PROSEDUR KOMUNIKASI DAN KONSULTASI

(1)

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN

KONSULTASI

No. Dokumen : PT-KITSBS-17 No. Revisi : 00

Tanggal : April Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH

(2)

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN

KONSULTASI

Tanggal : April Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ... iv

1. TUJUAN ... 1

2. LINGKUP ... 1

3. REFERENSI ... 1

4. DEFINISI ... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ……… 2

(3)

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN

KONSULTASI

Tanggal : April Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/ Sekretariat SMT MASTER

(4)

PROSEDUR KOMUNIKASI DAN

KONSULTASI

Tanggal : April Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

(5)

PROSEDUR KOMUNIKASI &

KONSULTASI

No. dokumen : PT-KITSBS-17 No. revisi : 00

Tanggal : April Halaman : 1 dari 5

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme komunikasi dan konsultasi terhadap masalah yang terjadi dan memastikan bahwa setiap masalah yang ada diproses dan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau penyelesaian masalah untuk peningkatan berkelanjutan.

2. LINGKUP

Prosedur ini mencakup komunikasi dan konsultasi, internal maupun eksternal mulai dari penyampaian isu/ masalah oleh personil maupun perseorangan/pihak terkait diluar Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel, verifikasi masalah, pembahasan masalah hingga penyelesaian masalah atau tindakan perbaikan dan penyebarluasan informasinya.

3. REFERENSI

3.1. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008, Klausul 5.5.3. Komunikasi Internal

3.2. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.2.3. Komunikasi Pelanggan

3.3. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.3. Komunikasi

3.4. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 1.4 Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga

Kerja

3.5. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.4 Komunikasi

4.DEFINISI

4.1. Komunikasi Internal

Komunikasi yang dilakukan antara berbagai tingkat dan fungsi di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel baik lisan maupun tulisan.

4.2. Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan antara Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel dengan pihak luar, baik lisan maupun tulisan.

4.3. Komunikasi Lisan

Komunikasi yang dilakukan secara lisan seperti : melalui rapat, diskusi, sosialisasi, ceramah dan penyuluhan.

4.4. Komunikasi Tulisan

Komunikasi yang dilaksanakan secara tulisan seperti: spanduk, poster, stiker, papan pengumuman, surat menyurat, memo dan lain-lain.

(6)

PROSEDUR KOMUNIKASI &

KONSULTASI

4.5. Konsultasi

Koordinasi pihak manajemen yang melibatkan karyawan atau pihak lain yang terlibat di dalam penerapan, pengembangan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Terpadu.

4.6. Masalah

Semua permasalahan/ isu/ usulan/ informasi/ instruksi terhadap mutu/ lingkungan/ K3/ rantai pasokan/ manajemen resiko/ keamanan & pengamanan.

4.7. Personil

Karyawan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel maupun Mitra Kerja/ Rekanan.

5.PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Komunikasi Eksternal

5.1.1 Komunikasi eksternal antara perseorangan/pihak terkait dengan Kantor Induk PT. PLN

(Persero) Pembangkitan Sumbagsel mengenai: a. Kebutuhan dan keluhan pihak terkait

b. Peraturan Perundangan Nasional atau Daerah

c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

d. Lingkungan Hidup

e. Keamanan & Pengamanan

f. CSR (Coorporate Social Responsibility)/ Partisipasi Pemberdayaan Lingkungan g. Perijinan,

h. dan lain-lain

dapat dilakukan dalam bentuk: a. Surat/ Fax, email

b. Komunikasi Langsung melalui telepon

c. Lisan dengan bertemu langsung

Khusus untuk komunikasi melalui telepon dan lisan (bertemu langsung) dengan cara; a. Telepon yang diterima oleh operator perusahaan dikonfirmasikan kepada bidang

SDM & Umum untuk diteruskan kepada bidang terkait

b. Lisan (bertemu langsung) menemui bidang SDM & Umum melalui pihak security perusahaan

Pihak SDM & Umum akan melakukan verifikasi informasi yang masuk untuk bisa segera ditangani atau di sampaikan kepada Manajemen untuk dimintakan komentar, arahan dan instruksinya.

(7)

PROSEDUR KOMUNIKASI &

KONSULTASI

5.1.2 Informasi melalui surat/ fax, email akan ditindaklanjuti oleh SDM & Umum untuk diteruskan kepada General Manager dengan menggunakan formulir Pengendalian Surat Masuk (FR-PT-KITSBS-17-02) dan selanjutnya disampaikan kepada pihak terkait.

5.2. Konsultasi Eksternal

5.2.1 Konsultasi ke pihak eksternal dilakukan ke Badan/ Instansi seperti : KLH, BPLHD (Badan Pengelola Lingkungan Hidup Daerah), BLHD (Badan Lingkungan Hidup Daerah), Disnaker, Supplier, Pelanggan, Mitra Kerja/ Rekanan, Masyarakat dan Organisasi Masyarakat setempat serta Instansi terkait untuk membahas isu, permasalahan, informasi atau bentuk lainnya mengenai:

a. Kebutuhan dan Keluhan Pelanggan/ Pihak terkait

b. Peraturan Perundangan Nasional atau Daerah

c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

d. Lingkungan Hidup

e. Keamanan & Pengamanan

f. CSR (Coorporate Social Responsibility)/ Partisipasi Pemberdayaan Lingkungan g. Perijinan dan lain-lain

dapat dilakukan dalam bentuk: a Surat/ Fax , email

b Komunikasi Langsung melalui telepon

c Lisan dengan bertemu langsung

5.3. Komunikasi dan Konsultasi Internal

5.3.1. Wakil Manajemen mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan untuk

komunikasi internal tentang informasi & program Sistem Manajemen Terpadu melalui papan pengumuman, pamflet, website dan lain-lain.

5.3.2. Materi yang dikomunikasikan antara lain :

a Kebijakan Perusahaan

b Visi dan Misi Perusahaan

c Aspek-aspek mutu, lingkungan, K3, rantai pasokan, manajemen resiko, keamanan

& pengamanan

d Peraturan perundangan, persyaratan hukum dan lain-lain

e Tujuan, Sasaran dan Program

f Pemantauan dan pengukuran

(8)

PROSEDUR KOMUNIKASI &

KONSULTASI

h Tinjauan Ulang

5.3.3. Sekretaris SMT mencatat pelaksanaannya dan membuat laporannya untuk data

rekaman Sistem Manajemen Terpadu

5.3.4. Setiap personil berhak menyampaikan masalah dalam bentuk komunikasi internal berupa:

a Memo/ Surat

b Email

c Telepon/ Lisan

d Laporan/ Data,

e Saran (Kotak Saran)

f dan lain lain

5.3.5. Masalah yang berasal dari komunikasi internal dapat disampaikan melalui atasan yang bersangkutan hingga Manajer Bidang SDM & Umum.

5.3.6. Manajer Bidang SDM & Umum memverifikasi kebenaran masalah yang berasal dari komunikasi internal dan dapat memutuskan apakah perlu segera ditindaklanjuti untuk diselesaikan, apabila tidak dapat langsung diselesaikan maka harus di agendakan untuk dibahas perkembangannya dalam pertemuan rutin bidang terkait.

5.3.7. Untuk masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh bidang SDM & Umum maka Manajer Bidang SDM & Umum dapat berkonsultasi dengan Wakil Manajemen dan Manajer Bidang lainnya.

5.3.8. Wakil Manajemen mengadakan suatu pertemuan rutin untuk membahas masalah

yang berkaitan dengan mutu, lingkungan, K3, rantai pasokan, manajemen resiko, keamanan & pengamanan.

5.3.9. Dalam setiap pertemuan baik rapat ataupun pelatihan, peserta mengisi Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-17-03)

5.3.10.Apabila masalah yang dihadapi bersifat mendesak untuk ditangani, maka Wakil Manajemen dapat mengadakan suatu pertemuan yang bersifat mendesak/ sewaktu-waktu.

5.3.11.Wakil Manajemen dapat mengundang General Manager, Tim SMT, Manajer Bidang dan Deputi Manajer lainnya saat dilaksanakannya pertemuan tersebut.

5.3.12.Hasil dari pertemuan yang telah dilakukan dicatat dalam formulir Notulen Rapat (FR-PT-KITSBS-17-04) dan disampaikan kepada pihak terkait.

5.3.13.Laporan yang harus diinformasikan kepada pihak berwenang/ terkait dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan yang ada.

(9)

PROSEDUR KOMUNIKASI &

KONSULTASI

5.3.14.Laporan pertemuan rutin dapat dimasukkan dalam laporan tahunan perusahaan.

5.4. Pertemuan rutin

5.4.1. Pertemuan rutin juga menjadi bidang pelaksanaan komunikasi dan konsultasi internal yang dilaksanakan perusahaan, berupa:

a. Tea Morning/Coffee Morning

b. Weekly Meeting

c. Daily Meeting

d. Monthly Meeting

5.5. Jadwal Komunikasi dan Konsultasi

5.5.1. Dalam menjadwalkan pertemuan untuk kegiatan komunikasi dan konsultasi diluar kegiatan pertemuan rutin, bidang yang berkepentingan melakukan koordinasi dengan bidang Humas untuk memastikan tempat dan waktu pertemuan.

Bidang Humas mencatat jadwal kegiatan pertemuan yang diterima dari bidang terkait dalam formulir Monitoring Kegiatan Meeting (FR-PT-KITSBS-17-01)

5.5.2. Bidang yang berkepentingan membuat surat undangan kepada pihak terkait untuk menginformasikan lokasi dan waktu kegiatan konsultasi tersebut dengan format sesuai peraturan perusahaan yang berlaku yang memiliki informasi minimal :

a. Yang mengundang

b. Nama peserta yang diundang

c. Waktu (Hari, Tanggal, Jam) d. Lokasi

e. Nama Acara

6. LAMPIRAN

6.1. Formulir Monitoring Kegiatan Meeting (FR-PT-KITSBS-17-01)

6.2. Formulir Pengendalian Surat Masuk (FR-PT-KITSBS-17-02)

6.3. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-17-03)

(10)

NOTULEN RAPAT

No. formulir : FR-PT-KITSBS-17-04 No. Revisi : 00

Tanggal : April Halaman :

PENGENDALIAN

PENGOLAHAN

Nomor Agenda : ……… Penjelasan / Bicarakan

Tanggal Penerimaan : ……… Pertimbangan Pendapat

Nomor Surat : ……… Siapkan Konsep Jawaban

Tanggal Surat : ……… Untuk diketahui

Dari : ……… Untuk diperhatikan

Kepada : General Manager PT. PLN ( Persero ) _{Pembangkitan Sumbagsel} Untuk diteliti & penyelesaiannya

Perihal : ………...

………. Diteruskan

Kepada Tanggal Paraf

1. Manajer Bidang Enjiniring 2. Manajer Bidang Produksi 3. Manajer Bidang Keuangan 4. Manajer Bidang SDM & Umum 5. . . 6. . .

7. . . . Kembali Ke Tata Usaha

Tanggal :

Kode Masalah :

Petunjuk Silang :

Jadwal Retensi :

Catatan :

1. Jika surat selesai diproses, harap dikembalikan kepada Unit Tata Usaha

2. Jika mengenai rahasia Perusahaan / Negara, berusaha dan bantulah untuk tetap memegang rahasia tersebut.

(11)

DAFTAR HADIR

No. formulir : FR-PT-KITSBS-17-05 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : Acara : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat :

No. Nama No. Hp Email Tanda Tangan

KITSBS, ... Mengetahui Penanggung Jawab ...

(12)

MONITORING KEGIATAN MEETING

No. formulir : FR-PT-KITSBS-17-01

No. Revisi : 00

Tanggal : April

Halaman :

NO URAIAN KEGIATAN MEETING WAKTU TEMPAT PESERTA KETERANGAN

Dibuat oleh,