KONTEN:
Istilah dan Definisi ... 5
PENDAHULUAN ... 11
Lingkup dokumen ini ... 11
Dokumen Acuan ... 11
1: PERSYARATAN AKREDITASI TAMBAHAN ... 13
1.1 Persyaratan Akreditasi Umum ... 13
1.2 Proses Penilaian dan Sertifikasi dari Sertifikasi Grup ... 13
2: PERSYARATAN UNTUK MENSERTIFIKASI GRUP ... 14
2.1 Standar Sertifikasi yang Berlaku ... 14
2.1. Lingkup Sertifikasi Grup ... 16
2.3 Proses penilaian sertifikasi grup ... 16
2.4 Pengambilan sampel untuk sertifikasi - penilaian sampel anggota grup: ... 18
2.3 Mengevaluasi Penilaian Internal ... 20
2.6 Penilaian Pembelian dan Transaksi Grup ... 21
Istilah dan Definisi
Penilaian Tambahan Penilaian yang dilakukan oleh badan sertifikasi untuk mengevaluasi
keefektifan tindakan perbaikan yang dilakukan oleh Manajer Kelompok untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditugaskan.
Akreditasi Pengesahan pihak ketiga formal bahwa badan sertifikasi kompeten untuk melakukan sertifikasi tertentu.
Sertifikasi Prosedur di mana pihak ketiga memberikan garansi tertulis yang dengan jelas mengidentifikasi proses telah secara metodis dinilai sehingga kepercayaan yang cukup disediakan bahwa produk tertentu sesuai dengan persyaratan yang ditentukan [Definisi dari: IFOAM Accreditation Criteria].
Penilaian Sertifikasi Proses di mana sebuah badan sertifikasi mengevaluasi pengoperasian berbanding dengan standar dan/atau dokumen normatif lainnya.
Badan sertifikasi Pihak ketiga yang menilai dan menyatakan kesesuaian organisasi berhubungan dengan standar yang atau dokumen normatif lainnya yang dipublikasikan
[Definisi dari: RSPO Certification Systems Document – Juni 2007]
Dalam dokumen ini, istilah 'Badan Sertifikasi' mengacu secara spesifik kepada badan yang disetujui oleh RSPO untuk menilai petani kelapa sawit untuk kepatuhan terhadap persyaratan RSPO.
Tandan Buah Segar Bersertifikasi
Tandan Buah Segar (TBS) dari perkebunan bersertifikat RSPO.
Minyak Sawit Berkelanjutan
Bersertifikasi (CSPO)
Minyak sawit dari pabrik bersertifikasi RSPO (termasuk basis pasokan) [Definisi
dari: RSPO Supply Chain Certification Systems Document – November 2009]
Minyak Sawit Mentah Produk minyak sawit tahap pertama yang diproduksi dari tandan buah segar
(CPO) November 2009].
Tandan Buah Segar (TSB)
Tandan buah segar yang dipanen.
Kegagalan Fundamental
Kegagalan fundamental diindikasikan oleh ketidaksesuaian yang:
Berlanjut untuk jangka waktu yang panjang
Diulangi atau sistematis
Memengaruhi area yang luas atau menyebabkan kerusakan yang signfikan
Diindikasikan dengan tidak adanya atau kerusakan total sistem atau
Tidak diperbaiki atau direspons secara memadai oleh manajer grup setelah diidentifikasi
[Definisi dari: Forest Stewardship Council’s Forest Management Evaluations
FSC-STD-20-007 (v.3.0) EN]
Anggota Grup Formal Petani minyak sawit yang telah diterima di dalam grup sebagai anggota formal
untuk dimasukkan ke dalam sertifikasi grup RSPO. Semua anggota grup formal harus mematuhi Standar Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan relevan yang diharuskan sebagai syarat untuk bergabung dengan grup
Sertifikasi Grup Sertifikasi bersama grup petani minyak sawit dengan sertifikasi berlaku bagi seluruh grup
Manajer Grup Orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab menjalankan sistem kontrol internal dan mengelola grup. Dalam skema sertifikasi yang sama, entitas Manajer Grup terkadang disebut sebagai Unit Sistem Kontrol Internal
Dokumentasi Manajemen Grup
Serangkaian prosedur dan proses terdokumentasi yang diterapkan oleh grup untuk mencapai persyaratan yang ditentukan. Termasuk juga Sistem Kontrol
Petani Independen Petani minyak sawit di mana perkebunan tidak berhubungan dengan sebuah pabrik (berdasarkan kontrak, perjanjian kredit atau cara lain yang mirip) dan tidak ada kontrak eksklusif untuk menjual TBS ke pabrik/petani tertentu. Petani Independen mungkin merupakan petani atau smallholders (lihat definisi ‘smallholders’)
Penilaian Internal Proses yang dilakukan oleh Manajer Grup untuk menilai anggota grup berdasarkan standar tertentu, dokumen normatif lainnya, dan kebijakan internal.
Penilai internal Penilai diberikan tanggung jawab keseluruhan oleh Manajer Grup untuk penilaian internal anggota grup yang ditentukan.
Penilai utama Penilai dengan tanggung jawab keseluruhan penilaian sertifikasi
Ketidaksesuaian Ketidaksesuaianan terhadap indikator wajib seperti yang didefinisikan dalam Dasar dan Kriteria RSPO atau Interpretasi Nasional yang relevan
atau
Ketidaksesuaian serius oleh manajer grup sehubungan dengan kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Grup yang menyebabkan badan sertifikasi untuk menyimpulkan bahwa sistem kontrol grup internal tidak berfungsi secara memadai.
Ketidaksesuaian minor
Ketidaksesuaianan terhadap indikator tidak wajib seperti yang didefinisikan dalam Dasar dan Kriteria RSPO atau Interpretasi Nasional yang relevan
atau
Ada ketidaksesuaian oleh manajer grup sehubungan dengan kepatuhan terhadap Standar Sertifikasi Grup yang terisolasi dan tidak mencegah sistem
kontrol grup internal berfungsi secara memadai.
Interpretasi Nasional Interpretasi Principle & Criteria Umum RSPO untuk negara tertentu
Anggota Grup Prospektif
Seorang petani minyak sawit yang merupakan bagian dari program untuk mematuhi persyaratan RSPO seperti yang diorganisir oleh sebuah grup. Setelah anggota prospektif patuh dengan standar RSPO, anggota tersebut harus secara formal dimasukkan sebagai anggota grup bersertifikasi (menjadi anggota grup formal). Hingga kepatuhan RSPO tercapai, produksi TBS dari tempat anggota prospektif tidak akan dihitung menuju total produksi bersertifikasi grup.
Penilaian Risiko Penilaian untuk mengidentifikasi risiko yang dapat membahayakan aspek lingkungan dan sosial produksi CPO/TBS berkelanjutan dan keefektifan ICS pada beragam tingkat produksi perkebunan, transportas, dan pemrosesan harus diketahui dan diperhitungkan dalam semua kontrol internal.
RSPO (Roundtable on Sustainable Palm Oil)
Asosiasi non-profit untuk memajukan produksi, pengadaan, dan penggunaan produk-produk minyak sawit berkelanjutan.
P&C RSPO untuk Petani Independen
Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan bagi petani independen di bawah sertifikasi grup (dikembangkan - Jan 2010) - standar yang dapat diaudit berlaku bagi produsen yang memenuhi kriteria pemenuhan syarat RSPO bagi petani independen.
Principle & Criteria RSPO
Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan (Oktober 2007) - standar yang dapat diaudit yang berlaku bagi pabrik minyak sawit dan basis pasokannya.
Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup
Persyaratan RSPO yang harus dipenuhi oleh grup produsen untuk sertifikasi grup.
Petani atau
Smallholders
Petani yang menanam kelapa sawit, terkadang bersama dengan produksi subsistensi tanaman lain di mana keluarga menyediakan sebagian besar tenaga dan perkebunan menyediakan sumber pendapatan utama dan di mana area yang ditanami biasanya berukuran kurang dari 50 hektar [Definisi dari: Dasar-Dasar dan Kriteria untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan Dasar -
Oktober 2007
Petani Plasma:
Petani Plasma, walaupun sangat beragam, dicirikan sebagai petani yang terikat secara struktural dengan kontrak, melalui perjanjian kredit atau perencanaan pabrik tertentu. Petani Plasma seringkali tidak bebas memilih tanaman yang ingin dikembangkan, diawasi teknik penanaman dan manajemen
tumbuhannya, dan seringkali diorganisir, diawasi atau dikelola langsung oleh manajer pabrik, perkebunan atau skema yang terhubung dengannya secara struktural [Definisi dari: Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani Plasma – Juli 2009]
Petani Independen:
Petani independen, walaupun beragam situasinya, dicirikan oleh: kebebasan untuk memilih bagaimana menggunakan lahannya, tumbuhan mana yang ditanam dan bagaimana mengelolanya; mengatur sendiri, mengelola sendiri, dan mendanai sendiri; dan tidak secara kontrak terikat dengan pabrik mana pun atau asosiasi mana pun. Namun, petani kecil mendapatkan bantuan atau layanan dukungan dari instansi pemerintahan [Definisi dari: Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani Plasma – Juli 2009]
Bila Interpretasi Nasional juga memasukkan definisi petani, hal tersebut juga akan diakui.
Pemangku Kepentingan
Perseorangan atau kelompok dengan kepentingan yang sah dan/atau dapat ditunjukkan, atau yang langsung terkena dampak oleh, aktivitas sebuah organisasi dan konsekuensi dari aktivitas tersebut. [Definisi dari: RSPO Certification Systems Document Juni 2007].
Pengambilan contoh semi-acak bertingkat
Pendekatan pengambilan contoh yang menyatakan bahwa satu bagian dari sampel dipilih secara acak sedangkan satu lagi dipilih dari properti
perkebunan.
Pengawasan Serangkaian aktivitas untuk memantau pemenuhan syarat berkelanjutan untuk sertifikasi [Definisi dari: RSPO Certification Systems Document Juni 2007].
PENDAHULUAN
Dalam Sertifikasi Grup, semua anggota formal grup harus mematuhi persyaratan grup yang ditentukan, yang harus patuh terhadap standar RSPO. Standar-standar RSPO yang relevan adalah: Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk Petani Independen di bawah Sertifikasi Grup (sedang dikembangkan) dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
Dalam proses sertifikasi grup, badan sertifikasi akan menilai bahwa mekanisme untuk memastikan semua anggota grup formal mematuhi persyaratan grup, seperti yang dikelola oleh Manajer Grup berfungsi dengan baik dan efisien. Penilaian ini dilakukan dengan mengecek dokumentasi, prosedur, dan sistem yang relevan berbanding dengan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup, dan juga dengan melakukan penilaian sampel anggota grup untuk menentukan adanya kekonsistenan dalam penerapan. Produsen, khususnya petani independen, bisa mendapatkan sertifikasi RSPO sebagai grup apabila secara formal memohon untuk bergabung dengan grup produsen dan ditemukan mematuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang relevan oleh Manajer Grup. Anggota grup formal beroperasi sesuai persyaratan kontraktual atau mengikat terhadap Manajer Grup yang menyebutkan komitmennya terhadap standar dan memperbolehkan penilaian dilakukan.
Grup bisa bersertifikasi grup RSPO apabila semua anggota formal mematuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait serta persyaratan yang berlaku dalam Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup, dan bahwa Manajer Grup mematuhi Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
Lingkup dokumen ini
Dokumen ini menguraikan persyaratan tambahan bagi badan sertifikasi yang ingin memasukkan sertifikasi Grup RSPO ke dalam lingkup aktivitasnya. Termasuk:
Persyaratan Akreditasi - harus dipenuhi sebelum disetujui oleh RSPO sebagai badan sertifikasi
yang dapat melakukan sertifikasi grup RSPO, dan dicek oleh layanan akreditasi RSPO secara teratur
Persyaratan Sertifikasi - untuk diikuti ketika melakukan Sertifikasi Grup RSPO
Badan Sertifikasi yang diakreditasi oleh RSPO dan melakukan sertifikasi grup harus sudah diakreditasi oleh RSPO untuk sertifikasi produksi minyak sawit berkelanjutan.
Dokumen Acuan
Dokumen Sertifikasi Grup RSPO
Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
Pedoman RSPO untuk Manajer Grup [sedang dikembangkan].
Dokumen Sertifikasi RSPO
Sistem Sertifikasi RSPO, 26 Juni 2007
Sistem Sertifikasi Rantai Suplai, November 2009
Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan
Standar Global Umum:
Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan, Oktober 2007
Interpretasi Nasional yang Disetujui RSPO
Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO)Interpretasi Nasional Malaysia (MY- NI)-Indikator dan Panduan untuk menciptakan Principle & Criteria RSPO, April 2008.
Interpretasi Nasional Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan - Republik Indonesia, Mei 2008.
The Roundtable on Sustainable Palm Oil (RSPO) PNG National Implementation Working Group (PNG NIWG) - Indikator dan panduan dibutuhkan untuk menciptakan Principle & Criteria RSPO, Maret 2008.
Interpretasi Nasional Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk Petani Plasma - Republik Indonesia, Mei 2009.
Pedoman Petani Kecil RSPO tentang standar produksi minyak sawit
Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan: Pedoman mengenai Petani Plasma – Juli 2009.
Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan untuk Petani Independen di bawah Sertifikasi Grup (sedang dikembangkan).
1: PERSYARATAN AKREDITASI TAMBAHAN
CATATAN: Judul "Akreditasi" tetap dalam pemahaman bahwa RSPO sedang dalam proses memfinalisasi sistem akreditasi RSPO dengan Badan Akreditasi independen. Saat ini, RSPO menggunakan sistem persetujuan (dengan elemen akreditasi yang disediakan oleh akreditasi berdasarkan standar ISO)
1.1 Persyaratan Akreditasi Umum
1.1.1 Hanya badan-badan tertentu yang diakreditasii oleh RSPO yang dapat melakukan sertifikasi produksi minyak sawit berkelanjutan dapat meminta akreditasi oleh RSPO untuk perluasan lingkup akreditasinya termasuk melakukan Sertifikasi Grup RSPO.
1.1.2 Semua persyaratan akreditasi RSPO (rincian dalam Pasal 3 dan 4 dokumen Sistem Sertifikasi) harus dipenuhi. Persyaratan lainnya yang tertera di sini adalah tambahan dari persyaratan tersebut.
1.2 Proses Penilaian dan Sertifikasi dari Sertifikasi Grup
1.2.1 Semua badan sertifikasi harus sudah memenuhi persyaratan yang tertera dalam Pasal 4 Dokumen Sistem Sertifikasi RSPO.
1.2.2 Badan sertifikasi harus menjelaskan prosedur sehubungan dengan proses penilaian sertifikasi. Minimal, harus konsisten dengan spesifikasi yang didefinisikan dalam ISO 19011: Pedoman 2002
untuk Audit Sistem Pengelolaan Kualitas dan/atau Lingkungan.
1.2.3 Prosedur penilaian sertifikasi grup harus menyaratkan bahwa penilaian sertifikasi awal dan penilaian tambahan selanjutnya (pemantauan atau pengawasan), termasuk beragam metode yang sesuai untuk mendapatkan bukti objektif, termasuk tinjauan dokumentasi, pengecekan lapangan, dan wawancara dengan Manajer Grup, anggota grup, serta pemangku kepentingan eksternal.
2: PERSYARATAN UNTUK MENSERTIFIKASI GRUP
2.1 Standar Sertifikasi yang Berlaku
2.1.1 Sampel anggota grup harus dinilai berdasarkan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang terkait. Standar terkait berlaku sebagai berikut
2.1.1.1. Bagi anggota grup yang merupakan petani independen, standar yang berlaku adalah Dasar-Dasar dan Kriteria RSPO untuk Petani Independen di bawah Sertifikasi Grup. Semua kriteria berlaku terhadap manajemen minyak sawit dan produk akhir bersertifikasi adalah TBS. Ketika perkebunan campuran dilakukan (di mana minyak sawit ditanam dengan tanaman lainnya di tanah atau properti yang sama), area berdekatan perkebunan juga harus mematuhi P&C RSPO. Pengecualian berlaku ketika tumbuhan yang berbeda bisa dipisahkan dan dan diuraikan secara jelas dari kelapa sawit, di mana area yang tidak ditanam kelapa sawit tidak harus mematuhi P&C RSPO. 2.1.1.2. Bagi anggota grup yang merupakan petani independen yang tidak diklasifikasi
sebagai petani atau smallholders, standar berlaku adalah kriteria spesifik petani dalam P&C Umum RSPOii. [Catatan: Mulai Juni 2010, Sertifikasi Grup di bawah RSPO hanya
melingkupi petani independen. Petani Independen yang lebih besar (biasanya melebihi 50 ha, atau seperti yang didefinisikan oleh interpretasi nasional, dan tanpa hubungan dengan pabrik) dapat dimasukkan ke dalam Sertifikasi Grup nanti sesuai keputusan oleh RSPO]
2.1.2 Semua kriteria berlaku terhadap manajemen minyak sawit dan produk bersertifikasi adalah TBS.
2.1.3 Bila Interpretasi Nasional baik untuk standar yang disebutkan di 2.1.1 tersedia, Interpretasi nasional tersebut harus digunakan dibandingkan dengan standar global umum.
2.1.4 Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO [November 2009] harus berlaku bagi semua perdagangan produk bersertifikasi RSPO yang berasal dari grup bersertifikasi.
Catatan 1. Catatan untuk pertimbangan Dewan Eksekutif: Standar Rantai Suplai RSPO untuk TBS
Pada saat ini, standar rantai suplai RSPO mengacu hanya pada transportasi dan perdagangan Minyak Sawit Mentah (CPO) karena dirancang untuk model sertifikasi pabrik di mana produk yang bersertifikasi adalah CPO. Namun, pengenalan model Sertifikasi Grup di mana produk grup kemungkinan adalah TBS membutuhkan pengenalan sertifikasi rantai suplai untuk melingkupi bagian rantai suplai RSPO ini.
Pasal 3.7 dalam Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup (Draf ke-4) menawarkan pilihan bagi perantara yang bersedia untuk dimasukkan ke dalam kontrol sertifikasi grup, tetapi ini harus bersifat sukarela.
2.1. Lingkup Sertifikasi Grup
2.2.1 Badan Sertifikasi harus menyediakan kepada Manajer Grup dan anggota grup komunikasi yang jelas mengenai persyaratan Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan terkait dan Standar RSPO untuk sertifikasi Grup kepada grup. Badan sertifikasi harus menyediakan komunikasi cepat mengenai perubahan apa pun terhadap persyaratan dalam waktu yang wajar untuk kepatuhan (Lihat Pasal 4.3 Dokumen Sistem Sertifikasi RSPO).
2.2.2 Unit sertifikasi harus merupakan Manajer Grup dan anggota grup:
2.2.2.1. Unit sertifikasi harus mencakup semua lahan (atau perkebunan) yang dikelola milik anggota grup di mana anggota grup harus memiliki kontrak atau perjanjian dengan Manajer Grup untuk mematuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit
Berkelanjutan dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup terkait; dan mengizinkan penilaian oleh Manajer Grup dan badan sertifikasi berakreditasi RSPO.
2.2.2.2. Semua TBS dari semua lahan (atau perkebunan) yang dikelola milik anggota grup harus dihasilkan sesuai standar mutu RSPO.
2.2.3 Produsen dengan lebih dari satu area perkebunan minyak sawit dan/atau yang memiliki unit pengontrol (lebih dari 51%) dalam kepemilikan lahan lainnya hanya boleh diizinkan untuk bergabung dengan grup agar disertifikasi di bawah sertifikasi grup RSPO apabila persyaratan sertifikasi bertahap/parsial dipatuhi, yaitu apabila tidak ada konflik lahan yang signifikan , tidak ada penggantian hutan primer atau area apa pun yang mengandung HCV sejak 2005, tidak ada perselisihan perburuhan yang tidak diselesaikan melalui proses yang setuju dan tidak ada bukti ketidakpatuhan dengan hukum di area perkebunan mana pun. Namun, bagi petani kecil yang diidentifikasi oleh Interpretasi Nasional - semua plot atau area tambahan yang tidak
bersertifikasi, yang ditanami kelapa sawit atau tumbuhan lainnya, hanya harus diregistrasikan dengan Manajer Grup.
2.3 Proses penilaian sertifikasi grup
2.3.1. Penilaian sertifikasi grup harus terdiri dari:
2.3.1.1. Penilaian dalam setiap evaluasi manajer grup sesuai dengan persyaratan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
kesesuaian manajer grup dengan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
2.3.2. Penilaian manajer grup akan menentukan kesesuaian dan ketidaksesuaian dengan setiap indikator Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup. Ketidaksesuaian harus dinilai sebagai minor atau utama. Ketidaksesuaian utama adalah yang - baik terpisah, atau dalam kombinasi dengan ketidaksesuaian lainnya - yang menyebabkan, atau kemungkinan menyebabkan kegagalan utama dalam bagian signfikan Sistem Manajer Grup. Ketidaksesuaian utama seperti yang didefinisikan sebagai ketidaksesuaian yang:
2.3.2.1. Berlanjut untuk jangka waktu yang panjang 2.3.2.2. Berulang atau sistematis
2.3.2.3. Mempengaruhi area yang luas atau menyebabkan kerusakan yang signfikan. 2.3.2.4. Diindikasikan dengan tidak adanya atau kerusakan total sistem.
2.3.2.5. Tidak diperbaiki atau direspons secara memadai oleh manajer grup setelah diidentifikasi. 2.3.3. Penilaian sampel anggota grup formal akan menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian
terhadap setiap indikator dalam Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan yang terkait. Ketidaksesuaian harus dinilai sebagai minor atau utama seperti yang didefinisikan di Lampiran 3 Sistem Sertifikasi RSPO, P&C RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan bagi Petani Independen di bawah Sertifikasi Grup (sedang dikembangkan) atau Interpretasi Nasional yang sesuai.
2.3.4. Ketidaksesuaian akan menyebabkan permintaan tindakan perbaikan (CAR), penangguhan atau penarikan sertifikat. CAR harus dikeluarkan untuk manajer grup dan dapat disalin bagi anggota-anggota yang dinilai. Manajer grup harus memiliki sistem untuk memastikan bahwa CAR dikomunikasikan dengan semua anggota grup dan setiap kasus di mana anggota memiliki ketidaksesuaian yang sama diidentifikasi dan ditangani. CAR bisa termasuk pengecualian anggota grup tertentu hingga ketidaksesuaian mereka ditangani.
2.3.5. Sertifikat kesesuaian dengan Standar untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan dan Standar untuk Sertifikasi Grup terkait tidak bisa dikeluarkan dengan masih adanya ketidaksesuaian utama.
2.3.6. Ketidaksesuaian utama yang diangkat dalam penilaian pengawasan tahunan (setelah sertifikasi telah diberikan) harus ditangani dalam 60 hari atau sertifikasi akan ditangguhkan. Apabila ketidaksesuaian utama tidak ditangguhkan dalam 60 hari setelah itu, sertifikasi akan dicabut. Ketidaksesuaian utama akan ditingkatkan menjadi utama apabila tidak ditangani sebelum penilaian pengawasan selanjutnya.
2.3.7. Permintaan Tindakan Perbaikan (CAR) apa pun yang dikeluarkan harus berdasarkan standar dan persyaratan sertifikasi yang disebutkan. Badan sertifikasi harus memiliki kebijakan CAR yang terdokumentasi untuk ketidaksesuaian dalam sertifikasi grup. CAR apa pun yang dikeluarkan
harus berlaku bagi grup sebagai keseluruhan. Grup memiliki hak untuk hak naik banding yang harus dipertimbangkan badan sertifikasi dengan cara yang adil dan tepat waktu.
2.3.8. Manajer Grup sebuah grup yang menginginkan sertifikasi bertanggung jawab bahwa anggotanya mematuhi Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit terkait dan Elemen-elemen terkait
Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup, dan kepatuhan dipertahankan. Hal ini tidak menghilangkan tanggung jawab anggota grup sendiri untuk mematuhi persyaratan tertentu dalam Standar RSPO untuk Produksi Minyak Sawit dan Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup terkait.
2.3.9. Masa valid maksimal sertifikat grup adalah 5 tahun. Penilaian ulang kepatuhan grup (sertifikasi ulang) harus dilakukan sebelum akhir masa 5 tahun.
2.4 Pengambilan sampel untuk sertifikasi - penilaian sampel anggota grup:
2.4.1. Penilaian sampel harus menilai kinerja anggota grup dan keefektifan Manager Grup serta sistem kontrol internal.
2.4.1.1. Penilaian sampel harus selalu mencakup wawancara dengan anggota grup yang tempatnya sedang dinilai serta perwakilan dari Manajer Grup.
2.4.1.2. Badan sertifikasi harus melakukan penilaian risiko anggota grup dan manajer grup sebelum penilaian sertifikasi. Penilaian risiko memungkinkan badan sertifikasi untuk mengidentifikasi intensitas pengambilan sampel yang sesuai akan anggota grup untuk penilaian sertifikasi. Penilaian risiko harus memperhitungkan keberagaman anggota grup (berbagai ukur, struktur pengelolaan, keberagaman daerah, dsb) dan anggapan risiko apa pun yang berhubungan dengan aktivitas yang dilakukan (misal: berapa banyak
penanaman kembali atau perluasan yang sedang terjadi, berapa anggota baru, apakah ada riwayat ketidaksesuaian). Selain itu, penilaian risiko harus memperhitungkan anggapan risiko yang berhubungan dengan kapasitas Manajer Grup untuk bekerja dengan memadai (misal: perubahan pengelola, omset staf yang tinggi, sedikit staf
dibandingkan ukuran grup yang dikelola). Makin beragam anggota grup, dan makin tinggi faktor risiko yang berhubungan dengan grup atau manajer grup, makin tinggi risikonya. 2.4.1.3. Bila Manajer Grup dapat menunjukkan bahwa pemantauan internal dan prosedur
kontrol kuat maka badan sertifikasi dapat mempertimbangkan mengurangi ukuran pengambilan risiko untuk grup berisiko tinggi sesuai dengan grup berisiko rendah.
dan manajernya mapan dan tidak ada riwayat ketidaksesuaian.
Grup berisiko tinggi adalah grup yang memiliki perbedaan yang cukup tinggi di grup (misal: terpisah secara geografis, daerah yang sangat berbeda, tingkat pengalaman budidaya kelapa sawit yang berbeda, ukuran perkebunan yang sangat beragam, situasi sosioekonomis yang berbeda di antara anggota, dsb), di mana ada perluasan atau penanaman kembali baru-baru ini, dan/atau di mana manajemen grup baru-baru ini mengalami perubahan
2.4.2. 'Tingkat risiko' harus ditentukan oleh badan sertifikasi (Tingkat 1 - risiko rendah, Tingkat 2 - risiko menengah, Tingkat 3 - risiko tinggi).
2.4.3. Ukuran sampel harus ditentukan oleh formula (0.8√y) x (z), di mana z adalah pengali yang ditentukan oleh penilaian risiko. Pengali ditentukan sebagai berikut: Risiko rendah = pengali 1, risiko menengah - pengali 1,2, risiko tinggi = pengali 1,4 (lihat Tabel 1).
Tabel 1: Contoh ukuran sampel untuk anggota grup dalam penilaian sertifikasi Contoh ukuran sampel untuk anggota grup yang akan dinilai dalam penilaian sertifikasi Jumlah anggota grup
= y Minimal = 0.8√y Risiko rendah = (0.8√y) x (1) Risiko menengah = (0.8√y) x (1,2) Risiko tinggi = (0.8√y) x (1,4) 6 2 2 3 3 14 3 3 4 5 25 4 4 4 6 39 5 5 6 7 56 6 6 7 8 75 7 7 8 10 100 8 8 10 11 500 18 18 21 25 1000 26 26 30 35 2500 40 40 48 56 3600 48 48 58 67
2.4.4. Badan sertifikasi lalu harus memilih untuk evaluasi, anggota grup tertentu untuk mencapai angka perhitungan sampel yang diperlukan. Badan sertifikasi harus memasukkan elemen acak dalam proses pemilihan. Badan sertifikasi harus memastikan bahwa sampel yang dipilih mewakili seluruh grup yang sedang dievaluasi dalam hal:
2.4.4.1. Distribusi geografis (kecamatan, desa, lembah).
2.4.4.2. Personel dalam manajer grup yang bertanggung jawab untuk bantuan teknis bagi beragam anggota.
2.4.4.3. Penilai internal berbeda.
Contoh: Salah satu cara termudah untuk memastikan beragam jenis anggota grup dimasukkan, dan juga
adanya elemen acak, adalah dengan menggunakan 'pengambilan sampel acak bertingkat'. Untuk ini, anggota dikategorikan ke dalam 'set' (tingkat) pengoperasian yang mirip (misalnya berdasarkan ukuran atau lokasi geografis). Untuk setiap set, anggota tertentu yang akan diambil sampelnya dipilih secara acak. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah untuk menomori semua anggota dan menggunakan pencipta angka acak untuk memutuskan yang mana yang akan dikunjungi (misal: lihat
http://www.random.org/). Keacakan adalah hal penting - hal ini memastikan bahwa badan sertifikasi tidak terlalu dipengaruhi oleh saran manajer grup, atau mempermudah akses kendaraan, dsb.
2.4.5. Apabila ada anggota grup yang telah dikecualikan oleh Manajer Grup, badan sertifikasi mungkin harus menilai pengganti yang mirip (misal: perkebunan yang berdekatan, desa atau daerah yang sama, dsb).
2.4.6. Paling tidak 75% dari anggota grup yang dipilih untuk penilaian harus berbeda dari yang dinilai di tahun sebelumnya.
2.5 Mengevaluasi Penilaian Internal
2.5.1 Sebagai bagian dari penilaian anggota grup, penilaian evaluasi harus dilakukan oleh badan sertifikasi terhadap penilai internal yang dipilih secara acak. Tujuannya adalah untuk menilai kualitas penilaian internal yang dilakukan oleh Manajer Grup.
laporan penilaian internal, dan pembekalan.
2.5.3 Evaluasi kinerja penilai internal harus dilakukan bersamaan dengan evaluasi latihannya dan penilaian pengetahuan keseluruhan mengenai Standar RSPO Produksi Minyak Sawit
Berkelanjutan, Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup terkait, dan dokumentasi serta prosedur pengelolaan grup.
2.6 Penilaian Pembelian dan Transaksi Grup
2.6.1 Badan sertifikasi harus mengkaji sampel catatan masuk, keluar, dan daftar stok untuk semua produk bersertifikat RSPO dari grup. Badan sertifikasi harus memeriksa bahwa mekanisme tersedia dan operasional serta fungsional untuk memverifikasi kiriman tanaman oleh setiap anggota grup dan juga memasukkan pembelian TBS mana pun dari sumber eksternal. 2.6.2 Badan sertifikasi harus mengevaluasi bahwa sistem pemasaran grup mematuhi persyaratan
Model Rantai Suplai (Identity Preserve, Segregation atau Mass Balance) seperti yang ditetapkan pada Lampiran 6 dokumen Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO - November 2009.
2.6.3 Apabila ada perantara di rantai suplai dari grup ke pabrik CPO dan perantara memilih untuk dimasukkan ke dalam kontrol sertifikasi grup:
2.6.3.1. Perantara harus diberitahukan kepada penilai badan sertifikasi oleh Manajer Grup. Semua perantara relevan harus memenuhi persyaratan Standar RSPO dan persyaratan Sertifikasi Grup RSPO.
2.6.3.2. Badan sertifikasi harus memastikan bahwa semua perantara terkait memenuhi persyaratan yang disebutkan di dalam Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
Catatan 2. Catatan untuk pertimbangan Dewan Eksekutif: Kontrol Perantara dan klaim bersertifikat RSPO
Hal ini terhubung dengan Pasal 3.7 dalam Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup (draf 4). Bagian ini akan diubah agar konsisten dengan keputusan apa pun yang dilakukan sehubungan dengan yang sebelumnya disebutkan.
Lampiran 1: Pedoman tambahan untuk menilai keefektifan Manajer Grup
Pedoman berikut direkomendasikan bagi badan sertifikasi ketika menilai Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
1) Ketika menilai Manajer Grup, badan sertifikasi harus melakukan hal-hal berikut: a) Wawancara dengan manajer grup sehubungan dengan:
i) Data grup (misal: jumlah anggota grup, organisasi grup, dsb).
ii) Masalah / isu penting dari tahun sebelumnya, (perubahan dalam manual Dokumentasi Manajemen)
b) Evaluasi dokumentasi internal (Dokumentasi Manajemen Grup) (sebaiknya sebelum penilaian):
i) Apakah melakukan prosedur dan formulir memenuhi Standar Minimal untuk Persyaratan Sertifikasi Grup?
ii) Setelah penilaian: Apakah prosedur yang dijelaskan diterapkan secara efektif? c) Periksa berkas anggota grup formal secara acak:
i) Apabila ada lebih dari satu penilai internal, periksa beberapa berkas per penilai internal untuk mengevaluasi kekonsistenan dan keefektifan penilai internal. ii) Periksa kelengkapan dokumen.
iii) Periksa silang informasi dengan daftar anggota grup (anggota grup bersertifikasi yang terdaftar tahun lalu vs. daftar yang diperbarui oleh Manajer Grup).
d) Fokus pada permintaan tindakan perbaikan apa pun yang dikeluarkan oleh Manajer Grup.
i) Periksa semua ketidaksesuaian dan tindakan permintaan tindakan perbaikan yang diminta oleh Manajer Grup.
ii) Apa saja masalah yang ada dan apakah permintaan tindakan perbaikan oleh manajer grup sesuai?
iii) Apakah permintaan tindakan perbaikan diterapkan secara efektif: e) Prosedur persetujuan:
iii) Fokus khusus pada anggota formal baru mana pun. f) Verifikasi daftar anggota grup formal:
i) Apakah ini lengkap? Periksa bahwa daftar anggota grup yang disetujui mengandung paling sedikit informasi berikut: Lokasi (komunitas,lahan), kode anggota grup, nama dan nama belakang anggota grup, tanggal masuk ke program sertifikasi, riwayat lahan, umur kelapa sawit, area perkebunan, area perkebunan yang digunakan untuk kelapa sawit, TBS (volume) yang dikirimkan ke grup atau pabrik tahun sebelumnya, estimasi hasil untuk tahun saat ini, nama atau kode penilai internal, tanggal penilaian internal (paling sedikit satu, bisa beberapa), hasil dari penilaian internal (disetujui / diberi sanksi)
ii) Apakah ada perubahan dari tahun lalu (misal; jumlah anggota grup, lahan yang dimiliki, estimasi hasil, dsb).
iii) Siapa yang mengelola daftar petani dan bagaimana/kapan informasi diperbarui? g) Periksa kualifikasi dan pelatihan Staf Manajer Grup.
i) Periksa berkas staf dan catatan pelatihan.
ii) Wawancara beberapa penasihat lapangan (apabila tidak sama dengan penilai internal).
Catatan 3. Catatan untuk pertimbangan Dewan Eksekutif
Dalam draf sebelumnya, rekomendasi dimasukkan sebagai bagian dari standar (Persyaratan). Diusulkan di sini bahwa standar tersebut diberikan sebagai pedoman tambahan dan CV diperbolehkan untuk mengembangkan prosedur kantornya dan teknik wawancaranya sendiri untuk menentukan kepatuhan terhadap Standar RSPO untuk Sertifikasi Grup.
i
Mulai Juni 2010, RSPO sekarang mempraktikkan proses persetujuan untuk Badan Sertifikasi agar dapat melakukan sertifikasi di bawah RSPO. Proses persetujuan ini berdasarkan akreditasi di bawah ISO. Hingga ini telah diamandemen dalam dokumen Sistem Sertifikasi RSPO (26 Juni 2007), istilah "terakreditasi" dalam dokumen ini akan digunakan dengan asumsi bahwa proses persetujuan saat ini akan digantikan oleh sistem akreditasi RSPO.
ii
Ini berdasarkan fakta bahwa Principle & Criteria RSPO untuk Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan saat ini mengandung kriteria yang relevan bagi petani, mirip dengan bagaimana petani outgrower sebuah pabrik dengan perkebunan yang terikat harus mematuhi persyaratan di dalamnya.
