BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM. memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode,

(1)

3.1 Tinjauan Organisasi

Organisasi merupakan tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana dan prasarana, data, dan lain sebagainya tang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.2 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. XYZ pharmaceutical adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang produksi obat-obatan (Farmasi) yang berdiri sejak tahun 2011. PT. XYZ Pharmaceutical memproduksi obat-obatan dalam bentuk sediaan kapsul, tablet, dan injeksi. Berikut ini merupakan data/profil perusahaan :

Nama Perusahaan : PT. XYZ Pharmaceutical

Mulai berdiri : 2011

Alamat : Jl. Raya serang km.10,5 desa kadu tangerang

3.2.1 Visi dan Misi

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari perusahaan PT. Prima Medika Laboratories (Pharos Group) antara lain:

Visi :

Menjadi perusahaan farmasi dengan pertumbuhan tercepat di indonesia serta menjadi mitra pilihan pertama atau kedua bagi para pelanggannya

(2)

Misi :

Memuaskan seluruh stakeholder melalui:

1. Memperkuat portfolio produk disetiap spesialis yang difokuskan 2. Inovasi produk dan desain serta perbaikan berkesinambungan 3. Menyediakan produk bermutu dengan biaya rendah

4. Pelayanan prima kepada seluruh dokter spesialis di indonesia untuk produk ethical dan masyarakat umum produk non ethical

5. Pengembangan sumber daya manusia dengan kultur positif yang kuat berbasis kompetensi

3.2.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang baik harus menunjukkan pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap individu atau bagian. Agar dapat tercapai koordinasi yang baik antar sesama karyawan, baik atasan maupun bawahan. karena struktur organisasi juga harus mempertimbangkan perusahaan secara menyeluruh. Organisasi juga bersifat fleksibel, oleh karena itu bentuk struktur organisasi setiap perusahaan tidak sama sesuai dengan luas dan besarnya perusahaan.

(3)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.XYZ Pharmaceutical

Adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut : 1. Presiden Direktur

Pada umumnya presiden direktur memiliki tugas antara lain:

a. Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan

b. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan

c. Melakukan hubungan dengan pihak luar baik swasta maupun pemerintah yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan

d. Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan

STRUKTUR ORGANISASI PT. XYZ Pharmaceutical

Presiden Direktur

Direktur

Wakil Direktur

Manager

Administrasi

Bagian Marketing Bagian Keuangan

(4)

e. Menerima dan memeriksa laporan dari masing-masing vice president 2. Direktur

Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain:

a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer) c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan 3. Wakil Direktur

Tugas dan tanggung jawabnya adalah membantu direktur dalam pembinaan disiplin pegawai, memimpin mobilisasi dalam pelaksanaan kegiatan umum yang menyangkut kebersihan, kerapian areal dan perawatan/perbaikan instalasi usaha.

4. Manager

Tugas dan tanggung jawabnya adalah setiap awal tahun menyusun anggaran atau rencana kegiatan usaha minimal satu tahun yang akan datang. Mengkoordinasikan para karyawannya untuk menjalankan setiap tugas dan tanggung jawabnya. Mengawali dan menilai kinerja para karyawannya dan menyetujui pengeluaran anggaran dalam jumlah yang tidak ditentukan.

5. Bagian Administrasi

Tugas dan tanggung jawabnya yaitu melakukan kegiatan surat menyurat baik ke dalam perusahaan serta mendokumentasikan kegiatan perusahaan serta bertugas untuk mengatur urusan kepegawaian, penggajian dan pengawasan terhadap absensi karyawan.

6. Personalia dan Umum

Tugas bagian personalia dan umum antara lain:

a. Mengidentifikasi lowongan, merekrut, mewawancarai dan memilih pelamar b. Mengembangkan, mengelola dan mengevaluasi tes pelamar kerja

(5)

c. Memberikan informasi tentang kebijakan perusahaan , detail tugas pekerjaan, kondisi kerja, upah, jenjang karir dan sebagainya kepada calon karyawan

d. Mengalokasikan sumber daya manusia dengan tepat e. Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan

f. Menjaga struktur kerja dengan memperbarui persyaratan kerja dan deskripsi pekerjaan untuk semua posisi

7. Marketing

Tugas divisi marketing diantaranya:

a. Menghasilkan pemasukan bagi perusahaan dengan cara menjual produk perusahaan b. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat, melalui produk yang dibuat oleh

perusahaan

c. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan dan masyarakat serta menjadi jembatan antara perusahaan dan lingkungan eksternal

d. Menyerap informasi dan menyampaikan kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang bermanfaat untuk mendukung peningkatan kualitas dan penjualan produk

8. Keuangan dan Akuntansi

Tugas divisi keuangan dan akuntansi diantaranya:

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan

d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan)

e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan)

(6)

g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan

9. Purchasing

Tugas divisi purchasing diantaranya:

a. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang (inventory, material,dll)

b. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol (FIFO atau FEFO)

c. Melakukan pemilihan/seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan

d. Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan

e. Memastikan kesedian baran/material melalui mekanisme audit/control stock 10. PPIC

Tugas-tugas PPIC diantaranya:

a. Menerima order dari marketing dan membuat rencana produksi sesuai order yang diterima

b. Memenuhi permintaan sample dari marketing dan memantau proses pembuatan sample sampai terkirim ke pelanggan

c. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan forecast dari marketing dengan memperhatikan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standar stock yang ideal

d. Memonitor semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada digudang maupun yang akan di datangkan sehingga proses produksi dan penerimaan order bisa berjalan lancar dan seimbang

e. Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, routing dan quantity yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan

(7)

11. Produksi

a. Bertanggung jawab atas kegiatan dibidang produksi meliputi penjadwalan produksi dan persiapan hingga proses produksi.

b. Mengkoordinasi seluruh pihak yang terlibat dalam produksi untuk kelancaran proses produksi.

12. Quality Assurance (QA)

Departemen QA merupakan departemen yang bertanggung jawab antara lain: a. Audit internal

b. Audit eksternal c. Inspeksi diri

d. Pelatihan karyawan dan staf

e. Pemantauan terhadap penyimpangan f. Pelatihan tim penanganan penyimpangan g. Tren analisis terhadap produk bermasalah h. Pembuatan prosedur tetap

i. validasi

13. Quality Control (QC)

a. Bertanggung jawab untuk memantau, menganalisi, meneliti, menguji suatu produk b. Memverifikasi kualitas produk

c. Memonitor setiap proses yang terlibat dalam produksi produk d. Memastikan kualitas barang sesuai standar

e. Bertanggung jawab untuk dokumentasi inspeksi dan tes yang dilakukan pada produk yang diproduksi

f. Membuat analisis catatan sejarah perangkat dan dokumentasi produk sebelumnya untuk referensi di masa mendatang

(8)

14. Gudang

a. Bertanggung jawab mengatur keluar masuk barang. b. Mencatat seluruh barang yang keluar masuk dari gudang. 15. Teknik

a. Bertanggung jawab terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pemeliharaan dan perbaikan mesin maupun instalasi yang berhubungan dengan listrik dan mekanik. b. Memberikan pemecahan masalah-masalah secara teknik

3.3 Analisa Sistem

3.3.1 Analisa Sistem Berjalan

Selama ini sistem pengolahan bahan baku pada PT.XYZ Pharmaceuticalbelum sepenuhnya menggunakan sistem terkomputerisasi. Semua hal dari pendataan terkait transaksi keluar masuk bahan baku maupun produk jadi masih dilakukan secara manual oleh beberapa staff perusahaan. Sehingga mengakibatkan sering terjadinya ketidaksesuaian data karna beberapa faktor, diantaranya ketidak telitian dalam pendataan keluar masuk barang terutama transaksi penggunaan bahan baku untuk proses produksi. Serta pengarsipan data yang tidak termonitor sehingga memakan waktu yang cukup lama dalam mencari data yang ingin diperlukan.

3.3.2 Uraian Prosedur

Langkah dalam membuat prosedur mengacu pada prosedur yang ada pada sistem pengolahan bahan baku yang sedang berjalan sebagai berikut :

1. PPIC

Bagian PPIC membuat rencana harian berupa BPO (Bulk Production Order) mengenai produk yang akan diproduksi untuk memenuhi permintaan pelanggan dan

(9)

stock di gudang. Sebelum BPO dibuat, PPIC harus konfirmasi ke bagian gudang untuk memastikan bahan baku yang akan digunakan tersedia stocknya.

2. Produksi

Bagian produksi menerima Bulk Production order (BPO) dari bagian PPIC, kemudian staff produksi membuat surat permintaan bahan baku untuk diberikan kebagian gudang. Namun terkadang staff produksi dalam meminta bahan baku ke gudang tidak hanya menggunakan surat permintaan bahan baku yang telah disetujui atasan, melainkan juga menggunakan e-mail (cc: atasan). Hal ini kurang efektif dalam dokumentasi data penggunaan bahan baku yang dilakukan oleh bagian produksi maupun bagian gudang, karena bukti permintaan pengeluaran bahan baku tidak terdokumentasi dengan baik oleh bagian gudang. bagian gudang akan mengirimkan bahan baku ke bagian poduksi sesuai dengan permintaan, dan dan bagian produksi memastikan kembali agar bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi sesuai dengan BPO (Bulk Production Order). Jika bahan baku yang dikirim oleh gudang tidak sesuai dengan BPO (Bulk Production Order) baik dari segi jenis bahan baku maupun quantity yang diperlukan, maka bahan baku akan dikembalikan ke gudang untuk dipersiapkan ulang. Namun jika bahan baku yang dikirim operator sudah sesuai dengan BPO (Bulk Production Order), maka bagian produksi akan langsung melakukan proses produksi agar bahan baku tersebut menjadi produk yang diinginkan sesuai dengan BPO (Bulk Production Order).

3. Pembuatan laporan

Setelah proses produksi selesai, bagian produksi akan membuat laporan dengan mencatat hasil produk secara manual dalam log book produksi. Dan isi dari logbook tersebut diantaranya: nama produk, nomer batch dan jumlah produk yang dihasilkan sebagai laporan (report) yang akan diinformasikan ke manager produksi dan

(10)

mengkonfirmasikan hasilnya ke bagian PPIC. Terkadang logbook yang digunakan untuk pencatatan hasil proses produksi tidak selalu pada tempatnya, sehingga sering sekali staff produksi sibuk dalam mencari logbook pada saat akan mencatat laporan hasil proses produksi karena logbook yang tidak termonitoring.

3.3.3 Activity Diagram Permintaan Bahan Baku

PPIC GUDANG PRODUKSI

Gambar 3.2 Activity Diagram Permintaan Bahan Baku

Menanyakan Stock Bahan Baku yg akan diperlukan untuk

proses produksi

Terima info untuk cek stock BB

Cek Stock BB pada kartu stock

Konfirmasi stock BB Menerima informasi

Membuat BPO Menerima BPO

Permintaan BB Terima permintaan BB

Menyiapkan BB

(11)

Pada Gambar 3.2 Activity diagram permintaan bahan baku

Sebelum membuat Bulk Production Order (BPO), bagian ppic akan menanyakan terlebih dahulu ke bagian gudang terkait stock bahan baku yang diperlukan tersedia atau tidak. Kemudian bagian gudang akan memastikan stock bahan baku dengan melihat kartu stock yang telah dibuat dan mengkonfirmasikan kembali ke bagian ppic dan memberikan informasi terkait persediaan bahan baku yang dibutuhkan. Setelah mendapatkan informasi stock bahan baku dari gudang, ppic akan menerbitkan BPO untuk proses produksi obat dan mendistribusikan ke bagian produksi. Setelah bagian produksi menerima BPO dari ppic, maka bagian produksi akan membuat permintaan bahan baku ke bagian gudang. Permintaan bahan baku dapat dilakukan melalui surat permintaan bahan baku, e-mail, dan telepon tergantung kondisi di lapangan dan status obat yang akan diproduksi. Jika bagian gudang telah menerima permintaan bahan baku dari bagian produksi, bagian gudang akan menyiapkan bahan baku sesuai dengan permintaan dan mengirimkannya ke bagian produksi.

3.4 Analisa Sistem Yang Diusulkan

Perancangan sistem perangkat lunak di deskripsikan dengan model analisis menggunakan use case serta dilanjutkan dengan model desain. Analisis digunakan untuk pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan sistem aplikasi kedalam elemen-elemen pemodelan. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan, digunakan Microsoft Visio yang mendukung perancangan dengan basis UML. Berdasarkan sistem pengolahan data pada sistem berjalan, maka dibuat sistem monitoring dan tracebility penggunaan bahan baku. Dimana aplikasi ini akan memproses data secara otomatis berdasarkan data yang diinput, dan dapat mentelusur penggunaan bahan baku yang digunakan sehingga stock bahan baku dapat dipantau penggunaan dengan melihat history pada sistem. Data yang dihasilkan akurat dan laporan transaksi penggunaan bahan baku serta proses produksi dapat dengan cepat dibuat. Dan sistem ini akan berjalan secara otomatis mengurangi

(12)

stock bahan baku digudang pada saat bagian produksi telah melakukan submit pada saat menginputkan data pada sistem produksi.

(13)

3.4.1 Usecase Inventarisasi bahan baku yang diusulkan

Gudang

Cek Stock Bahan Baku

Mencetak Rincian Laporan Proses Produksi

PPIC

Input Transaksi Proses Produksi Input BPO

PRODUKSI

Input data proses produksi Login << include >> * * * * * * * * * * * * * * * * << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> Membuat Surat Permintaan BB Mencetak Formulasi Obat * * * * << include >> * * * * * * * *

Input Bahan Baku

Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Mentelusur Penggunaan Bahan Baku

Membuat Surat Pengiriman Barang * * * * * *

Lihat Hasil Obat Jadi sesuai BPO *

* Mentelusur Penggunaan Bahan Baku

Mencetak BPO * * << include >> << include >> << include >> << include >> << include >> << include >>

(14)

Agar Gudang, PPIC, dan Produksi dapat mengakses sistem ini harus melakukan login terlebih dahulu. Bagian gudang dapat melakukan input bahan baku, mencetak laporan hasil bahan baku, mentelusur penggunaan bahan baku, membuat surat pengiriman barang, dan dapat juga mengecek stock bahan baku melalui sistem. Bagian PPIC dapat melakukan pengecekan stock bahan baku, mencetak rincian laporan proses produksi, mencetak formulasi obat, input BPO, mencetak BPO, dan dapat juga melakukan telusur penggunaan bahan baku. Sedangkan bagian produksi dapat melakukan penginputan transaksi proses, lihat hasil obat jadi sesuai BPO, input data proses produksi, dan dapat juga membuat surat permintaan bahan baku.

3.4.2 Skenario Use Case

Table 3.1 Skenario Input data Bahan Baku

Nama Use Case Input Data Bahan Baku

Aktor Gudang

Deskripsi Input data Bahan Baku

Pre Kondisi -

Tindakan Input nama bahan baku, quantity

Post kondisi -

Table 3.2 Skenario Cek Stock Persediaan Bahan Baku

Nama Use Case Cek stock persediaan bahan baku

Aktor Gudang

Deskripsi Cek stock Persediaan bahan baku

Pre Kondisi -

(15)

stock persediaannya

Post kondisi -

Table 3.3 Skenario Formulasi Obat

Nama Use Case Formulasi Obat

Aktor PPIC

Deskripsi Input Formulasi Obat

Pre Kondisi -

Tindakan Pilih formulasi obat sesuai dengan nama

obat

Post kondisi -

Table 3.4 Skenario Input BPO

Nama Use Case Input BPO

Aktor PPIC

Deskripsi Input BPO

Pre Kondisi -

Tindakan Input Data (nama obat, bahan baku, quantity

BB dan larutan, Dosis obat)

(16)

Table 3.5 Skenario Input Data Proses Produksi

Nama Use Case Input Data proses produksi

Aktor Pr oduksi

Deskripsi Input data proses produksi

Pre Kondisi -

Tindakan Inputkan data (No.Bacth, jenis obat, sediaan

obat, dan quantity dalam unit box)

Post kondisi -

Table 3.6 Skenario Pembuatan Surat Permintaan Bahan Baku

Nama Use Case Pembuatan Surat permintaan Bahan Baku

Aktor Produksi

Deskripsi Membuat Surat permintaan bahan baku

Pre Kondisi -

Tindakan Input data (Nama, Nip, Nama BB, Quantity)

Post kondisi -

Table 3.7 Skenario Pembuatan Surat Pengiriman Barang

Nama Use Case Pembuatan Surat pengiriman barang

Aktor Gudang

Deskripsi Membuat Surat pengiriman barang

Pre Kondisi -

Tindakan Input data (Nama, Nip, Nama BB, Quantity)

(17)

Table 3.8 Skenario Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Nama Use Case Mencetak laporan persediaan bahan baku

Aktor Gudang

Deskripsi Mencetak laporan persediaan bahan baku

Pre Kondisi -

Tindakan Pilih jenis bahan baku yang akan di cek

persediaannya

(18)

3.4.3 Activity Diagram Permintaan Bahan Baku

PPIC GUDANG PRODUKSI

Gambar 3.4 Activity Diagram Permintaan Bahan Baku

Pada Gambar 3.4 activity diagram permintaan bahan baku

Sebelum bagian ppic membuat Bulk Production Order (BPO) untuk proses produksi obat, bagian ppic terlebih dahulu harus melihat stock bahan baku pada sistem untuk memastikan stock bahan baku yang akan diperlukan tersedia. Jika bahan baku yang dibutuhkan tersedia dan mencukupi quantity penggunaan, selanjutkan bagian ppic akan

Cek stock BB yang akan dibutuhkan pada sistem

Memastikan stock pada sistem

Membuat BPO Menerima BPO

Membuat surat permintaan BB Terima surat permintaan BB Menyiapkan BB Mengirimkan BB Menerima BB ada

(19)

menerbitkan BPO sesuai dengan produk obat yang akan di produksi. Namun jika stock bahan baku yang akan dibutuhkan tidak tersedia, bagian ppic akan mengalihkan produksi dengan produk obat yang lain, sesuai dengan bahan baku yang tersedia di gudang.

Bagian ppic akan mendistribusikan BPO ke bagian produksi sebagai acuan maupun panduan terkait produk yang harus diproduksi. Setelah bagian produksi menerima BPO dari ppicdan memastikan formulasi bahan baku pada BPO sudah benar-benar sesuai standar, selanjutnya bagian produksi akan membuat surat permintaan bahan baku yang berisis nama bahan baku yang dibutuhkan beserta quantity nya untuk di serahkan ke bagian gudang.

Bagian gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi, dan memastikan kembali pada sistem stock bahan baku yang diminta masih tersedia atau tidak. Jika bahan baku yang diminta tersedia, bagian gudang akan menyiapkan bahan baku dan membuat surat pengiriman bahan baku untuk diserahkan ke bagian produksi

(20)

3.4.4 Activity Diagram Input Bahan Baku

Gudang Sistem

Gambar 3.5 Activity Diagram Input Bahan Baku

Agar bagian gudang dapat menambahkan bahan baku yang masuk, bagian gudang harus login terlebih dahulu sesuai dengan username dan password yang sudah diberikan. Setelah proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman menu utama dan bagian gudang langsung memilih menu bahan baku yang telah tersedia pada master. Kemudian bagian gudang dapat melakukan input bahan baku yang masuk dan klik tombol simpan agar stock persediaan bahan baku terupdate secara otomatis.

gagal

Pilih menu bahan baku pada master

Login Proses

Tampil menu utama

Input bahan baku

Simpan

Keluar

Tersimpan Tampilkan menu utama

(21)

3.4.5 Activity Diagram Cek Persediaan Bahan Baku

Gambar 3.6 Activity Diagram Cek Persediaan Bahan Baku

Agar bagian gudang dapat melihat stock bahan baku, bagian gudang harus login terlebih dagulu. Jika proses login berhasil, makan sistem akan menampilkan halaman menu utama. Kemudian bagian gudang klik menu laporan cek stock barang dan pilih menu persediaan bahan baku. Makan sistem akan menampilkan halaman cek stock bahan baku, kemudian pilih jenis bahan baku yang akan dicek stocknya.

gagal

Pilih menu laporan cek stock barang

Login Proses

Tampil menu utama

Pilih persediaan bahan abaku

Pilih jenis bahan baku

(22)

3.4.6 Activity Diagram Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Gambar 3.7 Activity Diagram Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Agar bagian gudang dapat melakukan proses cetak laporan persediaan bahan baku, bagian gudang harus melakukan login terlebih dahulu sesuai dengan username dan password yang telah diberikan. Setelah proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman menu utama. Kemudian bagian gudang memilih menu laporan cek stock barang lalu pilih menu persediaan bahan baku, maka akan muncul halaman cek stock bahan baku. Setelah halaman proses cek stock bahan baku muncul, bagian gudang memilih jenis bahan baku yang akan di cek stocknya. Kemudian klik print maka sistem akan melakukan proses cetak. Setelah sistem selesai melakukan proses cetak, maka sistem akan kembali ke menu halaman utama. Dan bagian gudang dapat keluar (logout) dari sistem.

gagal

Pilih menu laporan cek stock barang

Login Proses

Tampil menu utama

Pilih persediaan bahan baku Pilih jenis bahan baku Keluar Cetak Mencetak

(23)

3.4.8 Activity Diagram Membuat Surat Pengiriman barang

Gambar 3.8 Activity Diagram Membuat Surat Pengiriman barang

Agar bagian gudang dapat melakukan proses membuat surat pengiriman barang, bagian gudang harus melakukan login terlebih dahulu sesuai dengan username dan password yang telah diberikan. Setelah proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman menu utama. Kemudian bagian gudang memilih menu surat lalu pilih menu pengiriman barang,

gagal

Pilih menu Surat

Login Proses

Tampil menu utama

Klik button Tambah

Simpan

Pilih button

print

Tersimpan Tampilkan menu utama Pilih menu Pengiriman

barang

Input nama, nip, nama & qty BB

Cetak

Keluar

Mencetak Tampilkan menu utama

(24)

maka akan muncul halaman surat pengiriman barang. Setelah halaman surat pengiriman barang muncul, kemudian klik button tambah. Maka sistem akan menampilkan form surat pengiriman barang. Kemudian bagian gudang mengisi data (seperti : nama, nim, nama dan qty bahan baku). Jika data yang diinputkan sudah benar, klik tombol simpan agar data dapat tersimpan secara otomatis oleh sistem. Dan jika ingin melakukan proses cetak, klik button

print maka sistem secara otomatis akan melakukan proses cetak laporan sesuai data yang di

butuhkan.

3.4.7 Activity Diagram Transaksi Proses Produksi

Produksi Sistem

Gambar 3.9 Activity Diagram Transaksi proses produksi

Agar bagian produksi dapat melakukan transaksi proses produksi, bagian produksi

gagal

Pilih menu Transaksi

Login Proses

Tampil menu utama

Input data proses produksi

Simpan Keluar

Tersimpan Tampilkan menu utama Pilih menu transaksi

(25)

diberikan. Setelah proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman menu utama. Kemudian bagian produksi memilih menu transaksi lalu pilih menu transaksi obat, maka akan muncul halaman proses produksi. Setelah halaman proses produksi muncul, bagian produksi dapat melakukan input data proses berupa no.batch produk yang akan diproses, jenis obat maupun sediaan obat. jika data yang diinputkan sudah benar, klik tombol simpan agar data dapat tersimpat secara otomatis oleh sistem.

(26)

3.4.8 Activity Diagram Membuat Surat Permintaan Bahan Baku

Produksi Sistem

Gambar 3.10 Activity Diagram Membuat Surat Permintaan Bahan Baku

Agar bagian produksi dapat melakukan proses membuat surat permintaan bahan baku, bagian produksi harus melakukan login terlebih dahulu sesuai dengan username dan password yang telah diberikan. Setelah proses login berhasil, maka sistem akan menampilkan halaman menu utama. Kemudian bagian produksi memilih menu surat lalu pilih menu

gagal

Pilih menu Surat

Login Proses

Tampil menu utama

Klik button Tambah

Simpan

Pilih button

print

Tersimpan Tampilkan menu utama Pilih menu Permintaan

Bahan Baku

Input nama, nip, nama & qty BB

Cetak

Keluar

Mencetak Tampilkan menu utama

(27)

permintaan bahan baku, maka akan muncul halaman surat permintaan bahan baku. Setelah halaman surat permintaan bahan baku muncul, kemudian klik button tambah. Maka sistem akan menampilkan form surat permintaan bahan baku. Kemudian bagian produksi mengisi data (seperti : nama, nim, nama dan qty bahan baku). jika data yang diinputkan sudah benar, klik tombol simpan agar data dapat tersimpan secara otomatis oleh sistem. Dan jika ingin melakukan proses cetak, klik button print maka sistem secara otomatis akan melakukan proses cetak laporan sesuai data yang di butuhkan.

3.4.9 Sequence Diagram Input Data Bahan Baku

Gudang

Login Menu Utama Menu master Bahan Baku

Masuk Proses Tampilkan Pilih Selesai Keluar * * * * * * * *

Gambar 3.11 Sequence Diagram Input Bahan Baku

Bagian gudang melakukan proses login terlebih dahulu pada halaman login. Setelah sukses pada halaman login sistem akan menampilkan halaman menu utama, kemudian bagian gudang memilih menu master dan pilih menu bahan baku untuk melakukan proses penambahan bahan baku. Setelah selesai bagian gudang dapat mengklik menu keluar

(28)

3.4.8 Sequence Diagram Cek Stock Bahan Baku

Gudang

Login Menu Utama Laporan Cek Stock Barang_{(Bahan Baku)}

Masuk Proses Tampilkan Pilih Selesai Keluar * * * * * * * *

Gambar 3.12 Sequence Diagram Cek Stock Bahan Baku

Bagian gudang melakukan proses login terlebih dahulu pada halaman login. Setelah suksek pada halaman login sistem akan menampilkan halaman menu utama, kemudian bagian gudang memilih menu cek stock barang dan pilih menu persediaan bahan baku. Setelah selesai bagian gudang dapat mengklik menu keluar (logout).

(29)

3.5 Perancangan Data

3.5.1 ERD (Entity Relationship Diagram)

Sediaan Memiliki Obat Memiliki Jenis

Id_sediaan *

Nama_sedia

an Id_obat * Nama_obat Id_jns_obat Id_jns_obat *

Nama_jenis_ obat

Gambar 3.13 Entity Relationship Diagram Obat

Penjelasan ERD :

1. Satu Obat memiliki satu jenis 2. Satu obat memiliki banyak sediaan

Satuan Bahan Baku

Jenis Memiliki Memiliki

Id_jns_BB * Nama_jenis__BB Id_BB * Nama_BB Stock_BB Id_satuan * Nama_satuan Delete_flag

Surat Permintaan Bahan Baku Id_spbb * nip nama bagian Departemen tanggal qty Bahan_baku Surat Pengiriman Bahan Baku Id_spb * nip nama bagian Departemen tanggal qty Bahan_baku Memiliki

Gambar 3.14 Entity Relationship Diagram Bahan Baku

N 1 1 1 N 1 1 1 1 1 N

(30)

Penjelasan ERD :

1. Satu bahan baku memiliki satu jenis 2. Satu bahan baku memiliki banyak satuan

3. Satu surat permintaan bahan baku memiliki banyak bahan baku 4. Satu surat pengiriman bahan baku memiliki banyak bahan baku

Transaksi Produksi BPO Memiliki No_batch * Tgl_produksi Qty_larutan Id_obat Qty_obat Id_satuan Qty_BB Id_BB Id_trx * Nama_obat Qty_larutan Id_sediaan Qty_master_ box Total_master_ box Qty_unit_box Id_jns_obat

Gambar 3.15 Entity Relationship Diagram BPO

Penjelasan ERD :

1. Satu BPO memiliki satu transaksi produksi

3.5.2 Spesifikasi Database

Tabel – table yang digunakan dalam perancangan system ini adalah sebagai berikut :

Tabel 3.9 Struktur Database Master Bahan Baku No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_bahan_baku Varchar 10 Primary key

2 nama_bahan_baku Varchar 50

3 id_satuan Varchar 10 Foreign key

(31)

4 Id_jenis_bahan_baku Varchar 10 Foreign key

5 Stock_bahan_baku Int 11

6 Delete_flag Int 11

Tabel 3.10 Struktur Database Jenis Bahan Baku

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_jenis_bahan_baku Varchar 10 Primary key

2 nama_jenis_bahan_baku Varchar 25

Tabel 3.11 Struktur Database Jenis Obat

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_jenis_obat Varchar 10 Primary key

2 nama_jenis_obat Varchar 25

Tabel 3.12 Struktur Database Login

No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_login Int 11 Primary key

2 Username Varchar 25

3 password Varchar 10

(32)

Tabel 3.13 Struktur Database Obat

1 id_obat Varchar 10 Primary key

2 nama_obat Varchar 50

3 Id_jenis_obat Varchar 10

4 delete_flag Int 11

Tabel 3.14 Struktur Database Satuan

1 id_satuan Varchar 10 Primary key

2 nama_satuan Varchar 10

Tabel 3.15 Struktur Database Sediaan Obat

1 id_sediaan Varchar 10 Primary key

2 nama_sediaan Varchar 25

Tabel 3.16 Struktur Database Surat Permintaan Barang (SPB) No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

(33)

1 id_spb Varchar 10 Primary key 2 Nip Varchar 15 3 nama Varchar 50 4 bagian Varchar 10 5 Departemen Varchar 15 6 Tanggal Date 7 bahan_baku Text 8 Qty Int

Tabel 3.17 Struktur Database Surat Pengiriman Bahan Baku (SPBB) No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

1 id_spbb Varchar 10 Primary key

2 Nip Varchar 15 3 nama Varchar 50 4 bagian Varchar 15 5 Departemen Varchar 15 6 Tanggal Date 7 bahan_baku Text 8 Qty Int

Tabel 3.18 Struktur Database Bulk Production Order (BPO) No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan

(34)

2 id_obat Varchar 10 Foreign key

3 id_bahan_baku Int Foreign key

4 qty_bahan_baku Int

5 tgl_produksi Date

6 qty_larutan Bigint 11

7 id_satuan Varchar 10 Foreign key

8 Dosis Int 11

9 qty_obat Bigint 11

10 delete_flag Int 11

Tabel 3.19 Struktur Database Uraian

1 id_uraian Int 11 Primary key

2 Id_ref Varchar 10

3 Id_bahan_baku Varchar 10

4 Qty_bahan_baku Int 11

Tabel 3.20 Struktur Database Transaksi Produksi

1 Id_trx Varchar 10 Primary key

2 nama_obat Varchar 50

3 id_jenis_obat Varchar 10 Foreign key

(35)

5 nama_bahan_baku Text 6 qty_larutan Int 11 7 qty_obat Int 11 8 qty_unit_box Int 11 9 qty_master_box Int 11 10 total_master_box Int 11 11 no_batch Varchar 10 12 Delete_flag Int 11

3.6 Rancangan Antarmuka (Interface)

Berikut adalah rancangan antar muka yang akan di bangun pada aplikasi sistem inventarisasi pada rumah obat :

3.6.1 Halaman Login

Gambar 3.16 Interface halaman Login Keterangan :

(1) Textbox untuk memasukan username. (2) Textbox untuk memasukan password. (3) Tombol login ke dalam system

Login Username Password

(36)

3.6.2 Halaman Utama Aplikasi (Gudang)

Gambar 3.17 Interface Aplikasi (Gudang)

Keterangan :

1. Home (Visi & Misi)

2. Master (Input Bahan Baku)