TATA CARA SURAT MENYURAT

LAYORAN KEGLATAN

PENGASDUN KEPADA MASYARAKAT

TATA CARA SURAT MENYURAT

SECARA PRAKTIS

Oleh :

Dm. Srikandi Knmadji, MS Dra. Siti Roehmah, MSi Dra. Pransisa Yaningwati, MSi Andriani Kusumawati, S.Sos., MSi

Rizky Yudhi Dewantara, S.Sos

Pengabdin Kepada Masyarakat ini dilaksanakan atas b i y a Dana Pembinaan Pendidikan Universitas Brawiiaya dengan

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL I J N I V E R S I T A S B R A W I J A Y A LEMBAGA PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

M A L A N G 2 0 0 4

LEFZBAR PENGESAHAN LAPORAN KEGIATAN

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

I

1.

Judul

:

TATA

CARA

SURAT

MENYURAT

SECARA

PRAKTIS

2.

Ketua

1

im

Pengabdian

a

Namd dan gelar

:

Dra

Srikandi

Kurnadji, MS

b.

Jenis

Kelam~n

:

Perempuan

c.

GolonganPangkat

:

IV/a

/

Lektor

Kepala

d . N I P

:

131

570

383

e.

~abdtan

Fungsiond

:

Dosen

FIA

Unibraw

f.

Jab2

tan

Struktural

:

Staf

Pengajar

FIA

Unibraw

g.

Faki

IItasNurusan

:

Ilmu

Administrasi/Administrasi

Bisnis

h.

Perguruan

Tinggi

:

Universitas

BrawlJaya

3.

Lokasi

Pengabdian

:

KotaMdang

4. Lama

I

'engabdian

:

4

(empat) bulan

5.

Biaya

,'engabdim

:

Rp.

2.000.000,00

6.

Sumber

Dana

:

DPP-SPP

200412005

FL4

Unibraw

-

Keha

Tim Pengabdian,

Dra.

SRIKANDI KUMADJI, MS

NIP.

131 570 383

KATA PENGANTAR

"Alhamdulillahidbilalamin", dengan rnengucap puji s y u f a ~ ~ atas berkat

dan rakhrnat Allah SWT, maka pengabdian pada masyarakat ini telah selesai

dilaLukan

Terselesainya penulisan laporan ini tentu saja tidak lepgs dari bantuan

be- pihak, oleh karena itu kami menympsikan penghargaan

dan

ucapan

terima kasih yang sebesar-besamya kepada semua pihak yang telah membantu pelaksanaan pengdxiian ini, khususnya kepada Bapak

Ketua

Lembaga P e n p b d i h Kepada Masy&t Universitas Brawijaya

Malang

dan Bapak D e b Fakultas Ilmu Administmi Universitas Brawijaya Malang serta pihak-pihak lain rang dalm ha1 ini tidak &pat disebutkan satu persatu.

Kami sangat menyadari bahwa pelaksanaan ini dinrsakan masih terdapat banyak kekurangan dan perlu penyempumaan, untuk itu saran dan k"tik sangat

dihmpkan.

Dan

akhimya semoga laporan ini berm- bag^ semua pihak yang memerlukan khususnya untuk menambah wawasan dan informasi. Amien.

Halaman

RINGKASAN

...

_{. .}

i

...

KATA PENGANI'AR 11 DAFTAR IS[

...

iii

BAB 11. TlJJUAN DAN MANFAAT

...

4

...

...

A. Tujun

...

I d B. Manfaat

_...

1

...

BAB 111. KERANGKA P E M E C W UASALAH BAB V. HASIL KEGIATAN

...

8

A. Evalwi Hasif Kegiatan

...

8

B. Faktor Pendorong

...

8

C. Faktor Penghambat

...

9

BAB

VI.

KESIWULAN DAN SARAN

..,,..,

; ....*....,... s<v

...

.

1 .

.

~ .,

....

10

A. Kesimpulan

...

.i

...

.,

..

..

..#..

...,...+y..7.5.,... to

B.

SW~II

...

; ,

...

*.,.>e,....Lm...

,

.

.

;

.

u

.

,

...

10

Manusia tidak terlepas dari saling mernberikan i n f o m i , baik

seeara

lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan twjadi jika si pemben' informasi berhadaphadapan atau bertemu muka dengan si penerima informasi. Demikian pula pemberian informasi rnelalui telepon, radio, dan tetevisi masih dig01ongkan ke &lam pemberian informasi seuua Iiisan. Selanjutnyq informasi

mars

tertulis teqad~ jika pemberian informasi tidak rnungkin dapat Madap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak rnungkin menggunakan media.

Kegiatan pengabdian pada masyardwt ini bemjuan untuk: (I). Melatih dan memberikan tambahan pengetahuan tentang Tata

Cam

Surat menyurat secara praktis bagi Bagi Unit Aktivitas Mahasiswa Di Lingkungan Universitas Brawijaya. (2). Menjadikan para akivis di Unit Aktivitas Mahasiswa Universitas Brawijaya memahami pentingnya tertib adrn~nistrasi melalui tata

cara

surat menyurat yang praktis.

Pengabdian Kepada Masyarakat ini dilakukan dalam bentuk penyuluhan dan cerarnah kepada mahasiswa. Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini sebenamya ini d i h p k a n &pat bermanfaat bagi para mahasiswa Unit Aktivitas Mahasiswa di Lingkungan Universitas Brawijaya, agar &lam menjalankan organisaainya dapat betjalan dengan baik serta semua kegiatan yang dilakukan dapet terdokumentasi dengan baik.

Evaluasi keberhasilan dari kegiatan pelatihan ini dlakukan selarna kegiatan pelatihan yang dilihat &ri aspek kognitif, afektif sebelum

dm

sesudah peserta. Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat dianggap berhasil atau mencapar sasaran yang dtinginkan jlka pelatihan ini dapat menyebabkan berfambahnya pengetahuan mengenai tata cara surat menyurat yang praktis. Dengan adanya kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini mahasism memperoleh tambahan pengetahuan rnengenai jenis-jenis surat, seperti: surat masuk, surat keluar, surat undangan, surat tugas, surat ketemngan. Demikian pula mengenai proses pernbuatan surat-surat tersebut.

Faktor Pendorong antara lain adanya tolnggapan positif serta keseriusan mahasiswa peserta pelatihan selama d i i ~ y a

pe-

serta adanya ke4aran untuk menambah wawasan dm pengetahuan peserta mengenru' tata cara surat menyurat yang praktis dan adanya dukungan pihak Pimpinan Universitas Brawijaya Malang dalam pelaksanaan kegiatan pengabdian,

berupa

penyediaan tempat dan perlengkapm pelatihan. Sedangkan faktor penghambat antgta lain terbatasnya juml& dam pengabdian menyebabkan beberapa bahan yang diperlukan tidak &pat disediakan oleh Tim Pengabdian Kepada Masyarakat, serta kegiatan pemantauan perkembangan hasil pelahhan tidak dapat terlaksana untuk semua

unit

aktivitas yang ada di Universitas Brawijaya, ha1 ini disebabkan keterbatasan daiam pendanaan.

A. ANALISIS SITUASl

Surat menyurat di~gnakan dalam kehidupan sPhari-hati, dalam pergauian sesama. Dalam kedudukan sebagai pegawai suatu instansi kita bergaul d e n w sesama pegawai yang lain dan dengan pimpinan. Dalam kedudukan sebagai anggota masyarakat, lata akan berm dengan tetangga, dengan ketua RT, dengan ketua

RW,

lurah dan sebagainya. Dalam kedudukan sebagai angg~ta kelwga, kita akan bergaul dengan saudara-saudara dan kechLa orangtua. Demikian pd% dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan, suatu instansi atau deputemen akan berkomunikasi den- instansi atau departemen lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Ddam dunia bisnis terjadi peristiwa yang sama. Berbagai pemahm alum saling meagisi dm saling memesan bamg ymg diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.

Dalam pergadan seperti yang disebutkau di atas, m a u i a tidak teriepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan rnaupun secara termlis. Infmasi smm~ Iisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bertemu muka dengan si penerima informasi. h i k i a n pula pemberian informasi meialui telepon, radio,

dan

tei& masih digoiongkan ke

datam

pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, infomsi secara tertulis tajadi jika panberim infomasi tidak mungkin &pat berhndaphadapan dengan penerima informasi dan tidak munglun menggunakan media seperti yang tertera di atas. Sarana komunikasi t d s yang biasa diguakau mtuk keperluan s e p d yang

digambarkan di atas terdiri atas beberap m a w , salah satunya adalah surat.

Wangkan teknik rnembuat

dan

berkom*i amit

dalam

kegiatan perkantom disebut k ~ p o ~ s i .

Bagi organisasi yang men@- tata cara swat menyur&t atau

korespondensi akan rnembuat orgmisasi tersebut akan mengalami kebingungan

sult membutuhkan surat tersebut. Dalam pakteknya, setiap surat yang masuk dan khususnya sumt yang kelvar harus betuI-betul sesuai dengan kaidah penulisan mat-menymt atau korespo~densi yang baik

dan

benar. Tidak saja dari

legalitasn~a yaitu berupa keabsahan sum (tanda tangan dan stempel) tapi juga

dari format penulisan yang

hatus

d i p e r h a h serta tata cant penangaamya. Dalam membuat konsep surat periu ditlmjang oleh kemampuan memahami bentuk dan fonnat penulisaa swat yang baik dan benar temas3(

legalitas dari swat tersebut hingga bagaimana mengarsipkan surat dengan

baik

agar dapat memberikan i n f o m i yang dibutuhkan ba& organisasi.

Berdasarkan keadaan tersebut di atas, maka pengetahuan dan ketrampilan tata can! surat menyurat yrng praktis =gat pen* bagi suatu organisasi. Denm bertambahnya pen@uan dan keterampilan ini, maka diharapkan terjalin hubungan yang baik d e n p klien serta adanya efisiemi waktu

&am kegiatan orgunisasi.

B.

PERUMUSAN MASALAH

Berdasarkan analisis situasi yang telah diuraikan sebeiumnya, maka

Bagaimana Tata

Cam

Surat Menyurat secara Praktis pada Aktivitas Mahasiswa Di Lingkungan Universitas Brawijaya.?

BAB 11

TUJUAN DAN MANFAAT

A. TUJUAN

Kegiatan pengabdian pada masyarakat ini bertujuan untuk:

1. Melatih

dan

memberikan tambahan penge-bhuan tentang Tata Cara Surat

menyurat secara praktis bagi Bagi Unit Aktivitas Mahasiswa Di Lingkungan Universitas Brawijaya.

2. Menjadkan para aktivis di Unit Aktivitas Mahasiswa Universitas

Brawijaya memahami pentingnya tertib administrasi melalui tata cara swat menyurat yang praktis.

B.

MANFAAT

Manfaat kegiatan pengabdian pada mpsyamkat ini adalah:

1. Bertambahnya pengetahuan dan keterampilan mahasiswa mengenai tata cara surat menyurat yang praktis bagi Unit Aktivitas Mahasiswa Di Lin&ungan Universitas Brawijap.

2 Meningkatkan dan mengasah potensi mahasiswa khususnya kemampan

tertib administrasi melalui pemahaman m t a n g tala cara tata cara swat lnenyurat yang praktis bagi Unlt Aktivitas W s i s w a Di Lingkungan Universitas Brawijaya.

BAB

III

KERANGKA PEMECAHAN MASALAH

Pengabdian Kepada Masyankat ini dilekukan dalam bentuk penyuluhan

dan

cenunah kepada mahasiswa Kerangka pem- masalab dilakulcan

dengall:

1 Penyebaran angket untuk rnengetahui sejauhmana pelaksmw surat menyqrat di unit-unit aktivitas Universitas Brawijaya dan s h p a penting diperlukan penyuluhan tentang h d tersebut.

2. Ceramah atau penyuluhan dan simulasi menbmd tata cara surat rnenyurat yang baik dan benar.

3. Pelahhan tata cara surat menyurat dan menyusun arsip

BAB I V

PELAKSANAAN KEGlATAN

A. REALISASI PEMECAEAN M A S A L U

Pelaksanaan kegatan Pengabdim Kepada Masyarakat iN dilakukan atas kerjasama Tim Pengabdim Kepada Masyarakat Fakultas llmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang dengan Unit Aktivitas Mahasiswa Di Lingkungan

Universitas Brawijaya. Malang. Kegiatan ini meliputi:

1. Penyebaran angket untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan swat oienyurat di unit-unit aktivitas Universitas Rrawijaya dan seberapa penting diperlukan penyuluhan tentang hal ttersebut.

2. Ceramah yang berisi maten' tentang pentingnya mahasiswa mempunyai pengetahuan tata cara syrat rnenyurat.

3. Memberikan bimbingan dan konsultasi setelah pelatihan, dilakukan untuk mengetahui sejauhmana mriteri yang diberikan selama platihan dapat bermanfaat bagi peserta pelatihan.

B. KFIALAYAK SASARAN

Kegiatan Pengabdian Kepada biasyarakat ini sebenatnya ini dihttrapkan

dapat bermanfaat bagi para mahasiswa Unit Akt~vitas Mahasiswa di Lingkungan UNversitas Brawijaya, agar &lam menjalankan organisasinya dapat beqalan dengan baik serta semua kegiatan yang dilakukan dap& terdokumentasi dengan baik.

C. METODE PELAKSANAAN

Bentuk pelaksanaan kegiatan PeogaMiaa Kqmh M a s y d t ini &ah centmah tentang tata cam surat meuprat yang p W s . Serelab c e m a h

digdakan a m tanya jawab pesefta peLati&a.a dengan Tim Pengabdian Kepada Masyarakat Fakultas Ilmu Administmi Unfversitas Brawijaya.

Agar pelaksanaan kegiatan ini &pat berlaugaung dwgan baik, maka

dilakukan kegiatan sebagai berikut:

1. Orientas Lapangan, menelusuri j d a h mahasiswa yang aktif pada unit aktivitas Universitas Brawijaya dan m e l a k b penyebaran angket.

2. Penentuan Pema. dari penyebaran an& diketahui sejauhmana pefaksanaan swat menyurat di unit-unit aktivitas U~vern'tas W j a y a

dan masih diperlukannya penyuluhan tentang ha1 tersebut, selanjutnya dilakukan pengumsan perijinan secara adminisfratif pada Pimpinan Universitas Brawijaya MaIang dm Koodmsi dmgm Pengurus Unit Aktivitas Univmitas Ekawijaya

3. Jumlah peserta peiatt'ban dibatasi

dan

mmakili wirig-masing unit aktivitas &iwa yang a&.

4. Tahap persiapan, melipmi penyediaan angket, mat& c m & foto copy makalah serta perlengkapan lain.

BAB V HASlL KEGIATAN

A. EVALUASI

HASIL

KEGIATAN

Hasil yang diharapkan dari kegism Pen@dian Kepada Masyars;lPat yang disampaikan melalui metode penyuluhan dan pelatihan terhadap m h i s w a aktivis pada ueit aktiuitas Universitas Brawijaya MiiIang

adatab

te&d@a p m b a h n menuju meningkatnya pengetahwn mdwiswa men@ tata cara surat menyurat yangpraktis.

Evaluasi keberhasilan dari kegirtarr pelatihan ini dilakukan selama kegiatan pelatihan yang diliimt dari aspek kognitil; afkktif sebdum

dan

sesudah peserta. Pelaksanaan Pengabdian Kepada M&t dianggap berhasil atau mcncapai sasaran yang diinginkan jika pelatillan ini dapat menyebabkan bertambahnya pengetahuan mengenai tata

craa

surclt menyuntt yang pntkris.

Dengan adanya kepiatan Pengabdim Kepsda Masyarakat ini mhasiswa memperoleh tambahan pengetahuan mengenai jenis-jenis surat, sepati: surat mnsuk, surat keiuar, suret undangan, surat tugas, slsrtt keterangen. Dam* pula lnengenai proses pembuatan swat-surat tersebut.

8. FAKTOR PENDORONG

1. Tanggapan positif serta kesm.usan mahasiswa peserta pelatihan sdama diadakannya pengabdian serta adanya kesadaran untuk menambah

wawasan dan pengutahuan p e w mengenai tata cara surat menyurat ymg praktis.

' Adanya dukungan pihak Pimpinan Universitas Brawijuya Mala116 dalam p e l h a a n kegiatan pengabdian, bentpa penyediaan tempat dan

nerlengkapan pelatihan.

C. FAKTOR PENGHAMBAT

1. Terbatasnya jumlah dana pengabdian menyebabkan beberap bahan yang diperlukao tidak dapat disediaLan oleh

Tim

Pengabclian Kepada Masyarakat.

2. Kegiatan pernantauan perkembangan hasil pelarihan tidak dapat terlaksana untuk semua unit aktivitas yang ada di Universitas Brayijaya, ha1 ini disebabkan keterbatasan dalam pendanaan.

BAB

VI

KESlMPULAN DAN SARAN

k KESIMPULAN

1. Pernberian penyuluh8n dan pelarihan tgta cara surat menyurat yang

praktis ini, d h h d k m dengtm tujuan agar para aktivis mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan swat menyirat dapat bejdan dengan baik

dan semua kegiatan &pat terdokumentasi dengan W.

2. Setelah peserta mengikuti pe1atih.n. diharaph para aktivis mahasiswa mempunyai kesadaran akan pentkguya mat menymat daiam

ItIenjda~kan kegiatan organisasinya.

& SARAN

1. Pelaksanaan Pengabdim Kepada h4asyarakat untuk jenis kegiatan yang

serupa agar dapat dilaksanakan pada semua unit aktivitas yang ada pada

semua Fakultas di Universiats Banvijaya

2. Perlunya monitoring secara berkala kepada peserta Pengabdm Kepada

Masyarakat di Unit Aktivitas Uniwaisata Brawijaya, agar hasil pelatihan dapat dimapkan dengan baik

3. OIeh para peserta, diharapkan kegiatan ini dapat diadaken Iagi dengan

materi yang m a (lanjutan) namun Iebih mendalam dan waktu yang lebih panjang. Hal ini diharapkan untuk dapat melihat perkembangan yang dihasilkan dari penyuluhan s e b e l q a .

Dra Srikandi Kumadji, MSi me

!

tang surat menyurat sesi I

Para Peserta Perwakilan dari seluruli UKM Unibraw sedang me~igikuti pelatihan

Dra SI.. ..3chrnah MSi lnernberikan pelatihan SL.,, menyurat dalam bahasa Inggris sesi 3

Para peserta serius mengkuti acara pelatihan sesi Bahasa Inggris 1 ?

Rizki Yudhi Dewantara S.Sos melakukan wawancara langsung dengan mahasiswa

di sekretariat bersama

U K M

Unibraw mengenai surat menyurat

Rizki Yudb wantara S.Sos memberikan saran dan petunjuk pengelolaan surat

Anifin, E., k a l . 1996. Penggunaan Bnkasa lndonesia &Im Surat Dinas, Akademika Pressindo Jakarta.

Gibson, Ivancevieh (19901, Organi$asi &n Mawajenren, Penlaku, Stmkmr h

Pmses, P d i t Erlmgga, Jakarta

Martono, Boedi, 1937, Ar.urp Kareup~&n.~i P~ncrptaan &n Peryimpanan

&lam Mangemen Kernstpun. Puvf& Sinar Harapavl, Jakarta

Miftah Thoha. (1990). Perilah Organ~sa~i, Konsep m a r d a ~ A p l i k ~ n y a , Rajawali Pers, Jakarta

Nugroho, Adi 2003, PenuntunTeknis Surat Menyurat. Penerbit Indah. Surabay.

Sutrisno, dan Anwar Sanusi, 2003, Manapmen Perkan~oran Moakrn, bnbaga Adminismisi Negara- Republik Indonesia. Jakarta.