PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI
(STUDI KASUS MENINGKATKAN DISTRIBUSI PRODUK DI PT PPI)
1Sonty Lena,S.Kom.,M.M. , 2Rika Sulistiani
1Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
2Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282
E,mail : 1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
PT PPI merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang perdagangan umum meliputi ekspor, impor, dan distribusi komoditi dasar. Dalam hal penerapan sistem informasi perusahaan membutuhkan perencanaan yang baik agar penerapan yang dilakukan dapat berjalan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan yang ada sehingga bisa memberikan kotribusi bagi perusahaan dalam persaingan antar pelaku bisnis lainnya terutama dalam hal pendistribusian produk. Dari permasalahan di atas maka akan dilakukan perencanaan strategis SI/TI pada PT.PPI. Penelitian ini melingkupi analisis kondisi internal dan eksternal perusahaan baik dari segi bisnis maupun teknologi, kemudian analisis SWOT dari perusahaan dan kebutuhan mendatang menggunakan metode Balance ScoreCard,
Critical Success Factor dan PEST. Penelitian ini kemudian menghasilkan rekomendasi portfolio aplikasi serta
pengembangan teknologi informasi yang dapat di implementasikan oleh PT.PPI di masa mendatang.
Kata kunci : Perencanaan Strategis ,Sistem Informasi, Teknologi Informasi, SWOT, Balanced Scorecard, CSF, PEST
1. Pendahuluan
PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) – PT.PPI dikenal di luar negeri sebagai Indonesia Trading Company atau ITC merupakan salah satu perusahaan BUMN yang bergerak di bidang perdagangan umum meliputi ekspor, impor, dan distribusi komoditi dasar seperti makanan pokok (beras, tepung, jagung dll) di samping rempah - rempah tradisional, dan mereka juga bertanggung jawab untuk perdagangan dan distribusi komoditas produk-produk pertanian (pupuk dan pestisida, bahan kimia dan lain-lain). Salah satu cabang PT.PPI adalah PT.PPI cabang Bandung yang beralamat di Jalan Jawa no 12 Bandung yang saat ini hanya bergerak di bagian perdagangan dan distribusi.
Berdasarkan halaman website www.id.beritasatu.com mengemukakan bahwa pemerintah berpandangan, perlu corporate branding untuk meningkatkan daya saing Indonesia menjelang pelaksanaan Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) Penasihat Ahli Menteri BUMN Hutabarat mengemukakan “hingga kini masih sedikit merek perusahaan badan usaha milik negara (BUMN) yang dikenal, Salah satu penyebab kurang dikenalnya merek BUMN adalah kalah persaingan mengingat tugasnya yang banyak. Sesuai UU No 19/2003, BUMN selain ditugasi mencari keuntungan, juga sebagai agen pembangunan, usaha perintis dan membantu UKM”.
Dalam implementasinya pemanfaatan dari sistem informasi haruslah didukung oleh sebuah perencanaan Didalam tahap penyusunan strategi terdapat beberapa metode yang dapat membantu dalam menentukan strategi baru seperti analisis SWOT, analisis CSF, metode PEST dan metode Balance Scorecard. Dengan menggunakan metode tersebut, maka diharapkan akan memberikan manfaat kepada perusahaan yaitu strategi unggulan yang mampu meningkatkan aktifitas distribusi produk.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Merumuskan perencanaan strategis SI/TI pada PT. PPI agar dapat membantu meningkatkan pelayanan distribusi produk.
2. Menentukan strategi PT. PPI guna meningkatkan daya saing perusahaan.
Adapun tujuan yang ingin di capai dalam penelitian tugas akhir ini adalah :
1. Membantu pihak perusahaan dalam menganalisa dan merancang sistem perencanaan sistem informasi pendistribusian produk di PT.PPI. 2. Membantu PT.PPI dalam melakukan rencana
pengimplementasian sistem informasi dan
teknologi informasi guna meningkatkan daya saing perusahaan.
1.1 Landasan Teori
Metodologi yang digunakan pada penelitian ini menggunakan Metode Ward and Peppard. Menurut Ward and Peppard, strategi sistem informasi dan strategi teknologi informasi yang dikembangkan harus dapat menunjang strategi bisnis perusahaan yang bersangkutan. Dengan demikian, akan dihasilkan sebuah perencanaan strategis sistem informasi yang komprehensif dan dapat menjamin keuntungan yang akan diperoleh perusahaan atas investasi teknologi informasi yang dikeluarkan. Kerangka kerja dalam menyusun perencanaan strategik sistem informasi berdasarkanmetodologi ini, memerlukan analisis terhadap empat masukan (input), sebagai berikut:
1. Lingkungan bisnis internal. 2. Lingkungan bisnis eksternal. 3. Lingkungan SI/TI internal. 4. Lingkungan SI/TI eksternal.
Output yang dihasilkan dari perancangan strategic sistem informasi ini menghasilkan tiga keluaran sebagai berikut:
1. Strategi bisnis sistem informasi, bagaimana masing-masing unit dalam perusahaan dapat
mengimplementasikan atau memanfaatkan
sistem informasi dan teknologi informasi ini untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan.
2. Strategi teknologi informasi, bagaimana
kebijakan dan stategi untuk mengelola teknologi dan sumber daya manusianya
3. Strategi manajemen, mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi,
untuknmemastikan konsistensi penerapakan
kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Gambar dibawah menunjukan skema perencanaan strategis SI/TI menurut Ward and Pepard
Gambar 1.1 Perencanaan Strategis SI/TI
2. Analisis dan Perancangan
2.1 Analisis Perancangan Model Solusi
Gambar 1.2 Perencanaan Model Solusi 2.2 Analisis CSF (Critical Success Factor) CSF atau faktor penentu keberhasilan adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Faktor – faktor yang dapat mempengaruhi suatu keberhasilan dan kesuksesan di PT. PPI Bandung serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut
Tabel 2.1 Analisis CSF
Misi Tujuan CSF Ukuran
1.Melakukan perdagangan umum dan khusus yang menangani beraneka ragam produk secara Mencipta-kan perusahaan dagang sebagai pemasok terbesar di Indonesia Terwujud nya pasar ekonomi Indonesia yang kuat. Meningkat kan produktifit as perdagang an Eksternal Business Environtment Eksternal IS/IT Environment Internal Business Environtment Internal IS/IT Environtment IS/IT Management Strategy Current Aplication Portofolio Business IS Strategy IS/IT Management Strategy IT Strategy Future Application Portofolio Tahap Awal
-Identifikasi Visi , Misi serta Strategi Perusahaan -Identifikasi Masalah Perusahaan
Tahap Pengumpulan Data - Observasi - Wawancara - Studi Dokumen
Analisa Internal Bisnis
Analisis CSF dan analisis Balance Scorecard
Analisa Eksternal Bisnis
Analisis PEST (Politik , Ek onomi, Sosial, Tek nologi)
Analisa Internal SI/TI
Analisis visi, misi, aplikasi serta infrastruktur
perusahaan
Analisa Eksternal SI/TI
Analisis Pemanfaatan Perkembangan TI
Analisis SWOT (Strenght, Weak ness,
Opportunity, Treath)
Menentukan Strategi
Strategi Bisnis SI Strategi Manajemen SI/
TI Strategi Bisnis TI Portofolio Aplikasi Mendatang Selesai Mulai Tahap Analisa
komersial dan terukur 2.Melaksanak an transaksi perdagangan lokal maupun lintas Negara Mencipta-kan pelayanan distribusi terbaik secara konsisten Terwujud nya aplikasi reporting yang informativ e bagi pihak terkait dalam memonitor ing penjualan. Aplikasi reporting yang bersifat user friendly dan informatif 3.Melakukan produksi barang- barang yang mendukung perdagangan. Mengenal-kan barang produksi brand lokal Terwujudn ya perdagang an dalam negri yang kuat Daya beli masyarakat membaik 4. Menjalin kemitraan dengan layanan yang terintegrasi dengan memanfaatkan jaringan dan sistem Teknologi Informasi yang handal. Memberi-kan sistem informasi yang terpadu Terwujudn ya kelancaran penerimaa n informasi penjualan antar pihak terkait Meningkat kan pihak terkait untuk berperan aktif dalam memonitor ing KPI (Key Performan ce Indicator) penjualan. 5.Meningkat kan kesejahteraan pegawai melalui produktivitas. Memiliki SDM dengan kualifikasi bidang informasi dan komunikas i yang cukup baik Terwujudn ya SDM yang menguasai teknologi dan komunikas i dengan baik Sistem repoting yang mudah di mengerti oleh user
2.3 Analisis Balance Scorecard
Dalam melakukan analisa balanced scorecard, visi dan misi perusahaan dipetakan menjadi tujuan strategis yang sesuai dengan 4 perspektif yang ada. Dari tujuan strategis yang ada, kemudian dianalisa tujuan bisnis
apa yang ingin dicapai, kemudian ditentukan tolok ukur yang menjadi acuan keberhasilan tujuan bisnis tersebut, serta kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk mencapainya. Adapun hasil analisa strategy map PT PPI Bandung adalah sebagai berikut :
Gambar 1.3 Strategy Map PT PPI
2.4 Analisis PEST
Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis yang terjadi di PT.PPI Bandung dapat dilakukan dengan analisa PEST dimana hasil dari analisa ini akan dijadikan sebagai acuan untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis perusahaan. Aspek yang terkait dengan kondisi politik, ekonomi, social, dan teknologi meliputi:
1) Faktor Politik
Peraturan pemerintah mengenai ketentuan umum pendistribusian barang mempunyai dampak yang signifikan seperti kebijakan mengenai ekspor Impor serta undang-undang tentang ketentuan umum distribusi barang Berdasarkan UU Pasal 10 ayat 1 mengenai “Distributor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat(2) huruf a, wajib memenuhi ketentuan : memiliki perizinan di bidang perdagangan dan / atau lembaga yang berwenang.
2) Faktor Ekonomi
Beberapa tahun terakhir, kondisi perekonomian di Indonesia berada dalam kondisi yang kurang stabil. Berdasarkan data yang dikeluarkan website ekbis.sindonews.com, Ketua Umum Asosiasi Pengusaha Indonesia (Apindo) Sofjan Wanandi mengatakan, saat ini Indonesia tengah menghadapi masalah yang mengganggu stabilitas ekonomi. Hal tersebut dipengaruhi oleh kondisi perekonomian dunia yang kurang stabil menyebabkan inflasi nilai
tukar rupiah. Sehingga berpengaruh pada
melemahnya daya beli masyarakat untuk membeli Pemanfaatan sistem informasi yang berkelanjutan Meningkatkan kualitas pelayanan yang di berikan Pengembangan divisi IT Meningkatkan kepuasan konsumen Menambah target pasar baru Meningkatkan menajemen distribusi Inovasi produk serta memiliki kualitas baik
Meningkatan loyalitas konsumen Memberikan layanan yang handal Mengefisiensikan biaya Meningkatkan keuntungan perusahaan Menciptakan value bagi perusahaan Learning and Growth Perspective Intenal Bussiness Proses Perspective Costumer Perspective Financial Perspective Penggunaan sistem distribusi yang efektif dan efisien
kebutuhan pokok. Selain itu kondisi persaingan akan menjadi semakin ketat karena semakin banyak perusahaan kompetitor yang muncul. 3) Faktor Sosial
Berdasarkan halaman website www.indonesia-investment.com dalam artikelnya mengemukakan bahwa menurut studi terakhir yang dirilis tahun 2010 oleh Badan Pusat Statistik (BPS) jumlah penduduk di Indonesia saat ini semakin meningkat sehingga akan berdampak pada kebutuhan masyarakat akan bahan-bahan pokok semakin tinggi. Selain itu dengan berubahnya gaya hidup masyarakat yang ingin serba otomatis sehingga PT.PPI harus bisa menyesuaikan kebutuhan masyarakat terutama saat pemesanan barang sampai pengiriman barang dapat termonitoring dengan baik.
4) Faktor Teknologi
Seperti yang dirangkum dari Asosiasi
Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APKII), penggunaan internet di Indonesia berjumlah 35% pada tahun 2014, dan meningkat hingga 52% pada tahun 2016. Pada tahun yang sama (2016), hampir 70% pengguna mengakses internet di mana saja. Perkembangan teknologi di Indonesia yang terus berkembang ini menjadi peluang yang dapat dimanfaatkan oleh PT.PPI Bandung.
2.5 Analisis SWOT
Analisis SWOT ini digunakan untuk menganalisis kekuatan dan kelemahan dari sisi internal perusahaan serta menganalisis peluang dan ancaman yang datang dari sisi eksternal PT.PPI Bandung. Berdasarkan identifikasi yang telah di lakukan, berikut adalah hasil analisis SWOT di PT PPI Bandung :
Tabel 2.2 Analisis SWOT
Strenght (Kekuatan)
a. Perusahaan perdagangan milik BUMN.
b. Memiliki cabang di semua wilayah Indonesia. c. SDM yang kompeten di
bidangnya.
d. Memiliki produk varian yang beragam.
e. Harga produk bersaing/ lebih murah.
Weakness (Kekurangan)
a. SI/TI belum terintegrasi secara maksimal.
b. Memiliki kompetitor yang cukup kuat.
c. Kurangnya pemasaran dan promosi produk.
d. SDM yang berusia produktif masih sedikit.
e. Penerapan manajemen distributor masih rendah
Opportunity (Peluang)
a. Hubungan kerja sama yang baik dengan mitra kerja. b. Perusahaan memiliki kualitas
pelayanan yang bagus dan kapasitas distribusi dalam jumlah besar.
c. Perkembangan teknologi yang makin meningkat.
d. Jangkauan pasar yang luas
Treaths (Ancaman )
a. Munculnya perusahaan yang baru sehingga meningkatkan persaingan.
b. Adanya pelayanan yang kurang baik/ ramah dapat menurunkan kepuasan pelanggan.
2.6 Matriks TOWS
Berdasarkan hasil analisis Perusahaan Perdagangan Indonesia menghasilkan strategi bisnis informasi sebagai berikut :
Tabel 2.3 Analisis Matrik TOWS
Strategy SO Strategy WO
1. Lebih meningkatkan lagi profesionalitas kerja dalam melakukan hubungan kemitraan. 2.Memelihara mutu dan kwalitas layanan. 3.Memperluas sasaran pasar serta layanan yang handal. 1.Pengggunaan komputerisasi yang lebih optimal 2.Memberikan pelatihan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen. 3.Melakukan strategi pemasaran secara online. Strategy ST Strategy WT 1.Memperkenalkan serta memperkuat citra brand lokal.
2.Melakukan kegiatan promosi seperti operasi pasar murah ke setiap pasar tradisional.
1.Meningkatkan manajemen distributor 2.Membuat program yang lebih inovatif sehingga menarik minat konsumen
3. Perancangan Antar Muka
Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk
memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari sistem yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan sistem.
Nama : History Transaksi
Fungsi : Untuk mengetahui status pendistribusian produk
Bentuk
Gambar 1.4 Rancangan History Transaksi
Nama : Umpan Balik
Fungsi : Untuk memberi penilaian terhadap kinerja pendistribusian
Bentuk :
Gambar 1.5 Rancangan Umpan Balik
4. Implementasi Antarmuka
a) Halaman Antarmuka Gambar
Gambar 1.6 Dialog Screen Tampilan Utama Uraian Penggunaan :
1. Buka halaman website www.ppi.com 2. Maka akan muncul halaman utama website
serta menu untuk mengetahui informasi perusahaan.
b) Halaman History Transaksi
Gambar 1.7 Dialog Screen History Transaksi Uraian Penjelasan :
1. Klik menu History Transaksi. 2. Masukan no pemesanan.
3. Muncul status barang pesanan konsumen ( contoh : Order berarti bahwa pesanan dari konsumen masih dalam tahap approve oleh admin) .
5. Hasil Pengujian No Fungsi yang diuji Cara Pengujian Hasil yang di harapkan Hasil pengujia n 1. Form Login Admin memasukan username dan password. Jika sudah terdaftar dan validasi sesuai dengan database maka bisa melakukan login. Masuk ke halaman dashboard / Halaman utama Masuk ke halaman utama Admin memasukan username dan password. Jika tidak terdaftar maka muncul message box “username dan password tidak tersedia”. Muncul message box “username dan password tidak tersedia”da n kembali ke halaman login. Gagal masuk ke halaman utama
2. Create Mengisi form
yang telah disediakan, lalu menekan tombol simpan, maka data akan tersimpan kedalam database. Data tersimpan kedalam database Menampi lkan data yang telah di input dan tersimpan di database. Mengisi form yang telah disediakan, lalu menekan tombol simpan, jika ada form yang belum terisi maka akan muncul pesan message box form tidak boleh kosong Muncul message box form tidak boleh kosong Menampi lkan pesan error bahwa kolom tidak boleh kosong.
3 Update Mengubah data
yang tersedia, lalu menekan tombol ubah, maka data akan berubah dan tersimpan kedalam database. Data berhasil diubah dan disiman kedalam database Berhasil menguba h data yang sebelumn ya
Adapun hasil penelitian ini berupa rekomendasi yang dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Dengan adanya perangkat lunak pendistribusian ini bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam menganalisa dan merancang sistem perencanaan sistem informasi khususnya dalam proses pendistribusian produk.
2. Strategi yang di hasilkan adalah meningkatkan performa dan kualitas SDM yang bersangkutan sehingga dapat mengoptimalkan aplikasi yang telah ada seperti aplikasi Aqurate, terutama aplikasi ERP yang baru di gunakan oleh peusahaan PPI Bandung.
Dari hasil penelitian, maka ada beberapa saran yang di sampaikan agar penelitian ini bisa lebih baik lagi di kemudian hari.
1. Melakukan analisis lebih lanjut mengenai
perencanaan SI/TI terutama mengenai alur pendistribusian produk.
2. Melakukan pengembangan dari aplikasi yang telah ada agar hasil rekomendasi yang di usulkan dapat memberi pengaruh bagi peningkatan kinerja perusahaan.
3. Menambah umpan balik untuk penilaian kepuasan.
DAFTAR PUSTAKA Sumber Buku
Ward, John. and Joe Peppard. Strategic Planning for
Information System 3nd ed. England: John Wiley &
Sons, 2002
Sumber Jurnal
Pearce II, John.A and Richard B. Robinson. 2009. Strategic Management Formulation, Implementation and Control. Mc Graw-Hill International Edition. USA.
Wedhasmara, A. (2014). Langkah-langkah
perencanaan strategis Sistem informasi dengan menggunakan metode Ward and peppard. Jurnal Sistem Informasi, 1(1).
