CONTRACTOR SAFETY MANAGEMENT SYSTEM

(1)

CONTRACTOR SAFETY

MANAGEMENT SYSTEM

No.A-002/PHE020/2015-S9

REVISI KE - 0

PERTAMINA HULU ENERGI

(2)

DAFTAR ISI BAB I UMUM ... 3 A. TUJUAN ... 3 B. RUANG LINGKUP ... 4 C. PENGERTIAN ... 4 D. REFERENSI ... 5

BAB II SIKLUS & TAHAPAN PROSEDUR CONTRACTOR SAFETY MANAGEMENT SYSTEM ... 6

A. FASE ADMINISTRASI ... 8

B. FASE PELAKSANAAN ... 8

BAB III PENILAIAN RESIKO (RISK ASSESSMENT) ... 10

A. PROSES PENILAIAN TINGKAT RESIKO ... 10

B. METODE PENILAIAN TINGKAT RESIKO ... 13

BAB IV PRAKUALIFIKASI (PRE-QUALIFICATION) ... 17

A. PROSES KUALIFIKASI ... 17

B. METODE PRA KUALIFIKASI CSMS ... 18

BAB V SELEKSI (SELECTION) ... 21

A. PROSES SELEKSI ... 22

B. METODE SELEKSI CSMS ... 22

BAB VI AKTIVITAS AWAL PEKERJAAN (PRE-JOB ACTIVITY) ... 31

A. PROSES PRE JOB ACTIVITY ... 32

BAB VII PEKERJAAN BERLANGSUNG (WORK IN PROGRESS) ... 35

A. PROSES WORK IN PROGRESS ... 35

B. METODE WORK IN PROGRESS ... 36

BAB VIII EVALUASI AKHIR (FINAL EVALUATION) ... 37

A. PROSES EVALUASI AKHIR ... 38

B. METODE EVALUASI AKHIR ... 38

(3)

BAB X SANKSI DAN PENGHARGAAN ... 41

(4)

BAB I

UMUM

PT Pertamina Hulu Energi selanjutnya disebut PHE adalah anak perusahaan operasional strategis PT PERTAMINA (Persero). PHE dirancang untuk mengelola dan mengembangkan portofolio bisnis yang meliputi hulu dan juga memperluas ke hilir minyak dan gas dan energi lainnya melalui berbagai skema, di dalam negeri dan internasional. Skema ini termasuk sebagai Operator, Joint Operating Body-Production Sharing Contract (JOB-PSC), Pertamina

Participating Interest (PPI) dan kemitraan lainnya di blok operasi di luar negeri.

PHE merupakan anak perusahaan PT Pertamina (Persero) yang menyelenggarakan usaha hulu di bidang minyak, gas bumi dan energi lainnya. Melalui pengelolaan operasi dan portofolio secara fleksibel, lincah dan berdaya laba tinggi. PHE mengarahkan tujuannya menjadi perusahaan multinasional yang terpandang dibidang energi dan mampu memberikan nilai tambah bagi stakeholders serta mengelola Aspek Health, Safety, Security & Environment (HSSE) semaksimal mungkin untuk mewujudkan operasi yang aman, andal dan efisien guna mendukung visi & misi Pertamina.

Pengelolaan aspek HSE tersebut dilaksanakan dengan cara menekan serendah mungkin atau bahkan meniadakan insiden melalui peningkatan pengetahuan, pemahaman dan kesadaran serta kepedulian terhadap aspek HSE kepada semua pihak terkait, baik yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam operasi termasuk para Kontraktor .

Kontraktor sebagai Mitra Kerja PHE harus mendapatkan perhatian serius karena kinerjanya dapat mempengaruhi kinerja PHE baik yang berdampak terhadap HSSE, Produktivitas dan Citra Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan, sehingga Pertamina Hulu Energi mengembangkan Pedoman Contractor Safety Management System (CSMS) untuk dipersyaratkan dalam setiap pengadaan barang/ jasa dan harus dipenuhi oleh Kontraktor yang menjadi Mitra Kerja PHE yang akan melaksanakan pengadaan barang/jasa tersebut.

A. TUJUAN

Adapun tujuan PHE mengembangkan Pedoman Contractor Safety Management

System (CSMS) adalah sebagai berikut :

1. Sebagai panduan dan penyeragaman kepada PHE dan Anak Perusahaan PHE dalam menyeleksi dan mengelola kinerja HSE Kontraktor.

2. Memastikan kegiatan operasi PHE dan Anak Perusahaan PHE berjalan dengan aman untuk mencapai target produksi yang ditetapkan.

3. Meningkatkan produktivitas dan citra positif PHE dan Anak Perusahaan PHE di mata pelanggan, masyarakat dan semua pihak terkait.

4. Meningkatkan kemampuan Mitra Kerja PHE dan Anak Perusahaan PHE terutama Kontraktor lokal dalam menghadapi persaingan global.

5. Mengurangi/menghilangkan dampak negatif terhadap aspek HSE untuk mencegah kerugian perusahaan.

(5)

6. Meningkatkan kepedulian dan kesadaran Kontraktor dalam pengelolaan aspek HSE, sehingga insiden yang disebabkan Kontraktor dapat dihilangkan.

7. Merupakan alat untuk mengontrol konsistensi para Kontraktor dalam menerapkan aspek HSE.

B. RUANG LINGKUP

Pedoman CSMS ini diberlakukan untuk semua Direktorat, Fungsi dan Anak Perusahaan PHE, Mitra Usaha dan Mitra Kerja di lingkungan PHE.

Pedoman CSMS ini dikelompokan menjadi dua bagian yaitu :

1. Pedoman Utama yang berisi tentang penjelasan tahapan-tahapan dalam CSMS. 2. Kumpulan Checklist yang memuat persyaratan minimal aspek HSE yang harus

dipenuhi namun masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan aspek HSE terhadap pekerjaan yang dikontrakan di Daerah Operasi masing-masing. Anak Perusahaan PHE. Checklist tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menilai kinerja HSE Kontraktor selama dalam fase administrasi dan fase implementasi terhadap pekerjaan yang dikontrakan. Kinerja HSE Kontraktor akan di kelola dalam database vendor.

C. PENGERTIAN

1. Contractor Safety Management System adalah sistem yang digunakan untuk

memastikan bahwa Kontraktor yang bermitra dengan Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan PHE telah memiliki sistem manajemen HSE dan telah memenuhi persyaratan HSE yang berlaku PHE dan Anak Perusahaan PHE serta mampu menerapkan persyaratan HSE dalam pekerjaan kontrak yang dilaksanakan

2. Contracted Work (pekerjaan yang akan dikontrakan) adalah

pekerjaan-pekerjaan yang direncanakan akan di kontrakkan kepada pihak ketiga/Mitra Kerja yang memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan.

3. Hampir celaka/near miss adalah suatu peristiwa yang hampir menimbulkan

kerugian (cedera/harta) dan apabila tidak dilakukan usaha pencegahan, berpotensi mengakibatkan kecelakaan di kemudian hari.

4. Insiden adalah Kejadian yang tidak diinginkan yaitu berupa kasus hampir celaka

(near miss), kecelakaan, tubrukan, kebakaran, ledakan, kebocoran, semburan liar, kegagalan operasi, kegagalan tenaga, penyakit akibat kerja, dan pencemaran lingkungan yang menimbulkan kerugian perusahaan

5. Kecelakaan adalah suatu kejadian tidak diinginkan, yang mengakibatkan cedera

pada manusia dan/atau kerusakan harta benda.

6. Kecelakaan Kerja adalah kecelakaan yang berhubungan dengan operasi atau

pemaparan zat berbahaya tertentu di lingkungan kerja.

7. Kontraktor adalah pihak ketiga yang bekerja untuk PHE dan Anak Perusahaan

PHE dalam periode tertentu, tidak termasuk Kontraktor Production Sharing (KPS) dan tamu Perusahaan.

(6)

8. Lokasi Kerja adalah ruangan atau lapangan, tertutup atau terbuka, bergerak

atau tetap dimana pekerja bekerja atau yang sering dimasuki pekerja untuk keperluan suatu usaha dan terdapat sumber bahaya.

9. Mitra Kerja adalah para vendor/ kontraktor Penyedia barang/Jasa

10. Mitra Usaha adalah Joint Operating Body (JOB) dan BOB (Badan Operasi Bersama) dalam koordinasi kelompok usaha Hulu

11. Pemberi Kerja adalah Perusahaan yang mempekerjakan kontraktor untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan kontrak (PHE dan Anak Perusahaan PHE) 12. Pencemaran adalah masuknya atau dimasukkannya mahluk hidup, zat, energi

dan/atau komponen lain ke dalam lingkungan hidup oleh kegiatan manusia sehingga kualitasnya turun sampai ke tingkat tertentu yang menyebabkan lingkungan hidup tidak dapat berfungsi sesuai peruntukkannya

13. Pengawas Pekerjaan adalah Pihak pemberi kerja yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan kontrak (Direksi Pekerjaan).

14. Proses Prakualifikasi CSMS adalah tahapan untuk memastikan bahwa Kontraktor telah memiliki sistem manajemen HSE sehingga memiliki potensi kemampuan untuk mengelola resiko suatu pekerjaan

15. Safety yang dimaksud pada CSMS adalah tidak terbatas pada keselamatan kerja, tetapi termasuk didalamnya mengenai pengelolaan Lingkungan dan kesehatan kerja (OH & IH).

D. REFERENSI

1. Pedoman Contractor Safety Management System Pertamina No. A-004/I00000/2011-S0 Rev. 02

2. Pedoman Contractor Safety Management System Direktorat Hulu No. A.001/D00000/2013-S0

3. Pedoman Pengelolaan Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lindungan Lingkungan Kontraktor BP Migas Nomor Kpts-13/BP00000/2006-S8.

4. Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No.064/PHE333/2011-S0 Revisi 1.

5. Pedoman Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama PTK. No. 007 Revisi-II/PTK/I/2011

6. OHSAS 18001:2007, Klausul 4.4.6 Mengenai Pengendalian Operasi 7. ISO 14001:2004 Mengenai Sistem Manajemen Lingkungan

(7)

BAB II

SIKLUS & TAHAPAN PROSEDUR CONTRACTOR SAFETY

MANAGEMENT SYSTEM

Untuk mempermudah memahami tahapan dan prosedur Contractor Safety Management

System yang diatur dalam pedoman CSMS ini maka disusunlah siklus CSMS yang berlaku

di PHE dan Anak Perusahaan PHE sebagai berikut :

Gambar 1 Siklus CSMS

Untuk menjelaskan siklus tersebut, secara detail tahapan prosedur Contractor Safety

(8)

Pekerjaan yang akan dikontrakkan

Dibutuhkan Evaluasi Pra Pelaksanaan Pekerjaan?

Database Vendor :

1. Kontraktor Lolos Prakualifikasi CSMS 2. Kontraktor Berkinerja Bagus Penilaian Risiko

Seleksi Pekerjaan (Sedang, Tinggi)

Tanda tangan Kontrak

Daftar Risiko Pekerjaan _{Prakualifikasi CSMS}Kontraktor Lolos

Evaluasi Pra Pelaksanaan Pekerjaan

Dibutuhkan Evaluasi Pelaksanaan Pekerjaan? Evaluasi Pelaksanaan Pekerjaan Evaluasi Akhir Memenuhi syarat Penghargaan Sanksi Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa Mengulang Prakualifikasi CSMS

(9)

Contractor Safety Management System (CSMS) secara garis besar dibagi menjadi 2 (dua)

fase yaitu Fase Administrasi dan Fase Pelaksanaan.

A. FASE ADMINISTRASI

Fase Administrasi merupakan fase untuk memilih Kontraktor yang terbaik khususnya dalam mengelola aspek HSE sebelum pelaksanaan pekerjaan. Fase ini terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu : tahap Penilaian Resiko (Risk assessment), Prakualifikasi

(Pre-qualification) dan Seleksi (Selection).

1. Penilaian Resiko (Risk assessment)

Tahapan Penilaian Resiko bertujuan untuk mengkaji seberapa besar dampak negatif pekerjaan yang akan dikontrakkan terhadap aspek HSE. Dampak negatif tersebut dapat menyebabkan kerugian terhadap manusia (korban jiwa), aset / peralatan, lingkungan dan citra. Kategori resiko pekerjaan yang dikontrakan dibagi dalam 3 (tiga) tingkatan yaitu resiko tinggi (High risk), resiko menengah (Medium

risk) dan resiko rendah (Low risk). Kategori resiko pekerjaan yang dikontrakkan

tersebut menentukan persyaratan yang dibutuhkan terhadap tahapan CSMS selanjutnya.

2. Prakualifikasi (Pre-qualification)

Tahapan Prakualifikasi CSMS merupakan tahapan untuk menentukan kualifikasi Kontraktor terhadap pengelolaan aspek HSE. Kontraktor yang akan mengikuti proses tender harus memiliki kemampuan / sistem untuk mengelola resiko pekerjaan yang akan dikontrakkan.

3. Seleksi (Selection)

Tahapan Seleksi merupakan tahapan untuk memilih Kontraktor terbaik diantara peserta tender dimana HSE Plan menjadi persyaratan dalam dokumen tender serta menjadi salah satu kriteria evaluasi pemenang tender

B. FASE PELAKSANAAN

Fase Pelaksanaan adalah fase setelah penandatanganan kontrak kerja untuk memastikan HSE Plan pemenang tender telah dilaksanakan sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dan disepakati oleh kedua belah pihak yaitu Pemberi Kerja serta Kontraktor . Pada fase ini, pihak Pemberi Kerja memastikan HSE Plan tersebut dilaksanakan secara konsisten oleh Kontraktor. Fase pelaksanaan terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu : Tahap Pra Pelaksanaan Pekerjaan (Pre-Job Activity), Tahap Pelaksanaan Pekerjaan (Work in progress) dan Tahap Evaluasi Akhir (Final

Evaluation).

1. Pra Pelaksanaan Pekerjaan (Pre-Job Activity)

Tahap Pra Pelaksanaan Pekerjaan merupakan tahapan komunikasi awal antara Pemberi Kerja dengan Kontraktor yang menjadi pemenang tender. Dalam tahapan ini kedua belah pihak memastikan aspek-aspek HSE telah dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak sebelum pelaksanaan pekerjaan termasuk meyakinkan seluruh potensi bahaya/resiko pekerjaan dan rencana Mitigasinya telah dipahami oleh semua pihak yang terkait serta memastikan

(10)

kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati oleh kedua belah pihak terhadap pekerjaan kontrak yang akan dilaksanakan tersebut. 2. Pelaksanaan Pekerjaan (Work in progress)

Tahapan Pelaksanaan Pekerjaan merupakan tahapan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilaksanakan oleh Kontraktor telah sesuai dengan HSE Plan yang telah disepakati. Selama dalam pelaksanaan pekerjaan, HSE Plan yang telah disusun/disepakati dapat diperbaharui bila ditemukan perubahan potensi bahaya yang teridentifikasi akibat kegiatan/perubahan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan.

3. Evaluasi Akhir (Final Evaluation)

Tahapan Evaluasi Akhir merupakan tahapan untuk mengevaluasi kinerja Kontraktor terhadap penerapan aspek HSE selama pelaksanaan pekerjaan kontrak yang telah selesai dilaksanakan. Hasil evaluasi akhir kinerja HSE Kontraktor akan menjadi acuan diberlakukannya penghargaan & sanksi yang telah diatur dalam Pedoman Pengadaan Barang/Jasa No.064/PHE333/2011-SO Revisi 1 dan atau PTK. No. 007 Revisi-II/PTK/I/2011 atau perubahannya yang akan dikelola dalam Vendor Master Data sehingga berpengaruh terhadap keikutsertaannya dalam pengadaan barang/jasa yang berikutnya.

(11)

BAB III

PENILAIAN RESIKO (RISK ASSESSMENT)

Memberikan panduan dalam melaksanakan penilaian resiko terhadap pekerjaan yang akan dikontrakkan.

Gambar 3 Penilaian Resiko A. PROSES PENILAIAN TINGKAT RESIKO

Tahapan awal dalam prosedur CSMS adalah mengkaji seberapa besar dampak negatif/resiko pekerjaan yang akan dikontrakan terhadap aspek HSE yang meliputi dampak terhadap keselamatan manusia, peralatan/aset, lingkungan hidup dan Citra Perusahaan. Setiap jenis pekerjaan yang dikontrakkan harus dikaji resikonya dan dikategorikan menjadi salah satu dari tingkatan resiko berikut : Resiko Rendah (Low

risk)/Resiko Menengah (Medium risk)/Resiko Tinggi (High risk). Tingkatan resiko

(12)

dipenuhi oleh Pemberi Kerja di Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan PHE serta Kontraktor nya. Berikut adalah tabel persyaratan tahapan CSMS yang harus dipenuhi untuk pekerjaan yang beresiko Rendah/Menengah/Tinggi.

Tabel 1 Persyaratan tahapan CSMS yang harus dipenuhi

Langkah – langkah CSMS

Syarat Implementasi CSMS

Rendah ( R ) Menengah ( M ) Tinggi ( T )

Penilaian Risiko Wajib dilakukan Wajib dilakukan Wajib dilakukan

Pra-kualifikasi Opsional Opsional Wajib dilakukan

Seleksi Opsional Opsional Wajib dilakukan

Kegiatan –Pra-Pekerjaan

Opsional Wajib dilakukan Wajib dilakukan

Pekerjaan yang

Sedang Berjalan Opsional Wajib dilakukan Wajib dilakukan Evaluasi Akhir Wajib dilakukan Wajib dilakukan Wajib dilakukan Referensi PTK ...SKK MIGAS

Pekerjaan yang memiliki resiko Tinggi (T) dan Menengah (M) harus mensyaratkan Kontraktor membuat HSE Plan pada tahapan selection, Kontraktor wajib melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati antara Pemberi Kerja dan Kontraktor selama tahapan Pre Job Activity dan work in progress. HSE Plan dan kinerja HSE Kontraktor digunakan sebagai dasar evaluasi di tahapan Final Evaluation. Pemberi Kerja bertanggung jawab untuk mengidentifikasi potensi bahaya dan mengkaji resiko HSE terhadap pekerjaan yang akan dikontrakkan dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini :

1. Jenis/Sifat Pekerjaan

Setiap jenis/sifat pekerjaan berpotensi menimbulkan dampak negatif terhadap aspek HSE dalam skala yang berbeda yang disebabkan oleh adanya perbedaan karakteristik dari pekerjaan tersebut.

(13)

2. Lokasi Pekerjaan

Lokasi kerja mempengaruhi resiko atau potensi dampak negatif terhadap aspek HSE. Adanya unsur pekerjaan di ketinggian, kandungan bahan berbahaya disekitar lokasi pekerjaan, di dalam/di luar fasilitas operasi, pekerjaan di dalam ruang terbatas, pekerjaan di perairan, dan lain sebagainya dapat menimbulkan potensi bahaya yang mengancam keselamatan.

3. Bahan/Material/Peralatan yang Digunakan

Bahan/material yang digunakan kadang memiliki sifat berbahaya dan beracun sehingga bila tidak dapat dikelola dengan baik, potensi bahaya yang terkandung dalam material/bahan tersebut dapat menyebabkan insiden. Sifat berbahaya dari material tersebut meliputi : hazardous, flammable, explosive, poissonous, dll. Peralatan-peralatan operasi yang digunakan juga mengandung potensi bahaya seperti potensi terguling, menabrak, menjepit, memotong, dan lain sebagainya.

4. Potensi Bahaya Yang Dapat Memapari

Selama pelaksanaan pekerjaan terdapat potensi paparan bahaya yang dapat mengancam keselamatan pekerja, asset/fasilitas, lingkungan seperti ledakan, kebakaran, kejatuhan benda berat, terjepit, terpotong dan lain sebagainya.

5. Pekerjaan Simultan Operation/Dilaksanakan Oleh Beberapa Kontraktor

Pekerjaan yang dilakukan secara simultan oleh beberapa Kontraktor dapat menyebabkan kesulitan terhadap pengawasan, koordinasi dan pengendalian aktivitas pekerja yang terlibat, bila tidak dikordinasikan dengan baik.

6. Lamanya Pekerjaan

Pelaksanaan pekerjaan yang berlangsung lama akan menimbulkan kelelahan, penurunan daya konsentrasi dan kejenuhan pekerja yang pada akhirnya akan meningkatkan potensi dampak negatif terhadap aspek HSE.

7. Potensi Dari Konsekuensi Insiden

Setiap insiden yang terjadi menimbulkan konsekuansi pasca insiden berupa citra yang buruk terhadap perusahaan, kerusakan lingkungan, konsekuensi hukum akibat korban kecelakaan yang berdampak cacat permanen hingga kematian, kerugian financial akibat production loss/kerusakan asset, pencabutan ijin operasi, dampak sosial dan lain sebagainya.

8. Pengalaman dan Keahlian Kontraktor

Kontraktor harus mempunyai pengalaman dan keahliannya sesuai dengan bidangnya dan mengetahui karakteristik pekerjaan yang akan dikerjakan agar tidak berdampak negatif terhadap aspek HSE dan kualitas pekerjaan.

(14)

Kemungkinan dampak sosial atau respon negatif masyarakat yang ditimbulkan atau diprediksikan terjadi akibat pekerjaan yang akan dilaksanakan.

B. METODE PENILAIAN TINGKAT RESIKO

1. Penentuan Tingkat Resiko

Penentuan tingkat resiko pekerjaan merupakan fungsi antara tingkat keparahan/konsekuensi (severity) dan kemungkinan kejadian/frekuensi kejadian (probability). Untuk melakukan penilaian terhadap tingkat keparahan suatu kejadian harus mempertimbangkan dampak negative pekerjaan yang dikontrakkan terhadap keselamatan manusia, peralatan/asset, lingkungan dan citra perusahaan. Pembobotan tingkat keparahan tersebut diklasifikasikan dengan angka 0 hingga angka 5 yang menunjukkan tingkat dampak potensial yang dapat terjadi. Angka nol menunjukan tidak ada dampak negative terhadap pekerjaan tersebut. Sedangkan angka 5 menunjukkan dampak potensial yang terparah. Kemungkinan/frekuensi kejadian (probability) diklasifikasikan dengan huruf A hingga E yang menunjukkan tingkat frekuensi kejadian atau kemungkinan kejadian. Huruf A menunjukkan potensi kejadian yang tidak pernah terdengar di Industri Migas, Panas Bumi dan Gedung Perkantoran. Sedangkan huruf E menunjukan potensi kejadian telah terjadi beberapa kali di salah satu kegiatan Pertamina Hulu Energi atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi.

Penentuan tingkat resiko pekerjaan dilakukan berdasarkan hasil identifikasi tingkat keparahan atau konsekuensi (yang berdampak terhadap keselamatan manusia, Asset/Peralatan, Lingkungan dan Reputasi) dan kemungkinan/frekuensi kejadian yang kemudian di petakan dalam Matriks Penilaian Resiko (Risk

(15)

Tabel 2 Matriks Penilaian Resiko

Tingkat keparahan yang digunakan dalam pemetaan di Matriks Penilaian Resiko adalah dampak yang memiliki tingkat keparahan paling tinggi terhadap manusia/aset/lingkungan/reputasi. Penentuan frekuensi kejadian atau kemungkinan kejadian (probability) terhadap dampak potensi/konsekuensi bahaya dilakukan berdasarkan data kasus insiden yang pernah terjadi di Pertamina Hulu Energi maupun di luar Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaanya.

Bila data insiden tersebut tidak tersedia, untuk menentukan frekuensi kejadian tersebut dapat juga dilakukan berdasarkan tingkat kemungkinan insiden (posibility) yang dapat terjadi dalam pekerjaan tersebut dengan klasifikasi tingkat kemungkinan insiden (posibility) disesuaikan dengan level klasifikasi frekuensi kejadian (probability).

Penentuan tingkat resiko pekerjaan dilakukan dengan mengeplotkan hasil analisa tingkat keparahan (sumbu X) dengan hasil analisa frekuensi/kemungkinan kejadian (sumbu Y) ke dalam matriks penilaian resiko. Pertemuan kedua sumbu tersebut merupakan tingkat resiko pekerjaan yang akan digunakan sebagai acuan

(16)

dalam menentukan persyaratan tahapan CSMS yang harus dipenuhi untuk setiap pekerjaan sedangkan analisa potensi bahaya yang dilakukan terhadap pekerjaan tersebut akan digunakan sebagai masukan dalam menentukan rencana mitigasi dari pekerjaan yang akan akan ditenderkan.

(17)

2. Alur Proses Penilaian Resiko

Alur proses penilaian resiko tersebut dapat dijelaskan dengan diagram alir penilaian resiko sebagai berikut :

Review & Klarifikasi

·∙ Severity/tingkat keparahan terhadap manusia, Aset/peralatan, lingkungan dan Citra ·∙ Probability

- Tidak pernah terdengar di industri Migas, Panas Bumi & Gedung Perkantoran - Pernah terdengar di Industri Migas, Panas Bumi & Gedung

- Pernah terjadi Panas Bumi & Gedung Perkantoran

- Terjadi beberapa kali industri di Industri Migas, Panas Bumi & Gedung Perkantoran - Terjasi beberapa kali di salah satu Kegiatan /Operasi Pertamina

Risiko Tinggi Daftar Pekerjaan Risiko Tinggi TIDAK YA

PEMILIK PEKERJAAN, PEMBERI PEKERJAAN, HSE, PENGADAAN

Daftar Pekerjaan Kontrak (Belum dinilai risikonya)

Pemetaan dengan Matriks Penilaian risiko

Risiko Sedang

Daftar Pekerjaan Risiko Sedang Daftar Pekerjaan Risiko Rendah TIDAK YA

Gambar 4 Alur Proses Penilaian Resiko

Hasil Penilaian Resiko akan menjadi dasar persyaratan tahapan CSMS selanjutnya yang harus dipenuhi oleh Pemberi Kerja di Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan PHE serta Kontraktor nya sesuai dengan Tabel 1 Persyaratan CSMS yang harus dipenuhi.

(18)

BAB IV

PRAKUALIFIKASI (PRE-QUALIFICATION)

Memberikan panduan untuk menjaring Kontraktor potensial yang memiliki kemampuan untuk mengelola resiko pekerjaan yang akan dikontrakkan dengan menerapkan Sistem Manajemen HSE secara konsisten.

Gambar 5 Pre-Qualification A. PROSES PRAKUALIFIKASI

Proses pra-kualifikasi CSMS harus diikuti oleh semua kontraktor yang akan menjadi mitra kerja Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan Pertamina Hulu energi dengan mengisi jawaban dari daftar pertanyaan prakualifikasi CSMS,dan harus disertai dengan lampiran bukti yang mendukung implementasinya.

Dokumen Checklist Prakualifikasi CSMS yang digunakan di Pertamina Hulu Energi atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi berisi informasi tentang :

(19)

1. Kepemimpinan dan Komitmen 2. Kebijakan,Tujuan dan sasaran

3. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumberdaya, Standart, dan Dokumentasi 4. Penanganan Bahaya dan Dampaknya

5. Prosedur Perencanaan

6. Pemantauan Implementasi dan Kinerja 7. Audit dan Tinjauan

8. Prosedur Tanggap Darurat

9. Manajemen HSE - informasi tambahan

B. METODE PRA KUALIFIKASI CSMS

1. Tahapan Verifikasi Prakualifikasi CSMS

Dokumen lampiran dari Checklist Prakualifikasi CSMS tersebut akan dievaluasi melalui 2 tahap yaitu; Verifikasi Dokumen dan Verifikasi Lapangan dengan menggunakan Acuan Matriks Scoring dari Checklist Prakualifikasi CSMS

Verifikasi lapangan dapat dilaksanakan di lokasi pekerjaan lapangan dan atau di kantor Kontraktor (sesuai dengan alamat domisili yang terdaftar). Hasil Verifikasi lapangan dikomunikasikan langsung ke Kontraktor dan dilengkapi dengan berita acara.

2. Pengisian Form Evaluasi Penilaian Prakualifikasi CSMS

Pengisian Form Evaluasi Penilaian Prakualifikasi CSMS dilakukan dengan menggunakan acuan matriks scoring prakualifikasi CSMS yang dibandingkan dengan bukti yang tersedia baik dari lampiran dokumen prakualifikasi CSMS maupun dari bukti penerapan di lapangan. Skor penilaian berdasarkan bukti yang dilampirkan tersebut dituliskan pada kolom penilaian.

3. Kategori Kelulusan Prakualifikasi CSMS

Nilai minimum yang dapat diterima agar Kontraktor dapat lulus tahap prakualifikasi CSMS adalah 64 atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi diperbolehkan untuk menentukan batas kelulusan nilai minimal yang lebih ketat dari batas kelulusan yang diatur oleh Pedoman ini.

Pada kasus dimana tidak ada peserta Tender yang memenuhi skor terendah yang dapat diterima atau jika jumlah peserta tender yang sesuai kurang dari tiga (3), pimpinan tertinggi dapat melanjutkan proses prakualifikasi menggunakan kriteria penerimaan bersyarat.

4. Surat Keterangan Lulus Prakualifikasi CSMS

Kontraktor yang telah lulus Prakualifikasi CSMS akan diberikan Surat Keterangan Kelulusan, dengan masa berlaku 2 Tahun namun masing – masing Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi diperbolehkan untuk menentukan masa

(20)

berlaku surat keterangan lulus Prakualifikasi CSMS lebih ketat dari yang diatur oleh Pedoman ini.

Surat Keterangan Lulus Prakualifikasi CSMS dapat dicabut atau diturunkan levelnya bila selama periode tersebut ditemukan penyimpangan/pelanggaran oleh Kontraktor terkait penerapan HSE Plan atau kinerja HSE yang tidak memenuhi persyaratan CSMS selama pelaksanaan pekerjaan kontrak (tidak sesuai berdasarkan hasil Final Evaluation).

5. Alur Proses Prakualifikasi CSMS

(21)

Kontraktor (Belum Lulus Pra Kualifikasi CSMS)

Klinik & Konsultasi CSMS

Mengisi Kuesioner Pra Kualifikasi CSMS Verifikasi Dokumen Score Verifikasi Lapangan ( jika dibutuhkan) Lulus

Daftar Kontraktor Lulus

Daftar Kontraktor Lulus PQ TIDAK

YA

PENGADAAN

MASTER DATA

(22)

BAB V

SELEKSI (SELECTION)

Tahapan seleksi bertujuan untuk memilih dan menentukan salah satu Kontraktor terbaik yang memenuhi persyaratan aspek HSE yang disyaratkan dalam proses tender selain persyaratan administrasi, teknis dan komersial.

(23)

A. PROSES SELEKSI

Tahapan seleksi dilaksanakan sebagai bagian dari proses tender yang telah ditetapkan di dalam Pedoman No.064/PHE333/2011-S0 Rev 1 dan PTK 007 Revisi II tahun 2011 atau perubahannya, tentang Manajemen Pengadaan Barang /Jasa.

Kontraktor yang memiliki kategori resiko menengah atau tinggi wajib memenuhi persyaratan HSE Plan yang diatur dalam TOR (Term of Reference)/RKS (Rencana Kerja & Syarat-Syarat). HSE Plan menjadi bagian dalam evaluasi calon pemenang tender dengan bobot 10% - 30% untuk metode evaluasi penawaran dengan menggunakan sistem scoring atau menggunakan sistem gugur untuk metode evaluasi penawaran dengan sistem non scoring.

B. METODE SELEKSI CSMS

1. Tahapan Pengembangan & Pengajuan Dokumen Penawaran

Dalam tahapan ini Kontraktor menyiapkan dokumen penawaran (dengan HSE

Plan sebagai bagian dari dokumen penawaran tersebut) untuk pekerjaan yang

akan ditenderkan dengan kategori resiko menengah dan tinggi. Persyaratan HSE

Plan yang harus diatur dalam TOR/RKS meliputi namun tidak terbatas pada:

1) Rencana mitigasi resiko/potensi bahaya terhadap pekerjaan yang ditenderkan berupa JSA (Job Safety Analysis). Identifikasi dan analisa bahaya serta rencana mitigasinya harus mencakup mulai dari tahapan pre mobilisasi, mobilisasi (pengangkutan material/peralatan serta pengiriman pekerja kedalam lokasi pekerjaan), pelaksanaan pekerjaan hingga demobilisasi (pengangkutan material/peralatan serta pengiriman pekerja keluar lokasi pekerjaan). Rencana mitigasi yang dilakukan meliputi namun tidak terbatas pada :

a. Penggunaan peralatan/bahan yang dapat digunakan untuk memitigasi potensi bahaya yang teridentifikasi.

b. Prosedur operasi & standard keselamatan yang terkait dengan pekerjaan yang akan dilaksanakan.

c. Pemenuhan persyaratan kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh pekerja terkait melalui program pembinaan, training dan sertifikasi yang dibutuhkan terhadap pekerjaan tersebut.

d. Pemenuhan persyaratan perizinan/regulasi yang berlaku baik di internal maupun eksternal Pertamina Hulu Energi dan Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi .

e. Pengukuran terhadap parameter nilai ambang batas aman terhadap kondisi operasi pekerjaan.

f. Penyediaan dan kepatuhan terhadap APD (Alat Pelindung Diri)/PPE (Personal Protective Equipment) yang disyaratkan .

g. Penyediaan peralatan Fire Protection yang dibutuhkan untuk mencegah kebakaran.

(24)

2) Prosedur operasi dan standar keselamatan yang disyaratkan dalam pekerjaan tersebut.

3) HSE Performance Indicator/KPI (Key Performance Indicator) HSE Kontraktor sebagai acuan untuk mengukur dan memantau keberhasilan penerapan aspek HSE yang dijanjikan oleh Kontraktorselama pelaksanaan pekerjaan tersebut yang terdiri dari 2 Indikator utama yaitu :

a. Lagging indicator : Parameter Indikator yang menunjukan hasil kinerja akhir HSE/pencapaian ultimate target HSE untuk mengukur keberhasilan penerapan aspek HSE berdasarkan jumlah kasus insiden/temuan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan tersebut yang meliputi namun tidak terbatas pada :

a) Fatality,

b) Insiden berdampak besar, c) Insiden berdampak sedang, d) Insiden berdampak kecil, e) Insiden berdampak first aid, f) Pelanggaran terhadap APD,

g) Pelanggaran terhadap pengelolaan limbah, h) Pelanggaran terhadap hygiene industry i) Pelanggaran terhadap rokok

j) Safety Non Conformity (near miss) k) Dll.

b. Leadding indicator : Parameter Indikator yang menunjukkan pencapaian program-program HSE yang dilaksanakan selama pelaksanaan pekerjaan tersebut yang meliputi namun tidak terbatas pada :

a) HSE meeting,

b) HSE talk/briefing/induction/training, c) HSE reporting,

d) HSE management visit/MWT (Management Walk Through), e) Program Audit/inspeksi,

f) Closure action/Tindak lanjut temuan, g) Dll.

HSE performance indicator harus dibuat oleh Kontraktor dan ditandatangani oleh pejabat Kontraktor yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut kemudian HSE Performance Indicator Kontraktor pemenang tender akan direview/disepakati dengan pihak Pemberi Pekerjaan di Pertamina Hulu Energi atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi. Secara periodik, Kontraktor harus melaporkan pencapaian HSE performance indikator guna memantau dan mengukur pencapaian target yang

(25)

ditetapkan dalam Indikator tersebut sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan berkelanjutan.

4) Struktur organisasi proyek yang mengakomodir posisi Personil HSE Kontraktor . Dalam struktur organisasi proyek tersebut harus dapat menggambarkan data Personil HSE Kontraktor yang meliputi namun tidak terbatas pada :

a. Data identitas dan status jabatan dari personel HSE tersebut, b. Pengalaman di bidang HSE,

c. Jenis training HSE yang sudah diikuti/catatan mengenai kompetensi yang dimiliki,

d. Tugas dan tanggung jawab personel HSE Kontraktor dalam pekerjaan tersebut.

Personel HSE Kontraktor tersebut harus mampu memfasilitasi, memotivasi, memberikan advise dan memperbaiki penerapan aspek HSE terhadap seluruh aktivitas pekerjaan kontrak tersebut termasuk seluruh pekerja Kontraktor yang terlibat dalam pekerjaan tersebut beserta sub Kontraktor nya. 5) Pemenuhan kompetensi HSE yang disyaratkan terhadap seluruh pekerja

yang terlibat dalam aktivitas pekerjaan kontrak tersebut berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya namun tidak terbatas pada:

a. Pemahaman Kondisi lokasi kerja,

b. Bahaya yang dihadapi selama pelaksanaan pekerjaan beserta mitigasinya,

c. Prosedur keadaan darurat,

d. Fungsi & cara penggunaan alat pemadam api, e. Cara melakukan P3K,

f. Cara pengelolaan limbah/sampah dari pekerjaan tersebut. g. Prosedur keselaman operasi,

h. Pelaporan insiden,

i. Sertifikasi keahlian : pengelasan, pengoperasian alat berat, pengoperasian alat angkut & angkat, dsb,

j. Dll.

Pelaksanaan aktivitas tersebut harus direncanakan, didokumentasikan dan dikontrol pelaksanaannya.

6) HSE policy dan HSE objective Kontraktor terhadap pekerjaan kontrak tersebut.

a. HSE policy.

Menggambarkan komitmen manajemen Kontraktor terhadap penerapan aspek HSE dalam pekerjaan kontrak tersebut yang meliputi namun tidak terbatas pada :

(26)

a) Tanggung jawab penerapan HSE di Kontraktor tersebut. b) Mencegah kecelakaan, luka dan sakit akibat kerja.

c) Mematuhi segala peraturan HSE yang berlaku di Pertamina.

d) Menyediakan pekerja yang telah memahami/memenuhi persyaratan keahlian dalam aspek HSE pekerjaan tersebut.

e) Melakukan perbaikan berkesinambungan terhadap kinerja HSE. f) Melarang penggunaan obat-obatan terlarang serta minuman keras,

senjata api. g) Dll

b. HSE objective

HSE objective merupakan target/sasaran dari komitmen HSE Kontraktor tersebut. HSE objective harus didefiniskan secara spesifik sesuai dengan pekerjaan tersebut. Target harus realistis dan konsisten dengan HSE

Performance Indicator.

HSE Policy & Objective ini harus ditandatangani oleh pejabat Kontraktor yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut, didokumentasikan dan disosialisasikan serta dipahami oleh seluruh pekerja Kontraktor yang terlibat.

7) Audit & Inspeksi terhadap pemenuhan persyaratan HSE.

Audit & inspeksi HSE dilakukan untuk memonitor pemenuhan persyaratan HSE oleh Kontraktor terkait dengan pekerjaan tersebut. Kontraktor yang memiliki sub Kontraktor dalam pelaksanaan pekerjaannya, maka sub Kontraktor tersebut harus sudah dinyatakan lulus prakualifikasi CSMS yang dilakukan olehnya dan harus dipastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh sub Kontraktor tersebut telah memenuhi aspek HSE sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh Pertamina Hulu Energi atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi.

Pelaksanaan audit & inspeksi HSE harus terencana dan dilakukan secara rutin. Sebagai bagian bentuk komitmen dari manajemen Kontraktor terhadap HSE, Manajemen Kontraktor harus melaksanakan HSE manajemen visit untuk memastikan implementasi aspek HSE selama pelaksanaan pekerjaan tersebut. Hasil temuan dan rekomendasi audit maupun inspeksi HSE (baik yang dilakukan oleh internal Kontraktor maupun Pertamina Hulu Energi atau Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi) harus ditindaklanjuti oleh Kontraktor. Hasil temuan, rekomendasi dan tindaklanjut temuan tersebut harus didokumentasikan serta dilaporkan secara rutin progresnya ke Pemberi Pekerjaan dan fungsi HSE Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi.

8) Emergency Response

Kontraktor harus menyusun prosedur tanggap darurat yang berisi rencana tanggap darurat untuk mengelola setiap keadaan darurat yang dapat terjadi selama dalam pelaksanaan pekerjaan kontrak tersebut. Rencana tanggap

(27)

darurat yang disusun harus menggambarkan rencana koordinasi (yang ditunjukan dalam struktur organisasi tanggap darurat), penjelasan tugas dan tanggung jawab jabatan dalam struktur organisasi tersebut serta mekanisme tanggap darurat yang akan dilakukan.

Kontraktor harus melampirkan laporan kegiatan sosialisasi dan latihan tanggap darurat yang telah dilaksanakan oleh Perusahaan Kontraktor tersebut. Seluruh pekerja yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan kontrak tersebut harus sudah mendapatkan sosialisasi / pelatihan keadaan darurat yang dilaksanakan oleh kontraktor.

9) Accident, Incident & investigation report

Kontraktor harus melampirkan prosedur Incident, accident & investigation

report. Dalam prosedur tersebut harus mengatur kewajiban Kontraktor untuk

segera melaporkan dan menginvestigasi setiap kejadian kecelakaan, near

miss (hampir celaka) atau bahaya yang terjadi (yang belum teridentifikasi

dalam JSA) selama pekerjaan tersebut kepada Pemberi Pekerjaan

Kontraktor harus melampirkan laporan statistik insiden yang telah terjadi dalam pelaksanaan pekerjaannya selama 3 tahun terakhir beserta corrective

action yang telah dilakukan oleh Kontraktor tersebut kedalam dokumen HSE Plan Kontraktor . Berdasarkan laporan statistik insiden tersebut, Pertamina

Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi harus memastikan bahwa pihak Kontraktor telah melakukan tindakan pencegahan untuk mencegah insiden serupa yang dapat terjadi dalam pekerjaan yang ditenderkan oleh Pertamina Hulu Energi /Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi. Untuk kasus fatality yang telah terjadi dalam aktivitas pekerjaan Kontraktor diluar kegiatan operasional Pertamina Hulu Energi (selama periode 3 tahun) harus dijadikan pertimbangan dalam mengevaluasi kemampuan Kontraktor dalam mengelola aspek HSE terhadap pekerjaan yang sedang ditenderkan di Pertamina Hulu Energi /Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi terutama bila Kontraktor tersebut tidak melakukan tindakan corrective action yang serius dalam kasus insiden fatal yang telah terjadi.

10) Komunikasi HSE

Selama pelaksanaan pekerjaan, Kontraktor harus membahas dan mengkomunikasikan / mengkampanyekan aspek HSE kepada seluruh pekerja Kontraktor . Aktivitas ini dapat berupa namun tidak terbatas pada :

i. HSE meeting,

ii. HSE talk/induction/Training, iii. HSE sign,

iv. Pelaporan penerapan HSE Plan ke Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi,

v. dll.

(28)

11) Pemeriksaan kesehatan

Kontraktor harus memastikan seluruh pekerja yang akan terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam kondisi sehat yang dikeluarkan oleh Dokter yang telah mempunyai setifikat Hiperkes, sehingga mampu melaksanakan pekerjaan dengan aman.

Dalam dokumen TOR/RKS, Pemilik Pekerjaan harus mengkomunikasikan kategori resiko pekerjaan (Resiko Rendah/ Menengah/Tinggi) serta bahaya-bahaya pekerjaan yang telah teridentifikasi kepada pihak Kontraktor. Bahaya-bahaya yang diidentifikasi tersebut harus dijelaskan secara detail pada saat proses aanwijzing/penjelasan pekerjaan.

2. Kriteria Evaluasi HSE Plan

Jika sistem pembobotan diberlakukan dalam proses seleksi, konten HSE Plan harus memiliki metode evaluasi/pembobotan yang tepat dan tertuang dalam TOR/RKS (seperti yang diatur dalam Pedoman Manajemen Pengadaan Barang/Jasa Direktorat) serta dikomunikasikan kepada Kontraktor. Pemilik Pekerjaan dapat berkonsultasi dengan fungsi HSE untuk memperoleh pembobotan yang paling tepat terhadap pekerjaan yang dikontrakan dengan kisaran bobot 10% - 30% untuk metode evaluasi dengan sistem scoring

Kriteria pekerjaan yang termasuk dalam kategori Pekerjaan berskala Kecil dan Pekerjaan berskala Besar dapat disajikan dalam tabel berikut :

Tabel 3 Kriteria Pekerjaan Berskala Kecil dan Berskala Besar

No Deskripsi Pekerjaan berskala Kecil Pekerjaan berskala Besar

1 Jumlah Subkontraktor < 100 subkontraktor >100 subkontraktor 2 Lingkup Pekerjaan Satu (1) dari lingkup pekerjaan _besar

Engineering, Pengadaan, Pelaksanaan, Perekrutan,

Pendokumentasian 3 Tenaga Kerja yang _Terlibat ≤ 100 orang >100 orang 4 Durasi Kontrak ≤ 6 Bulan > 6 Bulan

5 Lokasi Pekerjaan

Diluar lahan,

gedung/bangunan Pertamina, atau didalam tetapi diluar

Kualifikasi tersebut

Didalam lahan/halaman, gedung/bagunan Pertamina

(29)

No Deskripsi Pekerjaan berskala Kecil Pekerjaan berskala Besar

(Serentak / Simultan)

7 Penggunaan Material Tidak Berbahaya Berbahaya (B3) 8 Dampak terhadap _Lingkungan Tidak di Area Sensitif Pada Area Sensitif 9 Kontraktor berpengalam / sudah mengenal PT. Pertamina ≤ 3 Tahun >3 Tahun 10 Penggunaan _Teknologi Konvensional/Tradisional Teknologi Tinggi yang _komplek 11 Nilai Kontrak Sampai dengan 1 Milyar _Rupiah Diatas 1 Milyar Rupiah 12 Penggunaan Peralatan ≤ 3 unit >3 unit

13 Faktor Eksternal Daerah Terpencil / terisolasi _(Remote)

Dekat dengan daerah Komunitasi (Tempat umum

terbuka) 14 _{Pemberi Pekerjaan)}Lainnya (Diisi oleh ... ... Catatan: Yang disebut sebagai Pekerjaan berskala besar adalah bila mayoritas persyaratan yang ada di Pekerjaan beskala besar tersebut terpenuhi.

Dokumen TOR/RKS juga harus menyatakan dengan jelas mengenai namun kewajiban dan sanksi terhadap Implementasi HSE Plan, namun tidak terbatas pada:

1) Kewenangan Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi untuk melakukan audit/inspeksi HSE terhadap kepatuhan Kontraktor selama pelaksanaan pekerjaan.

2) Mencantumkan ketentuan bahwa Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi dapat menangguhkan pekerjaan/menolak pemberian izin pelaksanaan pekerjaan/menghentikan pekerjaan/pembatalan kontrak/menunda pembayaran pekerjaan kontrak bila Kontraktor pemenang tender tidak memenuhi melaksanakan persyaratan HSE Plan yang diminta dalam pelaksanaan pekerjaan ataupun tidak memenuhi Gap HSE Plan terhadap persyaratan HSE Plan yang disyaratkan dalam proses tender. 3) HSE Plan harus direview bila terjadi perubahan potensi bahaya yang muncul

selama dalam pelaksanaan pekerjaan serta belum teridentifikasi dalam persyaratan HSE Plan di proses tender. Kontraktor harus melaksanakan

(30)

mitigasi dari potensi bahaya yang tertuang dalam HSE Plan yang telah direview tersebut

4) Kontraktor harus memastikan seluruh Subkontraktor yang digunakan dalam pekerjaan tersebut harus menerapkan persyaratan aspek HSE seperti yang disyaratkan oleh Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi kepada Kontraktor . Bila terdapat perbedaan sistem yang mengatur tentang penerapan aspek HSE antara Kontraktor dengan Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi yang dapat menyebabkan koordinasi yang tidak berjalan, maka harus dilakukan bridging document (penyelarasan dokumen) antara sistem yang berlaku di Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi dengan Kontraktor .

3. Evaluasi HSE Plan

Pemberi Kerja dapat meminta penjelasan kepada Kontraktor bila dinilai terdapat ketidaksesuaian HSE Plan yang disampaikan oleh Kontraktor dengan persyaratan

HSE Plan yang diminta oleh Pertamina Hulu Energi/ Anak Perusahaan Pertamina

Hulu Energi.

Bila diperlukan, Pertamina Hulu Energi /Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi dapat melakukan pemeriksaan lapangan dan audit terhadap dokumen HSE Plan Kontraktor yang disampaikan dalam dokumen penawaran untuk membandingkan dengan kesiapan & kenyataan yang ada dilapangan

4. Contract Award

Setelah proses seleksi dilaksanakan, hasil seleksi dan rekomendasi terhadap gap persyaratan HSE Plan yang belum dipenuhi oleh Kontraktor calon pemenang tender akan diteruskan ke Fungsi Pengadaan untuk menentukan calon pemenang tender dan kemudian Pejabat Pemberi Pekerjaan di Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi akan menandatangani kontrak tersebut. Setelah penetapan pemenang tender harus dilakukan rapat gabungan dengan pihak yang terkait untuk membahas gap persyaratan HSE Plan yang harus dipenuhi, termasuk analisa bahaya dan rencana mitigasi dari potensi bahaya yang belum teridentifikasi pada saat proses tender serta membahas sejauh mana kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan persyaratan HSE Plan tersebut yang harus dipenuhi sebelum Kick Off Meeting

Dalam klausul kontrak harus mengatur tentang kewajiban dan sanksi terhadap Kontraktor terkait pelaksanaan HSE Plan yang telah disepakati dengan Pemberi Kerja yang meliputi namun tidak terbatas pada:

1) Kewajiban Kontraktor untuk melaksanakan HSE Plan yang telah disepakati Pemberi Kerja selama pelaksanaan pekerjaan maupun revisi HSE Plan yang terjadi akibat adanya perubahan potensi bahaya selama pelaksanaan pekerjaan serta memasukan kinerja HSE dalam evaluasi akhir pekerjaan.

(31)

2) Ketentuan mengenai sanksi/konsekuensi berupa; teguran, surat peringatan, penghentian pekerjaan, pembatalan pekerjaan, penundaan pembayaran, dll apabila HSE Plan yang disepakati dengan Pemberi Kerja tidak dilaksanakan oleh Kontraktor selama dalam pelaksanaan pekerjaan tersebut termasuk revisi HSE Plan yang terjadi akibat adanya perubahan potensi bahaya selama pelaksanaan pekerjaan.

5. Alur Proses Seleksi

Alur proses seleksi dapat dijelaskan sebagai berikut :

Membuat Rencana Pengadaan Resiko HSE Pekerjaan : Rendah/

Menengah/Tinggi Persiapan Lelang :

·∙ Membuat TOR/RKS : Persyaratan HSE Plan, Potensi Bahaya Pekerjaan, Resiko Pekerjaan

·∙ Membuat Kriteria Evaluasi HSE

PEMILIK PEKERJAAN, HSE, PENGADAAN

PENGADAAN

Pengumuman Lelang (Kategori Resiko, Kualifikasi CSMS) Aanwijing :

Mengkomunikasikan Aspek berikut : ·∙ Kategori Resiko & Potensi Bahaya

Pekerjaan ·∙ Kualifikasi CSMS ·∙ Persyaratan HSE Plan ·∙ Kriteria evaluasi HSE Plan

·∙ Persyaratan untuk review HSE Plan & pemenuhan gap HSE Plan

·∙ Persyaraan untuk mewajibkan menerapkan HSE Plan

Memasukkan Dokumen HSE Plan dalam Penawaran

Evaluasi Dokumen Penawaran : ·∙ Evaluasi Dokuen HSE Plan sesuai

dengan kriteria Evaluasi

·∙ Konfirmasi dokumen HSE Plan (bila diperlukan dilakukan Site Visit) ·∙ Komunikasikan Gap HSE Plan & tindak

Lanjut Gap Closure

Award Contract

Database Vendor Daftar Kontraktor Lulus Pra Kualifikasi CSMS (Resiko R/M/T)

PEMILIK PEKERJAAN, PEMBERI PEKERJAAN HSE, PENGADAAN

PEMILIK PEKERJAAN

(32)

BAB VI

AKTIVITAS AWAL PEKERJAAN (PRE-JOB ACTIVITY)

Memastikan aspek-aspek HSE, seluruh potensi bahaya pekerjaan serta rencana mitigasinya telah disepakati, dikomunikasikan dan dipahami oleh semua pihak terkait sebelum pekerjaan dilaksanakan, termasuk memastikan kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan rencana mitigasi, program-program HSE yang akan dilaksanakan pada pekerjaan tersebut berdasarkan HSE Plan yang disepakati.

(33)

A. PROSES PRE JOB ACTIVITY

Tahapan Pre-Job Activity merupakan tahapan komunikasi awal antara Pemberi Kerja dengan Kontraktor pada fase implementasi pelaksanaan pekerjaan. Proses Pre-Job

Activity terdiri dari 2 tahapan yaitu tahapan Pra-Mobilisasi dan tahapan mobilisasi yang

dikoordinir oleh Pemberi Pekerjaan

1. Pra-Mobilisasi

Pada aktivitas ini dilakukan komunikasi tentang potensi bahaya & resiko dari pekerjaan tersebut, perubahan yang mempengaruhi potensi bahaya pekerjaan dan memastikan kesiapan Kontraktor dalam melaksanakan HSE Plan berdasarkan persyaratan HSE Plan yang telah di tentukan. Bila masih terdapat Gap HSE Plan yang belum dipenuhi oleh Kontraktor, maka Kontraktor wajib untuk memperbaiki HSE Plan yang telah diajukan dalam proses tender tersebut sesuai dengan persyaratan HSE Plan yang diminta oleh Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi sebelum tahapan mobilisasi dilaksanakan. Yang termasuk dalam aktivitas pra-mobilisasi meliputi :

1) Kick off meeting (Rapat awal sebelum Pekerjaan dimulai).

Kick off meeting dilakukan untuk memberikan kesempatan kepada kedua belah pihak untuk mengkomunikasikan Gap dari HSE Plan yang telah disusun oleh Kontraktor pada saat proses tender terhadap persyaratan HSE Plan yang diminta Pertamina Hulu Energi /Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi serta memastikan rencana penerapan mitigasi terhadap potensi bahaya pekerjaan tersebut (baik yang sudah teridentifikasi sebelumnya maupun yang teridentifikasi kemudian) mampu secara efektif mencegah potensi insiden yang dapat terjadi dalam pekerjaan kontrak serta memastikan rencana mitigasi tersebut telah siap dilaksanakan oleh Kontraktor terhadap pekerjaan tersebut. Kick off meeting juga dapat digunakan untuk membahas/menjelaskan rencana mitigasi yang belum teridentifikasi dan belum tercantum dalam dokumen kontrak serta menjadi persyaratan yang juga harus dipenuhi oleh Kontraktor .

Pelaksanaan kick off meting ini dikoordinir oleh Pemberi Pekerjaan. Kick off

meeting harus dihadiri oleh pejabat terkait dari Pertamina Hulu Energi/Anak

Perusahaan Pertamina Hulu Energi maupun Kontraktor beserta Subkontraktor nya yang terdiri dari :

a. Project Leader Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Hulu Energi. b. Pejabat Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi

dari fungsi lain yang terkait dengan pekerjaan tersebut yang meliputi : a) Perencana pekerjaan yang bertugas untuk mengkonfirmasi

kesesuaian persyaratan HSE yang tertuang dalam TOR/RKS dengan dokumen HSE Plan yang tertulis dalam dokumen penawaran Kontraktor.

(34)

b) Fungsi HSE untuk memastikan semua potensi bahaya sudah ada rencana mitigasinya dan kesesuaian rencana mitigasi dengan standar

c) prosedur HSE serta memberikan masukan terkait aspek-aspek HSE lainnya.

d) Top Management Kontraktor beserta Subkontraktornya yang mempunyai kewenangan untuk memutuskan

2) Finalisasi HSE Plan

Pada tahapan ini pihak Pemberi Kerja dan Kontraktor memfinalisasi HSE Plan sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan berdasarkan hasil identifikasi seluruh potensi bahaya yang telah dilakukan. HSE Plan yang sudah difinalisasi dapat di review ulang apabila selama dalam pelaksanaan pekerjaan terjadi perubahan yang menyebabkan berubahnya potensi bahaya terkait pekerjaan tersebut. Seluruh Personil kunci yang terkait dalam pekerjaan tersebut baik dari pihak Kontraktor maupun Pemberi Kerja harus menghadiri program orientasi HSE untuk mengkomunikasikan HSE Plan yang telah difinalisasikan.

3) Inspeksi & Audit HSE Plan

Sebelum pekerjaan kontrak dieksekusi, Pemberi Pekerjaan harus memastikan kesiapan Kontraktor dalam memenuhi persyaratan-persyaratan dan program HSE yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut melalui aktivasi Audit HSE Plan.

4) Orientasi Job site

Orientasi job site dilakukan untuk mengenalkan Kontraktor terhadap lokasi kerja, lingkungan kerja, mengkomunikasikan potensi bahaya yang sudah dibicarakan pada saat kick off meeting, prosedur tanggap darurat dan prosedur evakuasi yang berlaku, fasilitas yang ada, pemberitahuan terhadap informasi lain tentang aspek HSE, dll.

(35)

2. Mobilisasi

Pada tahap ini baik Pihak Kontraktor maupun Pemberi Kerja, harus memastikan metode operasi yang dilaksanakan telah sesuai dengan HSE Plan yang disyaratkan. Kegiatan yang termasuk dalam tahapan ini adalah :

1) Local Kick Off Meeting

2) Mobilisasi Pekerja & Peralatan Kontraktor 3) Inspeksi Mobilisasi

Alur Proses Pre Job Activity

Alur proses Pre-Job Activity dapat dijelaskan sebagai berikut :

Pra Mobilisasi

·∙ Melakukan HSE Meeting Untuk Memastikan : ·∙ HSE plan

·∙ Interface Plan Potensi Bahaya ·∙ Rencana Kerja

·∙ Orientasi Lokasi Kerja ·∙ Rencana Audit & Inspeksi ·∙ Prosedur Keadaan Darurat

·∙ Prosedur Pelaporan & Investigasi Kecalakaan ·∙ DLL

Dipenuhi

Mobilisasi

·∙ Pra Job Meeting Meeting ·∙ Mobilisasi Pekerja & Peralatan

Kontraktor

·∙ Inspeksi Mobilisasi YA

Pekerjaan dilaksanakan

TIDAK

(36)

BAB VII

PEKERJAAN BERLANGSUNG (WORK IN PROGRESS)

Memastikan pekerjaan yang dilaksanakan telah sesuai dengan HSE Plan yang disepakati sebelumnya. Pada tahapan ini pihak Pemberi Kerja dan Kontraktor dapat pula memperbaiki

HSE Plan yang telah disepakati di tahapan Pre Job Activity bila selama pekerjaan

berlangsung terjadi perubahan lingkup kerja yang dapat merubah potensi bahaya.

Gambar 11 Work In Progres A. PROSES WORK IN PROGRESS

Tahapan Work in progress merupakan tahapan untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan secara fisik telah dilakukan sesuai dengan HSE Plan yang disepakati, Untuk itu perlu dilakukan evaluasi dan pemantauan secara seksama melalui aktivitas inspeksi. Evaluasi yang dilakukan pada tahapan work in progress merupakan evaluasi sementara berdasarkan HSE Plan yang disepakati sebelumnya dengan aktivitas evaluasi yang terdiri dari :

1. Work in progress Checklist

(37)

Pelaksanaan inspeksi tersebut dapat dilakukan secara berkala berdasarkan hasil kesepakatan antara Perwakilan pihak Manajemen Kontraktor dengan Pemberi Pekerjaan pada saat Pre-Job activity Meskipun demikian Pemberi Pekerjaan dapat melakukan inspeksi mendadak setiap saat.

B. METODE WORK IN PROGRESS

1. Evaluasi HSE Performance Indicator

Hasil Evaluasi Sementara tersebut akan digunakan sebagai data untuk memberikan feedback terhadap kinerja HSE Kontraktor selama pekerjaan berlangsung. Setiap hasil temuan pada aktivitas inspeksi tersebut harus segera diperbaiki dan ditindaklanjuti oleh Kontraktor atau paling tidak sesuai dengan batas waktu yang telah disepakati. Bila temuan tersebut tidak diperbaiki/ditindaklanjuti oleh Kontraktor yang bersangkutan, maka Pemberi Kerja dapat memberikan sanksi kepada kontraktor sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam klausul kontrak. Ketidakseriusan Kontraktor dalam memperbaiki dan/atau menindaklanjuti temuan tersebut harus diakomodir sebagai catatan negative terhadap kinerja kontraktor pada tahapan evaluasi akhir yang berpengaruh terhadap keikutsertaan kontraktor dalam pekerjaan kontrak selanjutnya.

2. Alur Proses Work in progress

Alur proses Work in progress dapat dijelaskan sebagai berikut :

Tindakan Perbaikan

Evaluasi Akhir YA

PEMBERI PEKERJAAN, HSE, PENGADAAN TIDAK Safe Work Practice, Program HSE Kasus Kecelakaan Kinerja Kontraktor Laporan Evaluasi Sementara Pekerjaan Selesai YA Evaluasi Akhir TIDAK

(38)

BAB VIII

EVALUASI AKHIR (FINAL EVALUATION)

Mengevaluasi pelaksanaan aspek HSE yang tertuang dalam HSE Plan setelah pekerjaan kontrak selesai dilaksanakan sebagai bahan umpan balik terhadap pihak Kontraktor dan Pemberi Kerja untuk perbaikan pada pekerjaan yang mendatang. Pada tahapan ini Pemberi Kerja akan memberikan penghargaan/sanksi kepada Kontraktor terkait dengan kinerja HSE selama pelaksanaan pekerjaan.

(39)

A. PROSES EVALUASI AKHIR

Pelaksanaan Evaluasi Akhir HSE dilakukan berdasarkan pada : 1. HSE Plan yang disepakati sebelumnya.

2. Penerapan HSE Plan tersebut oleh Kontraktor selama tahapan Pre Job Activity dan Work in progress.

3. Pencapaian Indikator Kinerja HSE Kontraktor . 4. Laporan evaluasi sementara kinerja HSE Kontraktor

5. Tanggapan Kontraktor melalui perbaikan dan tindak lanjut hasil temuan selama pelaksanaan pekerjaan.

Evaluasi akhir HSE harus dilaksanakan oleh Pemberi Kerja segera setelah pekerjaan selesai dilaksanakan. Hasil evaluasi akhir harus dikomunikasikan kepada Kontraktor serta harus disetujui oleh kedua belah pihak baik Kontraktor maupun Pemberi Kerja. Hasil evaluasi akhir tersebut akan digunakan sebagai dasar dalam menentukan penghargaan atau sanksi yang diatur dalam Pedoman Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa dan dikelola dalam sistem database vendor.

B. METODE EVALUASI AKHIR 1. Pembobotan Evaluasi Akhir

Evaluasi akhir dilakukan melalui sistem pembobotan nilai a. Hasil Final Inspection Checklist (bobot 70%)

b. Pencapaian Indikator Kinerja HSE Kontraktor (30%)

Perhitungan bobot hasil Final Inspection harus mengakomodir closed out findings yang tidak ditindak lanjuti oleh Kontraktor selama masa Work in progress (WIP). Total maksimum nilai evaluasi akhir tersebut adalah 100%. Perhitungan ini digunakan untuk menyimpulkan apakah kinerja HSE Kontraktor selama dalam pelaksanaan pekerjaan di Pertamina tersebut telah memenuhi persyaratan atau tidak memenuhi persyaratan CSMS.

(40)

2. Alur Proses Evaluasi Akhir

Alur proses pelaksanaan Evaluasi Akhir dapat dijelaskan sebagai berikut :

Mengumpulkan Laporan Evaluasi Sementara

PEMBERI PEKERJAAN, HSE (sebagai advisor)

PEMBERI PEKERJAAN, PENGADAAN

Menyimpulkan dalam Laporan Hasil Evaluasi Akhir

Mengkomunikasikan & Mendiskusikan Hasil Evaluasi

bersama Kontraktor

Sanksi & Hukuman

Memasukkan ke dalam Database

(41)

BAB IX

CONTRACTOR DATABASE

Database Kontraktor merupakan bank data Kontraktor yang salah satunya berisi daftar Kontraktor yang lolos prakualifikasi CSMS maupun hasil kinerja HSE Kontraktor selama melaksanakan pekerjaan kontrak di Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi.

Database vendor digunakan sebagai sumber informasi untuk seleksi Kontraktor di masa mendatang dan sebagai referensi bagi Pertamina Hulu Energi/Anak Perusahaan Pertamina Hulu Energi.

(42)

BAB X

SANKSI DAN PENGHARGAAN

Hasil evaluasi akhir tersebut akan digunakan sebagai dasar dalam menentukan penghargaan atau sanksi yang diatur dalam Pedoman Manajemen Kinerja Penyedia Barang/Jasa No.064/PHE333/2011-S0 dan dikelola dalam sistem database vendor.

(43)