BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan demokrasi yang semakin membaik, membawa konsekuensi pada tuntutan pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan yang semakin transparan dan akuntabel. Masyarakat semakin
mengerti, kritis, dinamis dan aspiratif terhadap penyelenggaraan
pemerintahan, oleh karena itu lembaga pemerintah semakin dituntut untuk lebih baik dan dekat dengan masyarakat. Penyelenggaraan pemerintahan
yang menganut prinsip-prinsip good governance ini juga akan menuntut
adanya komunikasi antara pihak pemerintah dengan masyarakat.
Komunikasi yang baik ini akan mampu menjaga aspek transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, lebih terjaminnya aliran arus aspirasi dan tersampaikannya kebijakan dan program pembangunan dari Pemerintah kepada masyarakat. Arus komunikasi dua arah ini membawa konsekuensi pada perlunya keterbukaan pemerintah untuk menerima berbagai aspirasi, hal ini berbeda dengan masa lalu dimana arus informasi lebih cenderung searah, yaitu kebijakan pembangunan dari Pemerintah bagi masyarakat luas, masyarakat hanya menerima bagaimana kebijakan itu ditetapkan dan diimplementasikan kepada masyarakat luas.
Biro Humas dan Protokol mempunyai peranan penting dalam menjaga mekanisme komunikasi Pemerintah Daerah dengan masyarakat dan
stake holder lain, sehingga kebijakan dan program pembangunan akan lebih
tepat sasaran.
Demokrasi dengan bentuk pemilihan kepala pemerintahan (baik pusat maupun Daerah) yang dilakukan secara langsung oleh rakyat juga membawa konsekuensi pada semakin tingginya tanggung jawab kepala Daerah, yang dalam hal ini adalah Gubernur, terhadap tuntutan masyarakat, makin kritisnya masyarakat terhadap visi, misi dan program pembangunan dan dampaknya terhadap peningkatan kesejahteraan masyarakat, sehingga perlu komunikasi yang intensif dan aktif dari kedua belah pihak, yaitu pemerintah dan masyarakat untuk menjagai konsistensi kebijakan, program pembangunan, efektifitas dan manfaatnya.
Bentuk komunikasi antara Pemerintah dengan masyarakat luas dapat dilakukan dengan berbagai cara, baik langsung maupun melalui media lain, yaitu media masa. Besarnya peranan dan pengaruh media masa, apalagi
dijaman teknologi informasi seperti sekarang ini, maka pemerintah harus dapat memanfaatkan peranan media masa ini dengan sebaik-baiknya sehingga dapat menjadi mitra yang efektif terhadap kegiatan komunikasi dua arah dan pencitraan pemerintah daerah.
Kegiatan pelayanan publik, selain sebagai bagian dari kewajiban pemerintah terhadap masyarakatnya, juga dapat menjadi media komunikasi,
untuk mengukur seberapa jauh acceptance masyarakat terhadap
program-program pelayanan kepada masyarakat luas dan usulan-usulan perbaikan apa yang perlu dilakukan oleh pemerintah. Hal ini disadari sepenuhnya bahwa komunikasi yang baik akan mampu menciptakan pelayanan prima yang diharapkan oleh pemerintah dan masyarakat luas.
Mencermati perkembangan pelaksanaan pemerintahan dan
pembangunan daerah sebagaimana diilustrasikan tersebut diatas, Biro Humas dan Protokol mengemban tugas untuk meningkatkan dan menjaga sistem komunikasi dan infromasi antara Pemerintah Daerah dengan masyarakat dan stake holders lainnya tetap baik, meningkatkan citra yang baik dari masyarakat terhadap lembaga Pemerintah Propinsi, terutama dari aspek penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Disamping itu Biro Humas dan Protokol juga bertanggung jawab terhadap setiap kegiatan Protokoler resmi Pimpinan Pemerintahan Provinsi Papua, khususnya Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan VVIP/Tamu lainnya yang datang menjadi tamu Pemerintah Provinsi Papua.
Biro Humas dan Protokol sebagai salah satu SKPD pada Pemerintah Provinsi Papua yang sangat dekat dan turut bertanggung jawab terhadap kebijakan dan program pembangunan Pemerintahan Provinsi Papua, membangun citra Pimpinan Pemerintahan dan menjaga komunikasi yang baik antara pemerintah dengan masyarakat, menyusun Recana Strategi Pembangunan tahun 2013-2018 sebagai pedoman dan landasan dalam pelaksanaan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsi, yang pada akhirnya diharapkan akan mendukung tercapainya visi Gubernur Papua yaitu “Papua Bangkit, Mandiri dan Sejahtera”.
1.2.
Landasan Hukum
1. Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2001 Tentang Otonomi Khusus sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2008 Tentang Penetapan Peraturan Pemerintah
Pengganti Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2008 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2001 Tentang Otonomi Khusus Bagi Provinsi Papua Menjadi Undang-Undang;
2. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437), sebagaimana telah diubah terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 3. Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan
antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);
4. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik;
5. Undang-undang nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan Tata Cara
Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana
Pembangunan Daerah
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tentang Tahapan Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah
9. Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 14 Tahun 2013 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Provinsi Papua Tahun 2013 – 2018;
10. Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 23 Tahun 2013 tentang Rencana Tata Ruang dan Tata Wilayah (RTRW) Provinsi Papua Tahun 2013 – 2033;
11. Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Papua;
1.3 Maksud dan Tujuan
Rencana Strategis adalah dokumen perencanaan strategis sebagai penjabaran dari rencana strategis pelaksanaan arah dan kebijakan yang tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Daerah Provinsi Papua.
Maksud dari penyusunan Renstra ini adalah tersedianya dokumen kebijakan dan program sebagai landasan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya sehingga dapat memenuhi target kerja sesuai dengan visi dan misinya. Renstra ini disusun secara sistematis dan berkelanjutan sesuai dengan kedudukannya dalam dokumen perencanaan pembangunan daerah,
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun mendatang, yang selanjutnya akan
dijadikan sebagai pedoman penyusunan Rencana Kerja (RENJA) tiap tahunnya.
Sedangkan tujuan dari penyusunan Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol ini adalah sebagai berikut:
1. Menjamin konsistensi perencanaan dan pemilihan program dan kegiatan sesuai dengan prioritas serta kebutuhan daerah.
2. Mendukung suksesnya kebijakan dan program pembangunan Pemerintah Provinsi Papua, khususnya dari aspek hubungan dan komunikasi antara Pemerintah dengan Masyarakat luas.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja lembaga Biro Humas dan Protokol, baik dari aspek SDM, prasarana dan sarana, teknologi dan manajemen.
4. Mendorong untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik,
meningkatkan integritas dan sinergi pembangunan dari masyarakat dengan Pemerintah dengan melalui berbagai media.
5. Sebagai pedoman dalam menentukan arah, cita-cita dan tujuan organisasi yang disepakati bersama sehingga akan tercipta system kerja yang optimal, koordinatif, dan bersinergi dalam mencapai tujuan bersama. 6. Sebagai bahan masukan kepada pimpinan untuk pengambilan keputusan.
1.4
Sistematika Penyajian
Dokumen Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Papua tahun 2013-2018 ini dituangkan dengan sistematika sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang penyusunan dan pentingnya kebijakan dan program pada Biro Humas dan Protokol. Berdasarkan latar belakang ini, ditetapkan maksud dan tujuan penyusunan kebijakan, landasan hukum, kemudian juga dijelaskan perihal hubungan Renstra dengan dokumen perencanaan lainnya terutama dalam lingkungan Pemerintah Provinsi Papua.
Bab II Gambaran Pelayanan SKPD
Menjelaskan berbagai hal yang ada pada saat ini, terutama berkaitan dengan kondisi dan permasalahan, masalah Sumber Daya Manusia dan berbagai potensi sumberdaya yang diharapkan akan mampu meningkatkan kinerja Biro Humas dan Protokol
Bab III Isu-Isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi
Masalah komunikasi antar stakeholder pembangunan, terutama pemerintah dengan seluruh pihak terkait sangatlah penting untuk meningkatkan efektivitas pembangunan dan tepat sasaran sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan komunikasi yang baik juga akan menciptakan koordinasi yang baik dan pembentukan aspirasi yang sehat, yang didalamnya juga melibatkan berbagai pihak, terutama media masa. Hal ini menjadi konsentrasi utama Biro Humas dan Protokol, yang selanjutnya akan diintegrasikan dengan tugas pokok dan fungsi lembaga.
Bab IV Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, Strategi dan Kebijakan
Berdasarkan peran dan kedudukan, tugas pokok dan fungsi maka disusun Visi, Misi, Tujuan dan sasaran, Strategi dan Kebijakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan pada Biro Humas dan Protokol, yang diharapkan pada akhirnya akan
mendukung kebijakan besar Pemerintah Provinsi Papua
sebagaimana tertuang dalam RPJMD Provinsi Papua.
Bab V Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif
Rencana Kerja disusun berdasarkan Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Strategi dan Kebijakan sebagaimana dituangkan pada bab sebelumnya.
Bab VI Indikator Kinerja SKPD yang Mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD
BAB II
GAMBARAN UMUM SKPD
2.1. Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi SKPD
Berdasarkan Perda Provinsi Papua Nomor 11 Tahun 2013, Biro Humas
dan Protokol berkedudukan sebagai unsur auxiliary staff yang memberi
dukungan pelayanan internal kepada Pimpinan Daerah, instansi di jajaran Pemerintah Provinsi dan pelayanan langsung kepada masyarakat, khususnya media massa.
Sebagai auxiliary staff
, Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Papua
mempunyai Tugas pokok sesuai Peraturan Gubernur Papua Nomor : 41 Tahun
2015 Pasal 39 Ayat 1 yaitu: “Merumuskan bahan pembinaan dan
penyelengaraan urusan kehumasan dan keprotokolan”.
Untuk menyelenggarakan tugas-tugas tersebut Biro Humas dan Protokol mempunyai fungsi :
1. Penyiapan, bahan perumusan pembinaan kehumasan, dokumentasi dan publikasi, protokol, tata upacara dan pelayanan umum.
2. Pelaksanaan urusan kehumasan, dokumentasi dan publikasi, protokol, tata upacara dan pelayanan umum.
3. Pelaksanaan ketatausahaan.
Biro Humas dan Protokol terdiri dari: Bagian Humas, Bagian
Protokol, Bagian Dokumentasi dan Publikasi, dengan masing-masing fungsi dan tugas sebagai berikut :
1. Bagian Humas
Bagian Humas mempunyai tugas melakukan tugas-tugas kehumasan dan kerjasama dengan media massa, hubungan antar lembaga dan analisis informasi serta tugas lainnya. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Bagian Humas dan Media Massa mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang peyelenggaraan kehumasan;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang kerja
sama media, hubungan antar lembaga, dan analisis informasi; c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang kehumasan; dan d. Pelaksanaan ketatausahaan Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi
Papua.
Bagian Humas terdiri dari : a. Sub Bagian Kerjasama Media
Sub Bagian Kerjasama Media mempunyai tugas melakukan pengaturan dan pembinaan di bidang kerjasama media. Uraian tugas Sub Bagian Kerjasama Media sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Kerjasama Media berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pengumpulan dan penyiapan data, serta memberikan pelayanaan media massa.
3) Melakukan pemeliharaan hubungan kerjasama dengan media.
4) Melakukan klarifikasi atau bantahan terhadapan pemberitaan media yang tidak sesuai fakta terkait pemerintahan.
5) Melakukan kajian dan evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan pers dan kerjasama media.
6) Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Kerjasama Media, dan.
7) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. b. Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga
Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas mengumpulkan bahan pembinaan dan pelaksanaan hubungan antar lembaga. Uraian Tugas Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Hubungan Antar Lembaga berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai
bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pengumpulan bahan dan pelaksanaan penyusunan rumusan kebijakan teknis pengembangan kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri.
3) Melakukan pengelolaan administrasi dalam penyelenggaraan
pengembangan kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainnya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri.
4) Melakukan fasilitasi dalam penyelenggaraan pengembangan
kerjasama dan pelayanan hubungan antar lembaga Pemerintah Daerah dengan Pemerintah Daerah lainnya, Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan lembaga lainnya baik dalam negeri maupun luar negeri. 5) Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Sub Bagian
Antar Lembaga, dan.
6) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. c. Sub Bagian Analisis Informasi
Sub Bagian Analisis Informasi mempunyai tugas melakukan analisis informasi terkait pemerintahan Provinsi. Uraian Tugas Sub Bagian Analisis Informasi sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Analisis Informasi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan penyiapan bahan pembinaan dalam penyelenggaraan analisis informasi.
3) Melakukan penyiapan bahan perumusan analisis informasi. 4) Melakukan analisis informasi terkait pemerintahan Provinsi.
5) Menyerahkan hasil analisis informasi kepada atasan untuk diteruskan kepada pejabat dan unit kerja yang berwenang.
6) Melakukan pengelolaan informasi sesuai dengan mekanisme kerja Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
7) Melakukan monitoring, evaluasai, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Analisis Informasi, dan.
8) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. 2. Bagian Protokol.
Bagian Protokol mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan urusan protokol, perjalanan dan pelayanan tamu pimpinan. Untuk menyelenggara kan tugas yang dimaksud Bagian Protokol mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan pembinaan penyelenggaraan urusan keprotokolan;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang pelayanan perjalanan, tamu, dan acara pimpinan;dan
c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan penyelenggaraan keprotokolan. Bagian Protokol terdiri :
a. Sub Bagian Perjalanan
Sub Bagian Perjalanan mempunyai tugas melakukan pengaturan dan fasilitasi perjalanan dinas Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Perjalanan sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Perjalanan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pengkoordinasian tugas terkait dengan sarana dan prasarana pelayanan perjalanan Pimpinan.
3) Melakukan pengaturan perjalanan Pimpinan.
4) Melakukan penyusunan dan pengaturan jadwal acara perjalanan Pimpinan.
5) Melakukan konsultasi dengan instansi terkait mengenai pengaturan perjalanan Pimpinan selama berada di daerah.
6) Melakukan pengumpulan permasalahan dalam penanganan
perjalanan Pimpinan untuk mencapai pemecahan.
7) Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perjalanan, dan.
8) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. b. Sub Bagian Tamu
Sub Bagian Tamu mempunyai tugas melakukan pengaturan dan pelaksanaan penerimaan dan pelayanan tamu Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Tamu sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tamu berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pengkoordinasian tugas terkait dengan sarana dan prasarana pelayanan dan penerimaan tamu Pimpinan.
3) Melakukan pengaturan pelayanan dan penerimaan tamu Pimpinan. 4) Melakukan penyusunan dan pengaturan jadwal acara tamu Pimpinan. 5) Melakukan konsultasi dengan instansi terkait mengenai pengaturan
pelayanan tamu Pimpinan.
6) Melakukan pengumpulan permasalahan dalam penaganan pelayanan tamu Pimpinan untuk mencapai pemecahan
7) Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Tamu, dan.
8) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. c. Sub Bagian Acara
Sub Bagian Acara mempunyai tugas melakukan pengaturan dan pelaksanaan acara-acara Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Acara sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Acara berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan penyiapan dan pengaturan tata pelaksanaan upacara pelantikan, rapat dinas, dan pertemuan resmi.
3) Melakukan penyiapan petunjuk teknis pelaksanaan upacara.
4) Melakukan pengaturan pelaksanaan acara dengan bagian lain yang berhubungan dengan kegiatan penyambutan dan akomodasi.
5) Melakukan pengaturan dan penyiapan pengurusan pengawalan tamu sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6) Melakukan pemberian bantuan keprotokolan kepada instansi lain yang membutuhkan.
7) Melakukan pemeriksaan persiapan penyambutan tamu dan
akomodasi.
8) Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Acara, dan.
9) Melaksanakan tugas lain seuai dengan bidang tugasnya. 3. Bagian Dokumentasi dan Publikasi;
Bagian Dokumentasi dan Publikasi mempunyai tugas mengkoordinasikan penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi aktivitas Pimpinan. Untuk
menyelenggarakan tugas sebagaimana di maksud Bagian Dokumentasi dan
Publikasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan pembinaan penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi aktivitas Pimpinan;
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan dalam pembinaan di bidang dokumentasi dan publikasi aktivitas Pimpinan, serta penyelenggaraan ketatausahaan Biro; dan
c. Penyiapan bahan perumusan pembinaan di bidang dokumentasi dan publikasi.
Bagian Dokumentasi dan Publikasi terdiri dari : a. Sub Bagian Dokumentasi
Sub Bagian Dokumentasi mempunyai tugas melakukan dokumentasi dan pengarsipan berita dan kegiatan Pimpinan. Uraian tugas Sub Bagian Dokumentasi sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Dokumentasi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pemeliharaan dan penyimpanan sarana dan prasarana serta alat-alat penerbitan dan dokumentasi.
3) Melakukan penyusunan dan dokumentasi naskah-naskah pidato Pimpinan.
4) Melakukan pengumpulan dan mendokumentasikan informasi terkait aktifitas Pimpinan.
5) Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Dokumentasi, dan
6) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.
b. Sub Bagian Publikasi
Sub Bagian Publikasi mempunyai tugas melakukan pengolahan dan publikasi kegiatan Pimpinan. Sub Bagian Publikasi mempunyai uraian tugas sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Publikasi berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan pengumpulan bahan dan informasi.
3) Melakukan pengolahan bahan dan informasi menjadi bahan publikasi. 4) Melakukan publikasi kegiatan Pemerintah Provinsi.
5) Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Publikasi, dan
6) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya. c. Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Tata Usaha Biro Mempunyai tugas menyelenggarakan, melaksanakan koordinasi perencanaan umum, keuangan, perlengkapan, asset, kepegawaian, program dan pelaporan. Uraian tugas Sub Bagian Tata Usaha Biro sebagai berikut :
1) Melakukan penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Biro berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi kebijakan tentang
perencanaan program dan kegiatan SETDA sebagai bahan
penyusunan Rencana Strategis (Renstra) serta Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Tahunan SETDA.
2) Melakukan penatausahaan koordinasi perencanaan program Biro. 3) Melakukan pengelolaan adminstrasi keuangan, pengkajian anggaran
belanja, pengendalian administrasi belanja, dan pengelolaan asset. 4) Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian, pembinaan
jabatan fungsional, penatausahaan, kelembagaan, dan
ketatalaksanaan.
5) Melakukan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan.
6) Melakukan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian perundang-undangan.
7) Melakukan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan.
8) Melakukan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan.
9) Melakukan pengkajian bahan Rencana Strategis, rencana kerja, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
10)Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait. 11)Melakukan pengelolaan informasi Biro.
12)Melakukan sinkronisasi, koordinasi, evaluasi monitoring Biro. 13)Melakukan pengumpulan bahan dan penyusunan laporan Biro. 14)Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian
Tata Usaha Biro, dan
15)Melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.
Struktur Organisasi Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah
Provinsi Papua terdiri dari Kepala Biro, 3 (tiga) Kepala Bagian yang
masing-masing membawahi 3 (tiga) Kepala Sub Bagian. Adapun susunannya
sebagai berikut:
Struktur organisasi Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol Provinsi Papua ditetapkan dengan Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Papua Provinsi Papua. Perda ini
sebagai penyesuaian terhadap Peraturan Daerah Provinsi Papua Nomor 8
Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Papua. Struktur Organisasi Biro Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Provinsi Papua terdiri dari Kepala Biro, 3 (tiga) Kepala Bagian yang masing-masing membawahi 3 (tiga) Kepala Sub Bagian. Adapun susunannya sebagai berikut: Kepala Biro Humas dan Protokol, membawahi :
a. Bagian Humas;
1) Sub Bagian Kerjasama Media
2) Sub Bagian Hubungan Antarlembaga
3) Sub Bagian Analisis Informasi b. Bagian Dokumentasi dan Publikasi;
1) Sub Bagian Dokumentasi 2) Sub Bagian Publikasi
3) Sub Bagian Tata Usaha Biro c. Bagian Protokol
1) Sub Bagian Perjalanan 2) Sub Bagian Tamu 3) Sub Bagian Tata Acara
d. Fungsional tertentu (Pranata Humas dan Arsiparis)
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI BIRO HUMAS DAN PROTOKOL
Sumber: Perda No. 11 tahun 2013
2.2. Sumberdaya SKPD
Jumlah Pegawai Negeri Sipil pada Biro Humas dan Protokol seluruhnya
sebanyak 74 orang, terdiri dari 35 pegawai laki–laki dan 39 pegawai
perempuan. Karena kebutuhan organisasi, di Biro Humas dan Protokol
terdapat 8 orang pegawai berstatus tenaga honorer/tenaga kontrak.
Sehingga jumlah total pegawai sebanyak 82 orang.
Tabel 2.1. Kondisi Pegawai Berdasarkan Jenis Kelamin
No Jenis Kelamin Jumlah
1 Laki-laki 35
2 Perempuan 39
J u m l a h 74
Tabel 2.2.
Kondisi Pegawai Berdasarkan Golongan/Kepangkatan
No Golongan J u m l a h 1 II / a 6 2 II / b 1 3 II / c 11 4 II / d 5 5 III / a 10 6 III / b 24 7 III / c 8 8 III / d 6 9 IV / a 2 10 IV / b 1 J u m l a h 74 Tabel 2.3
Kondisi Pegawai Berdasarkan Eselon
No Eselon Jumlah 1 II/b 1 2 III/a 3 3 IV/a 9 J u m l a h 74 Tabel 2.4
Kondisi Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan
No Tingkat Jumlah 1 SD 1 2 SLTA 39 3 Diploma III 9 4 S1 18 5 S2 7 J u m l a h 74 Tabel 2.5
Kondisi Pegawai Berdasarkan Papua/Non Papua
No Papua/Non Papua Jumlah
1 Papua 30
2 Non Papua 44
J u m l a h 74
Tabel 2.6
Asset Biro Humas dan Protokol N
O
URAIAN JUMLAH ( RP)
1 Tanah 0,-
2 Peralatan dan Mesin 1.917.287.610,-
3 Gedung dan Bangunan 0,-
JUMLAH 1.917.287.610,-
2.3. Kinerja Pelayanan SKPD
Kinerja SKPD Biro Humas dan Protokol 2 (dua) tahun sebelumnya (2011-2012) dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Lingkup penyebarluasan informasi terutama tentang program TURKAM dan RESPEK telah memanfaatkan media cetak dan elektronik walau masih di daerah-daerah ibukota, belum menjangkau daerah terpencil, terluar, dan terisolir .
2. Penyelenggaraan dialog interaktif mendapat respon yang baik dari public dengan berbagai tanggapan/masukan.
3. Terselenggara dengan baiknya acara/kegiatan-kegiatan lingkup
nasional/local.
4. Terbangunnya kerjasama yang baik dengan berbagai media massa baik lokal maupun nasional.
TABEL CAPAIAN KINERJA DAN ALOKASI ANGGARAN PerPROGRAM TAHUN 2011-2012
No Sasaran Program Capaian kinerja (%) Anggaran (Rp)
2011 2012 2011 2012
1. Terselenggaranya dan tersedianya system pelayanan kehumasan dan keprotokolan yang baik dan sesuai dengan ketentuan
- Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
100 100 1.942.885.000 2.372.785.000
2. Tersedianya sarana dan prasarana penunjang pelaksanaan kegiatan Kehumasan dan Keprotokolan
- Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
99.66 100 341.800.000 830.350.000
3. Meningkatnya disiplin dan kemampuan SDM Aparatur
- Program Peningkatan Disiplin Aparatur
- Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur 99,50 100 101.550.000 50.000.000 110.500.000 346.500.000 4. Meningkatnya kualitas penyelenggaraan pengelolaan anggaran yang baik
- Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kenerja dan Keuangan
100 100 125.000.000 121.050.000
5. Berkembangnya Arus Komunikasi, Informasi dan Media Massa kepada Publik Sehingga tercipta opini public yang baik terhadap kinerja emerintah
- Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa
8,.66 92,72 5.009.140.000 6.551.115.000
6. Meningkatnya pengetahuaan dan pemahaman public terhadap informasi hasil pembangunan dan kegiatan Pemerintah Daerah yang dipublikasikan melalui media Massa serta akses informasi dengan terhimpunnya data dan informasi daerah Kabupaten /Kota
- Program Kerja sama Informasi dengan Mass media
83,76 94,84 2.181.875.000 4.469.450.000
Jumlah (Belanja Langsung) Belanja Tidak langsung
91,88 97,92 10.198.100.000 6.241.760.000
14.801.750.000 6.618.629.000 total 16.439.860.000 21.420.379.000
2.4. Tantangan dan Peluang Pengembangan SKPD
Tantangan :
1) Kemajuan di bidang teknologi informasi.
2) Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi (terutama antara DPTIK dan Biro Humas dan Protokol)
3) Pemberlakuan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
4) Undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan. 5) Kebutuhan publik akan informasi yang kian berkembang.
6) Minimnya informasi bagi masyarakat daerah pedalaman, terpencil, terisolir dan terluar.
7) Tumbuhnya media lokal
8) Belum optimalnya penyebarluasan informasi terutama dari SKPD teknis 9) Banyaknya kegiatan yang melibatkan pimpinan daerah.
Peluang :
1) Adanya dukungan Pimpinan Daerah.
2) Banyaknya diklat-diklat dalam dan luar daerah yang dapat dimanfaatkan sebagai upaya pengembangan SDM Aparatur.
3) Adanya peluang kerjasama dengan media lokal dan nasional (elektronik maupun cetak).
4) Adanya lembaga donor yang dapat memfasilitasi kegiatan-kegiatan yang tidak tercover oleh DPA SKPD.
5) Terbentuknya PPID dilingkungan SKPD Provinsi Papua yang dapat digunakan sebagai penyedia informasi.
Berdasarkan tantangan dan peluang, program unggulan yang
mestinya dilaksanakan okleh SKPD dalam kurun waktu 5 tahun mendatang
antara lain:
1. Peningkatan kualitas SDM melalui diklat khusus/teknis dengan dukungan dana yang cukup memadai.
2. Peningkatan sarana dan prasarana operasional.
3. Perlunya merestrukturisasi staf dan pejabat dengan personel yang
kompeten dan commited
.
4. Mengoptimalkan tupoksi melalui dukungan pimpinan.
5. Memelihara kerjasama yang telah terjalin dengan media dan lembaga donor.
6. Pemanfaatan media local dengan muatan lokal sehingga informasi dapat diterima dengan mudah dan baik oleh public.
7. Mengoptimalkan kinerja PPID Pelaksana pada SKPD (UU n0 14 tentang Keterbukaan Informasi Publik).
8. Mengupayakan agar daerah-daerah terpencil, terisolir dan terluar dapat mengakses informasi.
9. Membuka ruang dialog untuk menyerap aspirasi public dengan memanfaatkan media.
10. Peningkatan pelayanan keprotokolan disesuaikan dengan UU no 9 tahun
2010.
BAB III
ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
3.1. Identifikasi Permasalahan berdasarkan Tugas dan Fungsi
Pelayanan SKPD
Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi, ada beragam persoalan dan kondisi yang dihadapi Biro Humas dan Protokol. Bila dipetakan, beragam persoalan tersebut bisa berupa hambatan (kendala), kelemahan, dan kekuatan organisasi. Namun, dengan keterbatasan dan kekuatan yang
dimiliki, Biro Humas dan Protokol berusaha untuk memanfaatkan berbagai peluang yang ada untuk meningkatkan ritme dan kinerja organisasi.
Adapun kondisi dan persoalan tersebut di antaranya sebagai berikut : a. Internal SKPD
1) Lemahnya disiplin pegawai dan etos kerja. 2) Minimnya data dan informasi yang tersedia. 3) Kurangnya koordinasi/kerjasama antar bagian.
4) Kompetensi pegawai yang kurang sesuai dengan kualifikasi yang
dipersyaratkan (kompetensi/ kualitas pegawai (SDM) rendah).
Seperti fotografer, cameramen, penulis naskah dan press realese, broadcast, layout, pengelola web, perencana program dan kegiatan, pranata humas.
5) Sarana dan prasarana operasional belum memadai (misalnya: ruang kerja yang kurang luas, minimnya peralatan antara lain: meja kursi, komputer, laptop, kamera, alat perekam, dan peralatan teknologi informasi lain, kendaraan).
6) Sering berubahnya jadwal acara, menyebabkan terhambatnya pelayanan.
b. Eksternal SKPD
1. Adanya tupoksi yang mirip dengan SKPD lain.
2. Minimnya koordinasi dengan SKPD dilingkungan Pemprov Papua. 3. Tuntutan publik akan penyediaan informasi yang belum dapat
sepenuhnya dipenuhi oleh birokrasi/badan publik.
4. Kebebasan pers yang berkembang, sehingga perlu adanya counter yang aktif dan berimbang dari humas pemda.
5. Tuntutan akan penyediaan layanan pengaduan masyarakat terkait kerja dan kinerja pemda.
6. Kurangnya daya dukung regulasi yang mengatur tentang pedoman pelayanan informasi.
7. Belum terwujudnya koordinasi dan integrasi yang baik dalam pengelolaan dan pemanfaatan data dan informasi strategis, pengembangan sistem informasi dan jaringan komunikasi, media layanan informasi publik, fasilitas layanan pengamanan kelancaran berita dan informasi yang dikecualikan
1.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Gubernur dan Wakil
Gubernur
Rencana Strategis (Renstra) Biro Humas dan Protokol disusun berdasarkan penjabaran penjabaran dari Visi Gubernur Papua yaitu: “Papua Bangkit, Mandiri dan Sejahtera”
Dokumen Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol mengacu pada RPJMD Provinsi Papua tahun 2013-2018, yang disesuikan dengan tugas pokok dan fungsi Biro Humas dan Protokol. Hal ini sesuai UU No. 25 tahun 2004 tentang Perencanaan Pembangunan Nasional, yang didalamnya mengatur tentang tata hubungan kebijakan pembangunan pada Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah serta kebijakan pada masing-masing Satuan Kerja Pemerintah Daerah.
Dokumen kebijakan Renstra Biro Humas dan Protokol ini juga
berlandaskan pada prinsip-prinsip good governance
, paradigma otonomi
khusus dan dinamika demokrasi yang terus berkembang. Oleh karena itu Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol ini juga berupaya secara optimal turut menciptakan pelayanan masyakarat yang prima pada semua aspek pelayanan publik sebagai salah satu bentuk implementasi “kontrak politik kepala daerah dengan masyarakat” sesuai visi dan misi Kepala Daerah. Substansi Rencana Strategis Biro Humas dan Protokol, sesuai dengan peran, kedudukan, tugas pokok dan fungsinya lebih banyak mendukung keseluruhan agenda dan kebijakan Pemerintah Provinsi Papua.
1.2. Telaahan Renstra K/L
Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Papua tahun 2013-2018 telah sejalan dan selaras dengan renstra Kementerian Dalam Negeri, yaitu Meningkatkan kualitas pengelolaan data, informasi, komunikasi dan kehumasan lingkup Kementerian Dalam Negeri untuk mendukung pelayanan informasi publik.Memantapkan kualitas informasi dan kehumasan dalam penyelenggaraan pemerintahan dalam negeri secara aktual dan terpercaya dengan system layanan dan akses informasi berbasis
e-government
.
Demikian juga dengan Renstra Kementerian Kominfo, yaitu tersedianya informasi dan layanan public yang dapat diakses.
1.3. Penentuan Isu-isu Strategis
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi SKPD, Telaahan terhadap visi dan misi Gubernur Papua serta telaah terhadap renstra K/L,
maka dengan demikian, setidaknya terdapat 7 (tujuh) strategi yang bisa
dilakukan agar kinerja Biro Humas dan Organisasi bisa ditingkatkan dalam kurun lima tahun ke depan, yaitu:
1. Mengoptimalkan tupoksi melalui dukungan pimpinan dan kebijakan.
2. Merestrukturisasi staf dan pejabat struktural dengan personel yang
mempunyai kompetensi dan comitted terhadap tugas dan
kewajibannya.
3. Peningkatan kualitas SDM dengan dukungan dana yang cukup
memadai.
4. Peningkatan sarana dan prasarana operasional.
5. Membuka ruang dialog untuk menyerap aspirasi public dengan
memanfaatkan media.
6. Mengoptimalkan tupoksi melalui dukungan pimpinan dan kerjasama
dengan media.
8. Memelihara kerjasama yang telah terjalin dengan media (Pemanfaatan
media local dengan muatan lokal sehingga informasi dapat diterima dengan mudah dan baik oleh public).
9. Pemanfaatan website/homepage dengan tenaga yang profesional/
terlatih.
10. Tersedianya layanan publik yang sesuai dengan SOP dan SPM.
11. Penyediaan dan pendistribusian bahan kontak media berliterasi rendah untuk daerah terpencil dan terisolir.
12. Membangun dan melihara koordinasi dengan instansi lain terutama dengan DPTIK yang tupoksinya hampir sama.
13. Membentuk dan mengembangkan jaringan pelayanan informasi di Prov.
Papua (mengoptimalkan kinerja PPID Provinsi Papua).
14. Membuat inovasi sehingga penyebarluasan informasi dapat mencakup seluruh wilayah Provinsi Papua sampai ke pedalaman, daerah terluar dan terpencil.
15. Mengoptimalkan koordinasi dan pelayanan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan seremonial yang melibatkan pimpinan daerah.
BAB IV
VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN,
STRATEGI DAN KEBIJAKAN
4.1. Visi dan Misi SKPD
Sebagai bagian dari kelembagaan Pemerintah Propinsi Papua, maka visi dan misi Pemerintah Propinsi Papua merupakan landasan dalam penyusunan visi Biro Humas dan Protokol. Berdasarkan visi Papua yaitu
”Papua Bangkit, Mandiri dan Sejahtera
”, maka selanjutnya dirumuskan
Visi Biro Humas dan Protokol sebagai berikut:
Terdepan dan Profesional dalam Pelayanan Kehumasan dan
Keprotokolan menuju Papua Bangkit, Mandiri dan Sejahtera”.
Berdasarkan Visi dan dengan memperhatikan peran dan kedudukan lembaga serta tugas pokok dan fungsinya, maka Misi Biro Humas dan Protokol adalah sebagai berikut:
2. Memantapkan tata kerja organisasi dalam penerapan prinsip manajemen
Good Governance
dan Clean Government.
3. Menyelenggarakan tugas dan fungsi pelayanan komunikasi, publikasi dan dokumentasi daerah sebagai pelayan masyarakat.
4. Mensukseskan berbagai program dan kegiatan pemerintah agar terwujud Papua Bangkit, Mandiri dan Sejahtera
4.2. Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD
Tujuan:
1. Meningkatkan Kinerja Biro Humas dan Protokol dengan meningkatkan prasarana dan sarana, kualitas SDM, Kebijakan dan Manajemen.
2. Meningkatkan komunikasi dua arah yang efektif dan efisien dalam mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang transparan dan akuntabel, Meningkatkan citra Pemerintah Propinsi Papua dimata
masyarakat sehingga akan meningkatkan kepercayaan kepada
pemerintah dan mendorong partisipasi aktif semua pihak
3. Mendorong pemanfaatan Teknologi Informasi untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang lebih efektif dan efisien.
4. Meningkatkan tertib pelaksanaan tugas pimpinan Pemerintahan Propinsi Papua.
Sasaran:
1. Terbangunnya kinerja yang baik dan terukur dengan peningkatan Sarana dan Prasarana penunjang, kualitas SDM dan kebijakan dan manajemen internal
2. Terciptanya hubungan timbal balik yang harmonis antara Pemerintah Propinsi dengan masyarakat dan stake holder lainnya.
3. Terciptanya basis data dan pusat informasi kebijakan, program/ kegiatan,
dan hasil-hasil pemerintahan dan pembangunan di Propinsi Papua serta
penyebarluasannya kepada Publik di Provinsi Papua.
4. Terselenggaranya pelaksanaan suatu acara/upacara yang tertib dan lancar sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
4.3. Strategi dan Kebijakan SKPD
Untuk mewujudkan Visi dan Misi serta untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan maka perlu disusun strategi dan kebijakan. Dengan demikian maka diharapkan akan terwujud kinerja lembaga yang optimal dengan melalui proses yang sistematis dan terencana. Strategis dan kebijakan disusun berdasarkan faktor internal dan eksternal lembaga, sehingga upaya-upaya yang dilakukan mampu mengeliminir berbagai permasalahan yang mungkin muncul.
Strategi yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Mengoptimalkan tupoksi melalui dukungan pimpinan dan kebijakan, Merestrukturisasi staf dan pejabat struktural dengan personel yang
mempunyai kompetensi dancomitted terhadap tugas dan kewajibannya,
Peningkatan kualitas SDM melalui diklat khusus dengan dukungan dana yang cukup memadai, Peningkatan sarana dan prasarana operasional,
pemberian reward terhadap pegawai berprestasi, Memanfaatkan
teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas SDM.
2. Memelihara kerjasama dengan lembaga-lembaga/stakeholder yang
memiliki hubungan langsung masupun tidak langsung dengan
pemerintah daerah
3. Mengumpulkan data dan informasi, mengolah dan mengembangkan/ pemanfaatan teknologi informasi dalam upaya membangun Keterbukaan Informasi Publik
4. Membangun komunikasi dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam menyukseskan pelayanan keprotokolan
Selanjutnya kebijakan yang ditempuh oleh Biro Humas dan Protokol adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia, menciptakan iklim kerja yang baik, koordinasi internal biro dan eksternal, meningkatkan pemenuhan prasarana dan sarana untuk mendukung kinerja.
2. Meningkatkan jaringan data, informasi dan publikasi dengan seluruh pihak terkait.
3. Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan media masa serta media kemasyarakatan lainnya untuk mempercepat arus informasi dalam mendukung suksesnya kebijakan dan program pembangunan.
4. Mengembangkan suatu mekanisme dan prosedur tetap penyelenggaraan pemerintahan terutama yang terkait dengan aktivitas kerja resmi pimpinan lembaga pemerintahan sehingga tercipta proses yang efektif dan efisien.
BAB V
RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN,
INDIKATOR KINERJA, KELOMPOK SASARAN
DAN PENDANAAN INDIKATIF
5.1. Pengantar
Program pada dasarnya merupakan kumpulan kegiatan yang dihimpun dalam satu kelompok yang sama secara sendiri maupun bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Program merupakan alat bagi pencapaian tujuan dan sasaran. Penetapan program dilakukan dengan melihat kebijakan, tujuan, sasaran, visi dan misi yang telah ditetapkan serta mewujudkan percepatan reformasi birokrasi, dan meningkatkan pelayanan publik dengan kebijakan yang diarahkan untuk:
1. Mempercepat perwujudan perubahan pola berpikir dan orientasi birokrasi dari dilayani menjadi melayani masyarakat;
2. Mempercepat perwujudan birokrasi yang efisien, kreatif, inovatif, bertanggung jawab, dan profesional untuk menciptakan tata kelola
pemerintahan yang baik (good governance
), yang bebas dari korupsi,
kolusi, dan nepotisme;
3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi ketatalaksanaan dan prosedur pada semua tingkat dan lini pemerintahan;
4. Meningkatkan kualitas pelayanan publik menjadi pelayanan prima; 5. Mendorong partisipasi masyarakat untuk turut merumuskan program
dan kebijakan layanan publik.
Rencana Program dan Kegiatan Biro Humas dan Protokol.
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
Dari program ini dengan anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Penyediaan jasa surat menyurat.
b. Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas/operasional. c. Penyediaan jasa kebersihan kantor.
d. Penyediaan alat tulis kantor.
e. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan.
f. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan. g. Penyediaan Logistik Kantor
h. Penyediaan makanan dan minuman.
i. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah. 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana aparatur
Dari program ini dengan anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Pengadaan /Pembelian Rumah Jabatan b. Pengadaan perlengkapan gedung kantor c. Pengadaan peralatan gedung kantor. d. Pengadaan Mebeleur
e. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional. f. Pemeliharaan rutin/berkala peralatan gedung kantor. g. Rehabilitasi sedang/berat gedung kantor.
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur
Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk: Pengadaan Pakaian Dinas beserta perlengkapannya
4. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk: a. Pendidikan dan Pelatihan formal.
b. Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemerintah Prov. Papua.
5. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan. Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Penyusunan Laporan Capaian Kinerja dan Ikhtisar Realisasi Kinerja SKPD. b. Penyusunan pelaporan keuangan semesteran.
c. Penyusunan pelaporan keuangan akhir tahun.
d. Penyusunan Laporan Renja, RKA dan perubahan APBD. 6. Program Pengembangan Komunikasi, Informasi dan Media Massa.
Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Penerbitan Kabar Papua dan Poster.
b. Sosialisasi pelatihan dan pelayanan kegiatan kelembagaan pers.
c. Pengumpulan data dan Penyebaran Informas melalui Web Site d. Ekspos Paket Prospek di Media Massa.
e. Sosialisasi Berbagai Kebijakan Pemda melalui Media Massa. f. Pembuatan Baliho, Spanduk dan Brosur
g. Peningkatan peran Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Provinsi Papua.
h. Liputan Luar Negeri (Misi Pemda).
7. Program Kerjasama Informasi dengan Mass media
Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Penyebarluasan Visi Misi Gubernur (Pemprov. Papua) kepada Masyarakat b. Pendokumentasian sambutan Gubernur.
c. Bimtek Pengelola Informasi Publik. d. Peningkatan peliputan dan pemberitaan. e. Pelayanan kegiatan Jurnalistik.
f. Produksi paket Dialog Khusus Guberur Papua di Media Elektronik g. Siaran langsung, Iklan, dan Ulasan Berita di Media Elektronik
h. Iklan, ucapan, advertorial dan ulasan berita Provinsi Papua di Media Cetak i. Pekan Informasi Nasional (PIN)
j. Peningkatan pengetahuan jurnalistik dalam menunjang kegiatan pemerintah daerah.
8. Program Peningkatan Pelayanan Protokol
Dari Program ini dengan Anggaran yang tersedia pada tahun 2014 dipergunakan untuk:
a. Peningkatan Pelayanan Keprotokolan Pemerintah Provinsi Papua b. Rapat Koordinasi Daerah Protokol se-Prov. Papua.
Indikator Kinerja Biro Humas dan Protokol.
1. Meningkatnya Kinerja dengan peningkatan prasarana dan sarana, kualitas SDM, Kebijakan dan Manajemen.
2. Terciptanya hubungan komunikasi yang harmonis, efektif dan intens antara Pemerintah Daerah dengan publik., tersampaikannya kebijakan, program, kegiatan dan hasil-hasil pememerintahan dan pembangunan kepada masyarakat sehingga lebih tepat sasaran
3. Terbangunnya kerjasama dengan media-media dalam upaya penyebarluasan informasi pemerintahan dan pembangunan berbasis keterbukaan informasi yang akurat, tepat, sederhana dan terjangkau.
4. Terselenggaranya pelaksanaan suatu acara/upacara yang tertib dan lancar sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
Kelompok Sasaran Biro Humas dan Protokol.
1. Biro Humas dan Protokol
2. SKPD Prov Papua dan Kab./Kota di Papua 3. Publik
Pendanaan Indikatif Biro Humas dan Protokol.
Pendanaan bersumber dari dana APBD Provinsi Papua. Dari hasil analisis diperoleh rencana Program, Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Pendanaan Indikatif sebagai berikut: (Matrik MKPP)
BAB VI
INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN
DAN SASARAN RPJMD
Tabel
Indikator Kinerja SKPD yang mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD
No Indikator Kinerja SKPD yang mengacu pada Tujuan dan Sasaran RPJMD
Kondisi pada awal
periode RPJMD
Target capaian setiap tahun
Kondisi kinerja pada
akhir periode
RPJMD
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun
5 1 Meningkatnya profesionalisme dan
akuntabilitas kinerja serta disiplin aparatur
- Peningkatan bahan bacaan dan
peraturan perundang-undangan (%) 60% 65% 70% 75% 85% 90% 90%
- Peningkatan sarana dan prasarana
pendukung (%) 60% 65% 70% 75% 85% 90% 90%
2 Meningkatnya kualitas pelayanan publik yang komprehensif berbasis teknologi informasi
- Peningkatan kerjasama dengan
media massa (%) 70% 75% 80% 85% 90% 95% 95%
- Peningkatan aplikasi TV Wall (%) 0% 50% 60% 65% 75% 85% 85%
- Peningkatan media monitoring
online (%) 0% 40% 50% 60% 75% 85% 85%
3 Meningkatnya kapasitas dan berubahnya pola pikir (mindset) aparatur Pemda
- Peningkatan pendidikan dan
pelatihan aparatur (%) 50% 55% 60% 70% 80% 100% 100%
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, sehingga Renstra Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Papua tahun 2013-2018 ini dapat selesai pada waktunya
Biro Humas dan Protokol mempunyai peranan yang sangat strategis dalam peningkatan pelayanan publik khususnya bidang Pelayanan Informasi, peningkatan komunikasi dua arah antara Pemerintah Provinsi Papua dengan masyarakat dan upaya penciptaan citra Pemerintah Provinsi Papua serta pelayanan keprotokolan, yang pada akhirnya diharapkan akan mendukung Kinerja Pembangunan Provinsi Papua lebih optimal. Berdasarkan peranan tersebut maka Dokumen RENSTRA ini memiliki nilai strategis dalam upaya peningkatan Kinerja Biro Humas dan Protokol.
Seiring dengan dinamika pembangunan, maka tentunya kebijakan dan program pembangunan juga akan berkembang secara dinamis, oleh karena itu kepada semua pihak diharapkan peran aktifnya untuk memberikan penyempurnaan kebijakan dan peningkatan kinerja SKPD ini.
Kepada semua pihak yang telah bekerjasama disampaikan terima kasih.
Jayapura, September 2013 Kepala Biro Humas dan Protokol
Drs. FRANSISCUS X. MOTE, M. Si PEMBINA NIP. 19720222 199603 1 002
DAFTAR ISI
Hal Kata Pengantar ii Daftar Isi iii BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Landasan Hukum 2 1.3 Maksud dan Tujuan4 1.4 Sistematika Penyajian
4
BAB II GAMBARAN UMUM SKPD
6 2.1 Tugas, Fungsi dan Struktur Organisasi
6 2.2 Sumber Daya SKPD
14 2.3 Kinerja Pelayanan SKPD
16
2.4 Tantangan dan Peluang Pengembangan SKPD
17
BAB III ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
19 3.1 Identifikasi Permasalahan berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan
SKPD
19 3.2 Telaahan Visi, Misi dan Program Gubernur dan Wakil Gubernur
20 3.3 Telaahan Renstra K/L
20 3.4 Penentuan Isu-isu Strategis
21
BAB IV VISI, MISI, TUJUAN DAN SASARAN, STRATEGI DAN KEBIJAKAN
23 4.1 Visi dan Misi SKPD
23 4.2 Tujuan dan Sasaran Jangka Menengah SKPD
23 4.3 Strategi dan Kebijakan SKPD
24
BAB V RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN, INDIKATOE KINERJA,
KELOMPOK SASARAN DAN PENDANAAN INDIKATIF
26
BAB VI INDIKATOR KINERJA SKPD YANG MENGACU PADA TUJUAN DAN
SASARAN RPJMD
35
