LAPORAN AKTUALISASI DIGITALISASI DOKUMEN PENDUKUNG SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP) MELALUI GOOGLE DRIVE

(1)

LAPORAN AKTUALISASI

DIGITALISASI DOKUMEN PENDUKUNG

SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH (SPIP)

MELALUI GOOGLE DRIVE

PADA SUB DIREKTORAT ANALISIS DAYA DUKUNG DAN

DAYA TAMPUNG LINGKUNGAN

DIREKTORAT ANALISIS DAMPAK KEPENDUDUKAN

BKKBN PUSAT

Oleh:

DEVI NOVITASARI

NIP : 199511122019022004

PELATIHAN DASAR CALON PNS GOLONGAN III

BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA

(2)

(3)

(4)

iv

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan hidayah, rahmat, dan karunia sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan aktualisasi dengan baik , sebagai salah satu syarat kelulusan dalam melaksanakan Pelatihan Dasar CPNS BKKBN Golongan III tahun 2019.

Dalam membuat laporan aktualisasi ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan, bantuan, dan dukungan dari banyak pihak sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Reni Ardianti S.Kom, M.Si selaku mentor yang telah memberikan bimbingan, saran, dan masukan sehingga laporan aktualisasi ini dapat terselesaikan

2. Ibu Yenie Wulandari S.Sos., MA selaku coach yang senantiasa membimbing, memberikan masukan dan saran dalam penyelesaian laporan 3. Bapak dan ibu widyaiswara yang telah memberikan ilmunya yang

bermanfaat

4. Orang tua tercinta yang selalu mendoakan dan memberikan dukungan kepada penulis

5. Panitia pelaksana Pelatihan Dasar CPNS BKKBN Golongan III Tahun 2019. 6. Teman - teman Pelatihan Dasar CPNS BKKBN Golongan III Tahun 2019 Latbang DIY yang telah memberikan masukan dan motivasi kepada penulis. 7. Teman – teman di Ditdamduk BKKBN Pusat yang telah memberikan saran

dan kritiknya kepada penulis

Penulis menyadari bahwa laporan aktualisasi ini masih terdapat kekurangan karena terbatasnya kemampuan dan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik demi perbaikan rancangan aktualisasi ini agar bermanfaat bagi orang banyak

Jakarta, 23 Oktober 2019

(5)

v

DAFTAR ISI

Halaman LEMBAR PERSETUJUAN ... Error! Bookmark not defined. BERITA ACARA ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR... iv

DAFTAR ISI... v

BAB I PENDAHULUAN ... 6

A. Profil Lembaga ... 6

B. Visi Misi Organisasi ... 8

C. Tugas dan Fungsi Organisasi ... 8

D. Tugas Pokok dan Fungsi ASN/PNS ... 12

E. Tujuan dan Manfaat ... 12

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ... 13

A. Analisa Lingkungan Kerja ... 13

B. Matriks Analisa Lingkungan Kerja Hingga Menemukan Gagasan/Kegiatan Pemecahan Isu ... 17

C. Deskripsi Gagasan/Kegiatan ... 20

D. Matrik Rancangan Aktualisasi ... 23

E. Jadwal Rencana Aktualisasi ... 29

F. Rencana Antisipasi Kendala yang Dihadapi ... 31

BAB III CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI ... 32

A. Gambaran Umum Pelaksanan Aktualisasi ... 32

B. Analisa Dampak jika Isu Tidak Dilaksanakan... 36

C. Matriks Pelaksanaan Aktualisasi ... 38

BAB IV PENUTUP ... 43

A. Kesimpulan ... 43

B. Saran ... 44

C. Rencana Tindak Lanjut ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 45

(6)

6

BAB I PENDAHULUAN

A. Profil Lembaga

a. Gambaran Umum BKKBN

Berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 62 Tahun 2010, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden melalui Menteri yang bertanggung jawab di bidang kesehatan. BKKBN melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kependudukan, keluarga berencana, dan pembangunan keluarga.

Berdasarkan ketentuan Pasal 56 ayat (2) Undang-undang Nomor 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, dan ketentuan lampiran huruf (n) Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, BKKBN melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana. Saat ini BKKBN dipimpin oleh dr. Hasto Wardoyo, Sp. OG(K).

BKKBN memiliki tiga nilai Revolusi Mental, yaitu:

a) Integritas (jujur, dipercaya, disiplin, bertanggung jawab, dan tidak munafik).

b) Etos kerja (kerja keras, kerja cerdas, berdaya saing, optimis, inovatif, dan produktif).

c) Gotong royong (kerja sama, solidaritas, komunal, dan berorientasi pada kemaslahatan umum.

(7)

7 b. Struktur Organisasi

Gambar 1 : Struktur Organisasi BKKBN

c. Budaya Organisasi BKKBN

Budaya kerja merupakan perilaku kerja yang menjadi kunci keberhasilan organisasi. Budaya kerja dapat dijadikan sebagai dasar tercapainya tujuan organisasi.

Budaya kerja yang dianut oleh BKKBN adalah Cerdas, Tangguh, Kerjasama, Integritas dan Ikhlas yang selanjutnya disingkat CETAK TEGAS, yang merupakan akronim dari:

a) Cerdas, yaitu perilaku untuk mampu bertindak optimal secara efektif dan efisien dalam menyelesaikan berbagai persoalan yang dihadapi. b) Tangguh, yaitu perilaku untuk memiliki semangat pantang menyerah

untuk mencapai tujuan.

c) Kerjasama, yaitu perilaku membangun jejaring dengan prinsip kesetaraan dan saling menguntungkan, percaya, sinergis, serta menghargai melalui komunikasi yang kondusif untuk mencapai tujuan bersama.

(8)

8

d) Integritas, yaitu perilaku untuk membuat jujur, terbuka, dan konsisten antara pikiran, perkataan, dan perbuatan.

e) Ikhlas, yaitu perilaku dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan tulus dan sungguh-sungguh.

B. Visi Misi Organisasi

VISI

Menjadi lembaga yang handal dan dipercaya dalam mewujudkan penduduk tumbuh seimbang dan keluarga berkualitas

MISI

a) Mengarus-utamakan pembangunan berwawasan Kependudukan. b) Menyelenggarakan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi. c) Memfasilitasi Pembangunan Keluarga.

d) Mengembangkan jejaring kemitraan dalam pengelolaan Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga.

e) Membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten.

C. Tugas dan Fungsi Organisasi

BKKBN mempunyai tugas: “Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana”. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, BKKBN menyelenggarakan fungsi :

a) Perumusan kebijakan nasional, pemaduan dan sinkronisasi kebijakan di bidang KKB;

b) Penetapan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang KKB;

c) Pelaksanaan advokasi dan koordinasi di bidang pengendalian penduduk dan KB;

d) Penyelenggaraan komunikasi, informasi dan edukasi di bidang KKB; e) Penetapan perkiraaan pengendalian penduduk secara nasional; f) Penyusunan desain Program KKBPK;

(9)

9

g) Pengelolaan tenaga penyuluh KB/petugas lapangan KB (PKB/PLKB); h) Pengelolaan dan penyediaan alat dan obat kontrasepsi untuk kebutuhan

Pasangan Usia Subur (PUS) nasional;

i) Pengelolaan dan pengendalian sistem informasi keluarga

j) Pemberdayaan dan peningkatan peran serta organisasi kemasyarakatan tingkat nasional dalam pengendalian pelayanan dan pembinaan kesertaan ber-KB dan Kesehatan Reproduksi (KR);

k) Pengembangan desain program pembangunan keluarga melalui pembinaan ketahanan dan kesejahteraan keluarga;

l) Pemberdayaan dan peningkatan peran serta organisasi kemasyarakatan tingkat nasional dalam pembangunan keluarga melalui ketahanan dan kesejahteraan keluarga;

m) Standarisasi pelayanan KB dan sertifikasi tenaga penyuluh KB/petugas lapangan KB (PKB/PLKB);

n) Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi di bidang pengendalian penduduk dan keluarga berencana; dan

o) Pembinaan, pembimbingan dan fasilitas di bidang KKB.

Selain menyelenggarakan fungsi tersebut, BKKBN juga menyelenggarakan fungsi:

a) Penyelenggaraan pelatihan, penelitian dan pengembangan di bidang KKB; b) Pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi umum di

lingkungan BKKBN;

c) Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab BKKBN;

d) Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BKKBN; dan e) Penyampaian laporan, saran dan pertimbangan di bidang KKB.

Berdasarkan Perka BKKBN No. 72 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKKBN, Deputi Bidang Pengendalian Penduduk mempunyai tugas merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis di bidang pengendalian penduduk. Bidang pengendalian penduduk sebagaimana

(10)

10

dimaksud meliputi pemaduan dan sinkronisasi kebijakan, perencanaan kebijakan, dan analisis dampak mengenai kependudukan serta kerja sama pendidikan kependudukan. Dalam melaksanakan tugasnya, Deputi Bidang Pengendalian Penduduk menyelenggarakan fungsi:

a) perumusan kebijakan teknis di bidang pengendalian penduduk; b) pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pengendalian penduduk;

c) penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang pengendalian penduduk;

d) pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang pengendalian penduduk; dan

e) pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang pengendalian penduduk.

Direktorat Analisis Dampak Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemantauan dan evaluasi, serta pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis dampak kependudukan. Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Analisis Dampak Kependudukan menyelenggarakan fungsi:

a) Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan; b) Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang

analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan;

c) Penyiapan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan; d) Pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis dampak

(11)

11

serta analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan; dan

e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Deputi Bidang Pengendalian Penduduk.

Penulis ditempatkan di unit kerja Subdirektorat Analisis Daya Dukung dan Daya Tampung Lingkungan yang mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemantauan dan evaluasi, serta pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan. Adapun rincian tugas dan fungsi Subdirektorat Analisis Daya Dukung dan Daya Tampung Lingkungan adalah sebagai berikut:

a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan;

b) Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan;

c) Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan;

d) Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan; dan

e) Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan.

Subdirektorat Analisis Daya Dukung dan Daya Tampung Lingkungan terdiri atas:

a) Seksi Analisis Daya Dukung Lingkungan; dan b) Seksi Analisis Daya Tampung Lingkungan.

Seksi Analisis Daya Tampung Lingkungan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemantauan dan evaluasi, serta pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya tampung lingkungan.

(12)

12

D. Tugas Pokok dan Fungsi ASN/PNS

Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 pasal 10 tentang ASN, pegawai ASN berfungsi sebagai Pelaksana Kebijakan Publik; Pelayan Publik; Perekat dan Pemersatu Bangsa.

Tugas ASN sesuai Undang-Undang No 5 Tahun 2014 pasal 11 tentang ASN sebagai berikut:

a) Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. b) Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas

c) Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

E. Tujuan dan Manfaat

a. Tujuan

a) Penulis dapat memahami dan memaknai nilai-nilai dasar profesi yang meliputi Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi (ANEKA) yang akan dituangkan dalam kegiatan aktualisasi.

b) Penulis dapat mengimplementasikan nilai-nilai ANEKA dan memberikan kontribusi kepada organisasi melalui kegiatan aktualisasi ini.

b. Manfaat

a) Bagi Diri Sendiri

Mampu menjadi Aparatur Sipil Negara yang professional dalam menjalankan tugasnya dengan menerapkan nila-nilai dasar ASN dan dapat melaksanakan tugas dan fungsi secara akuntabel, mengutamakan kepentingan nasional, menjunjung tinggi etika, meningkatkan kualitas mutu, serta tidak melakukan korupsi dalam menjalankan tugas

b) Bagi Organisasi

Dengan digitalisasi dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive akan memudahkan pegawai Ditdamduk dalam mendokumentasikan, melaporkan, dan mengakses hasil kegiatan.

(13)

13

BAB II

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Analisa Lingkungan Kerja

Berdasarkan Peraturan Kepala (PERKA) Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Nomor 72/PER/B5/2011 tanggal 1 Februari 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja BKKBN, Direktorat Analisis Dampak Kependudukan merupakan salah satu dari 4 (empat) direktorat yang berada di bawah Kedeputian Bidang Pengendalian Penduduk. Sesuai dengan PERKA BKKBN tersebut, tugas pokok dan fungsi Direktorat Analisis Dampak Kependudukan adalah melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK); pemantauan dan evaluasi; serta pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis dampak kependudukan.

Dalam melaksanakan tugas, Direktorat Analisis Dampak Kependudukan menyelenggarakan fungsi:

a) Penyiapan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan;

b) Penyiapan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan;

c) Penyiapan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan;

d) Pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis dampak kependudukan terhadap sosial ekonomi, politik, pertahanan dan keamanan, serta analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan; dan

(14)

14

e) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh deputi bidang pengendalian penduduk.

Struktur Organisasi Direktorat Analisis Dampak Kependudukan terdiri atas:

a) Subdirektorat Analisis Dampak Sosial Ekonomi;

b) Subdirektorat Analisis Dampak Politik, Pertahanan, dan Keamanan; c) Subdirektorat Analisis Daya Dukung Alam dan Daya Tampung

Lingkungan.

Subdirektorat Analisis Daya Dukung Alam dan Daya Tampung Lingkungan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis, penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria, pemantauan dan evaluasi, serta pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan. Dalam melaksanakan tugas, Subdirektorat Analisis Daya Dukung Alam dan Daya Tampung Lingkungan menyelenggarakan fungsi:

a) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan;

b) Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan;

c) Penyiapan bahan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan; d) Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang

analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan; dan

e) Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya dukung alam dan daya tampung lingkungan.

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, terdapat beberapa kendala yang ditemukan yang kemudian dalam rancangan aktualisasi ini akan dicari solusinya. Terdapat 3 isu yang memiliki skor tertinggi, yaitu:

(15)

15

a) Belum adanya digitalisasi dokumen pendukung SPIP b) Belum tertatanya surat masuk dan surat keluar

c) Masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang isu kependudukan

Isu-isu tersebut jika dikaitkan dengan materi agenda III, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Manajemen ASN

Isu tentang belum adanya digitalisasi dokumen berkaitan dengan Manajemen ASN. Salah satu nilai dasar ASN adalah memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program pemerintah. SPIP merupakan sistem pengendalian intern yang diselenggarakan secara menyeluruh di lingkungan pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Dengan melakukan digitalisasi dokumen SPIP akan membantu memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien dan keandalan pelaporan kegiatan maupun keuangan. Sedangkan isu mengenai belum optimalnya pemanfaatan media untuk menginformasikan mengenai isu kependudukan terkait dengan kode etik ASN yaitu memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan.

2. Pelayanan Publik

Isu tentang masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang isu kependudukan tidak mencerminkan pelayanan publik yang baik. Karena sosialisasi tentang isu-isu kependudukan kurang maksimal, sehingga masyarakat masih minim pengetahuan hingga berefek kepada tingginya tingkat kepadatan penduduk.

Dalam rancangan aktualisasi ini, penentuan prioritas isu merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menentukan isu dari yang paling penting untuk segera diselesaikan sampai yang kurang

(16)

16

penting. Dikarenakan adanya keterbatasan sumber daya, maka sulit untuk dapat menyelesaikan semua isu secara sekaligus, sehingga dilakukan penentuan prioritas isu untuk mengetahui isu mana yang harus lebih dahulu menjadi concern untuk ditindaklanjuti. Metode yang digunakan penulis untuk melakukan penentuan prioritas isu adalah metode matriks USG. Pentingnya suatu isu dibandingkan isu lainnya dapat dilihat dari tiga aspek berikut:

1) Kegawatan masalah yang dilihat dari pengaruhnya sekarang ini terhadap produktivitas, orang, dan/atau sumber dana dan sumber daya.

2) Mendesaknya suatu masalah dilihat dari waktu yang tersedia.

3) Perkiraan yang terbaik mengenai kemungkinan berkembangnya suatu masalah.

Dalam penggunaan metode matriks USG, isu yang prioritas akan dinilai dengan melihat tiga faktor dari masing-masing isu tersebut. Sesuai dengan namanya, ketiga faktor tersebut adalah urgency,

seriousness, dan growth. Untuk mengurangi tingkat subyektivitas

dalam menentukan masalah prioritas, maka perlu menetapkan kriteria untuk masing-masing unsur USG tersebut. Umumnya digunakan skor dengan skala tertentu. Dalam hal ini, penulis menggunakan skor dengan skala 1-5. Semakin tinggi tingkat urgensi, serius, atau pertumbuhan masalah tersebut, maka semakin tinggi skor untuk masing-masing unsur tersebut. Penilaian terhadap masalah-masalah tersebut ditampilkan pada tabel matriks USG sebagai berikut:

(17)

17

B. Matriks Analisa Lingkungan Kerja Hingga Menemukan Gagasan/Kegiatan Pemecahan Isu

NO URAIAN

TUGAS PERMASALAHAN URGENCY SERIOUSNESS GROWTH TOTAL

Keterkaitan dengan Substansi (Manajemen ASN, Pelayanan Publik, WoG) GAGASAN/KEGIAT AN PEMECAHAN ISU 1 Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan

a.) Belum adanya digitalisasi dokumen pendukung SPIP

4 3 4 11 Manajemen ASN 1.) Mempelajari panduan

penggunaan google drive

2.) Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

3.) Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

4.) Mensosialisasikan

hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

(18)

18 NO URAIAN

Keterkaitan dengan Substansi (Manajemen ASN, Pelayanan Publik, WoG) GAGASAN/KEGIAT AN PEMECAHAN ISU 5.) Melakukan evaluasi b.) Belum tertatanya surat masuk dan surat keluar 2 2 2 6 Manajemen ASN 2. Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis dan fasilitasi di bidang analisis daya dukung dan daya tampung lingkungan

a.) Belum optimalnya pemanfaatan media untuk menginformasikan mengenai isu kependudukan 2 3 2 7 Manajemen ASN b.) Belum adanya bahan seminar kependudukan 2 2 2 6 Pelayanan Publik

(19)

19 NO URAIAN

Keterkaitan dengan Substansi (Manajemen ASN, Pelayanan Publik, WoG) GAGASAN/KEGIAT AN PEMECAHAN ISU c) Masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang isu kependudukan 2 3 2 7 Pelayanan Publik

Berdasarkan analisis isu menggunakan metode USG diatas dapat disimpulkan bahwa isu nomor 1 menjadi prioritas utama untuk dicarikan solusi permasalahannya. Adapun isu nomor 1 tersebut adalah “Belum adanya digitalisasi dokumen pendukung SPIP”. Isu tersebut menjadi prioritas utama karena SPIP juga terdapat di dalam Kontrak Kinerja Eselon 2. Pendigitalisasian dokumen ini juga bisa berguna untuk laporan hasil kegiatan ke bendahara pengeluaran pembantu (bpp) komponen, laporan keuangan untuk bendahara, dan e-monev.

(20)

20

C. Deskripsi Gagasan/Kegiatan

1) Mempelajari panduan penggunaan google drive

Langkah pertama yang akan dilakukan adalah mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive. Langkah ini dilakukan agar pengguna tidak bingung dan tidak terjadi kesalahan dalam penggunaannya. Langkah kedua adalah penulis akan mencatat poin-poin penting tentang penggunaan google drive. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penulis untuk melihat cara penggunaannya secara lebih sederhana. Setelah itu penulis melakukan koordinasi dengan mentor atau atasan langsung untuk konsultasi dan untuk mendapat persetujuan untuk mendigitalisasikan dokumen. Kegiatan ini memiliki keterkaitan substansi dengan nilai akuntabilitas yaitu memiliki kejelasan target dan konsisten. Etika Publik yaitu tanggap dalam permasalahan yang ada, cepat dalam mempelajari dan mengedepankan etika sopan santun saat berkoordinasi dengan mentor atau atasan langsung. Komitmen mutu yaitu melakukan tugas dengan efektifitas, efisiensi yang berorientasi pada hasil. Anti korupsi yaitu peduli dan bertanggung jawab terhadap tugas sehingga mengantisipasi masalah administratif yang akan datang. Kegiatan ini juga memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan mempelajari panduan mengunggah dokumen dalam google drive, maka dapat meningkatkan pemahaman penggunaan sehingga bisa mengerjakannya dengan baik. Kegiatan ini berupaya untuk mewujudkan nilai cerdas, dengan bertindak optimal secara efektif dan efisien.

2) Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit Langkah awal yang akan dilakukan adalah menyiapkan dokumen-dokumen yang akan dikelompokan. Dokumen dikumpulkan lalu di kelompokan sesuai dengan waktu kegiatan dan sub direktorat. Setelah itu, dokumen di scan untuk pendigitalisasian ke dalam google drive. Tahapan ini memiliki keterkaitan substansi dengan nilai akuntabilitas yaitu menyediakan data/informasi yang akurat. Nasionalisme yaitu

(21)

21

mengelompokan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu. Komitmen mutu yaitu menjaga kualitas kerja dalam mengelompokan dokumen sesuai dengan kriteria tertentu. Anti korupsi yaitu tanggung jawab terhadap tugas mengelompokan dokumen. Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Kegiatan ini berupaya untuk mewujudkan nilai cerdas, dengan bertindak optimal secara efektif dan efisien.

3) Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

Pertama, penulis akan membuat akun google drive menggunakan

email ditdamduk yang sudah ada. Setelah terbuatnya akun google drive,

penulis akan membuat folder-folder berdasarkan waktu kegiatan dan sub direktorat. Setelah semua sudah siap, penulis akan mengunggah dokumen ke dalam folder-folder sesuai dengan waktu kegiatan dan subdirektoratnya. Tahapan ini memiliki keterkaitan substansi dengan nilai akuntabilitas yaitu menata dokumen dengan mengedepankan konsistensi. Nasionalisme yaitu melakukan penataan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan pribadi. Etika Publik yaitu menata dokumen dengan cermat. Komitmen mutu yang berorientasi pada hasil mutu dan melakukan tugas dengan kreatif. Anti korupsi yaitu bertanggung jawab terhadap tugas menata dokumen dan melaksanakan tugas dengan disiplin. Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan terkumpulnya dan terkelompokkannya dokumen akan mempercepat pekerjaan karena mempermudah pencarian dokumen pendukung SPIP yang dibutuhkan. Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni bekerja dengan teliti dan akurat.

4) Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

(22)

22

Setelah terunggahnya dokumen ke dalam google drive, penulis akan mensosialisasikan tentang penggunaan google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk agar semua bisa memahami cara penggunaannya. Setelah itu, penulis akan membagikan link dokumen kepada seluruh pegawai ditdamduk agar seluruh pegawai bisa mengakses dokumennya dengan mudah untuk kepentingannya masing-masing. Tahapan ini memiliki keterkaitan substansi dengan nilai akuntabilitas yaitu keterbukaan atas semua tindakan yang dilakukan, nasionalisme yaitu memanfaatkan data/informasi dengan semangat untuk kepentingan umum. Melakukan pola kerja beretika dengan sikap hormat dan sopan dalam sosialisasi. Komitmen Mutu yaitu efektifitas, efisiensi. Anti korupsi yaitu adil dalam mensosialisasikan kepada seluruh pegawai ditdamduk. Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan sosialisasi dengan optimal dan mewujudkan nilai kerjasama, yaitu perilaku membangun jejaring dengan prinsip kesetaraan dan menghargai melalui komunikasi yang kondusif untuk mencapai tujuan bersama.

5) Melakukan evaluasi

Setelah semua tahapan kegiatan dilaksanakan, penulis akan membuat

form evaluasi untuk dibagikan kepada seluruh pegawai ditdamduk.

Setelah diisi, form akan dianalisis dan melakukan penyusunan laporan hasil evaluasi tersebut. Tahapan ini memiliki keterkaitan substansi dengan nilai akuntabilitas yaitu kejelasan target dan konsistensi. Melakukan pola kerja beretika dengan sopan. Melakukan evaluasi demi mendapatkan hasil yang terbaik. Anti korupsi yaitu menyusun laporan dengan jujur dan transparan. Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan evaluasi dengan optimal.

(23)

23

D. Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja: : Direktorat Analisis Dampak Kependudukan

Identifikasi Isu : 1. Belum adanya digitalisasi dokumen pendukung Sitem Pengendalian intern Pemerintah (SPIP)

2. Belum tertatanya surat masuk dan surat keluar 3. Belum adanya bahan seminar kependudukan

4. Belum optimalnya pemanfaatan media untuk menginformasikan mengenai isu kependudukan 5. Masih rendahnya kesadaran masyarakat untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang isu kependudukan

Isu yang Diangkat : Digitalisasi Dokumen Pendukung Sitem Pengendalian intern Pemerintah (SPIP) pada Direktorat Analisis Dampak Kependudukan melalui Google Drive

Gagasan/Kegiatan Pemecahan Isu

: 1) Mempelajari panduan penggunaan google drive

2) Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit 3) Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

4) Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

(24)

24 NO KEGIATAN

TAHAPAN

KEGIATAN OUTPUT KETERKAITAN

SUBSTANSI KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 1. Mempelajari panduan penggunaan google drive a) mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive b) mencatat poin- poin penting tentang penggunaan google drive c) Melakukan koordinasi dengan mentor

Terpelajarinya tata cara penggunaan google drive Tercatatnya poin-poin penting penggunaan google drive Terlaksananya koordinasi dengan mentor Evidence: Catatan poin-poin penting a) Akuntabilitas: kejelasan target, konsisten. b) Etika Publik: tanggap, cepat, akurat, mengedepankan etika sopan santun saat berkoordinasi dengan mentor c) Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan berorientasi pada hasil d) Antikorupsi: peduli dan bertanggung jawab terhadap tugas sehingga mengantisipasi masalah administratif yang akan datang

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan mempelajari panduan mengunggah dokumen dalam Google Drive, maka dapat meningkatkan pemahaman penggunaan sehingga bisa mengerjakannya dengan baik. Kegiatan ini berupaya untuk mewujudkan nilai cerdas, dengan bertindak optimal secara efektif dan efisien

(25)

25 NO KEGIATAN

TAHAPAN

SUBSTANSI KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 2. Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit a) menyiapkan dokumen yang akan dikelompokan b) mengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit c) Scan dokumen-dokumen Telah siapnya dokumen yang akan dikelompokan

Terkelompoknya dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

Dokumen telah terscan

Evidence: Foto a) Akuntabilitas: menyediakan data/informasi yang akurat b) Nasionalisme: mengelompokan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu c) Komitmen Mutu: Menjaga kualitas kerja dalam mengelompokan dokumen sesuai dengan kriteria tertenu d) Antikorupsi: peduli terhadap tugas pengelompokan dokumen untuk memudahkan pencarian dokumen

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan teraturnya dokumen akan mempercepat pekerjaan karena dokumen pendukung SPIP sudah tersedia.

Kegiatan ini merupakan

perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni bekerja dengan teliti dan akurat. Kegiatan ini juga mewujudkan nilai tangguh, yaitu sikap pantang menyerah dalam mengerjakan tugas

(26)

26 NO KEGIATAN

TAHAPAN

SUBSTANSI KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 3. Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive a) Membuat akun Google Drive b) Membuat folder berdasarkan bulan, tahun dan subdit c) Mengunggah dokumen ke dalam Google Drive

Akun google drive telah dibuat

Telah terbuatnya folder di dalam google drive

Terunggahnya dokumen ke dalam google drive Evidence: bukti screenshoot a) Akuntabilitas: menata dokumen dengan konsisten b) Nasionalisme: melakukan penataan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan pribadi c) Etika Publik: cermat dalam bekerja d) Komitmen mutu: berorientasi pada mutu dan kreatif dalam menata dokumen sesuai waktu dan subdit e) Antikorupsi:

Melaksanakan tugas dengan disiplin

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan terkumpulnya dan terkelompokkannya dokumen akan mempercepat pekerjaan karena mempermudah pencarian dokumen pendukung SPIP yang dibutuhkan.

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni bekerja dengan teliti dan akurat.

(27)

27 NO KEGIATAN

TAHAPAN

SUBSTANSI KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 4 Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk a) Menjelaskan penggunaan google drive kepada seluruh pegawai Ditdamduk b) Membagikan link dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk Tersosialisasikannya hasil pengelompokan dokumen Terbagikannya link dokumen dalam google drive, Notulen pertemuan Evidence : Foto a) Akuntabilitas: Keterbukaan atas semua tindakan yang dilakukan b) Nasionalisme: Memanfaatkan data/informasi dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu c) Melakukan pola kerja beretika dengan sikap hormat dan sopan dalam mensosialisasikan d) Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan berorientasi pada hasil e) Anti Korupsi: Bertanggung jawab terhadap tugas dan adil dalam mensosialisasikan kepada seluruh pegawai ditdamduk

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten.

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan sosialisasi dengan optimal dan mewujudkan nilai kerjasama, yaitu perilaku membangun jejaring dengan prinsip kesetaraan dan menghargai melalui komunikasi yang kondusif untuk mencapai tujuan bersama

(28)

28 NO KEGIATAN

TAHAPAN

SUBSTANSI KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 5. Melakukan evaluasi a) Membuat form evaluasi tentang penggunaan digitalisasi dokumen di dalam google drive b) Membagikan form evaluasi kepada seluruh pegawai ditdamduk untuk diisi c) Menganalisis dan menyusun laporan hasil form evaluasi Terbuatnya form evaluasi Terbagikannya form evaluasi Tersusunnya laporan

Evidence: Bukti form evaluasi dan foto.

a) Akuntabilitas: kejelasan target dan konsistensi b) Nasionalisme: melakukan evaluasi dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan pribadi c) Melakukan pola kerja beretika dengan sikap hormat dan sopan dalam melakukan evaluasi d) Komitmen mutu: Melakukan evaluasi demi mendapatkan hasil yang terbaik e) Anti Korupsi: Menyusun laporan dengan jujur dan benar

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten.

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan evaluasi dengan optimal

(29)

29

E. Jadwal Rencana Aktualisasi

No Kegiatan Oktober November Desember

IV I II III IV I

1 Mempelajari panduan penggunaan google drive

a) Mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive

b) Mencatat poin- poin penting tentang penggunaan google drive

c) Melakukan koordinasi dengan mentor

2 Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit a) menyiapkan dokumen yang akan dikelompokkan

b) mengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

c) Scan dokumen-dokumen

3 Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

a) Membuat akun google drive

b) Membuat folder berdasarkan waktu kegiatan dan subdit

c) Mengunggah dokumen ke dalam google drive

4 Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive

kepada seluruh pegawai ditdamduk

a) Menjelaskan penggunaan google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

(30)

30 b) Membagikan link dokumen dalam google drive kepada

seluruh pegawai ditdamduk

5 Melakukan evaluasi

a) Membuat form evaluasi tentang penggunaan digitalisasi dokumen di dalam google drive

b) Membagikan form evaluasi kepada seluruh pegawai ditdamduk untuk diisi

(31)

31

F. Rencana Antisipasi Kendala yang Dihadapi

No Tahapan Kegiatan Kendala Antisipasi

1 Mempelajari panduan penggunaan google drive

a) Mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive

b) Mencatat poin- poin penting tentang penggunaan google drive

c) Melakukan koordinasi dengan Mentor

Gangguan koneksi internet di kantor

Menggunakan kuota mandiri

2 Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

a) menyiapkan dokumen yang akan dikelompokkan b) mengelompokan dokumen

sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit c) Scan dokumen-dokumen Dokumen tidak lengkap Mencari dokumen di pengelola anggaran dan di pelaksana kegiatan

3 Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

a) Membuat akun google drive

b) Membuat folder

berdasarkan waktu kegiatan dan subdit

c) Mengunggah dokumen ke dalam google drive

a) Terbatasnya ruang penyimpnan di dalam google drive b) Gangguan koneksi internet di kantor a) Memiliki backup softfile b) Menggunakan kuota mandiri 4 Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

a) Menjelaskan penggunaan google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk b) Membagikan link dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

Kurang

terkomunikasikan dengan baik

Menjelaskan dengan baik dan rinci

5 Melakukan evaluasi a) Membuat form evaluasi

tentang penggunaan digitalisasi dokumen di dalam google drive b) Membagikan form evaluasi

kepada seluruh pegawai ditdamduk untuk diisi c) Menganalisis dan

menyusun laporan hasil form evaluasi

Terbatasnya waktu penyusunan laporan evaluasi

Mengatur waktu dan membuat skala prioritas

(32)

32

BAB III

CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Gambaran Umum Pelaksanan Aktualisasi

Penulis melaksanakan aktualisasi untuk memenuhi tugas dalam Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional tahun 2019 selama tiga puluh hari masa habituasi atau off campus yang berlangsung mulai tanggal 28 Oktober 2019 sampai 6 Desember 2019.

Pada saat off class, penulis tidak hanya melaksanakan rancangan aktualisasi yang telah di buat sebelumnya, tetapi juga melaksanakan penugasan-penugasan yang di berikan oleh atasan langsung. Adapun bentuk aktual di lapangan akan penulis uraikan dalam pelaporan aktualisasi pada bab ini secara lebih rinci.

Rangkaian kegiatan aktualisasi tersebut merupakan gagasan untuk pemecahan isu yang diangkat dalam rancangan aktualisasi, yaitu belum adanya digitalisasi dokumen pendukung sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP). Isu tersebut merupakan masalah yang terjadi di lingkungan kerja Penulis, yaitu di Direktorat Analisis Dampak Kependudukan, BKKBN Pusat.

Adapun gambaran umum pelaksanaan aktualisasi sebagai upaya pemecahan isu adalah sebagai berikut:

I. Mempelajari panduan penggunaan google drive

Kegiatan I : Mempelajari panduan penggunaan google drive Tanggal Pelaksanaan : 28-30 Oktober 2019

Dokumentasi : Lampiran 6, Halaman 183

Uraian Kegiatan:

1. Tahapan pertama : Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive. Penulis mencarinya melalui google dengan mencari artikel-artikel terkait di website yang menurut penulis dapat dipercaya. Langkah ini dilakukan agar

(33)

33

pengguna tidak bingung dan tidak terjadi kesalahan dalam penggunaannya.

2. Tahapan kedua : Setelah menemukan dan belajar tentang penggunaan

google drive, penulis mencatat poin-poin penting tentang penggunaan google drive di dalam buku. Hal ini dilakukan untuk memudahkan

penulis untuk melihat cara penggunaannya secara lebih sederhana. 3. Tahapan ketiga : Langkah terakhir yang penulis lakukan pada kegiatan

pertama ini adalah melakukan koordinasi dengan mentor atau atasan langsung untuk konsultasi kegiatan yang akan dilakukan kedepannya dan untuk mendapat persetujuan dalam mendigitalisasikan dokumen.  Hambatan : Hambatan yang bisa saja terjadi pada pelaksanaan aktualisasi

telah disajikan pada tabel hambatan/kendala beserta antisipasinya yang telah tertuang pada rancangan aktualisasi, dan pada pelaksananaannya hambatan atau kendala tersebut tidak terjadi

 Solusi : Seluruh tahapan kegiatan pada kegiatan pertama ini berjalan sesuai rencana, tepat waktu, lancar dan tidak ada hambatan sehingga tidak di paparkan solusi atas hambatan yang terjadi.

II. Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

Kegiatan II : Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

Tanggal Pelaksanaan : 4-8 November 2019 Dokumentasi : Lampiran 6, Halaman 184

Uraian Kegiatan:

1. Tahap pertama : Menyiapkan dokumen yang akan dikelompokan adalah langkah awal yang penulis lakukan dalam kegiatan ini. Penulis mengumpulkan dokumen dari pelaksana kegiatan.

2. Tahap kedua : Dokumen dikumpulkan lalu di kelompokan sesuai dengan waktu kegiatan dan sub direktorat agar memudahkan pegawai ditdamduk dalam mencari dan mengaksesnya.

(34)

34

3. Tahap ketiga : Setelah dokumen dikelompokan, dokumen di scan pada mesin scan di kantor untuk pendigitalisasian ke dalam google drive.  Hambatan : Dalam menyiapkan dan pengumpulan dokumen penulis

menemukan hambatan yaitu dokumen pendukung SPIP kurang lengkap.  Solusi : Solusi dari hambatan tersebut adalah terus mencari dokumen dan

menanyakan pada pelaksana kegiatan.

III. Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

Kegiatan III : Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam

google drive

Tanggal Pelaksanaan : 11-19 November 2019 Dokumentasi : Lampiran 6, Halaman 186

Uraian Kegiatan:

1. Tahap pertama : Penulis membuat akun google drive pada laman http://drive.google.com menggunakan email ditdamduk. Karena sudah memiliki email, maka tahapan dalam pembuatan akun google drive tidak banyak dan bisa segera log in.

2. Tahap kedua : Setelah selesai membuat akun google drive, penulis membuat folder-folder berdasarkan waktu kegiatan yaitu berdasarkan tahun dan bulan dan berdasarkan sub direktorat yaitu subdit analisis daya dukung dan daya tamppung lingkungan, subdit analisis dampak politik, pertahanan, keamanan, dan subdit analisis dampak sosial ekonomi.

3. Tahap ketiga : Setelah folder sudah siap, penulis mulai mengunggah dokumen satu persatu ke dalam folder-folder sesuai dengan waktu kegiatan dan subdirektoratnya.

 Hambatan : Hambatan yang bisa saja terjadi pada pelaksanaan aktualisasi telah disajikan pada tabel hambatan/kendala beserta antisipasinya yang telah tertuang pada rancangan aktualisasi, dan pada pelaksananaannya hambatan atau kendala tersebut tidak terjadi

(35)

35

 Solusi : Seluruh tahapan kegiatan pada kegiatan ketiga ini berjalan sesuai rencana, tepat waktu, lancar dan tidak ada hambatan sehingga tidak di paparkan solusi atas hambatan yang terjadi.

IV. Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

Kegiatan IV :

Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

Tanggal Pelaksanaan : 25 November 2019 Dokumentasi : Lampiran 6, Halaman 187

Uraian Kegiatan :

1. Tahap pertama : Setelah terunggahnya dokumen ke dalam google drive, penulis mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen kepada seluruh pegawai ditdamduk dengan menjelaskan cara penggunaan google drive agar semua bisa memahaminya.

2. Tahap kedua : Setelah dijelaskan dan semua sudah memahaminya, penulis membagikan link google drive yang telah dibuat kepada seluruh pegawai ditdamduk agar seluruh pegawai bisa mengakses dokumen yang diperlukan dengan mudah untuk kepentingannya masing-masing.  Hambatan : Hambatan yang bisa saja terjadi pada pelaksanaan aktualisasi

telah disajikan pada tabel hambatan/kendala beserta antisipasinya yang telah tertuang pada rancangan aktualisasi, dan pada pelaksananaannya hambatan atau kendala tersebut tidak terjadi

 Solusi : Seluruh tahapan kegiatan pada kegiatan keempat ini berjalan sesuai rencana, tepat waktu, lancar dan tidak ada hambatan sehingga tidak di paparkan solusi atas hambatan yang terjadi.

(36)

36 V. Melakukan evaluasi

Kegiatan III : Melakukan evaluasi Tanggal Pelaksanaan : 2-4 Desember 2019 Dokumentasi : Lampiran 6, Halaman 188

Uraian Kegiatan:

1. Tahap pertama : Setelah semua tahapan kegiatan dilaksanakan, penulis membuat form evaluasi untuk mengetahui apakah ada kendala dalam melakukan pendigitalisasian dokumen dalam google drive dan untuk mengetahui apakah pendigitalisasian tersebut bermanfaat untuk seluruh pegawai ditdamduk.

2. Tahap kedua : Setelah membuat form evaluasi, penulis membagikannya kepada pegawai ditdamduk untuk mengisi form tersebut.

3. Tahap ketiga : Form yang telah diisi akan dianalisis apakah ada kendala atau tidak, apakah bermanfaat untuk pegawai ditdamduk dan hasil evaluasi tersebut dapat membantu penulis dalam melakukan penyusunan laporan.

 Hambatan : Hambatan yang bisa saja terjadi pada pelaksanaan aktualisasi telah disajikan pada tabel hambatan/kendala beserta antisipasinya yang telah tertuang pada rancangan aktualisasi, dan pada pelaksananaannya hambatan atau kendala tersebut tidak terjadi

 Solusi : Seluruh tahapan kegiatan pada kegiatan kelima ini berjalan sesuai rencana, tepat waktu, lancar dan tidak ada hambatan sehingga tidak di paparkan solusi atas hambatan yang terjadi.

B. Analisa Dampak Jika Isu Tidak Dilaksanakan

Jika isu yang terjadi di lingkungan Direktorat Analisis Dampak Kependudukan yaitu belum adanya digitalisasi dokumen pendukung sistem pengendalian intern pemerintah (SPIP) tidak segera diatasi, maka akan terjadi beberapa persoalan yang bertentangan dengan nilai dasar ANEKA, yaitu:

(37)

37 1. Akuntabilitas

Laporan hasil kegiatan untuk SPIP, SPJ maupun E-Monev menjadi tidak akuntabel karena setiap kegiatan yang dilaksanakan tidak disertai dengan bukti yang lengkap dan pencarian dokumen secara manual akan memperlambat kerja pegawai yang dapat mengakibatkan terlambatnya atau tidak tepat waktunya penyampaian pelaporan hasil kegiatan.

2. Nasionalisme

Pengarsipan dokumen secara manual dapat mengakibatkan tercecer atau hilangnya dokumen sehingga terhambatnya kelancaran pekerjaan pegawai yang dapat mengganggu kepentingan bersama

3. Etika Publik

Tanpa dokumen yang lengkap dan kemudahan mengakses dokumen, komponen/bidang cenderung untuk tidak taat peraturan dalam penyampaian pelaporan.

4. Komitmen Mutu

Jika ada pelaksanaan audit, pelaporan dengan dokumen yang hilang atau tidak lengkap juga dapat menjadi temuan yang menjadikan penilaian kinerja menjadi kurang baik.

5. Anti Korupsi

Tanpa bukti dokumen yang lengkap, memunculkan risiko dugaan atau terjadinya kegiatan fiktif yang dapat mengarah ke perilaku atau tindak korupsi.

(38)

38

C. Matriks Pelaksanaan Aktualisasi NO KEGIATAN TAHAPAN PELAKSANAAN TANGGAL PELAKSANAAN OUTPUT DAN BUKTI

HAMBATAN SOLUSI KETERKAITAN DENGAN AGENDA ANEKA KONTRIBUSI TERHADAP TUGAS FUNGSI ORGANISASI PENGUATAN NILAI ORGANISASI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Mempelajari panduan penggunaan google drive a. Mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive b. Mencatat poin-poin penting tentang penggunaan google drive c. Melakukan koordinasi dengan mentor 28 – 30 Oktober 2019 Terpelajarinya tata cara penggunaan google drive Tercatatnya poin-poin penting penggunaan google drive Terlaksananya koordinasi dengan mentor Evidence: Catatan poin-poin penting - - a) Akuntabilitas: kejelasan target, konsisten. b) Etika Publik: tanggap, cepat, akurat, mengedepankan etika sopan santun saat berkoordinasi dengan mentor c) Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan berorientasi pada hasil d) Antikorupsi: peduli dan bertanggung jawab terhadap tugas sehingga mengantisipasi masalah administratif yang akan datang

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada tugas fungsi organisasi yaitu pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi umum.. Dengan mempelajari panduan mengunggah dokumen dalam google drive dan koordinasi dengan mentor, maka telah berkontribusi terhadap tugas fungsi organisasi Kegiatan ini berupaya untuk mewujudkan nilai cerdas, dengan bertindak optimal secara efektif dan efisien

(39)

39 2 Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdirektorat a. Menyiapkan dokumen yang akan dikelompokan b. Mengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

c. Scan dokumen-dokumen 4-8 November 2019 Telah siapnya dokumen yang akan dikelompokan Terkelompoknya dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit Dokumen telah terscan Evidence: Foto Dokumen pendukung SPIP kurang lengkap Terus mencari dan menanyakan pada pelaksana kegiatan a) Akuntabilitas: menyediakan data/informasi yang akurat b) Nasionalisme: mengelompok an dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu c) Komitmen Mutu: Menjaga kualitas kerja dalam mengelompok an dokumen sesuai dengan kriteria tertenu d) Antikorupsi: peduli terhadap tugas pengelompoka n dokumen untuk memudahkan pencarian dokumen

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada tugas fungsi organisasi yaitu pengelolaan dan pengendalian sistem informasi dengan mengelompokan dokumen-dokumen sesuai waktu kegiatan dan subdirektorat

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni bekerja dengan teliti dan akurat. Kegiatan ini juga mewujudkan nilai tangguh, yaitu sikap pantang menyerah dalam mengerjakan tugas

(40)

40 3 Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive a. Membuat akun google drive b. Membuat folder berdasarkan waktu kegiatan dan subdit

c. Mengunggah dokumen ke dalam google drive 11-19 November 2019 Akun google drive telah dibuat

Telah terbuatnya folder di dalam google drive Terunggahnya dokumen ke dalam google drive Evidence: bukti screenshoot - - a) Akuntabilitas: Bertanggung jawab terhadap tugas b) Nasionalisme: melakukan penataan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan pribadi c) Etika Publik: cermat d) Komitmen mutu: berorientasi pada mutu dan kreatif dalam menata sesuai waktu dan subdit e) Antikorupsi: Melaksanakan tugas dengan disiplin

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada tugas fungsi organisasi yaitu pengelolaan dan pengendalian sistem informasi. Akun google drive dikelola dengan membuat folder berdasaran waktu kegiatan dan subdit

(41)

41 4 Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk a. Menjelaskan penggunaan google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk b. Membagikan link dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk 25 November 2019 Tersampaikannya penjelasan penggunaan google drive Terbagikannya link dokumen dalam google drive ke seluruh pegawai Didamduk Evidence: foto - - a) Akuntabilitas: Keterbukaan atas semua tindakan yang dilakukan b) Nasionalisme: Memanfaatkan data/informasi dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu c) Melakukan pola kerja beretika dengan sikap hormat dan sopan dalam mensosialisasika n d) Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan berorientasi pada hasil e) Anti Korupsi: Bertanggung jawab terhadap tugas

Kegiatan ini memiliki kontribusi tugas fungsi organisasi yaitu pelaksanaan advokasi dan koordinasi kepada pegawai ditdamduk Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan sosialisasi dengan optimal dan mewujudkan nilai kerjasama, yaitu perilaku membangun jejaring dengan prinsip kesetaraan dan menghargai melalui komunikasi yang kondusif untuk mencapai tujuan bersama

(42)

42 5 Melakukan Evaluasi a. Membuat form evaluasi tentang penggunaan digitalisasi dokumen di dalam google drive b. Membagikan form evaluasi kepada seluruh pegawai ditdamduk untuk diisi c. Menganalisis dan menyusun laporan hasil form evaluasi 2-4 Desember 2019 Form evaluasi telah dibuat Terbagikannya form evaluasi Tersusunnya laporan Evidence: form evaluasi, foto - - a) Akuntabilitas: kejelasan target dan konsistensi b) Anti Korupsi: Menyusun laporan dengan jujur dan transparan

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada tugas fungsi organisasi yaitu

penyelenggaraan evaluasi dan penyusunan laporan dari hasil yang telah didapat

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan evaluasi dengan optimal

(43)

43

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Selama masa habituasi, Penulis melaksanakan kegiatan aktualisasi yaitu digitalisasi dokumen pendukung Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada Direktorat Analisis Dampak Kependudukan melalui google

drive. Kegiatan-kegiatan dalam pelaksaan aktualisasi dilaksanakan mulai

tanggal 28 Oktober 2019 hingga 6 Desember 2019 dan telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tahapan kegiatan dari masing-masing kegiatan.

Pelaksanaan kegiatan aktualisasi memiliki keterkaitan substansi terhadap nilai-nilai dasar ASN yaitu ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi) dan juga merupakan kontribusi terhadap pelaksanaan visi dan misi BKKBN serta dilaksanakan sesuai dengan nilai-nilai organisasi BKKBN yaitu CETAK TEGAS (Cerdas, Tangguh, Kerja sama, Intergritas dan Ikhlas).

Dalam pelaksanaan aktualisasi terdapat 2 tambahan tahapan kegiatan yang dilaksanakan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yaitu scan dokumen-dokumen pada kegiatan 2 dan membagikan form evaluasi kepada seluruh pegawai ditdamduk untuk diisi pada kegiatan 4.

Adapun kegiatan-kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan yaitu : 1. Mempelajari panduan penggunaan google drive

2. Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit 3. Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

4. Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

(44)

44

B. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis dalam rangka penyempurnaan pelaksanaan aktualisasi ini adalah :

1. Perlu adanya komitmen dari seluruh pegawai untuk kelanjutan pelaksanaan digitalisasi dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive yang akan memudahkan kerja pegawai dalam pelaporan hasil kegiatan 2. Untuk pengelolaan digitalisasi yang keberlanjutan, efektif dan efisien perlu

dipertimbangkan untuk upgrade kapasitas atau penggunaan google drive dengan kapasitas yang besar atau unlimited.

3. Pengumpulan dokumen dan penyusunan laporan agar disusun segera setelah kegiatan dilaksanakan agar tidak lupa dan dokumen tidak hilang

C. Rencana Tindak Lanjut

Rencana tindak lanjut setelah kegiatan aktualisasi dilaksanakan, yaitu:

1. Kegiatan digitalisasi dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive agar tetap dilakukan oleh seluruh pegawai ditdamduk

2. Merekomendasikan upgrade kapasitas penyimpanan google drive agar dokumen pendukung SPIP bisa terus di upload

3. Pengumpulan dokumen dan penyusunan laporan disusun dengan segera setelah kegiatan dilaksanakan agar tidak lupa dan dokumen tidak hilang 4. Penulisan link google drive di papan informasi di dalam ruangan agar

(45)

45

DAFTAR PUSTAKA

Perundang-undangan

Undang-Undang Republik Indonesia No.25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang Republik Indonesia No 52 Tahun 2009 tentang Pengembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga

Undang-Undang Republik Indonesia UU No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. 2019. Peraturan Kepala

Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Nomor 72/PER/B5/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. Jakarta.

Handout

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Akuntabilitas: Modul Pelatihan Dasar

Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi

Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Nasionalisme: Modul Pelatihan Dasar

Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Etika Publik: Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negeri Sipil Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Komitmen Mutu: Modul Pelatihan Dasar

Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2015. Anti Korupsi: Modul Pelatihan Dasar

Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2017. Manajemen ASN: Modul Pelatihan Dasar

Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2017. Pelayanan Publik: Modul Pelatihan Dasar

CalonPegawai Negeri Sipil Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Lembaga Administrasi Negara. 2017. Whole of Government: Modul Pelatihan

Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi

(46)

46

Lembaga Administrasi Negara. 2017. Habituasi: Modul Pelatihan Dasar Calon

Pegawai Negeri Sipil Golongan III. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara

Publikasi Online

Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional.2019.<htttp://bkkbn.go.id> Badan Kependudukan Keluarga Berencana Nasional.2019.<http://rb.bkkbn.go.id>

(47)

47

LAMPIRAN

Lampiran 1

Form Pengendalian Aktualisasi oleh Mentor

Penyelesaian Kegiatan Catatan

Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan;

1. Mencari dan mempelajari tentang penggunaan google drive

2. Mencatat poin-poin penting tentang penggunaan google drive

3. Melakukan koordinasi dengan mentor  Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

1. Terpelajarinya tata cara penggunaan google drive

2. Tercatatnya poin-poin penting penggunaan google drive

3. Terlaksananya koordinasi dengan mentor Evidence: Catatan poin-poin penting

 Keterkaitan Substansi Mata pelatihan; 1. Akuntabilitas: kejelasan target, konsisten. 2. Etika Publik: tanggap, cepat, akurat,

mengedepankan etika sopan santun saat berkoordinasi dengan mentor

3. Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan berorientasi pada hasil

4. Anti Korupsi: peduli dan bertanggung jawab terhadap tugas sehingga mengantisipasi masalah administratif yang akan dating  Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ;

Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan mempelajari panduan mengunggah dokumen dalam google drive, maka dapat meningkatkan pemahaman penggunaan sehingga bisa mengerjakannya dengan baik.

Nama : Devi Novitasari NIP : 199511122019022004

Unit Kerja : Direktorat Analisis Dampak Kependudukan Jabatan : Analis Sumber Daya Manusia Aparatur

Isu : Digitalisasi Dokumen Pendukung Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada Direktorat Analisis Dampak

Kependudukan melalui Google Drive

(48)

48  Penguatan Nilai Organisasi;

Kegiatan ini berupaya untuk mewujudkan nilai cerdas, dengan bertindak optimal secara efektif dan efisien

Kegiatan 2 : Pengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

Mentor

Paraf Mentor

1. Menyiapkan dokumen yang akan dikelompokan

2. Mengelompokan dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

3. Scan dokumen-dokumen

 Output kegiatan terhadap pemecahan isu; 1. Telah siapnya dokumen yang akan

dikelompokan

2. Terkelompoknya dokumen sesuai dengan waktu kegiatan dan subdit

3. Dokumen telah terscan Evidence: Foto

 Keterkaitan Substansi Mata pelatihan;

1. Akuntabilitas: menyediakan data/informasi yang akurat

2. Nasionalisme: mengelompokan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu

3. Komitmen Mutu: Menjaga kualitas kerja dalam mengelompokan dokumen sesuai dengan kriteria tertenu

4. Anti Korupsi: peduli terhadap tugas pengelompokan dokumen untuk memudahkan pencarian dokumen

 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ; Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan teraturnya dokumen akan mempercepat pekerjaan karena dokumen pendukung SPIP sudah tersedia.  Penguatan Nilai Organisasi;

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni bekerja dengan teliti dan akurat. Kegiatan ini juga mewujudkan nilai tangguh, yaitu sikap pantang menyerah dalam mengerjakan tugas

(49)

49

Kegiatan 3 : Menata dokumen pendukung SPIP ke dalam google drive

Mentor

Paraf Mentor

1. Membuat akun google drive

2. Membuat folder berdasarkan waktu kegiatan dan subdit

3. Mengunggah dokumen ke dalam google drive  Output kegiatan terhadap pemecahan isu;

1. Akun google drive telah dibuat

2. Telah terbuatnya folder di dalam google drive 3. Terunggahnya dokumen ke dalam google drive Evidence: bukti screenshoot

 Keterkaitan Substansi Mata pelatihan; 1. Akuntabilitas: menata dokumen dengan

konsisten

2. Nasionalisme: melakukan penataan dokumen dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan pribadi

3. Etika Publik: menata dokumen dengan cermat 4. Komitmen mutu: berorientasi pada mutu dan

kreatif dalam menata pengumpulan dokumen sesuai waktu dan subdit

5. Anti Korupsi: Melaksanakan tugas dengan disiplin

 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ; Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten. Dengan terkumpulnya dan terkelompokkannya dokumen akan mempercepat pekerjaan karena

mempermudah pencarian dokumen pendukung SPIP yang dibutuhkan.

 Penguatan Nilai Organisasi;

(50)

50

Kegiatan 4 : Mensosialisasikan hasil digitalisasi dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

Mentor

Paraf Mentor

1. Menjelaskan penggunaan google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

2. Membagikan link dokumen dalam google drive kepada seluruh pegawai ditdamduk

 Output kegiatan terhadap pemecahan isu; 1. Tersampaikannya penjelasan penggunaan

google drive

2. Terbagikannya link dokumen dalam google drive ke seluruh pegawai Didamduk Evidence: foto

 Keterkaitan Substansi Mata pelatihan; 1. Akuntabilitas: Keterbukaan atas semua

tindakan yang dilakukan

2. Nasionalisme: Memanfaatkan data/informasi dengan semangat untuk kepentingan umum bukan kepentingan individu

3. Melakukan pola kerja beretika dengan sikap hormat dan sopan dalam mensosialisasikan 4. Komitmen Mutu: efektifitas, efisiensi dengan

berorientasi pada hasil

5. Anti Korupsi: Bertanggung jawab terhadap tugas dan sosialisasi kepada seluruh pegawai ditdamduk dengan adil

 Kontribusi Terhadap Visi-Misi Organisasi ; Kegiatan ini memiliki kontribusi pada misi BKKBN yaitu membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten.  Penguatan Nilai Organisasi;

Kegiatan ini merupakan perwujudan dari nilai kerja cerdas, yakni melakukan sosialisasi dengan optimal dan mewujudkan nilai kerjasama, yaitu perilaku membangun jejaring dengan prinsip kesetaraan dan menghargai melalui komunikasi yang kondusif untuk mencapai tujuan bersama