89 Warsi Maryati
APIKES Citra Medika Surakarta warsi_maryati@yahoo.com
Abstract
The number of officers in RSUI Yakssi Filing Gemolong Sragen as many as 5 people. Based on the preliminary survey, the average time of provision of outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen is 13.5 minutes in which time is not in accordance with minimum service standards set by the Minister of Health No: 129 / Menkes / SK / II / 2008. The purpose of this study was to determine the effect of workload attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. This type of research is analytic research by testing the effect of workload attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Data collection methods used were observation and interviews, while the instruments used are guidelines for observation, interview and observation time of provision of the document sheet. The data obtained will be analyzed bivariate with Simple Linear Regression. The analysis showed that the workload of officers filing very strong influence on the average time providing outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Based on the analysis, the authors provide suggestions for RSUI Yakssi Gemolong Sragen in order to analyze the workload and labor requirements in the filing, made the job description for each piece and give motivation to the filing officer to speed up the provision of medical record documents.
Keywords: Workload, Filing Officer, Document Delivery Time Abstrak
Jumlah petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sebanyak 5 orang. Berdasarkan survei pendahuluan, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah 13,5 menit di mana waktu tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal yang ditetapkan oleh KepMenKes RI No: 129/Menkes/SK/II/2008. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan menguji pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, sedangkan instrumen yang digunakan adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen. Data yang diperoleh akan dianalisis bivariat dengan Regresi Linier Sederhana. Hasil analisis menunjukkan bahwa beban kerja petugas filing berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, penulis memberikan saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen agar melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja di filing, membuat job description untuk masing-masing bagian dan memberikan motivasi kepada petugas filing untuk meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
Kata kunci:Beban Kerja, Petugas Filing, Waktu Penyediaan Dokumen
90
PENDAHULUAN
Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat, mulai dari pendaftaran sampai dengan pengolahan data hasil pelayanan kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam informasi. Informasi tersebut dapat digunakan rumah sakit dalam memulai mutu pelayanan dan pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit tersebut (Depkes RI, 2006). Pelayanan kesehatan di rumah sakit bertujuan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto, 2010).
Rekam medis menurut Permenkes No 269/MENKES/ PER/III/2008 adalah berkas yang berisi catatan atau dokumen tentang pasien pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan. Rekam medis terdiri dari beberapa unit pelayanan. Salah satu bagian dari unit pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah
Filing, di mana bagian ini bertugas untuk mengambil dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke unit pelayanan kesehatan baik rawat jalan, rawat inap maupun rawat darurat.
Filing memiliki peran yang cukup penting terutama untuk menjamin kepuasan pasien. Salah satu faktor yang dijadikan sebagai acuan dalam menjamin kepuasan pasien adalah waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan. Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI tahun 2006, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah Sakit penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan adalah kurang dari 10 menit. RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah Rumah Sakit Sawsta
yang berklasifikasi tipe D. RSUI Yakssi Gemolong
Sragen merupakan salah satu rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan rekam medis salah satunya pelayanan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan.
Pada proses penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, petugas membuat tracer setelah pendaftaran pasien dilakukan, kemudian mencari dokumen rekam medis
di rak filing sesuai dengan identitas pasien yang ada dalam tracer. Setelah petugas menemukan dokumen rekam medis yang dimaksud, kemudian petugas mensortir dokumen rekam medis berdasarkan poliklinik tujuan. Setelah dokumen rekam medis disortir, petugas mendistribusikannya ke poliklinik yang dituju. Proses distribusi masih dilakukan dengan cara manual. Adapun jumlah petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen saat ini adalah 5 orang.
Berdasarkan hasil survei pendahuluan, dari 10 dokumen rekam medis yang disurvei, rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen yang dihitung mulai membuat tracer, dokumen rekam medis diambil dari rak filing, dokumen dicatat dalam buku ekspedisi sampai dokumen rekam medis didistribusikan ke poliklinik adalah 13,5 menit. Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah sakit karena masih >10 menit.
Menurut Hariyono (2009), jumlah beban kerja yang tinggi dapat meningkatkan kelelahan petugas. Hal ini juga sesuai dengan hasil penelitian Ruth, Distyan N. M. dan Pujihastuti, Antik (2010), yang menyatakan bahwa beban kerja petugas filing yang sangat tinggi dapat menurunkan produktivitas kerja. Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis akan meneliti apakah ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Tujuan tersebut dapat diuraikan menjadi tujuan khusus yaitu ; (1) Mengetahui beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (2) Mengetahui rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (3) Mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
Hipotesis dalam penelitian ini yaitu ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
91
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan pendekatan cross sectional. Jumlah sampel dengan menggunakan rumus Slovin. Berdasarkan perhitungan sampel dengan rumus Slovin terhadap jumlah rata-rata dokumen rekam medis rawat jalan yang didistribusikan setiap bulan pada tahun sebelumnya, maka jumlah sampel yang dibutuhkan dalam penelitian ini yaitu 235 dokumen rekam medis dengan tingkat kepercayaan atau ketepatan yang diinginkan sebesar 5%. Teknik sampling yang digunakan adalah accidental sampling dimana sampel diambil berdasarkan subjek yang ditemui pada saat penelitian sampai jumlah sampel terpenuhi. Instrumen yang digunakan untuk menggunakan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen, pedoman wawancara dan pedoman observasi. Tahapan pengolahan data yang dilakukan dalam suatu penelitian yaitu editing, coding, tabulating
dan entry. Data akan diolah dengan program komputer Statistical Productand Service Solution
(SPSS) 17.0 for windows (Santoso, 2005). Analisis Bivariat yaitu variabel bebas dan variabel terikat Uji statistik yang digunakan adalah Regresi Linier Sederhana. Uji statistik ini digunakan untuk mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyedian dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Taraf signifikansi yang digunakan adalah
95% dengan nilai kemaknaan á = 0,05 (5%).
HASIL
Beban Kerja Petugas Filing
Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen merangkap sebagai petugas pendaftaran. Uraian tugas petugas pendaftaran di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah sebagai berikut :
1. Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan bagi pelayanan pasien.
2. Menerima pendaftaran pasien, mengisi data sosial secara lengkap pada dokumen Rekam Medis, buku register pasien.
3. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah diisi nomor Rekam Medis serta data sosial pasien.
4. Menulis KIUP dan menyimpannya di rak KIUP secara alfabetik.
5. Menerima kartu identitas berobat pada pasien, mencatat pada buku register, mencarikan dokumen medis yang dibutuhkan dan mengantarnya pada poliklinik yang dituju. 6. Menyimpan kembali dokumen yang kembali dari
poliklinik pada rak penyimpanan sesuai dengan sistem penyimpanan yang telah ditetapkan. 7. Menyediakan data yang dibutuhkan bagi
pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu. 8. Memeriksa secara rutin agar semua dokumen Rekam Medik terisi secara lengkap dan benar. Untuk pasien rawat inap diisi data sosial pasien rawat inap secara lengkap pada berkas pasien masuk, mencatat dalam buku register rawat inap. 9. Mendata ruangan yang tersedia sehingga
mendapat keterangan mengenai ruangan yang diminta.
10. Melengkapi semua berkas yang dibutuhkan oleh pasien yang merawat sebelum pasien dibawa keruangan yang dipilih
11. Menyiapkan data pasien rawat inap untuk pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu 12. Menyediakan bahan atau formulir rekam medis baik untuk pasien rawat jalan maupun inap dan alat kelengkapan urusan rekam medis, merakit formulir rawat inap baik untuk pasien umum,
obgyn, perinatologi, dan operasi.
13. Membuat balasan rujukan kepada perujuk asal. 14. Melakukan tugas lain dengan seijin atau dengan penugasan oleh Koordinator Rekam Medis misalnya : rapat, pertemuan dengan instalasi lain. Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong memiliki beban kerja yang tinggi karena harus merangkap beberapa tugas lain. Pada penelitian ini, beban kerja petugas filing dinilai dengan pengamatan untuk menghitung jumlah dokumen rekam medis rawat jalan yang didistribusikan selama waktu pengamatan berlangsung. Distribusi frekuensi beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikan pada gambar 1 berikut ini :
Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak pasien selesai mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah membuat tracer,
mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat dalam tracer,
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rekam medis di buku ekspedisi dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
Hasil pengamatan tentang waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikan pada tabel 2 berikut ini :
Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
92
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak pasien selesai mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah membuat tracer, mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat dalam tracer,
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rekam medis di buku ekspedisi dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
Hasil pengamatan tentang waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak pasien selesai mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah membuat tracer,
mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat dalam tracer,
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rekam medis di buku ekspedisi dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
Hasil pengamatan tentang waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2 berikut ini :
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikan pada tabel 2 berikut ini :
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikan pada tabel 2 berikut ini :
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen
Petugas
Filing Beban Kerja Rata-rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen
A 43 Dokumen 11,2 Menit
B 52 Dokumen 14,5 Menit
Petugas
Filing Beban Kerja Rata-rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen
C 48 Dokumen 13,6 Menit
D 47 Dokumen 12,9 Menit
E 45 Dokumen 12,1 Menit
Pada Tabel 2. di atas, dapat diketahui bahwa dari 5 petugas filing memiliki beban kerja yang berbeda-beda, sehingga rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan juga bervariasi juga. Hal tersebut dapat dilihat lebih jelas melalui gambar 3. di bawah ini :
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen
Petugas
Filing Beban Kerja Rata-rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen A 43 Dokumen 11,2 Menit B 52 Dokumen 14,5 Menit C 48 Dokumen 13,6 Menit D 47 Dokumen 12,9 Menit E 45 Dokumen 12,1 Menit
Pada Tabel 2. di atas, dapat diketahui bahwa dari 5 petugas filing memiliki beban kerja yang berbeda-beda, sehingga rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan juga bervariasi juga. Hal tersebut dapat dilihat lebih jelas melalui gambar 3. di bawah ini :
Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan menggunakan metode Regresi Linier Sederhana,
didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah 0,003, sehingga p < (0,05). Oleh karena itu, Ho ditolak dan Ha diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Model regresi ini bersifat positif artinya jika beban kerja petugas
filing semakin tinggi maka rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis juga akan semakin tinggi. Berdasrkan hasil uji statistik juga didapatkan nilai koefisien korelasi R = 0,983 sehingga beban kerja petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 – 1,000. Koefisien determinasi sebesar 0,967, yang artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi oleh faktor lain.
PEMBAHASAN
Beban Kerja Petugas Filing
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal waktu.
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di bagian filing,
petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011), filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk mempermudah pengambilan kembali atau retrieval. Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam medis antara lain:
1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan menggunakan metode Regresi Linier Sederhana, didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah
0,003, sehingga p < a (0,05). Oleh karena itu, Ho ditolak dan Ha diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Model regresi ini bersifat positif artinya jika beban kerja petugas filing semakin tinggi maka rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis juga akan semakin tinggi. Berdasrkan hasil uji statistik juga didapatkan nilai
koefisien korelasi R = 0,983 sehingga beban kerja
petugas filing memiliki pengaruh yang sangat
kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 – 1,000. Koefisien determinasi sebesar 0,967, yang
artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi oleh faktor lain.
93
PEMBAHASAN
Beban Kerja Petugas Filing
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal waktu.
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas
filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di bagian filing, petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011), filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk mempermudah pengambilan kembali atau retrieval. Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam medis antara lain:
1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya. 3. Mencarikan atau menyediakan dokumen
rekam medis untuk keperluan pelayanan atau keperluan lainnya dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mencari tracer yang sudah terisi b. Mencari nomor rekam medis
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah di temukan
d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman
f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis
4. Melakukan retensi dokumen rekam medis menjadi dokumen aktif dan non aktif
5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis
6. Menyimpan dokumen rekam medis yang diabadikan
7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis
8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnaban fonnulir rekam medis
9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya
kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis yang salah letak dengan melihat kode warna 11. Melakukan retensi dokumen rekam medis,
dengan mencatat nomor rekam medis yang sudah waktunya diretensi dan mengambil dokumen rekam medis yang akan disimpan di rak in aktif.
12. Bersama tim pemusnah melaksanakan pemusnahan
13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam rnedis per bulan dan per tri bulan 14. Menghitung tingkat ketidaklengkapan dokumen
rekam rnedis
15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam medis
Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis
Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen lebih dari 10 menit, sehingga belum memenuhi Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 dijelaskan tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang terdiri dari berbagai macam jenis pelayanan. Standar Pelayanan Minimal Ruinah Sakit pada Pelayanan Rekam Medis dapat dilihat pada tabel 3. berikut ini:
Tabel 3. Standar Pelayanan Minimal pada Pelayanan Rekam Medis
JENIS
PELAYANAN INDIKATOR STANDAR
Rekam Medis Kelengkapan pengisian rekam medik 24 jam setelah selesai pelayanan
94
JENIS
PELAYANAN INDIKATOR STANDAR
Kelengkapan Informed Concent setelah mendapat-kan informasi yang jelas.
100 % Waktu penyediaan dokomen
rekam medik rawat jalan < 10 menit Waktu penyediaan dokumen
rekam medik rawat inap < 15 menit Sumber : Kemenkes Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan
Beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat tinggi karena harus merangkap sebagai petugas pendaftaran dan bebarapa tugas tambahan lainnya. Hasil analisis di atas menunjukkan bahwa beban kerja berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis, sehingga apabila beban kerja petugas filing tinggi dapat menyebabkan rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi juga. Menurut Suma’mur (2009), beban kerja dapat mengakibatkan kelelahan kerja sehingga beban kerja yang tinggi dapat menyebabkan produktivitas kerja menurun. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Berdasarkan Kemenkes No 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan, Perekam Medis harus mampu mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanan, pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam medis (RM) di instalansi pelayanan kesehatan. Selain itu, upaya untuk meningkatkan kecepatan pelayanan dalam menyediakan dokumen rekam medis merupakan salah satu aspek dalam menjaga mutu pelayanan kesehatan. Menurut Donabedian dalam kutipan Azwar (2010:51), program menjaga mutu adalah suatu kegiatan mengkaji secara periodik barbagai kondisi yang mempengaruhi pelayanan, melakukan pemantauan terhadap pelayanan, serta menelusuri keluaran yang dihasilkan sehingga berbagai kekurangan dan penyebab kekurangan dapat diketahui serta upaya perbaikan dapat dilakukan, untuk lebih menyempurnakan taraf kesehatan dan kesejahteraan.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa beban kerja petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Beban kerja petugas filing berpengaruh positif yang artinya semakin tinggi beban kerja petugas filing maka waktu penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi juga. Hal ini disebabkan karena petugas yang memiliki beban kerja yang tinggi akan mengalami kelelahan kerja sehingga produktivitasnya menurun. Pengaruh beban kerja petugas filing terhadap waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi oleh faktor lain.
Penulis memberikan beberapa saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen, antara lain; (1). Melakukan analisis beban kerja untuk mengetahui jumlah kebutuhan petugas khususnya di filing, (2). Membuat
job description untuk masing-masing petugas agar mengurangi beban kerja tambahan akibat merangkap dengan tugas lain, (3). Memberikan motivasi kepada petugas filing agar meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta : Binarupa Aksara.
Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta : Depkes RI.
Hariyono, Widodo. 2009. Hubungan antara Beban Kerja, Stres Kerja dan Tingkat Konflik dengan Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit Islam Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta. Jurnal KESMAS Vol. 3, No. 3, September 2009, Hal : 162-232. Yogyakarta : Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
Konsil Kedokteran Indonesia. 2007. Manual Rekam Medis. Online : http://inamc.or.id/download/ Manual%20Rekam%20Medis.pdf. Diakses tanggal 19 Februari 2013 pukul 08.30 WIB Mendagri. 2008. Permendagri No. 12 tahun 2008
tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
95 Menkes. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No.
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta.
Menkes. 2007. Kemenkes No. 377/Menkes/SK/ III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Menkes. 2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI No : 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Menpan. 2004. Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berasarkan Beban Kerja.
RSUI Yakssi Gemolong Sragen. 2013. RL1.1 Data Dasar RSUI Yakssi Gemolong Sragen Tahun 2013.
Rustiyanto, Ery. 2010. Statistik Rumah Sakit untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
___________. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Ruth, Distyan N.M., Pujihastuti, Antik. 2010. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan menggunakan rumus Work Load Indicator Staff Need atau WISN Bagian Filing RSUD dr. Moewardi Periode Tahun 2016. Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, Vol. IV, No.1, Maret 2010, Hal. 58-64. Surakarta : APIKES Mitra Husada Karanganyar.
Santoso, G. 2005. Metodologi Penelitian Kuantitatif & Kualitatif. Jakarta : Prestasi Pustaka Publiser.
Suma’mur. 2009. Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hiperkes). Jakarta : Sagung Seto.
