PENGEMBANGAN SISTEM ERP MODUL FINANCIAL ACCOUNTING PADA PT. TONNINDO ERAMULYA (ERASYS CONSULTING)

PENGEMBANGAN SISTEM ERP MODUL

FINANCIAL ACCOUNTING PADA PT.

TONNINDO ERAMULYA (ERASYS

CONSULTING)

Yunita Octaviana

1301016356

Caroline

1301017131

Sirin Shafwati

1301064683

Noerlina

D1641

Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia

Email: (yuo.yunita@yahoo.com; chihiro2625_bratz@yahoo.com; sirin.shafwati@yahoo.com)

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini ialah untuk menghasilkan blueprint proyek ERP pada modul

Financial Accounting di PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting). Metode

penelitian yang digunakan adalah Studi Kepustakaan yang meliputi pencarian

informasi teoritis terkait dengan pembahasan masalah dan mengumpulkan data

dengan turut serta dalam proyek pengembangan sistem ERP dan melakukan analisis

langsung terhadap produk software yang telah dibuat PT. Tonnindo Eramulya

(Erasys Consulting) sebelumnya. Selain itu, penulis juga menggunakan metode

perancangan dengan pendekatan Object Oriented. Hasil yang dicapai dari

penelitian ini adalah hasil rancangan blueprint dan graphical user interface modul

Financial Accounting sistem ERP. Simpulan yang diperoleh adalah blueprint

dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Kata Kunci: Sistem, ERP, Financial, Accounting

The purpose of this research is to create a blueprint for the Financial Accounting

module of ERP projects in PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting). The

research methods used are literature study includes theoretical information retrieval

related to the discussion of problems, collecting data by participating in development

projects of ERP systems, and analyze the software products that have been made by

PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) before. In addition, the authors also use

the design method with Object Oriented approach. The results of this study are the

design of blueprints and graphical user interfaces of Financial Accounting module of

the ERP system. The conclusion obtained is blueprints designed match the needs of

the company.

PENDAHULUAN

Salah satu cara untuk mengelola proses bisnis secara terkomputerisasi adalah dengan menggunakan ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam suatu perusahaan sehingga proses bisnis tersebut menjadi lebih efektif dan efisien. Salah satu modul dalam ERP adalah Financial Accounting. Modul ini merupakan dasar untuk terintegrasi ke modul lainnya, seperti Sales and Distribution, Material Management, Human Capital Management dan lain-lain. Setiap perusahaan tidak terlepas dari kebutuhan akan informasi akuntansi, seperti laporan keuangan, dimana laporan keuangan tersebut sangat diperlukan untuk pengambilan keputusan manajerial, serta untuk pelaporan ke pihak eksternal perusahaan.PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) adalah perusahaan outsourcing yang berlokasi di Jakarta yang menawarkan jasa konsultasi teknologi dan bisnis, salah satu contohnya adalah ERP. Solusi ERP yang ditawarkan oleh PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) meliputi semua aspek bisnis. Sekarang ini, PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) sedang menjalankan suatu proyek sistem ERP yang baru, yaitu ERA ERP II. ERA ERP II merupakan software yang mampu menangani proses bisnis perusahaan yang berskala kecil dan sedang, serta untuk jenis perusahaan dagang. ERA ERP II saat ini masih dalam tahap pembangunan dimana belum tersedia blueprint untuk modul Financial Accounting, maka diharapkan ERA ERP II dapat menghasilkan laporan keuangan serta mengintegrasikan proses bisnis kliennya pada pencatatan menurut siklus akuntansi yang tepat.

METODE PENELITIAN

Metode penelitian meliputi studi kepustakaan di mana penulis mencari dan mengumpulkan informasi teoritis melalui buku-buku dan literatur lainnya;metode pengumpulan data dengan turut serta dalam proyek pengembangan sistem ERP, metode analisis dengan menganalisis produk-produk ERP PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting), serta metode perancangan dengan pendekatan Object Oriented.

HASIL DAN BAHASAN

Era ERP II mengharapkan fitur yang dapat menunjang penggunanya untuk melakukan segala aktivitas dalam bisnis, khususnya pada modul Financial Accounting, berdasarkan beberapa submodul : 1. General Ledger 2. Account Payable 3. Account Receivable 4. Asset Accounting 5. Bank Accounting 6. Financial Report.

Berdasarkan beberapa submodul tersebut maka fungsi-fungsi yang dibutuhkan ERA ERP II yaitu: 1. Input Opening Balance – Account

2. Input Finance Report Type – Account 3. Input Opening Balance – Account Payable 4. Import Data – Account Payable

5. Input Credit Limit for Vendor – Account Payable 6. View Account Payable for Each Vendor

7. Input Opening Balance – Account Receivable 8. Import Data – Account Receivable

9. Input Credit Limit for Customer – Account Receivable 10. View Account Receivable for Each Customer

12. View Selected COA 13. Edit Selected COA 14. Delete Selected COA 15. Import Data – COA 16. Penambahan Currency 17. Edit My Local Currency 18. View Detail Currency 19. Edit Detail Currency

20. Penambahan Journal Transaction 21. View Selected Journal Transaction 22. Edit Selected Journal Transaction 23. Delete Selected Journal Transaction 24. Inbound Process

25. Penambahan Payable Invoice 26. Edit Selected Payable Invoice 27. View Selected Payable Invoice 28. Delete Selected Payable Invoice 29. Penambahan Bank Payment 30. View Selected Bank Payment 31. Edit Selected Bank Payment 32. Outbound

33. Penambahan Receivable Invoice 34. View Selected Receivable Invoice 35. Edit Selected Receivable Invoice 36. Delete Selected Receivable Invoice 37. Penambahan Bank Receipt 38. View Selected Bank Receipt 39. Edit Selected Bank Receipt 40. Penambahan Purchase Return 41. View Selected Purchase Return 42. Edit Selected Purchase Return 43. Delete Selected Purchase Return 44. Penambahan Sales Return 45. View Selected Sales Return 46. Edit Selected Sales Return 47. Delete Selected Sales Return 48. Penambahan Petty Cash Transaction 49. View Selected Petty Cash Transaction 50. Edit Selected Petty Cash Transaction 51. Delete Selected Petty Cash

52. List Transaction – Post 53. List Transaction – View

54. Generate VAT Report – Single Period (VAT In dan/atau VAT Out) ke dalam format CSV 55. Generate VAT Report – Multi Period (VAT In dan/atau VAT Out) ke dalam format CSV 56. Generate Financial Report – Profit & Loss (Single Period) ke dalam Format CSV 57. Generate Financial Report – Profit & Loss (Multi Period) Ke File CSV

58. Grafik Financial Report – Profit & Loss

59. Generate Financial Report – Statement of Financial Position (Single Period) ke dalam Format CS 60. Generate Financial Report – Statement of Financial Position (Multi Period) ke dalam Format

CSV

61. Grafik Financial Report –Statement of Financial Position

62. Generate Financial Report – Retained Earnings Statement (Single Period) ke dalam Format CSV 63. Generate Financial Report – Retained Earnings Statement (Multi Period) ke dalam Format CSV 64. Grafik Financial Report –Retained Earnings Statement

65. Generate Financial Report – Cash Flow (Single Period) ke dalam Format CSV 66. Generate Financial Report – Cash Flow (Multi Period) ke dalam Format CSV 67. Grafik Financial Report – Cash Flow

68. Bank Clearing Account 69. Closing Operation

71. Penambahan Asset 72. View Selected Asset 73. Edit Selected Asset 74. Penambahan Data Bank 75. Input Opening Balance 76. View Selected Bank Data 77. Edit Selected Bank Data 78. Export Data

Blueprint

1. Rich Picture

Gambar 4.1 Rich Picture ERA ERP II

Dari rich picture di atas yang menggambarkan proses bisnis pada ERA ERP II yang memiliki kaitannya dengan modul Financial Accounting, mencakup proses penjualan, pembelian, dan akuntansi. Proses-proses tersebut ada kaitannya pencatatan akuntasi yang akan mempengaruhi laporan keuangan.

2. Class Diagram

Gambar 4.2 Class Diagram ERA ERP II

Dalam modul Financial Accounting ini terdapat beberapa kelas tambahan yaitu:

a. Ms_COA

b. Tr_Journal

c. Tr_General_Ledger dan Detail_General_Ledger

e. Tr_Subledger

f. Tr_Account_Receivable g. Tr_Account_Bank 3. State Machine Diagram

Terdapat 25 state machine diagram yaitu a. Ms_Customer b. Tr_SO c. Tr_DO d. Tr_Outbound e. Tr_Receivable_Invoice f. Tr_Bank_Receipt g. Tr_Sales_Return h. Ms_Item i. Ms_Asset j. Ms_Vendor k. Tr_PO l. Tr_Inbound m. Tr_Payable_Invoice n. Tr_Bank_Payment o. Tr_Purchase_Return p. Tr_Warehouse q. Tr_Journal r. Tr_General_Ledger s. Tr_Account_Receivable t. Tr_Account_Payable u. Tr_Account_Asset v. Tr_Currency w. Ms_COA x. Ms_Company y. Tr_Petty_Cash z. Ms_Bank aa. Tr_Account_Bank 4. Use Case Diagram

a. Chart of Account (COA) b. General Ledger Account c. Purchase d. Account Payable e. Sales f. Account Receivable g. List Transaction h. Journal Transaction i. Petty Cash j. Currency k. Bank l. Asset m. Financial Report 5. Use Case Description

Use case description ini dibuat berdasarkan use case di atas di mana merupakan detail dari masing-masing use case.

6. System Sequence Diagram

System sequence diagram merupakan diagram yang menggambarkan pesan yang harus dilakukan sistem ketika user menjalankan perintah tertentu. System Sequence Diagram tersebut dirancang berdasarkan function, use case dan use case description.

7. Activity Diagram

Activity diagram tersebut menggambarkan alur kerja aktvitas antara user dengan sistem Activity Diagram dirancang berdasarkan use case.

8. User Interface Design (Front End System)

Menu-menu dalam user interface yang berkaitan dengan modul financial accounting adalah menu Inventory Control, Finance, Accounting, dan Setting

Menu ini digunakan untuk mengelola semua transaksi yang berhubungan dengan barang, seperti menerima barang, mengeluarkan barang dan retur penjualan maupun pembelian. Terdapat 4 submenu pada menu ini yaitu:

• Inbound

• Outbound

• Purchase Return

• Sales Return b. Finance

Menu ini berguna untuk mengelola setiap transaksiyang berkaitan dengan keuangan seperti tagihan untuk penjualan dan pembelian, serta pengeluaran maupun penerimaan uang. Pada menu ini terdapat submenu:

• Receivable Invoice

• Payable Invoice

• Bank Receipt

• Bank Payment

• Petty Cash

• Bank Clearing Account c. Accounting

Pada menu ini berfungsi untuk mengelola semua kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi dan menampilkan laporan keuangan dalam bentuk tabel dan grafik. Dalam menu Accounting ini terdapat submenu:

• Accounts • Account Payable • Account Receivable • Asset • List Transaction • Journal Transaction • Closing Operation • VAT Report • Financial Report o Profit & Loss

o Statement of Financial Position o Retained Earnings Statement o Cash Flow

d. Setting

Menu Setting ini terdiri dari beberapa submenu yaitu:

• Chart of Account

• Currencies

• Export Data

• Bank

• Dunning & Bad Debts 9. Initial Setup Default Journal Entry

Berisi jurnal yan g digunakan sebagai standar dalam pencatatan jurnal akuntansi pada transaksi penjualan dan pembelian untuk perusahaan dagang.

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Kesimpulan dari perancangan sistem ERP adalah sesuai dengan kebutuhan perusahaan melalui kemudahan pengelompokan akun-akun menurut standar IFRS, gambaran tentang proses pencatatan transaksi melalui initial journal entry, modul Financial Accounting terintegrasi dengan proses bisnis lainnya dengan adanya List Transaction, Laporan yang dihasilkan sesuai dengan standar IFRS sehingga mempermudah proses pengambilan keputusan.

Saran

Saran yang kami berikan untuk kemajuan ERA ERP II modul Financial Accounting pada PT. Tonnindo Eramulya (Erasys Consulting) yaitu merealisasikan blueprint dan wireframe yang telah dirancang agar dapat segera digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi sesuai dengan standar IFRS.

REFERENSI

Epstein, Barry J., Eva K. Jermakowicz.(2007).Interpretaion and Application of International Financial Reporting Standards. United States : John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.

Ikatan Akuntan Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT.Salemba Emban Patria. Kimmel, Paul D., Jerry J. Weygandt, Donald E. Kieso. (2011).

a. Financial Accounting IFRS Edition

b. Financial Accounting Tools For Business Decision Making c. Intermediate Accounting, Volume 1 IFRS Edition.

United States: John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.

Mathiassen, Lars, Andreas Munk-Madsen, Peter Exel Nielsen, Jan Stage. (2000). Object Oriented Analysis and Design. (1st Edition). Denmark: Marko Publishing ApS.

O’Docherty, Mike. (2005). Object-Oriented Analysis and Design. England: John Wiley & Sons, Ltd. Satzinger, John W., Robert B. Jackson, Stephen D. Burd. (2009). System Analysis and Design in a

Changing World. (5th Edition). Boston: Course Technology.

Wijaya, Santo F., Suparto Darudiato. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis. 1st Edition. Jakarta: Graha Ilmu.

SAP AG.(2006).AC010 Business Process in Financial Accounting my SAP ERP Financials.Germany:SAP AG

RIWAYAT PENULIS

Yunita Octaviana lahir di kota Jakarta pada 17 Oktober 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.

Caroline lahir di kota Tanjungpinang pada 24 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.

Sirin Shafwati lahir di kota Jakarta pada 23 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.