PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS SHORT MESSAGE SERVICE (SMS) GATEWAY PADA SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 2 PACITAN
Shintawati Rahayu 1), Sukadi 2) titadu88@gmail.com
Abstract - During this very limited oangtua students in monitoring their children's academic activities at school, ranging from academic achievement value hinggga attendance of their children. That sometimes even surprise parents as their child's academic grades decreased, and others received letters of reprimand for their child's behavior. Thus the author makes the design of academic information system based on SMS Gateway SMAN 2 Pacitan are expected to assist parents in monitoring students' learning activities of their children at school, and can help the students to avoid the harsh reprimand the school because absenteeism and declining value of their academic . Expected later this design can help the school, parents, and students to improve student academic achievement in school.
Keywords: Design of SMS-based Information System Academic GATEWAY
Abstraksi - Selama ini oangtua siswa sangat terbatas dalam memantau kegiatan akademik putra-putrinya disekolah, mulai dari prestasi nilai akademik hinggga absensi putra-putrinya. Yang terkadang malah mengejutkan orangtua siswa karena nilai akademik anak mereka menurun dan ada pula yang mendapat surat teguran karena perilaku anak mereka. Dengan demikian penulis membuat perancangan sistem informasi akademik berbasis SMS Gateway pada SMAN 2 Pacitan yang diharapakan mampu membantu orangtua siswa dalam memantau kegiatan belajar putra-putrinya disekolah, serta dapat membantu para siswa agar terhindar dari teguran keras pihak sekolah karena absensi dan nilai akademik mereka yang menurun. Diharapkan kelak perancangan ini dapat membantu pihak sekolah,orangtua siswa, dan siswa dalam meningkatkan prestasi akademik siswa disekolah.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akademik berbasis SMS GATEWAY 1.1. Latar Belakang Masalah
SMAN 2 Pacitan adalah salah satu sekolah menengah atas yang terdapat di kota Pacitan, kabupaten Pacitan. SMAN 2 Pacitan juga membantu para putra-putri kota Pacitan untuk meningkatkan prestasi akademik mereka sebagai bekal masa depan mereka kelak. Pada saat ini menyampaikan informasi mengenai nilai ujian tengah semester, nilai ujian akhir semester, data absensi, dan biaya sumbangan sekolah masih secara manual. Sedangkan untuk jadwal ujian ataupun informasi lainnya, masih dengan selembar kertas yang ditempel pada mading sekolah. Tujuan perancangan SMS Gateway ini untuk membangun sebuah sistem informasi sekolah sehingga siswa dapat mengetahui informasi nilai pelajaran Tugas, UTS, UAS, Absensi kelas, Biaya sumbangan sekolah dan pengumuman lainnya dalam hitungan detik. Siswa hanya perlu mengirim SMS maka sistem SMS Gateway akan membalas SMS secara langsung dan otomatis. Dan untuk memudahkan orangtua siswa untuk memenatau prestasi akademik putra-putri mereka selama menempuh pendidikan
1.2. Rumusan Masalah
Bagaimana merancang suatu sistem informasi akademik berbasis SMS Gateway di SMAN 2 Pacitan ?
1.3. Batasan Masalah
a. Penelitian dilakukan di SMAN 2 Pacitan
b. Penelitian ini membuat Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis SMS Gateway
1.4. Tujuan
Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akademik guna membantu pihak SMAN 2 Pacitan dalam mendistribusikan informasi akademik kepada siswa dan orangtua siswa.
1.5. Manfaat
Memberikan gambaran kepada pihak SMAN 2 Pacitan dalam memberikan informasi akademik kepada siswa dan orangtua siswa.
2.1.1. Sejarah Singkat SMA Negeri 2 Pacitan
Tujuh belas tahun yang lalu, atau lebih tepatnya 10 Mei 1996 sebuah lembaga pendidikan formal berdiri di atas area seluas lebih kurang 15.000 m2 di Desa Kayen Kec./Kab. Pacitan mulai merintis aura pendidikan SMA Negeri 2 Pacitan tercinta ini. Bpk. Wakidin, Spd adalah Kepala Sekolah SMAN 2 Pacitan yang menjabat pada saat ini. Dengan penuh ketekunan dan komitmen dalam memajukan pendidikan, telah terukirlah karya dan prestasi anak bangsa yang dapat kita lihat
dari perkembangan potensi fisik dan non fisik gelora SMA Negeri 2 Pacitan
2.1.2. Struktur Organisasi SMA Negeri 2 Pacitan
Struktur organisasi pada SMA Negeri 2 Pacitan adalah sebagai berikut:
Gambar. 2.1. Struktur Organisasi SMA Negeri 2 Pacitan
2.2.1. Teori Sistem Informasi
Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling terkait yang beroperasi bersama-sama untuk mencapai suatu sasaran atau suatu maksud. Hal ini berarti bahwa, sebuah sistem bukanlah seperangkat dari unsur yang tersusun secara tidak terstruktur, tetapi terdiri dari unsur-unsur yang dapat dikenal dan saling melengkapi karena mempunyai suatu tujuan, maksud, dan sasaran.
2.2.2. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan
2.2.3. Pengertian Informasi
Kelangsungan hidup suatu organisasi sangat bergantung pada kelancaran informasi yang diperoleh. Semakin banyak informasi yang diperoleh, suatu organisasi dapat semakin berkembang. Sebaliknya jika suatu organisasi tidak memperoleh informasi, maka organisasi tersebut tidak dapat berkembang.
2.2.4. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis yang telah dikutip dalam buku Jogiyanto H. M., ( 1995 : 11 ) dalam bukunya menyebutkan :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar berupa laporan-laporan yang diperlukan.
Analisis sistem dapat didefinisikan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2.2.5. Perancangan Sistem Informasi
Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisis system. Tahap perancangan sistem bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu perancangan sistem secara umum atau konseptual dan perancangan sistem secara detail atau fisik.
2.2.6. Konsep Basis Data
Basis Data terdiri dari dua kata yaitu Basis dan Data. Basis dapat diartikan gudang atau tempat berkumpul. Sedangkan Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek.
2.2.7. Perangkat Pemodelan Sistem
a. Context Diagram b. Diagram Alir Data (DFD)
2.2.8. Tinjauan Singkat Software Power Designer
Power designer merupakan tool pemodelan yang dikeluarkan oleh Sybase untuk membangun sebuah sistem informasi yaang cepat, terstruktur dan efektif. Power designer mendukung beberapa pemodelan sebagai berikut :
• Requirement Management
• Bussiness Process
• Data modelling
• XML Modelling
• Application Modelling dengan UML
• Information Liquidity Modelling
• Integrated Modelling
3.1. Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan terhadap sistem yang ada.
3.2.1. Pemecahan Masalah
Mengenai masalah yang dihadapi oleh SMAN 2 Pacitan sesuai hasil wawancara dan kuisioner perlu adanya sistem yang bisa membantu dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pihak sekolah.
3.2.2. Analisis Studi Kelayakan Sistem
Analasis studi kelayakan adalah menganalisis permasalahan-permasalahan yang ada pada proses penyampain akademik siswa kepada orang tua siswa.
3.2.3. Konsep Sistem Informasi Berbasis SMS
Pada perancangan sistem informasi ini dibuatlah konsep untuk mengolah pesan sms berupa permintaan data dari sebuah telepon selular ke sebebuah modem wavecom yang terhubung ke sebuah PC.
3.3.1. Analisis Kebutuhan Fungsional
Berikut adalah kebutuhan fungsional dari sistem yang akan dibuat:
a. Sistem harus dapat menginformasikan nilai akademik siswa yang diminta oleh user melalui SMS dengan format yang telah ditentukan.
b. Sistem harus dapat digunakan untuk memasukan data siswa, data mata pelajaran,data guru, data kelas, dan data nilai.
c. Sistem harus secara otomatis (autoreplay) membalas SMS yang telah dikirimkan oleh user ke nomer yang telah di sediakan.
3.3.2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional a. Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras (hardware) yang harus dipenuhi untuk implementasi program aplikasi ini
b. Analisis Perangkat Lunak (Software)
Berdasarkan dari analisis yang dilakukan demi menunjang implementasi Sistem Informasi Akademik Siswa Berbasis SMS Gateway.
3.3.3. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan mutlak yang harus ada dalam suatu sistem adalah perangkat lunak.
Sebelum memulai perancangan perlu juga dilakukan analisis terhadap beberapa hal yang akan menjadi kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan.
3.4. Perancangan Sistem
Perancangan system merupakan tahap lanjutan setelah tahap analisis sistem, yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional, mempersiapkan implementasi sistem baru, menggambarkan sistem baru, mengatur dan merencanakan elemen-elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh, serta mengkonfigurasikan perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam perancangan sistem baru.
3.4.1. Kerangka Pemikiran
Gambar 1. Kerangka Pemikira
3.4.2 PERANCANGAN DFD
a. Diagram Konteks
Dalam hal ini diagram konteks berfungsi untuk memetakan model lingkungan, yang direpresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik
b. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Pengolahan Data
Adapun pengembangan dari Diagram Konteks tersebut diatas ditransformasikan kedalam bentuk DFD Level 0 dengan tujuan untuk mempermudah pengambilan keputusan bagi penulis dalam perancangan awal perangkat lunak (program) yang akan dibuat.
Gambar 3. DFD Level 0
c. Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Pengolahan Data Absensi
Gambar 4. DFD Level 1
d. Data Flow Diagram (DFD) Level 2
Pengolahan Data Nilai
Gambar 5. DFD Level 2
e. Data Flow Diagram (DFD) Level 3
Pengolahan Data Pembayaran
Gambar 6. DFD Level 3
f. Data Flow Diagram (DFD) Level 4 Pengolahan Data Siswa
Gambar 6. DFD Level 4
g. Data Flow Diagram (DFD) Level 5
Pengolahan Data Absensi
Gambar 7. DFD Level 5
3.4.3. Perancanngan Menu
Gambar 8. Rancang Menu
3.4.4. Perancangan Format SMS Tabel 1.Format SMS No Format SMS Keterangan A<spasi>NIS<spasi> 1 SEMESTER
Untuk melihat nilai UAS
U<spasi>NIS<spasi> 2
SEMESTER
Untuk melihat nilai UTS
AB<spasi>NIS<spasi> 3
SEMESTER
Untuk melihat absensi
3.4.5. Perancangan Sistem Relational Tabel
Gambar 9. Relasi Antar Tabel
3.4.6 Perancangan Interface
Tahap perancangan antar muka (interface) dimulai dengan membuat desain antar muka yang ada dalam Sistem Informasi Pembayaran SPP dan Insidental. Interface berguna untuk mempermudah pengguna sistem dalam memasukan (input) data tahanan ke tabel-tabel database yang sudah dibuat oleh penulis.
a. Perancangan Form Halaman Login
Pada Form login ini digunakan untuk melakukan verifikasi data pengguna dalam mengakses aplikasi admin.
Gambar 10. Rancangan Halaman Login Admin
b. Perancangan Form Halaman Depan
Sistem
Pada form ini merupakan struktur menu yang merepresentasikan lingkup hak akses ADMIN.
Gambar 11. Perancangan Halaman Depan Sistem
c. Perancangan Halaman Kirim Pesan
Form ini digunakan untuk mengirim pesan berupa pengumuman singkat untuk nomor peserta didik yang telah terdaftar.
Gambar 12. Perancangan Halaman Kirim Pesan
d. Perancangan Halaman Manajemen Kelas
Form ini untuk berisikan kode kelas untuk tiap data kelas. Terdapat menu Tambah Kelas untuk menambah data kelas baru.
Gambar 13. Perancangan Halaman Manajemen Kelas
e. Perancangan Halaman Tahun Ajaran
Form ini untuk berisikan kode tahun untuk tiap data tahun ajaran yang berlangsng. Terdapat menu Tambah Tahun Ajaran untuk menambah data tahun baru.
Gambar 14. Perancangan Halaman Tahun Ajaran
f. Perancanga Halaman Manajemen
Pengajar
Form ini berisikan data para pengajar di SMA Negeri 2 Pacitan.
Gambar 15. Perancangan halaman manajemen
g. Perancangan Halaman Manajemen Absensi
Pada form halaman manajemen absensi ini data ketidak hadiran siswa diinputkan. Data dapat disimpan dengan memilih menu simpan dan batal jika tidak disimpan.
Gambar 16. Perancangan Halaman Absensi
h. Perancangan Halaman Manajemen Siswa
Pada form ini digunakan oleh admin untuk menginputkan data siswa. Yang nantinya akan disimpan pada tabel siswa.
Gambar 15. Perancangan Halaman Manajemen
Siswa
i. Perancangan Halaman Manajemen Nilai UTS dan UAS
Pada form ini nantinya nilai tiap mata pelajaran diinputkan. Untuk halaman perancangan UTS dan UAS sama.
Gambar 16 Perancangan Halaman Manajemen
Nilai Siswa
4.1. Kesimpulan
a. Penyampaian hasil ujian yang masih konvensional yaitu nilai ulangan tengah semester dan akhir semester disampaikan dalam bentuk print out atau lembar jawaban yang dibagikan kepada siswa dan tidak semua mata palajaran disampaikan hasilnya.Untuk absensi siswa disampaikan setiap satu semester sekali yaitu berupa raport sehingga orang tua siswa tidak bisa mengontrol secara langsung.
b. Perancangan Sistem Informasi Akademik Siswa Berbasis SMS Gateway Pada SMAN 2 Pacitan diharapkan dapat memberi kesimpulan kepada pihak sekolah untuk mengaplikasikan sistem informasi akademik siswa yang masih konvensional menjadi lebih terkomputerisasi,efisisen, dan tepat sasaran yaitu semakin melibatkan peran orangtua untuk mengontrol hasil akademik anaknya.
4,2. Saran
Perancangan Sistem ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi suatu program aplikasi sistem informasi akademik siswa berbasis SMS gateway pada SMAN 2 Pacitan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Fatta, H. A, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. Andi Offset. 2007 [2] Gunawan, Ferry, Membuat Aplikasi
SMS Gateway Server dan Client dengan Java dan PHP. Jakarta: PT .2003
[3]
Jogianto, H. M
,
Analisis & Desain
Sistem Informasi
: Andi Offset
Komputer, Yogyakarta. 2005
[4] Nugroho, Adi, Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berbasis Objek, Bandung : Informtika Bandung. 2005.
[5] Whitten, Jeffery L. Metode Desain Dan Analisis Sistem. Yogyakarta : Graha Ilmu. 2008
[6] Yakub. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. 2012
[7] Candra Budi Susila, Ramadhian Agus
Triyono, Sistem Informasi Nilai
Mahasiswa Berbasis Sms Gateway Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah (Stit) Muhammadiyah Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science – Speed 11 Vol 8 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330
[8] M Affan Effendi, Bagus Wungu
Hendrajati, Bambang Eka Purnama, Perancangan Sistem Layanan Informasi Akademik Berbasis Short Message Service, Indonesian Jurnal on Computer Science – Speed 11 Vol 8 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330
[9] Muhammad Taufiq Muslih, Bambang
Eka Purnama, Pengembangan Aplikasi
Sms Gateway Untuk Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru Di SMAN 1 Jepara, IJNS – Indonesian Journal on Networking and Security, Vol 2 No 1 – Januari 2013, ijns.org, ISSN: 2302-5700
[10] Anjar Priyadna, Berliana Kusuma
Riasti (2013),
