Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah
Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Pgri 1 Pacitan
Nurita Wulansari
1)Bambang Eka Purnama,
2)Indah Uly Wardati
3)nuritawulansari@yahoo.co.id
Abstract
: Financial management in schools is a very important part for any activity that is in school
would have financial need for the smooth operation of the school. At the Vocational School ( SMK )
PGRI 1 Pacitan one of the problems that occur are recording errors in the data management process
especially the financial part that has not been computerized since still using conventional recording ,
that the officer was recorded every student payment recapitulation into a ledger or cash book.
This research aims to design and build the Financial Management Information Systems in the
School of Vocational School ( SMK ) PGRI 1 Pacitan to be more flexible and dynamic as well as
minimize the errors in inputting data and optimize storage and data security . Resulting in Financial
Management Information Systems School of well-organized and helped finance officers in the
processing of financial data. This study will also outline the products produced at each stage of the
analysis. Financial Management Information System School conducted a complete and detailed. The
author of the research methods to solve a variety of problems that occur are observation, interviews,
documentation, literature, system analysis, system design, testing, and implementation of the system,
in order to produce a better change in the existing system. We hope this research can assist and
facilitate the user in the process of processing the financial management of school finances in order
can be processed effectively and efficiently. So that financial data can be realized with both and can
generate accurate calculations.
Keywords: Information Systems, Financial Management
Abstraksi:
Pengelolaan keuangan di sekolah merupakan bagian yang sangat penting karena setiap
kegiatan yang ada di sekolah pasti akan membutuhkan keuangan demi kelancaran kegiatan sekolah.
Pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan salah satu permasalahan yang terjadi yaitu
kesalahan pencatatan dalam proses pengelolaan data khususnya bagian keuangan yang belum
terkomputerisasi karena masih menggunakan pencatatan secara konvensional, yang mana petugas
masih mencatat setiap rekapitulasi pembayaran siswa ke dalam sebuah buku besar atau buku kas.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun Sistem Informasi Pengelolaan
Keuangan Sekolah di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan supaya lebih fleksibel dan
dinamis serta meminimalisasi adanya kesalahan dalam penginputan dan penyimpanan data serta
mengoptimalkan keamanan data. Sehingga menghasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan
Sekolah yang tertata baik dan membantu petugas keuangan dalam proses pengolahan data
keuangan. Penelitian ini juga akan menguraikan produk-produk yang dihasilkan pada masing-masing
tahap analisis. Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Sekolah dilakukan secara lengkap dan
terperinci. Adapun metode penelitian penulis untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang
terjadi adalah observasi, wawancara, dokumentasi, kepustakaan, analisis sistem, perancangan
sistem, uji coba, dan implementasi sistem, supaya menghasilkan perubahan yang lebih baik pada
sistem yang telah ada. Diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu dan mempermudah pengguna
dalam melakukan proses pengolahan keuangan sekolah agar pengelolaan keuangan dapat diolah
secara efektif dan efisien. Sehingga data keuangan dapat terealisasikan dengan baik dan dapat
menghasilkan perhitungan yang akurat.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Pengelolaan Keuangan
1.1
Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia teknologi pada saat ini
memberikan pengaruh yang besar terhadap
perkembangan sistem informasi. Sistem
informasi pun akan terus berkembang seiring
dengan kemajuan teknologi untuk memenuhi
kebutuhan bagi penggunanya. Salah satu hal
yang ingin dikembangkan untuk mewujudkan
kemajuan tersebut adalah meningkatkan
perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi di Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) PGRI 1 pacitan.
Sekolah merupakan salah satu sarana
organisasi / lembaga yang dirancang untuk
memberikan pelayanan pengajaran kepada
masyarakat dalam bidang pendidikan dibawah
pengawasan guru. Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan merupakan
salah satu sekolah yang masih diminati di
Kabupaten Pacitan, sebagai sarana untuk
menuntut ilmu dan memperluas pengetahuan.
Di Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1
Pacitan ini ingin mewujudkan suatu proses
pengembangan teknologi yang semula
konvensional menjadi terkomputerisasi untuk
meningkatkan kualitas dan mutu.
Setiap kegiatan di sekolah perlu diatur agar
kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan
efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat
kompleks membutuhkan pengaturan yang
baik, begitu pula dengan pengelolaan
keuangan di sekolah. Pengelolaan keuangan
di sekolah merupakan salah satu kegiatan
yang sangat penting, karena setiap kegiatan
yang dilakukan disekolah pasti membutuhkan
manajemen keuangan. Akan tetapi saat ini
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1
Pacitan masih menggunakan cara yang
konvensional untuk mengolah data, yakni
pengelolaan keuangan sekolah dimana ketika
siswa selesai membayar, pada akhir periode
tertentu petugas masih merekapitulasi
keuangan setiap pembayaran siswa ke dalam
pembukuan, sehingga dibutuhkan waktu yang
cukup lama untuk pencarian data dan
pembuatan laporan keuangan kepada
pimpinan yang selama ini hanya dibuat
menggunakan pencatatan secara
konvensional.
1.2 Rumusan Masalah
1. Sistem pengelolaan keuangan sekolah
pada Sekolah Menengah Kejuruan (
SMK ) PGRI 1 Pacitan saat ini masih
konvensional.
2. Rekapitulasi keuangan sekolah belum
tertata dengan baik, sehingga dalam
pembuatan laporan memerlukan waktu
yang cukup lama.
3.
Bagaimana membangun Sistem
Informasi Pengelolaan Keuangan
Sekolah yang sesuai dengan sistem
yang diharapkan?
1.3 Batasan Masalah
1. Sistem ini hanya dikelola oleh admin
yang dalam hal ini adalah petugas
keuangan yang telah ditentukan oleh
sekolah Menengah Kejuruan ( SMK )
PGRI 1 Pacitan.
2.
Penelitian ini membahas dan
mengolah mengenai penginputan data
penerimaan keuangan sekolah dari
keseluruhan transaksi pembayaran
siswa Sekolah Menengah Kejuruan
(SMK) PGRI 1 Pacitan dan data
pengeluaran keuangan beserta
laporan keuangan setiap tahun yang
dapat diganti menggunakan sistem
yang terkomputerisasi dan tidak
membahas aliran keuangan di luar
sistem.
3. Output yang dihasilkan berupa laporan
data penerimaan keuangan dengan
rincian data penerimaan pembayaran
siswa keseluruhan dan data
pengeluaran keuangan sekolah.
1.4 Tujuan Penelitian
1.
Menyajikan informasi data dan
rekapitulasi pembayaran yang tertata
baik.
2. Untuk merancang dan membangun
Sistem Informasi Pengelolaan
Keuangan Sekolah di Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1
Pacitan.
3.
Menghasilkan Sistem Informasi
Pengelolaan Keuangan Sekolah pada
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)
PGRI 1 Pacitan, yang membantu
petugas dalam proses pengelolaan
data keuangan maupun rekapitulasi
keuangan sekolah.
1.5 Manfaat Penelitian
1.
Dapat mempermudah proses
pengelolaan keuangan Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1
Pacitan.
2
Dapat meminimalisasi adanya
kesalahan dalam penginputan data
yang dilakukan secara konvensional
dan mengoptimalkan keamanan data.
3 Dapat memberikan gambaran penting
untuk menyelesaikan permasalahan
mengenai pengelolaan keuangan di
sekolah.
2. Landasan Teori
2.1. Pengertian
Sistem
Menurut (Tata Sutabri, S.Kom, MM, 2005:34) “
Sistem merupakan kumpulan dari komponen
yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya membentuk satu kesatuan untuk
mencapai tujuan tertentu. ”
2.2. Pengertian Informasi
Menurut (HM. Jogiyanto, 2005:18) “ Informasi
merupakan data yang telah diklasifikasikan
atau diolah atau diinterpretasikan untuk
digunakan dalam proses pengambilan
keputusan.
2.3.
Pengertian Sistem Informasi
Menurut (HM. Jogiyanto, 2005:36) “ Sistem
Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan. “
2.4. Pengertian Sistem Informasi
Keuangan
Sistem Informasi Keuangan adalah sistem
informasi yang dirancang untuk menyediakan
informasi kepada orang atau kelompok (user)
baik di dalam maupun di luar instansi
mengenai arus keuangan serta
permasalahannya di instansi tersebut. Sistem
informasi keuangan merupakan sistem
informasi yang digunakan guna mengatur
keuangan yang ada dalam organisasi maupun
instansi.
2.5. Java
Menurut (Hendra dkk, 2001) “Java adalah
bahasa pemrograman yang dapat dijalankan
diberbagai perangkat komputer, termasuk
pada ponsel atau dengan kata lain bahasa
pemrograman yang berorientasi objek (OOP)
dan dapat dijalankan pada berbagai
platform
sistem operasi.
2.6. Pengertian
Netbeans
The NetBeans IDE
adalah sebuah lingkungan
pengembangan sebuah
tools
untuk
programmer
menulis, mengompilasi, mencari
kesalahan dan menyebarkan program.
Netbeans IDE
adalah sebuah produk bebas
dengan tanpa batasan bagaimana digunakan.
NetBeans
mengacu pada dua hal, yakni
platform untuk pengembangan aplikasi
desktop java, dan sebuah
Integrated
Development Environment
(
IDE)
yang
dibangun menggunakan
platform NetBeans
.
Kajian Pustaka
Menurut Eka Prasetya dan Sidik Susilo (2011)
telah melakukan penelitian yang berjudul
“Membangun Sistem Informasi Administrasi
Keuangan Di SMP Muhammadiyah Panjatan
Kulon Progo DIY”. Pada penelitian tersebut
sistem yang sedang berjalan masih bersifat
manual dimana pencatatan data pembayaran
yang dilakukan masih sering terjadi kesalahan
(human error)
, karena pencatatan terkadang
dilakukan seadanya. Permasalahan lain yang
muncul adalah dalam penyusunan laporan.
Permasalahan yang sering dikeluhkan adalah
sulitnya mengumpulkan data keuangan yang
terpisah-pisah di beberapa buku keuangan.
Untuk itu dibutuhkan sebuah sistem yang
mampu mengatasi permasalahan tersebut
sehingga pengelolaan lebih maksimal.
Menurut Wuri Dariyati (2011) juga telah
melakukan penelitian dengan judul “Analisis
Dan Perancangan Sistem Informasi Keuangan
Pada SMK Negeri 1 Girisubo Gunung Kidul
Yogyakarta”. Pada penelitian tersebut dengan
berkembangnya teknologi komputer saat ini
memungkinkan pengguna dapat mengolah
data secara cepat dan akurat, salah
satunya adalah pengolahan data dengan
menggunakan database sebagai tempat
penyimpanan data yang diolah. Proses
pengolahan data khususnya bagian
keuangan juga belum terkomputerisasi karena
masih menggunakan software umum yaitu
Microsoft Excel dan juga pencatatan secara
manual, yang mana dengan menggunakan
Microsoft Excel pengolahan datanya masih
kurang efektif dan sering terjadi kesalahan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa dengan adanya
jurnal dan tinjauan pustaka tersebut peneliti
akan melakukan penelitian yang sama yaitu
membuat sebuah aplikasi yang digunakan
untuk proses rekapitulasi keuangan sekolah
dan pelaporan pada sebuah instansi, yang
nantinya aplikasi ini bisa menampilkan laporan
data keuangan keseluruhan sesuai periode
tertentu, serta dapat mencari data keuangan
dengan cepat dan mudah.
3.1. Analisis
Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian sistem
informasi yang sedang berjalan secara utuh ke
dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan
kebaikan-kebaikannya untuk sistem ini.
3.2. Analisis
Masalah
Kegiatan Pengelolaan Keuangan di Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) PGRI 1 Pacitan
yang meliputi proses pengolahan data,
penyimpanan serta pengelolaan data
keuangan, dilakukan masih dengan mencatat
keseluruhan pembayaran siswa ke dalam
sebuah buku kas dan merekap kembali data
tersebut ke dalam buku besar. Untuk laporan
keuangan setiap akhir tahun hanya berupa
lembaran
print out
yang dibuat menggunakan
software Microsoft Excel
. Sehingga dalam
penyimpanan data laporan keuangan tersebut
masih kurang efektif dan sering terjadi
kesalahan serta dokumen-dokumen laporan
keuangan tersebut sering hilang apabila tahun
ajaran telah berganti. Hal tersebut akan
memperlambat pencarian data jika
sewaktu-waktu data tersebut diperlukan untuk
keperluan lain.
Gambar 3.1 Lembar Pencatatan Keuangan
3.3. Perancangan
Sistem
Diagram Konteks
Gambar 3.5 Diagram Konteks
DFD Nol Level 1
Gambar 3.6 DFD Nol Level 1
DFD Detil Level 2 Proses Data
Master
Gambar 3.7
DFD Detil Level 2 Proses Data
Master
DFD Detil Level 2 Proses Data Keuangan
Gambar 3.8 DFD Detil Level 2 Proses Data
Keuangan
Relasi Tabel
Gambar 3.17 Relasi Antar Tabel
Kerangka Pemikiran
Gambar 3.4
Kerangka Pemikiran
Struktur Tabel
Tabel Login
Nama Field Type Ukuran Keterangan kd_user Integer 3 Primary Key username Varchar 8 Not null password Varchar 7 Not null
Tabel 3.2 Struktur Tabel Login
Tabel Jurusan
Nama Field Type Ukuran Keterangan no_jur Integer 3 Primary Key program_keahlian Varchar 35 Not null kompetensi_keahlian Varchar 30 Not null
Tabel 3.3 Struktur Tabel Jurusan
lap_pengeluaran input_lappengeluaran lap_penerimaan input_lappenerimaan lap_datapengeluaran lap_datapenerimaan lap_datatransaksi lap_datasiswa lap_datajurusan input_datapengeluaran input_datapenerimaan input_datatransaksi input_datasiswa input_datajurusan Petugas_keuangan 0 SI_KeuanganSekolah + no_keluar no_terima dt_LapPengeluaran dt_lapPenerimaan lap_pengeluaran input_lappengeluaran input_lappenerimaan lap_penerimaan dt_pengeluaran dt_penerimaan dt_trans dt_siswa dt_jur lap_datapengeluaran input_datapengeluaran lap_datapenerimaan input_datapenerimaan lap_datatransaksi input_datatransaksi lap_datajurusan input_datajurusan lap_datasiswa input_datasiswa Petugas_keuangan 1 DataMaster + 2 DataKeuangan +
jurusann siswaa transaksi penerimaan pengeluaran
3 LapKeuangan + LapPenerimaan LapPengeluaran lap_datasiswa input_datajurusan lap_datajurusan no_jur dt_siswa dt_jur input_datasiswa Petugas_keuangan jurusann siswaa 2 DataMasterSiswaa 1 DataMasterJurusann no_trans dt_penerimaan dt_pengeluaran dt_trans lap_datapengeluaran input_datapengeluaran lap_datapenerimaan input_datapenerimaan lap_datatransaksi input_datatransaksi Petugas_keuangan
transaksi penerimaan pengeluaran
1 DataKeuanganTransaksi 2 DataKeuanganPenerimaan 3 DataKeuanganPengeluaran Admin Staff Siswa Pembayaran Java My SQL Software
Sistem Pengelolaan Keuangan Sekolah
Print Laporan
Laptop PC
Tabel Siswa
Nama Field Type Ukuran Keterangan no_siswa Integer 3 Primary key program_keahlian Varchar 35 Not null kompetensi_keahlian Varchar 30 Not null
kelas Varchar 3 Not null nama_siswa Varchar 50 Not null
no_induk Varchar 15 Not null ttl Varchar 50 Not null alamat Varchar 100 Not null jns_kel Varchar 2 Not null nama_ortu Varchar 50 Not null
asal_sek Varchar 50 Not null
Tabel 3.4
Struktur
Tabel Siswa
Tabel Transaksi
Nama Field Type Ukuran Keterangan no_trans Integer 3 Primary key
tgl Date 8 Not null no_induk Varchar 15 Foreign Key nama_siswa Varchar 50 Not null
kelas Varchar 3 Not null program_keahlian Varchar 35 Foreign Key
pembayaran Varchar 100 Not null total Float 10 Not null
Tabel 3.5
Struktur
Tabel Transaksi
Tabel Penerimaan
Nama Field Type Ukuran Keterangan no_terima Integer 4 Primary Key
tgl Date 8 Not null program_anggaran Varchar 50 Not null
biaya Integer 10 Not null sumber Varchar 6 Not null volume Integer 3 Not null satuan Integer 2 Not null total Float 10 Not null penyusutan Integer 10 Not nul
jumlah Float 10 Not null BDH Integer 10 Not null BDRKB Integer 10 Not null jml_kelola Float 10 Not null
Tabel 3.6
Struktur
Tabel Penerimaan
Tabel Pengeluaran
Nama Field Type Ukuran Keterangan no_keluar Integer 3 Primary Key
tanggal Date 8 Not null standar Varchar 50 Not null program_kegiatan Varchar 100 Not null
volume Integer 3 Not null satuan Varchar 20 Not null biaya Integer 10 Nott null jumlah Float 10 Not null sumber Varchar 6 Not nul
jml_sd Float 10 Not null
