POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

(1)

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

PROSES KERJA

PS-15

PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN

INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

NAMA : PN. NORIAH BINTI

MOKSIN

Jawatan : Ketua Unit

Pembangunan

Inkstruksional dan

Multimedia

Tarikh : 08-09-2017

NAMA : HAJI ABDUL AZIZ BIN

ABU BAKAR

Jawatan : Pengarah

Tarikh : 08-09-2017

(2)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses ... 3

1.2 Rujukan ... 3

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ... 3

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ... 3-4 1.5 Definisi ... 4

1.6 Singkatan ... 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ... 4

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia ... 5

a) Khidmat Teknikal ...5

b) Pinjaman Peralatan………. ………..….5

c) Senggara dan Baiki Peralatan ……….…. 5

3. SWIMLANE 4.4.1 ... 6

3.1 Khidmat Teknikal ... 6

3.2 Pinjaman Peralatan ... 7

3.3 Senggara dan Baiki Aset ... 6

4. PROSES KERJA 4.4.1 ... 8

4.1 Khidmat Teknikal ... 8 & 9 4.2 Pinjaman Peralatan ... 9

4.3 Senggara dan Baiki Aset ... 9

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 9-10 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ... 10

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 ... 11

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ... 11

9. LAMPIRAN 8.5 ... 10

(3)

1.

KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan pengurusan perkhidmatan Pembangunan Instruksional & Multimedia berjalan dengan sempurna dan lancar.

2) Skop (key activities) Prosedur ini digunapakai oleh PMK untuk menguruskan perkhidmatan audio/video, peminjaman dan pemulangan peralatan multimedia.

3) Indikator kecemerlangan proses4.4.1 Kepuasan Pelanggan

4) Pemilik proses

a.

Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia 5) Pelanggan proses5.2

a.

Staf

b.

Pelajar 6) Pihak berkepentingan4.2

a.

Jabatan

b.

Unit

c.

Pelajar

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references)

a.

ISO 9001:2015

Rujukan dalaman 7.5 (internal references)

a.

Garispanduan Penerbitan PoliTV dari CeLT, JPP

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan

7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia 7.1.2  Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

 Pegawai multimedia dan sumber

 Jurufotografi  Pereka  Juruaudio visual  Pembantu operasi  Pelanggan  Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)  Ruang pejabat

 Stor

 Studio

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)  Kamera digital, video digital, PAsistem dan perisian Pengangkutan 7.1.3 (c)  Kereta dan lori

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)  Telefon, e-mail , whatsap

 Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5  -

 Bahan 7  bahan luak, alat ganti dan bekalan pejabat

(4)

 Pengetahuan 7.1.6  Teknik fotografi dan video serta PA sistem

 Kompetensi kakitangan 7.2  Pengambilan dan suntingan videografi, kemahiran PA system dan rekaan grafik.

 Lain-lain 

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Peralatan Multimedia Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar 2. Kompentensi staf Staf UPIM Setahun Bengkel Staf / Pelajar

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

Perkhidmatan teknikal menyediakan peralatan multimedia termasuk staf UPIM, mengambil gambar , mengambil video , suntingan dan rekaan grafik

Pinjaman peralatan Memberi pinjaman videokamera , kamera , mikrofon, kabel, layar dan stand

Jurufoto Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan gambar

Juru audio visual Pegawai yang mahir dalam hal ehwal mengambil dan suntingan video Pereka Pegawai yang mahir dalam hal ehwal suntingan dan rekaan grafik Multimedia Peralatan terdiri pa system, siaraya, videocamera, kamera, suntingan

dan rekaan grafik

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

UPIM Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Pemohon/pengguna Peminjam peralatan/ Pengguna perkhidmatan KUPIM Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia

Peralatan Peralatan termasuklah kamera, kamera video dan PA sistem. Pegawai UPIM Terdiri daripada pegawai multimedia dan sumber (PMS),

jurufotografi(JF) , pereka(PR), juruaudio visual(JAV) dan pembantu operasi (PO)

(5)

2.

SIPOC DIAGRAM

4.4.1

2.1 Penyediaan Perkhidmatan Multimedia

SOURCE OF

INPUTS

PROCESS

OUTPUTS

RECEIVERS OF

OUTPUTS

 KUPIM  Staf UPIM  Pengguna  Rekod tempahan  Surat arahan aktiviti / program  Tentatif aktiviti / program  Jadual tugas UPIM  Bahan P&P Story board

KHIDMAT

TEKNIKAL

 Khidmat teknikal (gambar, video, grafik)  Hasil video  Pengguna  UPIM  KUPIM  Staf UPIM  Pengguna  Rekod tempahan  Rekod pergerakan aset kew pa 6  Surat arahan  Tentatif program

PINJAM

ASET

 Peralatan yang diperlukan  Pengguna  KUPIM  Staf UPIM  Pengguna  aduan kerosakan dan lengkap borang aduan kerosakan upim  lengkap borang kerosakan kew pa 9

SENGGARA

DAN BAIKI

ASET

 pembaikan / penyelenggaraan juru audio/ juruteknik/ pembekal luar  Pengguna

(6)

3. SWIMLANE

4.4.1

3.1 Khidmat teknikal

KUPIM

PEGAWAI UPIM

PENGGUNA

TIDAK

YA

TERIMA BORANG TEMPAHAN PERKHIDMATAN TEKNIKAL LULU S MEMBUAT KERJA-KERJA PEMASANGAN DAN PENGUJIAN MENILAI PERKHIDMATAN KHIDMAT TEKNIKAL MAKLUM KEPADA PENGGUNA

(7)

3.2 Pinjaman Peralatan

KUPIM PEGAWAI UPIM PENGGUNA

TIDAK

YA

TERIMA BORANG PINJAMAN PERALATAN DARI PEMOHON DAN SEMAK PERALATAN LULUS MENYEDIAKAN PERALATAN.AUDIO-VISUAL MEMBUAT PENGUJIAN PERALATAN AUDIO / VISUAL MENILAI PERKHIDMATAN KHIDMAT TEKNIKAL

ISI BORANG REKOD PERGERAKAN KEW

PA 6 MAKLUM KEPADA

(8)

3.3 Senggara dan Baiki Aset

KUPIM PEGAWAI UPIM PEMBEKAL

Ya

TERIMA BORANG ADUAN KEROSAKAN DARI PEMOHON TIDAK BOLEH SELENGGARA DAN BAIKI MAKLUM KEPADA PEMBEKAL BAIKI DAN SELENGGARA PERALATAN AUDIO/VISUAL LULUS BORANG KEROSAKAN KEW PA 9 BAIKI DAN SELENGGARA HANTAR PERALATAN KEPADA PEMBEKAL

(9)

4. PROSES KERJA

4.4.1

4.1 Perkhidmatan Teknikal

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan borang khidmat teknikal 2. PMS Memantau tugas JF, PR , JAV serta PO

3. JAV Menjalankan tugas pa sistem serta siaraya dan mengambil video 4. JF Mengambil dan mengedit gambar

5. PR Mereka grafik mengikut kehendak pelanggan

6. PENGGUNA Memastikan perkhidmatan yang diberikan seperti yang dikehendaki

4.2 Pinjaman Peralatan

Bil. Tanggungjawab Tindakan

1. KUPIM Meluluskan permohonan pinjaman

2. PMS Mengarahkan JAV , JF memeriksa peralatan audio-visual 3. PEGAWAI UPIM Maklum kepada pelanggan untuk mengambil peralatan 4. PEGAWAI UPIM Isi borang rekod pergerakan Kew Pa 6.

5. Pelanggan Melengkapkan borang pinjaman selepas majlis berlangsung.

4.3 Selenggara dan Baiki Aset

Bil Tanggung jawab Tindakan

7. KUPIM _{Meluluskan permohonan selenggara dan Baiki asset dan Kew pa 6} 8. PMS Mengarahkan JAV dan JF Baiki dan selenggara peralatan audio / visual 9. PMS Maklum kepada pembekal jika kerosakan tidak dapat dibaiki

10. PMS Hantar peralatan kepada pembekal

11. PEMBEKAL Baiki dan selenggara Peralatan yang rosak

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

 Output perancangan  Borang Permohonan

 Senarai Permohonan

 Kelulusan perancangan  Ketua Unit Pembangunan dan instruksional Multimedia Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

(10)

 Kaedah kawalan 8.5  Rujuk kepada borang ;

 a) Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

 b) Borang Pinjaman Peralatan Teknikal

 c) Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia

 d) Borang Aduan Kerosakan Perralatan

 Kawalan Proses yang disumber luar 8.4  -  Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2  Kod peralatan  Borang permohonan

 Harta hak milik pelanggan 8.5.3  Data borang permohonan

 Maklum balas Kepuasan pelanggan

 Pemuliharaan 8.5.4  Kamera, video kamera,layar, alat pembesar suara, PA system, Kabel, Komputer.

 Khidmat selepas perkhidmatan

8.5.5

 Maklum balas kepuasan pelanggan

 Kawalan Perubahan 8.5.6  Permohonan yang dahulu didahulukan Tindakan 10(ACTION)

 Penilaian keberkesanan 9.1.3 a) Analisis Borang Kepuasan Pelanggan

b) Komen dalam Borang permohonan Perkhidmatan/ pinjaman.

 Tindakan pembetulan 10.2  a) Meningkatkan mutu perkhidmatan

 b) Selenggaraan berkala pada aset

 Penambahbaikan 10.3 a) Perolehan peralatan baru b) Kursus kemahiran multimedia

6. RISIKO DAN PELUANG

6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG

 Perkhidmatan Audio-visual dan rekaan grafik tidak dapat diberikan dalam masa yang

ditetapkan. _{PENYEDIAAN PERKHIDMATAN}

MULTIMEDIA

 Latihan dalamam

 Tenaga pensyarah membantu penghasilkan video/gambar

 E-tempahan

  Penubuhan kelab pelajar

 Kerjasama dengan politeknik/kolej terdekat

(11)

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR

8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) 1.  Pensyarah tidak mahir menyediakan story board.

 Pengambilan video lewat kerana ketiadaan

penyediaan story board oleh pensyarah  Kursus penyediaan story board.  Perlu berbincang dengan UPIM 2.  Bilangan peralatan yang kurang/tidak mencukupi.  Pertindanaan permohonan perkhidmatan atau pinjaman peralatan

 Sewaan peralatan  Perolehan peralatan baru

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD)

7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1.

Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

2.

Borang Pinjaman Peralatan Teknikal 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

3.

Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik &

Multimedia

1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

4.

Borang Aduan Kerosakan Perralatan 1 tahun Fail Kualiti UPIM AM

5.

Borang soal selidik Kepuasan pelanggan UPIM

1 tahun Fail KSP UPIM AM

9. LAMPIRAN

8.5

RUJUKAN

NAMA LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Borang Tempahan Perkhidmatan Teknikal

LAMPIRAN 2

Borang Pinjaman Peralatan Teknikal

LAMPIRAN 3

Borang Perkhidmatan/Salinan Grafik & Multimedia

LAMPIRAN 4

Borang Aduan Kerosakan Peralatan

(12)

10. KAWALAN DAN PINDAAN

7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa kesemasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian

semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN

TARIKH KUATKUASA

01 08/09/17

02 PINDAAN

MAKLUMAT YANG DIPINDA

M. SURAT

TARIKH

KELULUSAN

P01.

P02.

P03.

(13)

Jabatan : Tempat/ Lokasi : Tarikh tempahan dibuat : Nombor H/P :

Tujuan Tempahan : (Sertakan jadual program)

Mesyuarat/Seminar : Taklimat : Perjumpaan Jab/Kelab/Pelajar : Program/Aktiviti :

Spesifikasi Anggaran Peralatan Mengikut Keperluan Kategori Peralatan : SIARAYA / VIDEO / AUDIO / FOTOGRAFI

Bilangan : Tujuan : Bilangan : Tujuan : Bilangan : Tujuan : Lain - lain :

Saya dengan ini mengaku tempahan dibuat Saya mengesahan tempahan dibuat atas urusan rasmi : atas urusan rasmi

---

(Tanda tangan Pemohon) Peg. Bertanggungjawab & Cop Jabatan (Ketua Jabatan/Bahagian/Unit)

UNTUK KEGUNAAN UPIM Untuk diisi selepas program dilaksanakan

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan

--- (Ketua UPIM) (T.Tangan Pemohon)

Catatan : Baik/ Memuaskan/ Tidak Memuaskan Jika tidak memuaskan

Nyatakan : ……….. ..……….

PERHATIAN:

1. Sila isi borang permohonan ini dan serahkan kepada UPIM

2. Permohonan hendaklah di hantar 2 minggu sebelum acara atau program bagi proses penyediaan dan uji lari peralatan 3. Permohonan LEWAT bergantung kepada kekosongan, keadaan peralatan, petugas dan tertakluk kepada kelulusan 4.Permohonan dari pihak luar hendaklah secara bertulis terus kepada Pengarah PMK

PS-15(1) (08-09-17 ) Kamera

Kamera Video Mikrofon

(14)

Jabatan/Unit :__________________________________________

Nombor H/P :_________________________________________

TUJUAN PINJAMAN : (Sertakan jadual program)

Mesyuarat/Seminar : Taklimat : Perjumpaan : Jabatan/Kelab/Pelajar : Lain-lain : Program / Aktiviti ...

KATEGORI PERALATAN : SIARAYA AUDIO FOTOGRAFI

Lain-lain (Nyatakan) :__________________________________________________________

Bil. Nama Peralatan & Butiran Kuantiti Dipohon

Kuantiti Diluluskan

Akuan Pemohon:

1. Memahami dan mematuhi syarat-syarat, garis panduan dan etika peminjaman peralatan yang ditetapkan oleh UPIM PMK

2. WAJIB melengkapkan BORANG KEW PA 6 ( Daftar Pergerakan Harta Modal dan Iventori )

3. Mengambil dan menggunakan peralatan dalam masa yang dibenarkan dan akan mengembalikan pada tarikh dan masa yang ditetapkan dalam keadaan baik

4. Segala urusan pengambilan dan pemulangan peralatan adalah tanggungjawab pemohon 5. Bertanggungjawab terhadap keadaan, keselamatan dan kerosakan/ kehilangan peralatan

6. Bertanggungjawab untuk membayar denda dan ganti rugi terhadap sebarang kerosakan dan kehilangan peralatan yang dipinjam

Saya dengan ini mengaku pinjaman dibuat Saya mengesahan pinjaman dibuat atas urusan rasmi : atas urusan rasmi :

...

... (Tanda tangan Pemohon) Pegawai Bertanggungjawab dan Cop Jawatan

(Ketua Jabatan/Bahagian/Unit) Tarikh :

Untuk Kegunaan UPIM

Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan ...

Ketua Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia Politeknik Melaka.

Tarikh : Catatan :

_________________________________________________________________________________________

(15)

MAKLUMAT TERKAWAL

(16)

UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL DAN MULTIMEDIA

Butiran Pengadu:-

Nama :

Jawatan :

Jabatan/Unit :

Tarikh Aduan Dibuat :

No Telefon :

T.Tangan :

*Aduan yang diberi hendaklah

lengkap

Kategori Peralatan :

Siaraya

V

Video

A

Audio

F

Fotografi

Butiran kerosakan :

Bil

Jenis Peralatan

Butiran Kerosakan

Diisi oleh Unit Pembangunan Instruksional Dan Multimedia:-

Tindakan oleh

Tarikh/Masa Mula

Tarikh Siap

Status kerja: Tarikh:

TS-Telah Siap

BS-Belum Selesai(Perlu alat ganti)

TP-Tindakan Pembekal

LP-Lupus

Pengesahan Ketua Unit Pembangunan Instruksional Dan Multimedia:-

(17)

MAKLUMAT TERKAWAL

UNIT PEMBANGUNAN INSTRUKSIONAL & MULTIMEDIA (UPIM)

BORANG SOAL SELIDIK

Maklumbalas ini bertujuan untuk mendapatkan maklumat mengenai keberkesanan Pengurusan UPIM Politeknik Melaka.Kerjasama saudara/saudari dalam mengisi borang soal selidik ini didahului dengan ucapan terima kasih.

Sila tanda/pada kotak yang berkenaan

A. Latar Belakang

1. Jantina : LELAKI PEREMPUAN

2. Umur : 17 – 25 26 – 39

4 40 keatas

3. 3. Jabatan : JKA JKE

J

JKM JP

Unit:

4. Kategori : *Staf /Pelajar

B. Pengurusan UPIM

1 2 3 4

5 Sangat tidak setuju Tidak setuju Tidak Pasti Setuju

Sangat setuju

BI

L

ITEM

SKALA

1

2

3

4

5 A

KEMUDAHAN PERALATAN UPIM

1 Kemudahan alat bantuan audio visual (skrin layar /audio sistem) di bilik kuliah/ makmal/dewan kuliah mencukupi

2 Kemudahan pinjaman peralatan alat bantuan audio visual (skrin layar/ mikrofon/kabel audio) / Multimedia (kamera) disediakan

3 Kemudahan alat bantuan audio visual/multimedia berteknologi tinggi 4 Kemudahan sistem paging berfungsi dengan baik

B

PERKHIDMATAN PELANGGAN

5 Staf UPIM mesra pelanggan

6 Perkhidmatan teknikal, suntingan & rekaan disediakan 7 Proses pinjaman & mohon perkhidmatan senang dilakukan 8 Menyelesaikan perkhidmatan mengikut tempoh yang dijanjikan 9 Tugasan teknikal(alat bantuan audio visual), suntingan & rekaan

(grafik/multimedia) adalah bagus

10 Staf UPIM mempunyai kompentensi dalam bidang Multimedia/Audio visual

C

ADUAN KEROSAKAN PERALATAN UPIM

11 Aduan diterima diambil tindakan dengan kadar segera 12 Menyelesaikan kerosakan mengikut tempoh yang dijanjikan