be ri ka n ta nd a ta ng an d an s te m pe l. T e la h s e su ai S O P . S a tp a m j u ga i k u t m e m b er ik an o to ri sa si se ba g a i fu n g si y a n g m en er im a bu k u p e rt a m a k a li . D o k u m en -d o k u m en ya n g d it e ri m a da ri su p pl ie r t e la h m en d ap at o to ri sa si d ar fu n gs i ya n g m em an g be rt an g gu n g j a w a b . F u n gs i W S d a n s at pa m te la h m el a k u k a n tu ga sn y a se su a i y a n g d It e m tu ka n . c D O n o m o r sa tu d a n f ak tu r n o m o r sa tu d ik e m b a li k a n p a d a su pp li er . Se te la h m el ak uk an pe nc at at an , W S m en ge m ba lik an D O no m or 1 d an fa kt ur no m or s at u ke pa da su pp lie r . T e la h s e su ai S O P , p ro se s in i d il a ku k an sa at b u k u d a n d o k u m en t el a h c o co k . D o k u m en -d o k u m en i n di g u n a ka n su p pl ie r un tu k m e m p e rh it un g k a n ua n g p e n g e m b a li an bu k u k o n si ny as i d a n te la h d il a k u k a n s es ua i S O P . d D O n o m o r d ua , P O n o m or d u a d a n fa kt u r n o m o r d u a d is er ah k a n o le h W S k e pa d a E D P S u p p o rt . Se da n gk an d ok um en D O no m or d ua , P O n om or du a da n fa kt ur n om or du a di se ra hk an o le h W S ke pa da ED P su pp or t un tu k di la ku ka n pe nc at at an p en er im aa n se ca ra on lin e . T e la h s e su ai S O P , p ro se s in i d il a ku k an sa at b u k u d a n d o k u m en t el a h c o co k . D o k u m en -d o k u m en ya n g te la h d io to ri sa si di se ra h ka n k e p ad a E D P S up p o rt u n tu k di la k u k an p e n c at at a n on li n e se h in g g a ke an d a la n c at at an ti n g gi k ar e na s ec ar a ti d a k la n g su n g t e la h di p er ik sa o le h s at p am da n W S .
e S u p p li e r m en ag ih p e m b a y ar an k o n si ny a si b er d as ar k an d o k u m en y a n g d ib a w a n y a d an l a p o ra n p e n ju a la n d ar i to ko Pa da a kh ir bu la n su pp lie r a ka n da ta ng un tu k m en ga m bi l u an g ko ns in ya si d en ga n m em ba wa b eb er ap a do ku m en d an a ka n di co co ka n de ng an la po ra n pe nju al an ko ns in ya si d an fa kt ur pa ja k da ri to ko . T e la h s e su ai S O P , su pp li er s e n d ir i y an g ak an d at a n g k e to k o . T e rd a p at p ro se s pe n ge ce k a n in te rn m el al u i la p o ra n pe n ju a la n k o n si n y as i da n d o ku m en y an g di b a w a su p pl ie r . f B u k u ya n g ca c at d a n ru sa k d ik e m b a li k a n d e n g an m e n co re t D O d a n T N s e su a i ju m la h b uk u y an g d a pa t d it er im a. Sa at W S m el ak uk an pe m er ik sa an , ji ka te rd ap at b uk u ya ng ru sa k at au c ac at m ak a pe ne rim aa n b uk u di to la k. T e la h s e su ai S O P . D e n ga n a d an y a pe m er ik sa an i n i be rt u ju an a ga r b u k u ya n g d i ju a l m em il ik i ku a li ta s y a n g b ag u s da ri s e g i fi si k d an m en g h in d a ri t er ja d in y pe rg e se ra n p er se d ia a n da n k e sa la h an pe m b ay a ra n ko n si n y a si . g P en ca ta ta n p ad a R ec ei vi n g B o o k s h a ru s m e n u li sk a n t g l, n a m a su p pl ie r , n o m o r P O d an fa k tu r, ju m la h b u k u , ju m la h d is k o n d a n ta n d a ta n g an p et u ga s da n d il a k u k a n p a da h a ri y a n g sa m a de n g an h a ri p e ne ri m a an . W S m el ak uk an pe nc at at an p ad a re ce iv ed o rd er d en ga n m en ul is ka n ta ng ga l pe ne rim aa n, n am a su pp lie r , n om or P O d an fa kt ur , j um la h bu ku , ju m la h di sk on d an m em be ri ka n ta nd a T e la h s e su ai S O P . D e n ga n a d an y a pe n ca ta ta n y an g j e la s da n b en ar m ak a a k an m e m in im a lk an pe rg e sa ra n p er se d ia a n da n k e sa la h an pe m b ay a ra n se rt a pe rt an g gu n g ja w a b an ya n g je la s p et u ga s
ta ng an s er ta m en ul is ka n na m a te ra ng . ya n g m en c at at . h E D P m e n g in p u t q u a nt it y f is ik it e m /b a ra n g s es u ai D el iv er y N ot e / T ra n sf er N ot e / In vo ic e /F a k tu r k e p ro g ra m O R S IM . ED P m en er im a D O , P O da n fa ku r d ar i W S ke m ud ia n m el ak uk an pe nc at at an p ad a ap lik as i O RS IM u nt uk m em be ri ka n la po ra n pa da G ra m ed ia p us at ba hwa b uk u te la h di te ri m a. T e la h s e su ai S O P n a m u n m a si h t e rj ad i h u m a n e rr or s aa t p e nc a ta ta n . A d a ka la n y a p et u g a sa la h m e m a su k a n d at da n k es a la h a n p a d O R S IM ti d a k d ap a di k o re k si se ca ra la n g su n g . P e n gk o re k si an di la k u k an m e la lu su ra t y an g d ik ir im k an ol eh to k o k e p u sa P ro se s in i k u ra n ef ek ti f da n e fi si e n . i M en c et a k R ec ei v ed o rd e r p a da a p li k as i S O A . Se te la h se le sa i m el ak uk an p en ca ta ta n, ED P m en ce ta k la be l m el al ui a pl ik as i S O A. Se tia p la be l u nt uk sa tu je ni s bu ku d ib er i je da pe nc et ak an u nt uk m em ud ah ka n sa at pe ng go lo ng an la be l. T e la h s e su ai S O P . S e ti a p m e nc et ak la b e l u n tu k s at u j u d u l b u k u , E D P S up p or t m e m b ia rk an s at u l ab e l k o so n g . H al i n i b e rt u ju an a g a r m e m p er m ud a h d ap at p e n g g o lo n ga n l ab e l. P ro se s ce ta k l ab e l te la di la k u k an s es u a i S O P P ro se sn y a m e m p e rm u d a h L a b el er da la m m e la k u k an pe la be la n k ar e n a te la h ad a p en g g o lo n ga n la b e l b uk u u n tu k m as in g -m a si n g j u d u l bu k u m el a lu i je d a l ab e ya n g d ib ia rk an k o so n g j L a b el er m e la k u k an l ab e l b u k u s es u ai re ce iv ed o rd er . La be le r m el ak uk an pe la be la n se su ai re ce iv ed o rd er . T e la h s e su ai d en ga n S O P . P ro se s p e la b e la n te la di la k u k an o le h fu n g ya n g
be rt an g gu n g ja w a b . P ro se sn y a m a nu a ka re n a b u k u ya n da ta n g p ad a sa tu h ar ke rj a ti d ak te rl a lu ba n ya k s eh in g ga m a si bi sa d it a n g a n i o le pe tu g as . Ji k a m e m b e m es in m a k a b ia y ya n g d ik e lu a rk an a k an le b ih b e sa r d ib a n d in m an fa a tn y a. k S to re A ss o ci a te m en di sp la y b u k u d i ar e a to k o d an m e n u li sk a n n o m o r ra k p ad a d o k u m e n R ec ei ve d o rd er . St or e As so ci at e m en er im a bu ku -b uk u da ri la be le r k em ud ia n m en di sp la y b uk u pa da ra k-ra k. K em ud ia n m en gi np t n om or ra k pa da m od ul se qu en ci ng . T e la h s e su ai S O P . N a m u n a d ak a la n y a n o m o r ra k y a n g d i in p u t s a la h s eh in g g a ak an m e n g u ra n g i k e p u as an p e la n g g an . K e sa la ha n d a la m pe n g in pu t a n n o m o r ra ak an m en y eb a b k an pe la n g g a n k e su li ta n da la m m en ca ri b u k u. Ji k a t er ja d i da la m ja n g k a w a k tu y an g la m a m ak a a k an s an g a m er u g ik a n P T G ra m e di a. 3 P E M E R IK S A A N I T E M a P el a k sa n aa n p e m e ri k sa an k ua li ta s b u k u d il a k u k a n s e ca ra s a m p li n g o le h p e ne ri m a an d en g an k e te nt u a n. W S m el ak uk an pe m er ik sa an it em de ng an m en co co ka n an ta ra T N y an g d ite rim a da ri pu sa t d en ga n T e la h s e su ai d en ga n S O P . P T G ra m e d ia m e m il ik ke te nt u an s aa t m el ak u ka n pe m er ik sa an b u k u ya n g d at an g
do ku m en -d ok um en y an g di te ri m a da ri su pp lie r se ka lig us m en co co ka n de ng an b uk u. be rd a sa rk a n ju m la h ny a . T id ak se m ua b u k u d ip e ri k sa sa tu p er s a tu k ar e n a ak an m en g ha b is k a n ba n ya k w a kt u , pe m er ik sa an d il a k u k an de n ga n m e n g g u n ak a n be b er ap a sa m p le . 4 P E M B A Y A R A N K O N S IN Y A S I a K as a m e la k u ka n p en ju a la n d a n m en g in p ut d a ta (b a rc o de b u k u ) m el a lu i ak un k a sa p a d a p ro g ra m O R A C L E y a n g a d a d i k o m p u te r k a sa . Ka sa m el ay an i ko ns um en y an g m el ak uk an p em ba ya ra n ke m ud ia n pa da a kh ir ja m k er ja k as a m en gh itn g ju m la h ua n g be rd as ar ka n pe nj ua la n ha ri itu k em ud ia n m en ye ra hk an u an g pa da ka sir b es ar . T e la h s e su ai d en ga n S O P . P ro se s pe n ju a la n b u k u ko n si n y a si d il ak u k an ol eh f u n g si k a sa . K a sa ak an m en g hi tu n g ju m la h u a n g h as il pe n ju a la n l al u a k an di co c o k a n d en g an la p o ra n p en ju a la n ko n si n y a si y an g di ce ta k o le h k a si r be sa r. P e m is ah a n fu n gs i in i m e m u n gk in k a n ad an y pe n ge n da li an e nt e rn da n m e n in gk a tk an ke an d a la n c at at an ak u nt an si y an g d ib u a t. b M en c et a k l a p or a n p e n ju al an d a n fa kt u r p a ja k ( be rd a sa rk a n I D su p p li er ) Ka sir b es ar m en gh itn g ua ng y an g di te rim a da ri T e la h s e su ai S O P . F a k tu r pa ja k y an g di b u a t te la h m em ak a i
m as in g-m a si n g r an g ka p d u a. ka sa la lu m en co co ka n de ng an la po ra n pe nju al an d an fa kt ur pa ja k ya ng d ib ua t o le h ka nt or p us at . J ik a tid ak co co k, k as ir be sa r m el ak uk an k on fir m as i ke pa da k as a. Ji ka o co k m ak a ua n g, la po ra n pe nju al an d an fa kt ur pa ja k di se ra hk an k ep ad a su pp lie r . no m o r u ru t te rc e ta k se h in g g a m e m in im a li sa si te rj ad in ya pe n ya la h g u n aa n do k u m en . N o m o r u ru t te rc et ak i n i t e la h d It e m tu ka n o le h pe m er in ta h .
C.Temuan
1. Kelebihan
Dari pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat ditemukan beberapa kelebihan dari sistem akuntansi konsinyasi yang dijalankan PT Gramedia Asri Media Surakarta.
a. Dokumen yang dikeluarkan telah memakai nomor urut tercetak
misalnya dokumen faktur pajak. Pengotorisasian dokumen telah sesuai
Standart Operational Procedure (SOP) karena melibatkan fungsi yang
berwenang sehingga mempermudah dalam pengawasan. Proses input
data ke dalam komputer mempermudah dalam pertanggungjawaban kepada HO MD sehingga dapat mewujudkan suatu praktik yang sehat.
b. Dokumen-dokumen disimpan oleh satu fungsi saja sehingga
menghindari terbengkalainya dokumen, saat ada pemeriksaan mendadak terhadap dokumen, petugas hanya perlu mengambil dokumen pada rak khusus yang digunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen. Dokumen baru telah berada pada ruangan yang sama dengan fungsi yang menanganinya sedangkan dokumen lama berada pada ruangan khusus dengan suhu yang sama. Dokumen diatas 5 tahun yang lalu akan dicacah dengan menggunakan penghancur kertas kemudian dibakar.
pemesanan buku. Pemilihan supplier bertujuan mencari buku berkualitas namun tetap dengan harga yang terjangkau. Pemilihan yang tepat akan turut menyumbang kesuksesan toko buku karena konsumen akan terpuaskan.
d. Proses pencatatan penerimaan buku telah dilakukan dengan baik
dengan mencatat tanggal penerimaan, nama supplier, nomor faktur
dan nomor PO, jumlah buku yang diterima dan tanda tangan serta nama petugas yang melakukan pencatatan.
e. Telah memakai program aplikasi khusus untuk mempermudah, cepat
dan praktis saat melakukan pencatatan penerimaan, pencarian buku dan pelaporan penjualan.
f. Pelaksanaan sistem akuntansi konsinyasi telah dilakukan sesuai
Standart Operational Procedure (SOP) yang ditetapkan oleh PT
Gramedia pusat. Setiap fungsi telah melakukan tugas dan wewenangnya dengan baik.
Berdasarkan kelebihan yang dimiliki oleh perusahaan, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi konsinyasi yang dilakukan PT
Gramedia Asri Media Surakarta telah sesuai dengan Standart
Operational Procedure (SOP), misalnya dari pengunaan dokumen
2. Kelemahan
Dari pembahasan yang telah dilakukan, maka dapat ditemukan beberapa kelemahan dari sistem akuntansi konsinyasi yang dijalankan PT Gramedia Asri Media Surakarta.
a. Kesalahan penginputan data pada program aplikasi tidak dapat segera
dikoreksi karena pengoreksian dilakukan melalui surat koreksi yang dikirimkan ke kantor pusat PT Gramedia.
b. Masih ditemui kesalahan pada data yang diinput pada modul
sequencing dimana nomor rak buku yang diinput tidak sesuai dengan
