SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN SEKOLAH PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PACITAN NASKAH PUBLIKASI SKRIPSI

(1)

1 SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN SEKOLAH PADA

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PACITAN

NASKAH PUBLIKASI

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan

Pada Jenjang Strata Satu Program Teknik Informatika

Universitas Surakarta

Disusun Oleh:

Nama : NURITA WULANSARI

NIM

: 200922448

Pembimbing 1

: Bambang Eka Purnama, M.Kom

Pembimbing 2

: Indah Uly Wardati, S.Kom

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA

UNIVERSITAS SURAKARTA

(2)

(3)

(4)

(5)

5

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN KEUANGAN SEKOLAH PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) PGRI 1 PACITAN

Nurita Wulansari 1)_{Bambang Eka Purnama, M.Kom}2) _{Indah Uly Wardati, S.Kom}3)

nuritawulansari@yahoo.co.id

Abstract:

Financial management in schools is a very important part for any activity that is in school would have financial need for the smooth operation of the school. At the Vocational School ( SMK ) PGRI 1 Pacitan one of the problems that occur are recording errors in the data management process especially the financial part that has not been computerized since still using conventional recording , that the officer was recorded every student payment recapitulation into a ledger or cash book.

This research aims to design and build the Financial Management Information Systems in the School of Vocational School ( SMK ) PGRI 1 Pacitan to be more flexible and dynamic as well as minimize the errors in inputting data and optimize storage and data security . Resulting in Financial Management Information Systems School of well-organized and helped finance officers in the processing of financial data.

This study will also outline the products produced at each stage of the analysis. Financial Management Information System School conducted a complete and detailed. The author of the research methods to solve a variety of problems that occur are observation, interviews, documentation, literature, system analysis, system design, testing, and implementation of the system, in order to produce a better change in the existing system.

We hope this research can assist and facilitate the user in the process of processing the financial management of school finances in order can be processed effectively and efficiently. So that financial data can be realized with both and can generate accurate calculations.

Keywords: Information Systems, Financial Management.

Abstraksi:

Pengelolaan keuangan di sekolah merupakan bagian yang sangat penting karena setiap kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan keuangan demi kelancaran kegiatan sekolah. Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan salah satu permasalahan yang terjadi yaitu kesalahan pencatatan dalam proses pengelolaan data khususnya bagian keuangan yang belum terkomputerisasi karena masih menggunakan pencatatan secara konvensional, yang mana petugas masih mencatat setiap rekapitulasi pembayaran siswa ke dalam sebuah buku besar atau buku kas.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan supaya lebih fleksibel dan dinamis serta meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan dan penyimpanan data serta mengoptimalkan keamanan data. Sehingga menghasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah yang tertata baik dan membantu petugas keuangan dalam proses pengolahan data keuangan.

Penelitian ini juga akan menguraikan produk-produk yang dihasilkan pada masing-masing tahap analisis. Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah dilakukan secara lengkap dan terperinci. Adapun metode penelitian penulis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah observasi, wawancara, dokumentasi, kepustakaan, analisis sistem, perancangan sistem, uji coba, dan implementasi sistem, supaya menghasilkan perubahan yang lebih baik pada sistem yang telah ada.

Diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam melakukan proses pengolahan keuangan sekolah agar pengelolaan keuangan

(6)

6

dapat diolah secara efektif dan efisien. Sehingga data keuangan dapat terealisasikan dengan baik dan dapat menghasilkan perhitungan yang akurat.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Keuangan.

1.1

Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia teknologi pada saat ini memberikan pengaruh yang besar terhadap perkembangan sistem informasi. Sistem informasi pun akan terus berkembang seiring dengan kemajuan teknologi untuk

memenuhi kebutuhan bagi

penggunanya. Salah satu hal yang

ingin dikembangkan untuk

mewujudkan kemajuan tersebut

adalah meningkatkan

perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 pacitan.

Sekolah merupakan salah satu sarana organisasi / lembaga yang

dirancang untuk memberikan

pelayanan pengajaran kepada

masyarakat dalam bidang

pendidikan dibawah pengawasan guru. Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan merupakan salah satu sekolah yang masih

diminati di Kabupaten Pacitan,

sebagai sarana untuk menuntut ilmu dan memperluas pengetahuan. Di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

PGRI 1 Pacitan ini ingin

mewujudkan suatu proses

pengembangan teknologi yang

semula konvensional menjadi

terkomputerisasi untuk

meningkatkan kualitas dan mutu. Setiap kegiatan di sekolah perlu diatur agar kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik, begitu pula dengan pengelolaan keuangan di sekolah. Pengelolaan keuangan di sekolah merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting, karena setiap kegiatan yang dilakukan disekolah

pasti membutuhkan manajemen

keuangan. Akan tetapi saat ini Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)

PGRI 1 Pacitan masih

menggunakan cara yang

konvensional untuk mengolah data,

yakni pengelolaan keuangan

sekolah dimana ketika siswa selesai membayar, pada akhir periode

tertentu petugas masih

merekapitulasi keuangan setiap

pembayaran siswa ke dalam

pembukuan, sehingga dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan keuangan kepada pimpinan yang selama ini hanya dibuat menggunakan pencatatan secara konvensional.

Setelah mempelajari dan

mengamati permasalahan yang

telah dikemukakan di atas, maka diambil judul penelitian yaitu “Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan”.

Diharapkan dengan dibuatnya

penelitian ini akan mempermudah dan membantu kelancaran kerja petugas sekolah dalam pengolahan dan pembuatan laporan keuangan sekolah.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, dapat diambil rumusan masalah yaitu :

1. Sistem pengelolaan keuangan

sekolah pada Sekolah

Menengah Kejuruan ( SMK ) PGRI 1 Pacitan saat ini masih konvensional.

2. Rekapitulasi keuangan sekolah belum tertata dengan baik,

sehingga dalam pembuatan

laporan memerlukan waktu yang cukup lama.

3. Bagaimana membangun Sistem

Informasi Pengelolaan

Keuangan Sekolah yang sesuai

dengan sistem yang

(7)

7

1.3 Batasan Masalah

Dalam hal ini penulis merasa perlu membatasi masalah yang

akan dibahas agar dalam

penyusunan laporan tugas akhir ini lebih terarah.

Adapun batasan-batasan tersebut antara lain :

1. Sistem ini hanya dikelola oleh admin yang dalam hal ini adalah petugas keuangan yang telah

ditentukan oleh sekolah

Menengah Kejuruan ( SMK ) PGRI 1 Pacitan.

2. Penelitian ini membahas dan

mengolah mengenai

penginputan data penerimaan

keuangan sekolah dari

keseluruhan transaksi

pembayaran siswa Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK)

PGRI 1 Pacitan dan data pengeluaran keuangan beserta laporan keuangan setiap tahun

yang dapat diganti

menggunakan sistem yang

terkomputerisasi dan tidak

membahas aliran keuangan di luar sistem.

3. Output yang dihasilkan berupa

laporan data penerimaan

keuangan dengan rincian data penerimaan pembayaran siswa

keseluruhan dan data

pengeluaran keuangan sekolah. 1.4 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :

1. Menyajikan informasi data dan rekapitulasi pembayaran yang tertata baik.

2. Untuk merancang dan

membangun Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan.

3. Menghasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah

pada Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK) PGRI 1

Pacitan, yang membantu

petugas dalam proses

pengelolaan data keuangan

maupun rekapitulasi keuangan sekolah.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Dapat mempermudah proses pengelolaan keuangan Sekolah

PGRI 1 Pacitan.

2 Dapat meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan data yang dilakukan secara

konvensional dan

mengoptimalkan keamanan

data.

3 Dapat memberikan gambaran penting untuk menyelesaikan

permasalahan mengenai

pengelolaan keuangan di

sekolah. 2. Landasan Teori

2.1. Pengertian Sistem

Menurut (Tata Sutabri, S.Kom,

MM, 2005:34) “ Sistem

merupakan kumpulan dari

komponen yang saling

berhubungan satu dengan yang

lainnya membentuk satu

kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. ”

2.2. Pengertian Informasi

Menurut (HM. Jogiyanto,

2005:18) “ Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan

atau diolah atau

diinterpretasikan untuk

digunakan dalam proses

pengambilan keputusan. ”

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut (HM. Jogiyanto,

2005:36) “ Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian

yang mendukung fungsi operasi

organisasi yang bersifat

manajerial dengan kegiatan

strategi dari suatu organisasi

untuk dapat menyediakan

kepada pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan. “

(8)

8

2.4. Pengertian Sistem Informasi

Keuangan

Sistem Informasi Keuangan

adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi kepada orang atau kelompok (user) baik di dalam

maupun di luar instansi

mengenai arus keuangan serta

permasalahannya di instansi

tersebut. Sistem informasi

keuangan merupakan sistem informasi yang digunakan guna mengatur keuangan yang ada

dalam organisasi maupun

instansi.

2.5. Java

Menurut (Hendra dkk, 2001)

“Java adalah bahasa

pemrograman yang dapat

dijalankan diberbagai perangkat

komputer, termasuk pada

ponsel atau dengan kata lain

bahasa pemrograman yang

berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada berbagai

platform sistem operasi.

2.6. Pengertian Netbeans

The NetBeans IDE adalah

sebuah lingkungan

pengembangan sebuah tools

untuk programmer menulis,

mengompilasi, mencari

kesalahan dan menyebarkan

program. Netbeans IDE adalah

sebuah produk bebas dengan

tanpa batasan bagaimana

digunakan. NetBeans mengacu

pada dua hal, yakni platform untuk pengembangan aplikasi

desktop java, dan sebuah

Integrated Development Environment (IDE) yang

dibangun menggunakan

platform NetBeans. Kajian Pustaka

Menurut Eka Prasetya dan

Sidik Susilo (2011) telah

melakukan penelitian yang

berjudul “Membangun Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo DIY”. Pada penelitian

tersebut sistem yang sedang berjalan masih bersifat manual

dimana pencatatan data

pembayaran yang dilakukan

masih sering terjadi kesalahan

(human error), karena pencatatan terkadang dilakukan seadanya. Permasalahan lain yang muncul

adalah dalam penyusunan

laporan. Permasalahan yang

sering dikeluhkan adalah sulitnya mengumpulkan data keuangan yang terpisah-pisah di beberapa

buku keuangan. Untuk itu

dibutuhkan sebuah sistem yang mampu mengatasi permasalahan tersebut sehingga pengelolaan lebih maksimal.

Menurut Wuri Dariyati

(2011) juga telah melakukan penelitian dengan judul “Analisis

Dan Perancangan Sistem

Informasi Keuangan Pada SMK Negeri 1 Girisubo Gunung Kidul

Yogyakarta”. Pada penelitian

tersebut dengan berkembangnya teknologi komputer saat ini memungkinkan pengguna dapat mengolah data secara cepat dan akurat, salah satunya adalah pengolahan data dengan menggunakan database sebagai tempat penyimpanan data yang diolah. Proses pengolahan data khususnya bagian keuangan

juga belum terkomputerisasi

karena masih menggunakan software umum yaitu Microsoft Excel dan juga pencatatan secara manual, yang mana dengan menggunakan Microsoft Excel pengolahan datanya masih kurang efektif dan sering terjadi kesalahan.

Jadi dapat disimpulkan

bahwa dengan adanya jurnal dan tinjauan pustaka tersebut peneliti akan melakukan penelitian yang sama yaitu membuat sebuah aplikasi yang digunakan untuk

proses rekapitulasi keuangan

sekolah dan pelaporan pada sebuah instansi, yang nantinya aplikasi ini bisa menampilkan

(9)

9

laporan data keuangan

keseluruhan sesuai periode

tertentu, serta dapat mencari data keuangan dengan cepat dan mudah.

3. Analisis dan Perancangan

Sistem

3.1. Analisis Sistem

Analisis sistem

merupakan penguraian sistem

informasi yang sedang

berjalan secara utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk

mengidentifikasi dan

mengevaluasi

permasalahan-permasalahan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat

diusulkan

kebaikan-kebaikannya untuk sistem ini.

3.2. Analisis Masalah

Kegiatan Pengelolaan

Keuangan di Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan yang meliputi

proses pengolahan data,

penyimpanan serta

pengelolaan data keuangan,

dilakukan masih dengan

mencatat keseluruhan

pembayaran siswa ke dalam sebuah buku kas dan merekap

kembali data tersebut ke

dalam buku besar. Untuk laporan keuangan setiap akhir tahun hanya berupa lembaran

print out yang dibuat

menggunakan software

Microsoft Excel. Sehingga

dalam penyimpanan data

laporan keuangan tersebut

masih kurang efektif dan

sering terjadi kesalahan serta

dokumen-dokumen laporan

keuangan tersebut sering

hilang apabila tahun ajaran telah berganti. Hal tersebut akan memperlambat pencarian data jika sewaktu-waktu data

tersebut diperlukan untuk

keperluan lain.

Gambar 3.1 Lembar Pencatatan

Keuangan Sekolah

3.3. Perancangan Sistem

Diagram Konteks

Gambar 3.5 Diagram Konteks

DFD Nol Level 1

Gambar 3.6 DFD Nol Level 1

DFD Detil Level 2 Proses Data Master

Gambar 3.7 DFD Detil Level 2 Proses

Data Master lap_pengeluaran input_lappeng eluaran lap_penerimaan input_lappenerimaan lap_datapeng eluaran lap_datapenerimaan lap_datatransaksi lap_datasiswa lap_datajurusan input_datapeng eluaran input_datapenerimaan input_datatransaksi input_datasiswa input_datajurusan Petug as_keuang an 0 SI_KeuanganSekolah + no_keluar no_terima dt_LapPengeluaran dt_lapPenerimaan lap_pengeluaran input_lappeng eluaran input_lappenerimaan lap_penerimaan dt_peng eluaran dt_penerimaan dt_trans dt_s is wa dt_jur lap_datapeng eluaran input_datapeng eluaran lap_datapenerimaan input_datapenerimaan lap_datatransaks i input_datatransaks i lap_datajurusan input_datajurusan lap_datas is wa

input_datas is wa Petug as_keuang an 1 DataM aster + 2 DataKeuang an + jurus ann siswaa trans aksi penerimaan peng eluaran

3 LapKeuang an

+ LapPenerimaan LapPeng eluaran

lap_datas is wa input_datajurusan lap_datajurusan no_jur dt_s is wa dt_jur input_datas is wa Petug as_keuang an

jurus ann si swaa

2

DataM asterSiswaa 1

(10)

10

DFD Detil Level 2 Proses Data Keuangan

Gambar 3.8 DFD Detil Level 2 Proses

Data Keuangan

Relasi Tabel

Gambar 3.17 Relasi Antar Tabel

Kerangka Pemikiran

Gambar 3.4Kerangka Pemikiran

Struktur Tabel Tabel Login

Nama Field Type Ukuran Keterangan

kd_user Integer 3 Primary Key

username Varchar 8 Not null

password Varchar 7 Not null

Tabel 3.2 Struktur Tabel Login

Tabel Jurusan

no_jur Integer 3 Primary Key

program_keahlian Varchar 35 Not null

kompetensi_keahlian Varchar 30 Not null

Tabel 3.3 Struktur Tabel Jurusan

Tabel Siswa

no_siswa Integer 3 Primary key

program_keahlian Varchar 35 Not null

kompetensi_keahlian Varchar 30 Not null

kelas Varchar 3 Not null

nama_siswa Varchar 50 Not null

no_induk Varchar 15 Not null

ttl Varchar 50 Not null

alamat Varchar 100 Not null

jns_kel Varchar 2 Not null

nama_ortu Varchar 50 Not null

asal_sek Varchar 50 Not null

Tabel 3.4 Struktur Tabel Siswa

Tabel Transaksi

no_trans Integer 3 Primary key

tgl Date 8 Not null

no_induk Varchar 15 Foreign Key

nama_siswa Varchar 50 Not null

kelas Varchar 3 Not null

program_keahlian Varchar 35 Foreign Key

pembayaran Varchar 100 Not null

total Float 10 Not null

Tabel 3.5 Struktur Tabel Transaksi

no_trans

dt_penerimaan dt_peng eluaran

dt_trans lap_datapeng eluaran input_datapeng eluaran lap_datapenerimaan input_datapenerimaan lap_datatransaks i input_datatransaks i Petug as_keuang an

trans aksi penerimaan peng eluaran

1

DataKeuang anTransaksi

2

DataKeuang anPenerimaan

3

DataKeuang anPeng eluaran

Admin Staff

Siswa Pembayaran

Java My SQL

Software

Sistem Pengelolaan Keuangan Sekolah

Print Laporan

Laptop PC

(11)

11

Tabel Penerimaan

no_terima Integer 4 Primary Key

tgl Date 8 Not null

program_anggaran Varchar 50 Not null

biaya Integer 10 Not null

sumber Varchar 6 Not null

volume Integer 3 Not null

satuan Integer 2 Not null

total Float 10 Not null

penyusutan Integer 10 Not nul

jumlah Float 10 Not null

BDH Integer 10 Not null

BDRKB Integer 10 Not null

jml_kelola Float 10 Not null

Tabel 3.6 Struktur Tabel Penerimaan

Tabel Pengeluaran

no_keluar Integer 3 Primary Key

tanggal Date 8 Not null

standar Varchar 50 Not null

program_kegiatan Varchar 100 Not null

volume Integer 3 Not null

satuan Varchar 20 Not null

biaya Integer 10 Nott null

jumlah Float 10 Not null

sumber Varchar 6 Not nul

jml_sd Float 10 Not null

Tabel 3.7 Struktur Tabel Pengeluaran

4. Implementasi Sistem

Form Login

Gambar 4.1 TampilanForm Login

Tampilan Halaman Utama

Gambar 4.2 Tampilan Form Halaman

Utama

Tampilan Halaman Menu

Gambar 4.3

Tampilan Halaman

Gambar 4.4

Tampilan Halaman

Menu Laporan

Form Data Jurusan

Gambar 4.5 Form Data Jurusan

Form Data Siswa

(12)

12

Form Data Transaksi

Gambar 4.7 Form Data Transaksi

Form Data Penerimaan

Gambar 4.8 Form Data

Penerimaan

Form Data Pengeluaran

Gambar 4.9 Form Data

Pengeluaran

Form Data Laporan Penerimaan

Gambar 4.10 Form Data Laporan

Penerimaan

Form Data Laporan Pengeluaran

Gambar 4.11 Form Data Laporan

Pengeluaran

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian laporan

hasil penelitian yang telah

disampaikan mengenai Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan, praktikan mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Dengan adanya Sistem

Informasi Pengelolaan

Keuangan, diharapkan bisa

memberikan gambaran

kepada pihak sekolah tentang peran teknologi informasi. 2. Sistem Informasi Pengelolaan

Keuangan Sekolah dapat

membantu dalam pengolahan data pembayaran, rekapitulasi laporan keuangan.

3. Petugas merasa terbantu

dengan adanya sistem

informasi pengelolaan

keuangan tersebut.

5.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan

diatas, berikut ini merupakan

beberapa saran yang dapat

dijadikan bahan pertimbangan

untuk meningkatkan kualitas

kinerja pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan sebagai berikut:

1. Dengan adanya sistem

keuangan ini, diharapkan ada upaya pengembangan lebih lanjut menjadi aplikasi sistem

keuangan yang lebih

sempurna dengan fitur-fitur terbaru yang nantinya akan semakin memudahkan proses

pengolahan data-data

pembayaran dan rekapitulasi keuangan sekolah.

2. Kepada pihak Sekolah

PGRI 1 Pacitan, seiring

(13)

13

diharapkan dapat lebih

memperhatikan

pengembangan sistem

informasi. Daftar Pustaka

1. Andi, Komputer Semarang.

Membangun Aplikasi Bisnis Dengan Netbeans 7. Andi Offset. Yogyakarta. 2012.

2. Dariyati, Wuri. Analisis Dan

Perancangan Sistem Informasi Keuangan Pada SMK Negeri 1 Girisubo Gunung Kidul Yogyakarta. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2011.

3. HM, Jogiyanto. Analisis dan

Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset. 1999.

4. HM, Jogiyanto. Sistem

Teknologi Informasi Edisi II. Yogyakarta. Andi Offset. 2005.

5. Huda, Miftakhul, Bunafit

Komputer. Membuat Aplikasi

Mini/Supermarket dengan Java.

Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011.

6. K.Hendra, M.Eri dan R.Nur.

Aplikasi Penjualan dengan Program Java Netebeans, Xampp, dan iReport. Jakarta. Elekmedia Komputindo. 2011.

7. Prasetya,Eka dan

Susilo,Sidik. Membangun

Sistem Informasi Administrasi Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan Kulon Progo DIY. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta. 2011.

8. Sofyan S. Harahap. Analisa

Kritis Atas Laporan Keuangan. 2006.

9. Sutabri, Tata. Sistem Informasi

Manajemen. Yogyakarta. Andi Offset. 2005.

10. Winarno, Surachmad. Metode

Penelitian, Bandung : Tarsito. 1995.