BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Universitas Al Azhar Indonesia
Universitas Al Azhar Indonesia (UAI) didirikan berdasarkan Surat Keputusan Pengurus Harian Yayasan Pesantren Islam Al Azhar Nomor : IV/PH-YPI/KEP/1420-1999 tanggal 1 Juni IV/PH-YPI/KEP/1420-1999 tentang : Pendirian Perguruan Tinggi Islam Al Azhar.
Ijin pendirian UAI di Jakarta yang diselenggarakan oleh Yayasan Pesantren Islam Al Azhar di Jakarta ditetapkan pada tanggal 10 Agustus 2000 berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 135/D/O/2000 tentang Pendirian Universitas Al Azhar Indonesia di Jakarta dan Pemberian Status Terdaftar kepada 12 (dua belas) Program Studi untuk Jenjang Pendidikan Program S1 di lingkungan Universitas Al Azhar Indonesia di Jakarta.
Universitas Al Azhar Indonesia berdomisili di Jalan Sisingamangaraja, Kelurahan Selong, Kecamatan Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.
Kedudukan UAI adalah sebagai salah satu unit kegiatan dalam Yayasan Pesantren Islam Al Azhar. Organisasi UAI berdasarkan Penyesuaian Statuta UAI yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 08 Oktober 2009 dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Al Azhar Indonesia No.100/SK/R/UAI/X/2009 Tentang Penyesuaian Statuta Universitas Al Azhar Indonesia, terdiri dari :
1. Dewan Penyantun
3. Senat Universitas
4. Pimpinan Universitas
5. Unsur Pelaksana Akademik
6. Unsur Pelaksana Administrasi
7. Unsur Penunjang
8. Unsur Pelengkap
Pemberian status Terdaftar kepada 12 (dua belas) program studi untuk jenjang pendidikan program S1 di lingkungan UAI di Jakarta, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 135/D/O/2000 tanggal 10 Agustus 2000 sebagai berikut :
1. Program Studi Teknik Industri
2. Program Studi Teknik Informatika
3. Program Studi Teknik Elektro
4. Program Studi Teknik Sipil
5. Program Studi Matematika
6. Program Studi Biologi
7. Program Studi Manajemen
8. Program Studi Akuntansi
9. Program Studi Pendidikan Matematika
10. Program Studi Pendidikan Biologi
11. Program Studi Pendidikan Bahasa Inggris 12. Program Studi Sastra Arab
Berdasarkan Penyesuaian Statuta UAI yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 08 Oktober 2009 dengan Surat Keputusan Rektor Universitas Al Azhar Indonesia No.100/SK/R/UAI/X/2009 Tentang Penyesuaian Statuta Universitas Al Azhar Indonesia, fakultas di lingkungan Universitas Al Azhar Indonesia meliputi :
1. Fakultas Tehnik
2. Fakultas Matematika dan IPA
3. Fakultas Ekonomi
4. Fakultas Sastra
5. Fakultas Agama Islam
6. Fakultas Hukum
7. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
8. Fakultas Psikologi
Fakultas memiliki sejumlah program studi. Program studi merupakan unsur pelaksana akademik pada fakultas yang melaksanakan pendidikan akademik dan /atau profesional dalam sebagian atau satu cabang ilmu.
Berdasarkan Penyesuaian Statuta UAI yang ditetapkan di Jakarta pada tanggal 02 Oktober 201 dengan Surat Keputusan Pengurus Yayasan Pesantren Islam Al Azhar No.18/X/KEP/YPIA-P/1434.2013 Tentang Penyesuaian Statuta Universitas Al Azhar Indonesia, fakultas di lingkungan Universitas Al Azhar Indonesia meliputi :
1. Fakultas Sains dan Teknologi (FST)
3. Fakultas Sastra (FS)
4. Fakultas Hukum (FH)
5. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP)
6. Fakultas Psikologi dan Pendidikan (FPsP)
Pemberian status Terdaftar kepada 15 program studi untuk jenjang pendidikan Program S1 di lingkungan UAI di Jakarta, berdasarkan :
1. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor
135/D/O/2000 tanggal 10 Agustus 2000
2. Surat Keputusan Koordinator Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta
(KOPERTAIS) Nomor 88 tahun 2002 dan 89 tahun 2002 tanggal 7 Mei 2002.
3. Surat Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Nomor 1334/D/T/2002 dan Nomor 1335/D/T/2002 tanggal 5 Juli 2002.
4. Surat Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Nomor 1711/D/T/2002 tanggal 14 Agustus 2002.
5. Surat Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Nomor 4860/D/T/2004.
6. Surat Departemen Pendidikan Nasional Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Nomor 4011/D/T/2007.
Dengan ijin perpanjangan penyelenggaraan hingga saat ini adalah sebagai berikut:
1. Program Studi Teknik Industri
2. Program Studi Teknik Informatika
4. Program Studi Biologi
5. Program Studi Manajemen
6. Program Studi Akuntansi
7. Program Studi Sastra Arab
8. Program Studi Sastra Cina
9. Program Studi Sastra Inggris
10. Program Studi Sastra Jepang
11. Program Studi Hukum Ekonomi dan Teknologi 12. Program Studi Hubungan Internasional
13. Program Studi Ilmu Komunikasi 14. Program Studi Psikologi
15. Program Studi Pendidikan Anak Usia Dini
Gambar 4.1 Logo Universitas
Logo UAI terdiri dari simbol dan called name typeface, sebagai corporate signature. Universitas Al Azhar Indonesia adalah corporate name, bukan bagian dari signature. Logo UAI memiliki makna religius yaitu pada simbol, huruf A memiliki makna spritual yang mendasar yaitu Allah dan juga mempunyai citra yang excellent, karena nilai A merupakan nilai tertinggi dalam penilaian. Serta kotaknya yang berwarna biru diambil dari filosofi bentuk Ka’bah yang terukur dan sistematis.
Warna biru merupakan warna institusi pendidikan yang
profesional, exclusive, elegant dan excellent. Untuk called name UAI, menjelaskan akronim dari Universitas Al Azhar Indonesia yang menjadi visualisasi dari akronim itu sendiri. Called name itu mencirikan sifat-sifat yang struktural, kokoh dan elegan sehingga mencerminkan peleburan antara ilmu dan teknologi dengan moral. Komposisi simbol dengan called name menunjukkan perpaduan antara konsep timur dan barat.Pada bagian bawah ditambahkan corporate name sebagai identifikasi UAI sebelum masyarakat dapat mengerti bahwa UAI adalah Universitas Al Azhar Indonesia.
Universias Al Azhar Indonesia memiliki visi Menjadi Universitas Terkemuka dalam Membentuk Manusia Unggul dan Bermartabat, yang Memiliki Kemampuan Intelektual Berlandaskan Nilai-nilai Spiritual, Moral, dan Etika Islam. Dalam mewujudkan visi tersebut, Universitas Al Azhar Indonesia mempunyai misi sebagai berikut :
1. Meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian, dan pelayanan kepada masyarakat,
2. Menjalin kemitraan dengan institusi yang relevan, baik di dalam maupun di luar negeri;
3. Menumbuh-kembangkan nilai-nilai universal Islam dalam
pembentukan karakter.
Laporan keuangan universitas disusun berdasarkan bentuk laporan PSAK No.45 tentang Pelaporan Keuangan Entitas Nirlaba yang disusun berdasarkan SAK ETAP. Laporan keuangan universitas berdasarkan SAK ETAP terdiri atas Laporan Posisi Keuangan, Laporan Aktivitas, Laporan Arus Kas dan Catatan Atas Laporan Keuangan.
Laporan keuangan disusun berdasarkan basis kesinambungan usaha dan biaya historis, serta berdasarkan basis akrual, kecuali laporan arus kas yang disusun berdasarkan basis kas. Laporan arus kas menyajikan informasi perubahan historis atas kas dan setara kas universitas, yang menunjukan secara terpisah perubahan yang terjadi selama satu periode dari aktivitas operasi, investasi dan pendanaan. Setara kas adalah investasi jangka pendek dan sangat likuid yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas pendek, bukan untuk tujuan investasi atau lainnya. Investasi umumnya diklasifikasikan sebagai setara kas hanya jika akan segera jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang sejak tanggal perolehan. Cerukan bank pada umumnya termasuk aktivitas pendanaan sejenis dengan pinjaman. Namun jika cerukan bank dapat ditarik sewaktu-waktu dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pengelolaan kas universitas, maka cerukan tersebut komponen kas dan setara kas. Universitas melaporkan arus kas dari aktivitas operasi dengan menggunakan metode tidak langsung.
1. Proses Partisipasi Anggaran di Universitas Al Azhar Indonesia
Dalam menjalankan kegiatan operasional Universitas, dibuatlah anggaran untuk periode satu tahun anggaran, yakni dari bulan September sampai dengan bulan Agustus. Dari penyusunan anggaran berdasarkan partisipasi anggaran dan hasil keputusan bersama terbentuklah anggaran yang telah disetujui (PAGU) berdasarkan Surat Keputusan Rektor, dimana setiap penanggung jawab anggaran masing-masing unit kerja/biro dan fakultas bertanggung jawab atas anggaran yang telah diusulkan. Namun, kenyataannya pengendalian internal dari masing-masing unit kerja/biro dan fakultas kurang maksimal.
Universitas Al Azhar Indonesia memakai sistem penganggaran zero budgeting. Zero budgeting adalah sistem anggaran yang didasarkan pada perkiraan kegiatan, bukan pada yang telah dilakukan dimasa lalu dimana setiap kegiatan akan dievaluasi secara terpisah. Penyusunan anggaran dengan menggunakan konsep zero budgeting diasumsikan dimulai dari nol. Sistem zero budgeting tidak berpatokan pada anggaran tahun lalu untuk menyusun anggaran tahun selanjutnya, namun penentuan anggaran didasarkan pada kebutuhan saat ini juga. Zero budgeting seolah-olah proses anggaran dimulai dari hal yang baru sama sekali (dimulai dari nol lagi). Item anggaran yang sudah tidak relevan dan tidak mendukung pencapaian tujuan dapat dihilangkan dari struktur anggaran atau mungkin muncul item yang baru.
Proses implementasi zero budgeting di Universitas Al Azhar Indonesia terdiri dari tiga tahap, yaitu :
1. Identifikasi unit-unit keputusan
Struktur organisasi pada dasarnya terdiri dari pusat-pusat pertanggungjawaban (responsibility center). Setiap pusat pertanggungjawaban merupakan unit pembuat keputusan (decision unit) yang salah satu fungsinya adalah untuk menyiapkan anggaran. Zero budgeting merupakan sistem anggaran yang berbasis pusat pertanggungjawaban sebagai dasar perencanaan dan pengendalian anggaran. Suatu unit keputusan merupakan kumpulan dari unit keputusan level yang lebih kecil. Pada Universitas Al Azhar Indonesia, rektor universitas merupakan pemegang tanggung jawab tertinggi seluruh aktivitas dan operasional universitas, wakil rektor II bidang keuangan dan akuntansi, sarana dan rumah tangga, sekretariat dan pengembangan bisnis merupakan pemegang tanggung jawab approval anggaran, kepala bagian akuntansi dan kepala biro keuangan merupakan control saat approval pengajuan anggaran dan realisasi, staf administrasi unit kerja/biro dan program studi merupakan pembuat anggaran. Tahap berikutnya adalah menyiapkan dokumen yang berisi tujuan unit keputusan dan tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Dokumen tersebut disebut paket-paket keputusan.
2. Penentuan paket keputusan
Paket keputusan merupakan gambaran komprehensif mengenai bagian dari aktivitas organisasi atau fungsi yang dapat dievaluasi secara individual. Paket keputusan dibuat oleh kepala bagian akuntansi dan harus menunjukan secara detail estimasi biaya dan pendapatan yang dinyatakan dalam bentuk pencapaian tugas dan perolehan
manfaat. Paket-paket keputusan dimaksudkan untuk mengidentifikasi berbagai alternatif kegiatan masing-masing biro/unit kerja dan program studi.
3. Meranking dan mengevaluasi
Jika paket keputusan telah disiapkan, tahap berikutnya adalah meranking semua paket berdasarkan manfaatnya terhadap universitas. Tahap ini merupakan jembatan untuk menuju proses alokasi sumber daya di antara berbagai kegiatan di biro/unit kerja dan program studi yang beberapa di antaranya sudah ada dan lainnya baru sama sekali. Proses evaluasi merupakan tahapan akhir dimana semua biro dan program studi melaporkan realisasi anggarannya dan melihat sejauh mana target dan tujuan yang sudah tercapai sehingga dapat terlihat berapa besar penyerapan dan efektiftivitas anggaran yang sudah dibuat.
2. Perbandingan Anggaran yang Diusulkan
Setiap unit kerja/biro dan program studi memberikan rencana anggaran dan program kerja yang disusun untuk satu tahun ke depan kepada kepala bagian akuntansi di biro keuangan dan akuntansi. Anggaran yang diusulkan bisa saja naik atau tetap setiap tahunnya sesuai dengan kebutuhan saat ini.
Pada penelitian ini, peneliti membandingkan dua tahun anggaran masing-masing biro/unit kerja dan program studi yaitu anggaran tahun 2012/2013 dengan anggaran tahun 2013/2014 karena pada tahun anggaran 2012/2013 Universitas Al Azhar Indonesia tidak mengikutsertakan staf administrasi dalam penyusunan anggaran sedangkan pada tahun 2013/2014 staf administrasi diikutsertakan dalam proses
penyusunan anggaran. Berikut tabel perbandingan anggaran yang diusulkan oleh masing-masing unit kerja/biro dan program studi :
Tabel 4.1
Perbandingan anggaran yang diusulkan tahun 2012/2013 dan tahun 2013/2014
No Keterangan Biro / Prodi Anggaran Usulan 2012/2013 Anggaran Usulan 2013/2014 A Anggaran Biro 1 Biro SDM 14.057.127.064 14.796.975.857
2 Biro Sarana dan
Perlangkapan 1.962.046.546 2.065.312.154 3 Biro LP2M 614.798.200 647.156.000 4 Biro Akademik 3.735.718.250 3.932.335.000 5 Biro Kemahasiswaan 1.003.221.708 1.056.022.850 6 Biro Keuangan 5.474.755.000 5.762.900.000 7 Biro Sekretariat 29.849.000 31.420.000 8 Biro Promosi 583.467.447 614.176.260
9 Biro Innovasi dan
Kerjasama 60.800.000 64.000.000 10 Unit PKSI 18.466.860 19.438.800 11 Unit Perpustakaan 417.933.500 439.930.000 12 BPMU 30.138.750 31.725.000
13 Biro PKPNI & P3EK 96.106.275 101.164.500 28.084.428.600 29.562.556.421 B. Anggaran Prodi 1 Teknik Industri 167.200.000 176.000.000
2 Teknik Informatika 76.665.000 80.700.000 3 Teknik Elektro 93.527.500 98.450.000 4 Bioteknologi 97.348.400 102.472.000 5 Manajemen 223.107.500 234.850.000 6 Akuntansi 234.507.500 246.850.000 7 Sastra Arab 66.500.000 70.000.000 8 Sastra China 65.550.000 69.000.000 9 Sastra Inggris 121.030.000 127.400.000 10 Sastra Jepang 54.767.500 57.650.000 11 PG PAUD 76.973.750 81.025.000 12 Psikologi 102.125.000 107.500.000 13 Hukum 235.125.000 247.500.000 14 Ilmu HI 253.743.290 267.098.200 15 Ilmu ILKOM 754.638.200 794.356.000 2.622.808.640 2.760.851.200 Sumber : Universitas Al Azhar Indonesia.
Terdapat kenaikan anggaran pada tahun anggaran 2013/2014 sebesar 5% dibandingkan dengan tahun anggaran 2012/2013. Hal ini karena meningkatnya kebutuhan operasional dan inovasi program kerja biro/unit kerja dan program studi, seperti diadakannya pelatihan tentang eSPT dan eFilling untuk karyawan dan seluruh dosen, kuliah umum di setiap program studi, proses akreditasi di setiap jurusan seperti pada jurusan FISIP, Fakultas Hukum, dan universitas di tahun 2013/2014.
3. Proses Persetujuan Anggaran
Anggaran yang sudah dibuat oleh staf administrasi masing-masing unit kerja/biro dan program studi diusulkan kepada kepala bagian unit kerja/biro dan program studi kemudian diserahkan kepada kepala bagian akuntansi. Setelah diterima oleh kepala bagian akuntansi, di periksa kembali apakah wajar dan sesuai dengan program kerja masing-masing unit kerja/biro dan program studi. Tidak semua anggaran yang diusulkan akan di setujui. Anggaran akan mengalami pemangkasan atau bahkan dihilangkan jika tidak sesuai dengan tujuan, visi dan misi universitas. Kepala bagian akuntansi akan memberikan anggaran yang sudah di periksa kepada kepala biro keuangan dan akuntansi. Selanjutnya, kepala biro keuangan dan akuntansi akan memberikan anggaran yang sudah diperiksa kepada wakil rektor II bidang keuangan dan akuntansi, sarana dan rumah tangga untuk dibahas kembali bersama penanggung jawab masing-masing anggaran unit kerja/biro dan program studi. Jika wakil rektor II sudah menyetujui maka anggaran tersebut di serahkan kepada rektor universitas sebagai pemegang keputusan tertinggi untuk diperiksa dan dibahas kembali bersama wakil rektor I dan III yang selanjutnya di tanda tangani dan mensahkan anggaran masing-masing unit kerja/biro dan program studi serta mengeluarkan Surat Keputusan Rektor yang berisi besarnya anggaran yang telah disetujui. Proses persetujuan hingga ditanda tanganinya anggaran berlangsung kurang lebih selama tiga bulan.
Berikut gambaran proses pengajuan hingga persetujuan anggaran yang telah dijelaskan di atas :
Gambar 4.2
Alur Proses Persetujuan Anggaran Universitas Al Azhar Indonesia
Sumber : Universitas Al Azhar Indonesia. Data diolah.
4. Anggaran yang Disetujui
Staf Administrasi Biro/Unit Kerja dan Program Studi
Kepala Biro/Unit Kerja dan Program Studi
Kepala Bagian Akuntansi
Kepala Biro Keuangan dan Akuntansi
Wakil Rektor II Bidang
Sekretariat, Keuangan dan
Akuntansi, Sarana dan Rumah
Tangga dan Pengembangan
Bisnis
Surat Keputusan Rektor yang berisi tentang besarnya anggaran serta peruntukannya akan di sebarkan ke masing-masing unit kerja/biro dan program studi. SK Rektor tersebut akan menjadi patokan sekaligus menjadi pengendali dalam menjalankan program kerja setiap unit kerja/biro dan program studi. Berikut perbandingan anggaran tahun 2012/2013 dan 2013/2014 yang sudah disetujui berdasarkan SK Rektor :
Tabel 4.2
Perbandingan anggaran yang telah disetujui berdasarkan SK Rektor
No Keterangan Biro / Prodi Anggaran disetujui berdasarkan SK 2012/2013 Anggaran disetujui berdasarkan SK 2013/2014 A Anggaran Biro 1 Biro SDM - 10.617.498.467 2
Biro Sarana dan Perlangkapan - 1.915.145.129 3 Biro LP2M - 336.500.000 4 Biro Akademik - 2.248.133.546 5 Biro Kemahasiswaan - 543.000.000 6 Biro Keuangan - 4.450.900.000 7 Biro Sekretariat - 26.420.000 8 Biro Promosi - 387.507.780 9
Biro Innovasi dan Kerjasama - 15.000.000 10 Unit PKSI - 10.860.000 11 Unit Perpustakaan - 20.380.000 12 BPMU - 20.000.000
13
Biro PKPNI & P3EK - 45.080.000 20.636.424.922 B. Anggaran Prodi 1 Teknik Industri - 53.500.000 2 Teknik Informatika - 46.800.000 3 Teknik Elektro - 27.300.000 4 Bioteknologi - 37.848.000 5 Manajemen - 136.600.000 6 Akuntansi - 98.975.000 7 Sastra Arab - 31.500.000 8 Sastra China - 35.000.000 9 Sastra Inggris - 61.400.000 10 Sastra Jepang - 44.150.000 11 PG PAUD - 30.300.000 12 Psikologi - 104.500.000 13 Hukum - 80.500.000 14 Ilmu HI - 134.050.000 15 Ilmu ILKOM - 590.000.000 1.512.423.000
Sumber : Universitas Al Azhar Indonesia.
Tahun anggaran 2012/2013 tidak ada Surat Keputusan Rektor mengenai anggaran yang disetujui untuk seluruh biro/unit kerja dan program studi. Hal ini dikarenakan adanya masa transisi pergantian rektor dan jajarannya sehingga yang ada hanya pejabat sementara dan beliau tidak berani untuk mengeluarkan SK penetapan
anggaran unit kerja/biro dan program studi. Dengan tidak adanya SK penetapan anggaran, di tahun anggaran 2012/2013 realisasi operasional setiap unit kerja/biro dan program studi berjalan dengan tidak terarah. Unit kerja/biro dan program studi seenaknya menjalankan program kerja tanpa adanya pengendalian terhadap biaya-biaya yang digunakan.
5. Realisasi Anggaran
Unit kerja/biro dan program studi yang sudah menerima SK Rektor akan menjalankan program kerja sesuai dengan anggaran yang sudah disepakati bersama. Setiap periodik tiga bulan sekali, kepala bagian akuntansi akan menginformasikan sudah berapa besar anggaran yang terpakai kepada kepala biro/unit kerja dan program studi sehingga akan terlihat sejauh mana program yang sudah tercapai.
Berikut proses pelaksanaan anggaran pada Universitas Al Azhar Indonesia :
1. Biro/unit kerja dan program studi membuat surat pengajuan permohonan dana
kegiatan atau pembelian barang untuk keperluan operasional yang ditujukan kepada Wakil Rektor II Bidang Keuangan dan Akuntansi, Sarana dan Rumah Tangga, Sekretariat dan Pengembangan Bisnis. Surat tersebut diterima oleh Sekretaris Wakil Rektor II dan diserahkan ke Kepala Bagian Akuntansi;
2. Sebelum surat permohonan pengajuan dana diterima oleh Wakil Rektor II akan diperiksa terlebih dahulu oleh Kepala Bagian Akuntansi. Kepala Bagian Akuntansi akan memeriksa master data anggaran biro/unit kerja maupun program studi yang mengajukan dana. Jika pengajuan dana sesuai dengan anggaran yang
telah diajukan dan disetujui sesuai SK Rektor, maka Kepala Bagian Akuntansi menandatangani surat permohonan tersebut dan memberikan catatan yang selanjutnya diserahkan ke Wakil Rektor II melalui Sekretaris Wakil Rektor II; 3. Surat yang sudah dicek tersebut diterima Wakil Rektor II dan ditanda tangani
serta diberikan catatan. Dana yang diajukan pada umumnya akan disetujui, namun ada juga yang dipangkas biayanya. Misalkan untuk konsumsi rapat awal semester di fakultas, biaya yang diajukan untuk konsumsi setiap orang sebesar Rp 35.000. Setelah diperiksa oleh Kepala Bagian Akuntansi dengan melihat SK Rektor, biaya tersebut dipangkas menjadi Rp 20.000 per orang.
4. Setelah surat pengajuan dana disetujui oleh Wakil Rektor II selanjutnya
diserahkan ke Kasir Universitas untuk dibuat anggaran pengeluaran kas besar universitas setiap hari selasa dan jumat. Kasir universitas membuat daftar pengeluaran kas besar universitas yang ditanda tangani oleh Wakil Kepala Biro Keuangan dan Akuntansi. Selanjutnya kasir universitas membuat cek sejumlah besarnya pengeluaran dana dan diserahkan ke Wakil Rektor II dan Wakil Rektor III Bidang Sumber Daya Manusia dan Kemahasiswaan untuk ditanda tangani beserta daftar pengeluaran kas besar dan surat pengajuan permohonan dana. 5. Setelah cek ditanda tangani oleh Wakil Rektor II dan Wakil Rektor III, kasir
universitas melakukan pencairan dana ke bank yang sudah kerja sama dengan Universitas Al Azhar Indonesia.
6. Kasir universitas menginformasikan melalui telepon kepada staf administrasi biro/unit kerja dan program studi bahwa anggaran yang diajukan sudah dapat diambil.
7. Staf administrasi dari unit kerja/biro dan program studi mengambil uang yang ada
di kasir universitas dan menandatangani kuitansi yang dibuat oleh kasir universitas.
8. Surat pengajuan dana yang sudah terealisasi selanjutnya diserahkan ke Kepala Bagian Akuntansi untuk di input ke dalam sistem pembukuan akuntansi.
9. Staf administrasi masing-masing unit kerja/biro maupun program studi membuat
laporan pertanggung jawaban atas dana yang sudah mereka terima dan diserahkan ke Kepala Bagian Akuntansi.
Pada tabel daftar realisasi anggaran tahun 2013/2014 dengan perbandingan anggaran yang disetujui dengan SK Rektor (lampiran 1) dapat dilihat dari jumlah rata-rata presentase daya serap, dimana untuk unit kerja/biro sebesar 8,5% dan untuk program studi sebesar 57,9%, hal ini menunjukan bahwa unit kerja/biro dan program studi tidak bisa menyerap anggaran yang diajukan sehingga berdampak pada tujuan yang sudah ditargetkan. Hal ini disinyalir bahwa program studi dan unit kerja/biro belum bisa secara maksimal dalam mengajukan program-program yang diajukannya.
Pada tabel daftar realisasi anggaran tahun 2013/2014 dengan perbandingan anggaran usulan awal (lampiran III), terdapat beberapa unit kerja/biro yang mengalami defisit, yaitu biro LP2M, biro keuangan, biro promosi, dan BPMU. Biro keuangan mengalami defisit pada sisi sisa anggaran sebesar Rp. 78.498.930, hal ini dikarenakan
adanya pembayaran utang pengelolaan gedung kepada yayasan dibebankan kepada biro keuangan yang seharusnya menjadi beban rektorat atau universitas. Biro promosi mengalami defisit sebesar Rp. 82.367.679 karena penyewaan stand atau booth pameran mengalami kenaikan harga saat realisasi. Adanya tuntutan tri darma pendidikan, yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat membuat biro LP2M meningkatkan kinerja dan program kerja di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat seperti adanya review jurnal kategori skala pranata sosial cluster dan penelitian dosen sesuai dengan bidangnya masinng-masing sehingga mengalami defisit sebesar Rp. 474.044.100. BPMU (Biro Pengendalian Mutu Universitas) mengalami defisit sebesar Rp. 38.318.625 mengakibatkan presentasi realisasi anggaran menjadi dua kali lipat yaitu 220,8 %.
Partisipasi staf administrasi pada masing-masing unit kerja/biro dan program studi mempunyai peranan penting dan sebagai pendukung kelancaran operasional universitas. Staf administrasi mengetahui hal-hal detail apa saja yang dibutuhkan dalam operasional di masing-masing unit kerja/biro dan program studi sehingga anggaran dapat terserap sesuai dengan program kerja dan tujuan universitas. Hal ini yang nantinya akan berpengaruh terhadap kinerja manajerial universitas. Saat staf administrasi diikut sertakan dalam penyusunan anggaran, maka akan timbul rasa dihargai dan kesadaran dalam diri masing-masing individu untuk bertanggung jawab atas apa yang sudah diajukan dan dilakukannya. Meski beberapa biro/unit kerja mengalami defisit namun partisipasi staf administrasi meningkatkan kinerja dan
program kerja masing-masing unit kerja/biro dan prodi dapat tercapai sesuai dengan tujuan, visi dan misi universitas.
6. Sisa Anggaran
Anggaran yang sudah terealisasi dilihat dengan pengajuan awal dan yang sudah di setujui SK Rektor maka akan didapatkan besarnya sisa anggaran. Universitas Al Azhar Indonesia menerapkan zero budgeting dimana setiap pergantian tahun anggaran akan kembali menjadi nol dan tidak akan pernah melihat efek dari tahun sebelumnya sehingga sisa dari anggaran setiap unit kerja/biro dan program studi tidak akan berpengaruh untuk tahun anggaran berikutnya.
Dana yang sudah diterima oleh unit kerja/biro maupun program studi harus dipertanggung jawabkan penggunaannya. Laporan pertanggung jawaban dibuat oleh staf administrasi masing-masing unit kerja/biro maupun program studi selambat-lambatnya satu bulan setelah mereka menerima dana dan menjalankan program kerjanya. Sisa dana tersebut diserahkan ke Kepala Bagian Akuntansi beserta laporan pertanggung jawaban. Sisa dana yang diterima Kepala Bagian Akuntansi diserahkan ke kasir universitas untuk disetor ke rekening universitas.
