ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS VB.NET: STUDI KASUS SMK NEGERI 1 PAYUNG

(1)

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

AKADEMIK BERBASIS VB.NET: STUDI KASUS SMK

NEGERI 1 PAYUNG

ANITA

Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG

Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

email :

[email protected]

Abstrak

SMK Negeri 1 Umbrella is a vocational school under the Education Department of the Government of South Bangka is located at street Bemban Umbrella established in 2011.

At SMK Negeri 1 Umbrella there are still many weaknesses in terms of academic fields such as, difficulty knowing the value of the learners, and the value of the data processing is often slow students, teachers and schedule data processing was slow and difficult, as well as Ms. use. Office systems running in a transaction. To overcome the problems encountered above, then require academic information systems are computerized and integrated in order to provide convenience and minimize academic errors in data processing by the academic part.

The author uses the method of the Unified Modeling Language (UML) in this thesis, then needed the academic system in the form of a database to store and maintin data security. By utilizing this database is really a and good, then it will be safe data storoge and data retrieval residents computerized and will be easier.

Kata kunci :

Keywords: Unified Modeling Language

1. Pendahuluan

Sumber daya manusia yang berkualitas sangat penting artinya untuk mewujudkan tingkat kehidupan masyarakat yang lebih baik. Tidak dapat dipungkiri bahwa kemajuan suatu bangsa bergantung pada kualitas manusia yang ada dinegara tersebut khususnya generasi muda. Salah satu jalur strategis yang dapat digunakan untuk mewujudkan sumber daya manusia (SDM) yang berkualitas itu tentunya adalah jalur pendidikan.

Pendidikan merupakan salah satu faktor yang penting dalam memenuhi standar sebagai negara yang berkembang. Pendidikan yang ada harus benar-benar memberikan pemahaman dan pembelajaran yang tepat bagi semua orang yang terlibat di dalamnya. Di samping itu juga pendidikan harus mampu menciptakan generasi-generasi muda yang berguna bagi bangsa dan negara serta berbudi luhur.

Akademik ini merupakan bagian yang penting untuk diberikan perhatian yang lebih, karena bagian ini mengatur seluruh kegiatan

yang mengukur akademik sebagai komponen utama sekolah. Untuk menunjang kelancaran sistem informasi akademik, maka peranan teknologi informasi sangat penting guna memperlancar dan mempermudah jalannya informasi. Sebagian salah satu dari permasalahan tersebut maka penyajian informasi mengenai aktifitas-aktifitas akademik memerlukan proses secara komputerisasi untuk menunjang aktifitas-aktifitas dalam pengolahan data.

Dengan adanya sistem informasi yang baru ini, dapat memberikan kemudahan dalam aktifitas-aktifitas akademik dalam proses pengolahan data terutama pada bagian wali kelas mereka yang melakukan pekerjaannya secara bersamaan pada tempat yang sama. Juga karena sistem yang baru ini bersifat intranet sehingga dapat mengefisienkan waktu. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mencoba membahas hal tersebut dalam penelitian tugas akhir dengan judul “ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BEBASIS VB.NET PADA SMK NEGERI 1 PAYUNG”.

(2)

a. Memperbaiki sistem akademik sekolah yang ada sebelumya menjadi lebih terintegrasi, dalam hal pengolahan ataupun dalam melakukan pencarian data –data yang dibutuhkan dalam waktu singkat.

b. Memberikan kemudahan dalam hal pelayanan bagi warga sekolah untuk mengakses informasi yang lebih cepat , tepat dan akurat.

c. Merancang sebuah sistem informasi akademik yang dapat menyimpan data sehingga resiko kehilangan data sangat kecil.

d. Memberikan laporan perkembangan siswa dalam proses belajar mengajar sehingga para guru akan lebih mudah memantau perkembangan siswa.

e. Dengan adanaya sistem maka pencataan dan perhitungan pada proses pengolahan nilai siswa akan lebih akurat.

Adapun batasan masalah dari penelitian ini meliputi antara lain :

a. Pendataan guru staff, kelas, mapel dan jadwal b. Pendataan siswa, absensi

c. Pendataan dan perekapan nilai Metode penelitian yang digunakan adalah :

Untuk melengkapi data-data dan informasi yang dibutuhkan dalam penyelesaian skripsi in, maka pengumpulan datanya menggunakan metode sebagai berikut :

a. Pengamatan (observasi)

Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan atau proses bisnis yang terjadi pada sistem akademik, sehingga diketahui urutan –urutan dari proses sampai akhir.

b. Wawancara (Interview)

Teknik ini secara langsung bertatap muka dan melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak yang mempunyai wewenang atas data yang diperlukan Penulis.

c. Penelitian kepustakaan

Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mengumpulkan data – data dan informasi yang diperoleh dari buku – dan pelengkap lainya.

2. Tinjauan Pustaka

Menurut Laudon dan Laudon (2010, p46) “sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengelolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi”.

Selain itu, Stair dan Reynolds (2010,p10) mendefinisikan “sistem informasi sebagai perangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang dikumpulkan (input), manipulasi

(process), menyimpan, dan menyebarkan

(output) data dan informasi dan memberikan

reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi seperangkat komponen yang terdiri dari orang, hardware,

software, jaringan telekomunikasi dan data

yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam organisasi.

Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010,p46-47) adalah sebagai berikut:

a. Input

Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.

b. Process

Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.

c. Output

Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakanya atau kepada aktivitas yang akan digunakan.

d. Feedback

Output yang dikembalikan ke anggota

organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi

Unifield Modeling Language (UML) adalah

sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industry untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah system.

Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, system operasi dan jaringan apapun,serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan

class dan operation dalam konsep dasarnya, maka

ia lebih cocok untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa-bahasa berorientasi objek.

Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya Grady Booch

OOD (Object Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modeling Technique),dan Ivar

(3)

Jacobson OOSE (Object Oriented Software

Engineering). Tujuan utama UML diantaranya

adalah untuk :

a. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum. b. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas

dari berbagai bahasa pemrograman dan proses rekayasa.

c. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

Menurut [Aji supriyanto 2005] “Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menetukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh system software, bukan mengenai bagaimana system software melakukannya”. Hasil dari tahap analisa adalah dokumen

software requirement specification (SRS).

Keberhasilan dari tahapan analisa adalah memahami kebutuhan – kebutuhan sistem dan membuat konsep sistem baru yang menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem guna memenuhi kebutuhan – kebutuhan sistem . Tujuan utama dari analisa berorientasi objek adalah memodelkan system yang nyata dengan penekanan apa yang harus dilakukan sistem.

Pendekatan dalam analisa berorientasi objek dilengkapi dengan alat-alat dan teknik yang dibutuhkan dalam pengembang hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang dapat terdefinisi dengan baik dan jelas.

Maka Landasan teori diagram – diagram UML yang menjadi alat bantu pada tahap analisa berorientasi objek yaitu :

Definisi Manajemen Proyek menurut PMBOK (Project Management Body of

Knowledge) adalah aplikasi dari pengetahuan,

keahlian, alat – alat, dan tehnik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek.

a. Project Execution Plan (PEP), Sebuah

rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduannya saling bergantung dan tidak aka terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan.

b. Objective proyek (tujuan proyek)

c. Stakeholders dapat diartikan sebagai

segenap pihak yang terkait dengan isu dan permasalahn yang sedang diangkat.

d. Delivarable adalah produk yang diproduksi

sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat. e. Jadwal proyek, Penjadwalan proyek adalah

kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas.

f. Work Breakdown Structure (WBS), adalah

cara pengorganisasian proyek menjadi bagan/struktur pelaporan yang bersifat hirarkis. WBS berfungsi untuk melakukan

breakdownatau memecahkan masalah setiap

proses pekerjaan menjadi lebih baik dan sempurna. Prinsip dasar dari Work

Breakdown Structure (WBS) adalah

pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil.

3. Metode Penelitian

WBS merupakan dokumen fundamental dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal, biaya dan perubahan-perubahan terjadi. Berikut adalah work breakdown structure

dari proyek Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akademik Berbasis Vb. Net pada SMKN Negeri 1 Payung.

(4)

Gant chart

4. Hasil dan Pembahasan

Aktivity Diagram

Memberikan data siswa

Terima data siswa

Disimpan dan diarsip data siswa tersebut

BAGIAN TU WAKA SEKOLAH Memberikan data guru Terima data guru Disimpan atau diarsipkan data guru

BAGIAN TU WAKA SEKOLAH

Buat jadwal pelajaran

Serahkan jadwal untuk ditandatangan dan disetujui

Bagikan jadwal Terima jadwal yang disetujui

dan ditandatangani

Terima jadwal yang ditandatangani dan disetujui

Serahkan jadwal yang telah ditandatangan dan disetujui

Terima jadwal

GURU WALI KELAS KEPALA SEKOLAH

(5)

Use Case

ERD

SISWA ABSEN ABSENSI PUNYA JADWAL DAPAT GURU ISI IKUT NILAI MASUK KELAS DAFTAR NILAI MATPEL RAPORT HASIL TERIMA M N M 1 M 1 M 1 M N M N 1 M M 1 Nisn Nm_siswa Jenkel Tmpt_lahir Tgl_lahir Asal_sklh Nm_ortuwali Alamat Bdg_keahlian Prgrm_ SK Kmptsi_keahlian No_absensi Kode_mapel Tgl_absensi Tapel Smstr Kode_jadwal Tapel_jadwal Smstr_jadwal Nip Nm_guru Tmpt_lahir Nuptk Jbtn Pgkt Gol Sts_kpgwn Pddkn_trkhr Jrsn Mapel_diampu Srtfk Kode_kelas Nm_kelas Kuata Kode_mapel Nm_mapel KKM Kode_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil Kode_raport Tapel_raport Smstr_raport Wali_kelas 1 1 Nisn No_absensi Sakit Izin Alpa No_absensi Kode_jadwal Kode_jadwal Nip Kode_jadwal Kode_mapel Kls Jam_ke Hari Wkt Kode_dafnil Kode_raport Nisn Kode_raport Nisn Kode_dafnil Nilai_tgs Nilai_harian Nilai_UTS Nilai_uas Diskripsi Predikat No_absensi Kode_kelas No_absensi Kode_dafnil MUATAN LOKAL MUAT M N KOMPETENSI CANTUMKAN M N Kode_raport Kode_kmptsi Nilai Grade Kode_kmptsi Nm_kmptsi Kd_muatan lokal Nm_muatan lokal Kode_raport Kode_muatan lokal Nilai Grade Ket BUAT M 1 No_absensi Kode_mapel

ERD KE LRS

SISWA ABSEN ABSENSI PUNYA JADWAL DAPAT GURU ISI IKUT NILAI MASUK KELAS DAFTAR NILAI MATPEL RAPORT HASIL TERIMA M N M 1 _M ₁ M 1 M N M N 1 M M 1 Nisn Nm_siswa Jenkel Tmpt_lahir Tgl_lahir Asal_sklh Nm_ortuwali Alamat Bdg_keahlian Prgrm_ SK Kmptsi_keahlian No_absensi Kode_mapel Tgl_absensi Tapel Smstr Kode_jadwal Tapel_jadwal Smstr_jadwal Nip Nm_guru Tmpt_lahir Nuptk Jbtn Pgkt Gol Sts_kpgwn Pddkn_trkhr Jrsn Mapel_diampu Srtfk Kode_kelas Nm_kelas Kuata Kode_mapel Nm_mapel KKM Kode_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil Kode_raport Tapel_raport Smstr_raport Wali_kelas 1 1 Nisn No_absensi Sakit Izin Alpa No_absen Kode_jadwal Kode_jadwal Nip Kode_jadwal Kode_mapel Kls Jam_ke Hari Wkt Kode_dafnil Kode_raport Nisn Kode_raport Nisn Kode_dafnil Nilai_tgs Nilai_harian Nilai_UTS Nilai_uas Diskripsi Predikat No_absensi Kode_kelas No_absensi Kode_dafnil MUATAN LOKAL MUAT M N KOMPETENSI CANTUMKAN M N Kode_raport Kode_kmptsi Nilai Grade Kode_kmptsi Nm_kmptsi Kd_muatan lokal Nm_muatan lokal Kode_raport Kode_muatan lokal Nilai Grade Ket BUAT M 1 No_absensi Kode_mapel Siswa Kepala Sekolah Guru Entry data siswa

Cetak Laporan Nilai Siswa Entry data guru

TU Sekolah Entry mata pelajaran

Entry kelas

Entry muatan lokal

Entry kompetensi Waka sekolah Cetak Jadwal Guru Entry Absensi Entry Nilai Wali Kelas Wali Kelas

Cetak Rekapan Nilai _Tu

Cetak Raport

(6)

LRS

SISWA Nisn Nm_siswa Jenkel Tmpt_lahir Tgl_lahir Asal_sklh Nm_ortuwali Alamat Bdg_keahlian Prgrm_ SK Kmptsi_keahlian ABSEN Nisn No_absensi Sakit Izin Alpa ABSENSI No_absensi Tgl_absensi Tapel Smstr Kode_kelas Kode_mapel Kode_jadwal KELAS Kode_kelas Nm_kelas Kuota NILAI Nisn Kode_dafnil Nilai_tgs Nilai_harian Nilai_UTS Nilai_uas Diskripsi Predikat DAFTAR NILAI Kode_dafnil Tapel_dafnil Smstr_dafnil RAPORT Kode_raport Nisn Tapel_rapotr Smstr_raport Wali_kelas MAPEL Kode_mapel Nm_mapel KKM IKUT Kode_jadwal Kode_mapel Kls Jam_ke Hari Wkt JADWAL Kode_jadwal Nip Tapel_jadwal Smstr_jadwal GURU Nip Nm_guru Tmpt_lahir Nuptk Jbtn Pgkt Gol Sts_kpgwn Pddkn_trkhr Jrsn Mapel_diampu Srtfk Kode_dafnil Nisn

Nisn No_absensi Kode_kelas

Kode_mapel Kode_jadwal Nip MUAT Kode_raport Kode_muatan lokal Nilai Grade Ket MUATAN LOKAL Kd_muatan lokal Nm_muatan lokal CANTUMKAN Kode_rapotr Kode_kmptsi Nilai Grade KOMPETENSI Kode_kmptsi Nm_kmptsi Kode_kmptsi Kode_raport

Kode_raport Kd_muatan lokal Kode_dafnil

Kode_mapel

Struktur Tampilan

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS VB.NET PADA

SMK NEGERI 1 PAYUNG

TU

Entry Data Siswa

GURU

Entry Absensi

Entry Nilai

WALI KELAS

Cetak Rekapan Nilai

Cetak Raport Entry Data Guru

Entry Data Mapel

Entry Data Kelas Entry Data Muatan

lokal Entry Data Kompetensi Cetak DataJadwal

Cetak Data Laporan Akademik

Rancangan Layar

FORM MENU UTAMA FORM MENU UTAMA

TU GURU WALI KELAS KELUAR

SMK NEGERI 1 PAYUNG

FORM MENU TU FORM MENU TU

Entry Siswa Entry Guru Entry Mapel

Cetak Jadwal Cetak Laporan

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK BERBASIS VB.NET

PADA SMK NEGERI 1 PAYUNG

Entry Kelas Entry Muatan Lokal Entry Kompetensi

FORM MENU GURU FORM MENU GURU

Entry Absensi Entry Nilai

SMK NEGERI 1 PAYUNG

FORM MENU WALI KELAS FORM MENU WALI KELAS

Cetak Rekapan Nilai Cetak Rapotr

(7)

Sequence Diagram

Class Diagram

: TU : FormMenuUtama : FrmSiswa : CtrlSiswa : Siswa

open() open() InputDataSiswa() InputDataSiswa() Simpan() Simpan() Simpan() DisplayListview() Ubah() Ubah() Ubah() DisplayListview() Hapus() Hapus() Hapus() DisplayListview() Batal() Batal() Kosongkan() Keluar() Keluar() Exit()

: TU : FrmMenuUtama : FrmCetakJadwal : CtrlJadwal : Jadwal : Guru : Mapel : Ikut

Open() Open() GetJadwal() GetJadwal() AutoKd_Jadwal() InputJadwal() InputJadwal() DisplayListview() PilihGuru() PilihGuru() GetGuru() DisplayListview() PilihMapel() PilihMapel() GetMapel() DisplayListview() InputIkut() InputIkut() Tambah() Tambah() DisplayListview() Cetak() Cetak() ShowCtkJadwal() SimpanJadwal() SimpanIkut() Batal() Batal() Kosong() Keluar() Keluar() Exit() Loop

: TU : FrmMenuUtama : FCtkLapNilaiSiswa : CtrLapNilaiSiswa : Siswa : Dafnil : Raport : Kelas : Absensi : Absen : Nilai

Open() Open() PilihSemester() PilihSemester() DisplaySemester,TA() Cetak() Cetak() GetSiswa() GetDafnil() GetRaport() GetKelas() GetAbsensi() GetAbsen() GetNilai() DisplayListview() Keluar() Keluar() Exit()

(8)

5. Kesimpulan

Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

a. Dengan Sistem Informasi Akademik SMK Negeri 1 Payung yang terkomputerisasi dan terintegrasi dapat dengan mudah mengetahui nilai peserta didik dengan cepat dan tepat karena file nilai tersimpan dalam database. b. Dengan Sistem Informasi Akademik SMK

Negeri 1 Payung yang dibangun dapat mengolah data peserta didik dan mengolah data nilai dengan cepat karena dibangun oleh sebuah sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi.

c. Sistem Informasi Akademik yang terkomputerisasi dan terintegrasi dapat dengan mudah mengolah data guru dan penjadwalan dengan baik, rapi, cepat dan tepat.

d. Perancangan Sistem Informasi Vb. Net dapat menghasilkan sebuah Sistem Informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangan dan penggunaannya.

6. Saran

Adapun saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut :

a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan Sistem Informasi Akademik ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan Sistem Informasi Akademik ini.

b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenence) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan.

c. Secara rutin mengback-up data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data.

d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh bagian Akademik SMK Negeri 1 Payung dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung Sistem Informasi ini.

e. Perlu adanya audit sistem paling tidak setiap 3 tahun sekali pada Sistem Informasi ini untuk memperbaiki kesalahan-kesalah yang terjadi pada Sistem Informasi yang terbaru dalam rangka mendukung Sistem Informasi ini.

Daftar Pustaka

[1] Abdul, 2003. Kerangka Dasar Sistem Informasi

: Pustaka Binaman Pressindo

[2] Hartono, Jogi Yanto. 2005. Analisis Dan

Desain Sistem Informasi Pendekatan

Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi

[3] Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi

[4] Friadi APSI Rancangan

Masukan Keluaran

[5] Sutarto, Iman. 2001. Manajemen Proyek Dari Konseptual sampai Operational : Jakarta. Erlangga

[5] Stair, Reynolds. 2010. Sistem Informasi [6] Jogianto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem

Informasi. Yogyakarta : Andi

[7] McLeod, Jr Raymond dan George Schell.

Sistem Informasi Manajemen.Jakarta : PT Indeks,2012

[10] Mustakini, 2009.

http://citradestianty.ilearning.me/laporan- kkp/bab-ii/2-1-teori-umum/2-1-2-konsep-dasar-data-dan-informasi/