50
ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Pendahuluan
AGUNG SEDAYU GROUP (ASG) menyediakan berbagai cakupan produk - produk inovatif yang secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan para investor. ASG merupakan salah satu property developer terkemuka di Indonesia. Kepercayaan para pembeli terhadap pelayanan yang diberikan selama lebih dari 30 tahun, telah menjadikan ASG sebagai developer terpercaya dan menjadi inspirasi bagi pengembang lainnya. Pengetahuan mendalam mengenai pangs a pasar dan kemampuan menanggulangi masalah secara bijaksana merupakan tonggak kesuksesan ASG. ASG berawal dari sebuah perusahaan keluarga yang kemudian sekarang telah menjadi sebuah perusahaan profesional tanpa meninggalkan nilai-nilai utamanya yang berharga yaitu Kepercayaan dan Kesempurnaan. Kekuatan ASG dibangun dari kredibilitas dan efisiensinya yang telah tertanam sejak dahulu kala. A SG telah meningkatkan ketepatan waktu, kesempurnaan, inovasi bagi pembeli dan telah mendapatkan penghargaan dari masyarakat umum.
ASG menganggap reputasi terhadap dedikasi dan kejujuran sama berharganya dengan berlian yang transparan, apabila terjadi sedikit kesalahan maka masyarakat akan mengetahuinya walaupun mereka terkesima akan kemilau berlian tersebut. ASG sangat mengerti terhadap apa yang menjadi nilai yang paling berharga dan secara terus menerus mempertahankannya dan menjadikan A SG sebagai partner kerja sama yang menjanjikan dan berharga dalam bisnis properti.
3.1.2 Sejarah Perusahaan
ASG berawal dari sebuah perusahaan kontraktor rumah pertokoan sederhana yang didirikan pada tahun 1970. Selama 10 tahun pertama, ASG bekerja keras untuk membangun kepercayaan para pembeli dan meningkatkan kerjasama dengan partner terkemuka di Indonesia. Pada tahun 1991, mulai membangun HARCO MANGGA DUA, mal yang khusus menyediakan barang-baran g elektronik pertama di Jakarta. Kesuksesan tersebut membuat ASG membangun hunian-hunian dan kompleks komersil seperti Taman Palem yang dibangun diatas tanah sebesar 1500 hektar dan Apartemen Seaview yang mewah.
Setelah berhasil melewati masa krisis moneter di Asia, ASG sekali lagi mengambil inisiatif untuk membangun beberapa M ega Proyek di Jakarta seperti M ANGGA DUA SQUARE (Pusat Perbelanjaan No.1 di M angga Dua) dan KELAPA GADING SQUARE (One Stop Living Concept). Perjalanan panjang tersebut telah membentuk ASG menjadi sebuah perusahaan yang kuat dan menjadikannya perusahaan terkemuka di Indonesia.
3.1.3 Proyek – proyek AS G
ASG memulainya dengan mimpi dan beberapa proyek seperti hanya dapat diwujudkan dalam mimpi tersebut. Tetapi ASG dengan bangga dapat mewujudkan mimpi-mimpi tersebut, menjadikannya kenyataan dengan membangunnya sebagian demi sebagian. Setiap membangun sebuah proyek dibutuhkan pengamatan, dedikasi dan kreativitas untuk menghubungkannya dengan kebutuhan-kebutuhan yang ada. Di bawah ini beberapa mega proyek yang tengah dibangun oleh ASG :
• Bukit Golf Mediterania • Kelapa Gading Square • City Resort Residences • Mangga Dua Square • Taman Palem Lestari • Darmawangsa Square • Tendean Square • Cibubur Country • The Boulevard • Senayan Residence • Pesona Alam
• The Mansion at Kemang • Green Mansion
• Senayan Golf Residence • Ancol Mansion
• Residence 8 at Senopati • Puri Mansion
Setiap mega proyek ini dibutuhkan suatu pengamatan dan penelitian yang sangat mendalam. A SG bergerak secara agresif tetapi dengan perencanaan yang sempurna, selalu menjadikan setiap proyek sebagai batu loncatan. Setiap keberhasilan dibangun dalam kepercayaan dan kesempurnaan, dan sebaliknya ASG mendapatkan kredibilitas sebagai sebuah property developer yang terpercaya baik bagi para pembeli maupun para partner kerja. Kepuasan ASG bukan hanya karena keberhasilan yang telah dicapai, tetapi juga karena telah membuktikan nilai berharganya dengan mendapatkan kepercayaan-kepercayaan serta nilai kesempurnaan yang diberikan dari para partner kerja dan pembeli.
3.2 VIS I DAN MIS I
Ketika krisis moneter menerpa Indonesia pada tahun 1997-1998, bisnis properti banyak mengalami kemunduran. Pada masa itu, banyak perusahaan yang mengalami kegagalan tetapi ASG terus maju dan terus menata kestabilan keuangannya. Perjuangan keras menghadapi masalah krisis tersebut, ASG mendapatkan sebuah visi baru, seperti sebuah kapal yang mengarungi lautan luas yang berlabuh di pantai yang menjanjikan. ASG menjadi lebih dinamis dan inovatif dalam membangun dan meningkatkan kualitas produk-produknya karena A SG yakin hal tersebut merupakan jalan satu - satunya bagi sebuah developer untuk mengarungi persaingan bisnis properti yang berubah-ubah di Indonesia.
VIS I :
Kami adalah property developer terkemuka yang menjadi market leader. MIS I :
Tujuan utama Kami adalah menjadi property developer yang menyediakan produk - produknya dengan kualitas terbaik, ketepatan waktu dan biaya yang efektif.
55 Ti n jau an U m u m M o d e l P e ru sa h aan 3.3.1 S tr u k tu r Or g a n is as i
3.3.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan wewenang dari setiap divisi organisasi ASG adalah:
Development ISO & QA
- M enggariskan kebijakan-kebijakan terhadap mutu.
- M embuat prosedur - prosedur yang diperlukan selama perencanaan proyek.
- Bertanggung jawab dalam memastikan kualitas mutu dalam perencanaan dan pembangunan proyek.
- M elakukan analisa dan pengawasan terhadap kebijakan - kebijakan yang telah dibuat.
IT
- Bertanggung jawab terhadap sistem yang sedang berjalan. - M elakukan training atau sosialisasi sistem yang ada
terhadap divisi lain yang bersangkutan .
- M e-maintenance seluruh komputer baik perangkat keras, perangkat lunak, maupun jaringan.
- M enangani instalasi perangkat lunak dan pengoperasian program.
- M emonitor kelangsungan operasi LAN.
Operation
Project Development - M embuat konsep proyek
- M embuat program pendahuluan dan budgeting
- M empersiapkan pembangunan proyek seperti perkiraan waktu, biaya, dan kualitas dari proyek.
- M engatur semua kegiatan yang berkaitan dengan pembuatan infrastuktur bangunan mulai dari pembangunan instalasi listrik, AC, dan air.
- Bertanggung jawab atas kegiatan operasional proyek dari awal hingga akhir .
- M emastikan tiap lini infrastruktur sudah dibangun. Project Control
- Bertanggung jawab terhadap alokasi keuangan dalam proyek.
- M elakukan penjadwalan pelaksanaan proyek. - M embuat work flow project.
- M elakukan pengawasan terhadap kemajuan proyek. - M emastikan proyek selesai tepat waktu.
Planing And Design
- M erancang segala sesuatu yang berkaitan dengan rancang bangunan.
- M embuat rancangan manajemen konstruksi meliputi pengelolaan dan pengawasan pelaksanaan konstruksi secara lengkap di bidang keahlian arsitektur, struktur, mekanikal, dan elektrikal.
Marketing
Sales & Marketing Marketing
- M embuat strategi pemasaran.
- M enganalisis keefektifan strategi yang digunakan. - M enetapkan target penjualan.
- M embina hubungan dengan pihak luar seperti pelanggan, kontraktor, dan instansi yang terkait.
- M encari pelanggan untuk menawarkan properti yang akan dijual atau ditawarkan.
Sales Administration
- Bertanggung jawab dalam pengadministrasian penjualan.
- M elakukan penginputan data penjualan. - M endokumentasikan transaksi penjualan.
Promotion
- Bertanggung jawab atas kegiatan promosi. - M embuat perencanaan periklanan.
- Bertanggung jawab men-design iklan promosi. - M embuat estimasi biaya.
Sales and Marketing Support
- M elakukan survei dan analisis tren pasar.
- Bekerjasama dengan divisi lain dalam sales & marketing untuk membantu meningkatkan penjualan.
Finance & Accounting Finance
- Bertanggung jawab atas Cash Flow perusahaan.
- M elakukan pengawasan terhadap pembayaran dan pengeluaran anggaran keuangan perusahaan yang telah direncanakan.
Tax Management
- Bertanggung jawab atas pembukuan mengenai pajak-pajak yang dibayar perusahaan.
- M engurus pajak perusahaan.
- M engatur dan memeriksa semua laporan keuangan yang berkaitan dengan pajak.
- Bertanggung jawab atas masalah pajak yang harus dibayarkan perusahaan.
- M embuat dan menyiapkan laporan pajak Accounting
- Bertanggung jawab atas laporan keuangan secara berkala. - M emeriksa pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. - M embuat dan menyiapkan laporan keuangan secara
berkala. Collection
- Bertanggung jawab untuk mengurangi keterlambatan dalam pembayaran yang dilakukan pelanggan.
- M elakukan penagihan atas keterlambatan pembayaran. HR & GA
Human Resource
- Bertanggung jawab terhadap pelatihan. - M enangani proses perekrutan karyawan.
- M erencanakan penambahan dan pengurangan karyawan. - M en-training pegawai.
- M elakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. - M embuat sistem penghargaan untuk karyawan. - Bertanggung jawab terhadap penggajian karyawan.
Purchasing
- Bertanggung jawab terhadap terhadap pembelian barang keperluan kantor seperti alat tulis kantor, meja, kursi dll. - M embuat perencanaan pembelian keperluan kantor. - M embuat Purchase Order.
General Affairs
- M enangani keperluan keseharian karyawan seperti konsumsi, transport karyawan, parkir dan penggunaan fasilitas lainnya.
Property Management Engineering
- Bertanggung jawab atas perawatan dan perbaikan infrastuktur bangunan mulai dari pembangunan instalasi listrik, AC, dan air.
- M elakukan pemeriksaan rutin terhadap infrastruktur bangunan.
Tenant Relation
- M embina hubungan dengan para tenant.
- M enerima dan menindak lanjuti keluhan tenant.
- Bertanggung jawab dalam menjaga hubungan baik dengan para pelanggan dan tenant yang ada.
Finance & Accounting
- M elakukan pengawasan terhadap pembayaran dan pengeluaran anggaran dari properti tersebut.
- Bertanggung jawab atas laporan keuangan secara berkala. - M emeriksa pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. - M embuat dan menyiapkan laporan keuangan secara
berkala. Legal
- Bertanggung jawab atas segala masalah perijinan, akte jual beli, hak guna bangunan, dan pindah tangan.
- M engurus dan membuat Perjanjian Pengikatan Jual Beli. - M engurus surat-surat akte jual beli.
- M engurus surat tanah. HR & GA
- M enangani proses perekrutan karyawan.
- M erencanakan penambahan dan pengurangan karyawan. - M elakukan penilaian terhadap kinerja karyawan.
- M embuat sistem penghargaan untuk karyawan. - Bertanggung jawab terhadap penggajian karyawan.
- M enangani keperluan keseharian karyawan seperti konsumsi, transport karyawan, parkir dan penggunaan fasilitas lainnya.
3.4 Sistem Yang Sedang Berjalan 3.4.1 AZEEC
Program AZEEC adalah sebuah program untuk mendukung divisi HR. M odul employee management, time management, training management, reqruitment, competency and performance, payroll, report. Aplikasi ini berbasiskan java dengan menggunakan basis data oracle 10g.
3.4.2 IFCA
IFCA adalah program yang mendukung kegiatan operasional pada seluruh lini dalam ASG. Kegiatan operasional ini meliputi beberapa modul antara lain :
a. ACCOUNT PAYABLE b. ACCOUNT RECEIVEABLE c. CASH BOOK d. CASH FLOW e. CONTRACTOR MANAGEMENT f. CUSTOMER SERVICE g. FIXED ASSET h. GENERAL LEDGER i. INVENTORY CONTROL
j. MASTER FILE MAINTANANCE k. METER UTILITY l. PROJECT LEDGER m. PURCHASE ORDER n. REPORT WRITER o. SALES ADMINISTRATION p. SYSTEM ADMINISTRATION q. TENANCY MANAGEMENT
Gambar 3.2 adalah gambaran besar mengenai hubungan antar tiap modul yang ada, dimana tiap modul tersebut mengirimkan juga sebuah nilai untuk digunakan pada modul lainnya sebagai output.
1. ACCOUNT PAYABLE
M odul Accounts Payable merupakan modul yang disediakan sistem untuk menangani segala macam tagihan dari kreditor dan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada kreditor. M odul ini berintegrasi penuh dengan modul Purchase Order, Cash Book, Contractor Management, Project Ledger, dan General Ledger. M odul Account Payable menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan kreditor.
2. ACCOUNT RECEIVABLE
M odul ini menyediakan seluruh kegiatan akuntansi yang dibutuhkan pada jenis perusahaan pengembang(developer). Sistem ini mencakup Rental Billing, Standard Charges, Interest Billing dan Miscellaneous Billing. Untuk penagihan, pemakai aplikasi dapat memproses lebih lanjut melalui On-line Collection, Deposit Collection atau Post Dated Cheque Collection. M odul piutang merupakan inti pokok dari sistem.
3. CASH BOOK
M odul ini digunakan untuk mengurus saldo bulanan di bank dengan detil transaksi untuk memungkinkan pemakai untuk melacak saldo di bank dan memonitor transaksi yang berhubungan dengan kas. Semua transaksi yang berhubungan dengan kas, secara otomatis disimpan di dalam sistem dengan menggunakan konsep kode bank. Dalam hal rekonsiliasi bank juga mudah, karena sudah disiapkan fasilitasnya, untuk mendapatkan laporan bank rekonsiliasi.
4. CASH FLOW
M odul ini membantu kita untuk melihat bagian dari laporan keuangan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan aliran masuk dan keluar uang (kas). Laporan ini akan menampilkan report Laporan Posisi Saldo Kas/Bank, Cash Flow – M TD, Cash Flow – Today, Cash Flow - YTD.
5. CONTRACTOR MANAGEMENT
Suatu modul yang menangani rencana kerja dari sub-kontraktor, serta proses klaim dan uang jaminan yang dilakukan. Ada 3 bagian yang menjadi dasar dari modul ini, yaitu rencana kerja, kontrak dan klaim. Walaupun begitu, beberapa set-up awal sangat dibutuhkan sebelum modul ini dapat dijalankan sesuai dengan keinginan pemakai.
6. CUSTOMER SERVICE
M odul Customer Service ini disediakan untuk menanggapi permintaan dari tenant atau building maintance. Semua permohonan pelayanan akan ditangani oleh petugas yang bersangkutan untuk di tindak lanjuti. M odul ini memiliki fungs i untuk memonitor tugas yang harus dikerjakan, maupun tugas yang sudah selesai di tindak lanjuti atau masih membutuhkan perhatian lebih lanjut.
7. FIXED ASSET
Tujuan dari modul ini adalah untuk meyediakan sebuah metode sistematis untuk mencatat semua transaksi dari fixed asset, tujuannya adalah membantu management dalam pengawasan jumlah aset ASG. Jadi semua fixed asset akan tersimpan datanya.
Gambar 3.9 Fixed Asset 8. GENERAL LEDGER
M odul General Ledger adalah modul yang teritegrasi penuh dengan buku besar tambahan lainnya dengan menggunakan “Interim Journal File”.
Semua transaksi General Ledger yang dibuat melalui sub-ledger pertama-tama akan disimpan didalam “Interim Journal File”, setelah itu data akan di-import sebelum dilakukan proses tutup atau tutup tahun untuk seluruh accounts. Alternatif lainnya, sistem ini memungkinkan semua transaksi untuk langsung diposting ke ledger tanpa disimpan dulu di file sementara
9. INVENTORY CONTROL
M odul Inventory Control ini mengontrol persedian. M odul ini terintegrasi dengan Purchase Order, Account Payable, Project Ledger, General Ledger, Material Management, Maintanance Management, dan Sales Order.
10. MASTER FILE MAINTANANCE
Master File adalah dasar dari seluruh komputerisasi dan oleh karena itu harus diimplementasikan dengan baik dengan kode yang disesuaikan dan memberikan ruang bagi pengembangan. Standar hirarki bagi Master File Maintenance adalah terbagi ke dalam 3 tingkatan (level) yang ditunjukkan dibawah ini. Daftar Listing dapat dipisahkan ke dalam bagian lain atau ada di masing-masing option di dalam level 3. Master File Maintenance digunakan sebagai perpustakaan atau gudang untuk kode yang digunakan di dalam sistem.
Level 1(M odule) Level 2(Event) Level 3 (Option)
Gambar 3.12 Master file Maintanance MASTER FILE MAINTENANC DAILY SETUP COMMO N SETUP ENITTY SETUP PROJEC T SETUP LISTING Options Options Options Options Options
11. METER UTILITY
M odul Meter Utilities adalah bagian dari ‘Property Management System' yang digunakan untuk melacak pemakaian utility di dalam kondominium, pertokoan, perkantoran atau kompleks. M odul ini dapat menagani masalah pemakaian air, listrik, sampah atau gas. Biasanya pihak management suatu perusahaan akan menagih secara total terhadap suatu pihak tertentu. Kemudian hal ini akan dibagi diantara penyewa, debtor atau pemilik, atau pihak management akan menagih berdasarkan pemakaian meteran masing-masing debtor.
12. PROJECT LEDGER
M odul Project Ledger adalah modul yang menangani pembiayaan proyek serta analisa laba yang didapat dari semua pendapatan proyek setelah dikurangi dengan biaya proyek baik secara bulanan maupun secara akumulasi dari periode sebelumnya, dan dapat juga dibandingkan dengan anggaran yang telah ditentukan. Pemakai dapat membuat berbagai macam bentuk laporan proyek sesuai dengan yang diinginkan dengan berdasarkan kode biaya yang tidak terbatas.
13. PURCHASE ORDER
M odul Purchase Order akan membantu Perusahaan/Organisasi untuk mengatur proses pembelian dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Sistem ini membutuhkan master file setup khusus di masing-masing master file yang berhubungan, termasuk jenjang/tingkatan untuk pengambil keputusan dan jabatan orang yang berwenang untuk batas persetujuan sampai nilai tertentu. Hanya pembelian yang benar dengan persetujuan yang sesuai dapat masuk kedalam sistem dan menghasilkan Purchase Order sebagaimana mestinya.
14. REPORT WRITER
M odul ini memproses data dari General Ledger sehingga dapat menghasilkan sebuah laporan.
Gambar 3.16 Report Writer 15. SALES ADMINISTRATION
Sales Administration modul meliputi semua aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatasi operasi sehari-hari mulai dari penjualan sampai pada unit kosong yang dimiliki. Pembeli akan diregistrasi secara online dan berkas-berkas penjualan akan dicetak.
Sistem akan mengijinkan anda untuk menentukan schedule penagihan yang berbeda untuk tiap-tiap jenis properti yang berbeda dan tagihan bisa dicetak secara otomatis ketika penjualan sudah dikonfirmasikan. M odul Sales Administration ini terhubung dengan modul Prospective Customer melalui Business ID.
Gambar 3.17 Sales Administration 16. SYSTEM ADMINISTRATION
System Administration adalah sebuah modul yang mengijinkan pemakai untuk mengubah penampilan dari program IFCA sesuai dengan spesifikasi yang mereka inginkan dari keseluruhan sistem.
M odul ini memungkinkan pemakai untuk melakukan penambahan user, menentukan apa yang bisa digunakan dan menggontrol pemakai di dalam sistem.
Create User Group
Customizing the User Menu Create User Menu
Copy Menu to User Group
Customized Menu to User Group
Assign Entity to User
Assign Project to User New Menu
Customized Menu
Create User
Gambar 3.18 System Administration 17. TENANCY MANAGEMENT
M odul ini mempersilahkan pemakai untuk menentukan kode Penyewa dalam kompleks atau industri perumahan, khususnya dalam perusahaan yang membangun dan mengelola jenis-jenis jasa ‘properties’, seperti kondominium atau usaha perkantoran.
Ada 3 (tiga) tipe debtor (Pembeli Rumah, Penyewa dan Pemilik) yang akan di-record dalam sistem dan modul ini menjadi bagian penting dari debtor.
3.5 Teknologi Informasi pada AS G 3.5.1 Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan pada kantor Pusat ASG meliputi :
1. Unit Server
HP BLc3000 2 AC 4 Fan Trl ICE Kit HP 3y Next Day HW Support
c3000 Enclosure HW Support HP BLc Bnt 1GbE2 Switch Opt Kit HP BL480c G1 E5430 2G 1P Svr HP 2GB FBD PC2-5300 2x1GB Kit
HP 146GB 10K SAS 2.5 Hot Plug Hard Drive HP BLc NC326m NIC Adapter Opt Kit HP 1200W 12V Hotplug AC Power Supply HP BLc Encl Single Fan Option
HP IC Env-BL NM 1-Svr 24 x 7 Support HP Technical Installation Startup SVC HP Startup BladSys c3000 Encd Ntwk SVC 2. ±60 unit komputer worksatation
3. Switch, Router, dan jaringan LAN 4. Printer dan Scanner
3.5.2 Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan dalam membantu pelaksanaan kegiatan operational adalah sebagai berikut :
1. Sistem Informasi IFCA
2. Sistem Informasi AZEEC
3. Microsoft Windows XP
4. Microsoft Server 2000
5. Red Hat Linux Entreprise 4
6. Microsoft SQL Server 2000
7. Oracle 10g
3.6 Analisis Objektif Bisnis
M elalui proses wawancara yang penulis lakukan pada ASG, penulis dapatkan bahwa kebutuhan informasi dalam bentuk laporan yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan ASG ialah sebagai berikut:
1. Laporan Penjualan yang menampilkan jumlah unit yang terjual dan pendapatan bersih berdasarkan anak perusahaan, proyek, jenis properti, tema, kelas, kategori, blok, level, data pelanggan, media promosi yang digunakan dan rencana pembayaran.
2. Laporan Status Unit (di-booking, terjual dan tersedia) yang ditampilkan berdasarkan anak perusahaan, proyek, jenis properti, tema, kelas, kategori, blok, level.
3. Laporan Status Pembayaran Cicilan yang menampilkan jumlah transaksi cicilan berdasarkan anak perusahaan, proyek, data pelangan dan ketentuan pembayaran.
Setiap laporan dapat dilihat berdasarkan tahun, kuartal, dan bulan sehingga dapat merefleksi pertumbuhan data ASG dari waktu ke waktu.
3.7 Analisis Tabel
Pada basis data operational yang saat ini digunakan dalam kegiatan operational sehari-harinya terdapat beberapa tabel yang berkaitan erat dengan bidang penjualan, persediaan, dan status pembayaran cicilan properti yang dapat dilihat pada gambar 3.20.
• Nama tabel : CF_HOLIDAY Primary key : holiday
Keterangan : Tabel berisi tanggal liburan
No.
Nama
Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 holiday datetime Tanggal Liburan 2 Descs varchar 255 Deskripsi
3 Audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.1 Tabel CF_HOLIDAY
• Nama tabel : CF_ENTITY Primary key : entity_cd
Keterangan : Tabel berisi data tentang anak perusahaan
No.
Nama
Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 entity_cd varchar 4 Kode Anak Perusahaan 2 entity_name varchar 60 Nama Anak Perusahaan 3 address1 varchar 60 Alamat 1 Anak Perusahaan 4 address2 varchar 60 Alamat 2 Anak Perusahaan 5 telephone_no varchar 11 No Telepon Anak Perusahaan 6 post_cd varchar 6 Kode Pos Anak Perusahaan 7 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
• Nama tabel : PL_PROJECT Primary key : project_no
Keterangan : Tabel berisi data tentang suatu proyek No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 project_no varchar 20 Kode Proyek 2 entity_cd varchar 4 Kode Entity 3 location_cd varchar 4 Kode Lokasi
4 descs varchar 255 Deskripsi
5 start_date datetime Tanggal M ulai Proyek 6 est_cost numeric 21,2 Estimasi Biaya Proyek 7 completion_date datetime Tanggal Selesai Proyek 8 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
Tabel 3.3 Tabel PL_PROJECT
• Nama tabel : CF_PROPERTY
Primary key : property_cd, project_no
Keterangan : Tabel berisi data suatu properti
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 property_cd varchar 6 Kode Properti 2 project_no varchar 20 Kode Proyek
3 Descs varchar 255 Deskripsi
4 Audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.4 Tabel CF_PROPERTY
• Nama tabel : PM _THEM E Primary key : theme_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu tema
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 theme_cd Varchar 4 Kode Tema
2 descs Varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.5 Tabel PM _THEM E
• Nama tabel : PM _CLASS Primary key : class_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu kelas
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 class_cd varchar 4 Kode Kelas
2 theme_cd varchar 4 Kode Tema
3 Descs varchar 255 Deskripsi
4 Audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.6 Tabel PM _CLASS
• Nama tabel : CF_LOCATION Primary key : location_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu lokasi
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 location_cd varchar 4 Kode Lokasi
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.7 Tabel CF_LOCATION
• Nama tabel : PM _CATERY Primary key : catery_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu kategori
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 catery_cd varchar 4 Kode Kategori 2 class_cd varchar 4 Kode Kelas
3 Descs varchar 255 Deskripsi
4 Audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.8 Tabel PM _CATERY
• Nama tabel : PM _LEVEL
Primary key : level_no, project_no
Keterangan : Tabel berisi data tingkat properti
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 level_no varchar 6 Kode Tingkatan Properti 2 project_no varchar 20 Kode Proyek
3 descs varchar 255 Deskripsi
4 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.9 Tabel PM _LEVEL
• Nama tabel : CF_DIRECTION Primary key : direction_cd
Keterangan : Tabel berisi data arah properti
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 direction_cd varchar 2 Kode Direction
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.10 Tabel CF_DIRECTION
• Nama tabel : CF_BLOCK
Primary key : block_no, project_no
Keterangan : Tabel berisi data blok properti
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan
1 Block_no varchar 4 Kode Blok
2 project_no varchar 20 Kode Proyek
3 descs varchar 255 Deskripsi
4 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.11 Tabel CF_BLOCK
• Nama tabel : PM _LOT
Primary key : lot_no, project_no
Keterangan : Tabel berisi data suatu unit properti
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan
1 lot_no varchar 8 Kode Rumah
2 project_no varchar 20 Kode Proyek 3 Entity_cd varchar 4 Kode Anak Perusahaan 4 property_cd varchar 6 Kode Property
5 Block_no varchar 4 Kode Block 6 direction_cd varchar 4 Kode Direction
7 level_no varchar 6 Kode Tingkatan Properti
8 Cost number 21,2 Biaya Pembangunan
9 Catery_cd varchar 4 Kode Kategori
10 Status varchar 1 Status Rumah
11 Comm_amt numeric 5,2 Nilai Komisi 12 deposit_amt numeric 21,2 Nilai Down Payment 13 min_selling_price number 21,2 M inimal Nilai Jual
14 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.12 Tabel PM _LOT
• Nama tabel : CF_PRICE_CATERY Primary key : price_cd
Keterangan : Tabel berisi kategori harga
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 Price_cd varchar 8 Kode Kategori Harga
2 Descs varchar 255 Deskripsi
3 fr_budget numeric 21,2 Nilai Awal 4 to_budget numeric 21,2 Nilai Akhir
5 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.13 Tabel CF_PRICE_CATERY
• Nama tabel : CF_NATIONALITY Primary key : nationality_cd
Keterangan : Tabel berisi jenis negara
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 nationality_cd varchar 3 Kode Negera
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.14 Tabel CF_NATIONALITY
• Nama tabel : CF_RELIGION Primary key : religion_cd
Keterangan : Tabel berisi jenis agama
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 religion_cd varchar 2 Kode Agama
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.15 Tabel CF_RELIGION
• Nama tabel : CF_BUSINESS Primary key : business_id
Keterangan : Tabel berisi data pelangan
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 business_id varchar 20 Kode Bisnis
2 name varchar 60 Nama Pelangan 3 address1 varchar 60 Alamat 1 4 telephone_no varchar 15 No Telepon
5 post_cd varchar 6 Kode Pos
6 religion_cd varchar 2 Kode Agama 7 nationality_cd char 3 Kode Kebangsaan
8 income_cd varchar 4 Kode Kategori Pendapatan 9 marital_status varchar 1 Status Pernikahan
10 Sex varchar 1 Jenis Kelamin
11 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.16 Tabel CF_BUSINESS
• Nama tabel : CF_INCOM E_CATERY Primary key : income_cd
Keterangan : Tabel berisi data kategori pendapatan No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 income_cd varchar 4 Kode Jenis Income
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 from_amt numeric 21,2 Nilai Awal Income 4 to_amt Numeric 21,2 Nilai Akhir Income 5 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
• Nama tabel : RL_PAYM ENT_PLAN_HD Primary key : payment_cd
Keterangan : Tabel berisi master rencana pembayaran No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 payment_cd varchar 4 Kode Cara Pembayaran
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 install_count numeric 3 Jumlah Cicilan 4 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
Tabel 3.18 Tabel RL_PAYM ENT_PLAN_HD
• Nama tabel : RL_BILL_SCH_HD Primary key : schedule_cd
Keterangan : Tabel berisi data header suatu jadwal tagihan No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 schedule_cd varchar 10 Kode Jadwal Cicilan
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 no_of_install numeric 12 Jumlah Cicilan 4 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
Tabel 3.19 Tabel RL_BILL_SCH_DT
• Nama tabel : RL_BILL_SCH_DT Primary key : schedule_cd
Keterangan : Tabel berisi data detil suatu jadwal tagihan No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 schedule_cd varchar 10 Kode Jadwal Cicilan
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 no_of_install numeric 12 Jumlah Cicilan 4 percentage number 21,2 Persentase Cicilan
5 period number 12 Periode Cicilan
6 base varchar 1 Jangka Waktu
7 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.20 Tabel RL_BILL_SCH_DT
• Nama tabel : RL_PAYM ENT_PLAN_DT Primary key : payment_cd, seq_no
Keterangan : Tabel berisi data detil rencana pembayaran No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 payment_cd varchar 4 Kode Cara Pembayaran 2 seq_no varchar 12 Nomor Urut
3 descs varchar 255 Deskripsi
4 ins_interval numeric 12 Interval Waktu 5 no_of_install numeric 12 Jumlah Cicilan
6 stage_percent numeric 5,2 Persen Pembayaran Cicilan
7 base varchar 1 Tipe Pembayaran
8 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.21 Tabel RL_PAYM ENT_PLAN_DT
• Nama tabel : CF_M EDIA Primary key : media_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu media
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 media_type varchar 2 Kode M edia
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.22 Tabel CF_M EDIA
• Nama tabel : RL_SALES Primary key : contract_no
Keterangan : Tabel berisi data suatu transaksi penjualan properti No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan
1 entity_cd varchar 4 Kode Entity 2 project_no varchar 20 Kode Proyek 3 lot_no varchar 8 Kode Rumah 4 business_id varchar 20 Kode Bisnis 5 contract_no varchar 30 No Kontrak
6 payment_cd varchar 4 Kode Cara Pembayaran
7 media_cd varchar 2 Kode M edia
8 disc_amt numeric 21,2 Nilai Diskon 9 sale_date datetime Tanggal Penjualan 10 sell_price numeric 21,2 Harga Jual
11 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.23 Tabel RL_SALES
• Nama tabel : PM _BILL_SCH Primary key : doc_no
Keterangan : Tabel berisi data pembayaran cicilan
No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan 1 doc_no varchar 10 No Dokumen Tagihan 2 entity_cd varchar 4 Kode Entity
3 project_no varchar 20 Kode Proyek
4 lot_no varchar 8 Kode Rumah
5 install_no numeric 12,0 Cicilan ke Berapa
6 Descs varchar 255 Deskripsi
8 completion_date datetime Tanggal Pembayaran 9 bill_date datetime Tanggal Penagihan
10 trx_amt numeric 21,2 Nilai Tagihan 11 tax_amt numeric 21,2 Nilai Pajak
12 base_amt numeric 21,2 Nilai Pembayaran Awal 13 schedule_cd varchar 10 Kode Jadwal Cicilan 14 business_id varchar 20 Kode Bisnis 15 Status varchar 1 Status Pembayaran 16 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit
Tabel 3.24 Tabel PM _BILL_SCH
• Nama tabel : CF_TERM Primary key : term_cd
Keterangan : Tabel berisi data suatu ketentuan pembayaran No. Nama Kolom Tipe Ukuran Keterangan
1 term_cd varchar 2 Kode Ketentuan
2 descs varchar 255 Deskripsi
3 audit_date datetime Tanggal dan Waktu Audit Tabel 3.25 Tabel CF_TERM
3.8 Analisis Subyek Area
Berdasarkan hasil pembelajaran aplikasi IFCA, pengetahuan umum tentang usaha developer dan disertai hasil observasi penulis pada bagian IT ASG, didapatkan subyek area yang terdapat dalam sistem perusahaan ASG. Berikut ini adalah gambar dari Subyek Area :
Gambar 3.21 Subyek Area ASG
No Subyek Area Contoh Entitas Definisi 1 Building
Management
MAINTAIN_SCH Pengaturan dan perbaikan terhadap gedung dan sarana gedung.
2 Customers CUSTOMERS Orang ataupun organisasi yang melakukan pembelian maupun penyewaan unit properti dari perusahaan. Tenancy Management Financials Customers Sales Projects Contractor Management Internal Organization Building Management Meter Utilities
3 Contractor Management
CONTRACTORS Pengaturan terhadap contractor yang ikut serta dalam suatu proyek.
4 Financials TERMS
LOT_PAYMENTS
Informasi tentang pengeluaran dan pemasukkan perusahaan
5 Internal Organization
ENTITY Berisi informasi mengenai perusahaan
6 Meter Utilities
WATER_METERS M enangani utilitas yang digunakan.
7 Projects PROJECTS LEVELS
Informasi mengenai sebuah proyek misalnya lokasi di mana proyek berada dan tingkatan yang ada dalam proyek
8 Sales SALES
PRICE_CATEGORIES
Proses pemindahan kepemilikan unit properti kepada pelangan
9 Tenancy Management
COMPLAINTS Pengendalian hubungan dengan pada penyewa.
Tabel 3.26 Penjelasan Subyek Area ASG
Berdasarkan objektif bisnis dan lingkup skripsi yang telah ditentukan, maka subyek area yang akan dikembangkan lebih lanjut dalam skripsi ini adalah subjek area sales/penjualan.
3.9 Analisis Model Data Bisnis Perusahaan
M odel data bisnis ASG pada subjek area penjualan dapat dilihat pada gambar 3.22 yang disertai dengan penjelasan pada tabel 3.27. M odel data dibawah didapatkan dari proses reverse engineering dari sistem yang sedang berjalan dengan menghilangkan attribute kunci yang digunakan untuk mempercepat performa sistem operasional dan hasil wawancara antara penulis dan pihak ASG tentang proses bisnis pada ASG.
No Nama Entitas Subyek Area Definisi 1 ENTITIES Internal
Organization
Anak perusahaan yang dalam ASG
2 LOCATIONS Projects Lokasi dimana proyek berada
3 PROJECTS Projects Proyek yang ditangani oleh perusahaan 4 BLOCKS Projects Blok dimana unit properti atau lot berada 5 LEVELS Projects Tingkat dimana unit properti atau lot
berada
6 THEMES Projects Tema suatu unit properti 7 CLASSES Projects Kelas suatu unit properti 8 CATEGORIES Projects Kategori suatu unit properti
9 LOTS Projects Sebuah unit properti
10 PROPERTIES Projects Jenis properti mis. Kondominium, M all dan sebagainya
11 DIRECTIONS Projects Arah mata angin 12 NATIONALITIES Customers Kebangsaan pelangan 13 RELIGIONS Customers Agama pelangan 14 INCOME_CATEGORIES Customers Pendapatan pelangan
15 CUSTOMERS Customers Data pelangan
16 MEDIAS Sales M edia promosi yang digunakan
17 PRICE_CATEGORIES Sales Kategori Harga
18 PAYMENT_PLAN_HD Sales Header dari rencana pembayaran 19 PAYMENT_PLAN_DT Sales Detail dari rencana pembayaran
20 SALES Sales Kontrak penjualan
21 TERMS Financials Ketentuan pembayaran
22 BILL_SCH_HD Financials Header dari tagihan 23 BILL_SCH_DT Financials Detail dari tagihan 24 LOT_PAYMENTS Financials Pembayaran cicilan 25 HOLIDAYS Internal
Organization
Hari libur
3.10 Identifikasi Masalah dan Pemecahan Masalah 3.10.1 Masalah yang Dihadapi
M asalah-masalah dalam kebutuhan data dan informasi yang dapat mengurangi efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional dan analisis ASG yaitu :
1. Penurunan performa terhadap sistem operasional karena jumlah row perlu digabungkan saat proses join besar.
2. Keputusan backup menjadi terganggu karena data histori dibutuhkan untuk menghasilkan laporan.
3. Peningkatan biaya karena harus membeli hardware agar performa sistem operasional tidak terganggu.
4. Hasil analisis laporan yang dihasilkan tidak konsisten dan tidak akurat karena antara data pada sistem yang satu dengan sistem yang lain tidak tersinkronisasi.
5. M eningkatnya kebutuhan top level management akan informas i yang bersifat analisis.
6. Keterbatasan data histori untuk kebutuhan analisis karena sebagian data telah di-backup ke media alternatif.
3.10.2 Pemecahan Masalah
Setelah menganalisis dari kebutuhan pengguna akan informas i dan permasalahan yang dihadapi oleh A SG, maka pemecahan masalah yang diusulkan adalah
1. M elakukan perancangan data warehouse yang akan menjadi tempat penyimpanan data histori perusahaan.
2. Data warehouse yang telah dirancang akan dapat digunakan untuk menampung data dari sistem yang berbeda.
3. M erancang data mart agar performa analisis dapat meningkat dan penulisan query menjadi lebih sederhana.
