SIKLUS PENJUALAN
5.1.6 Sales Receipt
Pelunasan piutang dari pelanggan diinput di form sales receipt (penerimaan penjualan). Form ini hanya bisa melakukan pelunasan piutang pelanggan yang berasal dari transaksi form sales invoice (Faktur Penjualan).
Keterangan :
Payment Date (Tanggal Pembayaran) : diisikan dengan tanggal pelunasan piutang
Void Cheque (Cek Kosong) : untuk membatalkan pelunasan yang telah diinput pada form sales receipt. Accurate akan otomatis menghilangkan jurnal penerimaan piutang.
Fiscal Payment (Pembayaran Pajak) : dicentang jika menerima pelunasan piutang pajak, khusus untuk pelanggan dengan mata uang asing.
Cheque Amount (Jumlah Cek) : Diisikan dengan jumlah penerimaan kas atas pelunasan piutang dari pelanggan.
Equiv. Amount ( Jumlah Ekuivalen) : terisi dengan nilai pelunasan dalam mata uang pelanggan.
55 | P a g e Existing Credits (Jumlah Credit) : terisi dengan nilai kelebihan dari
pelunasan piutang. Misal sisa piutang sebesar Rp.100 namun diterima pelunasan Rp.125 akan terdapat pada field Existing Credits untuk pelanggan yang bersangkutan.
Distribute Amount (Jumlah yang didistribusikn) : terisi dengan nilai pelunasan yang diterima.
Bank : dipilih dengan nama akun kas/bank yang menerima pelunasan piutang.
Cheque No. Diisikan nomor cek yang diterima dalam pelunasan piutang oleh pelanggan.
Cheque Date : diisikan dengan tanggal cair cek. Dugunakan sebagai tanggal penjurnalan pelunasanpiutang oleh Accurate.
Auto Apply (alokasi otomatis) : pemilihan otomatis nomor serta nilai faktur penjualan saat menerima pelunasan dari pelanggan. Caranya isikan nilai pelunasan pada field ”Cheque Ammount” kemudian klik ”auto apply” maka acurate akan otomatis memilih nilai dan nomor faktur penjualan yang akan dilunasi sesuai dengan nilai pelunasan yang diisikan pada field ”Cheque Ammount”.
Dan pengakuan jurnal pada transaksi sales receipt , yaitu ; Dr. Kas/Bank xxx
Cr. Piutang pelanggan xxx
56 | P a g e Membuat Transaksi Penjualan dengan Siklus Penjualan Lengkap
Pembuatan Sales Quotation (Penawaran Penjualan)
Untuk menginput transaksi penjualan dilakukan melalui menu aktivitas-sales. Dan akan tampil keenam form siklus penjulan, pilih salah satu form yang akan diinput dan akan tampil form penjualan yang baru.Alur transaksinya diawali dengan pembuatan form sales quotation dan berakhir pada sales receipt.
Pilih form yang akan diinput dengan klik dua kali di nama formnya. Maka akan tampil form baru untuk diinput.
Proses Pembuatan Form Sales Quotation (Penawaran Penjualan)
Klik dua kali pada pilihan form sales quotation dan akan tampil form sales quotation baru untuk diinput.
Pilih nama pelanggan yang ditawarkan barangnya
Isikan tanggal penawaran pada field quote date dan nomor urut transaksi form sales quotation pada field quote number. Untuk selanjutnya penomoran akan berlanjut.
Klik pada baris dikolom “item” dan akan tampil box kecil. Klik pada box kecil tersebut dan akan tampil daftar barang & jasa untuk memilih barang yang akan ditawarkan.
Klik save & close untuk menyimpan transaksi pada form sales quotation.
57 | P a g e Pembuatan Form Sales Order atas Sales Quotation.
Proses Membuat Sales Order atas Transaksi Sales Quotation
Pilih nama pelanggan yang akan dibuatkan pesanan penjualannya.
Isikan informasi yang perlu diisikan yaitu seperti No.PO, nomor transaksi, pesanan penjualan, tanggal transaksi pesanan penjualan, tanggal pengiriman, syarat pembayaran, pegiriman melalui media apa.
Klik field “quotation “, maka akan tampil box berisi daftar sales quotation yang masih outstanding.
Pilih nomor quotation yang dimaksud kemudian klik OK. Ana bias memilih lebih dari satu nomor quotation.
Klik save & close.
Pembuatan Sales Invoice atas Transaksi Delivery Order
Proses Membuat Transaksi Sales Invoice atas Transaksi Delivery Order
Memilih nama pelanggan yang akan dibuatkan tagihannya pada field customer Mengisikan tanggal dan nomor tagihan (sales Invoice) ke pelanggan.
Klik field “Selec DO” maka akan tampil daftar transaksi pengiriman pesanan yang masih outstanding.
Pilih transaksi DO yang dimaksud.dan kemudian klik OK. (bias memili transaksi DO lebih dari satu.
Save & close.
Pembuatan Sales Receipt atas Transaksi Sales Invoice
Proses Pelunasan Piutang pada Form Sales Receipt atas transaksi pada Sales Invoice.
Pilih nama pelanggan yang melunasi piutangnya pada field “Received Form”
Isikan nomor dan tanggal transaksi pelunasan piutang pelanggan, masing-masing field Form No, & Payment Date
Pilih akun bank/kas atas penerimaan piutang dari pelanggan.
Isikan no cek dan tanggal cair cek.
Pilih nomor faktur penjualan yang akan dilunasi.
58 | P a g e Isikan nilai pelunasan dengan cheque amount atau bisa dengan mengklik
gambar calculator, maka jumlah pelunasan akan terisi sesuai nilai piutang yang dibayarkan.
Menginput dan Menggunakan Kelebihan Penerimaan atas Pelunasan Piutang dari Pelanggan
Proses Menginput Kelebihan Penerimaan atas Pelunasan Piutang (Overpay) dari Pelanggan.
Pilih nama pelanggan yang dimaksud
Pilih akun bank/kas yang digunakan dalam penerimaan piutang Isikan nilai pelunasan yang diterima pada cheque amount
Pilih nomor faktur penjualan yang akan dilunasi.Dan pada bagian kaki form akan tampil sejumlah kelebihan bayarnya (overpay).
Klik save & close dan akan muncul pesan klik ”yes” untuk melanjutkan proses penyimpanan transaksi.
Pelunasan Piutang Dengan Menggunakan Kelebihan Bayar (Overplay) Sebelumnya.
Klik Customer Receipt
Centang Field ”Apply From Credit”(Ambil dari Kredit) Centang Faktur yang akan dilunasi.
Klik gambar kalkulator untuk mengisi nilai cheque, yang otomatis menghitung nilai piutang yang akan dilunasi dikurangi dengan nilai kelebihan yang ada.
Namun jika kelebihan bayar tersebut akan langsung dikembalikan kepada pelanggan yang bersangkutan, dapat dilakukan langkah sebagai berikut :
Centang ”Apply From Credit” kemudian centang lagi ”Return Overpay”
Tanpa mencentang nomor faktur yang masih belum lunas.
59 | P a g e Membuat Transaksi Sales Return
Membuat Sales Return dari Transaksi Sales Invoice yang Sudah Lunas atau Belum Lunas dari Transaksi Delivery Order.
Pilih nama pelanggan yang mengembalikan barang pada field customer
Isikan nomor dan tanggal transaksi pengembalian barang pada field SR.No.
dan Date.
Pilih nomor sales invoice yang dikembalikan pada field Sales Inv. No.
(No.Faktur).
Klik pada baris dikolom “Item Description”, lalu klik tanda panah ke bawah dan akan tampil daftar barang yang terdapat pada faktur penjualan tersebut.Pilih nama barang yang akan diretur.
Akan muncul pesan peringatan untuk mengingatkan apakah akan mengembalikan seluruh kuantitas barang tersebut atau tidak. Pilih pilihan No.
Jika kuantitas barangnya tidak semua dikembalikan.
Membuat Transaksi Penjualan dengan Uang Muka (Down Payment)
Proses Membuat Transaksi Penjualan dengan Uang Muka (Down Payment) Isikan form sales order dengan informasi yang lengkap.
Klik field “Down Payment”(Uang Muka) untuk mencatat niali uang muka penjualan, maka akan tampil Sales Invoice (Faktur Penjualan).
Isikan nilai uang muka pada baris di kolom unit price.
Isikan kode pajak PPN pada baris di kolom tax jika uang muka tersebut dikenakan atau termasu nilai PPN nya.Kalau tidak ada biarkan kosong.
Isikan nomor dan tanggal transaksi penerimaan uang muka penjualan.
Jangan centang “Inclusive Tax” (termasuk pajak), karena nilai uang muka tidak termasuk pajak.
Klik field “Customer Receipt” untuk mencatat nilai penerimaan atas uang muka penjualan yang diterima.
Isikan informasi yang diperlukan pada form sales receipt, seperti tanggal pembayaran, tanggal cek, akun bank/kas dll.
60 | P a g e Nomor faktur penjualan atas transaksi uang muka otomatis tercentang dan
field amount aotomatis juga terisi.
Simpan transaksi sales receipt. Dan transaksi pada form sebelumnya yaitu sales order dan sales invoice.
Lakukan penginputan form Delivery Order atas transaksi Sales Order seperti biasa, kemudian simpan transaksinya.
Mengubah (Edit)
Untuk mngubah transaksi penjualan yang telah Anda simpan, lakukan dari menu List (Daftar)-Sales (Penjualan)-pilih jenis transaksi penjualan apa yang akan diubah (edit).
Pilih jenis transaksi penjualan yang akan diubah.
Filter nama pelanggan, mata uang, tanggal, nomor dan status dari faktur penjualan yang akan diubah, pada bagian filter.
Sorot transaksi yang akan diubah kemudian klik kanan pilih pilihan edit.
Menghapus
Menghapus transaksi penjualan, juga dilakukan melalui menu List (Daftar)-Sales (Penjualan). Hanya saja untuk menghapus transaksi penjulan, hanya saja untuk menghapus transaksi penjualan, pilih pilihan delete.
61 | P a g e