SIKLUS PEMBELIAN
5. Purchase Return
Pengembalian barang ke pemasok dengan alasan tertentu, yang mungkin telah terjadi kesepakatan antara pemasok dengan perusahaan saat melakukan pembelian, bisa Anda input di form purchase return. Form purchase return berisi informasi mengenai nomor purchase Invoice/Receive Item yang akan diretur, tanggal retur barang, nama item yang akan diretur beserta kuantitas dan harga belinya.
40 | P a g e 6. Purchase Payment
Pembayaran hutang ke pemasok pada umumnya akan mengakhiri siklus pembelian. Namun pada kenyataanya pembayaran hutang ke pemasok bisa jadi belum mengakhiri siklus pembelian, karena ada kemungkinan barang yang perusahaan pesan akan dikembalikan ke pemasok walaupun telah dilunasi. Penginputan pembayaran hutang ke pemasok ini, akan dilakukan melalui form
41 | P a g e Membuat Transaksi Pembelian dengan Siklus Pembelian Lengkap
Membuat Purchase Requisition
Buka formulir purchase requisition yang baru dengan cara klik menu utama activities(aktivitas) - Purchase pembelian - purchase requisition (permintaan pembelian) atau dapat dibuka menu jelajah (explorer), dengan cara klik tombol purchase (pembelian) kemudian klik purchase requisition (permintaan pembelian).
Isikan nomor dan tanggal permintaan barang pada field request No. & Request Date.
Klik pada baris dikolom item (kode barang) untuk memilih barang-barang yang diminta.
Pilih pilihan ”item category” (katagori barang) pada field search Klik pada barang persediaan yang dimaksud
Isikan jumlah kuantitas barang yang diminta pada field Qty.
Isikan tanggal yang dibutuhkan atas barang-barang yang diminta pada field required date.
Simpan transaksi permintaan barang dengan mengklik save & close.
42 | P a g e Membuat Form Purchase Order (pesanan pembelian) atas Transaksi Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
Setelah menerima form Purchase Requisition dari pihak gudang, pihak pembelian memproses permintaan tersebut dengan membuatkan form Purchase Order, untuk melakukan pesanan barang yang diminta ke pemasok.
Pilih nama pemasok untuk memesan barang-barang yang akan dibeli.
Isikan nomor dan tanggal transaksi pemesanan pada field PO number & PO date. Serta isikan tanggal yang diharapkan barang diterima pada field expected date, jenis pengiriman, yaitu pilih shipping point pada field FOB dan cara pengiriman pada field ship via.
Klik field requisition (permintaan), untuk memilih nomor transaksi permintaan barang yang akan dilakukan pemesanan.
Isikan harga barang yang dibeli pada masing-masing bari di kolom unit price.
Simpan transaksi pemesanan pembelian.
43 | P a g e Membuat Form Receive Item(Penerimaan Barang) atas Transaksi Purchase Order (Pesanan Pembelian)
Pilih nama pemasoknya pada field vendor
Isikan field-field ini sesuai dengan fungsinya pada form receive item.
Klik field ”Select PO” untuk memilih nomor transaksi PO yang diterima.
Pilih transaksi PO yang akan dibuatkan RI, lalu klik OK (Anda boleh memilih lebih dari satu transaksi PO untuk dibuatkan dalam satu form Receive Item).
Simpan transaksi penerimaan barang.
44 | P a g e Membuat Form Purchase Invoice (Faktur Pembelian) atas transaksi Receive Item (Penerimaan Barang).
Pilih nama pemasok pada field vendor
Isikan field-field yang diperlukan pada form purchase invoice.
Klik select PO dan pilih pilihan ”Select RI” untuk memilih transaksi RI yang tagihkan.
Pilih transaksi RI yang dimaksud kemudian klik OK (boleh memilih transaksi RI) lebih dari satu.
Simpan transaksi pembelian.
45 | P a g e Membuat Transaksi Purchase Payment (Pembayaran Pembelian) atas Transaksi Purchase Invoice (Faktur Pembelian)
Pilih nama pemasok yang akan dibayarkan hutangnya, pada field vendor.
Pilih akun kas dan bank yang digunakan dalam proses pembayaran hutang ke pemasok pada field Bank.
Jadikan tanggal cek sesuai dengan tanggal pengeluaran kas sesungguhnya atau tanggal cair cek. Minimal sama dengan tanggal pembayaran.
Pilih nomor faktur pembelian yang akan dibayarkan dengan mencentang barisnya di kolom pay.
Simpan transaksi pembayaran pembelian.
46 | P a g e Membuat Transaksi Retur Pembelian (Purchase Return)
Pilih nama pemasok untuk mengembalikan produk, pada field vendor name.
Isikan nomor dan tanggal transaksi retur pembelian, masing-masing pada field return No. & Date. Untuk fiscal date isikan dengan tanggal retur pajak, secara default akan mengikuti tanggal transaksi retur pembelian, namun Anda bias mengubahnya.
Pilih nomor transaksi Purchase Invoice/ Receive Item yang akan diretur.
Klik baris kolom description untuk memilih barang yang akan diretur dan akan tampil pesan peringatan.
Akan muncul ”Do you want to return all quantity” klik pilihan No. atau Yes.
Isikan jumlah quantitas yang akan diretur pada field qty Simpan transaksi retur pembelian.
47 | P a g e 4.1.2 Membuat Transaksi Pembelian Dengan Uang Muka (Down Payment)
Buka formulir purchase order yang baru dengan cara klik menu utama activities-purchase-purchase order (Aktivitas-Pembelian-Pesanan pembelian) Pada tampilan formulir purchase order tersebut isi nama vendor, tanggal order,
nomor PO dan detail item yang akan dipesan kepada vendor.
Setelah informasi pesanan selsai Anda entry , pastikan komor DP account telah terisi dengan akun uang muka pembelian langkah selanjutnya adalah klik tombol down payment yang terdapat pada header formulir Purchase Order.
Perhatikan pada saatAnda mengklik tombol Down Payment secara otomatis Accurate akan menampilkan formulir Purchase Invoice.
Perhatikan detail formulir Purchase Invoice secara otomatis telah menampilkan item Down Payment dengan unit price senilai total order yang Anda buat. Ubai nilai unit price tersebut sesuai dengan jumlah uang muka pembelian yang Anda bayar kepada vendor lalu klik tombol recalc kemudian klik tombol Pay Vendor untuk mencatat pengeluaran kas/bank atas pembayaran uang muka pembelian tersebut pada formulir Purchase Payment.
Klik tombol save & close.
48 | P a g e Mengubah (Edit)
Pengubahan form-form di siklus pembelian, dilakukan melalui menu List (Daftar)-Purchase (Pembelian). Pilih form pembelian apa yang akan diubah, kemudian klik, maka akan muncul menu Daftar dari form yang dipilih.
Proses mengubah transaksi pada form-form pada modul pembelian adalah sebagai berikut;
Pilih form yang akan diubah, dan akan tampil menu daftar dari form tersebut.
Filter transakasi yang akan diubah pada bagian ”filter”, antara lain filter untuk nomor invoice, nama pemasok, mata uang, status dan tanggal transaksi, pada masing-masing field yang tersedia di bagian filter.
Sorot transaksi yang akan diubah, lalu klik field ”Edit” pada pojok kiri atas atau klik kanan pada transaksi tersebut dan pilih ”Edit”, maka akan terbuka form transaksi yang akan diubah.
49 | P a g e