PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) MEKANISME PELAPORAN DATA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS

(1)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

1 / 10

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB)

MEKANISME PELAPORAN DATA

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS

1. LATAR BELAKANG

Mengingat PAMSIMAS merupakan program yang dilaksanakan dalam jangka waktu yang cukup

panjang dan wilayah cakupan yang luas, maka dirasakan perlu adanya penerapan suatu Sistem

Informasi Manajemen (SIM) terpadu berbasis web yang dapat menyajikan informasi/laporan secara

real time serta fasilitas pengisian data secara online dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi

waktu dan biaya dalam pelaporan data pelaksanaan kegiatan Program PAMSIMAS di lapangan.

2. TUJUAN

Prosedur Operasional Baku (POB) ini dibuat bertujuan untuk meningkatkan pemahaman para

pelaksana Pelaporan SIM dalam pemanfaatan SIM PAMSIMAS, baik dari sisi pelaporan data maupun

pemanfaatan laporan yang tersedia khususnya, dan pemahaman substansi dalam mekanisme

pelaporan data SIM pada umumnya.

3. PEMANFAATAN/PELAPORAN DATA SIM PAMSIMAS

Kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi Program PAMSIMAS yang memanfaatkan laporan

berbasis data SIM sebagai satu-satunya sumber informasi resmi sangat bergantung pada kinerja

pelaksana pengisian dan verifikasi data yang dilakukan secara berjenjang dari tingkat desa oleh

Fasilitator Masyarakat, tingkat Kota/Kabupaten oleh Data Entry Administration Officer, hingga

tingkat Regional yang dilaksanakan oleh Data Management Specialist.

Hambatan dalam proses pengisian dan verifikasi pelaporan data SIM akan sangat mempengaruhi

kualitas laporan dan meperlambat jadwal pemanfaatannya dalam kegiatan pemantauan kinerja dan

evaluasi sehingga proses pengambilan keputusan untuk menentukan kebijakan dalam antisipasi

masalah yang akan diambil guna menjaga/meningkatkan kinerja program pun menjadi terlambat

yang dapat menyebabkan kegagalan pelaksanaan suatu siklus bahkan keseluruhan program.

Dengan mematuhi ketentuan jadwal dan mekanisme pelaksanaan pelaporan data SIM yang

dituangkan dalam Prosedur Operasional Baku (POB) dan Petunjuk Teknis (Juknis) Mekanisme

Pelaporan Data SIM oleh setiap pelaksana pelaporan di tiap tingkatan diharapkan kegagalan

pelaksanaan program yang disebabkan dari buruknya kinerja pelaporan data SIM dapat dihindari.

3.1. Mekanisme Pelaporan Data SIM.

Perangkat pelaksana mekanisme pelaporan data SIM dikelompokkan dalam 3 (tiga) tingkatan

sesuai dengan wilayah cakupan kerja dimulai dari pelaksana terbawah adalah sebagai berikut:

(2)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

2 / 10

Tabel 3.1. Tugas/Fungsi Pelaksana Pelaporan Data SIM

TINGKATAN WILAYAH

PELAKSANA FUNGSI/TUGAS JADWAL LAPOR KE

1. Desa/KKM TFM (Tim

Fasilitator Masyarakat)

1. Melakukan pembinaan dalam pelaksanaan dan verifikasi kebenaran dan konsistensi data/laporan kegiatan yang dicatat secara baik dan benar di tingkat masyarakat/KKM.

2. Mengisi Logbook berdasarkan data kegiatan di tingkat masyarakat/KKM.

3. Menyerahkan Logbook yang sudah terisi data pada bulan tersebut ke ROMS di Kabupaten/Kota secara tepat waktu.

4. Menyerahkan daftar hadir dan rencana kerja bulan berikutnya. 5. Menyerahkan/menginformasikan

via SMS Laporan Quick Status.

6. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan dan perbaikan data/laporan Logbook. 1. Harian (rutin). 2. Harian (rutin). 3. Tanggal 15 dan 25 setiap bulan. 4. Tanggal 25 setiap bulan. 5. Segera setelah suatu tahap kegiatan selesai atau selambat-lambatnya setiap Jumat sebelum pukul 12 siang waktu setempat. 6. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka

dimundurkan 1 (satu) hari kerja.

Koordinator Kabupaten/Kota

2. Kabupaten/Kota Koordinator Kabupaten/Kota

1. Melakukan verifikasi terhadap konsistensi dan validitas data yang diisikan ke dalam Logbook oleh Fasilitator sesuai dengan bidangnya masing-masing. Setelah logbook ditandantangani, selanjutnya menugaskan Data Entry Administration Officer (DEAO) untuk memasukkan data

1. Tanggal 15 dan 25 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja.

Koordinator Provinsi

(3)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

3 / 10

tersebut ke dalam aplikasi SIM

Pamsimas. DEAO harus tetap melakukan verifikasi terhadap konsistensi data dan mencermati kemungkinan kesalahan dalam penulisan angka atau informasi lainnya, serta tetap berkoordinasi

dengan Koordinator

Kabupaten/Kota.

2. Melakukan verifikasi Quick Status dalam bentuk Laporan/informasi via SMS terhadap kesesuaiannya dengan jadwal penyelesaian dalam Master Schedule tingkat Desa/Fasilitator dan menugaskan Data Entry Administration Officer untuk memasukkan data tersebut ke dalam aplikasi QS Pamsimas. Untuk data SIM dan QS yang berkaitan dengan keuangan, verifikasi dilakukan oleh Financial Management Assistant.

3. Melakukan analisa terhadap data SIM dengan dibantu oleh Financial Management Assistant dan DEAO.

4. Memberikan umpan balik kepada Fasilitator bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki.

5. Memberikan pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru yang dilakukan oleh DEAO. 6. Berkoordinasi dengan Koordinator

Provinsi dan Data Management Specialist (DMS) bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM.

7. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan dan koordinasi perbaikan data/laporan Logbook

2. Segera setelah menerima Laporan/SMS dari Fasilitator. 3. Tanggal 15 dan 25 setiap bulannya. Jika jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja.

4. Satu hari setelah

ditemukan data yang tidak valid.

5. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru. 6. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 7. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap

(4)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

4 / 10

Fasilitator dan ROMS tingkat

Kabupaten/Kota.

bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka

dimundurkan 1 (satu) hari kerja. 3. PROVINSI Koordinator

Provinsi

1. Memastikan bahwa telah dilakukan verifikasi di tingkat kabupaten/kota dan provinsi terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh ROMS Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM/QS.

Verifikasi data SIM dan QS dilakukan oleh Quality Assurance Specialist (QAS). Untuk data SIM dan QS yang berkaitan dengan keuangan, verifikasi dilakukan oleh Financial Management Specialist (FMS). Pada aplikasi SIM tersedia fasilitas Verifikasi Laporan SIM/QS Provinsi. 2. Memberikan umpan balik kepada

ROMS tingkat Kabupaten/Kota bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki.

3. Melakukan koordinasi dengan Training Coordinator (di tingkat Regional) mengenai pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru dan pelaku baru di tingkat Kabupaten/Kota jika dibutuhkan. 4. Melakukan pembinaan kepada

ROMS tingkat Kabupaten/Kota untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 5. Melakukan teleconference bidang

SIM dengan ROMS tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya sebagai bentuk/sarana pembinaan. Pemilihan kabu-paten/kota didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan

1. Tanggal 5 (lima) setiap bulannya.

2. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid.

3. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru dan pelaku baru tingkat Kabupaten/Kota 4. Harian (rutin). 5. Sekali seminggu Project Manager

(5)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

5 / 10

kuantitas data SIM, dengan

ketentuan minimal:

• 1 kabupaten/kota per minggu untuk provinsi dengan jumlah kurang dari 10 kabupaten/kota

• 2 kabupaten/kota per minggu untuk provinsi dengan jumlah antara 10 hingga 19 kabupaten/kota • 3 kabupaten/kota per

minggu untuk provinsi dengan jumlah 20 atau lebih kabupaten/kota

6. Berkoordinasi dengan DMS ROMS bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM.

7. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan di tingkat Provinsi dan pemantauan serta koordinasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat Kabupaten/Kota. 6. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 7. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja. 4. REGIONAL Project

Manager

Data

Management Specialist

1. Memastikan bahwa telah dilakukan verifikasi di ROMS tingkat kabupaten, provinsi dan regional terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM dan QS Pamsimas.

1. Melakukan verifikasi data SIM dan QS terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM yang telah dimasukkan oleh ROMS tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya ke dalam aplikasi SIM dan QS PAMSIMAS.

2. Memberikan umpan balik kepada ROMS tingkat Provinsi bila berdasarkan hasil analisa data atau pada saat verifikasi

1. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka dimajukan 1 (satu) hari kerja. 1. Tanggal 5 (lima)

s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja. 2. Satu hari setelah

ditemukan data yang tidak valid.

(6)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

6 / 10

ditemukan data yang tidak valid,

untuk segera diperbaiki.

3. Melakukan koordinasi pelatihan pengisian Logbook bagi Fasilitator baru dengan Training Coordinator jika dibutuhkan.

4. Melakukan koordinasi pelatihan SIM bagi pelaku baru di tingkat Regional, Provinsi dan Kabupaten/Kota.

5. Melakukan pembinaan kepada ROMS di tingkat Kabupaten/Kota untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 6. Melakukan teleconference bidang

SIM dengan ROMS tingkat Provinsi dan tingkat Kabupaten/Kota di wilayah kerjanya sebagai bentuk/sarana pembinaan. Pemilihan provinsi didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kuantitas data SIM, sedangkan pemilihan kabupaten/kota bersifat fleksibel, dengan ketentuan minimal 1 provinsi dan 3 kabupaten/kota per minggu. 7. Berkoordinasi dengan Tim SIM

CMAC bila menemukan permasalahan yang dapat mempengaruhi kinerja pelaporan data SIM.

8. Melaksanakan MIS Day untuk tugas-tugas yang belum diselesaikan di tingkat Regional dan pemantauan serta koordinasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota. 3. Segera setelah mobilisasi Fasilitator baru. 4. Segera setelah mobilisasi pelaku baru. 5. Harian (rutin). . 6. Sekali seminggu 7. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 8. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja. 5. PUSAT/CMAC MIS Specialist 1. Melakukan monitoring dan

memastikan telah dilakukan verifikasi di tingkat ROMS terhadap konsistensi dan validitas data/laporan SIM dan QS yang telah dimasukkan oleh Data Entry Administration Officer di seluruh

1. Tanggal 5 (lima) s/d 7 (tujuh) atau 3 (tiga) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di

(7)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

7 / 10

ROMS ke dalam aplikasi SIM

Pamsimas.

2. Memberikan umpan balik kepada ROMS tingkat Regional, Provinsi dan Kabupaten/Kota bila berdasarkan hasil analisa data dan pada saat verifikasi ditemukan data yang tidak valid, untuk segera diperbaiki.

3. Memberikan informasi terkait dengan operasional SIM kepada seluruh pelaku program Pamsimas, melalui website, SMS atau email.

4. Melakukan pelatihan SIM bagi personil ROMS baru.

5. Melakukan pembinaan kepada ROMS untuk menunjang kinerja mekanisme pelaporan data SIM. 6. Melakukan teleconference bidang

SIM dengan ROMS tingkat Regional dan Provinsi. Pemilihan regional dan provinsi didasarkan atas wilayah yang paling membutuhkan perbaikan/ peningkatan kualitas dan kuantitas data SIM, dengan ketentuan minimal 2 ROMS dan 3 provinsi per minggu.

7. Melakukan tindak lanjut terhadap permasalahan yang ditemukan yang dapat mempengaruhi pelaporan data SIM.

8. Melaksanakan MIS Day, memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan MIS Day di tingkat ROMS.

hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja. 2. Satu hari setelah ditemukan data yang tidak valid.

3. Segera setelah dibutuhkan 4. Segera setelah mobilisasi Konsultan ROMS baru. 5. Harian (rutin). 6. Sekali seminggu. 7. Segera setelah menemukan adanya indikasi permasalahan. 8. Tanggal 5 (lima) s/d 9 (sembilan) atau 5 (lima) hari kerja setiap bulan atau bila salah satu hari tersebut jatuh di hari libur, maka dimundurkan 1 (satu) hari kerja

(8)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

8 / 10

3.2. Lingkup Isian Data/Laporan SIM PAMSIMAS.

Lingkup data/informasi yang dapat dimanfaatkan dari SIM PAMSIMAS dikelompokkan secara

garis besar sebagai berikut:

1. Informasi Umum.

Merupakan sumber data demografi per desa cakupan wilayah kerja PAMSIMAS.

a. Cakupan Wilayah.

b. Cakupan Penduduk.

c. Jumlah Pagu.

d. Jumlah SD/sederajat dan jumlah muridnya.

e. Jumlah Kasus Diare.

Data dalam modul ini akan menjadi acuan dalam penilaian kinerja program per desa

dan tidak boleh dibiarkan kosong/tidak terisi, karena akan mempengaruhi capaian

dalam penilaian kinerja program.

2. Pemberdayaan Masyarakat & Perencanaan Program.

Merupakan sumber data dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a. Persiapan Program

••••

Persiapan Program di tingkat Kota/Kabupaten

••••

Persiapan Program di tingkat Desa/Kelurahan

••••

Identifikasi Masalah dan Analisa Situasi (IMAS)

••••

Pemicuan CLTS (Community Led Total Sanitation)

••••

Pembentukan KKM

b. Perencanaan Program

••••

Penyusunan PJM Pro Aksi

••••

Penyusunan RKM PAMSIMAS

c. Badan Pengelola Sistem Penyediaan Air Minum dan Sanitasi (BPSPAMS)

3. Pengelolaan Dana.

Meliputi informasi mengenai:

a. Pencairan Dana di Tingkat Masyarakat

••••

Dana Kontribusi Masyarakat in-cash.

••••

Dana Kontribusi Masyarakat in-kind.

b. Dana BLM (APBN/APBD).

c. Dana HID dan HIK.

d. Sumber dana Lain-lain.

4. Keluaran/Pelaksanaan Program.

a. Realisasi RKM PAMSIMAS.

b. Realisasi Pengadaan Barang dan Jasa.

c. Kinerja BPSPAMS.

d. Pengamanan Dampak Sosial dan Lingkungan.

5. Pemberdayaan PEMDA.

a. Target Penerima Manfaat dan Nilai Rencana Investasi.

(9)

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 0)

9 / 10

c. Peningkatan Realisasi APBD yang Memuat Kegiatan AMPL di Kabupaten/Kota.

d. Peningkatan Kapasitas Staf Pemda.

e. HID dan HIK.

f. Penerima Manfaat Program AMPL sebagai Pelaksanaan RAD AMPL.

g. Pokja AMPL/Sanitasi/sejenis.

6. Tahap Keberlanjutan.

a. Fasilitasi Penguatan Keberlanjutan Tingkat Kabupaten/Kota

••••

Asosiasi SPAM Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota

b. Refleksi Capaian/Monitoring Keberlanjutan (MPA Tahap 2)

c. Kinerja Badan Pengelola SPAM Perdesaan (BPSPAM/Badan Pengelola SPAM

Lainnya)

3.3. QUICK STATUS (QS)

Penyelesaian kegiatan per siklus diharapkan dapat dilaporkan dan dipantau sesuai dengan

keadaan sesungguhnya dalam bentuk laporan quick status yang akan dijadikan acuan dalam

pengambilan keputusan secara cepat untuk penyelesaian setiap permasalahan yang dapat

menghambat penyelesaian kegiatan di lapangan.

Sementara laporan data SIM dianggap kurang dapat mewakili status penyelesaian kegiatan

sesuai dengan keadaan di lapangan dikarenakan jadwal pengisian dan pelaporannya yang

dilaksanakan pada setiap awal bulan berikutnya.

Dari kesimpulan di atas maka untuk mendapatkan informasi segera dari penyelesaian setiap

kegiatan di lapangan dibutuhkan suatu laporan keadaan segera atau quick status.

3.3.1.1. Quick Status Tingkat Desa (TFM).

Sedemikian pentingnya laporan penyelesaian kegiatan di lapangan, maka setiap kali

suatu siklus kegiatan diselesaikan Fasilitator Masyarakat (FM) harus sesegera mungkin

melaporkannya ke Koordinator Kabupaten sebagai quick status untuk segera diinput ke

dalam aplikasi SIM berbasis web oleh Data Entry Administration Officer.

Catatan: Untuk mendukung kecepatan pengiriman laporan quick status, jika belum

memungkinkan dilaporkan dalam laporan tertulis/formal maka dapat dilakukan dengan

mengirim laporan quick status dalam bentuk SMS begitu pelaksanaan suatu kegiatan di

desa/masyarakat diselesaikan atau selambat-lambatnya setiap hari Jumat sebelum

pukul 12 siang waktu setempat kepada Koordinator Kabupaten/Kota agar dapat segera

diinput ke dalam aplikasi SIM oleh Data Entry Administration Officer dalam hari yang

sama.

3.3.1.2. Quick Status Tingkat Kabupaten/Kota

Untuk laporan quick status di tingkat Kabupaten/Kota dapat langsung diisikan ke dalam

aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Data Entry Administration Officer begitu

suatu siklus kegiatan di tingkat Kabupaten/Kota diseselesaikan.

3.3.1.3. Quick Status Tingkat Provinsi

Untuk laporan quick status di tingkat Provinsi dapat langsung diisikan ke dalam aplikasi

QS melalui web site Pamsimas oleh Koordinator Provinsi begitu suatu siklus kegiatan di

tingkat Provinsi diseselesaikan.

(10)