BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Masalah
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan. Setiap manusia pasti berinteraksi dan bersosialisasi dengan cara berkomunikasi baik verbal maupun non-verbal. Karenanya komunikasi merupakan salah satu proses sosial yang sangat mendasar dan vital dalam kehidupan manusia.Komunikasi adalah prasyarat kehidupan manusia. Kehidupan manusia akan tampak hampa atau tiada kehidupan sama sekali apabila tidak ada komunikasi. Karena tanpa komunikasi, interaksi antarmanusia, baik secara perorangan, kelompok, ataupun organisasi tidak mungkin dapat terjadi. Dua orang dikatakan melakukan interaksiapabila masing-masing melakukan aksi dan reaksi. Aksi dan reaksi yang dilakukan manusia ini, baik secara perorangan, kelompok, ataupun organisasi, dalam ilmu komunikasi disebut sebagai tindakan komunikasi.
Aktivitas komunikasi dapat terlihat pada setiap aspek kehidupan sehari-hari manusia, mulai dari bangun tidur, pada saat mereka melakukan kegiatan/aktivitas dalam perjalanan, di sekolah, pekerjaan, hingga akhirnya beranjak tidur di malam hari. Kita dapat menghitung seberapa banyak dan berapa kali dalam sehari kita berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu, wajar rasanya komunikasi telah menjadi jantung dalam kehidupan manuasia.1
1
Ketika kegiatan komunikasi dilakukan dengan publiknya yang bertujuan untuk memberikan informasi. Media adalah sarana yang sangat dibutuhkan agar pencapaian komunikasi dapat berjalan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh perusahaan. Ada tiga bentuk komunikasi yang biasa digunakan, yaitu dalam bentuk suara(audio), gambar(visual) dan gabungan dari keduanya yaitu dalam bentuk suara dan gambar (audio visual).
Pada dasarnya Lembaga pendidikan tinggi merupakan sarana terselenggaranya pendidikan yang memiliki peran yaitu sebagai sarana untuk mengabdikan diri kepada masyarakat. Aplikasinya beragam mulai dari kegiatan sosial sampai yang sifatnya membangun sebuah lingkungan masyarakat yang mandiri secara ekonomi, sosial budaya pendidikan dan agama. Maka lembaga pendidikan harus berupaya untuk menciptakan citra sebaik mungkin di hadapan masyarakat. Lembaga pendidikan tinggi menghadapi tantangan untuk meningkatkan kualitas sumberdaya yang dimiliki sehingga mampu menghasikan output berkualitas yang berdaya saing tinggi. Dalam perkembangan kiprahnya ditingkat masyarakat dituntut untuk mengahasilkan produk-produk berkualitas, baik dalam hal lulusan, sistem pendidikan yang dikembangkan maupun tingkat kontribusinya pada pembangunan dalam arti luas. Dalam memenuhi kiprah tersebut, perguruan tinggi memerlukan dukungan perangkat kerja tertentu yang dikenal sebagai Hubungan Masyarakat (Humas).
Humas dalam sebuah lembaga pendidikan berperan untuk memasarkan dan mengelola informasi yang jelas serta memberikan kesan citra dan membangun reputasi yang baik, agar masyarakat mampu percaya pada lembaga pendidikan
tersebut. Selain itu humas dalam lembaga pendidikan juga berperan untuk membina dan mengelola hubungan yang baik dengan publik internal seperti antar karyawan karena hubungan yang baik dalam publik internal sangat dibutuhkan untuk membangun dan menjaga lembaga pendidikan itu sendiri. Selain dengan publik internal, humas dalam lembaga pendidikan juga berperan untuk membina dan menjaga hubungan yang baik dengan publik eksternal yaitu dengan masyarakat. Untuk mendapatkan kepercayaan dari masyarakat humas harus mampu menjaga hubungan baik tersebut. Humas juga harus mampu mendengar keinginan dan opini masyarakat.
Citra adalah bagaimana pihak lain memandang sebuah institusi, seseorang, suatu komite atau suatu aktivitas. Begitu pula dengan perguruan tinggi, dalam rangka membentuk citra institusi adalah dengan mengidentifikasi citra seperti apa yang ingin dibentuk di mata publik. Untuk menciptakan citra yang baik, disini humas lembaga sebelum melaksanakan programnya harus mempunyai maksud dan tujuan dilakukannya program tersebut. Maka diperlukan suatu manajemen Public Relations khusus untuk melancarkan kagiatannya sesuai dengan target khalayaknya. Dalam manajemen Public Relations tersebut memiliki beberapa tahap, yaitu: Defining the problem, Planning and programming, Taking action and communicating, Evaluating the program.2
Pelaksanaan program pada istitudi memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan yaitu baik itu citra positif maupun reputasi yang baik. Citra positif ini
2
Ruslan, Rosady, Manajemen dan Media Komunikasi: Konsep dan Aplikasi Edisi Revisi, Cetakan. 7 PT. Raja Grafindo Rosada, Jakarta, 1998. Hal. 148-149
jika dibina dengan baik akan mengrah pada reputasi lembaga/institusi. Reputasi yang baik dimata stakeholder-nya akan menjadi aset jangka panjang kehidupan institusi.
Reputasi sangat penting bagi sebuah perusahaan karena menghasilkan loyatitas publik dan bisnis jangka panjang perusahaan. Oleh karena itu reputasi perusahaan harus selalu dijaga sehingga memberikan efek mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Public Relations atau fungsi kehumasan di suatu lembaga/institusi berperan penting untuk mengkomunikasikan secara terus menerus maksud dan tujuan perusahaan.
Untuk mewujudkan itu semua, maka humas melakukan beberapa kegiatan yang berguna bagi lembaga pendidikan yang diwakilinya, baik itu kegiatan internal maupun kegiatan eksternal. Secara teoristis adapun tujuan kegiatan public relations dapat dijelaskan sebagai berikut:3 Tujuan dari kegiatan internal itu sendiri adalah memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atsan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawan akan kewajibannya terhadap institusi/perusahaan.
Sedangkan tujuan dari kegiatan eksternal adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang diluar perusahaan hingga terbentuklah opini publik yang baik terhadap institusi/perusahaan. Menciptkan komunikasi dua arah timbal
3
balik yang saling menguntungkan antara pihak perusahaan dengan pihal luar perusahaan.
Banyak lembaga/institusi menginginkan citra dan reputasi. Salah satunya adalah Universitas Mercu Buana. Universitas Mercu Buana yang berada di wilayah Kembangan, Jakarta Barat, saat ini berusia 31tahun sejak didirikan pada 22 Oktober 1985,UMB juga sudah memenuhi standar internasional dengan meraih Sertifikat ISO 9001:2008 yang dikeluarkan DQS Certification, badan sertifikasi terkemuka dunia. Dan juga merupakan salah satu universitas swasta terbaik dijakarta dengan peringkat 15 di Indonesia versi Webometrics edisi Januari 2016.4
Selain itu Dalam Indonesia Green Awards 2012 yang diselenggarakan pada tanggal 10 Juli 2012 di Hotel Indonesia Kempinski, Universitas mercu Buana berhasil meraih penghargaan Green Campus yang diterima secara langsung oleh Dr. Arissetyanto Nugroho (Rektor Universitas Mercu Buana).5
Adapun aktivitas yang sudah dilakukan oleh UMB itu sendiri, Muhammad Lebar kerap disapa Haji Lebar yang namanya diabadikan menjadi nama jalan di sebelah UMB menanggapi peran UMB terhadap masyarakat sekitar. Baginya UMB sudah banyak membantu warga sekitar, seperti sunatan masal, pembagian sembako, santunan anak yatin, renovasi musolah dan kegiatan lainnya.6
4http://www.webometrics.info/en/Asia/Indonesia diakses tanggal 6 Maret 2016 pukul 18.22 5
humas@mercubuana.ac.id
Keadaan citra yang sudah terbangun itulah yang biasanya akan mengundang pesaing berkompetisi dan menimbulkan berbagai tantangan. Mempertahankan citra yang sudah terbentuk dengan pola kerja yang sama terkadang menimbulkan menurunnya citra. Pola kerja yang monoton cenderung tidak peka terhadap kemauan masyarakat yang selalu meminta peningkatan pelayanan.
Merasa perlu untuk melaksanakan peningkatan pelayanan tersebut, usaha yang dilakukan untuk selalu menjaga hubungan baik serta mempertahankan citra dan membangun reputasi pada situasi ini, humas Universitas Mercu Buana bersinergi dengan Direktorat Marketing UMB membuat suatu program kegiatan untuk mendatangkan jumlah mahasiswa baru dan untuk mengarahkan seluruh informasi agar publiknya mengetahui dengan baik pelayanan yang diberikan oleh Universitas Mercu Buana.
Alasan peneliti memilih UMB sebagai tempat untuk melakukan penelitian karna UMB merupakan salah satu kampus yang kerap melakukan kegiatan/aktivitas sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi point ke-3 yaitu pengabdian terhadap masyarakat dan yang menjadi kegiatan rutin sampai saat ini yaitu program Festival UMB. Event ini sendiri merupakan salah satu aktivitas yang dilakukan oleh humas Universitas Mercu Buana. Dengan merangkul siswa-siswi SD,SMP, SMA/K, dibekali dengan adanya penguatan nilai ethic, entrepreneur, kemampuan berbahasa asing dan aplikasi IT, yang merupakan pilar dari UMB itu sendiri. Dari kegiatan ini diharapkan dapat menjadi sarana mencetak
generasi muda yang tidak hanya pintar namun juga cerdas dan mampu mengaplikasikan semua yang telah didapat dalam kegiatan tersebut.
Festival UMB ke-8 ini adalah program tahunan sejak awal mulanya diselenggarakan tahun 2008 sampai saat ini tahun 2015, yang selalu melibatkan ribuan siswa siswi sekolah dasar sampai sekolah lanjutan atas. Dasar dan tujuan Pelaksanaan Festival UMB ini sendiri adalah mendukung program pendidikan karakter remaja menuju terbentuknya remaja yang bernilai tanggung jawab, visioner dan disiplin.
Ibu Irmulan Sati T. SH, MSi selaku Ketua Panitia Festival UMB 8 sekaligus Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana mengatakan, bahwa “tujuan dari diselenggarakannya Festival UMB yaitu untuk mengedukasi brand dari Universitas Mercu Buana itu sendiri atau dengan kata lain branding communication.”7
Keunikan dari program Festival UMB ini yaitu bukan hanya sekedar mengedukasi brand dari UMB itu sendiri tetapi para peserta lomba maupun workshop juga diajak untuk ikut berkontribusi dalam program CSR yang dilakukan oleh UMB yang bernama Gerakan Kampanye Sekolah Hijau dan Kampu Hijau, untuk tetep melestarikan lingkungan sekitar dengan memberikan bibit-bibit pohon kepada seluruh peserta.
7
Hasil wawancara dengan Ibu Irmulan Sati T. SH, MSi selaku Ketua Panitia Festival UMB 8 sekaligus Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana pada tanggal 16 April 2016 di Humas UMB, Jakarta jam 11.30
Sejalan dengan hal tersebut, dilakukannya program edukasi dan awareness terhadap stakeholder dengan memberikan knowledge experience, dengan mekanisme yang diterapkan kepada siswa-siswi SD, SMP, SMA/K dalam rangkaian kegiatan yang edukatif yang menonjolkan keunikan UMB.
Seperti diutarakan oleh Ketua Panitia Festival UMB 8 sekaligus Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana, Irmulan Sati T. SH. MSi, mengatakan,bahwa “Festival UMB 8 tahun 2015, pada dasarnya merupakan suatu pendukung program pemerintah, khususnya yang terkait dengan mengelola energi muda para peserta. Dengan mengikuti festival, mereka punya potensi positif yang bisa disalurkan dengan cara berkompetisi.”8 Minat yang tinggi terhadapat Festival UMB 8, menjadikan program ini trend setter di kalangan sekolah, sebagai forum dan media, ajang pembuktian prestasi dan kreativitas siswa.
Dalam mendukung program pendidikan yang memfokuskan pada penguatan, knowledge dan attitude. Kegiatan yang positif ini, bagi sebagian remaja tentu tidak lagi asing, namun jika tidak dipelopori dan dilakukan secara terus menerus akan mengalami penurunan kualitas. Dalam jangka panjang diperlukan pembinaan secara simultan dan berkelanjutan untuk mengarahkan tumbuhnya remaja yang berkualitas.
8
Peneliti melihat, program ini sekaligus menjadi ajang khususnya bagi reputasi UMB sediri, melalui program yang bertujuan sebagai soft prommotions dan juga sekaligus menjalankan program CSR, dapat menjadi momen dimana masyarakat dapat merasakan pelayanan yang diberikan.
Peneliti menjadikan program Festival UMB 8 ini sebagai objek penelitian karena ingin membahas mengenai pelaksanaan dan evaluasi yang dilakukan oleh humas UMB sehingga membentuk citra dan reputasi positif dimata masyarakat. Peran humas UMB sangat diperlukan dalam hal ini, sebagai divisi yang berperan dan turut andil mengenai citra dan reputasi UMB, karena kumpulan persepsi yang positif sehingga membentuk citra positif yang kemudian dari kumpulan citra tersebut akan membentuk reputasi. Yang apabila reputasi terus dikelola secara terus menerus maka akan membentuk reputasi jangka panjang. Dan itu merupakan salah satu tujuan humas UMB.
Oleh karena itulah disini peneliti tertarik untuk mengambil judul skripsi ini yaitu: “Pelaksanaan dan Evaluasi Program Festival UMB 8 Oleh Humas Dalam membangun Citra dan Reputasi Universitas Mercu Buana”.
Dari pelaksanaan program tahunan tersebut akan berpengaruh pada kelangsungan acara yang diselenggarakan, Komunikasi yang terjadi antara panitia dengan peserta saat pelaksanaan event, terbilang berjalan dengan cukup baik. Dari sisi efek kognitif, pengarahan dalam technical meeting dan gladi bersih dapat dipahami dan diterima oleh peserta. Dilihat dari efek afektif, para peserta cukup menyukai susunan acara yang disiapkan oleh panitia dan merasa bahwa juri yang
disediakan memiliki kompetensi di bidangnya, seperti yang diutarakan oleh Tris Harsono pemenang dari kompetisi Paskibra.9 Jika pelaksanaan itu sendiri sudah dipersiapkan semaksimal mungkin, maka kegiatan yang diselenggrakan akan sesuai dengan yang diinginkan dan tujuan pemasaran pun dengan mudah tercapai.
Pelaksanaan sebuah kegiatan sama pentingnya dengan evaluasi yang telah dilakukan, hasil evaluasi dari sebuah event akan menambah keberhasilan event yang akan diadakan berikutnya. Maka dari itu pihak penyelenggara selalu mengadakan evaluasi yang dilakukan setiap tahuan mulai dari festival UMB tahun 2008 hingga Festival UMB tahun 2015 lalu dan evaluasi yang dilakukan yaitu dalam bentuk kuisioner,
Evaluasi kuisioner tersebut digunakan sebagai media pengukur keberhasilan program, yang dimana kuisioner tersebut mencangkup beberapa pertanyaan tentang persepsi peserta terhadap pelayanan, fasilitas, jenis acara, mekanisme lomba, sampai ke eksterior dan interior UMB, hal tersebut disampaikan oleh Ibu Irmulan Sati T. SH, MSi selaku Ketua Panitia Festival UMB 8 sekaligus Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana.10
Evaluasi perlu diadakan dengan tujuan untuk membuat pehitungan sistematis tentang sudah terlaksana dengan baik kah kegiatan tersebut, juga
9
Hasil wawancara dengan Tris Harsono peserta kompetisi Paskibrapada tanggal 18 April 2016 di Universitas Mercu Buana, Jakarta jam 15.45
10
Hasil wawancara dengan Ibu Irmulan Sati T. SH, MSi selaku Ketua Panitia Festival UMB 8 sekaligus Kepala Biro Sekretariat dan Humas Universitas Mercu Buana pada tanggal 16 April 2016 di Humas UMB, Jakarta jam 11.30
memilih strategi terbaik dari beberapa alternatif yang ada, meningkatkan efisiensi iklan secara general, dan melihat apakah tujuan sudah tercapai.
Selain dari kuisioner tersebut berhasil atau tidaknya pelaksanaan event Festival UMB ini bisa dilihat dari media. Media massa memberitakan kepada masyarakat yang bertujuan untuk membentuk suatu opini publik, dimana hal tersebut dapat dijadikan sebagai alat oleh PR untuk meningkatkan pengenalan (awarness) dan pendekatan kepada masyarakat/publiknya yang menjadi prioritas utama. Statmen-statmen yang muncul dalam media massa tersebut dapat membangun citra positif Universitas mercu Buana ditengah persaingan antar lembaga pendidikan yang ketat. Dengan demikian, bisa dikatakan bahwa lembaga/institusi menggunakan media massa sebagai penyampaian pesan dan pencitraan kepada publik. Karna dampak publisitas lembaga/institusi dari media massa memiliki pengaruh yang sangat besar.
Hadirnya berbagai peserta dari berbagai tingkatan sekolah dan meningkatnya jumlah peserta setiap tahunnya yang mengikuti Festival UMB, merupakan ciri betapa diminatinya kegiatan Festival UMB 8 tahun 2015 ini, keikut sertaan para peserta diberbagai serangkaian acara, kompetisi, workshop dan seminar. Hal tersebut memberikan gambaran spesifik bagaimana audience yang dibidik oleh pemasar memiliki ketertarikan dari acara yang diselenggarakan secara berkelanjutan tersebut, selain itu peneliti merasa perlu untuk melihat apakah kegiatan tersebut telah berhasil atau sesuai dimata khalayak, dengan demikian perlu adanya evaluasi atas kegiatan Festival UMB ke-8 untuk
memberikan gambaran, serta masukan kekurangan yang sudah terjadi, dan menjadikan bahan pertimbangan untuk mengadakan kegiatan selanjutnya.
Seperti yang diungkapkan oleh Ibu Irmulan Sati T. SH, MSi, beliau mengatakan bahwa, Festival UMB ini bertujuan untuk mengedukasi brand UMB dengan membuat suatu konsep yang sekaligus dijadikan pilar bagi UMB sendiri yaitu, skill bahasa inggris, skill IT, dan skill entrepreneur. Dari situlah secara tidak langsung UMB meningkatkan pemahaman remaja terhadap brand dari UMB. Karna semua aktivitas/kegiatan yang dilakukan oleh humas harus mengacu pada visi dan misi Universitas Mercu Buana. Bisa dikatakan kegiatan Festival ini sudah sesuai dengan tujuan yang diinginkan oleh kampus, dibuktikan lagi dengan meningkatnya jumlah peserta yang mengikuti workshop maupun kompetisi yang ada di Festival UMB ini.
1.2Fokus Penelitian
Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka peneliti memfokuskan penelitian ini pada:
1. Bagaimanakah tahapan pelaksanaan Program Festival UMB 8 oleh humas dalam membentuk citra dan reputasi Universitas Mercu Buana?
2. Bagaimanakah tahapan evaluasi Program Festival UMB 8 oleh humas dalam membentuk citra dan reputasi Universitas Mercu Buana?
1.3Indentifikasi Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka peneliti mengidentifikasi masalah pokok skripsi sebagai berikut:
Dengan banyaknya institusi pendidikan seperti Universitas yang ada di Indonesia khususnya Jakarta, maka bagaimana humas Universitas Mercu Buana melakukan manajemen public relations agar menjadi acuan bagi lembaga pendidikan lainnya, dan agar dapat menarik masyarakat khususnya calon mahasiswa baru untuk percaya pada pelayanan serta jasa yang diberikan Universitas Mercu Buana tersebut di tengah persaingan munculnya institusi-institusi pendidikan lainnya. Kemudian penelitian ini untuk mengetahui persepsi masyarakat mengenai citra Universitas Mercu Buana, iklan, media relations, materi untuk investor, siaran pers dan program lainnya dari organisasi yang dijalankan bersama-sama untuk menyebar luaskan pesan yang konsisten. Sehingga dari persepsi tersebut akan membentuk reputasi yang dapat dinilai dari pelayanan yang berkualitas.
Dalam Program festival UMB 8 tersebut merupakan salah satu kegiatan komunikasi yang merupakan salah satu keberhasilan dalam kegiatan public relations, bahwa untuk membangun citra dan reputasi adalah dengan melakukan komunikasi dua arah timbal balik melalui suatu program kerja public relations.11
Humas disini bertugas melaksanakan programnya untuk mencapai tujuan, dan pelaksanaan program tersebut meliputi : pembuatan proposal, penentuan target sasaran, waktu pelaksanaan, pembagian tim, hiburan dan souvenir,
11
Jim Blythe, Essential Of Marketing Communications, edisi ke-2. England : Pearson Education Limited, 2003, hal. 191
Kemudian pada evaluasi yang dilakukan, humas UMB membuat kuisioner yang diberikan kepada seluruh peserta kompetisi maupun workshop Festival UMB yang mencangkup beberapa pertanyaan tentang persepsi peserta terhadap pelayanan, fasilitas, jenis acara, mekanisme lomba, sampai ke eksterior dan interior UMB. Dan juga dilihat dari publisitas media yang menyebarkan pesan dari penyelenggaraan program Festival UMB 8.
Dan yang tidak kalah pentingnya, yakni manajemen public relations bermanfaat untuk menunjang keberhasilan suatu acara promosi atau lebih berhasil memikat para konsumen.
Berdasarkan penjelasan yang telah dipaparkan diatas, maka timbul suatu masalah yang dianggap menarik yaitu, “Bagaimanakah Pelaksanaan Program Festival UMB 8 Oleh Humas Dalam Membangun Citra dan Reputasi Universitas Mercu Buana (Periode Bulan Juni-November Tahun 2015)?”.
1.4Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah, untuk mengetahui Pelaksanaan dan Evaluasi Program Festival UMB 8 Oleh Humas Dalam Membangun Citra dan Reputasi Universitas Mercu Buana (Periode Bulan Juni-November Tahun 2015).
1.5Manfaat Penelitian
1.5.1 Manfaat Akademis/Teoritis
Manfaat akademis dari penelitian ini diharapkan mampu memberikan sumbangan yang nyata serta masukan khusus dan referensi dalam penelitian selanjutnya mengenai suatu manajemen event yang hasilnya akan membentuk suatu citra lembaga/institusi dimata masyarakat.
Selain itu memberikan pengetahuan tentang pelaksanan dan evaluasi program Festival UMB 8 yang lebih matang akan memberikan dampak positif bagi lembaga/institusi. Dampak positif lembaga/institusi yaitu citra dan reputasi melalui program Festival UMB 8 yang dapat diterima baik oleh stakeholder-nya.
1.5.2. Manfaat Praktis
1. Kepada Humas UMB : dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan dan menjadi kerangka acuan kepada pihak penyelenggara Festival UMB guna penyempurnaan pelaksanaan, dan dapat memberikan gambaran dan bahan pertimbangan untuk menyelenggarakan event yang lebih baik dari sebelumnya. Sehingga kegiatan tersebut berdampak pada citra positif humas Universitas Mercu Buana
2. Kepada Lembaga Pendidikan Tinggi Lain : Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif bagi humas Instansi/lembaga pendidikan lainnya melalui pelaksanaan event dalam rangka meningkatkan citra.
