PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
UNTUK MENINGKATKAN EFESIENSI BIAYA
PERSEDIAAN UKM WIRA BAG’S PRODUCTION
DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY
(EOQ)
Muhammad Rifandy(1), Marwan(2) Teknik Industri, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Potensi Utama Medan
Jl. KL Yos Sudarso Km. 6,5 No. 3-A Tj. Mulia Medan Kec. Medan deli *1mrifandy10@gmail.com, 2Marwan2192@gmail.com,
Abstrak
UKM WIRA BAG’S PRODUCTION adalah usaha kecil menengah yang bergerak dibidang industri sandang dan salah satu pendorong juga bagi usaha industri sandang oleh-oleh khas Sumatera Utara yang membutuhkan pengendalian persediaan bahan baku yang baik dan tepat. Produk yang akan diteliti adalah bahan baku kulit textie. Permasalahan yang terjadi adalah kurang efesien nya pengendalian bahan baku. Penelitian ini bertujuan untuk mengendalikan persediaan bahan baku menggunakan metode EOQ UKM WIRA BAG’S PRODUCTION. Penelitian ini menggunakan metode EOQ untuk mengetahui total biaya persediaan. Data yang dibutuhkan pada penelitian ini yaitu jumlah pembeliaan bahan baku, jumlah penggunaan bahan baku, biaya simpan, biaya pemesanan, lead time dan frekuensi pemesanan . Hasil yang diperoleh dari metode EOQ yaitu terjadi perbaikan pada pembelian bahan baku, total biaya persediaan bahan baku, frekuensi pemesanan, safety stock dan reorder point. Nilai pembeliaan bahan baku sebesar 547,5 meter kg menjadi 1266 meter. Nilai total biaya persediaan bahan baku sebesar Rp. 414.769 menjadi Rp. 345.793,-. Nilai Frekuensi pemesanan sebesar 12 kali menjadi 5 kali. Safety stock yang di hasilkan dari metode EOQ sebesar 232,5 meter. Reorder point yang dihasilkan dari metode EOQ sebesar 153,3 meter Oleh karena itu, perusahaan disarankan untuk menimasi total biaya persediaan bahan baku.
Kata kunci: pengendalian persediaan, bahan baku,metode economic orde quantity
Abstract
UKM WIRA BAG'S PRODUCTION is a small and medium-sized business engaged in the clothing industry and one of the driving forces for the typical souvenir and clothing industry of North Sumatra which requires good and precise control of raw material supplies. The product to be studied is textie leather raw material. The problem that occurs is the inefficient control of raw materials. This study aims to control the supply of raw materials using the EOQ UKM WIRA BAG'S PRODUCTION method. This study uses the EOQ method to determine the total cost of inventory. The data needed in this study are the amount of purchase of raw materials, the amount of use of raw materials, the cost of storing, the cost of ordering, the lead time and the frequency of ordering. The results obtained from the EOQ method include improvements in raw material purchases, total cost of raw material inventories, frequency of orders, safety stock and reorder points. The purchase value of raw materials is 547.5 meters kg to 1266 meters. The total cost of raw material inventory is Rp. 414,769 to Rp. 345,793, -. The value of the order frequency is 12 times to 5 times. The safety stock generated from the EOQ method is 232.5 meters. The reorder point generated from the EOQ method is 153.3 meters. Therefore, companies are advised to estimate the total cost of raw material inventory.
I. PENDAHULUAN
UKM WIRA BAG’S PRODUCTION adalah usaha kecil menengah yang bergerak dibidang industri sandang dan salah satu pendorong juga bagi usaha industri sandang oleh-oleh khas Sumatera Utara. Dalam merencanakan persediaan untuk memenuhi permintaan para pelanggannya, UKM WIRA BAG’S PRODUCTION ini menerapkan sistem job order. UKM ini dalam melaksanakan sistem pencatatan persediaan bahan baku masih menggunakan sistem manual dalam pengelolahan datanya yang mengakibatkan terjadinya penumpukan pesanan pelanggan sehingga dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam menghitung bahan baku yang dibutuhkan. Selain itu, pada saat proses penentuan jumlah pesanan bahan baku dihitung berdasarkan perkiraan. Kemudian untuk pembelian bahan baku dilakukan secara sekaligus. Dengan adanya permasalahan tersebut maka dapat menimbulkan kelebihan atau kekurangan bahan baku sehingga proses produksi menjadi terhambat dan barang yang dipesan oleh pelanggan menjadi tidak terpenuhi.
Penelitian ini berfokus pada bahan baku kulit textile yang memiliki masalah pada persediaan dan pemesanan, serta belum terencananya jadwal untuk pemesanan ulang bahan baku (Re Order Point), maka terjadi pemesanan yang jumlah nya terkadang tidak sesuai dengan jumlah pemakaian bahan baku yang dipakai buat proses produksi. Sehingga persediaan bahan baku terkadang berlebih maupun berkurang. Dimana terdapat kelebihan bahan baku sebesar 320 meter pada tahun 2019 dan kekurangan bahan baku sebesar 220 meter pada tahun 2019. Bila kekurangan bahan baku menimbulkan terhambatnya proses produksi bahkan terhenti membuat pengerjaan produk tidak tepat waktu. Sedangkan, kelebihan bahan baku akan menimbulkan biaya persediaan yang besar dan kualitas bahan baku akan berkurang jika terlalu lama disimpan yang mempengaruhi kualitas pada mutu produk. Pada dari itu perlu ada solusi untuk mengatasi kesulitan pada pengendalian bahan baku sehingga persediaan bahan baku dapat terkendali. Permasalahan ini dapat di minimumkan dengan menerapkan metode Economic Order Quantity (EOQ).
Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu teknik manajemen persediaan dengan mempertimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Apabila total biaya tersebut diturunkan, maka akan diperoleh kuantitas pemesanan yang optimal (Mardiyanto 2008). Biaya penyimpanan diestimasikan berdasarkan rata-rata penyimpanan barang selama satu tahun (Indroprasto 2012). Dengan menggunakan metode EOQ maka dapat dihitung pula safety stock, maximum inventory dan juga reorder point yang optimal bagi perusahaan sehingga menghindari terjadinya kekurangan maupun kelebihan persediaan.
II.METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan di UKM WIRA BAG’S PRODUCTION yang beralamat di Jl. Marelan Raya Pasar III Timur Gg. Alif, Kel. Rengas Pulau Kec.Medan Marelan. Teknik pengumpulan data pada penelitian ini diantara lain :
1. Metode Lapangan (Field Research)
Yaitu metode pengumpulan data dan informasi yang diperoleh langsung dari narasumber. Dalam metode ini ada beberapa terdapat metode yaitu:
Pengamatan (Observation)
Observasi adalah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan langsung pada kegiatan yang berhubungan dengan penulisan dan mencatat hal-hal penting sebagai bahan penelitian, sehingga data yang diperoleh merupakan data yang akurat, khususnya di pemakaian dan persediaan bahan baku.
Wawancara adalah tanya jawab antara dua pihak yaitu pewawancara dan narasumber untuk memperoleh data, keterangan, atau pendapat tentang suatu hal. Dalam wawancara ini, digunakan teknik wawancara terpimpin, dimana pewawancara sudah dibekali dengan daftar pertanyaan yang lengkap dan terinci. Penulis melakukan wawancara langsung kepada pemilik UKM WIRA BAG’S PRODUCTION.
2. Metode Perpustakaan (Library Research)
Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dari catatan perusahaan yang bersangkutan, hal ini dilakukan agar mempermudah penulis dalam memberikan pertanyaan pada saat wawancara.
Penyajian data dilakukan denga menyeleksi data terlebih dahulu sesuai dengan data yang dibutuhkan dan dibuat dalam bentuk tabel. Dari data yang disajikan dalam bentuk tabel selanjutnya akan dihitung biaya per sekali pesan dengan kebijakan dari perusahaan. Dari hasil perhitungan pembelian bahan baku per sekali pembelian maka kemudian dapat menghitung total biaya persediaan bahan baku dengan kebijakan peruahaan. Kemudian, setelah didapatkan hasil dari perhitungan pengendalian bahan baku menurut kebijakan perusahaan. Agar dapat membandingkan dengan menggunakan metode eoq, harus dilakukan perhitungan pengendalian persediaan bahan baku menggunakan metode eoq dengan berbagai langkah yang ada.
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi data kebutuhan bahan baku, biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan lead time.
1. Kebutuhan Bahan Baku
Data kebutuhan bahan baku adalah data yang didapatkan dari berapa banyak bahan baku yang dibutuhkan pada setiap produksi.
2. Biaya Penyimpanan
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang terkait dengan penyimpanan dalam kurun waktutertentu. Biaya penyimpanan juga menyangkut biaya penyimpanan yang meliputi biaya lsitrik gudang, buruh gudang serta cadangan rusak.
3. Biaya Pemesanan
Biaya pemesanan adalah semua biaya yang mencakup dari biaya pencatatan, biaya administrasi, biaya telepon serta biaya pengiriman selama pemesanan
Ada beberapa variabel analisis perhitungan untuk mendukung penggunaan metode EOQ, yaitu sebagai berikut:
1. Perhitungan EOQ dan TIC
Perhitungan EOQ dan TIC dilakukan untuk mengetahui nilai EOQ dan TIC pada pengendaliaan persediaan bila menggunakan kebijakan perusahaan maupun metode EOQ. Perhitungan tersebut dilakukan menggunakan rumus sebagai berikut:
Rumus yang digunakan dalam menentukan nilai EOQ adalah: 𝑄∗ = √2𝐷𝑆
𝐻
Rumus yang digunakan dalam menentukan nilai TIC adalah: TIC =[𝑄𝐷∗𝑆] + [
𝑄∗ 2 𝐻] Dimana:
D =Total kebutuhan bahan baku S =Biaya pemesanan sekali pesan H =Biaya simpan per meter
𝑄∗ =Pembelian bahan baku yang ekonomis
Safety Stock diperlukan guna untuk mengatisipasi terjadinya kehabisan persediaan yang tak terduga. Berikut ini adalah rumus dari safety stock :
Safety stock = (pemakaian maksimum – rata-rata)x Lead Time 3. Perhitungan Re Order Point
Re Order Point merupakan jumlah persediaan yang menunjukan saat harus dilakukan pemesanan ulang barang sehingga yang dipesan datang tepat waktu. Untuk mengetahui kapan waktu untuk melakukan pemesanan kembali, maka dibutuhkan sebuah formula untuk menghitungnya. Dibawah ini merupakan formula cara melakukan perhitungan titik pemesanan kembali diuraikan sebagai berikut:
d = 𝐷 𝑡 Dimana :
d = Re Order Point
D = Total kebutuhan bahan baku t = Rata-rata jumlah kerja
III.HASIL DAN PEMBAHASAN
Selama ini, UKM WIRA BAG’S PRODUCTION melakukan pengendalian bahan baku dengan sistem manual dalam pengelolahan datanya yang mengakibatkan terjadinya penumpukan pesanan pelanggan sehingga dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam menghitung bahan baku yang dibutuhkan.
Perhitungan Kebijakan Perusahaan
Pada penelitian ini dilakukan perhitungan menggunakan data satu tahun terakhir yaitu tahun 2019. Berikut ini adalah data kebutuhan bahan baku di tahun 2019.
No Bulan Persediaan (m) kebutuhan (m) Kekurangan (m) Kelebihan (m) 1 Januari 680 660 - 20 2 Februari 420 360 - 60 3 Maret 480 450 - 30 4 April 580 630 50 - 5 Mei 510 480 - 30 6 Juni 480 420 - 60 7 Juli 550 540 - 10 8 Agustus 520 510 - 10 9 September 460 360 - 100 10 Oktober 550 630 80 - 11 November 680 750 70 - 12 Desember 760 780 20 - Jumlah 6670 6570
Tabel 1. Data kebutuhan bahan baku di tahun 2019.
Pemesanan kebutuhan bahan baku dilakukan sebanyak 12 kali atau dilakukan pada setiap sebulan sekali. Untuk mengetahui pemesan bahan baku dengan 12 kali pemesanan dalam setahun dapat dihitung sebagai berikut :
= 6570 meter / 12 = 547,5 meter
Jadi besar jumlah pembelian bahan baku pada UKM WIRA BAG’S PRODUCTION ini dalam sekali pemesanan sebesar 547,5 meter.
Biaya pesan di UKM WIRA BAG’S PRODUCTION terdiri dari biaya pencatatan, administrasi, telepon dan pengiriman terdapat di tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Biaya Pemesanan
No Jenis Biaya Jumlah (Rp)
1 Biaya Pencatatan Rp. 50.000
2 Biaya Administrasi Rp. 100.000
3 Biaya Telepon Rp. 50.000
4 Biaya Pengiriman Rp. 200.000
Jumlah Biaya Rp. 400.000
Untuk menghitung besarnya biaya pemesanan dalam sekali pesan maka dapat dihitung dengan rumus :
= Total Biaya Pesan / Frekuensi Pemesanan = Rp. 400.000 / 12
= Rp 33.333,-
Jadi, dapat diketahui bahwa biaya pemesanan dalam sekali pesan pada UKM WIRA BAG’S PRODUCTION sebesar Rp 33.333,-
Terdapat biaya penyimpanan di UKM WIRA BAG’S PRODUCTION yang terdiri dari biaya listrik gudang, buruh gudang, dan cadangan rusak yang terlihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 3. Biaya penyimpanan
No Jenis Biaya Jumlah (Rp)
1 Biaya Listrik Gudang Rp. 200.000
2 Biaya Buruh Gudang Rp.1.000.000
3 Biaya Cadangan Rusak Rp. 600.000
Jumlah Biaya Rp. 1.800.000
Untuk menghitung biaya simpan per unit dapat dihitung dengan rumus : = Total Biaya Simpan / Total Keseluruhan Bahan Baku
= Rp. 1.800.000 / 6570 = Rp. 273,- / meter
Total biaya persediaan bahan baku di UKM WIRA BAG’S PRODUCTION dihitung dengan mengetahui total kebutuhan bahan baku, pembelian rata-rata bahan baku, biaya pemesanan dalam sekali pesan, biaya penyimpanan per unit yang perhitungan nya dapat di ketahui dibawah ini.
TIC = [𝐷 𝑄𝑆] + [𝑄 2𝐻] = [547,56570Rp 33.333, −] + [547,52 Rp. 273, − ] = Rp. 339.996,- + Rp. 74.773,- = Rp. 414.769 Dimana :
D =Total kebutuhan bahan baku Q =Pembelian rata-rata bahan baku S =Biaya pemesanan sekali pesan H =Biaya simpan per meter
Jadi, dapat diketahui biaya persediaan bahan baku yang ditanggung oleh UKM WIRA BAG’S PROUDCTON sebesar Rp. 414.769
Perhitungan Metode EOQ
Metode Economic Order Quantity (EOQ) adalah salah satu teknik manajemen persediaan dengan mempertimbangkan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Apabila total biaya tersebut diturunkan, maka akan diperoleh kuantitas pemesanan yang optimal (Mardiyanto 2008). Biaya penyimpanan diestimasikan berdasarkan rata-rata penyimpanan barang selama satu tahun (Indroprasto 2012). Dengan menggunakan metode EOQ maka dapat dihitung pula safety stock, maximum inventory dan juga reorder point yang optimal bagi perusahaan sehingga menghindari terjadinya kekurangan maupun kelebihan persediaan.
Hal-hal yang harus diperhitungkan dalam menggunakan metode EOQ adalah sebagai berikut :
1. Pembelian bahan baku yang ekonomi
Pembelian bahan baku yang ekonomis didasarkan pada :
- Total kebutuhan bahan baku (D) = 6570 meter - Biaya pemesanan sekali pesan (S) = Rp 33.333,- - Biaya simpan per meter (H) = Rp. 273,- / meter
Besarnya pembelian bahan baku yang ekonomis menggunakan metode EOQ adalah sebagai berikut : 𝑄∗ = √2𝐷𝑆 𝐻 = √2 𝑋 6570 𝑋 𝑅𝑝.33.333 273 = 1266 meter
Jadi, jumlah pembelian bahan baku yang ekonomis dengan metode EOQ sebesar 1266 meter
2. Frekuensi Pemesanan Bahan Baku
Dengan metode EOQ dapat dihitung jumlah frekuensi pemesanan dalam satu tahun. Berikut adalah perhitungan nya :
F = 𝐷 𝑄∗
= 6570 1266
= 5,1 dibulatkan menjadi 5 kali
3. Total biaya Persediaan
Agar dapat menghitung biaya persediaan maka terlebih dahulu diketahui: - Total kebutuhan bahan baku (D) = 6570 meter - Biaya pemesanan sekali pesan (S) = Rp 33.333,- - Biaya simpan per meter (H) = Rp. 273,- / meter - Pembelian bahan baku yang ekonomis (𝑄∗) = 1266 meter
TIC =[𝐷 𝑄∗𝑆] + [ 𝑄∗ 2 𝐻] = [6570 1266𝑅𝑝. 33.333] + [ 1266 2 Rp. 273] = Rp. 172.984 + Rp. 172.809 = Rp. 345.793,-
Jadi, total persediaan bahan baku UKM WIRA BAG’S PRODUCTION jika menggunakan metode EOQ sebesar Rp. 345.793,-
Persediaan pengaman sangat penting dalam sebuah perusahaan karna berfungsi untuk menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan baku sehingga dapat mempengaruhi proses produksi. Dalam memperhitungkan persediaan pengaman dibutuhkan data kebutuhan maksimum kemudian data rata-rata serta lead time (waktu tunggu). Berikut adalah tabel data kebutuhan dan rata-rata kebutuhan dengan waktu tunggu (Lead Time) seminggu.
Tabel 4. Data kebutuhan bahan baku Bulan Kebutuhan bahan baku (m)
Januari 660 Februari 360 Maret 450 April 630 Mei 480 Juni 420 Juli 540 Agustus 510 September 360 Oktober 630 November 750 Desember 780 Jumlah 6570 Rata-rata 547,5
Dari tabel diatas dapat diketahui :
- Kebutuhan maksimal = 780
- Rata-rata kebutuhan = 547,5
- Lead Time ( Waktu tunggu) = 1 minggu Berikut ini adalah perhitungan dari safety stock :
Safety stock = (pemakaian maksimum – rata-rata)x Lead Time = (780 - 547,5)x1 minggu
= 232,5 meter
Dari hasil perhitungan safety stock diatas, dapat diketahui jumlah persediaan yang dapat dicadangkan sebagai pengaman kelangsungan proses produksi dari resiko kehabisan bahan baku.
Saat pemesanan kembali adalah saat dimana perusahaan melakukan pemesanan bahan bakunya kembali, sehingga penerimaan bahan baku yang dipesan dapat tepat waktu.
Sebelum menghitung titik pemesanan kembali maka terlebih dahulu dicari tingkat penggunaan bahan baku/ hari dengan cara sebagai berikut :
d = 𝐷
𝑡 = 6570
300 = 21,9 meter
Maka perhitungan titik pemesanan kembali sebagai berikut : ROP = d x L
= 21,9 x 7 = 153,3 meter
Dari hasil dan pembahasan diatas maka dapat diketahui hasil perhitungan dengan menggunakan kebijakan dan menggunkan metode EOQ, sehingga dapat dibandingkan untuk hasil yang lebih efektif dan efesien. Perbandingannya dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 5. Perbandingan kebijakan perusahaan dengan metode EOQ
No Keterangan Kebijakan UKM Metode EOQ
1 Pembelian rata-rata bahan baku 547,5 meter 1266 meter
2 Total biaya persediaan Rp. 414.769 Rp. 345.793,-
3 Frekuensi pemesanan 12 5
4 Safety stock - 232,5 meter
5 Titik pemesanan kembali - 153,3 meter
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa biaya yang dikeluarkan UKM WIRA BAG’S PRODUCTION sebesar Rp. 414.769. sedangkan total biaya persediaan yang dikeluarkan UKM WIRA BAG’S PRODUCTION bila menggunakan metode EOQ sebesar Rp. 345.793,-. Dapat diketahui terjadi penghematan biaya sebesar Rp. 68.976 jika menggunakan metode EOQ. Dengan kebijakan UKM WIRA BAG’S PRODUCTION tidak diketahui safety stock dan titik pemesasnan kembali sedangkan metode EOQ dapat diketahui pula safety stock persediaan bahan baku serta titik pemesanan kembali .
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan, maka penulis dapat meyimpulkan bahwa :
1. Pembelian bahan baku perusahaan berdasarkan kebijakan perusahaan di setiap bulan nya sebesar 547,5 meter dengan frekuensi pembelian 12 kali. Untuk pembelian bahan baku yang ekonomis dengan metode EOQ sebesar 1266 meter dengan frekuensi pembelian 5 kali.
2. Untuk perhitungan Total Biaya Persediaan (TIC) dengan menggunakan kebijakan perusahaan maka biaya persediaan yang harus ditanggung sebesar Rp. 414.769. Untuk TIC menggunkan metode EOQ sebesar Rp. 345.793,-.
3. Dapat dikehui nilai safety stock menggunakan metode EOQ sebesar 232,5 meter dan Re Order Point sebesar 153,3 meter
V. SARAN
Bedasarkan dari kesimpulan, maka penulis memberikan saran bagi perusahaan UKM WIRA BAG’S PRODUCTION yaitu sebagai berikut :
1. Dalam pengendalian persediaan bahan baku sebaiknya UKM WIRA BAG’S PRODUCTION menerapkan metode EOQ, dengan menggunakan metode tersebut UKM WIRA BAG’S PRODUCTION dapat mengoptimalkan persediaan bahan baku serta mengefesiensikan biaya pembelian bahan baku.
2. Mengubah sistem pencatatan manual dan menerapkan sistem komputer agar data yang dicatat mudah dalam pencariannya sehingga tidak memakan waktu dalam mencari data dan pada saat menerapkan metode EOQ menjadi mudah.
DAFTAR PUSTAKA
[1]. Amrillah, A. F., Zahroh, Z. A., & Wi Endang NP, M. G. (2016). Analisis metode economic order quantity (eoq) sebagai dasar pengendalian persediaan bahan baku pembantu (studi pada PG. Ngadirejo Kediri-PT. Perkebunan Nusantara X). Jurnal Administrasi
Bisnis, 33(1), 35-42.
[2]. Putri, D. S. (2016). Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku dengan Menggunakan
Metode Economic Order Quantity (EOQ) Pada Perusahaan Jenang Muria Jaya Kudus (Doctoral dissertation, UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG).
[3]. Juventia, J., & Hartanti, L. P. (2016). Analisis Persediaan Bahan Baku PT. BS dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ).
[4]. Darmawan, G. A., Cipta, W., Yulianthini, N. N., & SE, M. (2015). Penerapan economic order quantity (eoq) dalam pengelolaan persediaan bahan baku tepung pada usaha pia ariawan di desa banyuning tahun 2013. Jurnal Manajemen Indonesia, 3(1).
[5]. Nissa, K., & Siregar, M. T. (2017). Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kain Kemeja Poloshirt Menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Di PT Bina Busana Internusa. International Journal of Social Science and Business, 1(4), 271-279. [6]. Nababan, D. (2017). Sistem pengontrolan persediaan barang dengan metode economic
order quantity (eoq) menggunakan algoritma genetika (studi kasus gundaling farm). Journal Information System Development (ISD), 2(1).
