ANALISIS DAN PERANCANGAN
APLIKASI BASIS DATA BERBASIS WEB UNTUK MENDUKUNG SISTEM CRM
Adityananda Happy Pratama
Universitas Bina Nusantara, Jakarta. adityanandahp@yahoo.com
Aisyah Nur Afifah
Universitas Bina Nusantara, Jakarta. aisyahnurafifah@yahoo.com
ABSTRACT
With the rapid technology today, prompting an educational institution to provide an information need that is not limited to space and time. The purpose of research as a design application that uses a web-based CRM system on Azzahra Fatimah Foundation engaged in education. The study was conducted by using two methods, among others, analyze the results of questionnaires, interviews, and observations by the Foundation. Then create a design conceptual, logical, physical, and display applications. Results achieved in the form of analysis and design of a web- based database application to support the CRM system on Azzahra Fatimah Foundation.
Concluded, this study makes an easy communication with stakeholders, improve the satisfaction of the parents, their own students, and teachers. Being useful applications in the communication from the school to the user. (AA)
Keyword : Analysis, Design, Database, CRM Systems, Web based
Dengan pesatnya teknologi saat ini, mendorong suatu instansi pendidikan untuk memberikan pelayanan sebuah kebutuhan informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu. Tujuan penelitian sebagai rancangan aplikasi yang menggunakan sistem CRM berbasiskan web pada Yayasan Fatimah AzZahra yang bergerak di bidang pendidikan. Penelitian dilakukan dengan menggunakan dua metode diantaranya, menganalisis hasil kuisioner, wawancara, dan observasi dengan pihak Yayasan. Kemudian membuat perancangan konseptual, logikal, fisikal, layar dan aplikasi. Hasil yang dicapai berupa analisis dan perancangan aplikasi basis data berbasis web untuk mendukung sistem CRM pada Yayasan Fatimah Azzahra. Disimpulkan, penelitian ini menjadikan komunikasi yang mudah dengan pihak terkait, meningkatkan kepuasan para orang tua siswa, siswa nya sendiri, serta para guru. Menjadi aplikasi yang berguna dalam kegiatan berkomunikasi pihak sekolah dengan pengguna. (AA)
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Basis Data, Sistem CRM , Berbasis web
PENDAHULUAN
Dalam sebuah pelayanan pendidikan, kemudahan dengan hasil yang maksimal menjadi prioritas yang harus diutamakan. Selain faktor biaya, kualitas pelayanan adalah tujuan masyarakat memilih tempat yang tepat untuk menuntut ilmu. Begitu juga pelayanan di sekolah-sekolah seperti SMK, SD bahkan TK, untuk mendapatkan hasil dan pelayanan yang optimal dalam proses pengembangan dibutuhkan waktu yang tidak sedikit. Melalui data dan informasi yang telah dikumpulkan sesuai kebutuhan, menggunakan sistem CRM di suatu sekolah atau instansi pendidikan, dapat dipergunakan sebagai pendukung dalam menghasilkan keputusan untuk mengambil langkah jangka panjang.
Tujuan dari penelitian laporan ini adalah aplikasi ini dapat menampilkan informasi yang siswa butuhkan, pengumuman-pengumuman penting, serta siswa dapat mengetahui jadwal pelajaran dan ujian dengan mudah melalui aplikasi website yang dibuat. Memberikan berbagai fasilitas untuk mengetahui apa yang dibutuhkan,yang ingin diketahui oleh orang tua, siswa, serta pihak sekolah. Sehingga pihak sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik terhadap orang tua
siswa, siswa itu sendiri, bahkan pihak guru maupun staff. Aplikasi ini diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL yang berbasis web.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan menggunakan metode analisis dan perancangan, adalah sebagai berikut ini :
a. Metode analisis
Metode analisis yang digunakan adalah dengan mengumpulkan data yaitu : - Studi literatur
- Observasi - Wawancara - Kuisioner
Kuisioner diberikan terhadap pihak orang tua siswa, siswa, dan guru. Kemudian wawancara dilakukan terhadap Bapak Mochammad Yunus Soekisno, SE. selaku Ketua Yayasan Fatimah AzZahra. Setelah di analisis antara kuisioner dan wawancara, mendapat kesimpulan bahwa Yayasan tersebut membutuhkan sarana komunikasi yang mudah, cepat dan efisien yang diberikan dalam bentuk website.
b. Metode Perancangan
Perancangan yang digunakan diantaranya adalah : - Perancangan database konseptual
- Perancangan database logikal - Perancangan databse fisikal - Perancangan layar
- Aplikasi
HASIL DAN BAHASAN
Tahapan Metode Analisis : 1. Diagram Konteks
Diagram konteks ini menunjukan aliran data yang masuk ke sistem kegiatan belajar-mengajar pada Yayasan Fatimah AzZahra dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 1 Diagram Konteks aliran KBM yang berjalan
Keterangan gambar 3.10:
G.1 Data materi pelajaran G.2 Data Tugas
G.3 Daftar Nilai G.4 Jadwal ajar G.5 Jadwal ujian S.1 Iuran Bulanan S.2 Laporan Tugas S.3 Data Ulangan S.4 Jadwal Pelajaran S.5 Jadwal Ujian S.6 History Absensi S.7 Laporan Keuangan S.8 Data Materi Pelajaran O.1 Kritik dan Saran O.2 Iuran Bulanan O.3 Laporan Absensi Anak O.4 Laporan Keuangan Anak O.5 Laporan Nilai Anak
B.1 Data Nilai
B.2Data Kegiatan Belajar mengajar B.3 Data Agenda Sekolah
B.4 Jadwal Kegiatan Belajar mengajar B.5 Laporan Jadwal Ujian
B.6 Laporan Agenda Sekolah B.7 Jadwal Ekskul
K.1 Laporan KBM K.2 Laporan Administrasi T.1 Data Keuangan Siswa T.2 Data Siswa
T.3 Data Guru T.4 Data Kritik saran T.5 Informasi Iuran Bulanan T.6 Laporan Data siswa T.7 Laporan Data Guru
T.8 Data Kritik Saran Orang Tua
2. Diagram Nol
Gambar 2 Diagram Nol
3. Kesimpulan Umum Hasil Kuisioner
Dari hasil kuisioner yang diberikan kepada berbagai pihak, para orang tua TKIT, orang tua SDIT, orang tua beserta guru SMKIT, serta siswa SMKIT. Terdapat kesimpulan secara umum sebagai berikut:
1. Sebagian besar sumber, memiliki laptop/komputer dirumah.
2. Rata –rata sumber dapat mengoperasikan komputer.
3. Sebagian besar sumber memiliki fasilitas internet.
4. Rata-rata sumber merupakan pengguna internet.
5. Rata-rata para orang tua dan guru persentase penggunaan lama nya memakai internet tak lebih dari 1 jam, namun untuk sebagian siswa SMKIT ada yang menggunakan sampai lebih dari 2 jam.
6. Rata-rata orang tua adalah pengguna jaringan sosial, dan semua sumber dari siswa adalah pengguna jaringan sosial.
7. Rata – rata sumber dari orang tua siswa dan guru menggunakan jaringan sosial facebook.
8. Sedikit nya dari sumber para orang tua dan guru hanya sebagian yang sering melakukan pencarian informasi melalui internet, yang lain lebih banyak yang kadang-kadang dalam pencarian informasi. Namun, lain halnya dengan sumber dari siswa yang persentase keseringan nya dalam pencarian informasi melalui internet lebih besar.
9. Rata-rata sumber dari orang tua dan guru mengetahui apa itu website. Dan semua sumber dari siswa mengetahui apa itu website.
10. Rata-rata sumber mendapatkan informasi yang dibutuhkan melalui pencarian di internet.
11. Sebagian besar, baik orang tua, guru dan siswa menyatakan bahwa pentingnya suatu sekolah memiliki website.
12. Hampir keseluruhan menyatakan perlu di adakan nya fitur kritik dan saran di dalam website sekolah.
13. Sebagian besar orang tua dan guru setuju dalam pembuatan website sekolah. Dan seluruh sumber dari siswa setuju untuk diadakan nya website sekolah.
Semua narasumber setuju untuk mau mempelajari website yang akan disediakan bila tidak mengerti cara penggunaan nya.
4. Kesimpulan Umum Hasil Wawancara
Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, diketahui bahwa saat ini Yayasan masih melakukan cara-cara manual untuk pemberian informasi terhadap siswa nya maupun para orang tua siswa. Dibutuhkan waktu yang tidak sebentar saat harus memberika pengumuman penting atau informasi terhadap orang tua, karena diberikan melalui surat yang dikirim ke alamat orang tua masing-masing maupun dititipkan terhadap siswa nya.
5. Permasalahan Yang ada :
Disimpulkan dari hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak sekolah dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga kurang efektif untuk menunjang proses kegiatan belajar dan mengajar di Yayasan Fatimah AzZahra. Proses belajar masih bersumber dari guru, dimana setiap harinya harus bertatap muka dengan murid yang bersangkutan. Dan semua informasi yang dibutuhkan siswa masih diberikan secara manual, diberikan disaat upacara maupun ditempel di papan pengumuman atau mading.
Beberapa masalah umum yang dihadapi dalam sistem berjalan adalah :
1. Masih membutuhkan waktu yang cukup lama ketika pihak sekolah ingin memberikan informasi penting terhadap orang tua dan siswa.
2. Siswa jika ingin melihat nilai harus melihat di papan pengumuman atau melihat langsung di guru atau wali kelasnya.
3. Semua siswa jika ingin memberikan Saran dan Kritik harus datang ke kotak saran dan mengisi kertas saran yang disediakan.
Dan orang tua siswa hanya dapat memberikan saran dan kritik melalui rapat orang tua atau beberapa ada yang menghubungi sekolah melalui telepon.
4. Siswa jika ingin melihat absensi harus datang ke bagian tata usaha sehingga kurang efektif.
5. Pihak Sekolah mengalami kesulitan dalam mengeluarkan pengumuman yang bisa dijangkau.
6. Siswa harus melihat pengumuman di mading seperti misalnya melihat data calon ketua OSIS dan informasi penting lainnya. Selama masa liburan, siswa tidak dapat mengetahui pengumuman penting dari sekolah.
7. Hubungan komunikasi yang kurang antara guru dan siswa di luar jam belajar mengajar di dalam kelas, terutama saat guru berhalangan hadir di kelas.
8. Siswa harus ke papan pengumuman untuk mengetahui jadwal pelajaran maupun jadwal ujian.
6. Usulan Pemecahan Masalah
Dilihat dari berbagai macam masalah yang dihadapi maka diusulkan untuk membuat suatu sistem yang dapat diandalkan guna membantu proses kegiatan belajar dan mengajar di Yayasan Fatimah AzZahra berupa aplikasi yang berbasis web untuk mengurangi masalah yang ada saat ini. Sistem yang diusulkan terdiri dari:
1. Fitur pengumuman untuk menginformasikan pengumuman penting bagi seluruh siswa dan guru.
2. Fitur absen untuk orang tua siswa dan siswa dimana orang tua siswa dapat memantau anaknya dan siswa dapat melihat absen mereka.
3. Fitur untuk melihat nilai, sehingga siswa dapat mengetahui nilai nya dengan mudah dan para orang tua pun dapat memantau nilai anak-anak mereka.
4. Fitur untuk melihat keuangan siswa, sehingga siswa dan orang tua siswa dapat mengecek pembayaran SPP, dan pembayaran lain nya.
5. Sistem Penjadwalan memberikan kemudahan untuk melihat jadwal pelajaran dan ujian untuk guru dan siswa.
6. Forum, sistem ini mempermudah pengguna website untuk melakukan diskusi.
7. Fitur materi, memudahkan guru untuk memberikan tambahan materi kepada siswa yang tidak sempat diberikan dikelas. Dan memudahkan siswa untuk mendapatkan sumber materi yang lebih banyak.
8. Fitur Unduh dan unggah tugas, sistem ini memudahkan guru untuk memberikan tugas kepada siswa, memudahkan siswa dalam mengumpulkan tugas.
9. Sarana pesan untuk orang tua siswa dan siswa memberikan kritik maupun saran terhadap sekolah.
10. Fitur voting, memudahkan organisasi siswa dalam mengetahui hasil voting untuk calon ketua setiap ekstra kurikuler maupun calon ketua OSIS. Serta mempermudah sekolah dalam melakukan pengumpulan suara dari siswa maupun guru.
Tahapan Metode Perancangan 1. Perancangan konseptual
Perancangan basis data konseptual merupakan proses pembuatan suatu model dengan menggunakan informasi yang dieroleh dari perusahaan yang independensinya tidak tergantung apapun. Seperti mengidentifikasi tipe entitas,mengidentifikasi tipe relational, mengidentifikasi tipe atribut, mengidentifikasi candidate key dan Primary key, kemudian melakukan validasi transaksi.
2. Perancangan logikal
Tujuan dari model logikal data adalah untuk memproses pembuatan suatu model informasi yang digunakan di dalam suatu organisasi berdasarkan model data yang spesifik tetapi tidak tergantung pada suatu DBMS dan perangkat keras lainnya.
Pada tahap ini, model data konseptual dan data – data pendukung yang telah dibuat akan dipetakan ke dalam model data logikal. Terdapat beberapa langkah dalam melakukan perancangan logikal termasuk penggunaan teknik normalisasi untuk menguji kebenaran model data logikal. Kemudian, dari model data logikal lokal akan dikombinasikan menjadi model data logikal global tunggal. Seperti membangun dan memvalidai mode data logikal local(menghilangkan hal-hal yang tidak sesuai dengan model relasional, mendapatkan relasi model untuk data logikal local, membangun model data logikal global ) .
3. Perancangan Fisikal
Pada tahap ini dilakukan perancangan basis data fisikal yang menghasilkan suatu gambaran dari implementasi database pada tempat penyimpanan dan juga menggambarkan relasi dasar, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mencapai akses data yang efisien, dan batasan Integeregritas keamanan lainnya dan ukuran keamanan data.
4. Perancangan Layar
Rancangan layar pada aplikasi yang akan dirancang secara keseluruhan 5. Aplikasi
Untuk pengoprasian sistem ini, pertama yang harus dilakukan adalah membuka browser pada komputer yang tersedia kemudian memasukkan alamat web pada browser.
ERD
Setelah melelui beberapa tahap perancangan, berikut ERD yang di dapat :
Gambar 3. ERD
Dalam merancang aplikasi yang diinginkan,diperlukan beberapa langkah yang harus dilakukan, diantaranya adalah :
-
melakukan perancangan layar-
Perancangan program dan menggambar serta-
State Transition Diagram (STD)Struktur Menu (merupakan struktur menu dari sistem yang dirancang)
Gambar 4. Struktur menu State Transition Diagram (STD)
State Transition Diagram merupakan diagram yang menjelaskan aliran suatu state ke state lain dalam sebuah aplikasi. Berikut adalah STD dari aplikasi yang dirancang.
Gambar 5. STD Menu utama
Perancangan Layar
Rancangan layar pada aplikasi yang akan dibuat, contohnya adalah sebagai berikut yaitu halaman beranda utama :
Gambar 6. Rancangan Layar beranda utama Tampilan Aplikasi
Untuk pengoprasian sistem ini, pertama yang harus dilakukan adalah membuka browser pada komputer yang tersedia kemudian memasukkan alamat web pada browser. Pada halaman awal web, pengunjung yang belum melakukan login ke dalam sistem web crm dapat melihat beberapa tampilan layar dengan beberapa menu dimana menu tersebut menjelaskan tentang informasi dan berita mengenai yayasan Fatimah AzZahra.
Gambar 7. Halaman utama
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Setelah melakukan perancangan dan analisis, maka terdapat hal-hal yang dapat disimpulkan dari pengembangan sistem CRM berbasis web sebagai berikut :
1. Mudah digunakan karena menggunakan fitur - fitur sederhana yang bersifat informatif.
2. Memudahkan pemberian informasi yang dibutuhkan oleh siswa, dan orang tua siswa yang ingin mengetahui kegiatan dan informasi yang berkaitan dengan sekolah.
3. Memudahkan pihak orang tua maupun siswa untuk memberikan kritik dan saran terhadap sekolah.Serta memudahkan sekolah untuk mengetahui apa yang dibutuhkan para orang tua siswa dan siswanya dan apa saja yang perlu diperbaiki oleh pihak sekolah.
4. Memberikan sarana baru dalam pemberian informasi terhadap siswa, guru, maupun orang tua siswa dan memberikan sarana baru bagi guru untuk memberikan materi tambahan diluar jam mengajar.
Saran
Terdapat beberapa saran yang telah diusulkan, diantaranya sebagai berikut :
1. Dibutuhkan tenaga yang mengerti dan paham terhadap sistem yang dibuat agar dapat menggunakan, mengolah, mengatur, dan mengawasi secara maksimal terhadap aplikasi yang telah dibuat.
2. Diperlukan untuk semua pihak pengguna, lebih mengerti dalam penggunaan internet.
Terutama bagi yang belum bisa menggunakan aplikasi ini, di harapkan untuk adanya pembelajaran dan tata cara dalam penggunaan nya.
3. Pada aplikasi ini diharapkan untuk penambahan fitur, seperti fasilitas multimedia seperti video kegiatan sekolah, audio dan grafik untuk memudahkan dalam pembelajaran siswa.
4. Dibutuhkan tambahan fitur forum diskusi antar siswa dan gurunya, demi mempermudah siswa untuk menanyakan perihal pelajaran kepada gurunya.
REFRENSI
Connolly, Thomas & Begg,Carolyn. (2005). Database System:A Practical Approach to Design , Implementation, and Management, 4rd edition. California: Addison Wesley Publishing Company,Inc.
Kotler, Philip & Armstrong, Gary (2003). Principles of Marketing, 10th edition. Prentice Hall.
Kroenke, David .M(2006). Database Processing (Fundamentals, Design, and Implementation).
International edition. Prentice Hall.
Greenberg, Paul. (July 2004). CRM Essential Customer Strategies for the 21st Century at The Speed of Light. 3rd Edition. Mc Graw Hill Osborne.
Whitten, Jeffrey, L, etc(2004). System Analysis and Design Method. McGraw Hill.
Turban, Efraim, etc(2006). Information Technology for Management: Transforming Organizations in The Digital Economy. 5th edition. John & Sons Pte Ltd, Asia.
Nurmuhaemin, M, dan kawan-kawan.(2012) Analisis dan Perancangan Aplikasi E-Schooling pada SMAN 7 Jakarta. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
Timothy, Irsan dan Arifin. (2011). Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Manajemen Pembelajaran Berbasis Web pada SD Tarsisius II Jakarta. Jakarta: Universitas Bina Nusantara .
Yoseva, Silaen dan Hasfera, Dian. (Juni 2010). E-CRM di Perusahaan Profit : www.amazon.com.
http://yosevasilaen.wordpress.com . Haryati,S.(2003).Elemen–elemen CRM:
http://www.ittelkom.ac.id/library/index.php?view=article&catid=25%3Aindustri&id=23 6%3 Acrm&option=com_content&Itemid=15 .
A11. (2009). State Transition Diagram (STD) :
http://soft-to-engine.blogspot.com/2011/09/state-transition-diagram-std.html.
Muhammad Fairuzabadi(2010). Flowchart :
http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/13/analisis-sistem-informasi-pedoman- membuat-flowchart/
RIWAYAT PENULIS
Adityananda Happy Pratama lahir di kota Jakarta pada 23 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.
Aisyah Nur Afifah lahir di kota Ciamis pada 4 Februari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.
