SANGO
SANGO HISTORI
MENU UTAMA SANGO PRO
Kita ketahui bahwa format dan prosedur keuangan nirlaba berbeda dengan keuangan bisnis pada umumnya. Software keuangan yang banyak beredar dipasaran pada umumnya menggunakan format bisnis yang tentunya sulit diterapkan untuk keuangan berformat nirlaba. Oleh karena itu perlu dibuat software khusus yang dapat mengakomodir kebutuhan pelaporan nirlaba.
Yayasan Penabulu Membentuk Divisi Software Nirlaba
Yayasan Penabulu adalah organisasi nirlaba yang berorientasi dalam hal transparansi dan
akuntabilitas dengan salah satu visinya yaitu berperan serta dalam meningkatkan pembangunan kapasitas lembaga nirlaba Indonesia agar tercapainya organisasi nirlaba Indonesia yang maju, transparan dan akuntabel.
Pada tahun 2003 Yayasan Penabulu membentuk suatu divisi yaitu divisi software nirlaba, divisi ini bertugas membuat software keuangan yang khusus mengambil segmen keuangan nirlaba. Pada tahun 2004 divisi ini berhasil membuat software keuangan nirlaba yang diberi nama Acc for NGO. Software Acc for NGO ternyata kurang dapat diimplementasi atau digunakan oleh user karena tools ini dirasakan kurang fleksibel didalam penggunaannya, hal ini wajar karena divisi software sedang mencari standarisasi format dan struktur penggunaan software nirlaba. Dengan dibantu oleh donor NOVIB dalam hal pendanaan pembangunan software akhirnya divisi software Penabulu membuat software baru dan merombak total struktur cara penggunaan software dan menghasilkan software nirlaba yang diberi nama PLAKON (Piranti Lunak Akuntansi dan Keuangan Organisasi Nirlaba).
Seluruh software yang dihasilkan oleh
Yayasan
Penabulu dibangun berdasarkan proyek
yang tentunya dibatasi oleh durasi dan pencapaian tertentu. Yayasan Penabulu sadar
bahwa sebuah software harus dilakukan pemeliharaan software yang meliputi
monitoring, pelayanan user dan pengembangan terus menerus tanpa batas agar software
dapat berjalan baik dan dapat mempunyai fungsi manfaat yang maksimal.
Proses pemeliharaan ini tentunya memakan biaya besar yang berlangsung terus selama
proses pemeliharaan software. Agar proses pemeliharaan dapat terus dilakukan sebagai
bentuk pemberian kenyamanan user didalam hal menggunakan software maka divisi
software
Yayasan
Penabulu memisahkan diri dan membentuk PT. Greasoft Computindo
dari semula yang berorientasi nirlaba kini divisi software tersebut berorientasi bisnis yang
bertujuan agar software yang dibuat dapat dijual dan pendapatan hasil software untuk
pemeliharaan software itu sendiri.
Hal ini tentu dapat dibuktikan, kita ketahui bahwa PT. Greasoft Computindo memberikan
pelayanan cuma-cuma dan setiap dirilisnya update ataupun upgrade varian software
nirlaba yang dibuat, diberikan secara GRATIS kepada user pengguna tanpa dikenai biaya
seperserpun.
Menu Utama SANGO Pro
1. Toolbar
2. Bagan Proses
PERSIAPAN AWAL
PROSES INSTALASI SANGO PRO MEMBUAT DATABASE
Dokumen yang Dibutuhkan
Sebelum menggunakan SANGO jika lembaga mempunyai laporan keuangan terdahulu ataupun laporan hasil audit, maka berkas yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam program SANGO adalah :
1. Daftar Chart of Account (COA) atau nomor akun, perlu diketahui bahwa SANGO memakai penomoran awal yaitu 1 untuk aktiva, 2 untuk kewajiban, 3 untuk aktiva bersih, 4 untuk pendapatan dan 5 untuk biaya, banyaknya karakter digit nomor akun adalah 10(sepuluh) dengan demikian jika lembaga mempunyai penomoran awal lebih daripada angka 5 atau digit nomor akun tidak sama dengan 10(sepuluh) maka penomoran akun tersebut harus
disesuaikan dengan format SANGO.
2. Laporan keuangan terdahulu atau laporan hasil audit sebagai acuan dalam penentuan saldo awal nomor akun.
3. Daftar program yang sedang dijalankan lembaga.
4. Daftar kegiatan-kegiatan program (proyek) yang sedang dilakukan. 5. Daftar aktiva tetap.
• Proses Installasi SANGO Pro akan dipandu oleh Narasumber / Team Penabulu
Membuat Database
Fasilitas ini digunakan pada saat pertama kali SANGO digunakan dimana kita perlu membuat database kosong yang nantinya akan kita isi sesuai informasi yang ada pada organisasi. Untuk membuat database baru silakan klik Buat Baru pada pilihan awal. Akan muncul modul seperti dibawah ini :
1. Masukkan nama database yang akan dibuat, tentukan folder penyimpanan database yang akan dibuat tersebut.
3. Masukkan nama Lembaga, alamat dan logo lembaga, logo yang dimasukkan harus berformat bitmap (.bmp).
5. Masukkan periode awal transaksi dan Mata Uang Standar dimana nantinya tanggal transaksi tidak boleh kurang dari periode awal ini. Periode awal ini juga berfungsi sebagai periode saldo awal nomor akun.
7. SANGO memberikan template nomor akun standar. Tandai Gunakan akun ini untuk menggunakan template yang diberikan oleh SANGO.
*Pembahasan mengenai Saldo Awal ini akan dijelaskan pada sesi khusus.
9. Setelah semua proses pembuatan database baru telah sesuai dengan kebutuhan anda klik tombol Buat untuk membuat database yang baru.
MEMBUKA APLIKASI DAN DATA
ALUR PROSES
SUMBER DANA
NOMOR AKUN & SALDO AWAL
AKTIVA TETAP & DEPRESIASI
ANGGARAN PROGRAM & PROYEK
Pada saat membuka aplikasi SANGO cari alamat dimana saja tempat folder SANGO Pro berada kemudian jalankan SANGO Pro.exe.
Untuk mempermudah membuka aplikasi, SANGO Pro.exe. bisa ditempatkan/dicopy pada folder Desktop.
Pemilihan Data :
Pemilihan Data :
Dihadapkan dengan pemilihan database yang akan kita gunakan maupun database yang akan kita buat baru.
Buat Baru : Fasilitas ini sudah dijelaskan pada slide sebelumnya.
Buka : Menggunakan database yang pernah dibuat pada alamat tertentu.
Database Histori : Berisi informasi database yang meliputi akses database terakhir, yang pernah dibuat dan yang pernah dibackup. Gunakan fasilitas ini untuk mempercepat pemilihan database yang ingin digunakan.
Keluar : Membatalkan penggunaan dan keluar dari aplikasi SANGO.
Password Awal
Untuk penggunaan database yang baru maka formulir password akan selalu dimunculkan.
User dan password awal adalah: User :admin
Password :admin
Gantilah nama user dan password standar tersebut melalui formulir otorisasi password.
Jika user salah atau tidak dikenal maka akan ada pemberitahuan.
B. Transaksi
Memasukkan transaksi yang terjadi baik melalui transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas atau jurnal umum.
Sebelum anda memulai bekerja dengan SANGO, anda perlu untuk memahami bagaimana langkah demi langkah memasukkan data ke dalam
program SANGO.
Langkah-langkah tersebut adalah :
(Semua langkah-langkah ini akan dibahas pada sesi khusus satu persatu).
A. Proses Awal
1. Memasukkan data donor atau sumber dana. 2. Menyusun dan menentukan saldo awal
nomor akun.
3. Menyusun daftar program lembaga. 4. Menyusun anggaran proyek yang sedang
dijalankan.
5. Membuat daftar aktiva tetap
D. Laporan
Melihat laporan yang dihasilkan dari data yang telah dimasukkan. C. Proses Akhir
1. Posting yaitu memproses data transaksi yang telah dimasukkan untuk disusun ke dalam masing-masing laporan.
Cara memasukkan sumber dana yang mendanai lembaga. Yang termasuk sumber dana adalah penyumbang, donatur, sponsor dan pendapatan lain lembaga yang berasal dari perseorangan maupun kelompok dengan tujuan kegiatan pendanaan program.
Sumber Dana
Batasan
Kategori sumbangan, apakah sumbangan tersebut bersifat tidak terikat, terikat atau terikat sementara.
Terikat
Dana sumbangan hanya boleh sesuai dengan kesepakatan lembaga dengan sumber dana dan bersifat tetap dimana saldo dana tersebut tidak boleh berkurang.
Terikat Sementara
Dana sumbangan belum ditentukan statusnya oleh penyumbang atau dana sumbangan untuk kegiatan program dalam durasi tertentu.
Tidak Terikat
Dana sumbangan tidak ditentukan untuk tujuan tertentu atau program tertentu oleh penyumbang dimana lembaga bebas mengalokasikan
Menambah Nomor Akun :
1. Pilih header akun, posisi header
menentukan level akun yang akan dibuat. 2. Klik kanan pada akun yang dipilih kemudian
pilih tambah sub atau pilih akun headernya kemudian klik tombol tambah sub.
3. Setelah keluar form untuk memasukkan akun, masukkan nama akun. Untuk kode akun bersifat otomatis (rekomendasi) atau dapat diubah sesuai dengan keinginan user. 4. Klik OK untuk menyimpan dan Batal untuk
membatalkan.
Mengedit Nomor Akun
Klik 2 kali pada akun yang ingin diedit atau pilih akun yang ingin diedit kemudian klik tombol Edit. Semua level akun dapat diedit namanya.
Menghapus Nomor Akun
Pilih akun yang ingin dihapus kemudian klik tombol Hapus. Dalam menghapus akun SANGO akan secara otomatis menghapus seluruh sub akun tersebut. Level 1 dan 2 tidak dapat
dihapus karena sudah menjadi format standar akun.
SANGO memberikan informasi pada bagian bawah kiri form nomor akun apakah saldo awal secara keseluruhan sudah seimbang atau belum. Pastikan informasi tersebut memberikan info bahwa selisih=0.
Jika dalam saldo awal terdapat selisih (tidak seimbang), user dapat menggunakan menu balance otomatis untuk menyeimbangkan saldo selisih, namun jika menggunakan menu balance otomatis akan terjadi perubahan pada asset netto (perubahan dapat dilihat dianalisa akun), maka dianjurkan memasukkan saldo awal secara manual (akan dijelaskan pada slide berikutnya).
Level dan Grup
SANGO menggunakan 5 level dan mengelompokkan akun menjadi 13 grup yaitu:
Grup Keterangan Posisi Saldo Awal Aktiva Lancar Dipergunakan untuk akun yang berhubungan
dengan aktiva yang bersifat lancar seperti kas, bank, piutang atau uang muka dan lainnya.
Debet (+)
Aktiva Tidak Lancar Dipergunakan untuk akun aktiva yang memiliki umur lebih dari satu tahun. Yang termasuk jenis perkiraan ini misalnya aktiva tetap, akumulasi aktiva tetap dan lainnya.
Debet (+)
Kewajiban Lancar Dipergunakan untuk akun hutang yang memiliki umur kurang dari satu tahun. Yang termasuk jenis perkiraan ini misalnya hutang karyawan, hutang bunga dan lainnya.
Kewajiban Jangka Panjang Dipergunakan untuk akun hutang yang memiliki umur kurang dari satu tahun. Yang termasuk jenis perkiraan ini misalnya hutang kepada pihak ketiga dan lainnya.
Kredit (-)
Aktiva Bersih Digunakan untuk akun yang berhubungan dengan
aktiva bersih yang dimiliki oleh lembaga. Kredit (-)
Pendapatan Digunakan untuk akun yang berhubungan dengan
sumbangan dari donatur atau sumber dana. 0 (nol)
Penghasilan Digunakan untuk akun yang berhubungan dengan pendapatan atau penghasilan yang dihasilkan dari usaha lembaga. Yang termasuk akun ini misalnya penjualan barang/jasa usaha lembaga dan lainnya.
0 (nol)
Aktiva Bersih yang
Berakhir Batasannya Dipergunakan untuk akun yang termasuk dalam aktiva bersih baik barang maupun sisa dana program yang bersifat terikat maupun terikat sementara(sesuai dengan kesepakatan dengan penyumbang/sumber dana menjadi tidak terikat (dikuasai oleh lembaga).
Penerimaan Lainnya Digunakan untuk mencatat akun pendapatan di luar dari pendapatan, penghasilan aktiva brsih yang berakhir batasannya. Yang termasuk akun ini adalah pendapatan bunga dan lainnya.
0 (nol)
Biaya Administrasi dan
Umum Digunakan berhubungan dengan biaya-biaya rutin lembaga. untuk mencatat akun yang Yang termasuk akun ini adalah listrik, transport dan lainnya.
0 (nol)
Pencarian Dana Digunakan untuk mencatat akun yang berhubungan dengan biaya-biaya dalam mencari pendanaan suatu program lembaga. Yang termasuk akun ini adalah transport, lobi dan lainnya.
0 (nol)
Biaya Lainnya Digunakan untuk mencatat akun yang berhubungan dengan biaya-biaya diluar biaya rutin dan biaya pencarian dana . Yang termasuk akun ini adalah akumulasi penyusutan, biaya bunga dan lainnya.
0 (nol)
Program Digunakan untuk mencatat akun yang berhubungan dengan biaya-biaya untuk kegiatan program.
Saldo Awal : catatan penting dalam memasukkan saldo awal di SANGO adalah harus diperhatikan sumber dananya sesuai saldo dana donor masing-masing atau konsolidasi, selain itu saldo awal bisa juga mengacu pada laporan hasil audit (jika ada) atau laporan keuangan terdahulu.
Saldo Awal
1. Klik terlebih dahulu “Persumber Dana”, kemudian pilih sumber dananya.
2. Masukkan Saldo Awal, kemudian klik “Ok”, jika ada 2 atau lebih saldo awal dan sumber dana pada 1 akun, maka ulangi lagi langkah dari point 1.
3. Jika saldo awal adalah konsolidasi maka klik konsolodasi, kemudian masukkan saldo awal. 4. Jika ingin melihat saldo awal persumber dana yang lebih dari 1 sumber dana, maka klik “Lihat
Sumber Dana” untuk melihat perincian saldo awal persumber dananya.
Fasilitas ini berfungsi untuk melihat apakah saldo awal tiap-tiap sumber dana sudah seimbang atau belum dan juga melihat mutasi tiap-tiap nomor akun pada periode tertentu.
Menampilkan Saldo Awal Per Sumber Dana
Klik tombol Tampilkan Saldo Awal untuk menampilkan saldo awal tiap-tiap sumber dana. Pastikan selisihnya pada tiap kolom adalah 0 (nol), jika tidak 0 (nol) maka dipastikan posisi keuangan sumber dana tersebut tidak seimbang.
Melihat Mutasi Pada Periode Tertentu
Pilih halaman Mutasi, tentukan tahun mutasi, pilih sumber dana(opsional) kemudian klik tombol Tampilkan untuk menampilkan mutasi tiap-tiap nomor akun sesuai pilihan tertentu.
Aktiva tetap adalah sumberdaya yang dikuasai oleh lembaga untuk digunakan dalam kegiatan lembaga dan tidak untuk dijual dalam kegiatan normal lembaga.
Aktiva tetap dapat dimanfaatkan secara permanen dalam rentang waktu lebih dari 1 tahun. Daftar aktiva ini meliputi kendaraan, gedung dan aktiva lainnya.
Daftar Kategori Aktiva tetap yang Umum digunakan :
Aktiva Tetap
Kategori Usia Pakai (Tahun) Tarif (%)
Tanah -
-Bangunan Permanen 20 5
Bangunan Semi Permanen 10 10
Furniture / Meubel 8 12,5
Kendaraan 5 20
Sebelum membuat daftar aktiva tetap kita perlu membuat kategori aktiva tetap tersebut. Daftar kategori ini yang akan masuk ke dalam nomor akun bersama akun depresiasinya. Klik tombol + tepat disamping pilihan kategori barang pada form aktiva tetap untuk
membuka form kategori barang.
1. Masukkan nama kategori. Pilih metode straightline(garis lurus) jika kategori tersebut mempunyai nilai depresiasi atau Non Depreciable(tidak didepresiasikan) untuk
kategori tanah.
2. Isi usia pakai kategori tersebut.
3. Klik Simpan untuk menyimpan dan Batal untuk membatalkan.
Perlu diketahui bahwa jika kita memasukkan tanggal perolehan dibawah periode saldo awal akan secara otomatis dihitung oleh SANGO menjadi saldo awal akun beserta nilai depresiasinya sampai dengan tanggal saldo awal. Berbeda dengan ika kita memasukkan tanggal perolehan diatas periode saldo awal maka SANGO akan membuatkan transaksinya.
Langkah-langkah membuat daftar aktiva tetap :
1. Kode : kode aktiva tetap.
2. Kategori : Kategori aktiva tetap. Contoh : bangunan, kendaraan dan lainnya. 3. Spesifikasi : Keterangan aktiva tetap. Contoh : Komputer Pc Pentium VI
4. Pemilik : Pemilik aktiva tetap tersebut, apakah lembaga atau sumber dana tertentu. 5. Tanggal Perolehan : Tanggal aktiva tetap tersebut diperoleh.
6. Harga Perolehan : Harga total suatu barang didapat yang meliputi harga barang ditambah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang tersebut.
7. Nilai Sisa : Nilai akhir sisa aktiva tetap setelah disusutkan.
8. Biaya Dari (Akun) : Akun yang digunakan untuk pembayaran pembelian aktiva tetap apakah dari kas, bank atau hutang.
9. Klik Simpan untuk menyimpan dan Batal untuk membatalkan penyimpanan.
Mengedit Daftar Aktiva Tetap :
1. Pilih data yang ingin diedit.
2. Klik 2x data tersebut atau klik tombol Edit. 3. Ubah sesuai kebutuhan.
4. Klik Simpan untuk menyimpan dan Batal untuk membatalkan perubahan.
Penghapusan Aktiva Tetap :
5. Masukkan tanggal penghapusan, kemudian klik Proses
Depresiasi merupakan proses pengalokasian harga perolehan aktiva tetap menjadi biaya selama masa manfaat dengan cara yang rasional dan sistematis. Aktiva tetap yang digunakan dari waktu ke waktu akan semakin menurun baik secara fisik maupun fungsinya.
Faktor yang mempengaruhi biaya depresiasi adalah:
1. Harga perolehan 2. Nilai sisa
3. Usia pakai (bisa dilihat pada kategori aktiva tetap)
Modul depresiasi berfungsi untuk menghitung secara otomatis penyusutan aktiva tetap pada periode bulanan atau tahunan.
• Pilih periode depresiasi apakah bulanan atau tahunan. • Klik Depresiasi
Periode yang sudah didepresiasikan ditandai dengan pada kolom bulan. SANGO akan mendeteksi periode yang pernah didepresiasikan pada setiap aktiva tetap, jadi proses penyusutan tidak akan berulang atau ganda meskipun kita menekan tombol depresiasi pada periode yang pernah
Program adalah sasaran pencapaian atas sub bagian misi lembaga sebagai bentuk implementasi dari tujuan lembaga. Sub dari program adalah proyek atau kegiatan-kegiatan yang dijalankan. Data
program yang disusun nantinya berfungsi untuk menentukan acuan dari proyek yang akan kita susun.
Membuat Daftar Program
1. Klik Tambah Baris untuk membuat baris program pada level 1. Untuk menambahkan sub pada baris program, pilih header yang ingin dibuatkan subnya kemudian klik Tambah Sub.
2. Masukkan ID, bisa berdasarkan nomor MoU atau karakter ID lain yang sesuai. Pada sub program ID sudah dibuat otomatis, akan tetapi kita dapat merubah ID tersebut sesuai kebutuhan kita. 3. Masukkan nama program pada kolom Keterangan.
4. Isi Budget program tersebut (jika ada).
5. Gunakan tanda panah atas dan bawah untuk mengatur atau mengedit posisi susunan program. 6. Klik Simpan untuk menyimpan dan Batal untuk membatalkan.
Mengedit Daftar Program
Kita langsung dapat mengedit data program tanpa menekan tombol apapun karena posisi kolom-kolom pada tabel masukan selalu dalam posisi siap input dan edit. Untuk menyimpan perubahan tersebut klik Simpan.
Menghapus Baris Program
Klik tombol Hapus untuk menghapus baris pada data masukkan. klik Simpan utuk menyimpan perubahan daftar yang telah edit maupun kita hapus tersebut.
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dijalankan oleh lembaga sebagai bentuk implementasi dari sasaran pencapaian akan cita-cita program. Sebelum membuat daftar proyek kita harus membuatkan daftar programnya terlebih dahulu.
Membuat Daftar Proyek
1. Pilih program pada bagian ID Program yang ingin kita susun proyeknya. 2. Masukkan Durasi proyek tersebut.
3. Klik Tambah Baris untuk membuat baris daftar proyek pada level 1. Untuk menambahkan sub pada baris proyek, pilih header yang ingin dibuatkan subnya kemudian klik Tambah Sub.
4. Masukkan ID secara konsisten. Pada sub proyek atau rincian sub ID sudah dibuat otomatis, meskipun demikian kita dapat merubah ID tersebut sesuai kebutuhan kita.
5. Masukkan Keterangan baris proyek tersebut, dapat berupa nama sub proyek maupun detail biaya proyek.
6. Isi Budget proyek tersebut (jika ada). Untuk header sebaiknya dikosongkan karena budget tersebut akan secara otomatis dihitung berdasarkan budget-budget yang ada sub header tersebut.
7. Gunakan tanda panah atas dan bawah untuk mengatur atau mengedit posisi susunan daftar proyek.
8. SANGO akan membandingan jumlah budget pada proyek yang kita susun dengan budget
program melalui informasi Selisih dengan budget program, lebih baik selisih tersebut nilainya 0 (nol).
Mengekspor Struktur Proyek
SANGO menyediakan fasilitas untuk mengekspor proyek yang telah kita susun ke dalam file Excel. 1. Pilih pada toolbar diatas Export->Kirim struktur ke file Excel.
2. Pilih program atas proyek yang ingin kita kirim susunannya tersebut. 3. Klik OK untuk mengirim struktur proyek.
Menyalin Struktur Proyek
Kadang-kadang proyek yang satu dengan yang lain mempunyai kemiripan strukturnya. SANGO menyediakan fasilitas untuk menyalin struktur proyek yang telah dibuat untuk diadopsi ke dalam susunan proyek yang baru. Modul ini juga berfungsi ketika kita belum mengetahui susunan atas proyek yang sedang dijalankan di lapangan. Kita dapat meminta susunan daftar proyek di lapangan dengan terlebih dahulu kita mengirimkan format struktur proyek yang dapat dilihat melalui hasil Kirim struktur ke file Excel untuk kita salin ke dalam proyek.
1. Pilih program pada bagian ID Program yang ingin kita buat susunan proyeknya. 2. Pilih pada toolbar diatas Salin Struktur, akan muncul form Kopi Struktur.
3. Pilih halaman Dari Program untuk menyalin struktur dari struktur proyek pada program lain, pilih halaman Dari File Excel untuk menyalin struktur yang telah diexport atau dibuat di Excel.
4. Pilih program lainnya(dari program) atau masukkan alamat file Excel(dari file Excel) kemudian klik OK untuk menyalin struktur.
