Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Arsip Media Baru telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

pada tanggal September 2011

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(2)

PROSEDUR TETAP NOMOR 17 TAHUN 2011

TENTANG

PELAYANAN ARSIP MEDIA BARU

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum

Salah satu fungsi yang berkaitan dengan eksistensi bangsa dalam era globalisasi ini adalah keberadaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) lembaga yang mempunyai tugas untuk menyimpan dan melestarikan memori kolektif bangsa Indonesia. ANRI yang menyimpan khasanah arsip sebagai rekaman kolektif pengalaman bangsa sejak masa VOC, Inggris, Hindia Belanda, Masa Pendudukan Jepang, Orde Baru hingga masa Reformasi, pada hakekatnya merupakan sumber ingatan akan keberhasilan, kegagalan, pengorbanan, penderitaan, musibah dan fenomena lainnya. Dalam upaya mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan dan melestarikan ‘ingatan’ dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip media baru. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Bab IV Pasal 9 disebutkan bahwa ANRI berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari lembaga-lembaga/badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta dan atau perorangan.

Dengan demikian setiap arsip statis yang telah diserahkan ke ANRI, baik melalui proses akuisisi dari sumber langsung maupun sumber tidak langsung, harus ditata diamankan, dan dilestarikan fisik dan informasinya. Kegiatan pelestarian arsip media baru tersebut dimulai dari penyimpanan arsip media baru di tempat penyimpanan Arsip (depo). Dilanjutkan kemudian dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pengamanan dan perlindungan dapat dilakukan dengan baik apabila fisiknya telah tertata. Dengan kondisi arsip yang tertata secara fisik diharapkan dapat memudahkan akses dan layanan arsip media baru.

Prosedur Tetap tentang Layanan Arsip Media Baru ini merupakan acuan kerja dalam pelaksanaan kegiatan Layanan Arsip Media Baru dari Subdit penyimpanan ke Subdit layanan. Hal ini diperlukan untuk memberikan pedoman yang baku dalam melaksanakan tugas, sehingga di samping mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan juga dapat meningkatkan kualitas kinerja, sehingga setiap tahap kegiatan akan dapat dinilai hasilnya lebih tepat.

(3)

B. Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Prosedur Tetap tentang Pelayanan Arsip Media Baru ini adalah memberikan pemahaman teknis tentang proses layanan arsip media baru kepada pengguna melalui petugas di Unit Kerja Penyimpanan Arsip Media Baru.

Tujuan tersedianya Prosedur Tetap tentang Pelayanan Arsip Media Baru ini adalah agar petugas di Unit Kerja Penyimpanan Arsip Media Baru mampu melaksanakan tugasnya secara efesien dan efektif.

C. Ruang Lingkup

Materi Prosedur Tetap tentang Pelayanan Arsip Media Baru ini adalah mekanisme/tata cara layanan arsip media baru dari Subdit penyimpanan arsip ke unit-unit terkait yang terdiri dari pelayanan peminjaman arsip media baru, pengembalian arsip media baru dari layanan arsip, peminjaman arsip media baru yang akan diolah, pengembalian arsip media baru yang telah diolah, penyerahan arsip media baru untuk direproduksi, pengembalian arsip media baru setelah direproduksi, penyerahan arsip media baru untuk direstorasi, pengembalian arsip media baru setelah direstorasi.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;

3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.

(4)

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus. Termasuk dalam kategori ini adalah arsip foto, arsip film, arsip mikrofilm, arsip elektronik dan arsip rekaman suara. 2. Reproduksi Arsip adalah proses penggandaan arsip baik menggunakan peralatan optik

maupun fotografik.

3. Restorasi Arsip adalah tindakan yang dilakukan dalam memperkuat kondisi fisik arsip yang mengalami kerusakan atau mengalami penurunan kualitas secara fisik.

4. Pengolahan Arsip adalah kegiatan menyusun intelektual dan fisik arsip dengan menggunakan prisip-prinsip kearsipan yaitu berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Hal ini dilakukan untuk menjamin arsip disimpan di tempat yang tepat dengan fasilitas tepat dan dapat ditemukan dengan cepat.

5. Evaluasi Program Pengamanan Arsip Media Baru adalah kegiatan menelaah dan menilai pelaksanaan pengamanan arsip media baru yang sudah dijalankan, untuk mendapatkan masukkan dalam rangka perbaikan program pengamanan arsip media baru.

6. Para Kasie (Kasiee) adalah Kasie Penyimpanan Arsip Rekaman Suara, Citra Bergerak dan Elektronik dan Kasie Penyimpanan Arsip Gambar Statik.

7. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru adalah Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Seksi Penyimpanan Arsip Rekaman Suara,Citra Bergerak dan Elektronik dan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Seksi Penyimpanan Arsip Gambar Statik.

(5)

BAB II

PROSEDUR PELAYANAN ARSIP MEDIA BARU

A. Pelayanan Peminjaman Arsip Media Baru Oleh Subdit Layanan Arsip

Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut:

1. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip menerima formulir peminjaman arsip dari Subdit Layanan Arsip Media Baru kemudian memeriksa dan mengecek fisik arsip. 2. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip melaporkan hasil pemeriksaan dan pengecekan

fisik arsip kepada Para Kasie.

3. Para Kasie memerintahkan proses lebih lanjut kepada Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip dan melakukan koordinasi dengan Kasie Layanan Arsip Media Baru.

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mempersiapkan dan mencatat arsip yang akan dipinjam kedalam buku peminjaman. 5. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Layanan Arsip Media Baru menerima

arsip yang dipinjam oleh pengguna dari Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

6. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menyimpan formulir permintaan peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman arsip dan melaporkan hasil layanan arsip kepada Kasie.

7. Para Kasie menerima, melakukan verifikasi dan menyampaikan laporan hasil layanan arsip kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

8. Kasubdit (Kasubdit) Penyimpanan Arsip Media Baru menerima laporan hasil kompilasi dan mengevaluasi hasil kegiatan peminjaman arsip secara berkala.

B. Pengembalian Arsip Media Baru Dari Subdit Layanan Arsip

Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut:

1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memberi penugasan kepada Para Kasie dalam rangka pengembalian arsip media baru dari Subdit Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan.

2. Para Kasie menerima penugasan dan memerintahkan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip untuk mengkonfirmasi pengembalian arsip dari Subdit Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan.

3. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mempersiapkan daftar arsip yang telah dipinjam.

(6)

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit penyimpanan Arsip Media Baru melakukan pengambilan arsip di Subdit layanan dan mencocokkan fisik arsip dengan daftarnya:

a. Bila fisik arsip telah sesuai maka arsip dibawa ke Depo Penyimpanan Arsip media Baru. b. Bila fisik arsip tidak sesuai supaya dimintakan konfirmasi dengan petugas layanan

arsip.

5. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menyimpan kembali arsip ditempatnya semula dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Para Kasie.

6. Para Kasie menerima laporan hasil pelaksanaan kegiatan dan melakukan verifikasi kemudian menyampaikan kompilasi laporan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

C. Peminjaman Arsip Media Baru Yang Akan Diolah

Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut:

1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru berkoordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru mengenai arsip yang akan diolah, kemudian memberi penugasan kepada Para Kasie untuk melakukan pengecekan arsip media baru yang akan diolah. 2. Para Kasie memerintahkan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip untuk mengambil

arsip media baru yang akan diolah.

3. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima perintah kemudian mengambil arsip media baru di ruang penyimpanan. 4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru

menyerahkan arsip media baru beserta daftar fisik arsipnya dan berita acara serah terima arsip kepada Arsiparis Subdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk ditandatangani Kasubdit Pengolahan Arsip media Baru.

5. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima berita acara serah terima arsip yang sudah ditandatangani kemudian melaporkan pelaksanaan hasil penyerahan arsip kepada Para Kasie.

6. Para Kasie menerima, memeriksa, dan menyampaikan laporan pelaksanaan hasil penyerahan arsip beserta berita acara serah terima kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

D. Pengembalian Arsip Media Baru Yang Telah Diolah

(7)

1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan koordinasi dengan Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru dan memberi penugasan kepada Para Kasie untuk melakukan pengecekan arsip media baru yang telah diolah.

2. Para Kasie Penyimpanan Arsip Media Baru memerintahkan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip untuk mengambil fisik arsip media baru yang telah diolah.

3. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menyiapkan daftar arsip yang dipinjam untuk diolah.

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan koordinasi dengan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Pengolahan Arsip Media Baru untuk mengambil arsip yang telah diolah disertai daftar arsip/inventarisnya.

5. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip pada Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru memeriksa dan menempatkan kembali arsip ke tempat penyimpanan kemudian melaporkan kepada Para Kasie.

6. Para Kasie menerima dan mengoreksi laporan pelaksanaan kegiatan dan lokasi penyimpanan fisik arsip.

E. Penyerahan Arsip Media Baru Untuk Direstorasi

1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan koordinasi dan menerima laporan dari Kasubdit Instalasi Laboratorium tentang hasil pengujian arsip yang perlu direstorasi kemudian menugaskan Para Kasie untuk melakukan pengecekan arsip media baru yang akan direstorasi sesuai laporan dari Kasubdit Instalasi Laboratorium.

2. Para Kasie memerintahkan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk mempersiapkan arsip.

3. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mempersiapkan dan memindahkan arsip media baru yang akan direstorasi di ruang transit.

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mengirim arsip yang akan direstorasi disertai daftarnya kepada Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Reproduksi Arsip kemudian melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada Para Kasie.

5. Para Kasie memeriksa dan menyampaikan laporan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

(8)

F. Pengembalian Arsip Media Baru Setelah Direstorasi

1. Kasubdit penyimpanan arsip melakukan koordinasi dengan Kasubdit Restorasi Arsip dan Kasubdit Instalasi Laboratorium tentang pengembalian arsip yang telah direstorasi untuk dapat dilakukan pengujian.

2. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memerintahkan Para Kasie di lingkungan Penyimpanan Arsip Media Baru untuk memindahkan arsip yang telah direstorasi setelah dilakukan pengujian oleh Subdit Instalasi Laboratorium.

3. Para Kasie memerintahkan Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru untuk melakukan koordinasi dengan Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Restorasi Arsip dalam rangka memindahkan arsip yang telah direstorasi ke depo arsip.

4. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru melaporkan kegiatan penempatan fisik arsip setelah direstorasi pada lokasi penyimpanan kepada Kasienya masing-masing.

5. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima laporan tentang pengembalian arsip setelah direstorasi.

G. Penyerahan Arsip Media Baru Untuk Direproduksi

1. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru melakukan koordinasi dengan Kasubdit Reproduksi mengenai arsip yang akan direproduksi dan memerintahkan Para Kasie untuk gcda arsip yang akan direproduksi.

2. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mempersiapkan dan memindahkan arsip media baru yang akan direproduksi di ruang transit.

3. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru mengirim arsip media baru yang akan direproduksi ke Subdit reproduksi media baru disertai daftarnya kepada Arsiparis/Penata Arsip di Subdit Reproduksi.

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru melaporkan pelaksanaan pengiriman arsip media baru yang akan direproduksi kepada Para Kasie.

5. Para Kasie mengoreksi laporan pelaksanaan pengiriman arsip media baru yang akan direproduksi kemudian menyampaikannya kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

(9)

H. Pengembalian Arsip Media Baru Setelah Direproduksi

Untuk melaksanakan kegiatan dimaksud perlu langkah-langkah berurutan sebagai berikut

1. Para Kasie melakukan koordinasi dengan Kasie Reproduksi Arsip Media Baru perihal arsip yang telah direproduksi kemudian melaporkan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

2. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima laporan dan melakukan koordinasi dengan Kasubdit Reproduksi tentang pengembalian arsip yang telah direproduksi. 3. Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru memerintahkan Para Kasie untuk

memindahkan arsip yang telah direproduksi.

4. Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru menerima perintah dan melakukan koordinasi dalam rangka memindahkan arsip yang telah direproduksi ke depo arsip serta melaporkan pelaksanaan kegiatan penempatan arsip yang telah direproduksi ke depo arsip kepada para Kasie.

5. Para Kasie melaporkan kegiatan penempatan fisik arsip setelah direproduksi pada lokasi penyimpanan kepada Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

(10)

BAB III PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Prosedur Pelayanan Arsip Media Baru ini dapat menjadi acuan bagi petugas di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru pada khususnya dan di Direktorat Preservasi pada umumnya. Sehingga dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas dan fungsinya dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Prosedur Tetap tentang Prosedur Pelayanan Arsip Media Baru ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal September 2011

MUSTARI IRAWAN

(11)

LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 17 TAHUN 2011

TENTANG

PELAYANAN ARSIP MEDIA BARU

(12)

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG PELAYANAN ARSIP MEDIA BARU

Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU

Lampiran 2 DIAGRAM ALIR PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU DARI

LAYANAN ARSIP

Lampiran 3 DIAGRAM ALIR PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU YANG AKAN DIOLAH

Lampiran 4 DIAGRAM ALIR PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU YANG TELAH DIOLAH

Lampiran 5 DIAGRAM ALIR PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU UNTUK

DIRESTORASI

Lampiran 6 DIAGRAM ALIR PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU SETELAH DIRESTORASI

Lampiran 7 DIAGRAM ALIR PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU UNTUK

DIREPRODUKSI

Lampiran 8 DIAGRAM ALIR PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU SETELAH DIREPRODUKSI

(13)

Prosedur Tetap

Nomor: Tahun 2011

Tanggal: September 2011

DIAGRAM ALIR

PELAYANAN PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU OLEH UNIT LAYANAN ARSIP

No Tahap Kegiatan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Kasie Layanan Arsip Media Baru

Kasie Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan 1 Menerima, memeriksa, mengecek dan melaporkan fisik arsip sesuai dengan formulir peminjaman arsip dari Seksi Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan. 2 Melakukan koordinasi untuk menindaklanjuti laporan hasil pemeriksaan dan pengecekan fisik arsip yang akan dipinjam

3 Mempersiapkan

dan mencatat arsip yang akan dipinjam kedalam buku peminjaman serta menyerahkan arsip yang dipinjam 4 Menyimpan formulir peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman arsip dan melaporkan hasil layanan arsip 5 Menerima dan melakukan verifikasi laporan hasil layanan arsip 6 Menerima laporan hasil kompilasi dan mengevaluasi hasil kegiatan peminjaman arsip secara berkala

(14)

Prosedur Tetap

Nomor: Tahun 2011 Tanggal: September 2011

DIAGRAM ALIR

PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU DARI UNIT LAYANAN ARSIP

No Tahap Kegiatan

Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip

di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru

Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Kasie Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan

1 Memberi penugasan dalam

rangka pengembalian arsip media baru dari Kasie Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan

2 Mengkonfirmasi

pengembalian arsip dari Kasie Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan

3 Mempersiapkan daftar arsip

yang telah dipinjam pengguna serta

mengkonfirmasi, menerima dan mengecek kesesuaian arsip yang dipinjam dengan yang dikembalikan

a. Bila fisik arsip telah sesuai maka arsip dibawa ke unit penyimpanan; b. Bila fisik arsip tidak

sesuai, dikembalikan untuk dilengkapi.

Ya

Tidak

4 Menyimpan kembali arsip

ditempatnya semula dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan

5 Melakukan verifikasi hasil

pelaksanaan kegiatan

6 Menerima hasil kompilasi

laporan

(15)

Prosedur Tetap

DIAGRAM ALIR

PEMINJAMAN ARSIP MEDIA BARU YANG AKAN DIOLAH

No Tahap Kegiatan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Pengolahan Arsip Media Baru Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru 1 Melakukan koordinasi dan Memberi penugasan untuk melakukan pengecekan arsip media baru yang akan diolah

2 Memerintahkan

pengambilan arsip media baru yang akan diolah 3 Mengambil arsip media baru di ruang penyimpanan 4 Menyerahkan

arsip media baru beserta daftar fisik arsipnya dan berita acara serah terima arsip untuk ditandatangani Kasubdit

Pengolahan Arsip Media Baru

5 Menerima berita

acara serah terima arsip yang sudah ditandatangani kemudian melaporkan pelaksanaan hasil penyerahan arsip 6 Memeriksa, dan menyampaikan laporan pelaksanaan hasil penyerahan arsip beserta berita acara serah terima

7 Menerima laporan

pelaksanaan hasil penyerahan arsip beserta berita acara serah terima

(16)

Prosedur Tetap

DIAGRAM ALIR

PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU YANG TELAH DIOLAH

No Tahap Kegiatan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Pengolahan Arsip Media Baru

Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru 1 Melakukan koordinasi dan memberi penugasan untuk melakukan pengecekan arsip media baru yang telah diolah

2 Mengecek arsip

media baru yang telah diolah untuk dikembalikan fisiknya 3 Menyiapkan daftar arsip yang dipinjam untuk diolah 4 Melakukan koordinasi dan mengambil arsip yang telah diolah beserta daftar/inventaris arsip 5 Memeriksa dan menempatkan kembali arsip ke tempat penyimpanan kemudian melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan 6 Mengoreksi laporan pelaksanaan kegiatan dan lokasi penyimpanan fisik arsip 7 Menerima laporan penyimpanan arsip

(17)

Prosedur Tetap

DIAGRAM ALIR

PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU UNTUK DIRESTORASI

No Tahap Kegiatan Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Restorasi Arsip Media Baru

Kasubdit Instalasi Laboratorium 1 Melakukan koordinasi dan menerima laporan tentang hasil pengujian arsip yang perlu direstorasi kemudian menugaskan pengecekan arsip yang perlu direstorasi. 2 Mengecek arsip

media baru yang akan direstorasi kemudian memerintahkan untuk mempersiapkan arsip. 3 Mempersiapkan dan memindahkan arsip media baru yang akan direstorasi di ruang transit 4 Mengirim arsip yang akan direstorasi disertai daftarnya serta melaporkan pelaksanaan kegiatan. 5 Memeriksa, dan menyampaikan laporan penyerahan arsip yang akan direstorasi. 6 Menerima laporan pelaksanaan kegiatan penyerahan arsip yang akan direstorasi.

(18)

Prosedur Tetap

DIAGRAM ALIR

PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU SETELAH DIRESTORASI

No Tahap Kegiatan Arsiparis/ Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/ Pengelola Arsip/Penata Arsip di Kasie Restorasi Arsip Media Baru Kasi Restorasi Arsip Media Baru Kasubdit Instalasi Laboratorium 1 Menerima laporan dan melakukan koordinasi tentang pengembalian arsip yang telah direstorasi untuk dapat dilakukan pengujian

2 Memindahkan

arsip yang telah direstorasi setelah dilakukan pengujian oleh instalasi laboratorium 3 Melakukan koordinasi dalam rangka memindahkan arsip yang telah direstorasi ke depo arsip 4 Melaporkan kegiatan penempatan fisik arsip setelah direstorasi pada lokasi penyimpanan 5 Menerima laporan tentang pengembalian arsip setelah direstorasi

(19)

Prosedur Tetap

DIAGRAM ALIR

PENYERAHAN ARSIP MEDIA BARU UNTUK DIREPRODUKSI

No Tahap Kegiatan Arsiparis/ Pengelola Arsip/Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis/ Pengelola Arsip/Penata Arsip di Kasie Reproduksi Arsip Media Baru Kasie Reproduksi Arsip Media Baru Kasubdit Reproduksi Arsip Media Baru 1 Melakukan koordinasi kemudian memerintahkan pengecekan arsip yang akan direproduksi 2 Mengecek dan memerintahkan untuk mempersiapkan arsip yang akan direproduksi

3 Mempersiapkan

dan memindahkan arsip media baru yang akan direproduksi di ruang transit

4 Mengirim arsip

media baru yang akan direproduksi disertai daftarnya 5 Menerima laporan dan melakukan koordinasi adanya pengiriman arsip media baru yang akan direproduksi

(20)

Lampiran 8 Prosedur Tetap

Nomor: Tahun 2011 Tanggal: September 2011

DIAGRAM ALIR

PENGEMBALIAN ARSIP MEDIA BARU SETELAH DIREPRODUKSI

No Kegiatan Arsiparis / Penata Arsip di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Para Kasie di Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru Arsiparis / Penata Arsip di Kasie Reproduksi Arsip Media Baru Kasie Reproduksi Arsip Media Baru

1 Menerima laporan dan

melakukan koordinasi tentang pengembalian arsip yang telah direproduksi

2 Menerima perintah untuk

memindahkan arsip yang telah direproduksi

3 Menerima perintah dan

melakukan koordinasi dalam rangka

memindahkan arsip yang telah direproduksi ke depo arsip

4 Melaporkan kegiatan

penempatan fisik arsip setelah direproduksi pada lokasi penyimpanan

5 Menerima laporan tentang

pengembalian arsip setelah direproduksi

Norma waktu : 1 hari kerja