APLIKASI SISTEM BASIS DATA PENYEWAAN UNIT DAN HELP-DESK PELANGGAN BERBASIS WEB PADA D LOFT APARTEMEN

(1)

APLIKASI SISTEM BASIS DATA PENYEWAAN

UNIT DAN HELP-DESK PELANGGAN

BERBASIS WEB PADA D’LOFT APARTEMEN

Rigel Samuel, H. Mohammad Subekti

Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, 11530

ABSTRACT

Research Objectives is helping to design a database system for units rental and a web-based complaint handling at D'Loft Apartments. Methods Research used in writing this paper is the method of survey and interviews in the company concerned. The result achieved is a web-based database system to facilitate the company in the process of leasing the unit and the handling of complaints. Conclusion of the study is a database system that is made to help facilitate the company's operations in managing the leasing process, handling complaints, and report generation. And can continue to support the needs in helping D'Loft apartment better.

KEY WORDS: Data Base Systems, Rental, Help-desk

ABSTRAK

Tujuan Penelitian Ialah membantu merancang sebuah system basis data untuk penyewaan unit dan penanganan keluhan berbasis web pada D’Loft Apartemen. Metode Penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan metode survey dan wawancara pada perusahaan bersangkutan. Hasil Yang Dicapai adalah suatu sistem basis data berbasis web untuk memudahkan perusahaan dalam proses penyewaan unit dan penanganan keluhan. Simpulan dari penelitian adalah sistem basis data yang dibuat dapat membantu memudahkan operasi perusahaan dalam mengelola proses penyewaan , penanganan keluhan, dan pembuatan laporan. Dan dapat terus menunjang kebutuhan dalam membantu D’Loft Apartemen lebih baik.

KATA KUNCI : SIstem Basis Data, Penyewaan, Help-desk

1. Pendahuluan

Efektifitas dan profesionalitas menjadi kebutuhan yang sangat penting di jaman yang bergerak serba cepat seperti sekarang ini. Hal ini menjadi penting, karena semakin banyaknya proses bisnis yang harus diselesaikan dengan waktu secepat mungkin, seiring dengan pertumbuhan perekonomian dan pembangunan yang meningkat dan terjadi pada kota-kota besar.

(2)

Dalam realisasinya sistem informasi ini dirancang khusus untuk membantu pengolahan data Apartemen seperti unit, fasilitas, dan juga data para pemakai seperti tenant dan para karyawan, staff dan manajemen. Dalam penanganan suatu proses, sistem ini dirancang untuk membantu dan menangani proses penyewaan unit, mencakup proses booking, data pembayaran, dan pembuatan laporan untuk kemudian dapat digunakan dalam pengambilan keputusan di pihak manajemen. Selain itu sistem informasi ini juga dirancang untuk membantu proses penanganan keluhan yang berasal dari pihak tenant. Pengadaan sistem informasi ini akan membantu pihak manajemen dalam melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap sistem yang berjalan pada Apartemen. Sistem informasi ini, dirancang mengikuti perkembangan teknologi yang semakin berkembang, dan memiliki akses tak terbatas seperti internet.

Internet menjadi media yang memudahkan proses pengolahan data dapat dilakukan secara

efektif dan tepat sasaran. Dengan adanya internet berbagai proses bisnis dapat dilakukan tanpa perlu adanya pertemuan secara langsung. Para calon Tenant tidak perlu datang untuk melihat unit yang tersedia pada Apartemen. Proses keluhan penanganan keluhan pun dapat dilakukan tanpa perlu ada pertemuan.

Selama ini D’loft Apartemen menyampaikan informasi penyewaan unit-unit yang tersedia dan menerima pengajuan keluhan serta saran dan kritik secara manual. Penyewaan unit secara manual yaitu calon penghuni yang berniat menyewa salah satu unit harus dating langsung ke Management

Office untuk melakukan reservasi dengan mengisi formulir penyewaan unit. Pengajuan saran kritik

berupa angket yang diberikan tiap tahunnya secara rutin dari perusahaan untuk evaluasi. Formulir penyewaan atau pengajuan keluhan serta saran dan kritik ini kemudian akan di entry secara manual oleh karyawan ke dalam file pada Microsoft Excel. Berdasarkan permasalahan tersebut , maka perusahaan memerlukan suatu sistem basis data yang terkomputerisasi dan terintegrasi dimana semua data yang diperoleh bias diintegrasikan agar informasi terbarulah yang dapat dilihat oleh pengguna melalui aplikasi basis data berbasis web, atau lebih dikenal sebagai website, yang juga akan dibuat guna mengatasi masalah dari perusahaan.

2. Metodologi

Metode yang digunakan untuk penelitian menggunakan teknik Fact-Finding : 1. Metode analisis

a. Studi Pustaka b. Studi Lapangan 2. Metode Perancangan

a. Perancangan aplikasi database : DBLC (Database Life Cycle) b. Perancangan sistem yang berjalan : DFD (Data Flow Diagram)

c. Perancangan basis data : Perancangan konseptual, perancangan logical, perancangan fisikal, dan ERD (Entity Relationship Diagram)

d. Perancangan layar aplikasi menggunakan STD (State Transition Diagram) e. Perancangan Tampilan Layar

(3)

(4)

Entity Relationship Diagram (ERD) Logikal

(5)

Rancangan Layar menu payment untu admin

3. Hasil dan Bahasan

Hasil yang didapati berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan pihak manajemen aplikasi yang dibuat cukup membantu untuk memudahkan proses transaksi penting seperti penyewaan unit dan penanganan keluhan yang terjadi di D’Loft Apartemen.

(1) Nama Purwanto

Jabatan Head of maintenance and tech Dept

Tanggal wawancara 20 Januari 2013 Jam Wawancara 15.30

Tempat D’Loft Apartemen

1.Bagaimana pengaruh sistem aplikasi yang baru terhadap proses yang berjalan di bidang anda?

Jawab : Sejauh ini cukup membantu. Penanganan keluhan jadi lebih cepat dan proses pembuatan laporan jadi lebih mudah.

2.Apakah anda mengalami kesulitan dalam menjalankan aplikasi yang baru?

Jawab :Tidak, namun tetap harus ada pelatihan mengingat selama ini kami menggunakan cara manual. Saat ini kami sedang memasuki tahap pelatihan untuk seluruh staff.

3.Untuk kedepannya, apakah departemen anda akan menggunakan applikasi yang baru, atau tetap menggunakan sistem yang lama? Jelaskan ?

(6)

Jawab : Tentu kami akan bermigrasi kepada sistem yang baru yang terdapat pada aplikasi ini. Karena semua proses di aplikasi yang baru, sudah mengikuti alur prosedur kami yang lama, bahkan meringkas beberapa prosedur. Ini sangat memudahkan kami. 4. Adakah kritik dan saran untuk aplikasi ini?

Jawab : Fungsinya sudah bagus, namun mungkin tampilannya lebih di perhatikan lagi.

(2) Nama Hotman Napitupulu

Jabatan Staff of Tenant relation and Unit marketing teamt

1.Bagaimana pengaruh sistem aplikasi yang baru terhadap proses yang berjalan di bidang anda?

Jawab : Sangat berpengaruh baik dan memudahkan kerja saya dan staff.

Dalam 1 pekan berjalan, kami sudah mendapatkan calon tenant yang mengetahui informasi dan spesifikasi unit dari aplikasi ini. Namun kami belum mencoba fitur

booking, karena masih banyak unit yang kosong. Penyampian tagihan jadi lebih efektif

dan hemat biaya.

Jawab :Pada awalnya iya. Karena untuk admin marketing terdapat cukup banyak fitur, namun sekarang saya sudah tidak mengalami kesulitan.

3.Untuk kedepannya, apakah departemen anda akan menggunakan applikasi yang baru, atau tetap menggunakan sistem yang lama? Jelaskan ?

Jawab : sistem yang baru. Karena kami ingin menambah efektifitas serta meningkatkan pelayanan kepada tenant

4. Adakah kritik dan saran untuk aplikasi ini?

Jawab : Mungkin kedepannya fitur pembayaran dapat terhubung langsung dengan layanan kartu kredi atau pembayaran online seperti paypall.

(7)

(3) Nama Adhi Kusna

Jabatan Tenant

1.Apakah aplikasi yang dirancang sudah membantu anda sebagai seorang tenant? Jawab : ya. Aplikasi ini membantu meringkas waktu dan tenaga.

Jawab :Saya pribadi tidak mengalami kesulitan, karena menurut saya tampilan dan fitur sifatnya umum dan mudah dimengerti

3.Adakah perbedaan signifikan antara sistem manual dengan amenggunakan aplikasi? Jawab : ya, perbedaannya sangat signifikan menurut saya. Dan sistem manual memang sudah bukan saatnya, karena terlalu berkelit dan respondnya kurang tanggap dan cepat. 4. Adakah kritik dan saran untuk aplikasi ini?

Jawab : Diciptakan fitur yang bisa membuat sesame tenant saling terhubung seperti jejaring sosial namun ruang lingkupnya hanya di kawasan d’loft apartemen.

4. Simpulan dan Saran

4.1 Simpulan

Dari hasil analisis perancangan , implementasi, dan evaluasi dari aplikasi basis data penyewaan unit dan penanganan keluhan yang telah dilakukan oleh D’Loft Apartemen, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Merancang aplikasi basis data penyewaan unit , yang terdiri dari proses penyewaan unit, penanganan keluhan,dan laporan transaksi

2. Merancang aplikasi penyewaan unit, dan penanganan keluhan berbasis web.

4

.2 Saran

1. Dapat ditambahkan fitur-fitur baru, seperti menciptakan integerasi antara aplikasi penyewaan unit dengan aplikasi pembayaran online seperti paypall , visa card dll.Sehingga tenant dapat melakukan pembayaran langsung via web.

2. Membuat fitur yang memungkinkan menu messages terhubung dengan email

tenant. Jadi setiap pesan yang dikirim,tidak hanya diterima di akun web.Sehingga tenant dapat terhubung setiap saat dengan pihak manajemen.

(8)

3. Dapat ditambahkan fitur –fitur keamanan untuk login, seperti face / eye detector untuk halaman login para admin, khususnya master admin. Hal ini diperlukan untuk menambah tingkat keamanan

Daftar Pustaka

Agus , V. S (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, simpan pinjam pada LKM gerembeng. Diakses pada 14 September 2012 dari http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.11.1638.pdf

Arienouvi, A. (2010).My Sql dan Sql. Sistem Informasi Transaksi Giro Dan Kredit Perbankan(Doctoral dissertation, UNS). Diakses 15 September 2012 dari http://eprints.uns.ac.id/371/1/163512708201012271.pdf

Connoly , T. dan Beg C. (2002). Database System : A Practical Approache to Design, Implementation, and

management, Edisi ke-4. New-York : Addition-Wesley Longman.

Connoly , T. dan Beg C. (2005). Database System : A Practical Approache to Design, Implementation, and

management, Edisi ke-5. New-York : Addition-Wesley Longman.

Davis, G. B., Jogiyanto, H. M., & Trimo, S. (2000). Pengertian Sistem Informasi. Normalisasi , diakses 14 September 2012 dari http://www.library.upnvj.ac.id/pdf/2s1sisteminformasi /206512048/bab2.pdf

Manurung, R. T. model gaya bertutur penghuni di apartemen bersubsidi. suatu kajian sosiopragmatik “alih

kode”. Diakses pada 16 September 2012 dari http://www.fsrd.itb.ac.id/wp-content/uploads/5-brosida-edittyas.pdf

Pressman, R.S. (2005). Software Engineering A Practitioner's Approach, Edisi ke-6. Singapore: McGraw-Hill.

Rachmat, A. Perancangan sistem penjualan PROPERTI PT ARGO RAHAYU, pengertian konsep sistem

informasi. DIakses pada 14 September 2012 dari : http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/305/jbptunikompp-gdl-andryrachm-15229-3-babii.pdf

Setyaningsih, A., & Purnama, B. E. (2012, August). Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Perpustakaan Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Juwana Berbasis Web. In Seruni-Seminar Riset

Unggulan Nasional Informatika dan Komputer (Vol. 1, No. 1). Diakses 14 September 2012 dari http://www.unsa.ac.id/ejournal/index.php/seruni/article/view/523

Suyanto, A. H. (2004). Basis Data dan DBMS. Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.Sistem pengelolaan

jurnal elektronik pada database sciencedirect. Diakses 14 September 2012 dari https://simponi.mdp.ac.id/materi201120121/SP241/071045/SP241-071045-653-10.pdf

Turban, E., Rainer, J. R., & Potter, R. E. (2003). Introduction to Iinformation

Technology. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.

Welling, Luke, Laura Thomson. 2005. PHP and MySQL Web Development. Third