IMPLEMENTASI JADWAL RETENSI ARSIP DI
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
REPUBLIK INDONESIA
Yossua Hot, S.Hum
Dosen Pembimbing: Nina Mayesti, M.Hum
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424. Email: yossuahot@gmail.com
Email dosen pembimbing: nina.mayesti@ui.ac.id
Abstrak
Skripsi ini membahas Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sehingga tercapainya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Informasi yang diperoleh dengan melakukan wawancara dengan unit-unit pengelola kearsipan di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hasil penelitian ini mengungkapkan fakta dilapangan bahwa implementasi Jadwal Retensi Arsip ini belum dilaksanakan secara merata dikarenakan masih ada unit-unit kearsipan yang belum melakukan penyusutan. Kurangnya kesadaran pimpinan yang menyebabkan permasalahan ini timbul. Jadwal Retensi Arsip dibuat tanpa diberikan fasilitas seperti sarana dan prasarana yang mendukung kegiatan kearsipan dan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan atau tidak berlatar pendidikan kearsipan sehingga menyebabkan lambat dalam implementasi.
Kata Kunci: Jadwal Retensi Arsip, penyusutan.
Abstract
This thesis describes about Implementation of the Records Retention Schedules in the Ministry of Education and Culture. The purpose of this research is knowing the implementation Schedule Retention Archives at the Ministry of education and culture trough they can to reach the effectiveness and efficient of records management and efficiency. This is qualitative research with case study methods. The information was taken by doing an interview with executive of archival unit in the ministry of education and culture. Information obtained by conducting interviews with archival management units in the Ministry of education and culture. The results of this research reveal that fact in field implementation of The Records Retention Schedule has not been implemented because there are still evenly-archives that have not been doing depreciation. Lack of awareness of the leadership is the lead of the problems. Records Retention Schedule was made without any facilities and infrastructures that support the archival activities. Also human resources are still the one who don't understand the archival or not set archival education thus causing slow in implementation.
Pendahuluan
Dalam era globalisasi setiap kegiatan intansi, baik-maupun instansi pemerintah, instansi swasta dan pendidikan tidak akan berjalan tanpa data dan informasi. Informasi pada intansi sangat dibutuhkan dan bentuk informasi adalah rekaman dari kegiatan perusahaan itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip sebagai salah satu informasi terekam memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan intansi. Setiap kegiatan memerlukan data atau informasi, salah satu sumber informasi itu adalah arsip.
Arsip dinamis (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki fungsi sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen birokrasi. Disamping itu arsip statis (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi.
Perkembangnya fungsi osirganisasi yang begitu pesat membuat penciptaan arsip yang begitu banyak. Dengan tercipta arsip yang begitu banyak dapat membuat dampak penumpuk secara tidak terkontrol. Arsip–arsip yang tidak terkontrol cenderung diabaikan oleh pengelolanya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Arsip sebagai salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efiktifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi.
Pada dasarnya pengolahan arsip terdiri dari beberapa unsur pokok bahwa penataan arsip terdiri atas proses penciptaan arsip, penyimpanan, penemuan kembali dan pemeliharaan arsip. Tetapi arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu perawatan supaya keberadaan arsip tersebut tetap baik khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam organisasi harus diperhatikan karena arsip ini termasuk arsip yang masih dipergunakan dalam organisasi.
Pengelolaan arsip inaktif pada dasarnya tidak dapat dilepaskan dari pengelolaan semasa aktifnya. Apabila pada masa aktifnya arsip dikelola dengan baik, maka pada masa inaktifnya akan menjadi baik, sehingga akan memudahkan proses penyusutan dan penataan arsip ada masa statis. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Sehingga dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan merupakan salah satu instansi pemerintahan yang membantu dalam meningkatkan ketersediaan layanan pendidikan dan kebudayaan, memperluas keterjangkauan layanan pendidikan dan kebudayaan, meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan kebudayaan, mewujudkan kesetaraan dalam memperoleh layanan pendidikan dan kebudayaan, menjamin kepastian atau keterjaminan memperoleh layanan pendidikan dan melestarikan dan memperkukuh bahasa dan kebudayaan Indonesia.
Salah satu pelayanan yang diberikan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah layanan informasi dengan cepat, tepat dan akurat berdasarkan
arsip kegiatan organisasi. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sudah membuat kebijakan mengenai Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman dalam menata arsip, agar informasi dapat dicari dengan cepat, tepat dan efisien sesuai dengan kebutuhan unit-unit kerja. Demi peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip harus dikelola dengan baik sehingga nilai dari informasi tidak hilang.
Dalam usaha pengelolaan arsip, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan membuat jadwal retensi sesuai dengan pedoman pelaksanaan kegiatan arsip dalam rangka penyusutan arsip inaktif sesuai dengan prosedur dan merata di setiap unit-unit kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dengan adanya jadwal retensi arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maka akan tercapai manfaat yang banyak seperti efisiensi ruangan, biaya dan waktu dalam pencarian temu kembali arsip, dan terlaksananya penyusutan arsip-arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan sesuai dengan pedoman Jadwal Retensi Arsip
Pedoman Jadwal Retensi Arsip harus diterapkan terlebih dahulu sebelum bisa dilaksanakan dan bermanfaat bagi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Dalam implementasi kebijakan, pimpinan harus memberikan sosialisasi mengenai manfaat yang timbul dalam pelaksanaan Jadwal Retensi Arsip sehingga penyusutan arsip dapat berjalan. Serta pimpinan harus memberikan fasilitas yang memadai untuk pengelolaan arsip di unit unit kearsipan.
Tetapi berdasarkan observasi awal, peneliti melihat Penyusutan di Biro Umum tidak berjalan seiring dengan volume arsip bertambah sehingga terjadi Penumpukan di unit-unit kerasipan. Oleh karena itu dibutuhkan kegiatan penyusutan arsip yang baik untuk mengatasi hal tersebut, salah satunya menggunakan Peraturan Menteri mengenai Jadwal Retensi Arsip sebagai acuan. Tetapi Jadwal Retensi Arsip tidak di implementasikan dengan baik di Biro Umum sehingga penyusutan di unit-unit kerja menjadi terkendala dikarenakan tidak mengerti arsiparis dalam menggunakan Jadwal Retensi Arsip.
Metode Penelitian
Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Penelitian Kualitatif merupakan metode-metode untuk mengekplorasi dan memahami makna yang diperoleh sejumlah individu atau sekelompok orang yang dianggap berasal dari masalah sosial atau kemanusiaan. Penelitian kualitatif ini melibatkan upaya-upaya penting, seperti mengajkukan pertanyaan-pertanyaan dan prosedur-prosedur, mengumpulkan data yang spesifik dari para partisipan, menganalisis data secara induktif serta penafsiran makna data dari kompleksitas suatu persoalan (Creswell 2009: 4).
Peneliti melakukan pendekatan dengan metode studi kasus. Studi Kasus merupakan strategi penelitian dimana didalamnya peneliti menyelidiki secara cermat suatu program, perisitiwa, aktivitas, proses atau sekelompok individu (Creswell 2009:20) Penelitian ini dilakukan pada lingkup salah satu Unit Kearsipan yaitu Biro Umum pada Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Bagian Tata Usaha Protokol Bagian
Barang Milik Negara dan Bagian Rumah Tangga dan Kepegawaian. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus yang difokuskan pada masalah penelitian mengenai Implementasi Peraturan Kementrian tentang Jadwal Retensi Arsip di Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
Ruang lingkup penelitian ini adalah Implementasi Peraturan Kementrian mengenai Jadwal Retensi Arsip di Biro Umum Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. Objek Penelitian adalah Implementasi Peraturan Kementrian mengenai Jadwal Retensi Arsip di Biro Umum Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. Subjek Penilitian adalah Biro Umum Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.
Demi memperoleh informasi mengenai kegiatan pengelolaan arsip dinamis dan penyusutan arsip Biro Umum maka peneliti melakukan wawancara. Peneliti melakukan wawancara demi mendapatkan informasi yang lebih mendalam dari subjek yang diwawancara mengenai bagaimana pengelolaan arsip dinamis dan menanyakan pendapat subjek wawancara tentang penyusutan arsip Biro Umum dengan JRA. Wawancara dilakukan kepada 5 orang Arsiparis di Biro Umum, terdiri dari staf arsip di subagian persuratan dan kearsipan staf arsip di Subbag Tata Usaha Menteri staf arsip di Kabag Perencanaan dan Penganggaran, dan staf Subbidang Arsip dan Dokumentasi yang pernah sebagai tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif Biro Umum.
Analisis dan Interpretasi Data
Jadwal Retensi Arsip merupakan suatu daftar dari series arsip organisasi yang berisi arahan berapa lama arsip disimpan dan mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan. Unsur-unsur: uraian jenis arsip, jangka simpan arsip, dan nasib akhir (musnah/permanen) berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip (Kennedy, 1998). Sebelum digunakan JRA harus diimplementasikan terlebih dahulu di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Implementasi kebijakan merupakan tahapan yang paling utama dalam pembuatan kebijakan sehingga memegang peranan penting dan berkaitan dengan tahapan lainnya, karena tahapan tersebut memiliki pengaruh terhadap penilaian atas dampak atau kinerja dari suatu kebijakan. Implementasi kebijakan merupakan suatu langkah yang sangat penting dalam proses kebijakan. Pada tahap implementasi kebijakan, Menteri Pendidikan dan Kebudayaan sebagai pembuat kebijakan harus memberdayakan berbagai sumber daya yang ada untuk mengidentifikasi masalah masalah yang terjadi dan bagaimana cara mencapai tujuan dari kebijakan. Komunikasi merupakan faktor penting menentukan keberhasilan suatu implementasi, hal ini sesuai dengan Subarsono (2008:89) mengenai komunikasi, yaitu keberhasilan implementasi kebijakan mensyaratkan agar implementor mengetahui apa yang harus dilakukan, dimana yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan harus ditransmisikan kepada kelompok sasaran (target group), sehingga akan mengurangi distorsi imlpementasi. Tetapi komunikasi arsiparis dari unit-unit kerja tidak berjalan sehingga tidak mempunyai kesadaran untuk menyerahkan arsip ke pusat kearsipan disebabkan rasa takut akan kehilangan arsipnya. Seharusnya arsiparis unit kerja dapat berpikir, bila mereka menyerahkan
arsip mendapatkan keuntungan yang banyak dikarenakan tidak lagi mengelola arsip, tidak ada penumpukan arsip di tempat penyimpanan unit dan arsip tidak hilang.
Menurut Subarsono (2008:89) kadang kala gambaran yang ada atau cara pandang dibenak arsiparis di unit kerja berbeda-beda sehingga menyebakan kendala. “Misalkan kita menyerahkan arsip nanti arsipnya hilang, dan bila arsip tersebut dibutuhkan temu kembali akan memakan waktu yang lama dalam pencarian” sehingga mereka berpikir lebih baik mengelola arsipnya sendiri. Bila arsip dikelola terus-menerus akan terjadi penumpukan arsip di unit kerja serta dampak biaya yang dikeluarkan semakin besar, pencarian kembali arsip semakin sulit dan kemungkinan arsip yang ada di unit kerja hilang.
Seharusnya hal seperti ini tidak perlu terjadi, jika kepercayaan antara unit-unit kerja terjalin dengan baik dan kesadaran sendiri untuk menyerahkan arsipnya. Bila komunikasi antar organisasi tidak berjalan dengan baik hal ini dapat menyebabkan hubungan yang renggang antar organisasi karena kurangnya kepercayaan antar sama lain. Padahal kunci dari pengimplementasi JRA ini adalah komunikasi antar satu dengan lain sehingga dapat mengerti mengenai tujuan dan sasaran demi kepentingan bersama. Cara padang dan sikap arsiparis haruslah menyatu dengan unit-unit kearsipan sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam menjalan prosedur kearsipan.
Sumber daya manusia (SDM) adalah faktor yang paling menentukan keberhasilan kinerja dan pencapaian organisasi dimana mereka berada. Keterbatasan SDM dibidang kearsipan merupakan permasalah pokok. Secara kualitatif masih terbatasnya tenaga professional dan praktifisi yang cukup memadai. Termasuk dalam hal ini terbatasnya jumlah arsiparis. Secara kualitatif, arsiparis yang belum memiliki standar profesi yang ideal. Jika diliat dari permasalahan diatas.
Kekurangan pada SDM khususnya kearsipan menjadi kendala dalam lambatnya implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Hal ini terjadi karena kurangnya kesadaran dan perhatian pimpinan dalam pengelolaan arsip, sehingga arsip itu dipandang sebelah mata dan semua orang tanpa latar belakang pendidikan saja dapat melakukan pengelolaan arsip tanpa diperlukan pendidikan khusus mengenai kearsipan. Oleh karena itu dalam implemenetasi kebijakan pimpinan harus menyadari perlunya pelatihan, seminar dan pendidikan lanjutan, utama bagi peningkatan keterampilan staf. SDM telah menjadi asset yang bernilai pada setiap organisasi. Keperluan SDM yang handal dibidang kearsipan sangat mendukung keberhasilan manajemen dalam menjalankan misi dan fungsinya dalam memberikan layanan maksimal kepada induk organisasinya.
Untuk merelisasikan hal tersebut diatas perlu adanya suatu perubahan besar megenai krakteristik pengelolaan arsip. Perubahan ini tidak saja menuntut biaya yang tidak sedikit untuk memberikan pelatihan dan pendidikan yang berkualitas tinggi, tetapi juga perubahan mental dari pengelola arsip itu sendiri. Staf arsiparisnya Kementerian pendidikan dan Kearsipan merupakan pejabat-pejabat yang diberi tugas untuk mengelola kearsipan, sehingga mereka tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan, tugas yang mereka lakukan tidak selamanya dilaksanaka
karena mereka akan mendapatkan kenaikan pangkat dan pindah dari unit kerja lain. Hal ini senada dengan informan
Jika tidak ada yang berlatar belakang pendidikan kearsipan, mereka menangani arsip hanya berdasarkan kewajiban, sehingga mereka menangani arsip hanya dengan kekampuan dia saja, seharusnya mereka mengikuti pelatihan mengenai kearsipan agar memahami tentang kearsipan. Di Biro Umum sendiri sudah ada pelatihan mengenai kearsipan untuk arsiparisnya. Jadi permasalahan yang dihadapi SDM di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan bila mereka mendapatkan pelatihan kearispan sehingga mereka mengerti mengenai pengelolaan arsip dan mengimplementasi JRA. Bila orang ini dipindahkan dikarenakan naik pangkat atau naik golongan dan diganti oleh orang baru yang tidak mengerti kearsipan, otomatis ini akan menjadi kendala terus-menerus dikarenakan pengantinya ini tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan dan pasti arsip itu akan dipandang dia sebelah mata.
Pelatihan merupakan suatu usaha dalam meningkatkan kualitas arsiparis, tetapi fakta yang terjadi adalah orang yang seharusnya mendapat pelatihan bukan untuk arsiparis unit-unit kerja melainkan orang yang tidak bekerja di kearsipan sehingga ilmu yang dia dapat tidak berguna bagi lingkungannya.
Berdasarkan pernyataan diatas seharusnya yang diberikan pelatihan adalah arsiparis yang menangani kearsipan di unit-unit kerja. Bila orang lain yang mendapatkan pelatihan dan mendpatkan pengetahuan mengenai kearsipan, kadang-kadang ilmu yang didapatnya hanya untuk pengetahuan diri sendiri saja tapi tidak berguna bagi lingkungannya, seharusnya bila mendapatkan ilmu dalam pelatiha setidak bisa diaplikasikan ditempat mereka bekerjaan, menata arsip seperti ini, jadi kalau dia bukan yang bekerja dibidang kearsip tapi dia ditugaskan untuk mengikuti bimbingan teknis mengenai kearsipan ilmunya tidak akan berguna. Jadi Peningkatan potensi itu kan harus orang yg bersangkutan dikarenakan ilmu yang didapat tidak bisa diwakilikan, umpanya Orang yg sekolah saya, masa diwakili dengan orang lain tidak mungkinkan untuk diwakili.
Penunjukan SDM dalam pelatihan harus tepat sesuai dengan tugas di kearsipan, karena dalam penunjukan kadang-kadang salah sasaran, sehingga orang yang bukan bekerja di kearsipan menjadi mengikuti pelatihan demi memenuhi kuota orang di setiap unit-unit kerja. Pemilihan SDM tidak tepat dikarenakan arsiparis yang menangani arsip tidak ada diruangan sedang melakukan dinas keluar kota. Orang-orang yang bukan bekerja dikearsipan dan ditunjuk untuk mengikuti pelatihan, ilmu yang diperoleh tidak diimplementasikan ke dalam pengelolaan kearsipan dikarenakan tidak menangani kearsipan dan ilmu yang didapatkan dari hasil pelatihan hanya untuk diri sendiri.
Biro Umum seharusnya mempunyai tempat penyimpanan tersendiri untuk menyimpan arsip-arsipnya. Arsip aktif masih berada di unit kerja masing-masing, sedangkan tempat penyimpanan arsip inaktif Biro Umum berada di Sub Bagian Persuratan dan Kearsipan.
Berdasarkan pernyataan diatas dapat diketahui bahwa arsip-arsip di Biro Umum masih disimpan di unit-unit kerja. Tidak adanya tempat penyimpanan di pusat arsip inaktif menyebabkan penyusutan dari unit-unit kerja menjadi terkendala sehingga terjadi penumpukan arsip di unit kerja. Bila tidak ada pusat penyimpanan arsip inaktif dan unit-unit kerja memaksa untuk menyusutkan arsip maka kemungkinan arsip yang dititipkan hilang. Unit-unit kerja yang tidak melakukan penyusutan akan terjadi penumpukan arsip yang memberikan dampak negatif dalam temu kembali, biaya perawatan arsip, serta penyempitan ruangan penyimpanan unit kerja.
Fasilitas penyimpanan arsip inaktif di Biro Umum seharusnya mendapatkan perhatian lebih dari pimpinan dalam rangka untuk menjamin pengelolaan dan kebutuhan informasi. Pusat penyimpanan arsip di Biro Umum tidak mempunyai tempat selama 2 tahun. Arsiparis di Biro umum sudah berulang kali memohon untuk diberikan fasilitas tempat penyimpanan arsip inaktif. Seharusnya dengan diberikan sarana penyimpanan, pengelolaan arsip di Biro Umum akan berjalan baik sehingga memudahkan untuk pencarian temu kembali arsip demi menunjang kegiatan organisasi. Selama ini faktanya arsip-arsip yang menumpuk di unit-unit kerja membuat arsiparis kewalahan dalam mencari kembali arsip yang dibutuhkan, serta biaya dalam perawatan arsip tersebut. Bila diberikan tempat penyimpanan arsip inaktif, arsip-arsip yang diunit kerja akan berjalan dengan baik sehingga penyusutan akan berjalan sesuai dengan prosedur Jadwal Retensi Arsip.
Implementasi Peraturan Kementerian tentang Jadwal Retensi Arsip, pimpinan kurang menyadari akan penunjang sarana dalam menunjang kegiatan kearsipan. Sarana merupakan faktor penunjang dalam keberhasilan atau tidak suatu organisasi mengimplementasikan Peraturan Menteri tentang Jadwal Retensi Arsip. Karena selama ini yang diliat peneliti, para arsiparis mengeluh untuk dibuatkan tempat penyimpanan. Untuk membangun pusat penyimpanan arsip inaktif di Biro Umum, seharusnya pimpinan mengikuti sesuai dengan prosedural, Menurut ISO 15489-2 (2001:18) tempat penyimpanan seharusnya meliputi:
a. Lokasi harus dapat dijangkau dengan mudah dan harus berada di area yang tidak beresiko.
b. Struktur bangunan harus menyediakan keseimbangan temperatur dan tingkat kelembapan yang sesuai kebutuhan, perlindungan dari bahaya api, perlindungan dari perusakan karena air, perlindungan dari hal-hal yang dapat mengkontaminasi (seperti radioactive isotpe, jamur) standar keselamatan, kontrol akses ke area penyimpanan, sistem pendekteksi pada entri yang tidak diizinkan, perlindungan terhadap pengerusakan yang disebabkan oleh serangga. c. Perlengkapan. Seperti rak disesuaikan dengan format rekod yang cukup kuat
untuk menanggung beban berat.
Kementerian Pendidikan Pimpinan sudah bagus dalam pembuatan peraturan Menteri mengenai Jadwal Retensi Arsip, akan tetapi pimpinan tidak memikirkan sarana yang mendukung untuk pengelolaan arsip. Sehingga pengelolaan arsip menjadi terkendaladalam penyusutan di unit kerja ke pusat arsip, sehingga sampai sekarang
terjadi penumpukan arsip di unit-unit kerja. Penumpukan arsip tidak perlu terjadi jika pimpinan menyediakan fasilitas yang mendukung untuk kegiatan kearsipan.
Pada tahun 2006 Subbagian Kearsipan merupakan bagian dari Biro Umum. Subbagian kerasipan ini mempunyai tugas melakukan pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan Sekretariat Jenderal serta penyiapan bahan pembinaan dan usul penghapusan arsip Departemen. Pada Tahun 2006 Biro Umum mempunyai struktur kelompok jabatan fungsional demi mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Kelompok jabatan fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang kegiatannya.
Tetapi perubahan struktur organisasi terjadi dibawah Menteri Muhammad Nuh pada tahun 2010, dimana Subbagian Kearsipan dipindahkan kebagian Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Perubahan struktur organisasi ini berdampak besar terhadap kegiatan kearsipan di Biro Umum. Fungsi kearsipan Biro umum berada di Subbagian Persuratan, dan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal.
Tetapi dengan perubahan ini Biro umum tidak mempunyai pusat penyimpanan arsip untuk unit-unit kearsipan sehingga penyusutan arsip menjadi terkendala. Perubahan struktur organisasi berdampak hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional Biro Umum sehingga tidak mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional demi menekan anggaran keuangan Kementerian Pendidikan. Padahal stuktur fungsional merupakan struktur penting sebagai landasan tugas, jenis, dan jenjang kerja dengan bidang kegiatan untuk mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum.
Seiring dengan perubahan nama pada tahun 2012 Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan struktur organisasi turut mengalami perubahan signifikan. Untuk Biro Umum sendiri pusat kearsipan ditempatkan di Subbagian Persuratan dan berubah nama menjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Subbagian Persuratan dan Kearsipan merupakan pusat penyimpanan arsip inaktif dari unit-unit kearsipan Biro Umum. Tetapi permasalahan yang terjadi adalah Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak mempunyai tempat untuk menyimpan arsip-arsip inaktif.
Perubahan struktur organisasi berdampak buruk bagi kerasipan terutama di Biro Umum. Pada awalanya Biro Umum melakukan penyusutan sesuai dengan jadwal dikarenakan mempunyai tempat penyimpanan yang cukup besar dan fasilitas memadai di subbagian kearsipan. Tetapi dengan berubahnya struktur organisasi, Subbagian Arsip dan Dokumentasi dibawah Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Subbidang Arsip dan Dokumentasi dibawah PIH mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan penyusunan bahan pembinaan arsip dan dokumen Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal.
Sedangkan perbuahan struktur organisasi di Biro Umum fungsi kearsipan berada pada Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Tugas Subbagian Persuratan dan Kearsipan melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Pada saat sebelum terjadi perubahan struktur dan masih bernama Subbagian Persuratan awalnya berfungsi menangani surat-surat masuk fasilitas dan tempat hanya apa adanya saja. Tetapi seiring waktu dan perubahan terjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan mempunyai peranan yang lebih untuk menangani kearsipan di Sekretaris Jenderal. Untuk fasilitas dan sarana di Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak memadai dikarenakan perubahan ini terjadi mendadak dan tidak ada bantuan dari pimpinan mengenai sarana dan prasarana. Seharusnya dengan perubahan struktur organisasi dan perubahan fungsi kearsipan, pimpinan wajib memikirkan fasilitas dan sarana yang sesuai dengan kegiatan. Fasilitas dan sarana mempunyai dampak yang tinggi dalam menunjang kegiatan organisasi, terutama kearsipan. Kearsipan membutuhkan tempat penyimpanan dan sarana yang memadai untuk pengelolaan arsip dan penyusutan arsip. Biro Umum merupakan pembina kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan harus mempunyai sarana dan prasarana yang memadai. Biro umum sampai saat ini tidak mempunyai tempat penyimpanan untuk arsip inaktif unit-unit kearsipan. Padahal tahun 2006 Biro Umum merupakan pusat kearsipan yang terstruktur dengan baik dan melakukan penyusutan sesuai jadwal dikarenakan fasilitas dan sarana yang mendukung. Kekurangan fasilitas dan sarana diakibatkan kerena kurangnya kesadaran pimpinan yang merubah struktur organisasi yang berdampak buruk untuk kinerja organisasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan terutama di Biro Umum bagian kearsipan.
Struktur Organisasi
Pada tahun 2006 Subbagian Kearsipan merupakan bagian dari Biro Umum. Subbagian kerasipan ini mempunyai tugas melakukan pengelolaan arsip dan dokumen di lingkungan Sekretariat Jenderal serta penyiapan bahan pembinaan dan usul penghapusan arsip Departemen. Pada Tahun 2006 Biro Umum mempunyai struktur kelompok jabatan fungsional demi mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Kelompok jabatan fungsional terdiri atas sejumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang kegiatannya.
Tetapi perubahan struktur organisasi terjadi dibawah Menteri Muhammad Nuh pada tahun 2010, dimana Subbagian Kearsipan dipindahkan kebagian Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Perubahan struktur organisasi ini berdampak besar terhadap kegiatan kearsipan di Biro Umum. Fungsi kearsipan Biro umum berada di Subbagian Persuratan, dan mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal.
Tetapi dengan perubahan ini Biro umum tidak mempunyai pusat penyimpanan arsip untuk unit-unit kearsipan sehingga penyusutan arsip menjadi terkendala. Perubahan struktur organisasi berdampak hilangnya struktur kelompok
jabatan fungsional Biro Umum sehingga tidak mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum. Hilangnya struktur kelompok jabatan fungsional demi menekan anggaran keuangan Kementerian Pendidikan. Padahal stuktur fungsional merupakan struktur penting sebagai landasan tugas, jenis, dan jenjang kerja dengan bidang kegiatan untuk mendukung pelaksanaan tugas Biro Umum.
Seiring dengan perubahan nama pada tahun 2012 Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan struktur organisasi turut mengalami perubahan signifikan. Untuk Biro Umum sendiri pusat kearsipan ditempatkan di Subbagian Persuratan dan berubah nama menjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Subbagian Persuratan dan Kearsipan merupakan pusat penyimpanan arsip inaktif dari unit-unit kearsipan Biro Umum. Tetapi permasalahan yang terjadi adalah Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak mempunyai tempat untuk menyimpan arsip-arsip inaktif.
Perubahan struktur organisasi berdampak buruk bagi kerasipan terutama di Biro Umum. Pada awalanya Biro Umum melakukan penyusutan sesuai dengan jadwal dikarenakan mempunyai tempat penyimpanan yang cukup besar dan fasilitas memadai di subbagian kearsipan. Tetapi dengan berubahnya struktur organisasi, Subbagian Arsip dan Dokumentasi dibawah Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat. Subbidang Arsip dan Dokumentasi dibawah PIH mempunyai tugas melakukan pengelolaan dan penyusunan bahan pembinaan arsip dan dokumen Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri melalui Sekretaris Jenderal.
Sedangkan perbuahan struktur organisasi di Biro Umum fungsi kearsipan berada pada Subbagian Persuratan dan Kearsipan. Tugas Subbagian Persuratan dan Kearsipan melakukan pengelolaan dan pembinaan persuratan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal. Pada saat sebelum terjadi perubahan struktur dan masih bernama Subbagian Persuratan awalnya berfungsi menangani surat-surat masuk fasilitas dan tempat hanya apa adanya saja. Tetapi seiring waktu dan perubahan terjadi Subbagian Persuratan dan Kearsipan mempunyai peranan yang lebih untuk menangani kearsipan di Sekretaris Jenderal. Untuk fasilitas dan sarana di Subbagian Persuratan dan Kearsipan tidak memadai dikarenakan perubahan ini terjadi mendadak dan tidak ada bantuan dari pimpinan mengenai sarana dan prasarana.
Kesimpulan
Perubahan Struktur organisasi menyebabkan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan belum diimplementasikan secara menyeluruh di unit-unit kerja. Perubahan Struktur Organisasi berdampak besar dalam implementasi JRA dan hilang struktur fungsional menyebabkan hilangnya landasan tugas, jenis dan kedudukan arsiparis. Dengan perubahan Struktur organisasi subbagian kearsipan pindah sehingga Biro Umum tidak mempunyai
tempat penyimpanan untuk unit kearsipan yang menyebabkan tidak berjalan Implementasi JRA.
Padahal Peraturan Menteri mengenai JRA dibuat sebagai pedoman untuk pengelolaan arsip. Dalam melakukan penyusutan arsip inakrif melalui prosedur yang jelas dan memudahkan penemuan kembali arsip, sehingga tidak lagi terjadi penumpukan arsip di unit-unit kerja. Tetapi dengan seiring perubahan struktur organisasi dan perubahan nama Kementerian Pendidikan Nasional menjadi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan implementasi JRA kurang dirasakan di Biro Umum.
Kendala-kendala yang menyebabkan tidak adanya implementasi peraturan kementrian mengenai jadwal Retensi Arsip Biro Umum dikarenakan Sumber Daya Manusia masih ada yang tidak mengerti kearsipan dapat menyebabkan lambat dalam implementasi Jadwal Retensi Arsip dan pengelolaan arsip secara umum. Hal ini terjadi dikarenakan pimpinan kurang memperhatikan atau peduli terhadap unit kerja kearsipan dan menganggap semua orang tanpa berlatar pendidikan dapat mengerjakan pengelolaan kearsipan. Serta pimpinan sendiri tidak mengerti mengenai kearsipan sehingga mereka berpikir arsip itu hanya daftar keuangan yang membuat gambaran arsip itu hanya kertas yang sudah tidak digunakan.
4. Daftar Acuan
Boedi, Martono. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharan arsip. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.
Creswell, John W. 2010. Research Design: Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif, dan Mixed. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
Dwidjowijoto, Riant Nugroho. (2003). Kebijakan Publik: Formulasi, Implementasi dan Evaluasi. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
Donni, Juni Priansa dan Agus Garnida. (2013). Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan Profesional.Bandung :Alfabeta.
ISO 15489-1. 2001. Information and documentation-records management. Geneva ISO 15489-2. 2001. Information and documentation-records management. Geneva
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. 1998. Record Management : A Guide to Corporate Record Keeping. Melbourne : Longman
Subarsono, AG. (2008). Analisis Kebijkan Publik: Konsep, Teori, dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
