1.1 Latar Belakang Masalah
Didalam era globalisasi dan didalam sistem persaingan dunia yang bebas sekarang ini, serta dengan keadaan situasi dan kondisi pertumbuhan ekonomi yang semakin membaik sehingga mendorong dunia industri yang sedang berkembang ini semakin pesat untuk melakukan persaingan bisnis, sehingga seiring dengan perkembangan dunia industri ini maka tingkat persaingan dunia bisnis pun semakin ketat.
Banyak sekali perusahaan baru yang berdiri dan berkembang, tetapi perusahaan tersebut banyak sekali yang tidak menyertai kemampuan dalam bidang perencanaan yang matang dalam system produksinya dimana hal tersebut sangat mempengaruhi tingkat efektivitas dan efisiensi dari perusahaan tersebut. Dan juga banyak perusahaan yang tidak memiliki system pengembangan produknya dimana sebenarnya pada proses pengembangan produk tersebut perusahaan dapat melihat dan menangkap keinginan dari pihak konsumennya. Dimana sekarang ini produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan dikatakan baik dan sukses ialah produk yang haruslah mengikuti keinginan dari pihak konsumennya. Jadi banyak sekali perusahaan
yang tidak survive dengan keadaan yang ada, maka untuk tetap dapat eksis dan mengambil pangsa pasar yang ada sudah hal biasa semua perusahaan berusaha untuk berlomba-lomba untuk meraih kesuksesan.
PT. Federal Karyatama merupakan suatu perusahaan yang besar yang bergerak di bidang industri yang menghasilkan pelumas (oli) khusus untuk kendaraan roda dua / sepeda motor. PT. Federal Karyatama tersebut berusaha untuk dapat menghasilkan produk pelumas dengan jumlah yang mencukupi kebutuhan akan pasar dengan juga melihat dari sisi ketepatan waktu pengiriman barang. Hal tersebut dilakukan PT. Federal Karyatama agar tetap dapat eksis bersaing dalam persaingan bisnis akan penjualan pelumas tersebut.
PT. Federal Karyatama juga dalam meningkatkan kepuasan konsumennya, dengan cara perusahaan tersebut meningkatkan kualitas dari produk pelumas (oli) yang diproduksi. Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam upaya peningkatan akan kualitas dari pelumas (oli) tersebut adalah dengan merancang spesifikasi pelumas tersebut sesuai dengan kebutuhan konsumen, dan juga peraturan-peraturan akan standar yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, metode Quality Function Deployment (QFD) digunakan untuk menanggapi akan kebutuhan dari konsumen tersebut dan juga peraturan-peraturan akan standar yang ada. Oleh karena dengan metode Quality Function Deployment (QFD) tersebut dapat menterjemahkan apa yang diinginkan oleh konsumen untuk kemudian dibuatlah suatu spesifikasi / formula pelumas (oli) tersebut.
Dalam hal ini dapat diteliti dan dianalisa berdasarkan metode Quality Function Deployment (QFD) dapat dilihat kebutuhan-kebutuhan konsumen tersebut yaitu harga yang dapat terjangkau dan bersaing, tidak membuat mesin cepat panas, ramah lingkungan dengan menurunkan tingkat emisi pembuangan asap pada kendaraan bermotor, membuat mesin menjadi terlindungi sehingga mesin dapat lebih tahan lama / tidak mudah rusak, dan juga mempunyai tingkat indeks viskositas yang tinggi.
1.2 Identifikasi dan Perumusan Masalah Identifikasi Masalah
• Bagaimana keinginan perusahaan secara teknis terhadap produk pelumas yang diproduksinya?
• Bagaimana harapan dan kebutuhan konsumen akan produk pelumas? • Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi proses peningkatan kualitas
akan produk pelumas tersebut?
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan :
• Menganalisis keinginan perusahaan terhadap pelumas Federal.
• Menganalisis harapan dan kebutuhan konsumen terhadap pelumas Federal.
• Menganalisis kebutuhan teknis pelumas Federal.
• Memberikan usulan rekomendasi akan peningkatan kualitas dari produk pelumas.
Manfaat :
• Dapat mengetahui keinginan perusahaan mengenai spesifikasi produk pelumas yang dihasilkan.
• Dapat mengetahui harapan dan kebutuhan konsumen akan produk pelumas yang diinginkan.
• Dapat mengetahui spesifikasi produk yang sesuai dengan keinginan perusahaan dan juga harapan konsumen.
• Dapat menterjemahkan harapan dan kebutuhan konsumen sehingga dapat meningkatkan kualitas dari produk pelumas tersebut.
1.4 Gambaran Umum Perusahaan 1.4.1 Sejarah Perusahaan
PT. Federal Karyatama didirikan sejak 6 Juni 1988 (akte notaris) dengan kantor pertamanya di Jl. Gaya Motor Barat - Sunter II Jakarta Utara. Sedangkan, lokasi pabriknya terletak di Jl. Pulo Buaran Raya - Gudang III Kawasan Industri Pulo Gadung Jakarta Timur.
PT. Federal Karyatama adalah perusahaan yang memproduksi minyak pelumas khusus untuk sepeda motor 4 Tak dengan merek FEDERAL OIL. yang untuk pertama kalinya dipasarkan pada awal tahun 1989.
Pada tahun 1992 telah dilakukan ekspor perdana ke luar negeri dan di tahun tersebut kemasan Federal Oil telah menggunakan sistem hologram. Dimana, untuk kemasan kaleng menggunakan stiker hologram dan untuk kemasan botol plastik menggunakan alufoil yang berhologram pada setiap leher botol tersebut. Penggunaan stiker hologram dan alufoil hologram berfungsi sebagai pelindung (proteksi) dari pemalsuan. Pada tahun 1997 PT. Federal Karyatama telah melakukan inovasi terutama pada kemasan supreme untuk wilayah pemasaran Jawa dan Bali dan diberikan nama kemasan Federal Oil Utratec.
Sejak tanggal 1 januari 1997, kantor dan pabrik yang telah dilengkapi dengan fasilitas laboratorium menempati lokasi yang sama yaitu di Jl. Rawa Gelam I No. 9 Kawasan Industri Pulo Gadung Jakarta Timur. Pada tahun 2002 PT. Federal Karyatama sekali lagi melakukan inovasi terutama pada kemasan Federal Oil untuk seluruh wilayah pemasaran dari sabang sampai merauke dengan menggunakan Federal Oil Multicolor Cap. Federal Oil Multicolor Cap adalah sistem kemasan atau botol Federal Oil yang menggunakan Multicolor Cap (menggunakan tutup dua warna). Dengan memakai sistem pemasangan tutup botol induction seal ber-alufoil dengan ultrasonic technology.
1.4.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi perusahaan PT. Federal Karyatama dapat dilihat pada gambar 1.1 di bawah ini.
BOARD OF DIRECTOR PRESIDENT DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR MANUFACTURING DIVISION PLANT DEPARTMENT ENGINEERING & TECH DEPT PPIC QUALITY ASSURANCE
PRODUCTION PROCESS & PROD ENGINEERING WAREHOUSE MAINTENANCE MARKETING DIVISION MARKETING SUPPORT DEPT SALES DEPARTMENT ADVERTISING PRODUCT 1 st DEALER MARKET&PRODUC T DEVELOPMENT 2 nd DEALER CHANNEL IMPROVEMENT DEVELOPMENT 3 th DEALER
ADM & FINANCE DIVISION
PGA DEPARTMENT ACCT & FIN DEPARTMENT PERSONALIA TREASURY PAYROLL PROCUREMENT PEOPLE DEVELOPMENT TAX MIS DEPARTMENT OPPERASIONAL SUPPORT SYSTEM MAINTENANCE DEVELOPMENT SYSTEM ANALYSIS & DATA ADM
SECURITY
SAFETY & HEALTH ENVIRONMENT EXTERNAL RELATION ACCOUNT RECEIVABLE GENERAL ACCOUNTING S.O.P Gambar 1.1 Struktur Organisasi
Struktur organisasi di PT. Federal Karyatama terbagi menjadi tiga tingkatan yaitu: Marketing Division, Manufacturing Division, Administrasi & Finance division. Perusahaan ini dipimpin oleh President Director. dibantu dengan dua orang Director yang membawahi semua bagian yang ada. Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan di PT. Federal Karyatama sebagai berikut :
1. President Director
Tugas dan tanggung jawab President Director adalah
• Mempertimbangkan, menyempurnakan, mewakili para pemegang saham dan memutuskan perumusan kebijaksanaan umum perusahaan.
• Mengawasi dan mengevaluasi kebijaksanaan umum yang meliputi kebijakan penjualan, keuangan dan administrasi, personalia dan sebagainya.
• Mengangkat, mengawasi dan memberhentikan director. 2. Director
Tugas dan tanggung jawab Director adalah
• Memimpin, merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi operasi perusahaan untuk pencapaian sasaran strategis masing-masing.
• Mengamati atau mencari, peluang bisnis, mewakili organisasi dalam acara formal atau informal yang bersifat organisasional serta menyelesaikan masalah-masalah yang bersifat multidimensional.
• Mengurus harta kekayaan perusahaan dan bertanggung jawab atas kelangsungan perusahaan.
Marketing Division
1. Direktur Marketing
• Merencanakan, mengorganisir dan mengendalikan keseluruhan aktivitas dari penjualan perusahaan.
• Menentukan kebijaksanaan dan perencanaan kegiatan pemasaran dalam jangka pendek atau jangka panjang.
• Menciptakan koordinasi yang terpadu dengan para manager dalam bidang-bidang kegiatan yang mempunyai kaitan dengan aktivitas penjualan perusahaan.
2. General Marketing
Tugas dan tanggung jawab General Marketing adalah
• Membuat recana kerja secara lengkap dari kegiatan yang ada di dalam marketing bisnis (misalnya: program penjualan, promosi dan lainnya).
• Mengawasi kinerja manager logistik mengenai pendistribusian produk-produk ke dealer-dealer sepeda motor.
• Mengkoordinasikan pelaksanaan kebijaksanaan penjualan.
• Melaksanakan kebijaksanaan penjualan yang telah ditetapkan dengan mengumpulkan informasi, menganalisa dan mempertimbangan pasar.
3. Manager Marketing
Tugas dan tanggung jawab Manager Marketing adalah • Mengawasi pencapaian target penjualan.
• Memberikan persetujuan atas kebijakan penjualan kredit bagi para dealer atau konsumen.
• Membina serta meningkatkan hubungan yang baik dengan para dealer atau langganan.
• Senantiasa mengikuti rencana pemasaran serta pelaksanaannya, agar pengiriman dapat dilaksanakan tepat waktunya sesuai dengan kontrak.
4. Administrasi Marketing
Tugas dan tanggung jawab Administrasi Marketing adalah • Menerima pesanan penjualan atau purchase order dari dealer.
• Menyerahkan sales order dan meminta persetujuan kredit pada manager marketing atas purchase order tersebut.
• Membuat laporan harian distribusi rangkap 3 untuk ditujukan bagi pemegang saham, manager marketing dan untuk arsip marketingnya.
• Membuat laporan posisi persediaan barang dengan benar setiap akhir bulan dengan dibantu kepala bagian penjualan.
• Mengarsip semua dokumen - dokumen penjualan secara sistematis.
Manufacturing Division
Tugas dan tanggung jawab Manufacturing Division adalah
• Menanggulangi masalah kelancaran pengelolaan dibidang produksi yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian guna mencapai hasil produksi yang telah direncanakan.
• Merencanakan, mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan produksi atas pesanan sesuai dengan jumlah pesanan.
• Mengatur jadwal produksi berdasarkan pesanan.
• Mengawasi kualitas dan mutu produk yang telah selesai diproduksi.
Dalam menjalankan tugasnya Manufacturing Division membawahi : 1. Plant Department
Tugas dan tanggung jawab Plant Department adalah
• Memimpin, memberikan pengarahan, mengkoordinir dan mengawasi bagian teknik dari proses produksi.
• Merumuskan, menyusun dan melaksanakan kebijaksanaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
• Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang berkaitan dengan kepentingan bidang produksi.
Plant Department membawahi beberapa bagian yaitu : - PPIC (Production Planning Inventory Control)
Tugasnya merencanakan produksi, follow up produksi dan merencanakan serta mengontrol penggunaan bahan-bahan material dan bahan-bahan pembantu selama proses produksi. Selain itu, mendorong dan memberikan semangat kepada seluruh bagian dalam produksi untuk mencapai hasil produksi yang optimal sesuai dengan waktu yang telah direncanakan.
- Production
Tugasnya mengawasi masalah produksi mulai dari pengisian minyak pelumas (filling) sampai proses pengemasan (packing) selesai.
- Warehouse
Tugasnya menyimpan material dan finished goods dalam gudang, menjamin penerimaan barang dengan benar dan pengirimannya apakah sesuai dengan jumlah barang berdasarkan surat jalan, menerima dan mengecek barang yang ada di dalamnya dan bertanggung jawab terhadap kondisi barang.
2. Engineering Department
Tugas dan tanggung jawab Engineering Department adalah
• Mengawasi dan mengontrol pemeliharaan peralatan atau mesin-mesin produksi.
• Menjamin keadaan mesin untuk bisa beroperasi.
Engineering Department membawahi beberapa bagian yaitu : - Quality Assurance.
- Process & Product Engineering. - Maintenance.
Administrasi & Finance Division
• Memimpin dan mengawasi semua bagian yang dilakukan oleh Department Administrasi & Finance Division.
• Menyelenggarakan akuntansi atas penerimaan, penyimpangan dan pengeluaran serta akuntansi biaya.
Dalam menjalankan tugasnya Administrasi & Finance Division membawahi : 1. Accounting Department
• Mengawasi semua kegiatan yang dilakukan oleh bawahan yang meliputi bagian budget, general accounting dan account receivable.
• Mengkoordinasi dan mengarahkan bawahan agar dapat bekerja sesuai pekerjaannya.
• Mengadakan rapat bulanan untuk mengetahui hasil kerja bawahan. • Mengawasi & mengkoordinir kegiatan - kegiatan pembukuan. 2. Finance Department
• Mengkoordinir dan mengawasi semua kegiatan pencatatan keuangan dan akuntansi pembayaran serta pengelolaan dokumen.
• Melaksanakan sistem akuntansi bagi seluruh aktivitas perusahaan.
• Melakukan pengawasan dan pemeriksaan laporan, juga bukti penerimaan dan pengeluaran.
• Bertanggung jawab atas laporan keuangan berdasarkan bukti penerimaan dan pengeluaran, serta membuat dan menganalisa laporan keuangan berdasarkan bukti yang ada.
Accounting & Finance Department membawahi beberapa bagian yaitu : Treasury, Procurement, Tax, Account receivable, General accounting, SOP. 1. PGA Department
PGA Department membawahi beberapa bagian yaitu : Personalia, Payroll, People Development, Security, Safety & Health Environment, dan External Relation. 2. MIS Department
MIS Department membawahi beberapa bagian yaitu : Opperasional Support, System Maintenance Development, dan System Analysis & Data Administrasi.
1.4.3 Manajemen Mutu
PT. Federal Karyatama mendapatkan sertifikasi standar mutu ISO 9001 : 2000 dalam bidang design, development dan manufacture. Untuk pengawasan manajemen mutunya di PT. Federal Karyatama merupakan tanggung jawab dari departemen Quality Control. Departemen ini memiliki tugas implementasi dari standar mutu ISO 9001 : 2000 perusahaan. Selain itu departemen ini juga bertanggung jawab atas quality control activities, seperti melakukan pengecekan terhadap material pelumas, pemeriksaan terhadap
hasil proses produksinya apakah telah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan pengecekan komponen - komponen kecacatan dari setiap produk untuk menentukan ditolak atau tidaknya produk dalam proses maupun produk jadinya. Berikut ini adalah kebijakan mutu dari PT. Federal Karyatama :
1. Mengutamakan kepuasaan konsumen (Customer Satisfaction).
2. Bekerja secara profesional dan berdisiplin tinggi.
3. Membangun kerjasama.
4. Memaksimalkan Produktivitas.
5. Mengutamakan Keselamatan Kerja.
1.4.4 Pengendalian Kualitas
Pengendalian kualitas terhadap minyak pelumas terdiri dari : 1. Uji Viskositas Kinematis
Viscosity adalah tahanan alir suatu fluida (dikenal dengan sebutan kekentalan). Tujuannya untuk mengetahui stabilitas kekentalan pelumas pada suhu dingin dan suhu panas. Pengujian viskositas kinematis terbagi menjadi 2 yaitu :
- Kinematic Viscosity 40 oC (KV 40 oC) - Kinematic Viscosity 100 oC (KV 100 oC)
Pelumas dengan viscosity yang tinggi dapat melindungi permukaan metal dari beban kerja yang besar, akan tetapi dapat juga menyebabkan
kebocoran seal mesin yang dikarenakan tekanan yang besar. Sedangkan, viscosity rendah menyebabkan tingginya rata - rata keausan.
2. Uji Indeks Viskositas ( VI )
Viscosity Index ialah kemampuan pelumas menjaga kekentalannya terhadap perubahan temperatur dan putaran mesin. pengujian indeks viskositas terbagi menjadi 2 macam yaitu :
- Uji pada suhu dan putaran rendah
Uji ini bertujuan untuk menganalisa apakah indeks viskositas minyak pelumas masih dapat bekerja dengan baik, apabila mesin dijalankan pada
suhu dan putaran rendah. Dimana, penyetingan suhu dipatok 5 oC dan
torsi putaran mesin kurang lebih 0,02. - Uji pada suhu dan putaran tinggi
Uji ini bertujuan untuk menganalisa apakah indeks viskositas minyak pelumas masih bekerja dengan baik, apabila mesin dijalankan pada putaran dan suhu tinggi. Dimana, penyettingan suhu dipatok 150 oC dan torsi putaran mesin kurang lebih 999.
3. Uji Pembusaan
Uji ini bertujuan untuk menganalisa kenaikan busa dari minyak pelumas pada suhu tertentu. Dimana, pengujian pembusaan oli dilakukan pada saat mesin bekerja dan tidak bekerja supaya mengecek apakah telah
sesuai dengan standar karena jika pembusaan melampaui batas maka fungsi minyak pelumas sebagai mediator antara gesekan elemen akan berkurang. Pengujian pembusaan dilakukan pada 2 tingkat suhu yang berbeda yaitu :
- Uji pada suhu kurang lebih 23.5 oC. - Uji pada suhu kurang lebih 93.5 oC.
Kedua uji ini dijalankan secara berurutan, pertama dilakukan dengan mesin dalam keadaan mati (belum dijalankan), lalu pada suhu tinggi dengan mesin yang sudah dihidupkan, kemudian dikembalikan ke suhu semula, dimana kenaikan busanya dicatat apakah telah sesuai dengan standar yang ditentukan.
4. Uji Titik Sulut Api (Flash Point Test)
Flash Point adalah temperatur saat minyak pelumas mulai dapat tersulut api, api yang terbentuk merupakan suatu kilat nyala. Dimana, saat flash uap minyak pelumas akan terbakar. Flash point merupakan safety
factor dari minyak pelumas, nilai flash point yang rendah akan
menunjukkan adanya kontaminasi dengan bahan bakar. Alat-alat yang digunakan untuk pengujian ini antara lain: Fully Automatic Flash, Point Tester dan Test Cup Tembaga.
5. Uji Titik Beku (Pour Point Test)
Pour Point adalah suatu titik dalam temperatur, dimana suatu minyak pelumas mulai dari kondisi beku. Pengujian dilakukan dengan mengurangi temperatur dari minyak pelumas setahap demi setahap, sampai dicapai suatu kondisi dimana minyak pelumas dalam keadaan beku masih dapat mengalir atau dituang. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menguji minyak pelumas apakah masih bisa digunakan di daerah yang memiliki suhu rendah.
6. Uji Abu Sulfat
Uji ini digunakan untuk mengetahui kadar abu sulfat yang terkandung didalam minyak pelumas, setelah minyak pelumas dipanaskan pada tungku pemanas di suhu yang sangat tinggi. Dari pengujian ini dapat diketahui kadar anorganik yang terkandung pada minyak pelumas dan juga dapat diketahui kadar aditif yang terkandung di dalam minyak pelumas, dan mencatatnya apakah telah sesuai dengan standar atau tidak.
