BULETIN ORGANISASI DAN APARATUR
Unit kerja Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah perlu dilakukan pengawasan/ diaudit oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), pelaksanaan pemeriksaan/audit tersebut dapat dilakukan secara berkala atau secara khusus. Pihak yang melakukan pemeriksaan/ audit disebut dengan auditor, auditor tersebut adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mempunyai jabatan fungsional auditor dan/atau pihak lain yang diberi tugas untuk mengaudit atau melakukan pemeriksaan. Wewenang, tanggungjawab dan hak secara penuh diberikan oleh pejabat yang berwenang melaksanakan pengawasan pada Instansi Pemerintah untuk dan atas nama Aparat pengawasan Intern pemerintah (APIP).
Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi melakukan pengawasan, yaitu ; BPKP, Inspektorat Jenderal, Inspektorat Provinsi dan Inspektorat Kabupaten/Kota. Auditor atau Pejabat Fungsional yang diberikan Tugas Pemeriksaan/Audit harus dilakukan secara objektif, kompeten dan independen. Jenis-jenis pemeriksaan/audit yang dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) adalah audit keuangan, audit kinerja/audit operasional, audit dengan tujuan tertentu.
Tujuan dilakukan pemeriksaan/audit secara umum adalah :
a. Untuk mendapatkan informasi keuangan dan operasi yang akurat dan dapat diandalkan serta telah disusun sesuai dengan standar yang mengaturnya.
b. Untuk melihat apakah risiko yang dihadapi organisasi telah diindentifikasi dan diadministrasikan.
c. Untuk melihatkan apakah peraturan ekstern serta kebijakan dan prosedur intern telah dipenuhi.
d. Apakah kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi.
e. Sumber Daya telah digunakan secara efisien dan diperoleh secara ekonomis.
f. Tujuan organisasi telah dicapai secara efektif.
EFEKTIFITAS HASIL AUDIT
(PASCA PEMERIKSAAN TERHADAP AUDITI)
Oleh : Hj.SYOFNI, S.IP
Auditor Madya pada Inspektorat Provinsi Sumatera Barat
Dalam pelaksanaan pemeriksaan kinerja/operasional yang dilakukan bertujuan untuk menilai apakah sumber daya ekonomi yang tersedia telah dikelola secara :
a. Efektif, yaitu tercapainya tujuan atau manfaat.
b. Efisiensi, yaitu jumlah output dapat dicapai dengan jumlah input yang lebih kecil.
c. Ekonomis, yaitu apabila perolehan input untuk pelaksanaan kegiatan harga/nilainya menjadi lebih murah atau ada unsur kehematannya.
Manfaat dilakukan pemeriksaan/audit oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah adalah untuk membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggungjawabnya secara efektif. Setelah melaksanakan pemeriksaan/audit, tim/auditor menyampaikan laporan hasil pemeriksaan/audit yang berisikan pendapat atau kesimpulan dan rekomendasi/saran kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Rekomendasi tersebut sangat penting bagi auditi yang diperiksa/diaudit karena bertujuan untuk memperbaiki kondisi yang ada menurut pertimbangan tim/auditor perlu untuk diperbaiki.
Rekomendasi tersebut menjadi dasar bagi anggota organisasi untuk mengambil keputusan memperbaiki kekurangan dan tindakan korektif atas kesalahan yang ditemui sehingga tanggungjawab mereka dapat dijalankan secara efektif. Dalam melaksanakan pemeriksaan/audit, auditan mempedomani prosedur pemeriksaan yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk mendapatkan atau memperoleh bukti-bukti dari pemeriksaan/audit tersebut.
Bukti-bukti audit merupakan media informasi untuk mendukung argumentasi/kesimpulan dan rekomendasi nantinya dalam meyakini tingkat kesesuaian antara kondisi dengan kriterianya. Dalam memilih informasi yang akan digunakan sebagai bukti dari hasil pemeriksaan/audit harus handal dan lengkap yang dapat meyakinkan pihak-pihak lain, keandalan bukti-bukti tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
a. Bukti yang relevan, yaitu bukti yang secara logis mempunyai hubungan dengan permasalahan.
b. Bukti yang kompeten, yaitu bukti yang jelas sumbernya/bukti yang didapat dari sumber yang jelas.
c. Bukti yang cukup, yaitu bukti yang dapat mewakili/menggambarkan keseluruhan keadaan/kondisi yang dipermasalahkan.
d. Bukti yang material, yaitu bukti yang mempunyai nilai dapat mewakili/menggambarkan keseluruhan keadaan/kondisi yang dipermasalahkan dan penting bagi pencapaian tujuan organisasi.
Hasil pemeriksaa/audit adalah suatu temuan yang menggambarkan dari perbandingan antara kondisi apa yang sebenarnya terjadi dengan kriteria apa yang seharusnya terjadi, dengan mengungkapkan akibat yang ditimbulkan dari perbedaan kondisi dan kriteria tersebut serta
mencari penyebab terjadinya permasalahan tersebut. Pengembangan temuan sangat menentukan keberhasilan tugas pemeriksaan/audit, dengan unsur-unsur temuan sebagai berikut :
a. Kondisi, adalah kekurangan/kelemahan yang terjadi.
b. Kriteria, adalah apa yang seharusnya dilakukan.
c. Sebab, adalah mengapa terjadi perbedaan antara kondisi dengan kriteria.
d. Akibat dan dampaknya, adalah yang ditimbulkan dari adanya perbedaan antara kondisi dan kriteria.
e. Rekomendasi, adalah apa yang dilakukan untuk memperbaiki.
Dalam pendalaman temuan bisa saja terjadi kendala karena disebabkan tim pemeriksaan/auditor mempunyai penguasaan disiplin ilmu yang terbatas, hal ini menjadi permasalahan penting dan perlu dicarikan jalan keluarnya. Pada pelaksanaan kegiatan pemeriksaan/audit, auditor dihadapkan pada berbagai disiplin ilmu sesuai dengan aktivitas dalam kegiatan audit, karena keterbatasan ilmu disinilah tim pemeriksaan/auditor dapat menggunakan Tenaga Ahli.
Penggunaan Tenaga Ahli dari berbagai disiplin ilmu ini tidak terlepas dari Standar Umum Audit yang mengatur pelaksanaan pemeriksaan/audit secara professional. Keahlian yang diperlukan dalam pelaksanaan pemeriksaan/audit tidak harus seluruhnya datang dari unit organisasi pemeriksa/auditor tetapi dapat juga datang dari luar organisasi sepanjang keahliannya diperlukan dalam pelaksanaan pemeriksaan/audit, hasil pekerjaan dari tenaga ahli tersebut apa bila digunakan dalam pendalaman pemeriksaan/audit sepenuhnya menjadi tanggungjawab tim pemeriksa/auditor.
Dalam melaksanakan kegiatan pemeriksaan/audit operasional dengan melakukan pengujian, pengamatan dan penilaian terhadap aktivitas suatu kegiatan, disini pemeriksa/auditor melakukan penilaian terhadap 3 E nya, yaitu Efisiensi, Efektifitas dan Ekonomisnya, hasilnya dapat diharapkan dapat membantu organisasi yang diperiksa untuk melaksanakan tindakan korektif/perbaikan dimasa mendatang, namun harus diwaspadai kemungkinan ada terjadi ketidak hematan, ketidak efisienan, dan ketidak efektifan yang ditemui disebabkan oleh adanya unsur tindakan melawan hukum atau penggelapan (fraud).
Apabila dalam pelaksanaan pemeriksaan/audit tersebut terdapat dugaan adanya unsur tindakan melawan hukum, maka kegiatan pemeriksaan/audit diperdalam untuk meyakinkan adanya suatu kejahatan, kecurangan dan penggelapan serta mengidentifikasi serta meminta pertanggungjawaban dari pejabat auditi yang melakukan tindak melawan hukum tersebut. Setelah kegiatan pemeriksaan/audit selesai dilaksanakan, hasil pemeriksaan tersebut dikominikasikan kepada manajemen auditi baik lisan maupun tulisan.
Semua masalah/temuan yang ditemui terlebih dahulu di diskusikan agar tidak terjadi penyanggahan yang akan dapat menyebabkan terhambatnya pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan/audit, dalam pembahasan temuan tersebut tim pemeriksa/auditor harus mempunyai
sikap yang tegas dan mempunyai pandangan yang terbuka untuk mempertahankan temuan hasil pemeriksaan/audit sepanjang tim pemeriksa yakin bahwa bukti-bukti yang diperoleh selama pelaksanaan pemeriksaan telah handal dan dapat dipertanggungjawabkan serta telah memenuhi syarat-syarat bukti yaitu relevan, kompeten, cukup dan material.
Auditi diberi kesempatan untuk memberi tanggapan/komentar atas temuan yang disampaikan, namun bukan berarti semua sanggahan dari auditi harus diterima begitu saja hanya jika sanggahan tersebut disertai dengan bukti yang dapat diyakini kebenarannya serta bukti tersebut memang tidak ditemukan saat pelaksanaan kegiatan pemeriksaan/audit barulah sanggahan tersebut dapat diterima. Tim pemeriksa/auditor tidak perlu merasa malu atau merasa salah apabila temuannya harus dianulir karena adanya bukti lain yang baru diperoleh yang mampu meyakinkan bahwa temuan yang diperoleh tersebut salah.
Tim pemeriksa/auditor perlu memperhatikan faktor-faktor yang mungkin dapat menghambat komunikasi efektif antara tim pemeriksa/auditor dengan auditi, guna menjamin tercapainya komunikasi yang efektif sehingga manfaat dari kegiatan pemeriksaan/audit dapat dicapai secara optimal. Hasil dari pembahasan temuan tersebut akan melahirkan Laporan Hasil Pemeriksaan yang disampaikan kepada auditi, isi laporan tersebut merupakan informasi yang akurat dan objektif yang akan digunakan dalam melaksanakan fungsi pada bidang masing-masing. Tim pemeriksa/auditor berkewajiban menyediakan informasi yang berguna dan tepat waktu serta menyarankan perbaikan.
Penyampaian laporan hasil pemeriksaan/audit yang tepat waktu mengenai temuan dan rekomendasi dalam bentuk laporan hasil pemeriksaan merupakan bagian yang sangat penting dari kegiatan pemeriksaan/audit. Selanjutnya rekomendasi dari laporan hasil pemeriksaan/audit yang disampaikan oleh tim pemeriksa/audit kepada auditi adalah tindak lanjut, tindak lanjut ini merupakan tanggung jawab auditi. Untuk mendorong penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan/audit, tim pemeriksaan/audit yang ditunjuk wajib memantau tindak lanjut yang dilakukan oleh auditi.
Pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan/audit, Aparat Pengawasan Fungsional Pemerintah (APIP) harus memantau tindak lanjut atas temuan beserta rekomendasinya secara priodik, karena pekerjaan pemeriksaan/audit baru dikatakan efektif apabila rekomendasi atas temuan dari hasil pemeriksaan telah ditindak lanjuti oleh auditi. Efektifitas suatu kegiatan pemeriksaan/audit sangat ditentukan oleh kecepatan pelaksanaan tindak lanjut atas hasil pemeriksaan/audit.
APIP harus memantau sejauhmana rekomendasi telah dilaksanakan, sedang dilaksanakan, atau mungkin juga hambatan-hambatan dalam pelaksanaan dari rekomendasi tersebut oleh auditi. Apabila terdapat tindak lanjut berupa kerugian Negara/Daerah yang tidak dilaksanakan sedangkan temuan tersebut dilengkapi dengan bukti-bukti yang lengkap dan handal dapat dipertanggungjawabkan, auditi tidak bisa untuk berkilah perlu dilakukan pembahasan dengan pimpinan auditan, penanggungjawab tim pemeriksa/audit mempertimbangkan untuk melakukan
pendalam pemeriksaan/audit investigasi atau dapat dilimpahkan kepada Aparat Penegak Hukum (Kejaksaan).
