221
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA
ALINIA MART BERBASIS MULTI USER DENGAN JAVA
NETBEANS DAN MYSQL
Mardison
Universitas Putra Indonesia YPTK Padang
email: [email protected]
ABSTRAK
Alinia Mart merupakan usaha yang menyediakan barang-barang keperluan rumah tangga. Tapi pada pengolahan data barang yang masuk ke gudang pada Alinia Mart masih menggunakan cara manual yang menyebabkan lamanya pengolahan data dan data yang ada tidak terstruktur dengan baik. Metode penelitian yang dilakukan adalah studi lapangan dan studi kepustakaan. Studi lapangan meliputi observasi, wawancara, sedangkan studi kepustakaan dilakukan dengan penelitian kepustakaan yang relevan dengan masalah tersebut. Dengan melihat kecanggihan teknologi saat ini dan manfaatnya yang begitu signifikan serta dari keakuratan baik dari segi waktu maupun biaya dan informasi yang dapat diakses kapan saja, maka penulis berusaha memanfaatkan hal ini dengan sebuah sistem pengolahan data dengan menggunakan aplikasi JAVA NETBEANS dan MySQL. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah untuk melakukan PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY sehingga dapat membantu pengolahan data dengan cepat dan dengan struktur database yang lebih baik sehingga dapat membantu memberikan kemudahan dalam melakukan aktifitas pengolahan data. Dari hasil analisa, dapat diperoleh sistem inventory yang menghasilkan data yang efektif dan akurat.
Kata kunci : Pengolahan data gudang, Sistem, JAVA NETBEANS, MySQL, INVENTORY, Alinia Mart.
I.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan telah menggunakan sistem informasi komputer (Dewi Sawitri, 2016). Dalam pengembangan teknologi informasi, seharusnya perusahaan memperimbangkan beberapa aspek salah satunya yaitu biaya agar penggunaan biaya ini dapat tepat sasaran sehingga tidak mengeluarkan biaya yang sangat besar untuk memaintenance ataupun modifikasi aplikasi (Ahmad Rifai, 2011). Dalam usaha penigkatan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data-data dari suatu proses transaksi atau penjualan maka diperlukan sebuah sistem basis data yang mampu mengintegrasikan data-data yang ada dalam sebuah sistem yang akan memudahkan pengolahan data tersebut. Dengan adanya sebuah sistem yang menyediakan layanan pengolahan dan penyimpanan data maka tugas penyimpanan dan pemukuan data akan lebih cepat dan mudah untuk didapatkan saat dibutuhkan terutama pada saat laporan tiap bulannya (Suprayitno, 2012) Berkembangnya teknologi komputer mempengaruhi kinerja manusia sebagai operasional sistem sehingga peralihan kearah sistem informasi yang berbasiskan komputer semakin meningkat. Perusahaan jasa dapat
memilik beberapa sistem seperti Sistem Kepegawaian, Akuntansi, Inventory dan lain-lain. Salah satu
bagian sistem informasi yang menjadi pokok perhatian pada perusahaan jasa adalah Sistem Manjemen
Persediaan atau Sistem Inventory (Oka Sudana, 2007). Sistem Informasi Manajemen Inventory adalah
sistem informasi yang mengolah data transaksi dan persediaan dalam gudang. Dalam Sistem Inventory
barang biasanya terdiri dari sistem penerimaan barang, sistem pembelian barang, dan sistem gudang.
222
barang, penerimaan barang, dan informasi lain secara tepat dan akurat, selain itu sistem dapat
mempermudah kerja user (Zainul Fanani, 2016).
Berdasarkan hal itu untuk mengoptimalkan kinerja dari sistem informasi inventory toko, maka penulis akan membuatkan atau merancangkan sistem informasi inventory dengan bantuan bahasa pemograman JAVA NETBEANS dan MYSQL.
2 .LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.1.1
Defenisi Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.(Tata Sutabri, 2012 : 6)
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Terdiri dari sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Sumberdaya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (Fatim Nugrahanti, 2015)
2.1.2
Karakteristik Sistem
Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah
sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut yaitu (Tata Sutabri, 2012 : 13-14)
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
223
7. Pengolah Sistem (Proses)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti yang bersifat deterministic. Kalau susatu
sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Susatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran yang telah direncanakan.
2.2
Definisi Data
Data adalah kumpulan kejadian yang diambil dari suatu fakta dan data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan dari kesmuanya. Suatu data mentah adalah merupakan data yang belum dapat memberi informasi yang banyak dan lengkap, sehingga perlu diolah terlebih dahulu (Jurnal Computech & Bisnis, 2014).
2.7 Bahasa PemogramanJava
2.7.1 Java
Java merupakan pemograman yang sangat populer karena rentang aplikasi yang bisa dibuat
menggunakan bahasa ini sangat luas, mulai dari komputer hingga smartphone. Bahasa pemograman Java
dikembangkan pertama kali oleh Sun Microsystem yang dimulai oleh James Gosling dan dirilis pada tahun 1995. Saat ini Sun Microsystem telah diakusisi oleh Oracle Corporation.
Java bersifat Write Once, Run Anywhere (program yang ditulis satu kali dan dapat berjalan pada
banyak platform). Sama seperti pemograman pada umumnya, Java merupakan bahasa pemograman yang mampu bekerja dengan sebuah database.
3. ANALISIS DAN HASIL
3.1
Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Untuk memulai membangun suatu program yang berupa aplikasi, penulis terlebih dahulu merencanakan alur kerja pada Alinia Mart, dikarenakan proses masih manual maka penulis mencoba merancang sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Data Barang untuk memberikan informasi yang terkomputerisasi dan dapat mempercepat pekerjaan dalam pencariannya. Penganalisaan sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengetahui permaslahan yang sebenarnya yang dihadapi oleh Alinia Mart. Hal ini berguna untuk memberikan bentuk-bentuk alternatif yang dibutuhkan. Diharapkan dengan adanya bentuk alternatif ini, sekiranya akan memberikan bentuk laporan yang lebih baik serta
mudah untuk lebih dipahami oleh pemakai sistem ataupun pihak yang terkait dalam kinerja sistem ini
.
3.2 Desain Sistem yang Diusulkan
3.2.1 Desain Sistem Secara Global
Rancangan sistem baru dapat dilakukan setelah melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan. Sistem yang dirancang ini merupakan perubahan dari sistem pengolahan data barang yang masih dilakukan secara manual akan dijadikan secara komputerisasi dengan menggunakan aplikasi bahasa pemrograman Java.
Adapun sasaran yang ingin dicapai pada rancangan sistem baru ini adalah :
1. Diharapkan pemanfaatan sarana komputer dapat dilakukan secara optimal sesuai dengan
kebutuhan dari pemakai sistem.
2. Untuk mendapatkan informasi, laporan serta data barang secara benar dan tepat serta sesuai
dengan keinginan pemakai sistem.
3. Agar proses pengolahan data dapat berjalan dengan lancar dan tepat sesuai dengan waktu yang
224
3.2.1.1 Aliran Sistem Informasi Baru
Dalam merancang sistem yang baru, perlu adanya perancangan aliran sistem informasi baru yang dapat mengatasi masalah-masalah dan menutupi adanya kelemahan yang terdapat pada aliran sistem informasi yang lama. Salah satunya, lambatnya pembuatan laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan, sehingga menyebabkan terlambatnya pimpinan dalam mengambil keputusan.Untuk itu penulis mengusulkan dan sekaligus merancang sistem yang baru.
Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru
Sistem Informasi Persediaan Barang Pada Alinia Mart
1 BARANG KOSONG BARANG ADA CEK STOK INPUT TRANSAKSI FAKTUR BARANG FAKTUR BARANG FAKTUR BARANG TTD AMBIL BARANG
FAKTUR BARANG YANG SUDAH DI TTD
BARANG YANG DIMINTA FAKTUR YANG SUDAH DI
TTD
BARANG YANG DIMINTA
LAPORAN PENJUALAN HARIAN LAPORAN PENJUALAN BULANAN LAPORAN PENJUALAN TAHUNAN LAPORAN PENJUALAN HARIAN LAPORAN PENJUALAN BULANAN LAPORAN PENJUALAN TAHUNAN A 2
PELANGGAN ADMIN BAGIAN GUDANG PIMPINAN
225
3.2.1.2 Konteks Diagram
Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat didalam suatu organisasi yang memperhatikan batasan (boundary) sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dengan suatu sistem, dan informasi secara umum mengalir diantara entity dan sistem. Context Diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganlisa sistem yang akan dikembangkan.
Pada Context Diagram sistem pengolahan data inventori Alinia Mart ini terdiri dari empat entity yaitu : Pelanggan, Admin, Bag. Gudang, Pimpinan. Adapun gambaran context diagram dapat dilihat pada gambar 3.7 berikut ini :
I/O PERANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTORY PADA
ALINIA MART BERBASIS MULTIUSER DENGAN JAVANETBEANS DAN MYSQL
PELANGGAN ADMIN
BAGIAN
GUDANG PIMPINAN
Data pelanggan, faktur yang di ttd, permintaan baran g Lapo ran data barang, laporan data sup plier , laporan data pelanggan , faktur b arang, laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan tahu nan, laporan stock barang
Faktur barang, barang yang diminta Data barang, data p elanggan, permintaan baran g, faktur yan g su dah di ttd
Faktur barang, laporan stock barang, daftar beli
Data barang, barang yang diminta, laporan hasil EO Q, faktur b eli
Lapo ran data barang , laporan data sup plier , laporan data pelanggan, laporan penjualan harian, laporan penjualan bulanan, laporan penjualan tahu nan, faktur b eli, laporan hasil EOQ
Daftar b eli
Gambar 3.2 Context Diagram
3.2.1.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah gambaran sistem secara logikal. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan Data Flow Diagram adalah untuk memudahkan pemakai yang kurang mengusai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikembangkan.
Berikut ini digambarkan Data Flow Diagram Sistem Pengolahan Data Barang Alinia Mart :
ADMIN O.1 INPUT BARANG O.7 INPUT DATA SUPPLIER D4 D1 O.2 INFORMASI STOCK DI SCREEN O.3 INPUT PELANGGAN D2 O.4 INPUT DATA TRANSAKSI JUAL D1 D3 O.5
CETAK FAKTUR PELANGGAN BAGIAN GUDANG O.6 BARANG YANG DIMINTA O.10 ACC PENJUALAN TAHUNAN PIMPINAN O.9 REKAP MENJADI PENJUALAN BULANAN DAN TAHUNAN O.8 LAPORAN PENJUALAN HARIAN ADMIN D1 D3 O.12 DAFTAR BARANG YANG AKAN DIBELI BAGIAN GUDANG 0.13 INPUT PEMBELIAN D5 D1 D6 O.11 INPUT ANALISA EOQ D5 O.14 CETAK FAKTUR BELI PIMPINAN Data supplier Faktur jual Data barang Data pelanggan Data transaksi Data barang Data fakur faktur faktur Data barang Data analisa EOQ
EOQ Laporan tahunan
Data barang La poran bulanan dan ta hunan Data barang Data transaksi jual Laporan penjualan harian
La poran penjualan bulanan Data beli EOQ Data barang Data beli Data beli Faktur beli Data supplier Data barang
Laporan hasil analisa EOQ Daftar beli supplier barang bara ng Transaksi jual pelanggan Transaksi jual barang EOQ EOQ barang Transaksi beli
Gambar 3.3 Data Flow Diagram
3.2.1.4 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu dokumentasi data dengan mengidentifikasikan entity data dan memperlihatkan hubungan yang ada diantara entity tersebut.
226
Dalam Entity Relationship Diagram (ERD) sistem pengolahan data barang Alinia Mart terdiri dari 6 entity yaitu : Pelanggan, Transaksi Penjualan, Transaksi Pembelian, Barang, EOQ, dan Supplier. EOQ Kd_brg Kbthn_thn By_simpan By_pesan Jml_pesan interval memiliki
BARANG memiliki TRANSAKSI JUAL SUPPLIER memiliki
memiliki
PELANGGAN memiliki
TRANSAKSI BELI memiliki
Kd_brg Kd_pel Kd_jual Tgl_jual Jmlh_jual Total_jual By_pesan Kd_brg Kbthn_thn nm_sup Kd_sup alamat nohp No_fak_beli Tgl_beli Kd_sup harga Kd_pel Kd_barang total melakukan
Kd_pel Nm_pel alamat nohp
Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram
3.2.1.5 Struktur Program
Perancangan struktur program merupakan tampilan pada layar yang menunjukkan bagian dari program yang kan dijalankan. Pada menu utama terdapat beberapa pilihan, dimana masing-masing pilihan atau proses mempunyai kegiatan tersendiri yang harus dikerjakan. Adapun struktur program dari rancangan menu utama dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut.
MENU
INPUT TRANSAKSI LAPORAN INFORMASI KELUAR
INPUT BARANG INPUT PELANGGAN INPUT SUPPLIER INPUT USER INPUT EOQ TRANSAKSI BELI TRANSAKSI JUAL LAPORAN BARANG LAPORAN PELANGGAN LAPORAN SUPPLIER LAPORAN USER LAPORAN EOQ LAPORAN PEMBELIAN LAPORAN PEMBELIAN HARIAN LAPORAN PEMBELIAN BULANAN INFORMASI STOCK BARANG LAPORAN PEMBELIAN TAHUNAN
227
4. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
4.1 Implementasi Sistem Informasi
Implementasi ini berdasarkan data asli yang sudah didapatkan untuk menganalisa dan merancang sistem lama menjadi sistem baru, yaitu aplikasi sistem pengolahan data barang sebagaimana yang sudah dirancang pada Bab III sebelumnya.
4.2
Pengujian Sistem
Tampilan program merupakan tahapan yang menggambarkan antar muka sistem pengolahan data barang yang akan diakses oleh user, dimana usernya adalah admin, gudang dan pimpinan. Dan
masing-masing dari user tersebut memiliki tingkatan akses yang berbeda pula.
4.2.1
Tampilan Menu Utama
Menu utama ini merupakan tampilan yang pertama kali tampil saat user ingin menginputkan atau melihat laporan pada aplikasi sistem pengolahan data barang Alinia Mart. Halaman tersebut berisikan menu login untuk pengguna agar masuk tergantung level yang ada. Di halaman ini juga terdapat menu keluar bila ingin keluar dari sistem.
4.2.2
Tampilan Halaman Login User
Pada tampilah halaman login user, user dapat memilih sesuai dengan level masing-masing. Dengan memasukan username, level, dan password terlebih dahulu.
Gambar 4.1 Tampilan Menu Login
4.2.3
Tampilan Input EOQ
Tampilan input EOQ digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan barang pertahun, serta waktu interval
pemesanan barang yang ekonomis.
228 Gambar 4.2 Tampilan Input EOQ
4.2.4
Tampilan Transaksi Beli
Halaman ini digunakan untuk menginputkan data barang yang sudah dibeli pada supplier agar masuk ke data barang.
Gambar 4.3 Tampilan Pemesanan Barang
4.2.5
Tampilan Transaksi Jual
Pada transaksi jual terdapat jumlah stok yang telah terjual dan yang tersedia di gudang. Sehingga memudahkan bagian gudang dalam melihat kebutuhan stok yang diperlukan.
229
5.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan
Dari uraian masalah yang sudah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya, serta berdasarkan analisa dari data yang ada, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem informasi inventory yang dirancang dapat memanipulasi data barang sesuai
dengan yang di terapkan.
2. Pimpinan, bagian gudang, dan admin dapat mengetahui informasi tentang laporan
data barang dan jumlah stok yang akan dipesan, karena sistem informasi yang dirancang menggunakan EOQ.
3. Aplikasi sistem informasi inventory pada Alinia Mart disimpan didalam database,
dan dapat di ambil kembali jika dibutuhkan.
4. Sistem informasi Alinia Mart ini akan menjadi salah satu solusi dan media informasi
yang efektif dalam meningkatkan pelayanan fasilitas pada Alinia Mart.
5. Dengan adanya sistem multy user para pegawai Alinia Mart bisa mengakses Sistem
Informasi sesuai dengan level mereka masing-masin agar tidak terjadi kesalahan dalam menginputkan data.
5.2
Saran
Dari kesimpulan di atas dan setelah dilihat dari hasil penelitian yang dilakukan maka dapat dikemukakan beberapa saran yang diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan lebih
lanjut dalam upaya peningkatan service atau layanan dari pihak Alinia Mart.
Adapun saran-saran yang dianggap perlu yaitu:
1. Melatih sumber daya manusia (SDM) dalam mengaplikasikan sistem yang baru,
sehingga sistem yang baru dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan output yang
diinginkan.
2. Melakukan pendekatan, pemeliharaan dan pengembangan sistem di masa yang akan
datang, sehingga bisa menambah fitur-fitur baru dalam aplikasi pengelolaan data barang. Sehingga tidak sebatas menglola data barang saja.
3. Pemberian layanan terbaik bagi konsumen merupakan faktor penting bagi Alinia
Mart, maka sangat cocok sekali kalau sistem informasi persediaan barang ini digunakan, karena disamping mudah digunakan, pengelolaan data-data lebih terstruktur.
Diharapkan Alinia Mart menggunakan printer dalam pencetakan laporan, karena apabila dilihat melalui komputer sama saja sistem yang telah dibangun tidak ada guna.
DAFTAR PUSTAKA
[1] A.S, Rosa, M.Shalahuddin. 2015.“Rekayasa Perangkat Lunak”.Bandung : Informatika Bandung. [2] Hidayatullah, Priyanto. 2014 ”Pemrograman Web ”. Bandung : Informatika.
[3] Pratama, I Putu Agus Eka. 2014. “Sistem Informasi dan Implementasi”. Bandung : Informatika. [4] Sutabri, Tata. 2012.”Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta : Andi Offset.
[5] Sutabri, Tata. 2012.”Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta : Andi Offset. [6] Nugrahanti, Fatim. 2015 ”Perancangan Sistem Informasi Inventory Sparepart
[7] Mesin Fotocopy Dengan Menggunakan Visual Delphi 7” Yogyakarta
[8] Machmud, Rizan. 2013. “Peranan Penerapan Sistem Informasi Manajemen Terhadap Efektivitas Kerja Pagawai Lembaga Pemasyarakatan Narkotika (Lapastika) Bollangi Kabupaten Gowa”. Jurnal Capacity STIE AMKOP MakasarVol. 9, No. 3, September 2013, ISSN : 1907-3313.
[9] Muslim, M.A. 2012. “Pengembangan Sistem Informasi Jurusan Berbasis Web Untuk Meningkatkan Pelayanan Dan Akses Informasi”. Jurnal MIPA 35, Januari 2012, ISSN :0215-9945.
230 [10] Rohendi, Keukeu 2015 “Sistem Informasi Pengajuan Cuti Pegawai Dinas Perhubungan Komunikasi
dan Informatika Propinsi Sumatera Barat”. Jurnal TEKNOIF, Oktober 2015, ISSN: 2338-2724.
[11] Nugrahanti, Fatim. 2015. “Perancangan Sistem Informasi Inventory Sparepart Mesin Fotocopy Dengan Menggunakan Visual Delphi 7 (Studi Kasus Di Ud. Eka Taruna Madiun)”.Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015), Maret 2015, ISSN : 2089-9815.
[12] Saputra, Rusli. 2015. “Desain Sistem Informasi Order Photo Pada Creative Studio Photo Dengan
Menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic.Net 2010”. Jurnal Momentum Vol.17 No.2, Agustus2015, ISSN : 1693-752X.