ALUR KERJA DIVISI REGIONAL

ALUR KERJA DIVISI REGIONAL

Document Control

Author

DEPARTEMEN MANAJEMEN SISTEM

Contributors

GRUP MANAJEMEN PERUBAHAN

File Name

ALUR KERJA DIVISI REGIONAL 21032014

Location

Created Date

21032014

Last Edited

21032014

Number of Pages

218

Revision

Date

Version

No.

Revision Description

Author

Table of Contents

1

Introduction ... 8

1.1

Purpose ... 8

1.2

Scope... 8

1.3

Related Documents ... 8

2

Document Sign Off ... 9

3

Departemen Hubungan Eksternal, SDM dan Umum ... 10

3.1

Bantuan Hukum Melalui Non Litigasi Divisi Regional ... 11

3.2

Evaluasi Harian Pelatihan Divisi Regional ... 12

3.3

Evaluasi Hasil Belajar Divisi Regional ... 13

3.4

Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan Divisi Regional ... 14

3.5

Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Divisi Regional ... 15

3.6

Inventarisasi Aset Divisi Regional... 16

3.7

Komunikasi Langsung Tata Nilai Organisasi Divisi Regional ... 17

3.8

Kunjungan Kerja Direksi atau Komisaris Divisi Regional ... 18

3.9

Monitoring dan Evaluasi Arsip Divisi Regional ... 19

3.10

Mutasi Pegawai Divisi Regional ... 20

3.11

Pelaksanaan Kunjungan Kerja Lembaga Pemerintah atau Lembaga Non Pemerintah Divisi

Regional ... 21

3.12

Pelantikan dan Sumpah Jabatan Divisi Regional ... 22

3.13

Pelaporan Perubahan atau Penambahan Data Pegawai Divisi Regional ... 23

3.14

Pelayanan dan Pengelolaan Cuti Divisi Regional ... 24

3.15

Pembatalan Tiket Divisi Regional ... 25

3.16

Pembuatan Iklan Divisi Regional ... 26

3.17

Pemeliharaan Alat Angkutan (Non Rutin) Divisi Regional... 27

3.18

Pemeliharaan Alat Angkutan (Rutin) Divisi Regional ... 28

3.19

Pemeliharaan Aset (Bangunan atau Gedung) Divisi Regional ... 29

3.20

Pemilihan Media Iklan Divisi Regional ... 30

3.21

Pemindahan Arsip Inaktif Yang Dimusnakhan Atau Dipindahkan Divisi Regional ... 31

3.22

Peminjaman Arsip Divisi Regional ... 32

3.23

Pemusnahan Arsip Inaktif Divisi Regional ... 33

3.24

Penanganan Duka Cita Divisi Regional ... 34

3.25

Penanganan Surat Masuk Dan Perpindahan Surat di Unit Pengolah Divisi Regional ... 35

3.26

Penataan Arsip Aktif Unit Pengolah Divisi Regional ... 36

3.27

Penataan Arsip Inaktif Divisi Regional ... 37

3.28

Penataan Arsip Vital Divisi Regional ... 38

3.29

Pencatatan Aset Divisi Regional ... 39

3.30

Penerimaan Kunjungan Divisi Regional ... 40

3.31

Penetapan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Divisi Regional ... 41

3.32

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Lelang Prakualifikasi Divisi Regional ... 42

3.33

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Pemilihan Langsung Divisi Regional ... 43

3.34

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Pengadaan Langsung (Apabila diperlukan ada

perjanjian kerjasama) Divisi Regional ... 44

3.35

Pengadaan Langsung Dengan Seleksi Divisi Regional ... 45

3.36

Pengadaan Langsung Divisi Regional ... 46

3.37

Pengajuan Tunjangan Cuti Besar Divisi Regional ... 47

3.38

Pengajuan Tunjangan Cuti Tahunan Divisi Regional ... 48

3.39

Pengelolaan Absensi Divisi Regional ... 49

3.40

Pengelolaan Arsip Aktif Divisi Regional ... 50

3.41

Pengelolaan Data Tunjangan Hari Raya (THR) Divisi Regional ... 51

Ekonomis maupun Teknis Divisi Regional ... 57

3.48

Penilaian Kualitas Barang dan Jasa Hasil Pengadaan Divisi Regional ... 58

3.49

Penyediaan Tiket Pesawat Divisi Regional ... 59

3.50

Penyerahan atau Akuisisi Arsip Statis Divisi Regional ... 60

3.51

Penyusunan Keputusan Divisi Regional ... 61

3.52

Penyusunan Pendapat Hukum Divisi Regional ... 62

3.53

Penyusunan Perjanjian Kerjasama Divisi Regional ... 63

3.54

Penyusunan Surat Keluar Dan Akseptasi Divisi Regional ... 64

3.55

Perawatan Arsip Aktif Divisi Regional ... 65

3.56

Perawatan Arsip Inaktif Divisi Regional ... 66

3.57

Perencanaan, Pembinaan dan Penilaian Kinerja Pegawai Divisi Regional ... 67

3.58

Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa Divisi Regional ... 68

3.59

Press Release Divisi Regional ... 69

3.60

Rekonsiliasi Data Aset Divisi Regional ... 70

3.61

Rekrutmen Pegawai Divisi Regional ... 71

3.62

Swakelola Divisi Regional ... 72

3.63

Upacara Divisi Regional ... 73

3.64

Usulan Penghapusan Aktiva Tetap Barang Bergerak Karena Force Majeur & Hilang Divisi

Regional ... 74

4

Departemen Keuangan Dan Perencanaan ... 75

4.1

Laporan Pemenuhan Kewajiban Perpajakan (Bulanan dan Tahunan) Divisi Regional ... 76

4.2

Pelaporan Pajak Pertambahan Nilai (Wajib Pungut) Divisi Regional ... 77

4.3

Pelaporan PPh masa Pasal 21 (Pegawai) Divisi Regional ... 78

4.4

Pelaporan PPh pasal 23 Divisi Regional ... 79

4.5

Pelaporan PPh Pasal 4 ayat 2 Divisi Regional ... 80

4.6

Pembayaran Dengan Bilyet Giro (BG) Divisi Regional ... 81

4.7

Pembayaran dengan Cek Divisi Regional ... 82

4.8

Pembayaran Pajak Pertambahan Nilai (Wajib Pungut) Divisi Regional ... 83

4.9

Pembayaran Pajak PPh masa Pasal 21 (pegawai) Divisi Regional ... 84

4.10

Pembayaran PPh pasal 23 Divisi Regional... 85

4.11

Pembayaran PPh Pasal 4 ayat 2 Divisi Regional ... 86

4.12

Pembayaran Tunai Divisi Regional ... 87

4.13

Pembukuan Transaksi Harian Intern Divisi Regional... 88

4.14

Pemungutan Pajak Eksternal Divisi Regional ... 89

4.15

Pemungutan Pajak Internal Divisi Regional ... 90

4.16

Penerimaan Melalui Rekening Bank Divisi Regional ... 91

4.17

Penerimaan Tunai Divisi Regional ... 92

4.18

Penetapan Objek Pajak Eksternal Divisi Regional ... 93

4.19

Penetapan Objek Pajak Internal Divisi Regional ... 94

4.20

Pengembalian Tunai Divisi Regional ... 95

4.21

Pengisian Kas Divisi Regional ... 96

4.22

Penutupan Kas Divisi Regional ... 97

4.23

Penyediaan Dana Operasional Divisi Regional dan Kantor Cabang ... 98

4.24

Penyimpanan Cash On Hand Divisi Regional ... 99

4.25

Penyimpanan di Bank (Setoran Kelebihan Kas) Divisi Regional ... 100

4.26

Penyusunan Cash Budget Divisi Regional ... 101

4.27

Penyusunan Laporan Aset Tetap Divisi Regional ... 102

4.28

Penyusunan Laporan Inventarisasi Kekayaan dan Kewajiban Tahunan Divisi Regional ... 103

4.29

Penyusunan Laporan Keuangan Bulanan Divisi Regional ... 104

4.30

Penyusunan Laporan Keuangan Divisi Regional Tahunan ... 105

4.31

Penyusunan Laporan Keuangan Divisi Regional Triwulanan ... 106

4.32

Penyusunan Laporan Keuangan Gabungan Divisi Regional ... 107

4.33

Penyusunan Laporan Keuangan Tahunan Divisi Regional ... 108

4.34

Penyusunan Laporan Manajemen Divisi Regional (Bulanan, Triwulanan, Tahunan) ... 109

4.37

Penyusunan Laporan PPh masa pasal 21 (Pegawai) Divisi Regional ... 112

4.38

Penyusunan Laporan PPh pasal 23 Divisi Regional ... 113

4.39

Penyusunan Laporan PPh Pasal 4 ayat 2 Divisi Regional ... 114

4.40

Penyusunan Saldo Awal Audited Divisi Regional ... 115

4.41

Penyusunan Umpan Balik Penyerapan Anggaran Divisi Regional ... 116

4.42

Penyusunan Usulan Rencana Kerja Anggaran Pendapatan dan Biaya Divisi Regional (RKAB

Divre) ... 117

4.43

Penyusunan Usulan Rencana Kerja Dan Anggaran Biaya (RKAB) Unit Kerja Divisi Regional 118

4.44

Perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (Wajib Pungut) Divisi Regional ... 119

4.45

Perhitungan PPh Pasal 21 Divisi Regional ... 120

4.46

Perhitungan PPh Pasal 23 Divisi Regional ... 121

4.47

Perhitungan PPh Pasal 4 ayat 2 Divisi Regional ... 122

4.48

Verifikasi Persetujuan Penggunaan Anggaran Divisi Regional ... 123

4.49

Verifikasi Rencana Kegiatan Program Divisi Regional ... 124

4.50

Verifikasi Tagihan Eksternal (Non Klaim) Divisi Regional ... 125

4.51

Verifikasi Tagihan Internal Divisi Regional ... 126

5

Departemen Manajemen Pelayanan Kesehatan ... 127

5.1

Advokasi Penyusunan Clinical Pathway Divisi Regional ... 128

5.2

Analisa Kebutuhan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 129

5.3

Kesepakatan Tarif antara Asosiasi Faskes dengan Divisi Regional ... 130

5.4

Laporan Mapping Wilayah Rujukan dan Jejaring Komunikasi Antar Faskes Divisi Regional 131

5.5

Pelaksanaan Audit Medis Divisi Regional... 132

5.6

Pelaksanaan Forum Kemitraan Tingkat Provinsi Divisi Regional ... 133

5.7

Pelaksanaan Utilisasi Review RJTP, RJTL, dan RITL Divisi Regional ... 134

5.8

Pelaporan Fraud dan Abuse Divisi Regional ... 135

5.9

Pelaporan Ketersediaan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 136

5.10

Pelaporan Kinerja Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 137

5.11

Pelaporan Kompensasi Daerah Tanpa Fasilitas Kesehatan Divisi Regional... 138

5.12

Pelaporan Pengelolaan Keluhan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 139

5.13

Pelaporan Seleksi Faskes Divisi Regional ... 140

5.14

Pelaporan Sosialisasi Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 141

5.15

Pembentukan Tim Audit Kendali Mutu Medis Divisi Regional... 142

5.16

Pembentukan Tim Forum Kemitraan Divisi Regional ... 143

5.17

Pemetaan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 144

5.18

Penentuan Target Peserta Prolanis Divisi Regional ... 145

5.19

Penentuan Target Peserta Sasaran Skrining Kanker Serviks, Riwayat Kesehatan dan Skrining

Payudara Divisi Regional ... 146

5.20

Penetapan Indikator UR Divisi Regional ... 147

5.21

Penyelenggaraan Forum Komunikasi Antara Faskes Divisi Regional ... 148

5.22

Penyusunan Laporan Absensi Pembayaran Divisi Regional ... 149

5.23

Penyusunan Laporan Kecukupan Tarif Divisi Regional ... 150

5.24

Penyusunan Laporan Pengelolaan Mutu Manfaat Pelayanan Kesehatan Primer Divisi

Regional ... 151

5.25

Penyusunan Laporan Pengelolaan Mutu Manfaat Pelayanan Kesehatan Rujukan Divisi

Regional ... 152

5.26

Penyusunan Laporan Penguatan Faskes Tingkat Pertama Divisi Regional ... 153

5.27

Penyusunan Laporan Program Promotif dan Preventif Divisi Regional ... 154

5.28

Penyusunan Mapping Wilayah Rujukan Divisi Regional ... 155

5.29

Profiling Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 156

5.30

Sosialisasi Dan Advokasi Implementasi Clinical Pathway Divisi Regional ... 157

5.37

Umpan Balik Ketersediaan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 164

5.38

Umpan Balik Kinerja Fasilitas Kesehatan Divisi regional ... 165

5.39

Umpan Balik Kompensasi Daerah Tanpa Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 166

5.40

Umpan Balik Kontrak Faskes Divisi Regional... 167

5.41

Umpan Balik Laporan Absensi Pembayaran Divisi Regional ... 168

5.42

Umpan Balik Laporan Pengelolaan Mutu Manfaat Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama

Divisi Regional ... 169

5.43

Umpan Balik Laporan Penguatan Faskes Tingkat Pertama Divisi Regional ... 170

5.44

Umpan Balik Pengelolaan Keluhan Fasilitas Kesehatan Divisi Regional... 171

5.45

Umpan Balik Seleksi Faskes Divisi Regional ... 172

5.46

Umpan Balik Sosialisasi Fasilitas Kesehatan Divisi Regional ... 173

5.47

Umpan Balik UR Divisi Regional ... 174

6

Departemen Pemasaran dan Kepesertaan ... 175

6.1

Evaluasi Pemasaran Divisi Regional ... 176

6.2

Komunikasi & Pemberian Informasi Secara Langsung (Tatap Muka, Hotline Service, Toll

Free) Divisi Regional ... 177

6.3

Komunikasi & Pemberian Informasi Secara Tidak Langsung (Booklet, Leaflet, TV, Media

cetak, dll.) Divisi Regional ... 178

6.4

Laporan Kegiatan Hubungan Kemitraan dengan Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja,

Koordinator (Organisasi Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja)

Triwulanan Divisi Regional ... 179

6.5

Laporan Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Langsung Divisi Regional ... 180

6.6

Laporan Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Tidak Langsung Divisi Regional ... 181

6.7

Laporan Pengelolaan Daftar Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator (Organisasi

Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja) Triwulanan Divisi Regional

... 182

6.8

Laporan Penggunaan dan Stok Blanko Identitas Peserta Divisi Regional ... 183

6.9

Laporan Perkembangan Rekrutmen Peserta dan Advokasi atau Komunikasi Publik Divisi

Regional ... 184

6.10

Pembentukan Tim Komunikasi Publik Divisi Regional ... 185

6.11

Penanganan Keluhan Langsung Melalui Tatap Muka, Hotline Service, Telepon Divisi

Regional ... 186

6.12

Penanganan Keluhan Tidak Langsung Divisi Regional ... 187

6.13

Pengelolaan Daftar Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator Divisi Regional ... 188

6.14

Pengumpulan Data Untuk Purifikasi Divisi Regional ... 189

6.15

Penyelenggaraan Pertemuan Dengan Pihak Yang Berkepentingan Divisi Regional ... 190

6.16

Penyelenggaraan Pertemuan Tim Komunikasi Publik Divisi Regional ... 191

6.17

Penyusunan Laporan Advokasi atau Forum Komunikasi Bulanan Divisi Regional ... 192

6.18

Penyusunan Laporan Pengawasan dan Pemeriksaan Kepatuhan Divisi Regional ... 193

6.19

Penyusunan Marketing Plan Divisi Regional ... 194

6.20

Sosialisasi dan Advokasi Program JKN Divisi Regional ... 195

6.21

Sosialisasi dan Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Divisi Regional ... 196

6.22

Umpan Balik Laporan Advokasi atau Forum Komunikasi Divisi Regional ... 197

6.23

Umpan Balik Laporan Penanganan Keluhan Divisi Regional ... 198

6.24

Umpan Balik Laporan Penggunaan & Stok Blanko Divisi Regional ... 199

6.25

Umpan Balik Laporan Rekrutmen Peserta Divisi Regional ... 200

7

Departemen Teknologi Informasi dan Manajemen Risiko ... 201

7.1

Assessment Bisnis Proses Divisi Regional ... 202

7.2

Back Up Database Divisi Regional ... 203

7.3

Mengolah dan Menyajikan Data (Data Lokal) Divisi Regional ... 204

7.4

Monitoring Fasilitas Telekomunikasi Divisi Regional ... 205

7.5

Monitoring Jaringan Komunikasi Data Divisi Regional ... 206

7.6

Pemantauan Environment Data Center Divisi Regional... 207

7.7

Pemantauan Perangkat Aktif Divisi Regional ... 208

7.10

Penanganan Keluhan Hardware Divisi Regional ... 211

7.11

Penanganan Keluhan Software Divisi Regional ... 212

7.12

Penentuan Strategi Perlakuan Risiko Divisi Regional ... 213

7.13

Risk Asessment Divisi Regional ... 214

7.14

Sosialisasi Aplikasi Divisi Regional ... 215

7.15

Usulan Perubahan Alur Kerja Divisi Regional ... 216

1 Introduction

1.1 Purpose

This document describes the purpose of the project.

1.2 Scope

2 Document Sign Off

The following people have reviewed and signed off this document.

3.1 Bantuan Hukum Melalui Non Litigasi Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Menerima disposisi dan menindaklanjuti Melakukan koordinasi dengan

unit kerja terkait untuk tindak lanjut

proses penyelesaian kasus hukum melalui non litigasi

Melakukan pendampingan

penyelesaian kasus hukum yang

dilakukan secara musyawarah atau melalui lembaga mediasi Menyusun laporan berkala penyelesaian kasus hukum Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Mendistribusikan laporan berkala dan

menyelesaikan administrasi pembayaran lembaga mediasi Mendokumentasika n sebagai arsip Memberikan disposisi bantuan hukum melalui non

litigasi

Tidak

3.2 Evaluasi Harian Pelatihan Divisi Regional

Kepala Departemen HE, SDM dan Umum

Kepala Divisi Regional Staf SDM dan Umum Melakukan inisiasi evaluasi harian pelatihan Melakukan rekapitulasi evaluasi Menyebarkan, mengumpulkan formulir evaluasi harian ke peserta Memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Menyampaikan ke

unit kerja terkait

Tidak

Tidak Ya

3.3 Evaluasi Hasil Belajar Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Analis SDM Kepala Departemen HE, SDM dan Umum

Kepala Divisi Regional Melakukan inisiasi evaluasi hasil belajar Menyebarkan, mengumpulkan soal ke peserta Melakukan skoring nilai Melakukan analisa dan rekomendasi terhadap evaluasi hasil belajar Memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Menyampaikan ke Grup MSDM Ya Ya Tidak Tidak

3.4 Evaluasi Penyelenggaraan Pelatihan Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Analis SDM Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Melakukan inisiasi evaluasi penyelenggaraan pelatihan Menyebarkan, mengumpulkan formulir evaluasi penyelenggaraan ke peserta Melakukan rekapitulasi evaluasi Melakukan analisa dan rekomendasi terhadap hasil evaluasi penyelenggaraan Memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Menyampaikan salinan ke Dept PM2AP Tidak Ya Ya Tidak

3.5 Identifikasi Kebutuhan Pengadaan Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Membuat surat usulan kebutuhan aktiva ke unit kerja

Menerima usulan kebutuhan aktiva serta anggaran Merekap usulan kebutuhan aktiva (BBM), biaya administrasi, biaya umum Melakukan analisa usulan Memberikan rekomendasi Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Membuat konsep

surat usulan RKA

Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Menyampaikan ke kantor pusat Tidak Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya Ya

3.6 Inventarisasi Aset Divisi Regional

Unit Kerja Tim DIR Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Kepala Grup Sumber Daya Sarana dan Umum Menerima laporan inventarisasi Menerima surat untuk inventarisasi aset Melakukan inisiasi untuk inventarisasi aset Membuat konsep surat pemberitahuan pelaksanaan inventarisasi aset dan menyiapkan data Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Setuju Menyampaikan

kepada unit kerja Menerima

pemberitahuan kepada unit kerja

Memeriksa kondisi fisik aset berdasarkan

DIR dengan menggunakan scan barcode Mencetak BA hasil inventarisasi Melakukan update DIR berdasarkan hasil

inventarisasi Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Setuju Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Melakukan dokumentasi Mengirimkan ke Grup SDS dan Umum Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya

3.7 Komunikasi Langsung Tata Nilai Organisasi Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Melakukan inisiasi komunikasi tata nilai organisasi Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Menyusun rencana kegiatan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Melaksanakan kegiatan Menyusun laporan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Menyampaikan ke kantor pusat Tidak Ya Tidak Tidak Ya Ya

3.8 Kunjungan Kerja Direksi atau Komisaris Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Kantor Cabang Melakukan disposisi untuk melaksanakan kegiatan Menindaklanjuti disposisi Menyiapkan seluruh kegiatan Membuat jadwal kunjungan kerja Memeriksa jadwal kunjungan kerja dan memberikan paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Membuat sambutan Kepala Divisi Regional Memeriksa, menganalisa dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Memberikan disposisi Menerima disposisi Membuat surat pemberitahuan kunjungan kerja Memeriksa dan memberi paraf Memeriksa dan menandatangani Mengirimkan surat pemberitahuan dan jadwal kunjungan kerja Menerima jadwal kunjungan kerja Mempersiapkan kunjungan kerja Pelaksanaan kunjungan kerja

3.9 Monitoring dan Evaluasi Arsip Divisi Regional

Unit Ke rja Sta f SDM da n Umum Ke pa la De pa rte me n HE, SDM da n Umum Ke pa la Divisi Re giona l Membuat jadwal kunjungan kerja Mengusulkan monitoring dan evaluasi Memeriksa dan memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Setuju Setuju Melakukan kunjungan ke unit kerja Menerima kunjungan kerja Melakukan monitoring pengelolaan arsip di unit kerja Memberikan rekomendasi Mengumpulkan data hasil monitoring Memberikan evaluasi dan membuat laporan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan Melakukan inisiasi pelaksanaan monitoring Membuat surat pemberitahuan kunjungan Mengirimkan surat pemberitahuan Menerima surat pemberitahuan Melakukan konfirmasi Melakukan analisa data Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak

3.10

Mutasi Pegawai Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Kantor Pusat Menerima usulan mutasi SDM dari KC dan bidang lain

Melakukan telaahan kebutuhan mutasi SDM Menerima usulan Setuju Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Membuat usulan mutasi SDM ke KP Menerima usulan Setuju Menyampaikan usulan ke KP Menerima usulan mutasi pegawai Membuat umpan Balik Menerima umpan balik Melaksanakan tindaklanjut Tidak Ya Tidak Ya

3.11

Pelaksanaan Kunjungan Kerja Lembaga Pemerintah atau Lembaga Non Pemerintah

Divisi Regional

Staf Hubungan Eksternal Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Menerima informasi kunjungan kerja Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan koordinasi dengan Kantor Pusat maupun dengan pihak eksternal Mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kunjungan Melakukan pendampingan pada saat kunjungan Melakukan pendampingan pada saat kunjungan Membuat laporan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Menyampaikan laporan ke Grup Komhal dan Sekretaris Perusahaan Ya Tidak Ya Tidak

3.12

Pelantikan dan Sumpah Jabatan Divisi Regional

Rohaniawan Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Memberikan disposisi pelantikan pegawai Menindaklanjuti disposisi Menerima disposisi Membuat surat -surat terkait pelantikan Menghubungi Rohaniawan Menerima permintaan pelantikan Memberikan persetujuan Menyiapkan sarana dan prasarana Membuat sambutan Kepala Divisi Regional Memeriksa dan memberi paraf

Setuju Memeriksa dan menandatangani Setuju Melaksanakan pelantikan dan sumpah jabatan Membuat laporan dan dokumentasi kegiatan Ya Tidak Ya Tidak

3.13

Pelaporan Perubahan atau Penambahan Data Pegawai Divisi Regional

Pegawai Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Grup MSDM Menyampaikan perubahan atau penambahan data Melakukan pencatatan perubahan atau penambahan data Membuat surat adanya perubahan atau penambahan data peserta Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Mengirim surat (perubahan data langsung dikirim ke pihak ketiga, penambahan data dikirim ke fungsi SDM Kantor Pusat) Menerima usulan penambahan data peserta Tidak Ya Ya Tidak

3.14

Pelayanan dan Pengelolaan Cuti Divisi Regional

Pegawai Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Staf Administrasi dan Kompensasi Membuat surat permohonan cuti tahunan Memberikan persetujuan dengan menandatangani surat permohonan Membuat surat permohonan cuti tahunan Memberikan persetujuan dengan menandatangani surat permohonan Membuat surat permohonan cuti tahunan Menerima surat permohonan cuti tahunan

Mengirim surat izin cuti tahunan Memberikan tandatangan untuk persetujuan pada surat permohonan cuti

Mengirim surat izin cuti tahunan Menerima surat Menerima surat Menerima surat Membuat surat permohonan tunjangan cuti tahunan Menerima surat

Pelayanan dan Pengelolaan

Cuti

Menerima surat permohonan cuti

tahunan

Melakukan entry data

Mengirim surat izin cuti tahunan

3.15

Pembatalan Tiket Divisi Regional

Pihak Ketiga Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Grup Sumber Daya Sarana dan Umum Mengirim surat pembatalan tiket Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Melakukan kontak untuk pembatalan tiket Menerima konfirmasi pembatalan tiket Melakukan proses pembatalan tiket Menyampaikan bukti pembatalan tiket Menerima konfirmasi pembatalan tiket Melakukan konfirmasi dengan

unit kerja terkait dengan pembatalan tiket Menerima konfirmasi pembatalan tiket Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pelaksanaan Melakukan pencatatan pembatalan tiket Melaporkan secara berkala pembatalan tiket Melaporkan secara berkala atas catatan pembatalan tiket Menerima laporan pembatalan tiket

3.16

Pembuatan Iklan Divisi Regional

Pihak Ketiga Staf Hubungan Eksternal

Kepala Departemen HE, SDM dan Umum

Kepala Divisi Regional

Melakukan inisiasi pembuatan iklan Membuat konsep

materi dan desain iklan Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Setuju Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Menyampaikan materi iklan ke media iklan Menyusun desain

media iklan oleh media iklan

Menerima Konsep Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Setuju Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan konfirmasi penayangan iklan Membuat laporan penayangan atau penerbitan iklan Menerima laporan Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya

3.17

Pemeliharaan Alat Angkutan (Non Rutin) Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Menerima informasi dari user Memeriksa kondisi kendaraan sesuai laporan user Membuat usulan pemeliharaan Memastikan ketersediaan biaya Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, atau service Membuat laporan hasil pemeliharaan, perbaikan atau service Memeriksa dan memberikan persetujuan

3.18

Pemeliharaan Alat Angkutan (Rutin) Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Melakukan pengecekan kondisi kendaraan sesuai jadwal Melakukan monitoring KM kendaraan Membuat usulan pemeliharaan Memastikan ketersediaan biaya Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, atau service Membuat laporan hasil pemeliharaan, perbaikan atau service Memeriksa dan memberikan persetujuan

3.19

Pemeliharaan Aset (Bangunan atau Gedung) Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala

Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Staf Keuangan dan Perencanaan Melakukan check fisik secara rutin

Setuju Membuat laporan hasil pemeriksaan fisik Membuat laporan tentang kerusakan yang terjadi Melakukan pemeriksaan laporan Setuju Mendokumentasika n laporan Membuat usulan kegiatan perbaikan dan biaya Melakukan pemeriksaan laporan Setuju Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Setuju Membuat surat permohonan uang muka Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Setuju Setuju Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Menerima surat Melakukan verifikasi Pencairan uang muka Menerima uang muka Membuat laporan pertanggungjawaba n uang muka Melakukan pembelian barang untuk perbaikan Melakukan perbaikan Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Ya Ya Ya Ya Ya Ya Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak

3.20

Pemilihan Media Iklan Divisi Regional

Pihak Eksternal Staf Hubungan Eksternal

Kepala Departemen HE, SDM dan Umum

Kepala Divisi Regional Mengirimkan penawaran Menerima surat penawaran membuat telaahan surat penawaran Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Setuju Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Menyusun usulan

materi media plan

Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Mengirimkan media order Menerima media order Mengirimkan konsep pemberitaan Menerima konsep pemberitaan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Melakukan koordinasi (Melalui email, HP, fax, dll) Menerima persetujuan dan melakukan pencetakan iklan Ya Tidak Ya Tidak Tidak Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya

3.21

Pemindahan Arsip Inaktif Yang Dimusnakhan Atau Dipindahkan Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Unit Pengolah Membuat surat terkait pemindahan dan penyerahan arsip inaktif di setiap Unit Kerja

Menerima berita acara penyerahan

arsip inaktif dan daftar pertelaan arsip (DPA) yang

disimpan Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dengan fisik arsip

inaktif Melakukan proses pemindahan dan penyerahan arsip inaktif Menerima surat edaran pemindahan arsip sesuai Melengkapi dan melakukan penataan kembali Menandatangani berita acara Menerima BA yang telah ditandatangani Memproses pemindahan dan penyerahan arsip Menerima arsip inaktif yang disimpan sesuai

DPA dan telah tertata rapi

Melakukan penataan sementara dalam record center arsip

dinamis Menyeleksi arsip

yang telah masuk masa inaktif

Menyusun daftar arsip inaktif yang disimpan atau dimusnahkan

Membuat BA dan DPA yang akan dimusnahkan atau

disimpan

Melakukan inisiasi pemindahan arsip

3.22

Peminjaman Arsip Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Unit Pengolah Melakukan inisiasi pengelolaan peminjaman arsip Memberikan arahan dan ditindak lanjuti Menerima bon atau

lembar peminjaman arsip Mengisi bon atau

lembar peminjaman arsip Memeriksa ketersediaan dan penelusuran arsip Tersedia Menerima informasi ketidaktersediaan arsip Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberi informasi penolakan peminjaman arsip Menerima informasi penolakan peminjaman arsip Melakukan pencatatan peminjaman arsip Menyerahkan arsip Menerima arsip dan

menandatangani bon atau lembar peminjaman arsip

Menerima bon atau lembar peminjaman arsip sebagai bukti

tanda terima peminjaman arsip

Melakukan monitoring masa peminjaman arsip

sesuai Menerbitkan surat teguran keterlambatan pengembalian arsip Mengembalikan

arsip yang dipinjam

Menyimpan kembali arsip Mengirimkan surat teguran Menerima surat teguran Ya Tidak Tidak Tidak Ya Ya

3.23

Pemusnahan Arsip Inaktif Divisi Regional

Sta f SDM da n Umum Ke pa la De pa rte me n HE, SDM da n Umum Ke pa la Divisi Re giona l Pa nitia Pe nila ia n da n Pe musna ha n Arsipa ris Ka ntor Ca ba ng Menerima surat usulan penghapusan dari cabang Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Melakukan koordinasi pelaksanaan pembahasan penilaian terhadap daftar pertelaan arsip yang diusulkan musnah Membuat surat usulan pemusnahan arsip inaktif KC dan Divre

ke Kantor Pusat Membuat laporan daftar pertelaan arsip yang direkomendasikan musnah Setuju Menerima surat Memeriksa dan memberi paraf Memeriksa dan menandatangani Setuju Memberikan disposisi Melaksanakan pemusnahan Membuat berita acara pemusnahan

arsip dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan Memeriksa, menganalisa dan memberi paraf Mengirimkan usulan pemusnahan arsip Menyusun DPA arsip yang diusulkan musnah Divre dan KC Melaksanakan penilaian arsip yang diusulkan musnah dengan cara meniliti daftar

arsip dan menilai berdasarkan JRA &

nilai guna arsip

Mengirimkan ke sesper Menerima surat persetujuan pemusnahan Setuju Melakukan cek fisik Mengirim surat persetujuan pemusnahan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Menerima disposisi dan menindaklanjuti Menyiapkan BA dan DPA pemusnahan

Penataan Arsip Inaktif Divisi Regional Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya Tidak Tidak Ya

3.24

Penanganan Duka Cita Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Menerima berita duka cita Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Menyusun materi duka cita Memberikan persetujuan Setuju Melakukan pengumuman berita duka cita Melakukan kontak dengan pihak ketiga untuk pengiriman karangan bunga Mengatur pejabat yang akan melayat

Menyusun dan mengatur pemakaman Menyiapkan naskah sambutan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Membantu persiapan dirumah duka Melakukan konfirmasi dengan fungsi keuangan untuk persiapan uang duka Tidak Ya Tidak Ya

3.25

Penanganan Surat Masuk Dan Perpindahan Surat di Unit Pengolah Divisi Regional

Arsiparis Unit Pengolah Staf Bidang Kepala Bidang

Mengirimkan surat ke unit kerja dan

Divisi Regional

Menerima surat masuk

Mengecek daftar surat masuk dan menandatangani tanda terima atau

kartu kendali Menyimpan tanda

terima atau kartu kendali Memberikan lembar disposisi Menyampaikan surat Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Mencatat disposisi dan melakukan scan surat masuk

Menindaklanjuti disposisi

Pengelolaan Surat Masuk Divisi Regional

Menerima surat masuk dan memberikan tanda tangan pada tanda

terima

Mencatat dalam agenda penerimaan

3.26

Penataan Arsip Aktif Unit Pengolah Divisi Regional

Staf Bidang Kepala Bidang

Melakukan inisiasi penataan arsip Mempersiapkan

sarana arsip (folder, sekat, filling kabinet, dll) Memilah dan meneliti arsip mengelompokkan arsip Memberkaskan arsip kedalam folder Melakukan klasifikasi arsip Memberikan indeks arsip Menyusun dan menyimpan arsip kedalam filling cabinet Mendata dan membuat daftar arsip aktif yang disimpan dalam filling cabinet

Menyusun laporan daftar arsip aktif

Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Mengirimkan laporan Tidak Ya

3.27

Penataan Arsip Inaktif Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Melakukan inisiasi penataan arsip inaktif Memberikan disposisi dan arahan Mempersiapkan

sarana arsip (folder, sekat, filling kabinet, dll) Memilah dan meneliti arsip inaktif sesuai dengan jadwal retensi arsip (RTA)

Mengelompokkan arsip (disimpan atau dimusnahkan) Disimpan Melakukan pemberkasan arsip kedalam folder Melakukan klasifikasi arsip Memberikan indeks arsip Memasukan folder yang berisi arsip

kedalam boks

Menempelkan label pada boks

Menyusun boks kedalam rak arsip sesuai urutan dan

klasifikasi

Menempelkan label pada rak

Membuat daftar arsip inaktif yang disimpan di Record

Center

Memeriksa dan memberikan

persetujuan

Pemusnahan Arsip Inaktif Divisi Regional

Dimusnahkan

3.28

Penataan Arsip Vital Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Memeriksa kesesuaian daftar

dengan fisik dan memeriksa arsip vital dan biasa

Mengelompokkan atau memberkaskan

arsip vital

Mengurutkan arsip dalam folder sesuai kode klasifikasi

Menuliskan judul dan kode klasifikasi

atau dalam folder

Menyimpan arsip vital dalam brankas

Membuat daftar arsip vital dan

melaporkan pengelolaan dan penyimpanan arsip vital Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Setuju Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Memastikan keamanan fisik dan informasi arsip vital sesuai dengan ketentuan yang berlaku Ya Tidak Ya Tidak

3.29

Pencatatan Aset Divisi Regional

Panitia P2BJ Unit Kerja Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Staf Keuangan dan Perencanaan Menyerahkan barang yang diterima dari vendor

berikut BA nya

Menerima barang dari P2BJ

Membuat kodefikasi aset sesuai klasifikasinya dan unit

kerja yang membutuhkan Mencetak kodefikasi dan menempelkan barcode aset dengan kodefikasi yang dibuat (kec.

tanah dan bangunan)

Menyerahkan barang kepada user

(unit kerja) Menerima barang Menerima daftar mutasi (penambahan) aset Mengupdate daftar inventaris ruangan Menerima barang Membuat tanda terima Menandatangani tanda terima barang

Mencetak DIR baru

Melihat daftar mutasi aset

3.30

Penerimaan Kunjungan Divisi Regional

Pihak Eksternal Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Kantor Pusat Memberikan surat pemberitahuan dan jadwal kunjungan kerja Menerima jadwal kunjungan kerja Melakukan identifikasi kegiatan dan jadwal kunjungan Melakukan konfirmasi Melaksanakan pembahasan bersama Melaksanakan pembahasan bersama Mempersiapkan sarana dan prasarana Menerima laporan Melakukan dokumentasi

Membuat pelaporan Menerima laporan Memberikan persetujuan Melakukan inisiasi

penerimaan kunjungan kerja

3.31

Penetapan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) Divisi Regional

Pihak Ketiga Panitia Seleksi Calon Rekanan Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mendaftar menjadi calon rekanan Menyerahkan tugas ke Tim Menerima Penugasan sebagai panitia seleksi Menerima dan mendaftar perkenalan perusahaan penyedia barang atau jasa

Lulus memberitahukan kepada calon rekanan Peninjauan Lapangan Menetapkan DRT Setuju Menyeleksi calon rekanan Lulus memberitahukan kepada calon rekanan Menerima pemberitahuan melalui email Mencetak daftar DRT Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Mengirimkan pemberitahuan Menerima pemberitahuan Membuat pengumuman di papan pengumuman atau media elektronik Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya

3.32

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Lelang Prakualifikasi Divisi Regional

Piha k Ke tiga Pa nitia Le la ng Pa nitia Pe ne liti Ha rga Pa sa r Sta f SDM da n Umum Ke pa la De pa rte me n HE, SDM da n Umum Ke pa la Divisi Re giona l Dire ksi Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Menyerahkan tugas pengadaan melalui proses lelang Menerima penugasan, melakukan penelitian harga pasar barang jasa dan buat BA hasil penilitian harga

pasar Menyusun jadwal

dan menetapkan rencana kerja dan

syarat-syarat (RKS) Menyampaikan BA penelitian Harga Pasar Menerima BA Penelitian Harga Pasar dan menyetujui harga pasar Menyusun HPS Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Mengumumkan rencana lelang Menerima pendaftaran calon peserta lelang, memberikan RKS dan undangan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Melakukan evaluasi biodata calon peserta lelang Setuju Membuat laporan gagal lelang (apabila tidak memenuhi persyaratan) Menetapkan BA lelang biodata (apabila memenuhi persyaratan) Mengumumkan hasil evaluasi biodata undangan dan pengambilan RKS Menjelaskan RKS (Aanwijzing) Mengambil dokumen lelang (RKS) Menerima BA Aanwijzing Mendistribusikan BA Aanwijzing Melakukan evaluasi dan penilaian proposal teknis (apabila ada) Memasukan dokumen penawaran dan proposal teknis (apabila ada) Menerima dokumen penawaran dan proposal teknis (apabila ada) Membuka surat penawaran harga Membuat BA pembukaan penawaran harga Melakukan peninjauan lapangan Membuat BA penetapan calon pemenang Membuat laporan dan usulan calon

pemenang Menerima laporan dan menyetujui usulan calon pemenang Menugaskan pengumuman pemenang lelang Mengumumkan pemenang lelang Memberikan kesempatan sanggahan dan jawaban sanggahan (apabila ada) Mengirim surat pemenang lelang Membuat konsep SPK atau kontrak Memeriksa kontrak Memberikan persetujuan dan menandatangani kontrak Menerima surat pemenang lelang Menerima SPK Kontrak Jumlah peserta >= 3 Pembukaan penawaran Memeriksa keaslian dokumen Lolos Administrasi >=2 Membuat BA peninjauan lapangan Membuat konsep surat penunjukan pemenang lelang Memeriksa surat Memberikan persetujuan Memberikan sanggahan (apabila ada) Menjawab sanggahan Menerima laporan gagal lelang Menerima sanggahan Tidak Tidak Ya Tidak Ya Ya Ya Tidak Ya Ya Tidak Tidak Ya >1 Milyar >750 Juta s/d 1 Milyar >=750 Juta s/d 1 Milyar Tidak

3.33

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Pemilihan Langsung Divisi Regional

Pihak Ketiga Panitia Peneliti Harga Pasar Panitia Pemilihan Langsung Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Memberikan disposisi untuk melakukan proses pengadaan melalui pemilihan langsung Menerima penugasan, melakukan penelitian harga pasar barang jasa dan buat BA hasil penilitian harga pasar Menyampaikan BA penelitian Harga Pasar Menerima tugas, mempelajari spesifikasi teknis,

plafon biaya dan perkiraan harga serta meneliti calon

rekanan _{Menerima BA} Penelitian Harga Pasar dan menyetujui harga pasar Menyusun HPS Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Memberikan disposisi pembuatan SPPH Memberikan persetujuan Membuat dan mengirim SPPH ke min. 3 calon rekanan Setuju Menerima SPPH dan Mengajukan SPH Menerima dan membuka SPH Membuat BA pemilihan langsung Negosiasi teknis dan harga Membuat BA negosiasi teknis dan harga

Membuat laporan Menerima laporan

dan data

Membuat umpan balik ke unit yang mengusulkan Membuat konsep surat penunjukan pemenang, membuat SPK atau kontrak Menyiapkan surat penunjukan pemenang, membuat SPK atau kontrak Memeriksa dan memberi paraf Menandatangani surat penunjukan Setuju Tidak Ya Tidak Ya

3.34

Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Pengadaan Langsung (Apabila diperlukan ada

perjanjian kerjasama) Divisi Regional

Pihak Ketiga Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mengirim surat permintaan barang Menerima surat permintaan barang Memberikan arahan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Membuat surat permintaan penawaran harga Melakukan pemeriksaan konsep surat Setuju Membuat dan mengirim SPPH Menerima SPPH Mengirim surat penawaran harga Menerima surat penawaran Melakukan checklist terhadap kelengkapan SPH Lengkap Melakukan negosiasi teknis dan harga Membuat BA negosiasi teknis dan harga Membuat usulan pemenang Memberikan persetujuan Memberikan perintah membuat SPK atau Kontrak Membuat konsep SPK atau kontrak Memeriksa dan memberi paraf Memberikan persetujuan dan menandatangani Menerima umpan balik Menandatangani SPK Tidak Ya Tidak Ya

3.35

Pengadaan Langsung Dengan Seleksi Divisi Regional

Pihak Ketiga Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mengirim surat permintaan barang Menerima surat permintaan barang Memberikan arahan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Membuat surat penawaran harga Memberikan persetujuan Membuat dan mengirim SPPH Menerima SPPH Mengirim surat penawaran harga Menerima surat penawaran Melakukan checklist terhadap kelengkapan SPH Lengkap Menerima umpan balik Melakukan negosiasi teknis dan harga Membuat BA negosiasi teknis dan harga Menandatangani SPK Menandatangani SPK Membuat usulan Ya Tidak

3.36

Pengadaan Langsung Divisi Regional

Unit Kerja Bidang Keuangan Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mengirim surat permintaan barang Menerima surat permintaan barang Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan usulan pengadaan Membuat surat permohonan uang muka Melakukan pemeriksaan konsep surat Setuju Mengirim surat Menerima surat Melakukan verifikasi Pencairan uang muka Melakukan pembelian barang Menerima uang muka Menyerahkan barang Membuat laporan pertanggungjawaba n uang muka Melakukan pemeriksaan laporan Memberikan persetujuan Setuju Setuju Mengirim laporan Menerima laporan pertanggungjawaba n uang muka Menerima barang Menandatangani tanda terima barang Membuat tanda terima Ya Tidak Ya Tidak Tidak Ya

3.37

Pengajuan Tunjangan Cuti Besar Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Staf Keuangan dan Perencanaan

Kantor Cabang Kepala Divisi

Regional Pegawai Memeriksa perhitungan daftar tunjangan cuti besar Setuju Memberikan paraf Memberikan

persetujuan dan menandatangani Mengirimkan surat usulan tunjangan cuti besar Menerima berkas Mengirimkan usulan untuk pembayaran tunjangan cuti besar Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Membuat surat usulan tunjangan cuti besar Membuat surat permohonan tunjangan cuti besar Ya Tidak

3.38

Pengajuan Tunjangan Cuti Tahunan Divisi Regional

Bank Pegawai Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Staf Keuangan dan Perencanaan Membuat surat permohonan tunjangan cuti tahunan

Menerima surat Memberikan

disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pelaksanaan Mengirim berkas Menerima berkas Menerbitkan cek Menerima cek Melakukan pencairan cek Melakukan validasi Melakukan verifikasi Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Tidak Tidak Ya Ya

3.39

Pengelolaan Absensi Divisi Regional

Staf Bidang Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Membuat rekapitulasi absensi (Kehadiran, SKPD, Pelatihan, dll) Menghitung jumlah ketidakhadiran pegawai Membuat konsep surat tentang absensi pegawai setiap bulannya Melakukan pemeriksaan Menyetujui dan menandatangani surat Mengirim surat Menerima surat Memberitahukan ke masing-masing pegawai Membuat surat tanggapan apabila terdapat ketidaksesuaian data Menerima surat Melakukan crosscheck ulang dan mencatat kembali

3.40

Pengelolaan Arsip Aktif Divisi Regional

Unit Pengolah Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mengirimkan laporan Melakukan inisiasi pengelolaan arsip Menerima laporan

daftar arsip aktif secara berkala Melakukan rekapitulasi daftar arsip aktif Membuat surat reminder atau feedback penataan arsip aktif Memeriksa, menganalisa dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Setuju Mengirimkan surat reminder pengelolaan arsip aktif dan melakukan pembinaan Menerima surat reminder penataan aktif dan pembinaan Tidak Tidak Ya Ya

3.41

Pengelolaan Data Tunjangan Hari Raya (THR) Divisi Regional

Bank

Pegawai

Staf SDM dan

Umum

Kepala

Departemen HE,

SDM dan Umum

Kepala Divisi

Regional

Staf Keuangan

dan Perencanaan

Menerima SK

Direksi dan SE

tentang THR

Memberikan

disposisi untuk

ditindaklanjuti

Memberikan

disposisi dan

memberikan

petunjuk

pengerjaan

Mengumpulkan

data dan membuat

konsep THR

Melakukan

perhitungan THR

Print out daftar THR

Melakukan

verifikasi data THR

Melakukan

pencetakan daftar

THR

Memeriksa

pekerjaan dan

memberi

persetujuan

Memberikan

persetujuan

Mengirim dan

mengarsipkan

berkas pembayaran

THR

Menerima berkas

THR

Mencetak struk

THR dan

mendistribusikan

ke pegawai

Setuju

[Tidak]

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

3.42

Pengelolaan Inventory Divisi Regional

Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Menerima barang dari P2BJ Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan pemeriksaan kesesuaian jumlah yang diterima sesuai dengan berita acara Mencatat barang yang diterima di buku stok barang

Melakukan penyimpanan barang Melakukan pengecekan stok barang Melakukan pengecekan permohonan permintaan ATK Mendistribusikan ATK sesuai dengan

permintaan Menerima ATK

Menandatangani tanda terima surat

Membuat laporan tentang ketersediaan ATK di gudang Membuat usulan pengadaan apabila stok habis Melakukan pemeriksaan usulan Memberikan persetujuan Setuju Memberikan disposisi Menerima disposisi untuk melakukan proses pengadaan ATK Tidak Ya

3.43

Pengelolaan Issue atau Berita Divisi Regional

Unit Kerja Lain Staf Hubungan Eksternal Kepala

Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Mengumpulkan berita berkaitan dengan dengan BPJS Kesehatan Melakukan identifikasi berita yang memerlukan penanganan publik Perlu tanggapan Melakukan dokumentasi Perlukan koordinasi dengan unit kerja lain Menyusun draft tanggapan Menyampaikan draft tanggapan Menyusun draft tanggapan Melakukan koordinasi dengan unit terkait Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Setuju Melakukan pemeriksaan pekerjaan dan persetujuan Setuju Menyampaikan tanggapan ke media terkait (Tulisan atau melakukan press conference) Melakukan dokumentasi Tidak Ya Tidak Ya Tidak Tidak Ya Ya

3.44

Pengelolaan lembur Divisi Regional

Unit Kerja Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Staf Keuangan dan Perencanaan Membuat permohonan lembur Menerima surat permohonan lembur Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Menerima disposisi dan menindaklanjuti Mengumpulkan data lembur (anggaran dan jam

lembur) Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan dengan memberikan paraf Setuju Setuju Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pelaksanaan Membuat surat perintah lembur Memberikan persetujuan dengan memberikan paraf Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Setuju Mengirimkan surat perintah lembur Menerima surat perintah lembur Melaksanakan lembur Membuat laporan lembur Menerima laporan Mengirimkan laporan Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Membuat data absensi lembur Membuat daftar perhitungan uang lembur dan transportasi Mengirimkan perhitungan lembur ke bidang keuangan Menerima berkas Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya Tidak

3.45

Pengelolaan Ruang rapat Divisi regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Menerima surat pemakaian ruang rapat dan konsumsi Mencatat jadwal pemakaian ruang rapat Menyiapkan ruang rapat (mengecek AC, listrik, LCD,dll) Melakukan konfirmasi pemakaian ruang rapat Menyiapkan konsumsi rapat

3.46

Pengelolaan Surat Masuk Divisi Regional

Unit Pengolah Staf SDM dan Umum

Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Pihak Eksternal Kantor Pusat,

Kantor Cabang Menerima surat masuk Melakukan pemilahan surat masuk Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Mengarahkan surat sesuai tujuannya Melakukan pencatatan atau input

kedalam agenda

Menyampaikan surat ke unit kerja

disertai tanda terima Menerima surat

masuk dan memberikan tanda tangan pada tanda

terima Mencetak KK dan ID untuk dilampirkan pada surat Menyimpan tanda terima atau melakukan dokumentasi Mengirim surat Mengirim surat Melakukan inisiasi penanganan surat masuk Memberikan arahan dan ditindak lanjuti

Penanganan Surat Masuk

Dan Perpindahan Surat di

Unit Pengolah Divisi

Regional

3.47

Penghapusan Aktiva Tetap Barang Bergerak Karena Tidak Memberikan Manfaat Secara

Ekonomis maupun Teknis Divisi Regional

Panitia Penghapusan

Kantor Cabang Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Departemen Keuangan dan Perencanaan Kepala Divisi Regional Kantor Pusat Melakukan inisiasi untuk membuat surat usulan penghapusan Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan membuat surat usulan penghapusan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Mengirim surat Menerima surat usulan penghapusan Mengirim surat usulan penghapusan Menerima usulan penghapusan Merekap usulan Melakukan analisa terhadap usulan penghapusan Memberikan rekomendasi aktiva tetap bergerak yang akan dihapuskan dan membuat konsep surat usulan penghapusan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memberikan

persetujuan penghapusan aktivaMenerima usulan tetap barang bergerak Proses persetujuan kepada pejabat berwenang sd. terbit SK penghapusan Menerima SK Direksi penghapusan aktiva tetap barang bergerak Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Membuat konsep SK panitia penghapusan Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Mengirim SK panitia penghapusan Menerima SK panitia penghapusan Membuat taksiran dan menyampaikan usulan nilai limit

Membuat konsep SK tentang harga limit Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memeriksa pekerjaan dan memberi persetujuan Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Menyampaikan SK harga limit Menerima SK harga limit Melaksanakan penjualan aset Membuat berita acara Menerima laporan penghapusan aktiva tetap barang bergerak Menerima laporan penghapusan aktiva tetap barang bergerak Menerima laporan penghapusan aktiva tetap barang bergerak Tidak Ya Tidak Ya Tidak Tidak

Tidak Tidak Tidak

Ya Ya

3.48

Penilaian Kualitas Barang dan Jasa Hasil Pengadaan Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Menerima laporan P2BJ tentang kualitas produk dan

ketepatan waktu penyampaian produk dari vendor

Melakukan inisiasi penilaian kualitas

barang dan jasa

Melakukan analisa laporan Memberikan usulan pengembangan proses pengadaan atau pemilihan rekanan Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan Setuju Mengirimkan ke Grup SDS dan Umum Tidak Ya Tidak Ya

3.49

Penyediaan Tiket Pesawat Divisi Regional

Pihak Ketiga Pegawai Staf SDM dan

Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Mengirimkan surat perjalanan dinas dan permintaan penyediaan tiket Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan pencatatan pemesanan tiket Melakukan konfirmasi ke travel untuk pemesanan tiket Melakukan pemesanan tiket dari maskapai penerbangan Menerima konfirmasi dan menyampaikan persetujuan Menerima konfirmasi dari travel Melakukan konfirmasi dengan

unit kerja terkait jadwal tiket

Melakukan kontak dengan travel untuk

issued tiket melakukan issued

tiket

Mengirimkan tiket Menerima tiket

Melakukan pencatatan penerimaan tiket

3.50

Penyerahan atau Akuisisi Arsip Statis Divisi Regional

Staf SDM dan Umum

Tim Akuisisi Arsip Statis Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Direktur SDM dan Umum Kantor Arsip Daerah Membentuk dan mengusulkan tim akuisisi arsip statis

Memeriksa dan memberi paraf

Setuju Memeriksa dan menandatangani Setuju Melakukan inventarisasi dan membuat daftar arsip statis Menyelenggarakan rapat pembahasan akuisisi arsip statis

Mengusulkan akuisisi arsip statis

Memeriksa dan memberi paraf

Setuju Memeriksa dan menandatangani Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Memeriksa dan menyetujui usulan akuisisi arsip statis

Menyelenggarakan akuisisi arsip statis

Menerima akuisisi arsip statis

Membuat berita acara akuisisi arsip

statis

Membuat laporan akuisisi arsip statis

Memeriksa dan memberi paraf

Setuju Memeriksa dan menandatangani Setuju Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Tidak Ya Ya Ya Ya Ya Ya Ya

3.51

Penyusunan Keputusan Divisi Regional

Unit Kerja Staf SDM dan Umum

Analis Hukum Kepala

Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Meminta penyusunan keputusan Kepala Divisi Regional Menerima permintaan keputusan Kepala Divre Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Memberikan disposisi dan arahan Menyusun draft Keputusan Kepala Divre Memeriksa dan memberikan persetujuan Setuju Memberikan persetujuan dan menandatangani Setuju Memberikan penomoran Keputusan Kepala Divisi Regional Mendistribusikan keputusan Kepala Divisi Regional Tidak Tidak Ya

3.52

Penyusunan Pendapat Hukum Divisi Regional

Analis Hukum Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Unit Kerja Mengajukan permohonan analisis dan pendapat hukum berdasarkan disposisi Direktur teknis masing-masing unit kerja Mencatat surat masuk Melakukan Due Diligence legal dan

menyusun pendapat hukum Memberikan disposisi dan arahan Memeriksa dan menyetujui Memberikan catatan dan disposisi pada pendapat hukum Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Melakukan finalisasi pendapat hukum dan menyusun surat pengantar penyampaian pendapat hukum Setuju Menyetujui dan menandatangani surat Mendistribusikan surat pengantar serta pendapat hukum Setuju Menerima surat pengantar dan pendapat hukum Menerima surat pengantar dan pendapat hukum Mendokumentasika n sebagai arsip Ya Tidak Ya Tidak

3.53

Penyusunan Perjanjian Kerjasama Divisi Regional

Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional

Pihak Ketiga Analis Hukum

Mengajukan permintaan PKS Memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti Mengajukan permintaan PKS Menerima permintaan Melakukan telaah, menindaklanjuti dan memeriksa kelengkapan analisa materi hukum Memberikan disposisi dan arahan Memberikan data PKS Membuat konsep PKS Melakukan analisa konsep PKS Menyusun draft PKS Membuat nett PKS Setuju Memeriksa dan memberi paraf Setuju Menerima PKS Mendistribusikan PKS Menerima PKS Menandatangani PKS Menyusun draft konsep verbal PKS Memeriksa draft konsep verbal PKS Memeriksa draft konsep verbal PKS Memeriksa draft konsep verbal PKS Ya Tidak Ya Tidak

3.54

Penyusunan Surat Keluar Dan Akseptasi Divisi Regional

Unit Kerja Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Menerima disposisi dan menjawab surat Membuat konsep verbal surat keluar

Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Memberikan disposisi Memberikan disposisi agar KV diakseptasi Melaksanakan akseptasi Menerima akseptasi

Membuat net surat keluar Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Memberi nomor surat dan stempel

Membuat label alamat surat pada

amplop Mengirim surat Menerima masukan Setuju Setuju Melakukan inisiasi penyusunan surat keluar Ya Tidak Tidak Ya Tidak Ya

3.55

Perawatan Arsip Aktif Divisi Regional

Unit Pengolah Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Melakukan pemeriksaan kondisi arsip Melakukan penataan ulang (bila diperlukan) Melakukan pembersihan arsip (bila diperlukan) Membuat surat atau laporan kondisi arsip apabila terdapat kebutuhan tindakan arsip Menyampaikan surat atau laporan

kondisi arsip Menindaklanjuti usulan unit pengolah Menerima surat atau laporan kondisi arsip Memberikan disposisi dan arahan

3.56

Perawatan Arsip Inaktif Divisi Regional

Staf SDM dan Umum Kepala Departemen HE, SDM dan Umum Kepala Divisi Regional Melakukan pemeriksaan arsip inaktif Melakukan analisa terhadap informasi yang diperoleh dari hasil pemeriksaan Memberikan rekomendasi dan mengusulkan tindakan pemeliharaan arsip Memeriksa dan memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Setuju Setuju Melakukan tindakan pemeliharaan arsip sesuai dengan persetujuan dan rekomendasi Melakukan pembersihan arsip (bila diperlukan) Melakukan penataan ulang (bila diperlukan) Melakukan preservasi (bila diperlukan) Melakukan fumigasi (bila diperlukan) Melakukan pengamanan arsip dengan memperhatikan aspek keamanan baik fisik maupun

informasi Melaporkan tindakan pemeliharaan arsip Memeriksa dan memberi paraf Setuju Mendokumentasika n laporan Memeriksa dan menandatangani Ya Tidak Ya Ya Tidak Tidak

3.57

Perencanaan, Pembinaan dan Penilaian Kinerja Pegawai Divisi Regional

Pegawai Kepala Bidang Kepala Divisi Regional

Direktur Teknis Grup MSDM

Mengisi perencanaan kinerja pegawai melalui aplikasi Asterix HCIS Melakukan review perencanaan kinerja pegawai (untuk staf) Melakukan review perencanaan kinerja pegawai (untuk Kepala Bidang atau Kepala

Cabang) Melakukan review perencanaan kinerja pegawai (untuk Kepala Divre) Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Mengisi pencapaian kinerja pegawai secara periodik melalui aplikasi Asterix HCIS Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Melakukan pembinaan dan coaching dan counseling Melakukan pembinaan dan coaching dan counseling Melakukan pembinaan dan coaching dan counseling Mengisi hasil kinerja sesuai dengan perencanaan kinerja Melakukan kesepakatan offline antara atasan langsung dan bawahan Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Memberikan persetujuan Melakukan review pencapaian kinerja terakhir pegawai (untuk staf) Melakukan penilaian multirater Melakukan review pencapaian kinerja terakhir pegawai (untuk Kepala Bidang atau Kepala

Cabang) Melakukan review pencapaian kinerja terakhir pegawai (untuk Kepala Divre) Melakukan kalkulasi penilaian kinerja

3.58

Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa Divisi Regional

Unit Kerja

Staf SDM dan

Umum

Kepala

Departemen HE,

SDM dan Umum

Direksi

Kepala Divisi

Regional

Membuat surat

usulan pengadaan

Menerima surat

Meneliti

kesesuaian berkas

dari aspek

administrasi,

ketersediaan

anggaran,

kesesuaian

pembebanan dan

spesifikasi barang

dan jasa

Memeriksa dan

memberi paraf

Membuat umpan

Balik

Menerima umpan

balik

Menetapkan

metode pengadaan

dan membuat

permohonan

persetujuan

Memproses

persiapan

pengadaan sesuai

metode yang

ditetapkan

Meneliti proses

persiapan

pengadaan

Memberikan

persetujuan

Memberikan

disposisi untuk

ditindaklanjuti

Memberikan

persetujuan

Setuju

sesuai

Lengkap

Ya

s.d Rp. 1 M

> Rp. 1 M

Tidak

Ya

Tidak

Tidak

Ya

3.59

Press Release Divisi Regional

Staf Hubungan Eksternal

Kepala Departemen HE, SDM dan Umum

Kepala Divisi Regional Melakukan pengumpulan data dan informasi Membuat draft press release Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf Memeriksa, menyetujui dan menandatangani Setuju Setuju Melaksanakan press release Ya Tidak Ya Tidak