MEKANISME PENGELOLAAN BARANG DAERAH PROPINSI JAWA BARAT. Bandung, 15 Desember 2003

(1)

.

MEKANISME PENGELOLAAN

BARANG DAERAH

PROPINSI JAWA BARAT

(2)

A. Latar Belakang

1. Perubahan paradigma penyelenggaraan pemerintahan 2. Perubahan dari UU No 25/74 – UU No 22/99

3. PP Nomor 25/2000

4. Aset Daerah merupakan salah satu faktor diterminan dalam penyelenggaraan otonomi Daerah perlu dikelola dan dikendalikan secara efektif, efisien,

ekonomis, transfaran dan akuntabel

B. Rumusan Masalah

1. Apakah sistem pengelolaan barang daerah Propinsi Jawa Barat telah dilaksanakan secara efektif sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku ?

2. Faktor-faktor apakah yang menentukan keberhasilan pengelolaan barang Daerah ?

3. Bagaimana upaya untuk mendayagunakan Gudang Induk agar dapat berfungsi secara efektif dalam mendukung terwujudnya sistem pengelolaan barang

(3)

C. Maksud dan Tujuan

1. Memperoleh gambaran tentang sistem pengelolaan barang yang efektif

2. Memperoleh gambaran mengenai faktor-faktor apa yang menentukan keberhasilan dalam pengelolaan barang daerah

3. Memperoleh gambaran tentang upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk mendayagunakan gudang induk agar berfungsi efektif dalam mendukung terwujudnya sistem pengelolaan barang daerah

D. Tinjauan Teoritis dan Normatif Pengelolaan Barang Daerah Tinjauan Teoritis

“Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari suplair, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan “ (Bowersox, 2000:13)

“Pengelolaan (Manajemen Logistik) secara fundamental dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sebagaimana gambar berikut :

(4)

Siklus Logistik

• Perencanaan

• Peghapusan Penganggaran

• Pengendalian

• Pemeliharaan Pengadaan

Penyimpanan & Penyaluran

(5)

Tinjauan Normatif

Pengelolaan & Pengendalian barang pemerintah didasarkan pada : -Keppres No 17 tahun 2000 tentang Pedoman Pelaksanaan APBN

-Keppres No 18 tahun 2000 yang telah disempurnakan dengan Keppres No 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

-Peraturan-peraturan lainnya

Secara umum pengelolaan barang Pemerintah meliputi kegaitan-kegiatan -Pengadaan barang

-Pergudangan -Pendistribusian -Pemeliharaan

-Penataan Adm.yang meliputi aspek – aspek : * Klasifikasi / Penggolongan barang

* Kodefikasi / Pengkodean barang - Kode Lokasi

- Kode Register

- Kode Jenis Satuan Barang Inventaris * Penghapusan Barang

(6)

Ketentuan umum Pengelolaan Barang Daerah Propinsi Jawa Barat diatur melalui :

- Perda Propinsi Jawa Barat Nomor 4 Tahun 2001 tentang Pengelolaan Barang Daerah - Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 19 Tahun 2002 yang isinya berkisar pada :

(7)

Perencanaan Kebutuhan Barang

Unit Kerja Biro

Perlengkapan RAPBD RKBU RDKBD Menerima Meneliti Menghimpun Menyusun RDKB -RDKPBD RDKPBD RKPBU APBD Unit Kerja Biro Perlengkapan - Menerima - Meneliti - Menghimpun - Menyusun DKBD DKPBD _Kepala Daerah DKBD DKPBD SK – DKBD SK - DKPBD RTBU RTPBU DKBD DKPB Sebagai pedoman : -Kebutuhan barang -Pengendalian -Pengawasan

(8)

Pengadaan Barang

Panitia Pengadaan/ Pekerjaan Rekanan - P 3 U - P 3 SD Anggaran Pemb: SPK dan SP di Tandatangai Pimpro Anggaran Rutin : SPK dan SP ditandatangai Ka Unit/Ka Biro

Hasil Pengadaan Barang Ka Unit Gubernur/ Biro Perlengkapan Panitia Pemeriksa Bendaraha Barang Barang DHPBD DHPBU Daftar

(9)

Penyimpanan Barang

Hasil Pengadaan barang Panitia Pemeriksa Barang Daerah Bendaharawan Barang

Barang tdk bergerak - Kuantitas Penerima Barang Adm

- Kualitas tanggung jawab

- Berita Acara hasil laporan melalui Pemeriksaan Barang atasan

Barang bergerak Gubernur cq Biro Perlengkapan Kepala Unit Pemeriksa Instansi Teknis

Berita Acara Hasil - Tanggung Jawab Pemeriksaan - Tertib Administrasi

(10)

Penyaluran/Pendistribusian Barang

Pejabat

Bendaharawan

Barang

SPPB

BARANG

(Berita Acara Serah terima )

Penghapusan Barang

Penghapusan Barang didasarkan pada ketentuan dan peraturan yang berlaku dan masing-masing berbeda tergantung kepada jenis dan jumlah yang akan dihapus.

(11)

E. Metode Penelitian

- Desain Penelitian  Deskriptif, Kualitatif

- Sumber Data  Pejabat Daerah, Dokumen-dokumen barang daerah - Teknik Pengumpulan Data  Wawancara, Dokumentasi dan Quesioner

- Teknik Analisa Data  Menurut tugas dan fungsi unit kerja pengelola barang daerah yg terbagi atas Sekretariat Daerah, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah

F. Pembahasan/Pengkajian

1. Aset Daerah Propinsi Jawa Barat (tabel 1)

Dari Tabel di atas dapat dilihat bahwa bangunan pengairan dan tanah masing-masing sebesar 46,67% dan33,23% dari total nilai Aset Daerah.

2. Pengelolaan Barang Rutin tabel 2

* Pengadaan Barang rutin tersebut dipergunakan untuk 4 kelompok unit kerja untuk 4 Kelompok Unit Kerja

- Setda /Dewan = 23,85% - Badan = 12.15% - Kantor = 3.05% - Dinas = 60.95%

(12)

Unit kerja terbesar pengguna barang dan masing-masing kelompok adalah - Setda = 73,72%

- Badan Pengawas Daerah = 24,32% - Kantor Kas Daerah = 28,62% - Dinas Pendidikan = 33,52%

Implementasi Pengendalian Barang Daerah a) Aspek Normatif/Peraturan

- Pengelolaan mengacu pada perda Nomor 4 tahun 2001 dan Keputusan Gubernur Nomor 19/2002

- Standarisasi barang Keputusan Gubernur Nomor 020/Kep. 88 PLK/2002 yang telah disempurnakan dengan Kepu.Gub 020/Kep.1229 PLK/2002/tgl 14-9-2002

- Penyusunan Standarisasi barang masih mengacu pada Kepmendagri No 26 th 1996 tentang Standarisasi Ruangan kantor, alat perlengkapan rumah Dinas dan Kendaraan Dinas

- Penyusunan Daftar Kebutuhan Barang (DKB) & Daftar Kebutuhan Pemeliharaan Barang Daerah (DKPBD) ditetapkan melalui Kep. Gub. Masing-masing Nomor 020/Kep 575.PLK/2002 & Nomor 020/Kep 919.PLK/2002

(13)

Dalam Pengadaan Barang mengacu pada Keppres No 18 tahun 2000 dan Surat Keputusan bersama Menkeu & Ketua Bappenas nomor S.42/A/2000/S 2262/D.2/05/2000 tentang Juknis Pelaksanaan Keppres 18/2000.

b) Implementasi

- Pengadaan Aset Daerah khususnya tanah, Bangunan, Alat berat, Kendaraan dilakukan oleh Biro Perlengkapan, sedangkan jalan, jembatan, Bangunan pengairan dan APK dilakukan oleh masing-masing unit Kerja.

- Administrasi Bendaharawan barang di Biro Perlengkapan meliputi - Penerimaan

- Pengeluaran

- Pencatatan (Pembukuan) - Pelaporan

. Laporan triwulan

(14)

- Pengelolaan barang ditingkat unit kerja (Badan & Dinas)

-Pengadaan Barang

- Di bawah Rp. 50.000.000 oleh PIMLAKTAN

- Di atas Rp. 50.000.000 oleh Panitia yang dibentuk oleh PIMLAKTAN

Pengadaan dilakukan melalui tender sampai dengan penentuan perusahaan pengadaan barang

- Kegiatan Bendaharawan Barang

Menerima setelah diperiksa oleh PIMLAKTAN Penyimpanan di Gudang

Pengeluaran barang dengan mekanisme,

* Sub din Program mengajukan permohonan barang kepada ka Unit

* Ka Unit memerintahkan kepada Bendaharawan untuk mengeluarkan barang.

Pemeriksaan barang di gudang

(15)

- Pelaporan

Secara rutin semua kegiatan dilaporkan kepada Gubernur melalui Biro Perlengkapan (Tri Wulan)

G. Analisis Dan temuan

- Pengelolaan /Pengendalian barang daerah Propinsi Jawa Barat telah dilakukan melalui mekanisme yang benar (normatif) dan secara teoritis dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.

- Manusia merupakan faktor yang menentukan keberhasilan pengelolaan barang daerah ditentukan oleh faktor pelaksana (manusia) dalam kontek pengelolaan barang Propinsi Jawa Barat faktor kedua merupakan titik lemah. Hal ini didasarkan pada temuan Penelitian

- Masih belum semua aparat unit mengetahui dan memahami Keputusan Gubernur sehingga masih langsung mengacu pada Kepmendagri nomor 11/2001 sebagai pedoman.

- Standarisasi barang masih ada Dinas yang mengacu Kepmendagri nomor 11/2001

- Pengelolaan barang Daerah secara empirik Administratif masih belum tertib yang terlihat dari :

Pengkodean dan registrasi barang belum sesuai dengan Kepmenkeu Nomor 18/KMK.18/1999 tentang Penetapan Kodefikasi barang Inventaris akibatnya  lokasi barang tidak diketahui dengan jelas. Pengurus barang tidak jelas dan jika barang berpindah-pindah sulit dikontrol.

(16)

- Belum semua unit organisasi melaporkan mutasi barang daerah sehingga tidak diketahui asal usul barang tersebut.

- Belum semua melaporkan kondisi barang, sehingga tidak diketahui berapa jenis dan jumlah barang yang masih baik, rusak dan perlu dihapus. Data kondisi barang sangat diperlukan untuk penyusunan anggaran pemeliharaan.

- Nilai barang baik secara ekonomis, maupun teknis belum dilaporkan secara rinci, hal ini terkait dengan biaya operasional pemeliharaan barang.

- Belum semua unit kerja memahami sepenuhnya urgensi RKBU, sehingga sering terjadi barang yang diminta sering tidak terakomodasi dalam pengadaannya.

- Masih ada unit kerja yang kurang memperhatikan kewajibannya untuk melaporkan secara berkala terhadap hasil pengelolaan barang unit.

- Biro perlengkapan hanya mengetahui barang yang dikelola oleh unit kerja dari aspek administrasi saja, sedangkan secara fisik tidak. Hal ini terkait dengan belum difungsikannya gudang induk sebagai pos pemeriksaan barang.

(17)

KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

•

• Pengelolaan Barang Daerah Pemerintah Daerah

Propinsi Jawa Barat secara normatif sudah ada dan

diatur oleh berbagai Peraturan (Keppres, Kepmen,

Perda, Kepgub);

• Pengelolaan Barang Daerah secara tertulis dapat

dipertanggungjawabkan karena siklus telah sesuai

dengan teori pada umumnya;

• Pengelola Barang Daerah secara empirik administratif

masih belum tertib, sehingga mekanisme pengendalian

barang daerah kurang berjalan sebagaimana mestinya.

Hal ini berimplikasi pada kurang efektifnya

(18)

SARAN

• Perlu sosialisasi berbagai peraturan yang menyangkut

pengelolaan barang daerah pada aparat yang terkait

dengan tugas tersebut agar terjadi pola pikir dan pola

tindak.

• perlu tertib administrasi antara lain:

– pengkodean dan registrasi yang sesuai dengan Kepmenkeu

No.18/KMK.018/1999.

– Laporan yang lengkap menyangkut asal-usul barang, kondisi

barang, dan nilai barang.

– Disiplin laporan.

• perlu sistem informasi perlengkapan yang secara efektif

dapat mengendalikan atau memonitor lalu lintas barang

daerah di berbagai unit.

(19)

Contoh Kodefikasi Barang Daerah

a. Contoh Kode Barang tidak bergerak (tanah) Kode barang

1

01

02

04

003

Keterangan

Angka 1  Kode golongan (barang tidak bergerak) Angka 01  Kode bidang barang (tanah)

Angka 02  Kode Kelompok barang (tanah Persil) Angka 04  Kode Sub Kelompok barang (tanah hutan)

Angka 003  Kode sub-sub kelompok barang (tanah hutan lindung) b. Contoh kode barang bergerak (Komputer)

2 ₁

₂

0 ₁

₀

₂

₀

₁

Angka 2  kode golongan (barang bergerak) Angka 12  kode bidang (komputer)

Angka 01  kode kelompok (komputer unit)

Angka 02  Kode Sub kelompok (personil komputer)

(20)

c. Kode Lokasi Barang IKMN Contoh Instansi LAN

4

8

0

2

0

1

3

2

1

9

Angka 48  Kode Pebin LAN (Menpan) Angka 02  Kode PBI (Kepala LAN) Angka 01  Kode Lokasi (LAN Jakarta)

Angka 32  Kode UPB ( Bagian luar Propinsi) Angka 1999  Kode tahun Perolehan

Kode Registrasi (6 Digit)

Adalah nomor kode barang yang dicantumkan pada suatu barang inventaris yang dibuat secara berurutan sesuai dengan jenis dan nomor urut pendaftaran barang dengan menggunakan sistem enam digit.

Contoh : 000001

(21)

-Kolom pertama bagian atas dibuat secara berurutan Contoh :

Kode Pebin  48 Kode PBI  02 Kode PPBI  01

Kode Bagian Anggaran  32 Kode tahun Perolehan  1999

Kolom bagian bawah Contoh :

Kode Golongan  1 Kode Bidang  01 Kode Kelompok  02 Kode sub kelompok  02

Kode Sub-sub kelompok  001

Kode Nomor urut barang (registrasi 000001) Jadi selengkapnya

48.02.01.32.1999 1.01.02.02.001.000001

(22)