PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI
Laboratorium
Akuntansi Keuangan Menengah
Disusun oleh : Jasman, S.E., Ak,. M.B.A Fangky A. Sorongan., S.T., M.M
PERBANAS INSTITUTE JAKARTA
2015
Halaman
Kata Pengantar ……… i
Tahapan Mempelajari Software Akuntansi “Accurate” ………. ii
Bab 1 Pendahuluan ……… 1
Bab 2 Persiapan Data Awal (Basic Set Up)..……….. 8
Bab 3 Persiapan Data Awal (Manual) Advanced Set Up…………. 18
Bab 4 Persiapan Data Awal (Import File ) Advanced Set Up……. 33
Bab 5 Siklus Pembelian ……….. 38
Bab 6 Siklus Penjualan ………... 49
Bab 7 Pendapatan & Beban ... 61
Bab 8 Aset tetap ... 64
Bab 9 Return Merchandise Authorization (RMA) ... 67
Bab 10 Rekonsiliasi Bank ... 69
Bab 11 Period End & Laporan Keuangan ... 70
Bab 12 Mini Kasus ... 72
Daftar Pustaka ... 87
i
KATA PENGANTAR
Kemajuan Tekonologi Informasi dan Komomunikasi telah memberikan dampak posistif terhadap keandalan penyajian laporan keuangan saat ini. Mahasiswa yang nantinya akan berkecimpung di dunia praktik akuntansi harus memiliki kompetensi dalam penggunaan Software Akuntansi yang saat ini berkembang dan banyak digunakan. Salah satu sotware yang banyak digunakan oleh organisasi perusahaan saat ini tersebut adalah
”Accurate”.
Buku praktikum ini dibuat sebagai bahan ajar dan acuan bagi Dosen dan Mahasiswa Akuntansi untuk program studi D-3 dan S-1 dalam proses belajar mengajar software ”Accurate” tersebut. Kami menyadari bahwa buku praktikum ini masih banyak memilliki kekurangan., Oleh karena itu, segala saran demi perbaikan buku praktikum ini sangat diharapkan.
Jakarta, 2 Februari 2015
Tim Penulis*) Jasman, S.E., Ak, M.B.A Fangky A. Sorongan, S.T., M.M
*) Penulis adalah pemegang sertifikat CAP (Certified Accurate Professional)
ii
TAHAPAN BELAJAR SOFTWARE AKUNTANSI
“ACCURATE 4”
(BAGAIMANA MENGGUNAKAN BUKU PRAKTIKUM INI)
Untuk mempelajari Accurate, ada 2 (dua) langkah yang harus ditempuh, yaitu:
1. Membuat persiapan data awal (Set-Up)
Langkah pertama sebelum masuk ke transaksi keuangan adalah melakukan persiapan awal (Set-Up) yang dijelaskan pada Bab 1 sampai dengan Bab 4 buku praktikum ini. Kegiatan ini terdiri dari meng-input Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan, mata uang yang akan dipakai dalam transaksi, daftar pelanggan, daftar pemasok, dst. Setiap Bab diberikan contoh soal untuk praktik-nya.
Proses ini dilakukan sampai dengan pertemuan ke-enam / ke-tujuh yaitu sebelum Ujian Tengah Semester (UTS) yang akan termasuk sebagai materi untuk UTS.
2. Melakukan proses pencatatan transaksi keuangan
Apabila proses set-up telah dikuasai oleh mahasiswa, maka proses pembelajaran selanjutnya dapat dilanjutkan pada tahapan kedua yaitu mempelajari proses untuk pencatatan transaksi. Proses pencatatan transaksi dijelaskan mulai dari Bab 5 Siklus Pembelian sampai dengan Bab 11 Period End & Laporan Keuangan. Contoh Soal untuk keperluan Praktik nya menggunakan Mini Kasus yang telah disediakan di Bab 12.
1 | P a g e
BAB 1
PENDAHULUAN
Tentang Accurate Versi 4.2
Accurate adalah aplikasi software yang dikembangkan untuk perusahaan dagang dan jasa yang belum atau hanya memiliki laporan keuangan sederhana. Aplikasi ini memudahkan kita dalam menyusun laporan keuangan untuk mendapatkan hasil laporan laba-rugi yang cepat dan akurat.
Dalam software Accurate versi 4.2 terdiri dari beberapa modul modul yang dikemas dalam paket accurate, antara lain sebagai berikut :
1. Modul Buku Besar (General Ledger Module) : modul ini terdiri dari Daftar Akun (List Of Account), Daftar Mata Uang (List Of Currency), Informasi Perusahaan (Company Info), Formulir Bukti Jurnal (Journal Voucher Form), Proses Akhir Bulan (Perid End Process), dan Laporan Keuangan (Financial Statemen).
2. Modul Kas Bank (Cash Bank Module) : modul ini terdiri dari Formulir Pembayaran Lain (Other Payment Form), Formulir Penerimaan Lain (Other
2 | P a g e Deposit Form), Buku Bank (Bank Book), Formulir Rekonsiliasi Bank (Bank Reconcile Form).
3. Modul Persediaan (Inventory Module) : modul ini terdiri dari Daftar Barang dan Jasa (List Of Item), Formulir Penyesuain Persediaan (Inventory Adjustment Form), Formulir Pembiayaan Pesanan (Job Costing Form), Daftar Gudang (List Of Warehouse), Formulir Grup Barang (Item Grouping Form), Formulir Penyesuaian Harga Jual Barang (Set Selling Price Adjustment Form), dan Formulir Pindah Barang (Item Transfer Form)
4. Modul Penjualan (Sales Module) : modul ini terdiri dari Formulir Penawaran Penjualan (Sales Quotation Form), Formulir Pesanan Penjualan (Sales Order Form), Formulir Faktur Penjualan (Sales Invoice Form), Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) dan Formulir Penerimaan Penjualan (Sales Receipt Form).
5. Modul Pembelian (Purchase Module) : modul ini terdiri dari Formulir Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Form), Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order Form), Formulir Penerimaan Barang (Received Item Form), Formulir Faktur Pembelian (Purchase Invoice Form), Formulir Retur Pembelian (Purchase Return Form) dan Formulir Pembayaran Pembelian (Purchase Payment Form).
6. Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset Module) : modul ini terdiri dari Formulir Aktiva Tetap Baru (New Fixed Asset Form), Daftar Tipe Aktiva Tetap Pajak (List Of Fiscal Fixed Asset Type), Daftar Tipe Aktiva Tetap (List Of Fixed Asset Type), Daftar Aktiva Tetap (Fixed Asset List).
7. Modul Daftar (List Module) : modul ini terdiri dari Proyek (Project), Departemen (Department), Penjual (Salesman), Pemasok (Vendor) dan Pelanggan (Customer).
8. Modul RMA (Return Merchandise Authorization Module) : modul ini terdiri dari Formulir RMA (RMA Form) dan Formulir RMA Action (RMA Action Form).
9. Modul Proyek (Project Module) : modul ini terdiri dari Daftar Bahan Baku, Daftar Biaya Proyek, Formulir Work Price Analysis, Formulir Proyek, Formulir Material In Used, Formulir Project Survey, Formulir Project Bill, Formulir Project Ending.
10. Modul Pabrikasi (Manufacture Module) : modul ini terdiri dari Formula Produk (Bill of Material), Perintah Kerja (Work Order), Pengeluaran Bahan baku
3 | P a g e (Material Release), Produk & Bahan baku Keluaran (Product & Material Result), Biaya Produksi (Conversion Costs), Bahan baku (Raw Materials)
1.2 Instalasi Program Accurate 4.2
Anda dapat menginstall program Accurate 4.2 dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
1. Masukkan CD Installer Accurate lalu klik install Accurate 4.2
2. Akan muncul konfirmasi sebelum menjalankan proses install, akan muncul tampilan Read Me File klik tombol Next.
3. Tahap berikutnya adalah menentukan apakah computer yang akan diinstall program accurate tersebut akan dijadikan sebagai server atau client saja. Jika hanya bekerja di satu computer, pilihlah keduanya (centang keduanya), maka akan muncul tampilan berikut;
4. Pilih letak directori dan folder program Accurate akan ditempatkan. Sudah diberikan default folder yaitu di C:\Program Files\CPSSoft\Accurate4…\.
Kemudian klik Next.
4 | P a g e
5. Tahap berikutnya adalah adalah pilihan Program Manager Group, dimana Accuarte bisa dibuka dari menu start-Program. Default yng diberikan adalah CPSSoft\ACCURATE V4 Education. Kemudian klik Next.
6. Tahap berikutnya adalah tampilan informasi versi Accurate build yang ke (4.2.12.1357) yang akan diinstal ke computer tersebut.
5 | P a g e 7. Klik Next, dilanjutkan dengan proses instalasi beberapa menit. Jika sudah
pernah diinstall Accurate sebelumnya, akan ada konfirmasi bahwa installer secara otomatis akan mematikan firebird untuk diinstall ulang, klik OK.
8. Tampilan proses instalasi akan dijalankan selama beberapa menit, tunggu sampai ada konfirmasi bahwa instalasi telah selesai dilakukan, klik tombol finish.
1.3 Membuat Database Baru
Database baru dapat dibuat dengan dua kemungkinan yaitu dibuat di local (di dalam hard disk PC sendiri) atau diletakkan di dalam PC orang lain atau server (Remote).
1.3.1 Membuat Database Baru di Komputer Lokal
Berikut langkah yang dilakukan untuk membuat database baru di komputer lokal (di dalam hard disk PC sendiri) :
6 | P a g e 1. Buka program Accurate dengan cara klik tombol start-All Program-CPSSoft-
Accurate4 Education
2. Atau klik icon Accurate yang terdapat pada desktop komputer Anda.
3. Pada tampilan Welcome to Accurate, klik tombol Create New Company
4. Klik check box local yang terdapat pada form Create Database. Klik tombol elips […], lalu pilih folder tempat data akan diletakan , ketik nama file dengan ekstensi *GDB, lalu klik tombol Create dan OK. Tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai dilakukan.
5. Setelah proses pembuatan database Accurate selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat login untuk masuk ke dalam database tersebut dengan USER IDR dan Password = SUPERVISOR (password tidak membedakan huruf kecil maupun huruf besar)
1.3.2 Membuat Database Baru di Komputer Lain (Remote)
Jika Anda menjalankan Accurate dari computer A dan ingin membuat database baru di computer B (sebagai computer server) Anda harus tahu berapa nomor IP address atau nama computer (computer name) dari computer B sebagai computer server.
Sebelum membuat database secara remote pastikan computer client(computer A) dan computer server (computer B) telah terhubung dengan baik.
Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat database secara remote :
1. Buka program Accurate klik start- All Prgram- CPSSoft-Accurate V4 2. Pada tampilan Welcome to Accurate, klik tombol Create New Company
7 | P a g e 3. Klik check box Remote yang terdapat pada form database Create Database,
langkah selanjutnya isi kolom server name dengan nomor IP Address computer server , kemudian pada kolom file name ketikan alamat tempat database baru akan diletakan di computer server dengan ekstensi *GDB, lalu klik tombol create dan OK, tunggu beberapa saat sampai proses pembuatan database selesai.
4. Setelah proses pembuatan database Accurate selesai dilakukan, langkah selanjutnya Anda dapat login untuk masuk ke dalam database tersebut dengan USER IDR dan Password = SUPERVISOR (password tidak membedakan huruf kecil maupun huruf besar)
1.4 Membuka Database
1. Untuk membuka database yang telah dibuat sebelumnya pada tampilan awal menu pilih Open Existing Company (Membuka data perusahaan) akan terdapat pilihan local dan remote untuk membuka database sama seperti ketika membuat database baru.
2. Pilih local jika akan membuka database langsung dari computer server(computer yang menyimpan database yang akan dibuka( atau pilih pilihan remote (mesin lain) jika membuka databasenya dari computer client, pastikan mengisi nama server dan alamat serta nama databasenya dengan benar.
8 | P a g e
BAB 2
PERSIAPAN DATA AWAL (BASIC SET UP)
Dalam mempersiapkan database baru, Accurate menyediakan dua tipe persiapan database yaitu Persiapan Dasar (Basic Setup) dan Persiapan Mahir (Advance Setup). Persiapan Dasar diperuntukkan bagi perusahaan atau kegiatan bisnis dengan pencatatan pembukuan yang sederhana, yang hanya terdiri dari barang barang yang dijual atau dibeli, akun kas, bank, pendapatan serta biaya biaya. Sedangkan Persiapan Mahir diperuntukkan bagi perusahaan atau kegiatan bisnis dengan pencatatan pembukuan yang kompleks, yang tidak hanya terdiri dari akun kas, bank, pendapatan atau biaya biaya, tapi juga melibatkan adanya pencatatan aset tetap, informasi syarat pembayaran, pajak, dan sebagai nya.
Dalam Persiapan Dasar terdapat 7 tahap yang harus di setup. Agar persiapan awal database dengan menggunakan basic set up dapat dilakukan, sebaiknya terlebih dahulu menyiapkan data-data standar berikut ini;
a. Saldo kas & Bank b. Buku piutang pelanggan c. Buku hutang kepada pemasok
d. Daftar barang dan jasa yang diperjual belikan beserta stock barang terakhir
Setelah data-data standar tersebut Anda siapkan. Anda dapat mulai melakukan persiapan awal database tipe standar dengan langkah-langkah sebagai berikut;
1. Sebelum melakukan persiapan awal database, Anda dapat memilih bahasa yang Anda inginkan dengan cara mengklik pada bahasa yang Anda inginkan kemudian klik tombol Next .
9 | P a g e 2. Memilih tipe persiapan yang akan Anda gunakan, klik Basic Set Up
Klik pilihan Yes pada pesan peringatan yang menginformasikan bahwa Accurate akan membuatkan akun-akun umum yang diperlukan pada database baru, berkaitan dengan pemasok, pelanggan, mata uang dsb.
3. Persiapan Dasar (basic) pertama yang harus dilakukan adalah mengisi data tentang mata uang (currency) yang digunakan dalam transaksi dan mengisi data tentang informasi perusahaan.
10 | P a g e Isi data informasi perusahaan dengan mengikuti petunjuk di bawah ini:
a. Company Name (Nama Perusahaan): isi kolom ini dengan nama lengkap perusahaan.
b. Addresses (Alamat): isi kolom ini dengan alamat perusahaan.
c. Default Currency (Mata Uang Default): kolom ini secara otomatis akan terisi dengan mata uang IDR. Jika mata uang default yang anda gunakan adalah mata uang asing, maka anda dapat mengubah default mata uang sesuai dengan mata uang yang akan dipergunakan, dengan terlebih dahulu menyesuaikan daftar mata uang sesuai dengan mata uang yang anda gunakan dalam transaksi operasional perusahaan anda.
Karena Anda memilih tipe persiapan singkat, maka tabel daftar mata uang secara otomatis telah menampilkan data mata uang yang telah dicreate oleh program Accurate. Anda dapat menyesuaikan data uang pada mata uang pada tabel daftar mata uang sesuai dengan mata uang yang Anda miliki.
Pengisian tabel daftar mata uang dilakukan dengan langkah sebagai berikut;
1. Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama mata uang.
Pengetikan nama mata uang maksimal 20 karakter.
2. Rate : Pada kolom ini, Anda dapat mengetikan nilai tukar mata uang tersebut terhadap mata uang dasar (base currency).
3. Rate Type : Kolom ini secara otomatis akan menampilkan informasi lain tukar mata uang yang Anda input terhadap mata uang base yang menjadi default mata uang (mata uang dengan rate 1).
4. Country : Pada kolom ini, Anda dapat mengetikan nama negara yang mengeluarkan mata uang tersebut.
5. Symbol : Pada kolom ini dapat mengetikan simbol mata uang yang Anda input (maksimal 10 karakter).
Setelah selesai menginput data mata uang dan informasi tentang perusahaan Anda klik tombol LANJUT (NEXT) untuk masuk ke persiapan singkat berikutnya.
4. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput informasi kas/bank yang Anda miliki. Sama seperti Tabel Daftar Mata Uang, Tabel informasi kas/bank juga telah terisi dengan informasi kas/bank yang
11 | P a g e otomatis telah dibuatkan program Accurate pada saat Anda memilih tipe persiapan dasar (basic set up).
Anda dapat menyesuaikan data pada tabel cash/bank informasi sesuai dengan data bank/kas yang Anda miliki. Pengisian tabel Daftar kas /bank dapat Anda lakukan dengan petunjuk berikut ini;
Name : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama akun kas/bank yang Anda miliki
Currency : Pada kolom ini Anda dapat memilih jenis mata uang dari akun kas/bank yang Anda miliki
Balance Date : Pada kolom ini Anda dapat menginput tanggal saldo kas/bank yang Anda miliki.
Current Balance : Pada kolom ini Anda dapat menginput saldo kas/bank yang Anda miliki per tanggal saldo yang Anda input.
Setelah selesai menginput opening informasi kas/bank pilih tombol NEXT untuk masuk ke persiapan berikutnya.
5. Persiapan singkat berikutnya yang dapat Anda lakukan adalah menginput informasi pelanggan dan pemasok yang Anda miliki.Tsbel daftar pelanggan dan pemasok ini juga telah terisi secara otomatis dibuatkan oleh Accurate pada saat
12 | P a g e Anda memilih persiapan singkat.
a. Tabel Daftar Pelanggan
Pada tabel daftar pelanggan entry data pelanggan yang Anda miliki
Nama : Pada kolom ini Anda dapat mengetikan nama pelanggan Currency : Jenis mata uang yang biasa dipergunakan
Opening Balance : Kolom ini akan menampilkan saldo piutang pelanggan Anda.
Penginputan saldo piutang pelanggan dapat dilakukan dengan cara ;
1. Klik tombol opening balance yang terdapat di atas tabel daftar pelanggan, untuk membuka form isian Opening Balance.
2. Pada tampilan form Opening Balance, isi informasi saldo pelanggan
13 | P a g e b. Tabel Daftar Pemasok (Vendor)
Enty data pemasok dan saldo hutang kepada pemasok.
6. Persiapan berikutnya adalah menginput informasi barang dagangan (item) dan jasa (service) yang Anda miliki. Sebelum menginput informasi barang dagangan disarankan terlebih dahulu memilih metode harga pokok barang dagangan (inventory Cost Method) sesuai kebijakan perusahaan., kemudian klik tombol lanjut.
14 | P a g e a. Daftar Barang Dagangan (Item)
Anda dapat menginput barang dagangan dengan langkah sebagai berikut:
Item No . : Pada kolom ini, Anda dapat menginput nomor atau kode brang dagangan yang Anda miliki.
Name : Nama barang dagangan
Stock Date : Tanggal saldo barang dagangan yang dimiliki.
Qty : Saldo kuantitas barang dagangan Unit 1 : Satuan unit barang dagangan
Last Purc.Price/unit : informasi harga beli terakhir barang dagangan yang dibeli
Sales Price : Harga jual barang dagangan.
15 | P a g e b. Barang Jasa (Service)
Input jenis jasa yang dijual pada daftar service Code : kode dari jasa yang dijual
Name : Nama atau deskripsi dari jasa yang dijual Sales Price : harga jual dari jasa.
Setelah semua data yang dibutuhkan dalam persiapan singkat tipe standar selesai Anda input, klik tombol NEXT, lalu klik tombol Finish. Persiapan awal database baru Anda telah selesai dan siap untuk digunakan dalam mencatat transaksi keuangan perusahaan Anda.
16 | P a g e Latihan : Persiapan Data Awal
PT. PERBANAS MANDIRI akan menggunakan software akuntansi Accurate dalam pencatatan kegiatan usahanya.
Berikut adalah data informasi :
Nama Persahaan : PT. PERBANAS MANDIRI Alamat : Jl. PERBANAS
Mata uang dan kurs yang digunakan
IDR
USD 1 USD = 9.300 IDR
SGD 1 SGD = 6.800 IDR
Bila tanggal mulai (start date) input database adalah tanggal 31 Desember 2012 , berikut kas dan bank yang dimiliki PT. PERBANAS MANDIRI
Kas IDR Rp.10.030.000 Kas USD 1.000 Kas SGD 500 Mandiri IDR 120.000.000
PT. PERBANAS MANDIRI memilki pelangan dengan saldo awal sebagai berikut : Nama Pelanggan No. Invoice Tanggal Saldo Awal
PT. Gemilang Indah GI-018 20/08/2012 Rp. 15.000.000 PT. Auto Jaya AJ-0112 03/12/2012 Rp. 20.000.000
PT. Computa Indo CI-501 26/06/2012 US$ 750
PT. Syun Hong SH-0114 23/10/2012 SGD $ 1000
Pemasok/Vendor dari PT. PERBANAS MANDIRI :
Nama Vendor No. Invoice Tanggal Saldo Awal
PT. Ventura VE.0102 18/07/2012 US$ 500
PT. FAS FS.1902 29/02/2012 Rp. 21.000.000
PT. Buana Semesta BS.0012 12/12/2012 SGD$ 1500
17 | P a g e PT. PERBANAS MANDIRI dalam metode FIFO untuk menghitung nilai perusahaan.
Per tanggal 31 Desember 2012 melakukan stock opname untuk item-item berikut : Item
No Nama Barang Qyt Harga Beli
Terakhir Harga Jual
A.01 Cable Accessories 50 Pcs 125000 150000
A.02 Switch Accessories 125 Pcs 75000 100000
A.03 Panel Accessories 50 Pcs 100000 175000
P.1024 Panel Side 2000 x 600mm 10 set 2000000 2500000 P.1025 Panel Mounting Plate infill 2000mm 5 set 4000000 4250000
P.1026 Panel Box 3 Unt 1500000 2000000
S.100 Swtich Mini Rotary 12 Unt 500000 750000
S.101 Switch Volt Select 100 Unt 250000 300000
Item jenis jasa pada PT. PERBANAS MANDIRI JI Jasa Instalasi
JP Jasa Pemasangan JS Jasa Service
Diminta :
Dengan menggunakan data tersebut lakukan sebuah persiapan data awal dengan menggunakan basic setup!
18 | P a g e BAB 3
PERSIAPAN DATA AWAL (MANUAL) ADVANCED SETUP
Persiapan Mahir (Advance Setup) merupakan salah satu fitur yang bermanfaat dalam memfasilitasi proses penginputan data data awal (master data) perusahaan ke database Accurate. Dalam penginputan data data terdapat 2 cara yaitu dengan manual dan Import file (excel). Sebelum memulai persiapan awal database dengan menggunakan jenis persiapan mahir (Advanced Setup) ini, disarankan terlebih dahulu mempersiapkan master data yang diperlukan dalam persiapan awal database.
Master Data yang perlu Disiapkan Antara Lain :
1. Daftar mata uang yang Anda gunakan dalam transaksi 2. Informasi perusahaan
3. Daftar akun yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan 4. Daftar pelanggan
5. Daftar pemasok 6. Daftar barang dan jasa 7. Daftar aset tetap.
Terdapat 7 langkah penginputan, antar lain penginputan pada Mata Uang & Infor Perusahaan (Currency & Comp Info), Akun akun & Daftar Lain (Accounts & Other List), Pelanggan & Pemasok (Customers & Vendors), Departements (Departments), Persediaan (Inventory), Aset tetap (Fixed Assets), Neraca Saldo (Trial Balance).
19 | P a g e Tampilan awal menu Persiapan Singkat (Quick Setup)
1. Mata Uang & Informasi Perusahaan (Currency & Comp Info )
Digunakan untuk mengisikan daftar mata uang yang digunakan oleh perusahaan baik sebagai mata uang dasar dalam pembukuan perusahaan untuk menyajikan Laporan Keuangan serta mata uang yang digunakan. Selain itu juga untuk mengisikan informasi mengenai perusahaan seperti nama perusahaan, alamat, informasi pajak perusahaan, NPWP, tanggal pengukuhan pajak, dll
a. Menu Mata Uang (Currency)
20 | P a g e b. Menu Informasi Perusahaan (Company Information)
c. Menu Informasi Pajak Perusahaan (Company Tax Information)
21 | P a g e 2. Akun akun & Daftar Lain (Accounts & Other List )
Digunakan untuk mengisikan Daftar Akun (Chart of Account) perusahaan, akun utama (Default Account) untuk masing masing mata uang seperti akun Piutang (Account Receivable), Hutang (Account Payable), Uang Muka Penjualan &
Pembelian (Advance Sales & Purchases), Syarat Pembayaran (Term of Payment) dan Pajak (Tax) yang akan digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian.
Pada menu Accounts & Other List terdiri dari 3 bagian dalam yaitu Daftar Akun (Chart of Account), Akun Default Mata Uang (Currency Def Acc), dan Daftar Lain (Others List). Bagian Chart of Account untuk pengisian daftar akun perusahaan, bagian Currency Def Acc digunakan untuk mengisikan atau mengatur akun default pada masing masing mata uang dan bagian Other List digunakan untuk mengisikan syarat pembayaran serta pajak yang akan digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian.
a. Menu Daftar Akun (Chart Of Account)
22 | P a g e b. Menu Akun Default Mata Uang (Currency Default Acc)
23 | P a g e c. Menu Daftar Lain (Other List)
3. Pelanggan & Pemasok (Customers & Vendors)
Berguna untuk mengisi daftar pelanggan dan pemasok. Terdapat 3 bagian yaitu Tipe Pelanggan & Pengiriman (Cust Type & Shipment), Pelanggan (Customer), Pemasok (Vendor). Bagian Cust Type & Shipment berguna untuk pengisian tipe tipe pelanggan dan jenis pengiriman yang terdapat di perusahaan dalam mengirimkan barang barang yang dipesan oleh pelanggan baik dengan menggunakan jasa pengiriman Tiki, kurir, Truk, dll.
a. Menu Tipe Pelanggan & Pengiriman (Cust Type & Shipment)
24 | P a g e b. Menu Pelanggan (Customers)
c. Menu Pemasok (Vendors)
4. Menu Departemen (Department)
Berguna untuk mengisikan nama nama departemen yang terdapat di perusahaan.
Contohnya departemen produksi, keuangan sumber daya dll.
25 | P a g e 5. Menu Persediaan (Inventory)
Berguna untuk mengisi daftar gudang dan kategori produk perusahaan, menentukan akun akun persediaan, menentukan metode penilaian persediaan yang akan perusahaan gunakan dalam databasenya, apakah menggunakan FIFO atau AVERAGE, dan untuk pengisian daftar barang dan jasa perusahaan.
a. Menu Gudang (Warehouse)
b. Menu Akun Default Barang (Item Def Account)
26 | P a g e c. Menu Penilaian Persediaan (Cost Method)
d. Menu Barang & Jasa ( Item )
27 | P a g e 6. Menu Aset tetap (Fixed Asset)
Berguna untuk mengisi daftar aset tetap pajak menurut peraturan pajak, daftar aset tetap menurut kebijakan perusahaan dan pengisian aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan. Terdiri dari 3 bagian yaitu Aset tetap Pajak (Fiscal FA), Tipe Aset tetap (FA Type), dan Aset tetap (Fixed Asset). Bagian Fiscal FA untuk pengisian tipe aset tetap pajak menurut peraturan perpajakan, FA Type untuk pengisian tipe aset tetap berdasarkan kebijakan perusahaan dan Fixed Asset untuk pengisian aset tetap perusahaan.
a. Menu Aset tetap Pajak (Fiscal FA)
b. Menu Tipe Aset tetap (FA Type)
28 | P a g e c. Menu Daftar Aset tetap (Fixed Asset)
7. Menu Neraca Saldo (Trial Balance)
Berguna dalam menampilkan seluruh akun akun yang terdapat dalam database beserta nilai saldo masing masing akun dalam posisi yang sesuai, debit atau kredit dan tahapan ini merupakan tahapan terakhir dalam penginputan database awal pada Persiapan Mahir (Advance Setup)
29 | P a g e Latihan :
PT. PERBANAS UTAMA yang memilki NPWP 07.103.129.2-011.020 dan beralamat di Jl. Perbanas, Jakarta Selatan akan menggunakan software akuntansi Accurate.
Perusahaan tersebut bergerak dalam sector industri perdagangan computer. Mata uang dan kurs yang digunakan
IDR
USD 1 USD = 9.000 IDR
SGD 1 SGD = 5.000 IDR
Bila tanggal mulai (start date) input database adalah tanggal 31 Desember 2012 , berikut trial balance dari perusahaan tersebut;
Saldo awal (di input):
Cash IDR : Rp. 20.000.000 BCA IDR : Rp. 25.000.000 BCA USD : US$ 4000 BCA SGD : SGD$ 10000
Neraca Awal per 31 Desember 2012
No. Akun Account Name Debet Kredit Type
1-1101 Cash IDR 20.000.000 Cash/ Bank
1-1102 BCA USD ($4.000) 36.000.000 Cash/ Bank
1-1103 BCA SGD ($10.000) 50.000.000 Cash/Bank
1-1104 BCA IDR 25.000.000 Cash/Bank
1-1201 Acc. Receivable IDR 70.000.000 A/R
1-1202 Acc. Receivable USD 27.000.000 A/R
1-1203 Acc. Receivable SGD 10.000.000 A/R
1-1204 Advanced Purchased IDR A/R
1-1205 Advanced Purchased USD A/R
1-1206 Advanced Purchased SGD A/R
1-1301 Inventory 679.000.000 Inventory
1-1302 Good in Transit Inventory
1-1401 VAT In Other Current
Asset
1-1501 Prepaid Rent Other Current
Asset 1-1599 Trasaction Asset (Pos
Silang)
Other Current
Asset
1-2101 Building 500.000.000 Fixed Asset
30 | P a g e
1-2102 Accum Dep. Building 2.500.000 Accum
Depreciation
1-2201 Equipment 112.000.000 Fixed Asset
1-2202 Accum Dep. Equipment 1.500.000 Accum
Depreciation
2-1101 Acc Payable IDR 25.400.000 A/P
2-1102 Acc Payable USD 9.000.000 A/P
2-1103 Acc Payable SGD 15.000.000 A/P
2-1104 Advanced Sales IDR A/P
2-1105 Advanced Sales USD A/P
2-1106 Advanced Sales SGD A/P
2-1107 Unbilled Goods A/P
2-1201 Salaries Payable 10.000.000 Other Current
Liabilities
2-1202 VAT Out Other Current
Libility
2-2101 Bank Mandiri Loan 200.000.000 Long Term
Liability
3-1000 Common Stock 1.000.000.000 Equity
3-2000 Premium on Common Stock 100.000.000 Equity
3-3000 Retained Earning 140.600.000 Equity
3-9999 Opening Balance Equity Equity
4-1000 Sales Revenue
4-2001 Sales Term Discount IDR Revenue
4-2002 Sales Term Discount USD Revenue
4-2003 Sales Term Discount SGD Revenue
4-3000 Payment Term Discount Revenue
4-4000 Sales Return Revenue
4-5000 Item Sales Discount Revenue
5-1000 Cost of Good Sold COGS
5-2000 Freght In COGS
5-3000 Purchase Term Discount COGS
6-0001 Advertising Exp Expense
6-0002 Entertaint Exp Expense
6-0003 Rent Exp Expense
6-0004 Salary Exp Expense
31 | P a g e
6-0005 Deprec Building Exp Expense
6-0006 Deprec Equipment Exp Expense
6-0007 General & Other Adm Exp Expense
7-1000 Interest Income Other Income
7-2000 Freight Income Other Income
8-1000 Intersest Expense Other Expense
8-2000 Other Expense Other Expense
9-1000 Realized Gain/Loss Exchange
Other Expense
9-2000 Unrealized Gain/Loss Exchage
Other Expense
Jumlah 1.504.000.000 1.504.000.000
Customer Type Sales Tax Inv No. Ammount
PT. ADI CITRA Term: C.O.D
Umum PPN 1001
1002
10.000.000 20.000.000 PT. LINTAS BUANA
Term: Net 60
Umum PPN 1003
1004
25.000.000 15.000.000 PT. AUTO INDO (USD)
Term: Net 30
Khusus PPN 1005 3.000
PT. STAR (SGD) Term: C.O.D
Khusus PPN 1006 2.000
Vendor Purch Tax Inv. No. Ammount
PT. TRIKARYA PPN V-001
V-002
5.000.000 15.000.000
PT. MES PPN M-001
M-002
1.000.000 2.000.000
PT. TRIMEGAH IDR PPN T-001 900.000
PT. CMC (USD) PPN C-001 1.000
PT. SYALENDRA (SGD) No.Tax S-005 3.000
PT. BIMA IDR S-005-P 1.500.000
32 | P a g e Metode yang digunakan untuk menghitung persediaan dengan menggunakan metode FIFO. Per tanggal 31 Desember 2012 melakukan stock opname untuk item-item berikut :
Item Description Qty Last Purchase
Value Gudang Sales Price
Merk
C001 CPU Pentium4
110 1.500.000 165.000.000 Centre 2.000.000 Pentium
C002 Casing Tower
150 200.000 30.000.000 Centre 400.000 Microtech
H001 Hardisk 20GB
100 1.000.000 100.000.000 Centre 1.500.000 Seageate
M001 Monitor 14” 100 800.000 80.000.000 Centre 1.000.000 Samsung M002 Mouse
Logitech
200 20.000 4.000.000 Centre 35.000 Logitech
N001 Notebook Acer
50 6.000.000 300.000.000 Centre 7.500.000 Acer
Fiscal Type Fixed Asset Type Useful Life
Gedung Bangunan Permanen 20 Tahun
Peralatan 1 Gol 1 8 Tahun
Peralatan 2 Gol 2 4 Tahun
Item Type Description Date Method Life Amount
G-001 Bangunan Permanen Ruko 4 Lantai 01-01-07 SLM 20 400.000.000 G-002 Bangunan Permanen Renovasi Gedung 01-01-09 SLM 10 100.000.000
P-001 Gol 2 Komputer 31-12-10 SLM 8 80.000.000
P-002 Gol 1 Perabotan 31-12-09 SLM 4 20.000.000
P-003 Gol 1 Peralatan Lainnya 31-12-10 SLM 4 12.000.000 Total 612.000.000
Diminta :
Dengan menggunakan data tersebut lakukan sebuah persiapan data awal dengan menggunakan advanced setup!
33 | P a g e
BAB 4
PERSIAPAN DATA AWAL MENGGUNAKAN (IMPORT FILE)
ADVANCED SETUP
Master data seperti daftar akun (List of Account), Daftar Pelanggan (List of Customer), Daftar Pemasok (List of Vendor), Daftar Barang dan Jasa (List of Item), Daftar Aset tetap (List of Fixed Asset), sebaiknya Anda buat dalam format excel agar master data tersebut dengan mudah dapat Anda import melalui Quick Setup Advanced tanpa perlu mengentri satu persatu master data tersebut secara manual.
Berikut contoh tabel yang dapat Anda gunakan untuk mencatat master data tersebut dalam format excel.
1. Daftar Akun
Kolom tipe (Account Type) pada daftar akun dapat anda isi dengan tipe akun dari akun-akun yang Anda miliki. Accurate menyediakan 15 tipe akun antara lain : 1. Tipe akun kas dan bank (Cash/Bank)
2. Tipe akun piutang (Account Receivable) 3. Tipe akun persediaan (Inventory)
4. Tipe akun harta lancar lainnya (Other Current Asset) 5. Tipe akun aset tetap (Fixed Asset)
6. Tipe akun akumulasi penyusutan (Accumulated Depreciation) 7. Tipe akun hutang (Account Payable)
8. Tipe akun hutang lancar lainnya (Other current liabilities) 9. Tipe akun hutang jangka panjang (Long term liabilities) 10. Tipe akun ekuitas (Equity)
11. Tipe akun pendapatan (Revenue)
12. Tipe akun harga pokok penjualan (Cost of Good Sold) 13. Tipe akun beban (Expense)
14. Tipe akun pendapatan lain-lain (Other Income) 15. Tipe akun beban lain-lain (Other Expense)
No. Account Account Name Parent Account Balance Account Type Currency As Of
34 | P a g e 2. Daftar Pelanggan
No Name Cust. Type Currency Balance As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir pelanggan Anda per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom saldo dan per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pelanggan Anda peroleh.
3. Daftar Pemasok
No Name Cust. Type Currency Balance As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir pemasok Anda per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom saldo dan per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pemasok Anda peroleh.
4. Daftar Barang dan Jasa
Item No Item Desc Item Type Qty Total Cost As Of
Jika pada setup awal ternyata Anda belum dapat memperoleh informasi saldo akhir barang yang Anda miliki per start date, maka Anda dapat mengosongkan kolom Qty, total cost dan kolom per tanggal. Dimana informasi tersebut dapat Anda entry setelah informasi saldo pemasok Anda peroleh.
5. Daftar Aset tetap
Asset Code
Description Purchase Date
Usage Date
Estimated Life (Year)
Depreciation Method
Asset Acct.
Asset Cost
Espenditure Acct
Asset Type
35 | P a g e Untuk pencatatan saldo aset tetap, Anda dapat mengisi kolom ini dengan mengetikan akun Opening Balance Equity. Akun ini berfungsi untuk mencatat saldo aset tetap.
Setelah semua tabel master data Anda selesai, Anda dapat melakukan persiapan awal database tipe advanced setup dengan mengikuti petunjuk di bawah ini ;
1. Buka form quick set up dengan cara :
Klik menu utama setup (persiapan)-quick setup (persiapan singkat)
Pilih bahasa yang Anda inginkan, klik next
Pilih tipe persiapan mahir (Advance Setup), klik next untuk memulai persiapan awal database.
2. Langkah pertama yang harus Anda siapkan adalah daftar mata uang (List of Currencies). Pada table mata uang Anda dapat mengentry jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi keuangan perusahaan Anda.
3. Langkah kedua yang harus Anda siapkan adalah informasi perusahaan Anda 4. Langkah ketiga yang harus Anda siapkan adalah menginput informasi pajak
perusahaan (company tax information).
5. Langkah keempat yang harus Anda siapkan adalah tabel daftar akun (List of Account). Tabel daftar akun ini dapat Anda isi dengan mengimport master data yang telah Anda siapkan sebelumnya. Perhatikan sebelum Anda mengimport Daftar Akun Anda, Accurate telah menyediakan account default sesuai dengan mata uang yang Anda input. Untuk menghindari double account (akun ganda) pada tabel daftar akun, sebaiknya Anda terlebih dahulu mengedit nomor account default tersebut sesuai dengan tabel daftar akun yang Anda import.
Hapus semua akun yang ada kecuali opening balance equity dan return earning.
Import master data account dapat dilakukan dengan cara :
Klik “Click here to import from file”, lalu tentukan folder dan nama file yang akan diimport. Setelah file yang akan diimport ditemukan click tombol open, lalu klik extranct data.
Setelah proses extract data selesai, hapus judul kolom yang terdapat pada table available available source dengan cara klik kanan pada baris pertama table tersebut (baris yang berisi judul kolom) kemudian pilih delete (hapus).
36 | P a g e
Mendefinisikan data sumber (define available source). Tujuannya agar Accurate dapat mengidentifikasi data sumber (file excel) yang Anda miliki ke dalam field yang tersedia di Accurate.
Klik tombol import untuk mengimport data excel Anda. Tunggu sampai proses import selesai dan muncul message confirmation yang menginformasikan sukses atau tidaknya pengimportan yang Anda lakukan.
Setelah daftar import selesai Anda import, klik tombol next untuk melakukan persiapan singkat berikutnya.
6. Langkah kelima yang harus Anda lakukan akun default mata uang. Akun default mata uang ini akan berfungsi untuk mencatat (menjurnal) transaksi keuangan Anda yang berhubungan dengan mata uang secara otomatis.
7. Langkah keenam yaitu mengisi daftar lain (other list) yaitu penginputan data yang terdiri dari pengisian table daftar syarat pembayaran yang Anda gunakan dalam transaksi dan pengisian table daftar kode pajak (Taxes).
8. Langkah ketujuh yaitu mengisi data tipe pelanggan dan metode pengiriman.
9. Langkah kedelapan yaitu pengisian table daftar pelanggan. Tabel daftar pelanggan ini dapat Anda isi dengan mengimport master data pelanggan yang telah Anda siapkan sebelumnya.(cara import sama seperti di atas).
10. Langkah kesembilan yaitu pengisian table daftar pemasok. Tabel daftar pemasok dapat Anda isi dengan mengimport master data pemasok yang telah Anda siapkan sebelumnya.(cara import sama seerti di atas).
11. Langkah kesepuluh yaitu membuat daftar departemen. Daftar departemen berfungsi untuk memisahkan beberapa transaksi sesuai dengan departemen/divisi yang berhubungan dengan transaksi tersebut.
12. Langkah kesebelas, yaitu membuat daftar gudang dan daftar item categories.
13. Langkah keduabelas, yaitu mengatur atau mensetting default akun untuk barang (currency default account). Pada tahap ini Anda dapat mengatur default akun yang akan menjadi standart GL Account setiap Anda mengentry data item baru di accurate.
14. Langkah ketiga belas yaitu menentukan metode harga pokok (costing method) yang akan digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan barang dagangan Anda.
15. Langkah keempat belas, yaitu penginputan informasi barang dan jasa.
37 | P a g e 16. Langkah kelima belas, yaitu penginputan tabel daftar tipe aset tetap pajak
(Fiscal Fixed Asset type). Sama halnya dengan data item, penginputan tabel ini juga dapat Anda lakukan dengan cara import tabel tipe aset tetap dalam format file excel.
17. Langkah ketujuh belas, yaitu penginputan tabel daftar aset tetap yang dimiliki perusahaan.
18. Langkah kedelapan belas adalah mengecek saldo-saldo akun pada tabel neraca percobaan (Trial Balance). Pengisian atau pengeditan saldo akun-akun dengan tipe akun cash/bank, other current asset, other asset, other current liabilities, long term liabilities dan equity dapat langsung lakukan pada tabel neraca percobaan (Trial balance) ini. Untuk pengeditan saldo akun dengan tipe akun receivable, inventory, account payable, fixed asset dan acumulated depreciation tidak boleh Anda lakukan pada tabel ini.
19. Langkah terakhir dalam persiapan singkat database mahir adalah proses period end untuk menghitung saldo akumulasi penyusutan aset tetap.
Proses Period End dapat Anda lakukan dengan mengikuti petunjuk berikut ini;
Klik tombol quit (keluar) untuk keluar dari tampilan quick setup (persiapan singkat).
Klik menu utama aktivities-periodic-period end
Pada form period end, pilih bulan dan tahun sesuai dengan bulan dan tahun start date database Anda. Kemudoan klik tombol Ok. Tunggu sampai proses akhir bulan selesai.
Untuk mengecek apakah persiapan awal databese Anda sudah tepat dan benar, Anda dapat membuka laoran Neraca Saldo Klasik (Trial Balance Clasic) dengan mengikuti petunjuk di bawah ini;
Klik menu utama report – general ledger – (Laporan- buku besar)
Kemudian pada detail laporan pilih trial balance clasic
Filter parameter tanggal sesuai dengan tanggal start date database.
38 | P a g e
BAB 5
SIKLUS PEMBELIAN
Suatu proses transaksi yang melibatkan perusahaan dan pemasok dalam proses pertukaran barang atau jasa tertentu, disebut sebagai transaksi pembelian. Pembelian mempunyai siklusnya sendiri, yang mungkin secara fungsi tidak terlalu berbeda dengan siklus penjualan, yaitu dimulai dari pesanan barang /jasa dari perusahaan ke pemasok, pengiriman barang ke pemasok, tagihan yang diberikan pemasok ke perusahaan sampai dengan proses pembayaran perusahaan ke pemasok. Hanya saja masing-masing proses transaksi yang saling berhubungan dan membentuk menjadi suatu siklus pembelian, mempunyai istilah yang berbeda dengan proses transaksi- transaksi yang terdapat di siklus penjualan.
Beberapa data dan setup yang harus disiapkan sebelum melakukan aktivitas pembelian adalah :
1. Menyesuaikan rancangan formulir pembelian yang akan digunakan 2. Menyiapkan daftar vendor.
3. Menyiapkan daftar item dan mengatur GL. Account dari item-item tersebut ke akun yang tepat.
4. Seting kode pajak untuk item dan vendor.
39 | P a g e Siklus pembelian dimulai dari;
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Merupakan formulir untuk internal perusahaan, yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada bagian pembelian. Pencatatan aktivitas ini belum mempengaruhi posisi keuangan.
2. Purchase Order
Merupakan suatu formulir yang dapat digunakan untuk mencatat aktivitas pemesanan barang kepada vendor.Pencatatan aktivitas purchases order ini pada dasarnya belum mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Aktivitas ini hanya mengubah status item yang dipesan menjadi on purchases.Namun jika aktivitas ini disertai dengan uang muka kepada vendor, maka aktivitas ini akan secara otomatis mempengaruhi posisi keuangan perusahaaan.
3. Receive Item
Proses penerimaan barang yang disimpan dari pemasok oleh perusahaan, yang mungkin tanpa disertai oleh tagihan (invoice), akan diinput di form Receive Item. Pada form ini Accurate sudah mencatat penambahan nilai kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok, namun belum ada pengakuan untuk nilai hutang ke pemasok.
4. Purchase Invoice
Proses penagihan dari pihak pemasok ke perusahaan, akan diinput diform Purchase Invoice. Pada form ini, Accurate baru akan mengakui nilai hutang ke pihak pemasok, sesuai dengan nilai persediaan yang dilakukan (termasuk biaya angkut, jika ada).
5. Purchase Return.
Pengembalian barang ke pemasok dengan alasan tertentu, yang mungkin telah terjadi kesepakatan antara pemasok dengan perusahaan saat melakukan pembelian, bisa Anda input di form purchase return. Form purchase return berisi informasi mengenai nomor purchase Invoice/Receive Item yang akan diretur, tanggal retur barang, nama item yang akan diretur beserta kuantitas dan harga belinya.
40 | P a g e 6. Purchase Payment
Pembayaran hutang ke pemasok pada umumnya akan mengakhiri siklus pembelian. Namun pada kenyataanya pembayaran hutang ke pemasok bisa jadi belum mengakhiri siklus pembelian, karena ada kemungkinan barang yang perusahaan pesan akan dikembalikan ke pemasok walaupun telah dilunasi. Penginputan pembayaran hutang ke pemasok ini, akan dilakukan melalui form
41 | P a g e Membuat Transaksi Pembelian dengan Siklus Pembelian Lengkap
Membuat Purchase Requisition
Buka formulir purchase requisition yang baru dengan cara klik menu utama activities(aktivitas) - Purchase pembelian - purchase requisition (permintaan pembelian) atau dapat dibuka menu jelajah (explorer), dengan cara klik tombol purchase (pembelian) kemudian klik purchase requisition (permintaan pembelian).
Isikan nomor dan tanggal permintaan barang pada field request No. & Request Date.
Klik pada baris dikolom item (kode barang) untuk memilih barang-barang yang diminta.
Pilih pilihan ”item category” (katagori barang) pada field search Klik pada barang persediaan yang dimaksud
Isikan jumlah kuantitas barang yang diminta pada field Qty.
Isikan tanggal yang dibutuhkan atas barang-barang yang diminta pada field required date.
Simpan transaksi permintaan barang dengan mengklik save & close.
42 | P a g e Membuat Form Purchase Order (pesanan pembelian) atas Transaksi Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Setelah menerima form Purchase Requisition dari pihak gudang, pihak pembelian memproses permintaan tersebut dengan membuatkan form Purchase Order, untuk melakukan pesanan barang yang diminta ke pemasok.
Pilih nama pemasok untuk memesan barang-barang yang akan dibeli.
Isikan nomor dan tanggal transaksi pemesanan pada field PO number & PO date. Serta isikan tanggal yang diharapkan barang diterima pada field expected date, jenis pengiriman, yaitu pilih shipping point pada field FOB dan cara pengiriman pada field ship via.
Klik field requisition (permintaan), untuk memilih nomor transaksi permintaan barang yang akan dilakukan pemesanan.
Isikan harga barang yang dibeli pada masing-masing bari di kolom unit price.
Simpan transaksi pemesanan pembelian.
43 | P a g e Membuat Form Receive Item(Penerimaan Barang) atas Transaksi Purchase Order (Pesanan Pembelian)
Pilih nama pemasoknya pada field vendor
Isikan field-field ini sesuai dengan fungsinya pada form receive item.
Klik field ”Select PO” untuk memilih nomor transaksi PO yang diterima.
Pilih transaksi PO yang akan dibuatkan RI, lalu klik OK (Anda boleh memilih lebih dari satu transaksi PO untuk dibuatkan dalam satu form Receive Item).
Simpan transaksi penerimaan barang.
44 | P a g e Membuat Form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) atas transaksi Receive Item (Penerimaan Barang).
Pilih nama pemasok pada field vendor
Isikan field-field yang diperlukan pada form purchase invoice.
Klik select PO dan pilih pilihan ”Select RI” untuk memilih transaksi RI yang tagihkan.
Pilih transaksi RI yang dimaksud kemudian klik OK (boleh memilih transaksi RI) lebih dari satu.
Simpan transaksi pembelian.
45 | P a g e Membuat Transaksi Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) atas Transaksi Purchase Invoice (Faktur Pembelian)
Pilih nama pemasok yang akan dibayarkan hutangnya, pada field vendor.
Pilih akun kas dan bank yang digunakan dalam proses pembayaran hutang ke pemasok pada field Bank.
Jadikan tanggal cek sesuai dengan tanggal pengeluaran kas sesungguhnya atau tanggal cair cek. Minimal sama dengan tanggal pembayaran.
Pilih nomor faktur pembelian yang akan dibayarkan dengan mencentang barisnya di kolom pay.
Simpan transaksi pembayaran pembelian.
46 | P a g e Membuat Transaksi Retur Pembelian (Purchase Return)
Pilih nama pemasok untuk mengembalikan produk, pada field vendor name.
Isikan nomor dan tanggal transaksi retur pembelian, masing-masing pada field return No. & Date. Untuk fiscal date isikan dengan tanggal retur pajak, secara default akan mengikuti tanggal transaksi retur pembelian, namun Anda bias mengubahnya.
Pilih nomor transaksi Purchase Invoice/ Receive Item yang akan diretur.
Klik baris kolom description untuk memilih barang yang akan diretur dan akan tampil pesan peringatan.
Akan muncul ”Do you want to return all quantity” klik pilihan No. atau Yes.
Isikan jumlah quantitas yang akan diretur pada field qty Simpan transaksi retur pembelian.
