00-Presentasi Pengelolaan Kegiatan Kemahasiswaan

(1)

Pengelolaan Kegiatan

Kemahasiswaan

(2)

Tujuan

• _{Mengidentifikasi ruang lingkup}

kegiatan kemahasiswaan;

• _{Menetapkan pola pengelolaan}

kegiatan kemahasiswaan pada level

Ormawa; dan

• _{Menetapkan prosedur perijinan}

(3)

Kegiatan Kemahasiswaan

(4)

Jenis Kegiatan

Kemahasiswaan

• _{Pertemuan/ Kegiatan Organisasi;}

• _Kompetisi;

(5)

(6)

Kegiatan oleh Individu

• _{Kegiatan yang dilaksanakan oleh}

individu (tidak di bawah koordinasi

BSO) dikoordinasikan langsung oleh

BEM;

• _{Ketentuan Pola Pengelolaan berlaku}

(7)

Prosedur Perijinan Kegiatan

• Mengacu pada Surat Edaran Dir. Mawa,

Nomor 189/UN3.4.1/KM/2016, tanggal 5

Januari 2016; ditegaskan kembali dalam

Pengumuman Dekan Fakultas Hukum, Nomor

159/UN3.1.3/KM/2016

, tanggal 18 Januari 2016.

• PENTING: surat permohonan ijin beserta

dengan proposal kegiatan, diajukan paling

lambat

2 minggu (14 hari)

sebelum

(8)

Dasar Pertimbangan

Pemberian Ijin

• _{Kegiatan telah ditetapkan dalam perencanaan;}

• _{Relevansi kegiatan terhadap Tridharma}

Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian,

pengabdian masyarakat);

• _{Impact kegiatan terhadap:}

- Peserta/ mahasiswa (

knowledge

dan

softskill

);

- Pengembangan Ormawa;

(9)

Implikasi Ijin Kegiatan

• _{Ormawa/ Pelaksana Kegiatan bertanggung jawab}

penuh terhadap pelaksanaan kegiatan.

• _{Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib segera}

menyampaikan LPJ kepada WD1 paling lambat 3

minggu (21 hari) setelah kegiatan berakhir.

• _{Pemberian ijin kegiatan oleh WD1}

_{TIDAK DAPAT}

DIARTIKAN

sebagai persetujuan tertulis atas

usulan dana yang diajukan di dalam proposal.

Bantuan dana kegiatan oleh Fakultas

(10)

Pengendalian Sponsorship/ Donasi

Kegiatan Kemahasiswaan

• Pencarian dana kepada pihak ketiga (sponsor/

donatur) harus mendapatkan ijin dari Fakultas

u.p. WD1.

• _{Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib}

melampirkan Daftar Nominasi Sponsor/

Donatur Kegiatan (format terlampir).

• Ormawa/ Pelaksana Kegiatan wajib

melaporkan kepada Fakultas, Sponsor/

(11)

Diskusi

• _{LPJ Kegiatan dan LPJ Akhir Jabatan BEM  setiap}

kegiatan harus di LPJ-kan; LPJ BEM pada akhir

jabatan merangkum kegiatan kemahasiswaan.

• _{Pendanaan kegiatan kemahasiswaan di Fakultas}

oleh Universitas  Boleh diajukan saja, asalkan

mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas.

• _{Kegiatan individu}

• _{Tandatangan Menteri dalam Lembar Pengesahan }

cukup paraf menteri pada bagian tandatangan

Presiden BEM.

• _{Raker Kegiatan Kemahasiswaan  dilaksanakan awal}

(12)

• _{ALSA LC UNAIR, Munas di UNAIR, acara tahun 2017, bgmn} penganggarannya? Diajukan di tahun anggaran 2017.

• _{ACDC tahun 2016 ditingkatkan menjadi level nasional dengan} piala Kemenristek? Silakan diajukan di dalam proposal setelah melakukan evaluasi terhadap kegiatan pada tahun2

sebelumnya.

• _{Pengajuan dana ke Universitas ruang lingkup kegiatannya dan} mekanisme pengajuannya? Diajukan saja untuk semua

kegiatan setelah mendapatkan persetujuan dari Fakultas • _{Pendanaan oleh pihak ketiga apakah Fakultas bisa}

menghubungkan? Fakultas akan memberikan saran saja.

(13)

• _{Fungsi BLM sebagai fungsi aspirasi bagaimana penyampaian}

kepada Fakultas?

• _{Sekretariat BLM yang beralih fungsi, bagaimana mekanisme}

pemulihannya?

• _{Kompetisi yang diikuti ILSA selain yg secara rutin diikuti,}

ILSA berencana menambah kegiatan apakah dimungkinkan?

• _{Kegiatan ILSA ada yang bersifat tentative, bagaimana}

pelaksanaannya?

• _{MUN dikoordinasikan oleh ILSA, apakah dimungkinkan? MUN}

dikoordinasikan oleh UKM di leval UNAIR.

• _{Administrasi permohonan akan diperbaiki lebih lanjut oleh}

(14)

Kesimpulan

• _{Setiap kegiatan kemahasiswaan harus}

mendapatkan ijin kegiatan dari Fakultas. Ormawa/

Pelaksana Kegiatan wajib mengajukan surat

permohonan ijin kegiatan dilampiri proposal

kegiatan paling lambat 14 hari sebelum tanggal

kegiatan.

• _{Fakultas berdasarkan permohonan untuk kegiatan}

kemahasiswaan dapat menerbitkan:

- ijin kegiatan;

- ijin pencarian dana kepada pihak ketiga;

- surat pengantar kepada Dir. MAWA/ Dir. DIK

UNAIR;

- surat pernyataan delegasi;

- surat penugasan bagi dosen pendamping; dan

- dokumen resmi lain untuk kegiatan

kemahasiswaan yang dianggap perlu sepanjang

masih dalam kewenangan Fakultas.

(15)